Autor: Montserrat Martín

Desde el Listado de Tareas puedes consultar, organizar y gestionar acciones rápidas para tus tareas registradas en el sistema desde una pantalla.

En esta vista se muestran todas las acciones principales para optimizar tiempos sin necesidad de ingresar a los detalles de cada proyecto.

Nota: Dentro de este listado solo podrás visualizar a las tareas que tengas acceso o asignadas.

Accede al Listado de Tareas

1. Inicia sesión en tu cuenta de docDigitales.
2. Desde el menú lateral izquierdo, ingresa al módulo Proyectos.
3. Haz clic en la pestaña Listado de Tareas.

Si aún no tienes tareas creadas, verás el mensaje: “Aún no hay Tareas. Crea una nueva tarea y comienza a organizar tus actividades.” Haz clic en +Nueva Tarea para crear tu primera Tarea.

Para conocer el proceso de creación, consulta el artículo Crear Nueva Tarea.

Funciones del Listado de Tareas

Desde esta pantalla podrás realizar las siguientes funciones.

+ Nueva Tarea

Este botón te permite crear una nueva tarea desde cualquier momento.
Al hacer clic, accederás al formulario Nueva Tarea para crear una nueva asignación.

Consulta el artículo Crear una Nueva Tarea para conocer el proceso completo de registro.

Buscar o filtrar Tareas

Utiliza la opción Buscar para localizar tareas más rápidamente por medio de filtros como:

• Nombre o clave
• Proyecto
• Tipo de tarea
• Prioridad
• Fecha inicio
• Fecha fin
• Usuario asignado.

Consulta el manual de Buscar Tareas para consultar sobre los campos de filtrado.

Copiar tareas

Esta función te permite duplicar una o varias tareas rápidamente sin necesidad de crearlas desde cero.

1. Selecciona una o varias tareas desde las casillas de selección.
2. Haz clic en Copiar.
3. La nueva tarea aparecerá en el listado con la información principal precargada para que solo ajustes lo necesario.

Exportar Excel

Da clic en Exportar Excel para descargar un archivo en formato .xls con los detalles de todas las tareas mostradas en la tabla. Esto te permitirá revisar y analizar la información de manera interna, incluso sin conexión a una red Wi-Fi.

Solo da clic en la función Exportar Excel y el archivo se descargará automáticamente en tu equipo.

Archivar tareas

Importante: Solo el propietario o creador de la tarea y usuarios con el rol Propietario pueden archivarlas, si un usuario sin permiso intenta hacerlo, verá el mensaje “No tienes los privilegios para realizar esta acción”

Esta función te permite mover Tareas que ya no se encuentran activas, pero que podrías retomar o necesitar más adelante, manteniendo la productividad de tu equipo enfocada únicamente en las tareas prioritarias.

Consulta el manual Archivar y encuentra tareas archivadas para conocer cómo realizar esta acción.

Eliminar tareas

Importante: Las Tareas solo pueden ser eliminadas por el creador o propietario de la tarea. Si un usuario sin permiso intenta hacerlo, verá el mensaje “No tienes los privilegios para realizar esta acción”

Utiliza esta función para eliminar tareas que ya no necesitas dentro del sistema o simplemente ya se concluyeron y no requieres consultar su información.

Consulta el manual Editar o eliminar tareas para conocer el proceso detallado para realizarlo.

Detalle de Tareas

Desde esta sección puedes consultar los detalles generales de cada Tarea, como:

• Casilla de selección: Permite seleccionar una o varias tareas para ejecutar acciones masivas como copiar, archivar o eliminar.

• Icono de Tarea: Se muestra un icono dependiendo al tipo de Tarea que se trate:

Historia

Tarea

Error

• Clave: Se muestra la clave única de asignación de la tarea que el sistema genera automáticamente al momento de crearla. Si das clic sobre ella se abrirá el detalle de la misma.

• Tarea: Es el nombre asignado al momento de crear la Tarea dentro del sistema. Si das clic sobre ella se abrirá el detalle de la misma.

• Proyecto: Muestra el nombre del proyecto al cual está asignada dicha tarea.

• Prioridad: Indica el nivel de urgencia asignado:

Alto

Medio

Bajo

Sin Prioridad

• Fecha inicio: Muestra el día que se comenzó a realizar la tarea.

• Fecha fin: Indica la fecha límite para completar la tarea.

• Asignado a: Muestra un icono con las iniciales del colaborador responsable para la gestión de la misma.

• Bloque de color (Estatus): Esta pequeña línea indica el estado en el que se encuentra la tarea:
  • Gris – Pendiente
  • Azul – En curso
  • Verde – Finalizada

Si algún campo no contiene información, se mostrará un guion dentro en el detalle.

Consulta el artículo Detalle de tarea para conocer todas sus secciones.

Pestañas del listado

En la parte inferior encontrarás dos pestañas:

Activos

Muestra todas las tareas registradas que se están llevando a cabo y no han sido ni archivadas, ni eliminadas.

Archivadas

Esta pestaña reúne todas las tareas archivadas para mantener limpio el listado principal. Si en algún momento necesitas retomarlas, puedes desarchivarlas fácilmente.

Consulta el artículo Archivar y encuentra tus tareas archivadas para más información.

Consideraciones importantes

• Puedes seleccionar uno o varias tareas utilizando las casillas iniciales para archivar o eliminar en una sola acción.
• Puedes ordenar las tareas de forma ascendente o descendente, dando clic en las flechas junto a cada categoría del encabezado de la tabla.

Dentro del Detalle de la Tarea puedes registrar comentarios tipo bitácora, agregar información importante y mencionar a otros usuarios para que reciban una notificación en su bandeja.

Además, puedes adjuntar documentos útiles para el seguimiento como cotizaciones, órdenes de servicio o cualquier archivo relacionado.

Agrega comentarios a una tarea

1. Ingresa al módulo Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
2. Abre la pestaña Listado de Tareas.
3. Localiza la tarea donde deseas agregar el comentario. Puedes usar la función Buscar para encontrarla más rápido.

4. Haz clic en el nombre o clave de la tarea para abrir su Detalle de Tarea.

5. Desliza a la sección de Comentarios y escribe tu comentario en Nuevo Comentario.

Si necesitas mencionar a algún usuario, escribe “@” y menciónalo para que reciba la notificación.

6. Haz clic en el botón Agregar comentario.
7. El sistema confirmará la acción con la notificación “Comentario agregado con éxito” y mostrará el mensaje en el historial de comentarios.

Edita tus comentarios

Solo podrás editar o eliminar los comentarios que tú mismo hayas registrado.

1. Dentro del Detalle de Tarea, ubica el comentario que deseas modificar.
2. Haz clic en el ícono Editar (lápiz).
3. El campo se abrirá en modo edición; realiza los cambios necesarios.
4. Una vez hechos los cambios, haz clic en el botón Guardar.
5. Verás la notificación “Comentario guardado con éxito” y el historial se actualizará con la versión editada.

Elimina tus comentarios

1. Dentro del Detalle de Tarea, ubica el comentario a eliminar.
2. Haz clic en el ícono Eliminar (bote de basura).
3. El comentario se borrará automáticamente y el sistema mostrará la notificación “Comentario eliminado con éxito”.

Adjunta archivos a una Tarea

Los formatos compatibles son .pdf, .jpeg, .png, .docs, .xsl y .pptx; los formatos de audio y video no son compatibles y puedes cargar hasta 5 archivos de manera simultánea.

1. Ingresa al Detalle de la Tarea desde Proyectos > Listado de Tareas.

2. Dirígete a la sección Documentos.
3. Para agregar nuevos archivos, haz clic dentro de la caja de carga.

4. Selecciona desde tu ordenador los documentos que deseas subir y haz clic en Abrir.
5. La carga iniciará automáticamente y verás una barra de progreso.

6. Una vez completada, el archivo aparecerá en la sección y verás la notificación “Archivo subido con éxito”.

Descarga archivos de la Tarea

Si necesitas los documentos de la tarea, pero no cuentas con ellos, puedes descargarlos desde esta sección.

1. Dentro del Detalle de Tarea, navega a la sección Documentos.
2. Selecciona el archivo que necesitas descargar marcando la casilla.
3. En el panel superior de opciones de la sección, haz clic en Descargar.
4. El archivo se guardará automáticamente en tu carpeta de Descargas y verás la notificación “Documento descargado correctamente”.

Puedes descargar varios documentos utilizando la multiselección.

Elimina archivos

Si tienes archivos en la tarea que ya no necesitas, puedes eliminarlos. Esta acción es irreversible y no habrá manera de recuperar el documento.

1. En el Detalle de Tarea, abre la sección Documentos.
2. Marca el archivo que deseas eliminar.
3. Haz clic en Eliminar en el panel superior.
4. Se abrirá un pop-up de confirmación. Haz clic en Eliminar Documento para proceder con la eliminación.
5. El documento se eliminará y mostrará la notificación “Archivo eliminado con éxito”.

Puedes eliminar varios archivos a la vez utilizando la multiselección.

Dentro del módulo de Proyectos puedes archivar tareas que ya no estén activas y recuperarlas cuando necesites retomarlas. Esta función te ayuda a mantener tu Listado de Tareas organizado y enfocado únicamente en las actividades prioritarias.

Nota: La tarea solo podrá ser archivada o desarchivada por el usuario que lo creó o el usuario asignado a la tarea. Si otro usuario intenta archivarla se le mostrará una notificación de error.

Archivar una tarea

1. Ingresa al módulo Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
2. Haz clic en la pestaña Listado de Tareas.

3. Localiza la tarea que deseas archivar. Puedes utilizar la función de buscar para encontrarla más rápidamente.
4. Marca la casilla de selección al inicio de la fila.
5. En el panel de opciones superior, haz clic en la opción Archivar.
6. La tarea se archivará y el sistema te confirmará la acción con una notificación “Tarea archivada con éxito”

7. La tarea quedará ahora en la pestaña Archivados dentro del Listado de Tareas.

Puedes archivar varias tareas al mismo tiempo utilizando la multiselección.

Encontrar Tareas Archivadas

1. Dentro del Listado de Tareas, ubica las pestañas en la parte superior de tu pantalla Activas y Archivados.
2. Haz clic en la pestaña Archivados.
3. Aparecerá el listado completo de todas las tareas que han sido archivadas.

Desarchivar o restaurar una Tarea

1. Ingresa a la pestaña de Archivados en el Listado de Tareas
2. Encuentra la tarea a Desarchivar.
3. Selecciona la casilla al inicio de la fila. Haz clic en Desarchivar en la parte superior de tu pantalla.

4. La tarea quedará desarchivada y volverá a aparecer en la pestaña Activos del Listado de Tareas.

También puedes desarchivar o restaurar varias tareas de forma simultánea utilizando la multiselección.

Si necesitas revisar la información completa de una tarea, conocer su avance o realizar acciones específicas, puedes consultar su detalle.

Desde esta pantalla podrás ver todos los datos registrados, consultar comentarios, adjuntar archivos y comprobar el historial de movimientos de manera rápida y organizada.

Accede al detalle de Tarea

Puedes ingresar al detalle de cualquier tarea desde dos ubicaciones distintas:

Desde el módulo Proyectos

1. Ingresa al módulo Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
2. Abre el proyecto donde se encuentra la tarea.
3. Dentro de la etapa correspondiente, haz clic en el nombre o clave de la tarea.

Desde el Listado de Tareas

1. Ingresa al módulo Proyectos.
2. Da clic en la pestaña Listado de Tareas.
3. Localiza la tarea con ayuda de la opción Buscar si lo necesitas.
4. Haz clic en el nombre o clave de la tarea para abrir su información.

Panel de funciones superior

En la parte superior encontrarás las acciones disponibles para la tarea.

• Compartir: Copia el enlace de la tarea para compartirlo fácilmente.
• Copiar: Genera una copia de la tarea para crear una nueva con la misma información.
• Archivar: Archiva la tarea y mándala a la pestaña de tareas archivadas del listado
• Eliminar: Elimina la tarea de forma definitiva del sistema. Esta acción no es reversible.

Detalle general de la tarea

Desde esta vista encontrarás toda la información registrada para la tarea, organizada por secciones para consultarla de manera clara.

Panel principal

• Clave y Nombre de la tarea: Muestra el ícono del tipo de tarea, seguido de la clave única y el nombre con el que fue registrada.
• Proyecto: Indica a qué proyecto pertenece la tarea.
• Lista: Muestra la etapa o lista en la que está ubicada la tarea.

Descripción

Aquí visualizarás la descripción registrada al crear la tarea. Este campo es ideal para añadir instrucciones, notas o información relevante sobre el trabajo a realizar.

Comentarios

Muestra el historial de comentarios de la tarea, incluyendo el nombre del usuario que comentó, la fecha y la hora.

Si deseas agregar un nuevo comentario, puedes hacerlo desde el campo Nuevo Comentario y también es posible mencionar a otros usuarios para que reciban una notificación en su perfil.

Documentos

En este apartado puedes visualizar los documentos relacionados con la tarea y realizar las siguientes acciones:

• Subir nuevo documento: Haz clic en el área de carga para buscar y subir archivos desde tu equipo. Puedes subir hasta 5 archivos.

• Descargar: Activa la casilla del archivo que deseas descargar y da clic en Descargar.
• Eliminar: Activa la casilla del archivo a eliminar y da clic en Eliminar. Esta acción no es reversible.

Panel lateral

• Etiquetas: Muestra las etiquetas asociadas a la tarea.
• Prioridad: Indica el nivel de urgencia asignado a la tarea.
• Fecha inicio: Indica la fecha en que comenzó la tarea.
• Fecha fin: Indica la fecha en que la tarea fue finalizada o la fecha límite definida.
• Asignado a: Muestra el ícono y el nombre de los colaboradores asignados a la tarea.
• Estatus: Indica si la tarea está pendiente, en curso o finalizada.
• Informador: Muestra quién creó la tarea y quién está a cargo de su seguimiento.

Dentro del módulo de Proyectos puedes buscar o filtrar tareas para encontrarlas más rápido y mantener tu flujo de trabajo organizado. Estos filtros te permiten localizar tareas específicas sin necesidad de recorrer todo el listado.

Busca tareas

1. Desde el menú lateral izquierdo, ingresa al módulo Proyectos.
2. Da clic en la pestaña Listado de Tareas.
3. Haz clic en la opción Buscar. Se desplegará un panel con filtros que puedes usar de manera independiente o combinada.

• a. Tarea: Escribe el nombre de la tarea tal como fue registrada.

• b. Clave: Ingresa la clave de la tarea exacta si la conoces.

• c. Proyecto: Si conoces el nombre del proyecto puedes ingresarlo en este campo.

• d. Tipo de Tarea: Selecciona del listado el tipo de tarea a buscar:

• Historia.
• Tarea.
• Error.

• e. Prioridad: Selecciona el nivel de prioridad asignado:

• Sin Prioridad.
• Alta.
• Media.
• Baja.

• f. Fecha inicio / Fecha fin: Define un rango de fechas para encontrar tareas programadas o trabajadas en periodos específicos.

• g. Asignado a: Selecciona al colaborador responsable para ver únicamente las tareas asignadas a esa persona.

4. Una vez que hayas completado los campos que prefieras, haz clic en el botón Buscar para aplicar los filtros y visualizar los resultados que coincidan con la búsqueda.

Nota: Si deseas realizar una nueva búsqueda, selecciona Limpiar Campos para reiniciar el formulario. Si deseas cancelar o cerrar el panel de filtros, haz clic en Cancelar.

En el módulo de Proyectos puedes editar la información de tus tareas o eliminarlas cuando ya no sean necesarias. Estas acciones te ayudan a mantener tus proyectos organizados y actualizados conforme avanza el trabajo de tu equipo.

Puedes realizar ambas acciones desde dos ubicaciones distintas: Listado de Tareas y Listado de Proyectos.

Edita tareas desde el Listado de Tareas

Desde esta pantalla también puedes agregar comentarios o adjuntar documentos a la tarea.
Si deseas conocer el proceso completo, consulta el manual “Añadir comentarios y adjuntar archivos a una tarea”.

1. Ingresa al módulo Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
2. Da clic en la pestaña Listado de Tareas.
3. Localiza la tarea que deseas modificar. Puedes usar la función Buscar para encontrarla más rápido.

4. Una vez encontrada, haz clic en el nombre o clave de la tarea para abrir el Detalle de Tarea.

5. Dentro del detalle podrás editar los siguientes campos. Solo coloca el cursor sobre el texto para activarlo:

• a. Nombre de la Tarea: Ajusta el nombre según lo necesites.

• b. Descripción: Agrega más información o actualiza la registrada, para que la tarea pueda ejecutarse correctamente.

• c. Etiquetas: Agrega nuevas etiquetas o elimina las existentes.

• d. Prioridad: Cambia la prioridad según la urgencia de finalización de la misma.

• e. Fecha Inicio / Fecha Fin: Ajusta las fechas programadas para la tarea.

• f. Asignado a: Cambia o agrega más colaboradores responsables.

• g. Estatus: Actualiza el avance de la tarea.

Importante: Los campos Proyecto, Lista e Informador no se pueden editar.
Si necesitas mover la tarea a otra etapa, hazlo directamente desde el detalle del proyecto, utilizando la función de arrastrar y soltar dentro del tablero.

6. Los cambios se guardan automáticamente conforme los vayas realizando y la tarea quedará actualizada en tiempo real.

Edita tareas desde el Listado de Proyectos

Importante: Los campos Proyecto, Lista e Informador no se pueden editar.
Si necesitas mover la tarea a otra etapa, hazlo directamente desde el detalle del proyecto, utilizando la función de arrastrar y soltar dentro del tablero.

1. Ingresa al Listado de Proyectos desde el módulo Proyectos.
2. Localiza el proyecto que contiene la tarea a editar. Puedes usar la función Buscar para encontrarlo más rápidamente.
3. Haz clic en el nombre del proyecto, donde se desplegarán todas las tareas relacionadas.

4. Dentro del Listado de Tareas del Proyecto, selecciona la tarea que deseas editar.

Modifica los campos necesarios. Solo coloca el cursor sobre el campo y aparecerá el cuadro de texto para realizar la modificación.

• a. Nombre de la Tarea: Cambia el título si lo consideras necesarios.

• b. Descripción: Agrega más información o actualiza la que registraste al crear la tarea, para que se pueda ejecutar correctamente.

• c. Etiquetas: Añade etiquetas nuevas o elimina las actuales según la clasificación que necesites.

• d. Prioridad: Cambia la prioridad según la urgencia de finalización de la misma.

• e. Fecha Inicio / Fecha Fin: Ajusta las fechas programadas para la tarea.

• f. Asignado a: Cambia o agrega más colaboradores responsables.

• g. Estatus: Actualiza el avance de la tarea.

6. Los cambios se guardan automáticamente conforme los vayas realizando y la tarea quedará actualizada en tiempo real.

Elimina tareas desde el Listado de Tareas

Solo podrás eliminar una tarea si tú la creaste o eres el usuario asignado a ella. Una vez eliminada la tarea, no habrá manera de recuperarla.

1. Ingresa a Proyectos > Listado de Tareas.
2. Busca la tarea que deseas eliminar. Puedes usar la función Buscar para encontrarla más rápido.

3. Haz clic en la casilla de selección al inicio de la fila
4. Selecciona la opción Eliminar en el panel de opciones superior.
5. Se abrirá un pop – up de confirmación, para realizar la eliminación haz clic en Eliminar Tarea.
6. Se confirmará la acción en el sistema con la notificación: “Tarea eliminada con éxito”.

Puedes eliminar varias tareas al mismo tiempo usando la multiselección.

Elimina tareas desde el Listado de Proyectos.

1. Ingresa al Listado de Proyectos desde el módulo Proyectos.
2. Abre el proyecto que contiene la tarea haciendo clic sobre su nombre. Puedes utilizar la función buscar para encontrarlo más rápidamente.

3. Dentro del listado de tareas del proyecto, activa la casilla que está al inicio de la final de la tarea a eliminar.
4. Selecciona la opción Eliminar en el panel superior.
5. Confirma la acción dando clic en el botón Eliminar Tarea en el pop – up emergente.
6. Se confirmará la acción con la notificación: “Tarea eliminada con éxito”.

Puedes eliminar varias tareas al mismo tiempo usando la multiselección.

Dentro del módulo de Proyectos de docDigitales puedes crear una nueva tarea para dar seguimiento a los proyectos y actividades de tu equipo. Estas tareas te permiten medir el avance, organizar el trabajo y mantener un flujo operativo saludable.

Puedes crear una nueva tarea de dos maneras distintas dentro de tu cuenta.

Crear Tarea desde el Listado de Proyectos

1. Ingresa al módulo Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
2. Localiza el proyecto al que deseas agregar una nueva tarea. Puedes utilizar la función de buscar para encontrarla más rápidamente.
3. Da clic sobre el nombre del proyecto para abrir el Detalle del proyecto.

4. Dentro de la etapa donde deseas registrar la tarea, haz clic en + Nueva Tarea.

5. Se abrirá el formulario de Nueva Tarea, con los campos Proyecto* y Lista (etapa) ya precargados.

6. Completa los siguientes campos faltantes:

Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios; si alguno queda vacío, la tarea no podrá registrarse en el sistema.

• Proyecto*: Ya estará precargado con el proyecto seleccionado.
• Título*: Asigna un título claro y descriptivo para identificar la tarea fácilmente.
• Descripción: Describe los detalles necesarios para que la persona asignada pueda realizar la tarea correctamente.

• Etiquetas: Crea distintas categorías escribiendo su nombre y presionando Enter. Puedes agregar varias etiquetas separadas por comas.

• Prioridad: Selecciona el nivel de prioridad:
  • Alta
  • Media
  • Baja
  • Sin Prioridad

• Tipo: Indica el tipo de tarea:
  • Historia.
  • Tarea.
  • Error

• Fecha inicio / Fecha fin: Registra las fechas en formato calendario para indicar el inicio y la fecha límite de la tarea.

• Lista: Este campo viene precargado con la etapa donde estás creando la tarea, Puedes modificarla seleccionando la etapa correcta.

• Asignar a: Selecciona al colaborador responsable de realizar la tarea.

Al guardar la tarea, el usuario asignado recibirá una notificación en su bandeja indicando que se le ha asignado una nueva actividad.

7. Una vez que completes todos los campos, haz clic en el botón Guardar Tarea para que se registre en el sistema.

8. El sistema confirmará la creación con la notificación “Tarea Creada con éxito”

9. La tarea se agregará automáticamente dentro de la etapa o listado donde la registraste.

Si deseas cancelar la creación, haz clic en Cancelar y no se guardará la información.

Crea una tarea desde el Listado de Tareas

1. Ingresa al módulo Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
2. Da clic en la pestaña Listado de Tareas, ubicada en la parte superior.
3. Haz clic en + Nueva Tarea, ubicado en la parte superior derecha de tu pantalla.

4. Se abrirá el formulario de creación de Nueva Tarea. Completa los siguientes campos:

• Proyecto * : Selecciona del listado el proyecto donde se registrará esta nueva tarea.

• Título *: Asigna un nombre fácil de identificar que describa claramente la actividad.
• Descripción: Agrega detalles o instrucciones para que la tarea pueda ejecutarse correctamente.

• Etiquetas: Escribe el nombre de la categoría y presiona Enter. Puedes agregar distintas etiquetas separadas por comas.

• Prioridad: Selecciona el nivel de prioridad:
  • Baja
  • Media
  • Alta
  • Sin prioridad

• Tipo: Selecciona el tipo de tarea:
  • Tarea.
  • Historia.
  • Error.

• Fecha inicio / Fecha fin: Indica en formato calendario (DD/MM/AAAA) las fechas de inicio y fin de la tarea.

• Lista: Selecciona la etapa del proyecto donde colocarás la tarea, las etapas que se muestran dependerán del tipo de plantilla del proyecto.

• Asignar a: Selecciona al colaborador o colaboradores responsables de realizar la tarea.

5. Una vez que completes todos los campos, haz clic en el botón Guardar Tarea para que se registre en el sistema.

6. El sistema confirmará la creación con la notificación “Tarea Creada con éxito”

7. La nueva tarea se agregará automáticamente al proyecto dentro de la etapa seleccionada y aparecerá también en dentro del Listado de Tareas activas.