Academia

Autor: Montserrat Martín

  • Acciones de la sección de proveedores

    1. Accede desde el menú lateral izquierdo Contactos > Proveedores.
    2. Se desplegará la pantalla del listado de proveedores.

    Nuevo Proveedor

    Permite agregar un Nuevo Proveedor en el sistema. Conoce más sobre cómo registrar un proveedor.

    Pestaña de acciones

    • Listado de Proveedores: Te muestra el listado completo de tus proveedores con su información básica. Si deseas ver el detalle completo de un registro, solo da clic sobre el nombre y se abrirá la pestaña de Detalle de Proveedor.
    • Importar Proveedores: Si ya cuentas con una base de datos de proveedores previa, puedes importarlos masivamente por medio de una plantilla de excel.

    Buscar

    La función de búsqueda en la parte superior permite encontrar clientes más rápidamente.

    1. Da clic en la opción Buscar.
    2. Se abrirá un menú desplegable. Ingresa los criterios de búsqueda que consideres necesarios:
      • Nombre.
      • Nombre Comercial.
      • Correo electrónico.
    1. Para realizar la búsqueda, da clic en el botón Buscar. Se mostrarán los resultados que coincidan con los campos de búsqueda.
    2. Si deseas hacer una nueva búsqueda, da clic en Limpiar Campos y repite el proceso anterior.
    3. Para cerrar el panel de búsqueda da clic en el botón Cancelar.

    Panel de acciones administrativas

    Desde esta sección puedes gestionar a tus prospectos y emitir distintos documentos administrativos.

    • Exportar a Excel: Exporta todo el listado de proveedores convertido a un archivo de hoja de cálculo en formato .xlsx
    • Nueva Orden de Compra: Podrás generar nuevas órdenes de compra con la información del proveedor ya precargada. 
    • Eliminar:  Si seleccionas a uno o varios proveedores podrás eliminarlos al dar clic en este botón.

    Listado de proveedores

    Muestra el listado completo de los proveedores que tienes registrados en el sistema, en conjunto con información básica y relevante.

    • Proveedor: Muestra el nombre o razón social del proveedor. Al dar clic sobre el nombre se abrirá el detalle de proveedor.
    • Correo electrónico: Correo registrado como medio de comunicación.
    • Número de teléfono: Teléfono registrado.

  • Pantalla de detalles del proveedor

    Consulta el detalle del proveedor

    *Esta pantalla es principalmente de consulta de la información completa del proveedor

    1. Ingresa al Listado de Proveedores desde el menú lateral izquierdo Contactos > Proveedores.
    1. Haz clic sobre el nombre del proveedor que deseas visualizar.
    2. Se abrirá la pantalla de Detalle del Proveedor.

    Panel de acciones administrativas

    Desde este panel puedes emitir documentos administrativos o eliminar directamente al proveedor.

    • Nueva Orden de Compra: Genera una nueva orden de compra desde esta pantalla. El nombre del proveedor ya estará precargado.
    • Eliminar: Elimina al proveedor si ya no lo necesitas en el sistema. Da clic en “Eliminar” y confirma la acción para borrarlo de forma definitiva.

    Nombre del proveedor

    En esta sección podrás encontrar el nombre del proveedor asignado cuando se creó el registro. En la parte de abajo encontrarás la razón social ingresada en el registro.

    *Si tienes los permisos de CRM – Contactos completos puedes editar la información del proveedor dando clic en el lápiz ubicado junto al nombre.

    Detalle del proveedor

    Información del proveedor

    Encuentra toda la información de tu cliente que ingresaste al momento de crear el perfil.

    • RFC / Tax ID.
    • Correo electrónico.
    • Sitio Web.
    • Teléfono.
    • Dirección.
    • Nota Interna.

    Información de contacto 

    Aparecerá toda la información que registraste del contacto o agente comercial con el que llevas la relación comercial, al momento de crear el perfil.

    • Nombre.
    • Puesto.
    • Teléfono.
    • Correo electrónico.

    Si tienes duda con alguno de estos campos, puedes consultar el manual de Creación de proveedores para consultar a detalle cada campo.

  • Edita o elimina proveedores

    Edita el perfil de un proveedor

    1. Ingresa desde Contactos > Proveedores.
    2. Se abrirá el Listado de Proveedores.
    1. Localiza al Proveedor para editar su información. Puedes utilizar la función de Buscar para encontrarlo más rápido.
    2. Da clic en el icono de editar (lápiz) ubicado en la parte final de la fila.
    3. Se abrirá el formulario del proveedor con toda la información registrada previamente.
    4. Actualiza la información que sea necesaria.
    5. Cuando termines de actualizar los datos, desliza hasta la parte inferior de la pantalla y da clic en el botón Guardar Proveedor.

    *Consulta cómo llenar los campos correctamente en el manual de creación de un nuevo proveedor. 

    Elimina proveedores de tu listado

    1. Ingresa al Listado de Proveedores desde el menú lateral izquierdo Contactos > Proveedores.
    1. Ubica la casilla de selección que se encuentra en la parte izquierda de cada fila.
    2. Selecciona la casilla correspondiente (también puedes realizar esta acción con varios contactos usando la multiselección).
    3. Haz clic en el botón Eliminar, ubicado en la parte superior derecha de la lista.
    4. Se abrirá un pop – up de confirmación. Da clic en Eliminar Proveedor para confirmar la acción. 
    5. Al eliminar el proveedor, el sistema mostrará la notificación de confirmación: Proveedor eliminado con éxito.

    *Ten en cuenta que, una vez eliminado el proveedor, no será posible recuperarlo ni relacionarlo con nuevas órdenes de compra. Si llegas a necesitarlo nuevamente, deberás crear un nuevo registro desde cero.

  • Acciones de la sección de prospectos

    1. Accede desde el menú lateral izquierdo Contactos > Prospectos.
    2. Se desplegará la pantalla completa del Listado de Prospectos.

    + Nuevo Prospecto

    Permite agregar un nuevo prospecto en el sistema. Conoce más sobre cómo registrar un prospecto.

    Pestañas de acciones

    • Listado de Prospectos: Te muestra el listado completo de tus prospectos con la información básica. Si deseas ver la información completa de un registro, solo da clic sobre el nombre y se abrirá la pantalla de Detalle de Prospecto.
    • Asignación de Staff: Dentro de esta pestaña puedes asignar prospectos a los distintos colaboradores de tu equipo. 
    • Importar Prospectos: Si ya cuentas con una base de datos de prospectos previa, puedes importarlos masivamente por medio de una plantilla de excel.

    Buscar 

    La función de búsqueda en la parte superior permite encontrar prospectos más rápidamente.

    1. Da clic en el botón Buscar.
    2. Se abrirá un menú desplegable. Ingresa los criterios de búsqueda que consideres necesarios:
      • Nombre o Razón Social.
      • Contacto.
      • Estado. 
      • Asignado a. 
    1. Para realizar la búsqueda, haz clic en el botón Buscar. Se mostrarán los resultados que coincidan con los campos de búsqueda.
    2. Si deseas hacer una nueva búsqueda, haz clic en Limpiar Campos y repite el proceso anterior.
    3. Para cerrar el panel de búsqueda haz clic en el botón Cancelar.

    Panel de acciones administrativas

    Desde esta sección puedes gestionar a tus prospectos y emitir distintos documentos administrativos.

    • Exportar Excel: Descarga el listado completo de tus prospectos convertido a una hoja de cálculo en formato .xlsx. 
    • Convertir a Cliente: Convierte un prospecto en cliente tras una venta exitosa.
    • Nuevo Trato: Selecciona un prospecto del listado y da clic en este botón para generar un Nuevo Trato.
    • Agendar Seguimiento: Selecciona un prospecto del listado y da clic en este botón para generar un Nuevo Seguimiento
    • Eliminar: Si seleccionas a uno o varios prospectos podrás eliminarlos al dar clic en este botón.

    Listado de prospectos

    Muestra el listado completo de los prospectos que tienes registrados en el sistema, en conjunto con información básica y relevante.

    • Prospecto: Muestra el nombre o razón social del prospecto. Al dar clic sobre el nombre se abrirá el detalle de prospecto
    • Correo electrónico: Correo registrado como medio de comunicación.
    • Número de teléfono: Teléfono registrado.
    • Estado: Etapa o en la cual se encuentra el prospecto dentro del proceso comercial. 

  • Gestiona los estados de los prospectos

    En docDigitales puedes calificar a tus prospectos mediante estados personalizados que te permiten identificar en qué etapa del proceso comercial se encuentran. Estos estados te ayudan a organizar y dar seguimiento a cada prospecto de forma más eficiente.

    Estados de prospectos en docDigitales

    El sistema incluye 5 estados predeterminados para calificar a los prospectos:

    • Nuevo: El prospecto acaba de ser creado y no se ha establecido contacto.
    • Intento de Contacto: Se intentó contactar al prospecto sin obtener respuesta.
    • Contactado: El prospecto fue contactado y hubo una conversación.
    • Calificado: El prospecto cumple con los requisitos para ser un cliente potencial.
    • No Calificado: El prospecto no cumple con los requisitos para convertirse en cliente.

    Edita y personaliza los estados 

    *Para realizar esta acción es necesario que tu usuario cuente con los accesos completos al módulo de CRM.

    1. Ingresa al Listado de Prospectos desde Contactos > Prospectos.
    2. Localiza la casilla de Estado, ubicada al final de cada fila.
    1. Da clic sobre el estado.
    2. Se abrirán los estados predeterminados del sistema. En la parte final de la lista da clic en la opción Editar Estados.
    3. Haz clic en + Agregar Estado.
    1. Aparecerá un campo editable para que escribas el nombre del nuevo estado que vas a crear. 
    2. Si deseas asignarle un color diferente, da clic sobre la casilla de color y selecciona el color que deseas.
    3. Repite este proceso las veces que sean necesarias según la cantidad de estados que vayas a agregar.
    4. Para finalizar la edición haz clic en Aplicar Cambios.

    Ahora se mostrarán en el listado el o los nuevos estados que acabas de configurar. Considera que puedes tener como máximo 20 estados registrados en el sistema.

    Reordena los estados

    1. Abre el Listado de Estados.
    2. Da clic en la opción Editar estados.
    3. Ubica la cuadrícula de selección que se encuentra al principio de cada estado.
    4. Pon el cursor dentro de la cuadrícula y arrastra y suelta (drag and drop) los estados en el orden que prefieras.
    5. Los estados se actualizarán automáticamente en el nuevo orden.

    Renombra los estados existentes

    Si no deseas agregar nuevos estados y solo quieres cambiar el nombre de alguno existente, sigue estos pasos:

    1. Abre el Listado de Estados.
    2. Da clic en la opción Editar estados.
    3. Haz clic sobre el estado que deseas renombrar para habilitar el campo editable.
    4. Cambia el nombre y, si lo deseas, también puedes cambiar el color.
    5. Para guardar los cambios da clic en Aplicar cambios.

    Nota: Si solo deseas cambiar el color de un estado ya establecido, da clic en la casilla del color y selecciona el nuevo color asignado.

    Eliminar estados

    1. Ingresa al Listado de Estados.
    2. Da clic sobre la opción de Editar estados.
    3. Se abrirán los estados en modo edición.
    4. Localiza el icono de bote de basura al final de cada estado.
    5. Da clic sobre este icono. El estado desaparecerá de manera automática del sistema.
    6. Repite el proceso con los estados necesarios.
    7. Para guardar los cambios da clic en Aplicar cambios.

    *Considera que si el estado está asignado a un prospecto, no se podrá eliminar del sistema.

  • Pantalla de detalles del prospecto

    Consulta el detalle del prospecto

    1. Ingresa al Listado de Prospectos desde el menú lateral izquierdo Contactos > Prospectos.
    2. Haz clic sobre el nombre del prospecto que deseas visualizar.
    1. Se abrirá la pantalla de Detalle del Prospecto.

    Panel de acciones administrativas

    Desde este panel puedes realizar actividades de seguimiento para tu prospecto:

    • Convertir a Cliente: Haz clic en esta opción para cambiar el estatus del prospecto a cliente y completa el formulario de Nuevo Cliente.
    • Nuevo Trato: Crea una nueva oportunidad comercial con tu prospecto en tu embudo de ventas. 
    • Agendar Seguimiento: Programa un seguimiento para el prospecto en cuestión.
    • Nueva Cotización: Genera una cotización desde esta pantalla.
    • Eliminar: Elimina al prospecto si ya no lo necesitas en el sistema. Da clic en “Eliminar” y confirma la acción para borrarlo de forma definitiva.

    Panel lateral

    En este panel podrás encontrar la siguiente información:

    • Icono y nombre del colaborador a cargo de la relación con el prospecto.
    • Estado del proceso comercial en la que se encuentra el prospecto.

    Pestañas de navegación

    Datos de prospecto

    • Nombre del prospecto: Es el asignado cuando se creó el registro. 
    • Contacto: Datos de contacto para gestionar la relación comercial con el prospecto:
      • Nombre de contacto.
      • Teléfono.
      • Correo electrónico.

    Relación Comercial 

    • Nota Interna: Verás el campo con la información adicional que agregaste al crear el perfil del prospecto, como información financiera o administrativa relevante. Si no escribiste nada, el campo aparecerá vacío.
    • Historial: Consulta el historial de acciones y eventos relacionados con el prospecto de manera cronológica:
      • Creación del prospecto: Colaborador que creó el perfil del prospecto con fecha y hora.
      • Asignación de un prospecto a staff:  Se registra el nombre del colaborador que está a cargo de la relación comercial con este prospecto.
      • Relación de cotizaciones: Se mostrará si se ha generado una nueva cotización. Incluye el número de folio del documento, fecha, hora y colaborador que lo realizó. Puedes dar clic sobre el nombre del documento para ver el detalle del mismo.
      • Creación de un nuevo Trato: Se mostrará cuando hayas creado un trato (oportunidad comercial que se gestiona desde el embudo de ventas) para el prospecto en cuestión, junto con su valor estimado.
      • Cambio de estado del Trato: Se registra cuando el Trato sea marcado como Ganado o No Ganado y el colaborador que realizó el cambio de estado. También se muestra cuando un Trato es marcado como Cerrado o cuando es Reabierto. 

    *Si deseas consultar el historial de meses anteriores, haz clic en el campo desplegable del mes actual, para abrir la lista de los meses desde la creación del cliente y selecciona el mes que deseas consultar.

    Seguimientos

    En la pestaña de Seguimientos podrás ver todos los registros de tareas vinculadas a este prospecto.

    • Nombre y clave del seguimiento.
    • Trato Relacionado.
    • Fecha de inicio con hora.
    • Fecha de fin con hora. 
    • Prioridad.
    • Colaborador Asignado.
    • Estado del Seguimiento.

    Si deseas conocer más a detalle cada campo puedes consultar el manual de detalle de seguimientos.

    *Puedes buscar y filtrar los seguimientos de tus clientes desde la barra superior y si deseas consultar el detalle del seguimiento, haz clic sobre él.