Después de un cierre comercial exitoso, puedes convertir a un prospecto en cliente para comenzar a generar facturas, notas de venta y dar seguimiento desde su perfil.
Puedes realizar esta acción de 2 maneras distintas:
Desde el detalle de prospecto
Ingresa al Listado de Prospectos desde el menú lateral izquierdo Contactos > Prospectos.
Localiza al prospecto que vas a convertir y haz clic sobre su nombre para abrir el Detalle de Prospecto.
Ubica el panel de acciones en la parte superior izquierda.
En docDigitales puedes calificar a tus prospectos mediante estados personalizados que te permiten identificar en qué etapa del proceso comercial se encuentran. Estos estados te ayudan a organizar y dar seguimiento a cada prospecto de forma más eficiente.
Estados de prospectos en docDigitales
El sistema incluye 5 estados predeterminados para calificar a los prospectos:
Nuevo: El prospecto acaba de ser creado y no se ha establecido contacto.
Intento de Contacto: Se intentó contactar al prospecto sin obtener respuesta.
Contactado: El prospecto fue contactado y hubo una conversación.
Calificado: El prospecto cumple con los requisitos para ser un cliente potencial.
No Calificado: El prospecto no cumple con los requisitos para convertirse en cliente.
Edita y personaliza los estados
*Para realizar esta acción es necesario que tu usuario cuente con los accesos completos al módulo de CRM.
Ingresa al Listado de Prospectos desde Contactos > Prospectos.
Localiza la casilla de Estado, ubicada al final de cada fila.
Da clic sobre el estado.
Se abrirán los estados predeterminados del sistema. En la parte final de la lista da clic en la opción Editar Estados.
Haz clic en + Agregar Estado.
Aparecerá un campo editable para que escribas el nombre del nuevo estado que vas a crear.
Si deseas asignarle un color diferente, da clic sobre la casilla de color y selecciona el color que deseas.
Repite este proceso las veces que sean necesarias según la cantidad de estados que vayas a agregar.
Para finalizar la edición haz clic en Aplicar Cambios.
Ahora se mostrarán en el listado el o los nuevos estados que acabas de configurar. Considera que puedes tener como máximo 20 estados registrados en el sistema.
Reordena los estados
Abre el Listado de Estados.
Da clic en la opción Editar estados.
Ubica la cuadrícula de selección que se encuentra al principio de cada estado.
Pon el cursor dentro de la cuadrícula y arrastra y suelta (drag and drop) los estados en el orden que prefieras.
Los estados se actualizarán automáticamente en el nuevo orden.
Renombra los estados existentes
Si no deseas agregar nuevos estados y solo quieres cambiar el nombre de alguno existente, sigue estos pasos:
Abre el Listado de Estados.
Da clic en la opción Editar estados.
Haz clic sobre el estado que deseas renombrar para habilitar el campo editable.
Cambia el nombre y, si lo deseas, también puedes cambiar el color.
Para guardar los cambios da clic en Aplicar cambios.
Nota: Si solo deseas cambiar el color de un estado ya establecido, da clic en la casilla del color y selecciona el nuevo color asignado.
Eliminar estados
Ingresa al Listado de Estados.
Da clic sobre la opción de Editar estados.
Se abrirán los estados en modo edición.
Localiza el icono de bote de basura al final de cada estado.
Da clic sobre este icono. El estado desaparecerá de manera automática del sistema.
Repite el proceso con los estados necesarios.
Para guardar los cambios da clic en Aplicar cambios.
*Considera que si el estado está asignado a un prospecto, no se podrá eliminar del sistema.
Eliminar: Elimina al prospecto si ya no lo necesitas en el sistema. Da clic en “Eliminar” y confirma la acción para borrarlo de forma definitiva.
Panel lateral
En este panel podrás encontrar la siguiente información:
Icono y nombre del colaborador a cargo de la relación con el prospecto.
Estadodel proceso comercial en la que se encuentra el prospecto.
Pestañas de navegación
Datos de prospecto
Nombre del prospecto: Es el asignado cuando se creó el registro.
Contacto: Datos de contacto para gestionar la relación comercial con el prospecto:
Nombre de contacto.
Teléfono.
Correo electrónico.
Relación Comercial
Nota Interna: Verás el campo con la información adicional que agregaste al crear el perfil del prospecto, como información financiera o administrativa relevante. Si no escribiste nada, el campo aparecerá vacío.
Historial: Consulta el historial de acciones y eventos relacionados con el prospecto de manera cronológica:
Creación del prospecto: Colaborador que creó el perfil del prospecto con fecha y hora.
Asignación de un prospecto a staff: Se registra el nombre del colaborador que está a cargo de la relación comercial con este prospecto.
Relación de cotizaciones: Se mostrará si se ha generado una nueva cotización. Incluye el número de folio del documento, fecha, hora y colaborador que lo realizó. Puedes dar clic sobre el nombre del documento para ver el detalle del mismo.
Creación de un nuevo Trato: Se mostrará cuando hayas creado un trato (oportunidad comercial que se gestiona desde el embudo de ventas) para el prospecto en cuestión, junto con su valor estimado.
Cambio de estado del Trato: Se registra cuando el Trato sea marcado como Ganado o No Ganado y el colaborador que realizó el cambio de estado. También se muestra cuando un Trato es marcado como Cerrado o cuando es Reabierto.
*Si deseas consultar el historial de meses anteriores, haz clic en el campo desplegable del mes actual, para abrir la lista de los meses desde la creación del cliente y selecciona el mes que deseas consultar.
Seguimientos
En la pestaña de Seguimientos podrás ver todos los registros de tareas vinculadas a este prospecto.
Si ya cuentas con una lista de prospectos, puedes importarla de forma masiva mediante la carga de un archivo excel, lo que te permite crear varios registros al mismo tiempo.
Ingresa al listado de Prospectos desde Contactos > Prospectos.
Haz clic en la pestaña Importar Prospectos, ubicada en la parte superior de la pantalla.
Para descargar la plantilla de importación, da clic en “Descarga aquí la plantilla base del formato de importación de Excel”.
Busca el archivo dentro de tu computadora. Normalmente, puedes encontrarlo dentro de la carpeta descargas.
Completa el llenado de la plantilla de importación
En el archivo encontrarás instrucciones para llenarlo correctamente, es importante que las sigas para completar la importación de forma exitosa. Los campos marcados en color rojo son obligatorios.
Nombre: Nombre que le asignas a tu prospecto. Puede ser su razón social o el nombre como comúnmente se le conoce a la empresa en el mercado.
Contacto: Nombre de la persona con la que mantienes la relación comercial directamente.
Teléfono: Número de teléfono para comunicarse con el prospecto.
Email: Correo electrónico para comunicación y envío de documentos.
Nota Interna: Información adicional relevante sobre el prospecto. Puedes incluir el medio por donde te contacto o el producto o servicio sobre el que tenga interés.
Una vez finalizado el llenado del documento, sube el archivo. Puedes hacerlo de 2 maneras distintas:
Buscar archivo: Da clic dentro del campo de importaciónyselecciona el archivo desde la ubicación en tu computadora y confirma la carga.
Drag and Drop: Arrastra el archivo desde su ubicación hasta el campo de importación.
Podrás visualizar una barra de progreso de carga del archivo. Una vez finalizada la importación, verás la notificación de confirmación: Archivo subido exitosamente.
*Nota: Mientras se realiza la carga de importación no es posible realizar otras actividades simultáneamente dentro del sistema ya que puede ser motivo de error de carga.
Gestiona los errores de importación
Si hay errores en el archivo, el sistema generará un reporte con el detalle de los registros rechazados y el motivo.
Descarga el reporte de errores haciendo clic en el texto “Descargar reporte de errores ocurridos durante el proceso.”
Corrige la información en la plantilla madre según las indicaciones del reporte de errores.
Sube nuevamente el archivo siguiendo el proceso anterior.
Si la importación finaliza correctamente, aparecerá una notificación con la leyenda: La importación ha finalizado.
Si surgen nuevos errores, se generará un nuevo reporte y es necesario una corrección adicional.
Exporta tu listado de prospectos
El sistema también te permite exportar el listado de tus prospectos por medio de una hoja de cálculo en formato .xslx para facilitar la gestión y el respaldo de la información.
Ingresa al listado de Prospectos desde Contactos > Prospectos.
Localiza en el panel de acciones la función Exportar Excel y haz clic sobre ella.
El archivo se descargará automáticamente en tu computadora. Se guardará con la siguiente nomenclatura: “Prospectos_añomesdía.csv”. Ejemplo: Prospectos_20250710.csv
*Si deseas exportar solamente a ciertos prospectos, selecciona uno por uno marcando la casilla que aparece al inicio de cada fila y luego haz clic en Exportar Excel.
Puedes registrar prospectos en tu cuenta de forma rápida y sencilla. Esto te permite construir una base de datos organizada con su información de contacto y dar seguimiento a cada uno según su etapa dentro del proceso comercial.
Ingresa desde Contactos > Prospectos.
Da clic en el botón + Nuevo Prospecto, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Completa el formulario con la información correspondiente al prospecto que deseas registrar:
Datos del Prospecto
Nombre o Razón Social: Nombre legal del cliente o nombre con el que se le conoce comúnmente en el mercado.
Asignado a: Selecciona del listado al colaborador encargado de realizar la gestión comercial con este prospecto. Este campo estará disponible solamente si tu usuario tiene acceso completo al módulo de Contactos.
Estado: Selecciona del listado la etapa del proceso comercial en la que se encuentra tu prospecto:
Nota Interna: Es un campo de texto libre para que ingreses información adicional o relevante, por ejemplo, bitácora y comentarios de llamada o información necesaria para la cotización.
Contacto
Nombre: Nombre de la persona con la que mantienes la relación comercial directamente.
Teléfono: Número de teléfono de contacto con la empresa prospecto.
Correo electrónico: Email para comunicación y envío de documentos administrativos.
Finaliza el guardado haciendo clic en Guardar Prospecto.
El sistema validará que todos los campos obligatorios contengan información. En caso de detectar algún error, este se mostrará dentro del campo en color rojo.
Se confirmará el guardado con la notificación: Prospecto creado con éxito.
Listado de Clientes: Te muestra el listado completo de tus clientes con su información básica. Si deseas ver la información completa de un registro, solo da clic sobre el nombre y se abrirá la pantalla de Detalle de Cliente.
Asignación de staff: Dentro de esta pestaña puedes asignar clientes a los distintos colaboradores de tu equipo.
Importar Clientes: Si ya cuentas con una base de datos de clientes previa, puedes importarlos masivamente por medio de una plantilla de excel.
Buscar
La función de búsqueda en la parte superior permite encontrar clientes más rápidamente.
Da clic en la opción Buscar.
Se abrirá un menú desplegable. Ingresa los criterios de búsqueda que consideres necesarios:
Razón Social.
Nombre Comercial.
RFC.
Contacto .
Tarifa.
Asignado a.
Para realizar la búsqueda, haz clic en el botón Buscar. Se mostrarán los resultados que coincidan con los campos de búsqueda.
Si deseas hacer una nueva búsqueda, haz clic en Limpiar Campos y repite el proceso anterior.
Para cerrar el panel de búsqueda haz clic en el botón Cancelar.
Panel de acciones administrativas
Desde esta sección puedes emitir distintos documentos administrativos para cualquier cliente que se encuentre en el listado.
Exportar Excel: Exporta todo el listado de clientes convertido a un archivo de hoja de cálculo en formato .xlsx
Nuevo Trato: Selecciona un cliente del listado y da clic en este botón para generar un Nuevo Trato.
Agendar Seguimiento:Selecciona un cliente del listado y da clic en este botón para generar un Nuevo Seguimiento
Nueva Factura: Selecciona un cliente del listado y da clic en este botón para generar una Nueva Factura relacionada con este cliente.
Nueva Nota de Venta:Selecciona un cliente del listado y da clic en este botón para generar una Nueva Nota de Venta relacionada con este cliente.
Eliminar: Si seleccionas a uno o varios clientes podrás eliminarlos al dar clic en este botón.
Listado de clientes
Muestra el listado completo de los clientes que tienes registrados en el sistema, en conjunto con información básica y relevante.
Cliente: Muestra la razón social de tu cliente.
RFC: RFC de tu cliente.
Contacto: Nombre de la persona con la que mantienes la relación comercial directamente.
Tarifa: Si asignaste alguna tarifa especial, se mostrará en este campo. En caso de que no tenga tarifa asignada aparecerá un guión.
Asignado a: Nombre del colaborador de tu equipo asignado para llevar la relación con este cliente.
Pestañas de clientes activos y eliminados
Activos: Clientes que tienes activos dentro del sistema y se muestran en la lista principal.
Eliminados: Clientes que has eliminado de tu lista principal.
*Consulta nuestro manual de gestión de clientes para eliminar o recuperarlos.
Las cuentas por cobrar representan el dinero que tus clientes aún no han pagado por productos o servicios que ya recibieron. En otras palabras, son las ventas a crédito que aún están pendientes de pago, y que se registran como activos corrientes en tu contabilidad porque se espera recibir ese dinero durante el mismo año fiscal.
Al momento de la venta, es común establecer con el cliente el plazo para el pago (por ejemplo, 30, 60 o 90 días). Este plazo queda reflejado en la factura en dos partes:
Condición de pago: se indica que es una venta a crédito.
Días de crédito: se establece la fecha límite para el pago.
¿Qué pasa al timbrar una factura a crédito?
Cuando timbras una factura con esta condición, se genera un movimiento contable automático:
Cargo: Cuentas por cobrar (activo).
Abono: Ventas (ingresos).
Más adelante, cuando se reciba el pago, este movimiento se liquida reflejando:
Un aumento en la cuenta bancaria donde se recibió el dinero.
Una disminución en la cuenta de clientes (Cuentas por cobrar).
Nota: Si un cliente no paga después de múltiples intentos de cobro, esa cuenta se considera incobrable. En ese caso, deberás darla de baja como pérdida o gasto contable, especialmente si ha pasado un tiempo considerable (ej. más de 180 días).
Configura tus cuentas por cobrar
Establece días y límite de crédito para tus clientes
Desde el panel principal ingresa al módulo Contactos >Clientes > +Nuevo Cliente o haz clic el icono de Editar sobre un cliente existente en el listado general. En ambos casos se abrirá el mismo formulario: en blanco si estás registrando un nuevo cliente, o con los datos precargados si estás editando uno previamente capturado.
Dirígete a la sección Cuentas por Cobrar.
En Condiciones de pago, selecciona Crédito para habilitar los siguientes campos:
Días de Crédito: Es el plazo en días naturales que le das al cliente para pagar una factura o nota de venta desde su fecha de emisión. Este valor determina la fecha de vencimiento del documento y es clave para calcular cuándo se debe realizar el cobro.
*Por ejemplo: Si emites una factura el 1 de abril y configuras 30 días de crédito, la fecha de vencimiento será el 1 de mayo.
Límite de Crédito: Es el monto máximo de deuda acumulada que un cliente puede tener contigo en facturas o notas de venta a crédito. Sirve como medida de control para evitar que el cliente acumule saldos impagados más allá de lo que consideras aceptable.
*Por ejemplo: Si defines un límite de crédito de $15,000 pesos y el cliente ya tiene $14,000 en documentos pendientes, solo podrá generar una venta a crédito de hasta $1,000. Si se excede, el sistema no permitirá continuar con la operación.
Activa recordatorios de pago
Dentro del mismo formulario, puedes activar el Botón de Recordatorios de Pago para establecer recordatorios automáticos de cobro.
Una vez activada la función, verás un formulario que te solicitará llenar los siguientes campos:
Correo electrónico para notificaciones: Es el correo principal al que se enviarán los recordatorios de pago antes de la fecha de vencimiento. Por lo general, este es el correo principal de tu cliente.
Opción: Enviar copia a mi correo: Al activar esta opción, el sistema enviará una copia del recordatorio de pago a tu correo de usuario. Es útil para que tengas un seguimiento interno de los recordatorios enviados, sin depender únicamente de que el cliente te confirme la recepción de los mismos.
CC (con copia): Este campo permite agregar correos adicionales que recibirán también el recordatorio. Puedes usarlo para incluir al contador del cliente, a un socio o a cualquier otro responsable del seguimiento de pagos.
+Agregar recordatorio: Haz clic en esta opción para programar uno o más recordatorios que serán enviados automáticamente antes de la fecha de vencimiento. Cada recordatorio te permite definir cuántos días antes se enviará el aviso.
Por ejemplo: Si configuraste que el pago debe hacerse 10 días después de emitir la factura, puedes agregar:
Recordatorio 1: 3 días antes del vencimiento (se enviará a los 7 días desde la emisión).
Recordatorio 1: 2 días antes del vencimiento (se enviará a los 8 días desde la emisión
Puedes agregar tantos recordatorios como necesites para asegurar el seguimiento oportuno del pago.
También puedes incluir un mensaje personalizado en caso que desees modificar el que el sistema genera por defecto.
*En caso de que la factura o nota de venta se marque como pagada antes de la fecha de aviso de pago, el envío de recordatorios se cancela automáticamente.
Edita o elimina recordatorios de pago
Desde el listado principal de clientes ubica el registro que deseas modificar e ingresa a la pantalla de detalles.
Ve a la sección de Cuentas por Cobrar y haz clic en la opción Administrar recordatorios.
Selecciona el recordatorio de pago que desees y haz clic sobre el icono de Editar o Eliminar que se encuentra a la derecha en la pantalla.
Si eliges la opción Editar, se abrirá un formulario para modificar la fecha de envío o el mensaje del correo. Realiza los cambios y haz clic en Aceptar para concluir el proceso.
Si eliges la opción Eliminar, haz clic en Guardar cambios para finalizar.
Reportes para control de tus cuentas por cobrar
Para ayudarte a mantener un control eficiente de tus cobros pendientes, en docDigitales contamos con dos reportes clave:
Cuentas por Cobrar por Cliente: Visualiza el total pendiente por cada cliente.
Cuentas por Cobrar por Documento: Consulta el detalle de cada factura o nota de venta pendiente de cobro.
Estos reportes te ofrecen información actualizada y útil para tomar decisiones financieras en tu negocio.
En docDigitales puedes subir, consultar, descargar o eliminar documentos relacionados con tus clientes. Esta función te permite centralizar toda la información para la gestión comercial como: hojas de cálculo, PDF, imágenes, videos, bitácoras de evidencia, etc.
Adjunta documentos al perfil de tu cliente
Ingresa al listado de clientes desde el menú lateral izquierdo en Contactos > Clientes.
Busca el perfil del cliente al cual le agregaras documentos.
Haz clic sobre su nombre para abrir el Detalle de Cliente.
Haz clic en la pestaña Documentos.
Sube los archivos utilizando cualquiera de estas opciones:
Arrastrar y soltar el archivo (drag and drop).
Hacer clic en el campo de carga para buscar los archivos desde tu computadora. Puedes subir máximo 5 documentos por carga.
Se mostrará una barra de progreso de carga de los documentos.
Una vez finalizada, el sistema mostrará la notificación: Archivos subidos con éxito.
Descarga documentos del perfil de tu cliente
Ingresa a la pestaña Documentos dentro del detalle de cliente.
Marca la casilla de selección al inicio de cada fila para elegir el o los documentos que vas a descargar.
Haz clic en el botón Descargar, ubicado debajo del detalle del colaborador asignado.
Los archivos se descargarán de forma automática.Si seleccionas más de un documento, todos se incluirán dentro de un archivo .zip.
*El nombre del archivo tendrá la siguiente nomenclatura: razón social del cliente + prefijo “documentos” + fecha de descarga.
Elimina documentos relacionados con tu cliente
Ingresa a la pestaña Documentos dentro del detalle de cliente.
Marca la casilla de selección del o los documentos que vayas a eliminar.
Haz clic en el botón Eliminar, debajo del detalle del colaborador asignado.
Aparecerá un pop – up de confirmación. Haz clic en Eliminar Documentos.
El sistema confirmará la acción mostrando la notificación: Archivos eliminados con éxito.
*Recuerda que una vez eliminados no habrá manera de recuperarlos.
Razón Social: Es la razón social que ingresaste al momento de crear a tu cliente.
Nombre Comercial: Nombre como se le conoce comúnmente a la empresa.
RFC: En este espacio aparecerá el RFC que registraste.
Panel lateral
En este panel podrás encontrar la siguiente información:
Icono y nombre del colaborador a cargo del cliente.
Tarifa predeterminada del cliente, si es que se le asignó alguna.
Pestañas de navegación
Detalle del Cliente
Encuentra toda la información de contacto de tu cliente.
Lista de contactos: nombre, correo y teléfono de contacto con la empresa cliente.
Dirección fiscal y de sucursales, tal como la registraste al momento de crear el perfil del cliente.
Relación Comercial
Nota interna: Verás el campo con la información adicional que agregaste al crear el perfil de tu cliente, como información financiera o administrativa relevante. Si no escribiste nada, el campo aparecerá vacío.
Historial : Consulta el historial de acciones y eventos relacionados con el cliente de manera cronológica:
Creación del cliente: Colaborador que creó el perfil del cliente con fecha y hora.
Conversión de prospecto a cliente: Si el cliente fue registrado primero como un prospecto, se muestra el colaborador que realizó la conversión de Prospecto a Cliente, junto con fecha y hora del cambio. También se muestra el historial de eventos registrados desde que era prospecto.
Relación a documentos: Se mostrará si se ha generado una nueva factura, cotización o nota de venta. Incluye el número de folio del documento, fecha, hora y colaborador que lo realizó. Puedes dar clic sobre el nombre del documento para ver el detalle del mismo.
Cambio de estado de los documentos: Se muestra cuando unacotización se convierte a una nota de venta o una nota de venta a una factura,en conjunto con el nombre del colaborador que lo realizó. Si das clic sobre el nombre del documento te llevará hacia el detalle del mismo.
Creación de un nuevo Trato: Se mostrará cuando hayas creado un trato (oportunidad comercial que se gestiona desde el embudo de ventas) para el cliente en cuestión, junto con su valor estimado.
Cambio de estado del Trato: Se registra cuando el Trato sea marcado como Ganado o No Ganado y el colaborador que realizó el cambio de estado. También se muestra cuando un Trato es marcado como Cerrado o cuando es Reabierto.
*Si deseas consultar el historial de meses anteriores, haz clic en el campo desplegable del mes actual, para abrir la lista de los meses desde la creación del cliente y selecciona el mes que deseas consultar.
Seguimientos
En la pestaña deSeguimientospodrás ver todos los registros de tareas vinculadas a este cliente.
*Puedes buscar y filtrar los seguimientos de tus clientes desde la barra superior y si deseas consultar el detalle de un seguimiento en especifico, haz clic sobre él.
Facturación y Ventas
Dentro de esta pestaña encontrarás toda la información relacionada con la facturación y gestión administrativa de tu cliente, incluyendo las condiciones de pago.
Cuentas por Cobrar
Información registrada para gestionar la cobranza del cliente.
Condiciones de pago.
Días de crédito.
Límite de crédito.
Recordatorios de Pago
Vista de la configuración de los recordatorios de pago, de manera desglosada.
Datos de CFDI
Datos básicos y necesarios para llevar a cabo la facturación electrónica.
Verás la información de la cuenta bancaria que has asignado para los depósitos de los pagos por los productos o servicios que tu cliente adquiera. Si tiene más de una cuenta bancaria registrada, se mostrará el desglose de cada una.
