Desde tu cuenta de docDigitales puedes localizar rápidamente pólizas dentro del listado de pólizas mediante filtros y búsquedas, facilitando la localización de pólizas y ahorro de tiempo en la búsqueda.
Buscar Pólizas
Accede al Listado de Pólizas desde Contabilidad > Listado de Pólizas.
Se mostrará la lista con todas las pólizas que has generado, tanto manuales como automáticas.
En la parte superior encontrarás la opción Buscar, haz clic sobre ella.
Se abrirá un menú desplegable con los siguientes criterios de búsqueda:
Ejercicio: Selecciona el año contable a consultar.
Periodo: Selecciona el mes del ejercicio a consultar.
Tipo: Define si la póliza es de ingreso, egreso, diario de ventas o diario de compras.
Número de póliza: Si conoces el número exacto, ingrésalo directamente.
Concepto: Escribe el concepto registrado en la póliza.
Haz clic en el botón Buscar para mostrar los resultados que coincidan con la búsqueda.
Si deseas hacer una nueva búsqueda, da clic en Limpiar Campos y repite el proceso anterior.
Para cerrar el panel de búsqueda, haz clic en el botón Cancelar.
Nota: Puedes combinar filtros según necesites para agilizar la búsqueda.
Filtrar Pólizas
Además de la búsqueda avanzada, puedes filtrar pólizas por el mes de creación.
Estando dentro del listado de pólizas, localiza el mes y año justo debajo de la opción Buscar, ahora da clic en el icono de flecha que está a su lado.
Se abrirá el listado de periodos de ejercicios disponibles, selecciona el periodo a consultar.
El sistema se actualizará automáticamente para arrojarte los resultados del periodo seleccionado.
Puedes copiar una póliza, ya sea automática o manual, para generar una nueva con los mismos datos de la original (cliente o proveedor y CFDI relacionados), el número de póliza será asignado de manera automática al consecutivo de la última registrada.
Copiar póliza
Ingresa al Listado de Pólizas desde el menú, Contabilidad > Listado de Pólizas.
Selecciona la póliza que deseas copiar. Para hacerlo, marca la casilla que aparece al inicio de la fila.
En el panel superior de opciones, haz clic en Copiar.
El sistema generará una nueva póliza con un número diferente.
En esta nueva póliza, podrás editar todos los campos que necesites.
Para finalizar, da clic en el botón Guardar Póliza y quedará registrada dentro de tu listado.
Nota: Si no quieres volver a contabilizar algún CFDI, elimínalo de los renglones usando el ícono de basura al final de la fila y conserva únicamente la información que necesites de la póliza original.
Cuando generas pólizas automáticas en tu cuenta de docDigitales, es importante conocer cómo se asignan las cuentas contables y qué aspectos debes considerar para que tus movimientos financieros se registren correctamente.
Asignación de cuentas por default
Clientes o proveedores ya registrados: Si ya están en el catálogo, la cuenta que aparecerá por default será la asignada al momento de su creación.
Clientes o proveedores nuevos: Si es la primera vez que se registran mediante una póliza, las cuentas que selecciones se guardarán como default para futuras pólizas. Podrás editarlas después dentro del catálogo si lo deseas.
Cambios en cuentas de clientes o proveedores existentes: Si modificas las cuentas en una póliza, los cambios solo aplicarán a esa póliza. No afectarán futuras pólizas.
Flexibilidad en la asignación: Siempre puedes cambiar la cuenta asignada por default dentro de la póliza que estés creando para agilizar el registro de movimientos.
Validaciones
Cada movimiento de la póliza tiene 3 campos asignados:
Movimiento
IVA
Banco o cuenta provisión del cliente/proveedor
Nota:Si existen más impuestos, como retenciones o traslados, se mostrarán también dentro de esta sección.
En el pie de la póliza siempre podrás ver las sumas iguales, que corresponden a la diferencia entre la sumatoria de cargos y la sumatoria de abonos.
Estas sumatorias consideran todas las pólizas que se estén trabajando, ya sea que hayas seleccionado una póliza por XML o una sola póliza por todos los XML.
Error por diferencias: Si los totales de cargos y abonos no coinciden, el sistema mostrará el error. En este caso deberás revisar cuidadosamente los movimientos para que las sumas cuadren y se pueda guardar la póliza exitosamente.
Las pólizas contables permiten registrar, ordenar y respaldar los movimientos financieros de tu empresa. En docDigitales puedes generar pólizas automáticas a partir de todos tus CFDI, ya sean emitidos o recibidos.
Crear una nueva póliza automática.
Ingresa al listado de pólizas, dando clic en Contabilidad > Listado de pólizas.
Da clic sobre el botón + Nueva Póliza Automática, ubicado en la parte superior de tu pantalla.
El sistema abrirá el formulario de Nueva Póliza Automática, dividido en tres pestañas: Datos de Póliza, Relacionar CFDI y Movimientos.
Datos de Póliza
Nota: El tipo y número de póliza son obligatorios. Si no se llenan, el sistema mostrará un mensaje de error.
Fecha de póliza: Se asigna automáticamente la fecha actual.
Tipo de póliza:
Ingresos: Ventas al contado, por ejemplo, las ventas a clientes comunes.
Egresos: Compras al contado, por ejemplo, pago a proveedores.
Diario de ventas: Ventas a crédito, por ejemplo, ventas a tus clientes con financiamiento o plazo de pago.
Diario de compras: Compras a crédito, por ejemplo, compras a proveedores con los cuales manejes un sistema de crédito para el pago.
Frecuencia:
Una póliza por .xml: Se generará una póliza por cada XML adjunto.
Una póliza por todos los .xml: Se generará una sola póliza que incluya todos los CFDI adjuntos.
Número de póliza: Se asigna de manera automática en orden consecutivo y no es un campo editable.
Concepto: Selecciona la razón social del cliente o proveedor, o elige Editable para escribir un concepto personalizado.
Una vez llenado los campos correctamente, continúa el proceso, da clic en el botón Continuar a CFDI.
Se validarán que los campos obligatorios contengan información, en caso de encontrarse vacíos se mostrará un mensaje de error dentro del campo, complétalos y da clic nuevamente en Continuar a CFDI.
Relacionar CFDI
En esta pestaña podrás seleccionar los CFDI que estén pendientes de contabilizar y se asignarán a la póliza que estás creando, podrás seleccionar máximo 50 CFDI.
Nota: Si la póliza es de ingresos se mostrarán solo los CFDI emitidos, caso contrario al ser de egresos se mostrarán los CFDI recibidos.
Encuentra los CFDI a relacionar con esta nueva póliza, puedes utilizar la función de buscar para encontrarla más rápidamente.
Marca la casilla al inicio de la fila para seleccionar cada CFDI.
En la parte inferior, verifica el total de CFDI seleccionados y el importe total acumulado.
Haz clic en Continuar a Movimientos para ir al paso final.
Movimientos
En este último paso se asignarán las cuentas que han sido configuradas para cada cliente y podrás editar las cuentas asignadas.
Nota: Para las pólizas de ingresos y diario de ventas los montos se mostrarán en la columna de abono y para las pólizas de egreso y diario de compras los montos se mostrarán en la columna de cargo.
Revisa las cuentas asignadas automáticamente a cada cliente o proveedor.
Si es necesario, cambia las cuentas haciendo clic sobre el campo correspondiente.
Nota:Las únicas cuentas a las cuales les podrás generar pólizas, serán las subcuentas (nivel 4) o subcuentas auxiliares(nivel 5); en dado caso que una subcuenta tenga subcuentas auxiliares configuradas, solo se afectará la subcuenta auxiliar.
El IVA se asignará de manera automática: 16% para región nacional y 8% para región fronteriza.
Revisa que todos los movimientos cuadren con los CFDI relacionados.
Para editar el concepto de un movimiento, da doble clic sobre el campo y escribe el texto deseado.
Verifica que las sumas de cargos y abonos cuadren; si hay diferencia, la póliza generará error y deberás corregir los movimientos de las cuentas para que todo cuadre.
Haz clic en Guardar Póliza para finalizar. El sistema validará que la información esté completa y correcta antes de registrar la póliza.
Si todo está correcto te aparecerá una notificación “Póliza generada con éxito”
Una vez completados estos pasos, tu póliza automática quedará registrada y podrás consultarla en el listado de pólizas dentro de tu cuenta, hasta que se realice el Cierre de Ejercicio podrás editarla las veces que sean necesarias, una vez realizado el cierre del mismo, la póliza se encontrará solamente en modo lectura.
Si ya tienes pólizas manuales creadas dentro de tu cuenta de docDigitales, puedes editarlas para hacer ajustes en caso de ser necesario o eliminarlas si ya no las requieres en el sistema.
Nota: Recuerda que no es posible modificar ni borrar pólizas de un ejercicio contable que ha sido cerrado.
Editar pólizas manuales
Nota: Al editar una póliza la suma de los totales deben de cuadrar, en caso de no hacerlo el sistema te mostrará error y no se podrá guardar.
Ingresa al Listado de Pólizas, desde el menú lateral, Contabilidad > Listado de Pólizas.
Localiza la póliza que deseas editar, si lo prefieres, utiliza la función Buscar para encontrarla más rápido.
Una vez encontrada, da clic en Ver Póliza al final de la fila.
Se abrirá el detalle de la póliza en modo edición, en esta pantalla podrás realizar los ajustes necesarios y adjuntar hasta 3 archivos en formato .xml.
Realiza los ajustes necesarios. Puedes adjuntar hasta 3 archivos en formato .xml.
Una vez realizados los cambios da clic en el botón Guardar Póliza.
El sistema confirmará la acción con el mensaje: “Póliza actualizada con éxito”.
Elimina pólizas manuales
Nota:Eliminar una póliza es irreversible. Una vez borrada, no podrá recuperarse debido a que se elimina de la base de datos.
Ingresa al Listado de Pólizas.
Ubica la póliza a eliminar, usa la función Buscarpara encontrarla más rápido.
Una vez localizada, haz clic en la casilla de selección al inicio de la fila.
En el panel de acciones superiores, da clic en Eliminar.
Se abrirá una ventana emergente de confirmación, da clic en el botón Eliminar Póliza
El sistema confirmará la acción con el mensaje: “Póliza eliminada con éxito”
Además de poder generar pólizas automáticas en tu cuenta de docDigitales, puedes también generar una póliza manual para movimientos especiales como correcciones, contabilidad auxiliar o ajustes que no estén relacionados directamente con un CFDI.
Crear pólizas manuales
Ingresa a Contabilidad > Listado de Pólizas.
Haz clic en la flecha hacia abajo (↓), ubicada junto al botón +Nueva Póliza Automática.
Se desplegará un menú de opciones, selecciona la opción Póliza Manual.
Se abrirá el formulario Nueva Póliza Manual. Completa la información en cada sección:
Encabezado
Nota: Los campos Tipo, Número de Póliza y Concepto son obligatorios. Si alguno está vacío, el sistema mostrará un error.
Tipo: Selecciona si la póliza es de:
Ingreso.
Egreso.
Diario de Ventas
Diario de Compras
Número de Póliza: Asigna un número único de folio. Este número no puede repetirse, en caso de encontrarse repetido se mostrará un error en el campo.
Concepto: Escribe un concepto para que logres identificar la póliza, por ejemplo: pago de luz, venta extraordinaria, etc.
Fecha: Elige la fecha de creación de la póliza, por defecto se asignará la fecha actual.
Cuentas
En esta sección deberás capturar las cuentas y montos de los movimientos.
Referencia: Ingresa una referencia única para el movimiento.
Cuenta: Selecciona del listado la cuenta afectada.
Cargo: Escribe el monto si corresponde a un cargo, en dado caso de ser abono deja en blanco este campo.
Abono: Escribe el monto si corresponde a un abono, en caso de ser un cargo dejar en blanco este campo.
Concepto o movimiento: Describe brevemente el movimiento.
De forma predeterminada, la póliza tendrá tres renglones básicos en los movimientos:
Cuenta de ventas
IVA
Banco
Nota: Si tu movimiento no incluye IVA, solo utiliza los renglones necesarios.
Si lo necesitas puedes agregar los renglones que sean necesarios para tu póliza.
Información adicional
Nota: Puedes utilizar este campo para agregar información adicional relevante sobre la póliza, por ejemplo: Pago del servicio de la luz, bimestre 4 de 2025.
Archivos adjuntos: Si lo requieres puedes integrar hasta 3 archivos .XML, con un peso máximo de 10 MB en total.
Nota: En la parte inferior se muestran las sumas de Cargos y Abonos. Para guardar la póliza, ambos deben coincidir.
Una vez completado el llenado de información, da clic en el botón Guardar Póliza para guardarla.
El sistema validará los campos obligatorios y si todo está correcto, verás el mensaje “Póliza creada con éxito”.
En el módulo Contablede docDigitales puedes generar diferentes tipos de pólizas que te ayudan a llevar un registro completo y organizado de las operaciones de la empresa.
Con ella tendrás un control claro de ingresos, egresos, gastos y ajustes contables.
Métodos principales para generar pólizas en docDigitales
Pólizas automáticas:Se generan a partir de tus CFDI emitidos y recibidos. Esto permite que los ingresos, egresos y gastos se registren de manera precisa, evitando duplicar información y agilizando la contabilidad.
Póliza manual: Las generas tú directamente dentro del sistema ingresando los movimientos en las cuentas correspondientes. Son ideales para movimientos internos, ajustes específicos, provisiones o cualquier operación que no provenga de un CFDI.
Elementos básicos de una póliza
Cada póliza debe de incluir los siguientes elementos:
Fecha de transacción: Indica el día que se ejecutó la operación.
Número de póliza: Es el identificador único que permite otorgar un número específico para diferenciarla de las demás.
Concepto: Descripción breve de la operación realizada, ayuda a entender el motivo de los movimientos.
Cuentas contables: Lista de cuentas afectadas por los movimientos, indicando en cuáles se cargan y en cuáles se abonan.
Comprobantes: Documentos de respaldo de la operación, pueden ser facturas, recibos o contratos que podrás colocar en los archivos adjuntos.
Tipos de pólizas que puedes generar en docDigitales
Póliza de ingreso: Registra las operaciones que aumentan el efectivo o los ingresos, como ventas, cobros o depósitos bancarios.
Póliza de egreso: Refleja las salidas de efectivo o pagos, ya sea por gastos operativos, compras o pagos a proveedores.
Diario de ventas: Agrupa los CFDI emitidos a crédito, facilitando el seguimiento de las cuentas por cobrar.
Diario de compras: Concentra los CFDI recibidos por compras a crédito, ayudándote a controlar cuentas por pagar.
Póliza de cierre de ejercicio contable: Se genera al final del ejercicio fiscal para cerrar cuentas y preparar la información contable del periodo, y de manera automática se inicia el siguiente periodo contable.
Consejos para la gestión de pólizas contables
Revisa regularmente tus pólizas automáticas para confirmar que coincidan con tus CFDI timbrados.
Utiliza las pólizas manuales únicamente cuando necesites registrar ajustes o movimientos internos que no sean relacionados con facturas.
Aprovecha las pólizas de cierre para abrir nuevos ejercicios una vez que hayas verificado que los saldos del ejercicio a cerrar cuadren correctamente.
Consulta los diarios de ventas y compras para tener un mejor control de tus cuentas por cobrar y por pagar.
En docDigitales puedes editar subcuentas auxiliares (cuentas de quinto nivel) dentro de tu catálogo contable para mantenerlas siempre actualizadas a tus necesidades.
Nota: Solo podrás editar y agregar cuentas a partir del quinto nivel. Los primeros cuatro niveles están definidos por el SAT, ya vienen precargados en tu cuenta y no se pueden modificar.
Editar una subcuenta auxiliar
Ingresa a Configuración > Configuración Contable > Catálogo de Cuentas.
Abre el árbol de cuentas y localiza la subcuenta que deseas editar.
Posiciónate sobre la subcuenta y haz clic en el icono de Editar (lápiz) que se encuentra a la derecha.
Se abrirá el formulario de edición. Solamente podrás modificar los siguientes campos:
Nombre de Cuenta.
Moneda.
Una vez realizados los cambios, haz clic en Guardar Cuenta.
Si necesitas modificar varias subcuentas, solo repite el proceso anterior para cada una de ellas.
Nota: No es posible eliminar subcuentas ya creadas, pues hacerlo afectaría directamente las pólizas asociadas.
El catálogo contable es un listado estructurado de las cuentas que utilizan las empresas para registrar sus operaciones financieras, organizado conforme a los niveles jerárquicos definidos por el SAT.
Cada cuenta puede incluir subcuentas auxiliares, que permiten un control más detallado de los movimientos contables y facilitan la clasificación de ingresos, egresos, activos y pasivos.
En docDigitales puedes gestionar estas subcuentas auxiliares según las necesidades de tu empresa.
Niveles de un catálogo contable
Nivel 1 – Clase: Agrupa categorías generales según su naturaleza, por ejemplo: activos, pasivos, capital, ingresos y egresos.
Nivel 2 – Grupo: Subdivide las clases en categorías más precisas, por ejemplo: activos a corto plazo y activos a largo plazo.
Nivel 3 – Cuenta: Identifica las cuentas específicas donde se realizan los movimientos financieros, como bancos, clientes o proveedores.
Nivel 4 – Subcuenta: Permite detallar más a detalle el registro de la cuenta, como bancos nacionales, bancos internacionales o cuentas de caja ya sea chica o grande.
Crea una nueva subcuenta
Nota: Solo podrás editar y agregar cuentas a partir del quinto nivel. Los primeros cuatro niveles están definidos por el SAT, ya vienen precargados en tu cuenta y no se pueden modificar.
Para crear subcuentas de quinto nivel, lo puedes hacer de dos maneras distintas: desde el botón + Nueva Cuenta o desde el árbol de cuentas.
Opción 1: Desde el botón + Nueva Cuenta
Ingresa a Configuración > Configuración Contable > Catálogo de Cuentas.
Se abrirá el catálogo precargado con la vista previa del primer nivel.
Da clic en el botón + Nueva Cuenta, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Se abrirá una ventana emergente con el formulario Nueva Cuenta. Recuerda que los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios. Completa la siguiente información:
*Cuenta: Número de cuenta siguiendo la nomenclatura XXX (Clase) – XXX (Grupo) – XXX (Cuenta). Considera que los guiones se agregan de manera automática.
Subcuenta de: Se llenará automáticamente según la cuenta indicada.
*Nombre de cuenta: Asigna un nombre para identificar la subcuenta.
Tipo de cuenta: Se mostrará de manera automática según la cuenta seleccionada.
Moneda: Selecciona la moneda en la que operará la subcuenta.
Una vez que completes la información, haz clic en Guardar Cuenta.
El sistema validará que el número de cuenta no se encuentre duplicado y los campos obligatorios contengan información. Si toda la información es correcta, se desplegará una notificación “Cuenta creada con éxito”.
Nota: Si existe algún error, se mostrará el campo en color rojo con el tipo de error detectado, verifica la información y haz clic nuevamente en Guardar Cuenta.
Opción 2: Desde el árbol de cuentas
*Esta opción es útil si ya sabes exactamente en qué parte del catálogo quieres ubicar la nueva subcuenta.
Ingresa a Configuración > Configuración Contable > Catálogo de Cuentas.
Despliega el catálogo usando las flechas para localizar la subcuenta de cuarto nivel donde agregarás la nueva subcuenta.
Haz clic en el botón + Agregar Cuenta, ubicado a la derecha del nombre de la subcuenta.
Se abrirá una ventana emergente con el formulario para crear la nueva cuenta. Los campos Cuenta, Subcuenta de y Tipo de cuenta ya estarán precargados.
Registra los campos para completar el registro:
Nombre de cuenta
Moneda
Haz clic en Guardar Cuenta para finalizar el proceso.
El sistema validará la información. Si todo es correcto, verás la notificación: “Cuenta guardada con éxito”.
Consideraciones importantes al crear subcuentas auxiliares
Puedes generar pólizas directamente en las subcuentas de nivel 4, siempre que no tengan subcuentas auxiliares.
Cuando crees la primera subcuenta auxiliar nivel 5 dentro de una subcuenta de nivel 4 que ya tenga pólizas relacionadas, se mostrará la siguiente leyenda: “La Subcuenta dejará de ser afectable por pólizas y los saldos relacionados a ella se transferirán a la Nueva Cuenta.”El sistema recalculará automáticamente los saldos y los trasladará.
Si agregas una segunda subcuenta auxiliar en la misma subcuenta de nivel 4, este traslado automático de saldos no se aplicará.
