En docDigitales puedes calificar a tus prospectos mediante estados personalizados que te permiten identificar en qué etapa del proceso comercial se encuentran. Estos estados te ayudan a organizar y dar seguimiento a cada prospecto de forma más eficiente.
Estados de prospectos en docDigitales
El sistema incluye 5 estados predeterminados para calificar a los prospectos:
Nuevo: El prospecto acaba de ser creado y no se ha establecido contacto.
Intento de Contacto: Se intentó contactar al prospecto sin obtener respuesta.
Contactado: El prospecto fue contactado y hubo una conversación.
Calificado: El prospecto cumple con los requisitos para ser un cliente potencial.
No Calificado: El prospecto no cumple con los requisitos para convertirse en cliente.
Edita y personaliza los estados
*Para realizar esta acción es necesario que tu usuario cuente con los accesos completos al módulo de CRM.
Ingresa al Listado de Prospectos desde Contactos > Prospectos.
Localiza la casilla de Estado, ubicada al final de cada fila.
Da clic sobre el estado.
Se abrirán los estados predeterminados del sistema. En la parte final de la lista da clic en la opción Editar Estados.
Haz clic en + Agregar Estado.
Aparecerá un campo editable para que escribas el nombre del nuevo estado que vas a crear.
Si deseas asignarle un color diferente, da clic sobre la casilla de color y selecciona el color que deseas.
Repite este proceso las veces que sean necesarias según la cantidad de estados que vayas a agregar.
Para finalizar la edición haz clic en Aplicar Cambios.
Ahora se mostrarán en el listado el o los nuevos estados que acabas de configurar. Considera que puedes tener como máximo 20 estados registrados en el sistema.
Reordena los estados
Abre el Listado de Estados.
Da clic en la opción Editar estados.
Ubica la cuadrícula de selección que se encuentra al principio de cada estado.
Pon el cursor dentro de la cuadrícula y arrastra y suelta (drag and drop) los estados en el orden que prefieras.
Los estados se actualizarán automáticamente en el nuevo orden.
Renombra los estados existentes
Si no deseas agregar nuevos estados y solo quieres cambiar el nombre de alguno existente, sigue estos pasos:
Abre el Listado de Estados.
Da clic en la opción Editar estados.
Haz clic sobre el estado que deseas renombrar para habilitar el campo editable.
Cambia el nombre y, si lo deseas, también puedes cambiar el color.
Para guardar los cambios da clic en Aplicar cambios.
Nota: Si solo deseas cambiar el color de un estado ya establecido, da clic en la casilla del color y selecciona el nuevo color asignado.
Eliminar estados
Ingresa al Listado de Estados.
Da clic sobre la opción de Editar estados.
Se abrirán los estados en modo edición.
Localiza el icono de bote de basura al final de cada estado.
Da clic sobre este icono. El estado desaparecerá de manera automática del sistema.
Repite el proceso con los estados necesarios.
Para guardar los cambios da clic en Aplicar cambios.
*Considera que si el estado está asignado a un prospecto, no se podrá eliminar del sistema.
Eliminar: Elimina al prospecto si ya no lo necesitas en el sistema. Da clic en “Eliminar” y confirma la acción para borrarlo de forma definitiva.
Panel lateral
En este panel podrás encontrar la siguiente información:
Icono y nombre del colaborador a cargo de la relación con el prospecto.
Estadodel proceso comercial en la que se encuentra el prospecto.
Pestañas de navegación
Datos de prospecto
Nombre del prospecto: Es el asignado cuando se creó el registro.
Contacto: Datos de contacto para gestionar la relación comercial con el prospecto:
Nombre de contacto.
Teléfono.
Correo electrónico.
Relación Comercial
Nota Interna: Verás el campo con la información adicional que agregaste al crear el perfil del prospecto, como información financiera o administrativa relevante. Si no escribiste nada, el campo aparecerá vacío.
Historial: Consulta el historial de acciones y eventos relacionados con el prospecto de manera cronológica:
Creación del prospecto: Colaborador que creó el perfil del prospecto con fecha y hora.
Asignación de un prospecto a staff: Se registra el nombre del colaborador que está a cargo de la relación comercial con este prospecto.
Relación de cotizaciones: Se mostrará si se ha generado una nueva cotización. Incluye el número de folio del documento, fecha, hora y colaborador que lo realizó. Puedes dar clic sobre el nombre del documento para ver el detalle del mismo.
Creación de un nuevo Trato: Se mostrará cuando hayas creado un trato (oportunidad comercial que se gestiona desde el embudo de ventas) para el prospecto en cuestión, junto con su valor estimado.
Cambio de estado del Trato: Se registra cuando el Trato sea marcado como Ganado o No Ganado y el colaborador que realizó el cambio de estado. También se muestra cuando un Trato es marcado como Cerrado o cuando es Reabierto.
*Si deseas consultar el historial de meses anteriores, haz clic en el campo desplegable del mes actual, para abrir la lista de los meses desde la creación del cliente y selecciona el mes que deseas consultar.
Seguimientos
En la pestaña de Seguimientos podrás ver todos los registros de tareas vinculadas a este prospecto.
Cuando una factura se emite con el método de pago PPD (Pago en Parcialidades o Diferido), es posible registrar uno o varios abonos hasta cubrir el total de la factura. Estos abonos o parcialidades permiten llevar un control preciso de los pagos realizados y del saldo pendiente hasta cubrir la deuda total de la factura.
Debido a que la factura es un documento timbrado y con validez fiscal ante el SAT, cada abono registrado se le debe de generar su Complemento de Recepción de Pago (CRP) para que al momento de generar la conciliación bancaria cuadren todos los saldos.
Abona el pago a una factura
Ingresa a tu cuenta de docDigitales con tu correo y contraseña.
Desde el panel principal ingresa al módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta.
Busca y selecciona la factura correspondiente, puedes utilizar la opción buscar para encontrarla más rápidamente.
Haz clic en la opción Abonar Pago.
Esto abrirá un pop – up para registrar el abono. Ingresa la cantidad y fecha en la que se realizó el pago, el campo del Saldo se actualizará automáticamente restando la cantidad abonada al saldo restante.
Haz clic en Abonar pago.
Se confirmará el registro del abono con la notificación “Abono registrado con éxito” y se creará un recibo de pago.
*Recuerda que aún falta timbrar el CRP para que tenga validez ante el SAT.
Genera y timbra el Complemento Recepción de Pago
Ahora ingresa al Listado de Recepción de Pagos desde Facturación > Recepción de Pagos.
Localiza el recibo de pago que acabas de generar, puedes utilizar la función de buscar para localizarlo más fácilmente (si lo acabas de realizar se encontrará en la parte superior del listado).
Haz clic en la opción Editar.
Puedes modificar la fecha, la hora, la moneda, el importe y el número de parcialidad (si es necesario).
Guarda el complemento con una de estas opciones:
Guardar Generado: Se guarda en el sistema sin validez ante el SAT y es posible futuras ediciones.
Timbrar complemento: Se timbra ante el SAT para darle validez fiscal y ya no es posible editarlo.
Finalmente envía el Comprobante por medio de correo electrónico a tu cliente
Envía la recepción de pago a tu cliente
Una vez timbrada la recepción de pago, se abrirá una ventana emergente para enviar el CRP vía correo electrónico.
Puedes añadir el o los correos electrónicos para el envío y personalizar el asunto y el mensaje del cuerpo del correo.
Da clic en Enviar para finalizar el proceso.
Se confirmará el envío con la notificación: “Correo enviado exitosamente”
*También puedes descargarla directamente en tu ordenador en el panel de acciones lateral dando clic en “Descargar Recepción de Pago” o ver el PDF que se ha generado en “Ver PDF”.
El Complemento de Recepción de Pagos (CRP) es un comprobante digital obligatorio que se emite cuando se recibe un pago relacionado con una factura. Su propósito es registrar el monto efectivamente recibido y asociarlo de forma correcta a la factura correspondiente.
Este documento debe generarse cada vez que se realiza un abono a una factura con forma de pago “Pago en parcialidades o diferido (PPD)”, o cuando se recibe el pago total de una factura, y es indispensable para cumplir con las disposiciones fiscales del SAT.
Genera un Complemento Recepción de Pago a una o varias facturas
Puedes realizar este proceso desde dos funciones distintas.
Opción 1. Desde + Nuevo
Ingresa a tu cuenta dedocDigitales con tu correo y contraseña.
Accede desde + Nuevo > Recepción de Pago, en el botón principal o desde el módulo de Facturación > Recepción de Pagos > + Nueva Recepción.
Se abrirá la pantalla para crear un nuevo Complemento de Recepción de Pago. Captura la información general del complemento:
Folio: Escribe el número de folio del CRP o deja el que el sistema asigna por defecto.
Fecha: Selecciona la fecha en la que se emitirá el complemento. Por default se muestra la fecha actual.
Hora del pago: Indica la hora en la que se realizó el pago. El sistema asigna automáticamente la hora actual, pero puedes modificarla.
Forma de pago: Selecciona cómo se realizó el pago (efectivo, transferencia, cheque, etc.).
Moneda: Indica la moneda en la que se recibió el pago.
Tipo de cambio: Si la moneda es diferente a MXN, ingresa el tipo de cambio correspondiente.
No. de operación: Es un campo opcional para registrar información adicional, como número de cheque, referencia o autorización.
Nota: En caso de que necesites relacionar el Complemento de Recepción de Pago con un CFDI específico, selecciona la opción CFDI relacionado; antes de hacerlo, asegúrate de elegir al cliente correspondiente.
Se abrirá una ventana emergente, para seleccionar el CFDI a relacionar.
Indica el rango de fechas en el que se encuentra el CFDI a relacionar.
Da clic en Buscar y selecciona la o las facturas correspondientes.
Una vez seleccionadas, haz clic en Relacionar CFDI para vincularlas al complemento.
Nota:Esta función solamente aplica para cuando el Complemento de Recepción de Pago anterior fue cancelado y se genera uno nuevo para sustituirlo.
Ahora ingresa la información para buscar las facturas a las que generarás el Complemento de Recepción de Pago:
Cliente: Busca por nombre del cliente. Al seleccionarlo, el sistema llenará por default su RFC.
RFC: Ingresa el RFC del cliente para buscar todas las facturas emitidas. Al capturarlo, el sistema completará automáticamente el nombre del cliente.
Fecha de emisión de factura: Coloca un intervalo de fechas (fecha inicial y final) para realizar la búsqueda.
Si necesitas realizar una búsqueda más específica, da clic en Búsqueda avanzada y completa uno o varios de los siguientes campos:
Folios de factura: Ingresa el folio inicial y final para acotar la búsqueda.
Método de pago de las facturas: Selecciona si las facturas fueron PUE o PPD.
Moneda: Indica el tipo de moneda en la que se emitieron las facturas.
Importe: Define un rango mínimo y máximo de importe.
Haz clic en el botón Buscar para ver las facturas que coincidan con los filtros seleccionados.
Se mostrará el listado de facturas disponibles. Selecciona la o las facturas a las que aplicarás el Complemento de Recepción de Pago y revisa que la información sea correcta.
Nota:Si tu búsqueda tiene más de 10 resultados, podrás usar los compaginadores para visualizar las demás facturas.
Factura: Folio del CFDI.
Fecha: Día en que se emitió la factura.
Descripción: Productos o servicios facturados.
Tipo de factura: Indica si es de ingreso o egreso.
Método de pago: Muestra si es PUE (en una sola exhibición) o PPD (parcialidades o diferido).
Moneda: Moneda en la que se emitió la factura.
Total: Importe total de la factura.
Abono: Solo aplica cuando se trata de un pago parcial.
Saldo: Saldo pendiente de la factura si se trata de una factura con pagos parciales.
Importe a pagar: Monto que se cubrirá con este complemento. Puedes modificarlo si es necesario.
Parcialidades: Número de parcialidad. En facturas PPD puedes editarlo para corregirlo.
Si lo necesitas, agrega una Nota interna con observaciones relacionadas con el complemento de pago.
Para finalizar el proceso tienes 2 opciones para guardar el Complemento de Recepción de Pago:
Guardar preliminar: Se guarda una vista previa del Complemento de Recepción de Pago y podrás editarlo más adelante.
Timbrar complemento: El complemento se timbra ante el SAT, adquiere validez fiscal y ya no es posible editarlo.
Una vez timbrado, envía el Comprobante de Recepción de Pago a tu cliente.
Opción 2. Desde el listado de Facturas y Notas de Venta/s
Accede al Listado de Facturas desde Facturación > Facturas y Notas de Venta
Nota:No es posible generar un Complemento de Recepción de Pago para facturas con estatus Preliminar, Pagada o Cancelada.
Localiza la(s) factura(s) a las que deseas generar el Complemento de Recepción de Pago. Puedes utilizar la función Buscar Facturas para encontrarlas más rápidamente.
Nota:Si vas a generar un Complemento de Recepción de Pago para más de una factura, todas deben pertenecer al mismo cliente.
Selecciona la(s) factura(s) correspondientes.
En el panel superior de opciones, haz clic en Generar CRP.
Se abrirá una nueva pantalla con la información del Complemento de Recepción de Pago.
Completa el llenado del Complemento de Recepción de Pago con la siguiente información:
Fecha y hora: Indica cuándo y a qué hora se realizó el pago.
Forma de pago: Selecciona el método utilizado (efectivo, cheque, tarjeta de crédito, transferencia, etc.).
Moneda: Indica la moneda en la que se realizó el pago. Si es diferente a la de la factura original, deberás especificarlo.
No. de operación: Ingresa información adicional como número de cheque, autorización o referencia (SPEI, cheque, etc.).
La sección Selección de Facturas ya aparecerá precargada con la información de la(s) factura(s) que previamente relacionaste, verifica que toda la información sea correcta.
Finalmente, guarda el CRP con cualquiera de las opciones disponibles:
Guardar preliminar: Se guarda una vista previa del Complemento de Recepción de Pago y podrás editarlo más adelante.
Timbrar complemento: El complemento se timbra ante el SAT, adquiere validez fiscal y ya no es posible editarlo.
Una vez timbrado, envía el Comprobante de Recepción de Pago a tu cliente.
Envía la recepción de pago a tu cliente
Una vez timbrada la recepción de pago, se abrirá una ventana emergente para enviar el CRP vía correo electrónico.
Puedes añadir el o los correos electrónicos para el envío y personalizar el asunto y el mensaje del cuerpo del correo.
Da clic en Enviar para finalizar el proceso.
Se confirmará el envío con la notificación: “Correo enviado exitosamente”
*También puedes descargarla directamente en tu ordenador en el panel de acciones lateral dando clic en “Descargar Recepción de Pago” o ver el PDF que se ha generado en “Ver PDF”.
Consideraciones adicionales
Forma de pago por transferencia electrónica: Si seleccionas esta forma de pago, puedes agregar el campo “Tipo Cadena de Pago” de manera opcional. Sirve para ingresar los sellos que aparecen en la parte inferior de tu comprobante SPEI.
Facturas disponibles para crear CRP: Considera que no puedes seleccionar facturas con estatus preliminar, canceladas o pagadas para generar un complemento de recepción de pagos.
Formas de pago: Si seleccionas alguna de las siguientes formas de pago 02 Cheque nominativo, 03 Transferencia electrónica de fondos, 04 Tarjeta de crédito, 05 Monedero electrónico o 06 Dinero electrónico, el sistema habilitará una sección adicional para capturar los datos bancarios del cliente y de tu empresa. En esta sección deberás seleccionar la cuenta de salida (cuenta del cliente) y la cuenta de entrada (tu cuenta), donde se realizará el movimiento del dinero.
Fechas de expedición: La fecha que aparece en la parte superior del comprobante es la fecha de emisión del complemento de pago, que es generada automáticamente por el sistema y no puede ser modificada. En el apartado “Información de Pago” del archivo PDF, se especificará la fecha y hora exacta en que se recibió el pago de la factura.
Una plantilla de correo electrónico es un formato preestablecido que incluye el mensaje que se enviará por correo, se utiliza al momento de enviar un nuevo documento administrativo a tu cliente.
El sistema ya cuenta con plantillas predeterminadas por tipo de documento, sin embargo puedes personalizarlas según tus necesidades.
Personaliza el template del correo electrónico
Desde el panel principal haz clic en el menú de Configuración.
Da clic en Preferencias > Correos Electrónicos.
Haz clic en el campo de texto correspondiente para personalizados:
Nombre de remitente: Es el nombre que aparecerá como el emisor en el correo que recibe tu cliente. El sistema asignará automáticamente este campo con el nombre de tu empresa registrado al momento de crear tu cuenta.
Correo remitente: Es la dirección de correo electrónico desde la cual se enviará el mensaje al cliente.
Elige la opción de correo que deseas editar y haz clic en Editar Template (podrás observar dentro de la vista previa el mensaje predeterminado del sistema).
Nueva Factura.
Nueva Recepción.
Nueva Cotización.
Nuevo Usuario.
Se abrirá una ventana donde podrás personalizar el Asunto y el Mensaje del correo según tus necesidades.
Puedes agregar una variable en el template que estas editando:
Coloca el cursor donde quieras agregar la variable, puede ser en el asunto o cuerpo del correo.
Selecciónala del listado.
Haz clic en Insertar Variable.
Una vez finalizada la edición, haz clic en el botón Guardar.
Se confirmará la personalización con la notificación: “Datos guardados con éxito.”
Si requieres editar otro template, solo repite el proceso anterior.
Personaliza la firma a tus correos
Desliza hacia abajo y ubica el campo de Firma de Todos los Correos.
Haz clic dentro del campo de texto y escribe tu firma como desees (Solo se permite ingresar texto).
Puedes configurar y registrar todas tus cuentas bancarias en el sistema con el fin de mantener un control organizado y centralizado de la información de tu empresa.
Desde el panel principal, haz clic en el menú Configuración > Empresa > Bancos.
Completa la información de la cuenta bancaria:
Banco: Selecciónalo del listado.
Nombre: Se llena automáticamente al seleccionar el banco, pero puedes editarlo si es necesario, escribiendo sobre el campo.
Forma de pago: Elige la correspondiente a esta cuenta bancaria.
Número de cuenta: Ingresa el número de cuenta completo.
RFC del banco: Escribe el RFC del banco registrado ante el SAT. Si no lo conoces puedes consultarlo en el link del SAT oficial.
Descripción: Agrega una nota que te ayude a identificar esta cuenta fácilmente.
Da clic en Guardar para registrar la información y finalizar el proceso.
Si requieres registrar más de una cuenta, haz clic en + Agregar Cuenta Bancaria y repite los pasos anteriores.
