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  • Glosario de Contactos

    A

    Acción: Actividad o tarea específica que se realiza para dar seguimiento o avanzar a un Trato comercial.

    Archivos adjuntos: Documentos que se cargan al sistema para complementar la información de un contacto.

    Asignado a: Persona o colaborador responsable de gestionar o dar seguimiento a un proveedor, cliente o prospecto dentro del sistema.

    Asignación de Staff: Proceso mediante el cual se asigna un colaborador para atender o gestionar a un proveedor, cliente o prospecto.

    B

    Banco: Entidad financiera donde existen cuentas para hacer movimientos bancarios como cobros o pagos.

    C

    Catálogo de usos del SAT: Listado oficial por parte del SAT de los diferentes usos que se le pueden dar a un Comprobante Fiscal Digital CFDI.

    Cliente: Persona física o moral con la que se ha cerrado una relación comercial formal para la compra de productos o servicios.

    Condiciones de pago: Acuerdo establecido sobre cómo y cuándo se realizarán los pagos de los bienes o servicios adquiridos.

    Contacto: Registro individual que contiene toda la información detallada de una persona o empresa con quien se tiene relación comercial.

    Convertir a cliente: Acción de cambiar el estado de un prospecto a cliente, una vez formalizada la relación comercial.

    Cotización: Documento que describe la actividad, costos, términos y condiciones para un prospecto antes de cerrar un Trato.

    Correo electrónico: Medio de contacto digital a través del e-mail.

    Cuenta Gastos: Cuenta contable donde se registran los gastos operativos relacionados con el negocio.

    Cuenta provisión: Cuenta contable o reserva de dinero destinado para los gastos probables futuros.

    D

    Datos CFDI: Información fiscal que debe contener un Comprobante Fiscal Digital para cumplir con los requisitos del SAT.

    Detalle de Cliente: Información específica sobre un cliente, incluyendo historial comercial, datos fiscales y de contacto.

    Detalle de Prospecto: Información completa sobre un prospecto, incluyendo estado y colaborador asignado.

    Detalle de Proveedor: Información completa sobre un proveedor, incluyendo sus datos fiscales, productos o servicios ofrecidos y condiciones de la relación comercial.

    Días de crédito: Número de días otorgados para realizar el pago de la compra de un producto o servicio.

    Dirección fiscal: Domicilio registrado ante el SAT que se utiliza para efectos fiscales y legales.

    Documento: Archivo relacionado con una operación comercial o fiscal, por ejemplo, factura, cotización, nota de venta u orden de compra.

    E

    Estado del prospecto: Etapa en la que se encuentra el prospecto dentro del proceso comercial (Calificado, No calificado, Contactado, etc.).

    F

    Factura: Comprobante fiscal que acredita la venta de un producto o servicio cumpliendo con los requisitos del SAT.

    Forma de pago: Método con el que se realiza el pago de un producto o servicio.

    I

    Importación: Proceso de cargar datos externos al sistema de docDigitales para su gestión.

    Importar proveedores o clientes: Función para subir mediante un archivo o plantilla el listado externo de tus proveedores o clientes.

    Intento de contacto: Acción de contactar a un prospecto sin obtener respuesta.

    L

    Listado de proveedores: Conjunto organizado de todos los proveedores registrados en el sistema.

    Límite de crédito: Monto máximo monetario autorizado para que un cliente pueda realizar una compra a crédito.

    Lugar de Jurisdicción: Territorio o área geográfica donde un tribunal o autoridad tiene el poder legal para aplicar la ley.

    N

    No. Ex.: Número exterior de la dirección fiscal o comercial.

    No. Int.: Número interior de la dirección fiscal o comercial.

    Nombre: Denominación legal o personal de un contacto, cliente, proveedor o prospecto.

    Nombre comercial: Nombre con el que una empresa o persona es conocida en el mercado comercial.

    Nombre del extranjero: Identificación de un contacto o proveedor extranjero sin registro de RFC en México.

    Nota de venta: Documento que detalla la venta de un producto o servicio sin ser un comprobante fiscal.

    Nota Interna: Campo destinado a registrar comentarios adicionales sobre un contacto.

    Nuevo Prospecto: Registro nuevo dentro del sistema para dar seguimiento a un posible cliente que aún no ha sido calificado.

    Número de cuenta: Identificador numérico único y personal asignado por el banco para realizar movimientos financieros.

    Número ID fiscal: Clave de identificación fiscal de un contacto o empresa.

    O

    Orden de compra: Documento formal para solicitar productos o servicios a un proveedor, especificando cantidades, productos y condiciones de pago.

    P

    Plantilla base: Archivo estructurado que sirve como guía para capturar y cargar datos masivamente al sistema.

    Prospecto: Persona o empresa interesada en los productos o servicios, pero que aún no es cliente formal.

    Prospecto Calificado: Prospecto que cumple con los requisitos para ser cliente potencial y está en proceso de cierre comercial.

    Prospecto Contactado: Prospecto con el que ya se estableció comunicación, pero que aún no avanza al cierre del trato.

    Prospecto No Calificado: Prospecto que no cumple con los requisitos para convertirse en cliente.

    Puesto: Cargo o función que desempeña el contacto dentro de la empresa.

    R

    Razón Social: Nombre legal registrado en el SAT de una persona física o moral.

    Recordatorio de pago: Alertas automáticas para notificar a tus clientes sobre pagos pendientes o próximos a vencer.

    Régimen fiscal: Clasificación fiscal registrada ante el SAT de la persona física o moral.

    Relación comercial: Vínculo formal entre dos partes para la venta de productos o servicios.

    RFC: Registro Federal de Contribuyentes, clave única para identificar a las personas físicas o morales ante el SAT.

    RFC Banco: Clave fiscal que identifica al banco para efectos fiscales.

    S

    Seguimiento: Proceso de atención y comunicación con clientes o prospectos para poder formalizar la relación comercial.

    Sitio Web: Dirección digital o URL.

    Staff: Equipo de colaboradores registrados en el sistema que son asignados para gestionar contactos, prospectos, seguimientos o tratos.

    T

    Tarifa: Precio asignado a productos o servicios para los clientes.

    Tarifa predeterminada: Precio base asignado a un contacto o tipo de operación.

    Tax ID: Número de identificación fiscal utilizado por personas físicas o morales extranjeras, equivalente al RFC mexicano.

    Teléfono: Número telefónico registrado para contacto directo.

    Tipo de operación: Clasificación que define la naturaleza de la relación comercial o transacción.

    Tipo de tercero: Categoría que identifica el tipo de contacto.

    Trato: Oportunidad de venta.

    U

    Uso de CFDI: Finalidad con la que se utiliza un comprobante fiscal digital según la normativa del SAT.

    Z

    Zona fiscal: Área geográfica que limita la aplicación de normas fiscales para efectos de facturación o registros contables.

  • Acciones disponibles para seguimientos

    Con el calendario de Seguimientos de docDigitales puedes consultar, filtrar y gestionar todas las actividades programadas que te han sido asignadas.

    Si tienes un rol de líder en el equipo comercial, también podrás visualizar y dar seguimiento a las actividades de todos los integrantes de tu equipo.

    1. Accede desde CRM > Seguimientos.
    2. Se abrirá la pantalla del Calendario con distintas funcionalidades.

    Calendario con seguimientos: 

    1. Visualiza el mes en curso con los Seguimientos agrupados por día.
    • Cada día se muestran hasta tres seguimientos en vista previa. Si existen más seguimientos registrados aparecerá la leyenda “+ X seguimientos”. Al hacer clic, se desplegará el listado completo.
    • Cada Seguimiento cuenta con un ícono y color específico para identificarlo:

    Para consultar el detalle completo del seguimiento, haz clic sobre él y se abrirá una nueva ventana con toda la información.

    Panel de filtrado

    1. Puedes aplicar distintos filtros para encontrar seguimientos específicos. Los filtros se presentan en formato de lista de selección, y puedes seleccionar tantos como sean necesarios.

    Nota: También puedes realizar esta búsqueda directamente desde la pantalla de listado.

    Fecha del calendario

    1. Puedes desplazarte entre meses y años para consultar seguimientos anteriores o programados en el futuro. Utiliza el menú desplegable para seleccionar el mes o año deseado y el calendario se actualizará de manera automática al mes o año asignado.

    Botón de Nuevo Seguimiento

    1. Desde el calendario, puedes crear un nuevo seguimiento haciendo clic en el botón + Nuevo Seguimiento, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

  • Busca o filtra entre seguimientos

    En el módulo de seguimientos de docDigitales puedes localizar información de forma rápida utilizando las funciones de búsqueda o filtrado. 

    Buscar un seguimiento

    1. Accede al menú lateral izquierdo y selecciona CRM > Seguimientos.
    2. Ingresa a la pestaña Listado.
    1. Haz clic en el botón Buscar, ubicado en la parte superior de la lista.
    2. Se desplegará un formulario con los siguientes campos.

    *Ningún campo de búsqueda es obligatorio, puedes utilizar los que consideres necesarios.

    • Título: Ingresa el nombre que le asignaste al seguimiento al momento de crearlo.
    • Clave de seguimiento: Escribe la clave que se asignó al momento de crear el seguimiento, cuenta con el siguiente formato “SEG-XXX”. La numeración es consecutiva.
    • Cliente o Prospecto: Escribe el nombre del cliente o prospecto vinculado al seguimiento.
    • Tratos: Selecciona el Trato para consultar sus seguimientos. Solo es posible seleccionar un Trato.
    • Fecha de inicio: Consulta entre un rango de fechas del inicio del seguimiento.
    • Fecha de fin: Busca entre un rango de fechas del cierre o fin del seguimiento.
    1. Haz clic en Buscar para mostrar los resultados que coincidan con los criterios ingreados.

    Nota: Si deseas realizar una nueva búsqueda, utiliza el botón Limpiar campos, o selecciona Cancelar para salir del formulario.

    Filtrar seguimientos

    También puedes aplicar filtros para consultar únicamente los seguimientos que sean de tu interés.

    1. Accede al listado de Seguimientos.
    1. En el panel de búsqueda, localiza las opciones de filtrado.
    1. Selecciona los filtros necesarios para tu búsqueda.
    • Asignado a: Te permite filtrar los seguimientos por uno o varios colaboradores asignados.
    • Prioridad: Filtra por nivel de urgencia:
      • Sin prioridad
      • Alta
      • Media
      • Baja
    • Estado: Selecciona el estado del seguimiento:
      • Pendiente
      • En curso 
      • Finalizado
    • Acción: Filtra por tipo de acción del seguimiento:
      • Reunión
      • Llamada 
      • Correo electrónico
      • Actividad
    1. Conforme vayas aplicando los filtros, el sistema actualizará el listado automáticamente para mostrarte los seguimientos correspondientes.

    Nota: Para reiniciar el filtrado de seguimientos es necesario que deselecciones los filtros o inicies sesión nuevamente.

    Consejos en la búsqueda de seguimientos

    • Utiliza palabras clave en los campos de búsqueda para localizar el seguimiento con rapidez.
    • Combina filtros de prioridad con rangos de fechas para identificar seguimientos urgentes.
    • Si tienes un alto volumen de seguimientos, haz revisiones periódicas para mantener actualizada toda la información.

  • Modifica el estado de los seguimientos

    Mantén el control de tus actividades actualizando el estado de cada Seguimiento conforme el avance de las tareas.

    Estados de seguimiento en docDigitales.

    El sistema cuenta con 3 estados de seguimiento predeterminados.

    • Pendiente: Seguimiento que se ha creado, pero aún no ha iniciado.
    • En curso: Seguimiento que se encuentra activo y con tareas en curso. 
    • Finalizado: La tarea ha finalizado y ya no requiere de mayor actividad.

    Cambia de estado un seguimiento.

    Al momento de crear un Nuevo Seguimiento en el sistema, su estado se define automáticamente como Pendiente y puedes actualizarlo de 2 maneras distintas.

    Desde el listado de seguimientos

    1. Accede al listado de seguimientos desde el menú CRM > Seguimientos.
    2. Haz clic en la pestaña Listado.
    1. Localiza el seguimiento que deseas actualizar. Encontrarás su estado al final de la fila.
    1. Haz clic sobre el botón del Estado.
    2. Selecciona la nueva opción de estado: En curso o Finalizado.
    3. Se actualizará automáticamente conforme a la nueva selección.

    Desde el detalle de seguimiento

    1. Ingresa al detalle del seguimiento que deseas cambias. Puedes hacerlo desde el calendario o directamente desde el trato asociado
    1. Se abrirá una pantalla con toda la información del Seguimiento.
    2. Haz clic en el botón del Estado.
    1. Selecciona el nuevo estado: En curso o Finalizado.

    Recomendaciones para una gestión eficiente de Seguimientos

    • Modifica el estado en cuanto avances con la actividad para mantener la información actualizada.
    • Identifica los seguimientos con mayor prioridad o urgencia y asegúrate de moverlos a En curso para no afectar el cumplimiento de tu trato.
    • Si un seguimiento cambia de estado y afecta a otros colaboradores, informa al equipo.

  • Edita o elimina seguimientos

    Editar un seguimiento

    Si requieres actualizar la información de un seguimiento, por ejemplo, modificar fechas, títulos o datos asignados, puedes realizarlo siguiendo estos pasos:

    1. Ingresa al listado de Seguimientos desde el menú lateral izquierdo en CRM > Seguimientos.
    2. Haz clic en la pestaña Listado.
    1. Localiza el Seguimiento que deseas modificar y da clic en el ícono de lápiz ubicado al final de la fila correspondiente.
    1. Se abrirá el formulario con la información precargada del seguimiento seleccionado.
    2. Haz clic en el campo que deseas modificar y actualiza la información según corresponda.
    3. Una vez realizados los cambios, haz clic en Guardar Seguimiento. El sistema validará que los campos obligatorios contengan información; si se detecta algún error, se mostrará un mensaje en el campo correspondiente.

    *Puedes editar todos los campos del Seguimiento.

    1. Regresarás a la pantalla anterior y se mostrará una notificación de confirmación.

    Elimina uno o varios seguimientos

    Si existen seguimientos que ya no sean necesarios o estén finalizados, puedes eliminarlos mediante la función de selección múltiple.

    *Toma en cuenta que una vez que un Seguimiento haya sido eliminado del sistema no podrás recuperarlo de ninguna manera.

    1. Ingresa al Listado de Seguimientos.
    1. Ubica la casilla de selección que se encuentra en la parte izquierda de cada seguimiento.
    2. Selecciona las casillas correspondientes del / los seguimientos que desees eliminar del sistema.
    3. Haz clic en el botón Eliminar, ubicado en la parte superior derecha de la lista.
    4. Se abrirá un Pop – Up de confirmación. Da clic en Eliminar Seguimiento para confirmar la acción.
    1. Al eliminar el seguimiento, el sistema mostrará una notificación de confirmación con la leyenda Seguimiento eliminado con éxito.

    Para cancelar la eliminación solo da clic en el botón Cancelar o en el ícono de cerrar (X) ubicado en la esquina superior derecha del cuadro de confirmación.

  • Consulta los seguimientos de un Trato

    En la pestaña Seguimientos puedes ver, buscar y actualizar el estado de todos los seguimientos relacionados con un trato específico.

    Conoce la pantalla de seguimientos

    1. Ingresa al listado de tratos desde el módulo de CRM > Embudo de ventas.
    2. Haz clic en la pestaña Tratos.
    1. Cargará la pantalla con el listado de tratos existentes en el sistema.
    1. Haz clic sobre el trato que deseas consultar.
    1. Ingresa en la pestaña Seguimientos y se abrirá una pantalla con todos los seguimientos de ese trato. 
    • Acción: Muestra el nombre y la clave del seguimiento. Si haces clic sobre el nombre se abrirá una ventana con todos los detalles.
    • Fecha inicio: Indica la fecha en la que se creó el seguimiento. Si no existe una fecha asignada, se mostrará un guion “-”.
    • Prioridad: Muestra un icono que identifica la prioridad de la actividad:
      • Sin prioridad: “-”
      • Alta: “∧”
      • Media: “=”
      • Baja: “∨”
    • Asignado a: Visualiza un icono con las iniciales del vendedor o colaborador responsable. Si no tiene a nadie asignado, aparecerá un guion “-”.
    • Estado: Muestra el estado actual del seguimiento con las opciones:
      • Pendiente
      • En curso
      • Finalizado

    Nota: Si cuentas con permisos completos de acceso al CRM, puedes hacer clic sobre el estado para desplegar las opciones disponibles y actualizar el estado directamente desde aquí.

    Filtra o busca un seguimiento dentro de un trato

    1. Dentro de la pestaña Seguimientos, haz clic en el icono Buscar. Se desplegará un menú de búsqueda, donde podrás buscar o filtrar por distintas opciones.
    • Título: Busca por nombre del seguimiento.
    • Usuario asignado: Selecciona de la lista al colaborador del cual deseas ver sus asignaciones.
    • Prioridad: Elige entre las distintas opciones, según tu necesidad de búsqueda:
      • Sin prioridad
      • Alta
      • Media
      • Baja
    • Fecha inicio: Define un rango de fechas de inicio y fin para la búsqueda.
    1. Haz clic en Buscar para aplicar los filtros y que se muestren los seguimientos según tu búsqueda.
    1. Una vez que encuentres el seguimiento deseado, haz clic sobre él para conocer los detalles completos.

    Detalles de seguimiento

    1. Estatus del seguimiento: Indica en que estatus se encuentra la actividad:
    • Pendiente
    • En Curso 
    • Finalizado
    1. Abreviatura del seguimiento: Abreviatura que engloba el tipo de seguimiento y la clave del trato. Se incluye el icono para relacionar que tipo de acción es.
    2. Prioridad del seguimiento: Icono donde se muestra el nivel de prioridad de este seguimiento.
    3. Título del seguimiento: Título asignado al seguimiento.
    4. Cliente: Cliente o prospecto con el que se tiene el trato comercial. Si das clic sobre el nombre se abrirá la tarjeta de contacto.
    5. Descripción del seguimiento: Detalles relevantes sobre el seguimiento.
    1. Asignado a: Colaborador asignado encargado de llevar a cabo este seguimiento.
    2. Relacionado a Trato: Campo donde se muestra el nombre del trato comercial junto con su clave. Este campo puede no estar relacionado a ningún trato en específico.
    3. Fecha: Fecha de inicio y fin del seguimiento.
    4. Link adicional:  Puedes colocar links de apoyo o documentación extra para llevar un mejor control, por ejemplo, links de una videollamada, documento descriptivo o sitio web institucional.

  • Consulta el resumen de tus inventarios

    El dashboard de inventarios te permite visualizar, de forma clara y en tiempo real, el estado actual de tus existencias, las ventas por mes y la disponibilidad de productos.

    1. Accede a tu cuenta ingresando tu correo y contraseña.
    2. Una vez dentro de tu cuenta, en el menú del lado izquierdo, haz clic en Inventario >Resumen.

    ¿Qué verás en el módulo de resumen de inventarios?

    El panel muestra datos actualizados al día en curso de los principales movimientos de tu inventario. A continuación, te explicamos qué representa cada bloque.

    1. Costo total actual: Es el valor total de tu inventario conforme al costo por producto o servicio y muestra también las unidades en existencia (stock total).
    2. Costo venta mes actual: Te indica el valor de las unidades vendidas durante el mes en curso. 
    3. Costo venta mes anterior: Aquí puedes comparar el costo de las ventas del mes anterior con el mes actual. También te muestra el número de unidades vendidas en el periodo pasado.
    4. SKU disponibles: Te muestra cuántos SKU (productos / servicios) tienes disponibles al momento y cuántos se encuentran suspendidos.

    ¿No sabes cómo gestionar tus SKU? Consulta el manual de gestión de SKU.

    1. Histórico de stock: En esta gráfica podrás ver cómo se ha comportado el valor total de tu inventario en los últimos 365 días. 
    2. Alertas de stock: Esta tarjeta te muestra en tiempo real qué productos están por debajo o por encima del nivel de inventario que configuraste.

    Consulta el manual de gestión de alertas para límites de stock.

    Si deseas ver más a detalle cada movimiento, solo da clic sobre él y se mostrará un histórico del producto con:

    • Tarifas y costos.
    • Altas y bajas de inventario.
    • Stock actual.
    • Ventas por unidad (mes actual y anterior).
    • Estatus (disponible o suspendido).
    • Número de SKU.
    • Fotografía del producto.

    *Tip: Mantén configurados correctamente tus mínimos y máximos para cada SKU. Esto te ayudará a prevenir faltantes o sobrantes y ocasionar que esto afecte la economía de tu empresa.

  • Emite una factura de traslado (Versión CFDI 4.0)

    Si necesitas mover mercancía de un lugar a otro, sin que exista una venta de por medio, es necesario que realices una factura de traslado con complemento Carta Porte. Sigue el paso a paso para que puedas realizarla en docDigitales:

    1. Inicia sesión desde el panel de login utilizando tu correo y contraseña.
    2. Haz clic en +Nuevo> Factura desde el panel principal, o si lo deseas, puedes ingresar desde el módulo de Facturación >Facturas y Notas de Venta> Nueva factura.
    1. Comienza a llenar los datos de la factura de traslado:
    • Cliente: Escribe el nombre o razón social de tu cliente. Si aún no lo tienes registrado da clic en +Nuevo cliente e ingresa su información.

    ¿No sabes cómo registrar un cliente? Consulta el manual paso a paso.

    • Tipo de comprobante: Selecciona traslado. Recuerda que este tipo de factura no es venta, solo es movimiento de mercancía.
    • Título: Se autocompleta al elegir “traslado”, pero si quieres personalizarlo, da doble clic y escribe el título de tu preferencia.
    • Fecha: Se asigna la fecha del día en curso, Considera que no es posible asignar fecha futura en esta factura.
    • Moneda: Selecciona la opción XXX (sin moneda).
    • Serie: Puedes asignar un número de serie por tipo de comprobante (ingreso, egreso o traslado), y así separar tus facturas.
    • Folio: Es solamente de control interno y no tiene validez ante el SAT.

    *Cómo es un documento para trasladar mercancía, el total y subtotal de la factura debe ser igual a $0.00.

    1. Agrega los artículos que vas a trasladar, puedes seleccionarlos de tus productos guardados o crear un nuevo producto.
    • Cantidad: Número de artículos a trasladar.
    • Artículo: Nombre del producto con un máximo de 50 caracteres (incluyendo espacios).
    • Descripción: Detalla las características del producto que vas a transportar, máximo 1,000 caracteres, incluyendo los espacios.
    • Clave SAT: Ingresa la clasificación del producto según el catálogo del SAT. Puedes comenzar a escribir palabras clave para que nuestro buscador te ayude a encontrar la clave, o si ya la conoces, escribe los 8 dígitos.

    Encuentra tu clave con el buscador de claves del SAT.

    • Unidad SAT: Es la unidad de medida de tu producto según el SAT (pieza, kilogramo, metro, etc.). Puedes comenzar a escribirla para que nuestro buscador se active.

    Catálogo de unidades, portal del SAT.

    • Precio unitario: Es el costo de los artículos antes de impuestos.
    • Impuestos: Por normativa, una factura de traslado no debe incluir impuestos, así que selecciona la opción > No objeto de impuesto.

    *Cómo es un documento para trasladar mercancía, el total y subtotal de la factura debe ser igual a $0.00.

    Información relevante

    Debido a que solamente es un traslado y no una venta, puedes omitir el llenado de los siguientes campos:

    • Método de pago
    • Forma de pago
    • Condición de pago
    • Exportación

    En el campo “Nota” puedes incluir información relevante referente al traslado, ya sea información de origen y destino o información relevante sobre la mercancía.

    Agrega el complemento Carta Porte

    1. Selecciona en complementos la opción de Carta Porte, para que tu traslado sea válido ante el SAT y puedas mover tu mercancía sin contratiempos. La Carta Porte detalla:
    • Traslado nacional o internacional.
    • Trayecto del traslado (origen, destino) con direcciones exactas.
    • Unidad de peso del producto.
    • Tipo de transporte (auto, marítimo, aéreo o ferroviario)
    • Datos del vehículo (marca, modelo, año, n.º de póliza de seguro, placas, etc.).

    Consulta aquí cómo generar tu Carta Porte.

    1. Para guardar tu factura, puedes seleccionar cualquiera de las 3 opciones que tenemos para ti.
    • Ver factura: Previsualiza tu factura de traslado con Carta Porte en PDF.
    • Guardar: Guarda tu factura en borrador, sin timbrar.
    • Timbrar: Válida ante el SAT y es la factura oficial.

  • Consulta el resumen de tu facturación

    Desde tu cuenta en docDigitales, puedes consultar un resumen visual del estado financiero de tu empresa mediante gráficas y filtros. Revisa de forma sencilla el total de facturas emitidas, los ingresos generados y los folios disponibles. 

    En este manual te mostramos cómo acceder y comprender tu dashboard de facturación.

    Panorama general de tu facturación

    En la parte superior del panel podrás visualizar una gráfica de barras que muestra el total de:

    • Ventas netas: Ingresos después de descuentos, devoluciones y bonificaciones.
    • Gastos: Son los egresos operativos para que tu empresa pueda funcionar.
    • Ganancia neta: Es el dinero que te queda libre después de pagar impuestos y haber cubierto los gastos.

    Puedes filtrar esta gráfica por lapsos de tiempo:

    • Últimos 365 días.
    • Año actual.
    • Año anterior.

    Cuentas por cobrar

    Muestra la información de los últimos 365 días de:

    • Ventas pendientes: El crédito aún no ha sido pagado.
    • Ventas vencidas: Ya pasó la fecha de pago, pero el cliente aún no liquida su deuda.
    • Ventas pagadas los últimos 30 días: Son las ventas que ya han sido liquidadas.

    Ventas por clientes

    Te permite saber quiénes son tus mejores clientes y cuáles son tus productos estrella.

    Nota: Si deseas consultar meses anteriores, haz clic en el mes actual y selecciona el mes de tu preferencia.

    Principales gastos por categoría

    Encuentra el resumen de los principales gastos por categoría de los últimos 365 días, mostrándote: 

    • Categoría.
    • Gasto total.
    • Porcentaje del gasto que representa.

    Cotizaciones generadas

    Se representa por medio de una gráfica de pastel, con el total de cotizaciones generadas los últimos 365 días y su estatus en conjunto de sus porcentajes:

    • Aceptadas.
    • Sin Aceptar.

  • Crea un nuevo seguimiento

    En el módulo de CRM de docDigitales puedes crear Nuevos Seguimientos para dar continuidad a las actividades relacionadas con un trato. Estos Seguimientos te permiten registrar tareas como reuniones, correos electrónicos, llamadas o actividades generales. 

    No existe límite de registros, por lo que puedes crear todos los seguimientos necesarios para un trato.

    Crea un Nuevo Seguimiento desde el calendario

    1. Ingresa al panel de Seguimientos desde CRM> Seguimientos.
    1. Se abrirá la vista en formato de calendario. Haz clic en el botón + Nuevo Seguimiento, ubicado en la parte superior de la pantalla.
    1. Se desplegará el formulario de Nuevo Seguimiento donde deberás de llenar los siguientes campos: 
    • Cliente o Prospecto: Campo de texto con búsqueda predictiva. Al escribir el nombre, el sistema mostrará coincidencias con los clientes o prospectos registrados. Si no existe el nombre, se creará un nuevo contacto.

    Nota: Al seleccionar un Cliente o Prospecto ya existente, el seguimiento quedará vinculado a este, y únicamente se mostrarán los tratos que tenga relacionados.

    • Título: Asigna un nombre al seguimiento con un máximo de 200 caracteres.
    • Acción: Selecciona entre el menú desplegable si se trata de:
      • Reunión.
      • Llamada. 
      • Correo electrónico. 
      • Actividad.
    • Prioridad: Define el nivel de prioridad del Seguimiento según su urgencia. Las opciones del sistema son:
      • Sin prioridad.
      • Alta.
      • Media.
      • Baja. 
    • Fecha y hora de inicio: Indica la fecha y hora de inicio del Seguimiento. Las opciones de horario se muestran en intervalos de 15 minutos.
    • Fecha y hora de fin: Define la fecha y hora aproximadamente del término de la actividad. Este valor no puede ser anterior a la fecha de inicio.
    • Asignado a: Selecciona dentro de la lista al colaborador responsable del Seguimiento. Considera que este campo solo está disponible para usuarios con acceso completo al módulo de CRM.
    • Relacionado a Trato: Selecciona de la lista los tratos relacionados con el Cliente o Prospecto, el trato en cuestión. También puedes agregar seguimientos a clientes sin necesidad de relacionarlos con un trato.
    • Descripción: Campo de texto libre para detallar información adicional necesaria, con un máximo de 1000 caracteres.
    • Link adicional: Agrega un enlace relacionado con el seguimiento, puede ser el URL de una reunión virtual o un documento con los detalles técnicos. Solo se permite registrar un enlace por seguimiento.
    1. Completado el llenado del formulario dando clic en Guardar Seguimiento.
    1. Al guardar, se mostrará una notificación de confirmación y serás redirigido automáticamente al listado, donde podrás visualizar el nuevo seguimiento registrado. Además, el evento se agregará al calendario de forma automática.
    1. Si decides cancelar el registro, haz clic en Cancelar para descartar los cambios.

    Nota: Puedes registrar seguimientos a clientes con los que ya hayas negociado anteriormente, incluso si no están vinculados a un trato activo. Esto aplica tanto para clientes frecuentes como para aquellos con quienes hayas cerrado acuerdos en el pasado.

    Agrega un Nuevo Seguimiento desde un trato 

    1. Ingresa al detalle de Trato desde CRM >Embudo de ventas.
    2. Después da clic en la pestaña Tratos.
    1. Selecciona el Trato de tu interés. Puedes utilizar la función Buscar y dar clic sobre él una vez que lo hayas localizado.
    1. Ingresa al panel de Seguimientos dando clic en la pestaña correspondiente.
    1. En el panel de acciones en la parte superior da clic en Agendar Seguimiento.
    1. Se abrirá una pestaña para agregar un Nuevo Seguimiento con los datos del Cliente o Prospecto y Trato ya pre-cargados.
    1. Completa los campos del formulario de Nuevo Seguimiento como en el caso anterior.