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Autor: Montserrat Martín

  • Consideraciones y estatus de los documentos en el Portal de Cliente

    Dentro del Portal de Cliente, al ingresar a tu cuenta podrás consultar todos los documentos que tu proveedor te ha generado y el estatus de cada uno de ellos.

    En este manual podrás encontrar también las consideraciones especiales para uso del Portal de Cliente.

    Nota:Para poder consultar tus documentos dentro del Portal de Cliente, es necesario que tu proveedor te envíe una invitación de acceso y crees tu cuenta dentro de este mismo portal.

    Estatus de tus documentos

    Los estatus que se muestran corresponden a los documentos que tu proveedor ha emitido dentro de su cuenta de docDigitales y que también puedes consultar desde tu cuenta en el Portal de Cliente.

    Facturas

    Estatus de documentos contables que se gestionan a través de un ERP o un sistema de gestión integral para pymes
    • Timbrada: La factura está sellada y cuenta con validez fiscal ante el SAT. Funciona como comprobante fiscal. Una vez timbrada, no puede editarse; si algún dato es incorrecto, deberá cancelarse y generarse un nuevo CFDI relacionado.
    • Generada: La factura ha sido creada, pero aún no está timbrada. No tiene validez fiscal y puede modificarse sin afectar la parte fiscal.
    • Cancelada: La factura fue cancelada y ya no tiene vigencia ante el SAT ni validez fiscal.
    • Visto: La factura ya fue abierta desde el Portal de Cliente o desde el enlace enviado por correo electrónico.
    • Vencida: La factura está pendiente de pago y la fecha límite de pago ya fue superada.
    • Parcial: La factura cuenta con pagos registrados, pero aún tiene un saldo pendiente.
    • Pagada: La factura ha sido liquidada en su totalidad.

    Notas de Venta

    • Nota generada: Es una venta registrada por tu proveedor, que sirve como comprobante de la misma, pero que no tiene validez fiscal ante el SAT
    • Enviada: La nota de venta ya fue enviada por tu proveedor por correo electrónico.
    • Vista: La nota de venta fue abierta desde el Portal de Cliente o desde el enlace recibido por correo.
    • Parcial: La nota de venta cuenta con pagos aplicados, pero aún tiene un saldo pendiente.
    • Pagada: La nota de venta ha sido pagada en su totalidad.
    • Cancelada: La nota de venta fue cancelada y ya no tiene vigencia.

    Cotizaciones

    Estatus de documentos contables que se gestionan a través de un ERP o un sistema de gestión integral para pymes
    • Generada: La cotización fue creada y se encuentra disponible en el Portal de Cliente para su revisión.
    • Vista: La cotización fue abierta desde el Portal de Cliente o desde el enlace enviado por correo electrónico.
    • Aceptada: Aceptaste la cotización enviada por tu proveedor, puedes realizar esta acción por medio del Portal de Cliente.
    • Convertida: La cotización se transformó en una venta mediante una Factura o Nota de Venta.

    Recepción de Pago

    Estatus de documentos contables que se gestionan a través de un ERP o un sistema de gestión integral para pymes
    • Generado: Recibo de Pago generado por un abono al saldo de una factura, ya sea por medio de una nota de venta o factura y no cuenta con sellos ni validez fiscal ante el SAT.
    • Visto: El recibo de pago fue abierto desde el Portal de Cliente o desde el enlace recibido por correo electrónico.
    • Timbrado: El recibo se convirtió en un Complemento de Recepción de Pago (CRP) sellado y timbrado con validez fiscal ante el SAT.
    • Cancelado: El comprobante de pago fue cancelado y no tiene efecto en el saldo de la factura o nota de venta, es decir que si se cancela una recepción de pago, el saldo que quedará pendiente es el mismo que existía antes que se emitiera este documento.

    Complemento Recepción de Pago (CRP)

    • Generado: Registro de un abono al saldo de una factura o nota de venta, aun sin sellos ni validez fiscal.
    • Visto: El complemento fue consultado desde el Portal de Cliente o desde el enlace enviado por correo electrónico.
    • Timbrado: Complemento de Recepción de Pago sellado y válido ante el SAT.
    • Cancelado: El complemento fue cancelado y ya no tiene efecto en el saldo pendiente.

    Consideraciones importantes del Portal de Cliente

    • Si una búsqueda muestra más de 20 resultados, se mostrará un paginador para facilitar la navegación entre los resultados.
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    • Puedes descargar tus documentos seleccionándolos desde la casilla correspondiente y haciendo clic en la opción Descargar. Si seleccionas varios documentos, se generará un archivo .ZIP, puedes consultar nuestro manual para saber como hacerlo paso a paso.
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    • Al abrir un documento que no había sido consultado previamente, su estatus cambiará automáticamente a Visto.
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    • Los estatus de los documentos se muestran al final de cada fila e incluyen un color identificador para una mejor visualización e identificación.
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    • Los estatus de los documentos son visibles tanto para ti en el Portal de Cliente como para tu proveedor en su cuenta de docDigitales y son exactamente los mismos en ambos portales.
    • La invitación para acceder al Portal de Cliente tiene una vigencia de 3 días. Si expira, tu proveedor deberá enviarte una nueva invitación para poder crear una cuenta, descubre como hacerlo desde nuestro manual.
    • Si ya cuentas con una cuenta en docDigitales, podrás cambiar entre tu empresa y el Portal de Cliente desde tu nombre de usuario.
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    • Cada cliente puede tener hasta 3 accesos al Portal de Cliente. Si ya llegaste al límite y deseas agregar uno nuevo, será necesario eliminar un acceso existente y liberar ese espacio.

  • Acepta cotizaciones y paga facturas desde el Portal de Cliente

    El Portal de Cliente te permite revisar, aceptar cotizaciones y realizar el pago de facturas que una empresa te ha generado, todo desde el Portal de Cliente de docDigitales.

    Recuerda que para tener acceso a este portal, tu proveedor debe enviarte una invitación por correo electrónico.

    Podrás realizar estas acciones únicamente después de aceptar la invitación y crear tu cuenta en el Portal de Cliente.

    Aceptar cotizaciones desde el Portal de Cliente

    Cuando una empresa te envía una cotización, podrás consultarla a detalle y aceptarla directamente desde tu cuenta en el Portal de Cliente.

    1. Ingresa al Portal de Cliente con tu correo y contraseña desde el login de docDigitales.
    Aceptar cotizaciones y pagar facturas de tus proveedores dedes un mismo portal con un ERP o sistema de gestión integral hecho para Pymes mexicanas
    1. Dentro del menú lateral de opciones, haz clic en Cotizaciones.
    2. Localiza la cotización que deseas aceptar. Puedes apoyarte del buscador para encontrarla más rápidamente.
    3. Haz clic sobre el número de folio de la cotización para abrir el detalle del documento.
    Aceptar cotizaciones y pagar facturas de tus proveedores dedes un mismo portal con un ERP o sistema de gestión integral hecho para Pymes mexicanas
    1. Revisa a detalle la información general, conceptos, importes y condiciones, asegúrate de que todo esté correcto antes de aceptarla.
    2. En la parte superior del documento, haz clic en Aceptar cotización.
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    1. Una vez aceptada, la cotización cambiará de estatus a Aceptada y se notificará automáticamente a tu proveedor desde su cuenta en docDigitales.
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    Nota: La cotización continuará apareciendo dentro del listado de Cotizaciones, pero ahora tendrá el estatus de Aceptada.

    Pagar facturas desde el Portal de Cliente

    Si la empresa te ha enviado facturas pendientes de pago, podrás consultarlas y realizar el pago directamente desde el Portal de Cliente.

    Nota: Para poder realizar el pago de facturas en línea, tu proveedor debe tener activa la opción de Pagos en línea dentro de su cuenta.

    1. Estando dentro de tu cuenta de Portal de Cliente. En el menú lateral, haz clic en Facturación.
    2. Localiza la factura a la cual deseas abonar una parcialidad o pagar en su totalidad. Puedes utilizar la función Buscar para encontrarla más rápidamente.
    3. Haz clic sobre el número de folio de la factura para abrir el detalle del documento.
    Aceptar cotizaciones y pagar facturas de tus proveedores dedes un mismo portal con un ERP o sistema de gestión integral hecho para Pymes mexicanas
    1. Revisa que la información y los importes sean correctos antes de proceder con el pago.
    2. En el panel de opciones Pagar Factura, selecciona el método de pago que deseas utilizar:
      1. Tarjeta de crédito o débito
      2. PayPal
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    1. Se abrirá una ventana emergente donde deberás completar la información solicitada para realizar el pago.
    2. Confirma el pago dando clic en Pagar. El sistema procesará la transacción.
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    1. Cuando el pago se haya completado correctamente, verás la leyenda en el panel de opciones de pagar factura “Tu pago se realizó correctamente”.
    Aceptar cotizaciones y pagar facturas de tus proveedores dedes un mismo portal con un ERP o sistema de gestión integral hecho para Pymes mexicanas

    Nota: Si realizaste un pago parcial, la factura mostrará el estatus Parcial o en caso de que hayas liquidado el total de la factura, su estatus cambiará a Pagada.

    Aceptar cotizaciones y pagar facturas de tus proveedores dedes un mismo portal con un ERP o sistema de gestión integral hecho para Pymes mexicanas

  • Consulta el detalle de tus documentos en el Portal de Cliente

    Dentro del Portal de Cliente puedes consultar a detalle los documentos que tu proveedor te haya generado.
    Desde tu cuenta dentro del Portal de Cliente, es posible ver el listado, abrir cada documento y descargarlo en formato PDF o ZIP, según aplique.

    Abre el detalle de un documento

    1. Inicia sesión en el login de docDigitales con el correo al que recibiste la invitación y la contraseña que creaste.
    Detalles y elementos de documentos contables como es factura, nota de venta, cotización, Recepción de Pago generados en un ERP para pymes y empresas mexicanas
    1. Ingresa al menú correspondiente según el tipo de documento que deseas consultar:
      1. Facturación: Facturas y Notas de Venta
      2. Recepción de Pago: Recibos de Pago y Complementos de Recepción de Pago
      3. Cotizaciones
    Detalles y elementos de documentos contables como es factura, nota de venta, cotización, Recepción de Pago generados en un ERP para pymes y empresas mexicanas
    1. Se mostrará el listado de documentos según la opción seleccionada.
    Detalles y elementos de documentos contables como es factura, nota de venta, cotización, Recepción de Pago generados en un ERP para pymes y empresas mexicanas
    1. Localiza el documento que deseas consultar. Puedes usar la función Buscar o Filtrar para encontrarlo más rápido.
    Detalles y elementos de documentos contables como es factura, nota de venta, cotización, Recepción de Pago generados en un ERP para pymes y empresas mexicanas
    1. Una vez que lo hayas encontrado, haz clic en el número de folio del documento.
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    1. Se abrirá una nueva pantalla con el detalle del documento.

    Detalle de documentos de Facturación

    Detalle de Facturas

    En esta pantalla podrás consultar el detalle de tu factura con una vista previa dentro del portal.

    Detalles y elementos de documentos contables como es factura, nota de venta, cotización, Recepción de Pago generados en un ERP para pymes y empresas mexicanas
    1. Ruta del documento: Muestra el camino que has recorrido para llegar a él, en este caso indica que pertenece a Facturación y que se trata del Detalle de una Factura.
    2. Panel de botones disponibles:
      1. Descargar .ZIP: Descarga un archivo .ZIP que incluye el PDF y el XML de la factura.
      2. Descargar PDF: Descarga la factura en formato PDF. Generalmente, se guarda en la carpeta de descargas de tu computadora.
    3. Factura en vista previa: Muestra la factura directamente en pantalla, donde indica los productos, monto pagado, datos del emisor y del receptor, método de pago utilizado y el Sello digital del CFDI y del SAT.
    4. En este recuadro se muestra el estatus de la factura, por ejemplo: Timbrada, Parcial, Pagada, Vencida, etc.

    Nota: Si la factura se encuentra Cancelada, el estatus se mostrará en el recuadro y el documento tendrá una marca de agua con la leyenda “Cancelada”.

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    Detalle de Nota de Venta

    Detalles y elementos de documentos contables como es factura, nota de venta, cotización, Recepción de Pago generados en un ERP para pymes y empresas mexicanas
    1. Ruta del documento: Indicando que pertenece a Facturación y que se trata del Detalle de una Nota de Venta.
    2. Botón Descargar PDF: Al hacer clic en esta función el archivo se descargará automáticamente la Nota de Venta en formato PDF.
    3. Nota de Venta en vista previa: Visualiza el documento y sus detalles directamente en el portal, sin necesidad de descargar el archivo.
    4. Se muestra el estado de la Nota de Venta, como: Generada, Parcial, Pagada, Convertida, entre otros.

    Nota: Si la Nota de Venta se encuentra Cancelada, se mostrará el estatus correspondiente y una marca de agua con la leyenda “Cancelada”.

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    Detalle de documentos de Recepción de Pagos

    Recibo de Pago

    Detalles y elementos de documentos contables como es factura, nota de venta, cotización, Recepción de Pago generados en un ERP para pymes y empresas mexicanas
    1. Ruta del documento: Indica que pertenece a Recepción de Pagos y que se trata de un Recibo de Pago.
    2. Botón Descargar PDF: Al hacer clic se descargará el Recibo de Pago en formato PDF dentro de la carpeta de descargas de tu computadora.
    3. Recibo de Pago en vista previa: Muestra la información del pago, las facturas relacionadas y los montos aplicados a manera de vista previa dentro del portal sin necesidad de descargar el archivo.
    4. Se muestra el estado del Recibo de Pago, como: Generado, Visto, entre otros.

    Nota: Si el documento se encuentra Cancelado, el estatus se mostrará en el recuadro y el archivo tendrá una marca de agua con la leyenda “Cancelada”.

    Complemento de Recepción de Pago

    Detalles y elementos de documentos contables como es factura, nota de venta, cotización, Recepción de Pago generados en un ERP para pymes y empresas mexicanas
    1. Ruta del documento: Indica que pertenece a Recepción de Pagos y que se trata de un Complemento de Recepción de Pago, el cual es un comprobante timbrado con validez ante el SAT.
    2. Panel de botones disponibles:
      1. Descargar .ZIP: Descarga un archivo .ZIP con el PDF y el XML del complemento.
      2. Descargar PDF: Descarga el documento en formato PDF dentro de tu computadora.
    3. Complemento Recepción de Pago en vista previa: Muestra a manera de vista previa la información del pago, las facturas relacionadas, los montos aplicados y los CFDI relacionados, si existen sin salir del sistema ni descargar el archivo.
    4. Se muestra el estado del Complemento, como: Generado, Parcial, Pagado, Timbrado, entre otros.

    Nota: Si el complemento se encuentra Cancelado, el estatus se mostrará en el recuadro y el documento tendrá una marca de agua con la leyenda “Cancelada”.

    Detalles y elementos de documentos contables como es factura, nota de venta, cotización, Recepción de Pago generados en un ERP para pymes y empresas mexicanas

    Detalle de Cotizaciones

    En este menú solo se muestran cotizaciones, por lo que el listado incluirá únicamente este tipo de documentos.

    Detalles y elementos de documentos contables como es factura, nota de venta, cotización, Recepción de Pago generados en un ERP para pymes y empresas mexicanas
    1. Ruta del documento: Indicando que se trata de una Cotización.
    2. Botones disponibles:
      1. Aceptar: Desde esta opción puedes aceptar la cotización que te genero tu proveedor, solo haz clic en Aceptar, al hacerlo tu proveedor recibirá una notificación dentro de su cuenta.
      2. Descargar PDF: Descarga la cotización en formato PDF.

    Nota: Una vez que aceptas la cotización, el único botón visible será Descargar PDF.

    Detalles y elementos de documentos contables como es factura, nota de venta, cotización, Recepción de Pago generados en un ERP para pymes y empresas mexicanas
    1. Cotización vista previa: Muestra los productos o servicios cotizados, el costo unitario y el total sin necesidad de salir del portal.
    2. Se muestra el estado en que se encuentra la cotización, puede ser: Generada, Aceptada o Convertida en una nota de venta o factura (Acción que realiza tu proveedor desde su portal).

  • Busca y filtra documentos en el Portal de Cliente

    Con esta opción de búsqueda y filtrado dentro de tu Portal de Cliente, puedes encontrar de manera rápida el o los documento(s) que deseas localizar, optimizando la gestión de tu tiempo y con un proceso muy rápido y sencillo de realizar.

    Nota: Puedes combinar varios criterios de búsqueda y filtros para refinar tus resultados y encontrar documentos más fácilmente.

    Buscar documentos

    1. Inicia sesión en el Portal de Cliente con tu correo y contraseña.
    Buscar facturas, notas de venta, cotizaciones y documentos que te han generado tus proveedores dentro de un ERP de gestión integral para Pymes
    1. Ingresa al menú de Facturación, Recepción de Pagos o Cotizaciones, según el tipo de documento que deseas localizar.
    Buscar facturas, notas de venta, cotizaciones y documentos que te han generado tus proveedores dentro de un ERP de gestión integral para Pymes
    1. Haz clic en la opción Buscar, ubicado en la parte superior del listado.
    Buscar facturas, notas de venta, cotizaciones y documentos que te han generado tus proveedores dentro de un ERP de gestión integral para Pymes
    1. Se abrirán los campos de búsqueda, completa los que sean necesarios para que tu búsqueda sea precisa:
    Buscar facturas, notas de venta, cotizaciones y documentos que te han generado tus proveedores dentro de un ERP de gestión integral para Pymes

    a.Proveedor: Ingresa el nombre del proveedor o selecciónalo desde el listado para consultar los documentos que te haya generado.

    Buscar facturas, notas de venta, cotizaciones y documentos que te han generado tus proveedores dentro de un ERP de gestión integral para Pymes

    b. Folio: Indica el rango de folios (inicial y final) que deseas localizar.

    Buscar facturas, notas de venta, cotizaciones y documentos que te han generado tus proveedores dentro de un ERP de gestión integral para Pymes

    c. Fecha: Selecciona una fecha inicial y una fecha final para buscar documentos generados dentro de ese periodo.

    Buscar facturas, notas de venta, cotizaciones y documentos que te han generado tus proveedores dentro de un ERP de gestión integral para Pymes

    d. Estatus: Selecciona el estatus del documento. Las opciones cambian según el tipo de documento:

    Buscar facturas, notas de venta, cotizaciones y documentos que te han generado tus proveedores dentro de un ERP de gestión integral para Pymes
    • Facturación: Timbrada, Cancelada, Parcial, Pagada, Vista, Vencida y Nota Generada.
    • Recepción de Pagos: Timbrado, Cancelado, Generado, Visto y Enviado
    • Cotizaciones: Enviada, Aceptada, Vista y Convertida

    e.Total: Ingresa un monto mínimo y máximo para localizar documentos dentro de ese rango.

    Buscar facturas, notas de venta, cotizaciones y documentos que te han generado tus proveedores dentro de un ERP de gestión integral para Pymes
    1. Haz clic en el botón de Buscar.
    Buscar facturas, notas de venta, cotizaciones y documentos que te han generado tus proveedores dentro de un ERP de gestión integral para Pymes
    1. El sistema mostrará el listado de documentos que coincidan con los criterios indicados.
    Buscar facturas, notas de venta, cotizaciones y documentos que te han generado tus proveedores dentro de un ERP de gestión integral para Pymes

    Nota: Si quieres empezar una nueva búsqueda solo haz clic en el botón Limpiar Campos y repite el proceso anterior, si quieres cancelar la búsqueda o cerrar el panel de búsqueda haz clic en Cancelar.

    Buscar facturas, notas de venta, cotizaciones y documentos que te han generado tus proveedores dentro de un ERP de gestión integral para Pymes

    Filtrar documentos

    Además de la búsqueda, puedes filtrar documentos por tipo de documento, según el apartado en el que te encuentres.

    1. Ubica la opción Tipo de Documento justo a lado de la opción de Buscar.
    Buscar facturas, notas de venta, cotizaciones y documentos que te han generado tus proveedores dentro de un ERP de gestión integral para Pymes
    1. Da clic sobre él y se abrirán los Tipos de Documentos por Categoría, selecciona uno o varios tipos según tus necesidades.
    Buscar facturas, notas de venta, cotizaciones y documentos que te han generado tus proveedores dentro de un ERP de gestión integral para Pymes

    Facturación

    • Factura de Ingreso
    • Factura de Egreso
    • Factura de Traslado
    • Nota de Venta
    Buscar facturas, notas de venta, cotizaciones y documentos que te han generado tus proveedores dentro de un ERP de gestión integral para Pymes

    Recepción de Pagos

    • Recibo de Pago
    • Recepción de Pago (CRP)
    Buscar facturas, notas de venta, cotizaciones y documentos que te han generado tus proveedores dentro de un ERP de gestión integral para Pymes

    Cotizaciones

    Para este tipo de documentos esta opción queda deshabilitada, ya que solo se encuentran documentos tipo cotizaciones dentro del listado.

    1. El sistema actualizará automáticamente el listado conforme al tipo de documento que estés buscando.
    Buscar facturas, notas de venta, cotizaciones y documentos que te han generado tus proveedores dentro de un ERP de gestión integral para Pymes

    Nota: Los filtros y campos de búsqueda permanecerán activos hasta que los limpies manualmente o salgas de la página.

  • Acciones que puedes realizar en el Portal de Cliente

    El Portal de Cliente de docDigitales está diseñado especialmente para ti, para que puedas consultar, descargar y dar seguimiento a los documentos que tus proveedores te generan, así como realizar acciones como pagar facturas en línea o aceptar cotizaciones desde un solo lugar.

    Nota: Para poder acceder al Portal de Cliente, es necesario que tu proveedor te envíe una invitación por correo electrónico. Si aún no cuentas con tu acceso, solicítaselo a tu proveedor.

    Acceso al Portal de Cliente

    1. Ingresa al login de docDigitales o da clic aquí para ir a él.
    2. Inicia sesión con el correo electrónico y la contraseña que creaste al momento de aceptar tu invitación.
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    1. Al ingresar, se abrirá la pantalla principal del Portal de Cliente.
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    Nota: El Portal de Cliente se actualiza de manera automática y muestra en tiempo real los documentos que tus proveedores te generan, permitiéndote mantener tu documentación centralizada.

    Acciones disponibles en el Portal de Cliente

    Desde el Portal de Cliente podrás:

    • Consultar facturas, notas de venta, recibos de pago, complementos de recepción de pago y cotizaciones.
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    • Descargar documentos en formato PDF de manera individual o masiva.
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    • Buscar y filtrar documentos para localizarlos fácilmente.
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    Nota: Al seleccionar más de un documento y hacer clic en Descargar, el sistema generará un archivo ZIP con todos los documentos incluidos.

    Facturación

    Esta es la pantalla principal del Portal de Cliente y la vista inicial al iniciar sesión.

    Aquí podrás visualizar todas las Facturas y Notas de Venta que tus proveedores han generado para ti a manera de listado, donde podrás visualizar la siguiente información:

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    • Folio: Número asignado por tu proveedor. Al hacer clic se abre el detalle del documento en vista previa PDF.
    • Fecha: Día en que el documento fue generado.
    • Proveedor: Empresa que te generó el documento.
    • Total: Monto total del documento.
    • Descripción: Muestra el concepto de la factura que tu proveedor asigno al momento de crearla.
    • Tipo: Indica que tipo de documento se trata, ya sea una:
      • Factura de Ingreso
      • Factura de Egreso
      • Factura de Traslado
      • Nota de Venta
    • Estatus: Muestra el estatus actual del documento junto con su color identificador.

    Nota: Si deseas conocer más acerca de los estatus puedes consultar nuestro manual o pasando el cursor sobre el icono ⓘ

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    • Si cuentas con más de 20 documentos, se mostrará un paginador para navegar entre ellos. El orden del listado se muestra del más reciente al más antiguo.
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    Nota: También podrás buscar y filtrar documentos por proveedor, folio, fecha, estatus o monto, así como filtrar por tipo de documento, consulta como hacerlo en el manual “Busca y filtra documentos”

    Paga una factura o Nota de Venta desde tu portal

    Si tu proveedor tiene habilitada la opción de pagos en línea, podrás pagar una factura directamente desde el Portal de Cliente estando dentro de tu cuenta.

    1. Haz clic en el folio de la factura desde el listado de Facturación.
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    1. Se abrirá una nueva pantalla con la vista previa del PDF, ubica la sección de Realizar pago en la parte superior derecha.
    2. Selecciona el método de pago con el cual desees pagar tu factura o nota de venta:
      • Tarjeta de débito o crédito.
      • PayPal.
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    1. Ingresa la información solicitada según el método de pago seleccionado.
    2. Haz clic en Pagar y espera a que la transacción sea procesada.
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    1. Una vez completado el pago aparecerá el siguiente mensaje “Tu Pago se realizó correctamente”, y tu proveedor recibirá una notificación automática dentro de su cuenta.
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    Recepción de pagos

    Un recibo de pago es el documento que se genera cuando se realiza un abono, ya sea parcial o total, a una factura, y sirve como comprobante del pago efectuado al proveedor.

    En esta pantalla podrás visualizar los recibos de pago y los complementos de recepción de pago, es decir, los comprobantes que ya han sido timbrados ante el SAT que tus proveedores te hayan generado.

    Para ingresar a ellos:

    1. Haz clic en Recepción de Pagos desde el menú lateral. Y dentro del listado podrás visualizar:
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    • Folio: Número asignado por tu proveedor. Al hacer clic se abre el detalle del documento en vista previa PDF.
    • Fecha: Día en que el documento fue generado.
    • Proveedor: Empresa que te generó el documento.
    • Total: Monto total del documento.
    • Tipo: Indica que tipo de documento se trata, ya sea un:
      • Recibo de Pago
      • Complemento Recepción de Pago
    • Estatus: Muestra el estatus actual del documento junto con su color identificador.

    Nota: Si deseas conocer más acerca de los estatus puedes consultar nuestro manual o pasando el cursor sobre el icono ⓘ

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    Cotizaciones

    Desde el Portal de Cliente también puedes consultar y aceptar las cotizaciones que tus proveedores te hayan generado.

    Para ingresar:

    1. Haz clic en Cotizaciones desde el menú lateral.

    Se abrirá el listado de Cotizaciones que se te han generado con su detalle, donde podrás consultar:

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    • Folio: Número de la cotización asignado por tu proveedor.
    • Fecha: Día en que fue generada la cotización.
    • Proveedor: Empresa que emitió la cotización.
    • Descripción: Descripción de la cotización donde se menciona los productos o servicios cotizados.
    • Estatus: Muestra el estatus de la cotización, puede ser Generada, Vista, Aceptada o Convertida.

    Nota: Si deseas conocer más acerca de los estatus puedes consultar nuestro manual o pasando el cursor sobre el icono ⓘ

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    Aceptar una cotización dentro del Portal Cliente

    1. Haz clic en el folio de la cotización desde el listado.
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    1. Se abrirá una nueva pantalla con el detalle del documento, ubica el botón Aceptar, justo en la parte superior del archivo.
    ERP para Pymes y empresas mexicanas con un sistema de gestión integral y Portal de cliente para centralizar la información

    El sistema actualizará el estatus de la cotización a Aceptada y tu proveedor recibirá una notificación dentro de su cuenta.

    Nota: Desde esta pantalla también podrás descargar la cotización en formato PDF.

    ERP para Pymes y empresas mexicanas con un sistema de gestión integral y Portal de cliente para centralizar la información

  • Acepta la invitación y crea tu cuenta dentro del Portal Cliente

    El Portal de Cliente te permite consultar los documentos de facturación que una empresa te envía a través de docDigitales, como facturas, cotizaciones, notas de venta, comprobantes de pago o Complementos de Recepción de Pago (CRP).

    Para acceder al portal, es necesario que la empresa te envíe una invitación por correo electrónico y completes la creación de tu cuenta asignando una contraseña propia.

    Acepta la invitación y crea tu cuenta en el Portal de Cliente

    Cuando una empresa te invita a su Portal de Cliente, recibirás un correo electrónico para iniciar el proceso de registro.

    Nota: La invitación expira en 3 días, si por algo tu invitación expiró, solicita a la empresa una nueva invitación.

    1. Abre tu correo electrónico y busca dentro de tu bandeja un correo con el asunto “Confirmación de Cuenta” enviado por docDigitales.
    2. Dentro del correo, da clic en el botón Aceptar invitación.
    Aceptar la invitación a crear cuenta en el portal de cliente de un ERP diseñado para pymes y empresas mexicanas
    1. Se abrirá una nueva pestaña en tu navegador que te llevará a la pantalla de creación de cuenta con tu correo electrónico ya precargado.
    Aceptar la invitación a crear cuenta en el portal de cliente de un ERP diseñado para pymes y empresas mexicanas
    1. Crea una nueva contraseña que cumpla con los siguientes requisitos:
      1. Mínimo 8 caracteres.
      2. Incluir al menos una mayúscula.
      3. Incluir al menos una minúscula.
      4. Incluir al menos un carácter especial (! # @ . $ , %).

    Nota: Si deseas ver la contraseña que escribiste, da clic en el icono del ojo para mostrar la contraseña.

    Aceptar la invitación a crear cuenta en el portal de cliente de un ERP diseñado para pymes y empresas mexicanas
    1. Ingresa nuevamente la contraseña en el campo de confirmación.
    Aceptar la invitación a crear cuenta en el portal de cliente de un ERP diseñado para pymes y empresas mexicanas
    1. Da clic en el botón Generar contraseña para continuar.
    Aceptar la invitación a crear cuenta en el portal de cliente de un ERP diseñado para pymes y empresas mexicanas
    1. Tu contraseña se ha guardado y tu cuenta se ha creado exitosamente.
    Aceptar la invitación a crear cuenta en el portal de cliente de un ERP diseñado para pymes y empresas mexicanas

    Nota: Si ambas contraseñas coinciden y cumplen con los requisitos, el sistema te redirigirá automáticamente a la pantalla de inicio de sesión, si no se te mostrará el error correspondiente.

    Aceptar la invitación a crear cuenta en el portal de cliente de un ERP diseñado para pymes y empresas mexicanas

    Accede a tu Portal de Cliente

    Una vez creada tu cuenta, ya puedes ingresar al Portal de Cliente y consultar los documentos que la empresa te ha generado.

    1. Ingresa al portal de inicio de sesión o da clic a este link https://pymes.docdigitales.com/ .
    2. Escribe tu correo y contraseña que generaste en el proceso anterior.
    3. Da clic en el botón de iniciar sesión.
    Acceder al portal de cliente un espacio donde se centraliza toda la documentación generada por tus proveedores, un ERP de gestión integral para Pymes
    1. Se abrirá la vista principal del Portal de Cliente con el listado de documentos que te han generado.
    Acceder al portal de cliente un espacio donde se centraliza toda la documentación generada por tus proveedores, un ERP de gestión integral para Pymes

    Consulta el detalle del Portal de Cliente dentro de nuestro manual “Acciones que puedes realizar en el Portal de Cliente”

    Notas Importantes

    • Guarda tu contraseña en un lugar seguro, ya que es la que te permitirá acceder a tu Portal de Cliente.
    • Si en algún momento olvidas tu contraseña, desde la pantalla de inicio de sesión haz clic en la opción ¿Olvidaste tu contraseña? Y sigue las instrucciones para establecer una nueva contraseña y recuperar el acceso.
    Acceder al portal de cliente un espacio donde se centraliza toda la documentación generada por tus proveedores, un ERP de gestión integral para Pymes
    • Si ya tenías una cuenta creada dentro de nuestra plataforma para acceder a este portal podrás hacerlo desde tu Nombre de Usuario > Portal de Cliente, con tu mismo correo y contraseña que utilizas para ingresar a tu cuenta.
    Acceder al portal de cliente un espacio donde se centraliza toda la documentación generada por tus proveedores, un ERP de gestión integral para Pymes
    • Si más de una empresa te ha dado acceso al Portal de Cliente, al momento de dar clic en el correo de aceptar invitación, serás redirigido al login y dentro de tu Portal tendrás acceso a todos los documentos que te han generado dichas empresas.

  • Cancela la invitación o elimina el acceso al Portal de Cliente

    Puedes cancelar una invitación al Portal de Cliente cuando el correo electrónico es incorrecto, ya no está activo o la invitación fue enviada por error.

    Cancelar Invitación

    Nota: La invitación solo puede cancelarse si el cliente aún no la ha aceptado.

    1. Ingresa a tu cuenta de docDigitales con tu correo y contraseña.
    2. Accede al Listado de Clientes desde Contactos > Clientes.
    Cancelar invitación de acceso a Portal de Cliente de un ERP hecho para Pymes mexicanas
    1. Ubica al cliente al que deseas cancelar la invitación. Puedes utilizar la barra de búsqueda para encontrarlo más rápido.
    Cancelar invitación de acceso a Portal de Cliente de un ERP hecho para Pymes mexicanas
    1. Haz clic en el icono de edición (lápiz) ubicado al final de la fila.
    Cancelar invitación de acceso a Portal de Cliente de un ERP hecho para Pymes mexicanas
    1. Se abrirá la información del cliente en modo edición. Ubica la sección Acceso al Portal de Cliente (Contactos).
    2. En el listado de contactos, localiza al contacto o correo al que deseas cancelar la invitación y haz clic en la opción Cancelar invitación.
    Cancelar invitación de acceso a Portal de Cliente de un ERP hecho para Pymes mexicanas
    1. El sistema mostrará la notificación “Invitación cancelada con éxito”.
    Cancelar invitación de acceso a Portal de Cliente de un ERP hecho para Pymes mexicanas
    1. Una vez cancelada, el contacto aparecerá nuevamente en el listado con la opción de enviar una nueva invitación o eliminar el acceso, según sea necesario.
    Cancelar invitación de acceso a Portal de Cliente de un ERP hecho para Pymes mexicanas

    Cancelar acceso

    Puedes cancelar el acceso al Portal de Cliente cuando un contacto ya no debe visualizar los documentos del cliente, por ejemplo, por cambio de personal o baja administrativa.

    1. Accede al Listado de Clientes desde Contactos > Clientes.
    Cancelar invitación de acceso a Portal de Cliente de un ERP hecho para Pymes mexicanas
    1. Encuentra al cliente al que deseas cancelar el acceso al Portal de Cliente. Puedes utilizar la opción de búsqueda para encontrarlo más rápidamente.
    Cancelar invitación de acceso a Portal de Cliente de un ERP hecho para Pymes mexicanas
    1. Haz clic en el icono de edición (lápiz) ubicado al final de la fila del cliente.
    Cancelar invitación de acceso a Portal de Cliente de un ERP hecho para Pymes mexicanas
    1. Se abrirá la información del cliente en modo edición, ubica la sección Acceso al Portal de Cliente (Contactos).
    2. Haz clic en la opción Remover acceso al Portal de Cliente o en el icono de bote de basura junto al correo del contacto.
    Cancelar invitación de acceso a Portal de Cliente de un ERP hecho para Pymes mexicanas
    1. Se abrirá una ventana emergente para confirmar la acción haz clic en el botón Remover acceso.
    Cancelar invitación de acceso a Portal de Cliente de un ERP hecho para Pymes mexicanas

    Nota: Si no deseas continuar con la acción, haz clic en Cancelar y no se realizará la acción.

    Cancelar invitación de acceso a Portal de Cliente de un ERP hecho para Pymes mexicanas
    1. El sistema confirmará la acción con la notificación “Acceso removido con éxito” .
    Cancelar invitación de acceso a Portal de Cliente de un ERP hecho para Pymes mexicanas

    Nota: Una vez confirmada la acción, el contacto dejará de tener acceso al Portal de Cliente y ya no podrá consultar los documentos del cliente.

  • Invita a tu cliente a crear su cuenta en el Portal de Cliente

    El Portal de Cliente es un espacio exclusivo donde tus clientes pueden consultar de forma directa los documentos que les generas, como facturas, complementos de pago y otros archivos, sin necesidad de solicitarlos por correo o de reenvío de documentos por extravío.

    Para que tu cliente tenga acceso a su Portal de Cliente, es necesario enviarle una invitación desde tu cuenta de docDigitales.

    Nota: Cada cliente puede tener hasta 3 accesos activos al Portal de Cliente.

    Podrás darle el acceso a tus clientes de dos maneras distintas, esto dependerá si ya tienes a tu cliente dando de alta en tu cuenta o si apenas vas a registrar un nuevo cliente dentro de tu cuenta.

    Opción 1. Registrar nuevo cliente e invitar al Portal de Cliente

    1. Ingresa a tu cuenta de docDigitales con tu correo y contraseña.
    2. Dirígete a Contactos > Clientes.
    3. En el Listado de Clientes, haz clic en el botón + Nuevo Cliente, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
    Invita a un cliente a crear su cuenta dentro del Portal del cliente para la centralización de su facturación y documentos relacionados
    1. Comienza a capturar la información del cliente conforme al manual “Agrega un nuevo cliente”.
    Invita a un cliente a crear su cuenta dentro del Portal del cliente para la centralización de su facturación y documentos relacionados
    1. Ubica la segunda sección Acceso al Portal de Cliente (Contactos) y haz clic en + Nuevo Contacto.
    Invita a un cliente a crear su cuenta dentro del Portal del cliente para la centralización de su facturación y documentos relacionados
    1. Completa los siguientes campos del contacto para enviarle la invitación:
      1. Nombre: Nombre de la persona a quien se le dará acceso al portal.
      2. Apellidos: Apellidos del contacto.
      3. Correo electrónico: Campo obligatorio. Es el correo que se utilizará para enviar la invitación y para que el cliente ingrese al sistema, así que asegúrate de que sea un correo activo y que se pueda acceder a él.
      4. Teléfono: Número de teléfono del contacto.

    Nota: Si deseas agregar más de un usuario para este cliente, solo haz clic nuevamente en la función + Nuevo Contacto y llena los campos solicitados, podrás dar acceso máximo a 3 usuarios por cliente registrado.

    1. Activa la opción enviar invitación de acceso, para hacerle llegar su invitación por medio de correo electrónico ingresado.
    Invita a un cliente a crear su cuenta dentro del Portal del cliente para la centralización de su facturación y documentos relacionados
    1. Continúa con el llenado de la información restante del cliente, según el manual “Agrega un nuevo cliente”.
    2. Para guardar el cliente y enviar la invitación, haz clic en Guardar Cliente.
    Invita a un cliente a crear su cuenta dentro del Portal del cliente para la centralización de su facturación y documentos relacionados
    1. El sistema enviará automáticamente un correo electrónico con la invitación para que tu cliente cree su contraseña y acceda a su Portal de Cliente.
    Invita a un cliente a crear su cuenta dentro del Portal del cliente para la centralización de su facturación y documentos relacionados

    Nota: Cada documento que se haya generado o generes para tu cliente se reflejará automáticamente dentro de su Portal de Cliente en su listado.

    Opción 2. Envía la invitación a un cliente ya registrado

    Esta opción aplica cuando el cliente ya está registrado en tu cuenta y deseas darle acceso a su Portal de Cliente.

    1. Ingresa al Listado de Clientes desde Contactos > Clientes.
    Invita a un cliente a crear su cuenta dentro del Portal del cliente para la centralización de su facturación y documentos relacionados
    1. Utiliza la función de búsqueda para localizar al cliente.
    Invita a un cliente a crear su cuenta dentro del Portal del cliente para la centralización de su facturación y documentos relacionados
    1. Una vez encontrado, haz clic en el icono de edición (Lápiz), ubicada al final de la fila.
    Invita a un cliente a crear su cuenta dentro del Portal del cliente para la centralización de su facturación y documentos relacionados
    1. Se abrirá la pantalla de edición de cliente, ahora ubica la sección Acceso al Portal de Cliente (Contactos).
    2. Si ya existen accesos registrados, verás el listado de los usuarios registrados. Para agregar uno nuevo, haz clic en + Nuevo Contacto.
    Invita a un cliente a crear su cuenta dentro del Portal del cliente para la centralización de su facturación y documentos relacionados
    1. Completa la información del contacto para hacerle llegar su invitación:
      1. Nombre: Nombre de la persona a quien se le dará acceso al portal.
      2. Apellidos: Apellidos del contacto.
      3. Correo electrónico: Campo obligatorio. Es el correo que se utilizará para enviar la invitación y para que el cliente ingrese al sistema, así que asegúrate de que sea un correo activo y que se pueda acceder a él.
      4. Teléfono: Número de teléfono del contacto.
    Invita a un cliente a crear su cuenta dentro del Portal del cliente para la centralización de su facturación y documentos relacionados
    1. Activa la opción de Enviar invitación de acceso, para hacerle llegar por correo electrónico la invitación a crear su cuenta.
    2. Haz clic en Guardar Cliente al final de la pantalla.
    Invita a un cliente a crear su cuenta dentro del Portal del cliente para la centralización de su facturación y documentos relacionados
    1. Se enviará un correo electrónico de invitación al contacto registrado, quien deberá aceptar la invitación para crear su cuenta y acceder al Portal de Cliente.
    Invita a un cliente a crear su cuenta dentro del Portal del cliente para la centralización de su facturación y documentos relacionados

    Reenviar la invitación al Portal de Cliente

    Nota: La invitación enviada al cliente tiene una vigencia de 72 horas (3 días). Si el cliente no acepta la invitación dentro de ese plazo, será necesario reenviarla.

    1. Ingresa al detalle del cliente desde Contactos > Clientes.
    Reenvia la invitación a un cliente a crear su cuenta dentro del Portal del cliente para la centralización de su facturación y documentos relacionados
    1. Haz clic en la opción de Editar, ubicada al final de la fila del contacto.
    Reenvia la invitación a un cliente a crear su cuenta dentro del Portal del cliente para la centralización de su facturación y documentos relacionados
    1. Dirígete a la sección Acceso al Portal de Cliente (Contactos).
    2. Ubica el contacto al que deseas reenviar la invitación dentro de la sección de Accesos.
    3. Haz clic en la opción Enviar invitación.
    Reenvia la invitación a un cliente a crear su cuenta dentro del Portal del cliente para la centralización de su facturación y documentos relacionados
    1. El sistema enviará un nuevo correo de invitación con una vigencia adicional de 3 días.
      Una vez aceptada, tu cliente podrá crear su cuenta y comenzar a utilizar el Portal de Cliente.

  • Qué es el portal del Cliente y sus funcionalidades

    El Portal de Cliente es un espacio dentro de docDigitales que te permite dar acceso a tus clientes para que consulten, descarguen y gestionen los documentos de facturación que les generas, todo desde un mismo portal.

    A través de este portal, tus clientes pueden acceder a sus documentos sin necesidad de que los reenvíes por correo, evitando extravíos y solicitudes repetitivas. Además, desde el Portal de Cliente podrán pagar sus facturas en línea y aceptar cotizaciones, según la configuración de tu cuenta.

    Nota: El Portal de Cliente es un portal de consulta, descarga y pago de facturas.
    No reemplaza el portal de empresa, que es donde se crean, editan y administran los documentos y acciones del sistema.

    Funciones principales del Portal de Cliente

    El Portal de Cliente te permite:

    Crear portal de cliente para revisión de facturas y documentos por medio de un portal ERP para Pymes
    • Compartir documentos de facturación de manera centralizada.
    • Contar con un repositorio de facturas, notas de venta y cotizaciones para tus clientes.
    Crear portal de cliente para revisión de facturas y documentos por medio de un portal ERP para Pymes
    Crear portal de cliente para revisión de facturas y documentos por medio de un portal ERP para Pymes
    Crear portal de cliente para revisión de facturas y documentos por medio de un portal ERP para Pymes

    Nota:El pago de facturas solo estará disponible si tienes esta opción activada en tu cuenta. Si deseas habilitarla, consulta el manual “Activa los pagos en línea”.

    ¿Qué documentos se pueden consultar desde el Portal de Cliente?

    Una vez que tu cliente crea su cuenta, podrá consultar los siguientes documentos:

    Crear portal de cliente para revisión de facturas y documentos por medio de un portal ERP para Pymes
    Crear portal de cliente para revisión de facturas y documentos por medio de un portal ERP para Pymes
    Crear portal de cliente para revisión de facturas y documentos por medio de un portal ERP para Pymes

    Nota: Cada documento se mostrará con su estatus correspondiente, que será el mismo en ambas cuentas (cliente y proveedor).

    ¿Qué acciones puedo realizar desde el Portal de Cliente?

    Una vez teniendo tu cuenta creada con la invitación que recibiste por medio del correo electrónico, podrás realizar las siguientes acciones:

    ¿Quién puede utilizar el Portal de Cliente?

    El Portal de Cliente puede ser utilizado por:

    • Clientes con un plan activo en docDigitales.
    • Clientes con una prueba gratuita de 30 días.
    • Usuarios que no tienen cuenta en docDigitales, pero reciben una invitación para crear su cuenta y acceder únicamente a este Portal.

  • Elimina transacciones del listado

    El módulo de Bancos te permite mantener tu información bancaria organizada y actualizada.
    Si identificas transacciones que ya no necesitas conservar en el listado, puedes eliminarlas fácilmente.

    Nota: Una vez eliminadas las transacciones se eliminarán de manera permanente y no es posible recuperarlas.

    Eliminar una transacción o movimiento bancario

    1. Ingresa a tu cuenta de docDigitales con tu correo y contraseña.
    2. Dirígete al menú Bancos > Transacciones.
    Eliminar una transacciónd del listado de transacciones bancarias en un ERP desarrollado para Pymes mexicanas
    1. Se abrirá el Listado de Transacciones, con todos los movimientos sincronizados de tus bancos.
    Eliminar una transacciónd del listado de transacciones bancarias en un ERP desarrollado para Pymes mexicanas
    1. Ubica la transacción que deseas eliminar. Haz clic en la casilla de selección para marcar la transacción
    2. Da clic en el botón Eliminar.
    Eliminar una transacciónd del listado de transacciones bancarias en un ERP desarrollado para Pymes mexicanas

    Nota: Puedes apoyarte de los filtros por Banco, Cuenta, Fecha o Monto. O también puedes buscar el movimiento en específico con la herramienta de búsqueda.

    1. Se abrirá una ventana emergente de confirmación. Haz clic en Eliminar Transacción para confirmar la acción.
    Eliminar una transacciónd del listado de transacciones bancarias en un ERP desarrollado para Pymes mexicanas

    Nota: Si no deseas eliminar la transacción, haz clic en Cancelar y la acción se cancelará sin realizar cambios.

    Eliminar una transacciónd del listado de transacciones bancarias en un ERP desarrollado para Pymes mexicanas

    Nota: Si deseas eliminar varias transacciones puedes hacerlo por medio de la multiselección de movimientos, repitiendo el proceso anterior, solo seleccionando todos los movimientos a eliminar.

    Nota: El movimiento se eliminará únicamente de tu listado dentro del sistema. Esto no implica que se elimine de tu cuenta bancaria; la eliminación aplica exclusivamente dentro de tu cuenta.