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  • Importa o exporta prospectos de manera masiva

    Importar prospectos desde un archivo excel

    Si ya cuentas con una lista de prospectos, puedes importarla de forma masiva mediante la carga de un archivo excel, lo que te permite crear varios registros al mismo tiempo. 

    1. Ingresa al listado de Prospectos desde Contactos > Prospectos.
    2. Haz clic en la pestaña Importar Prospectos, ubicada en la parte superior de la pantalla.
    1. Para descargar la plantilla de importación, da clic en “Descarga aquí la plantilla base del formato de importación de Excel”.
    1. Busca el archivo dentro de tu computadora. Normalmente, puedes encontrarlo dentro de la carpeta descargas.

    Completa el llenado de la plantilla de importación

    En el archivo encontrarás instrucciones para llenarlo correctamente, es importante que las sigas para completar la importación de forma exitosa. Los campos marcados en color rojo son obligatorios.

    • Nombre: Nombre que le asignas a tu prospecto. Puede ser su razón social o el nombre como comúnmente se le conoce a la empresa en el mercado.
    • Contacto: Nombre de la persona con la que mantienes la relación comercial directamente.
    • Teléfono: Número de teléfono para comunicarse con el prospecto.
    • Email: Correo electrónico para comunicación y envío de documentos.
    • Nota Interna: Información adicional relevante sobre el prospecto. Puedes incluir el medio por donde te contacto o el producto o servicio sobre el que tenga interés.
    1. Una vez finalizado el llenado del documento, sube el archivo. Puedes hacerlo de 2 maneras distintas:
      • Buscar archivo: Da clic dentro del campo de importación y selecciona el archivo desde la ubicación en tu computadora y confirma la carga.
      • Drag and Drop: Arrastra el archivo desde su ubicación hasta el campo de importación.
    1. Podrás visualizar una barra de progreso de carga del archivo. Una vez finalizada la importación, verás la notificación de confirmación: Archivo subido exitosamente.

    *Nota: Mientras se realiza la carga de importación no es posible realizar otras actividades simultáneamente dentro del sistema ya que puede ser motivo de error de carga.

    Gestiona los errores de importación

    Si hay errores en el archivo, el sistema generará un reporte con el detalle de los registros rechazados y el motivo.

    1. Descarga el reporte de errores haciendo clic en el texto “Descargar reporte de errores ocurridos durante el proceso.”
    1. Corrige la información en la plantilla madre según las indicaciones del reporte de errores.
    2. Sube nuevamente el archivo siguiendo el proceso anterior.
    3. Si la importación finaliza correctamente, aparecerá una notificación con la leyenda: La importación ha finalizado. 
    4. Si surgen nuevos errores, se generará un nuevo reporte y es necesario una corrección adicional.

    Exporta tu listado de prospectos

    El sistema también te permite exportar el listado de tus prospectos por medio de una hoja de cálculo en formato .xslx para facilitar la gestión y el respaldo de la información.

    1. Ingresa al listado de Prospectos desde Contactos > Prospectos.
    2. Localiza en el panel de acciones la función Exportar Excel y haz clic sobre ella.
    3. El archivo se descargará automáticamente en tu computadora. Se guardará con la siguiente nomenclatura: “Prospectos_añomesdía.csv”. Ejemplo: Prospectos_20250710.csv 

    *Si deseas exportar solamente a ciertos prospectos, selecciona uno por uno marcando la casilla que aparece al inicio de cada fila y luego haz clic en Exportar Excel.

  • Edita o elimina prospectos

    Edita la información de un prospecto

    1. Ingresa al listado de Prospectos desde Contactos > Prospectos.
    1. Localiza al prospecto que quieres editar.  
    2. Da clic en el icono del lápiz para ingresar en el formulario de edición.
    1. Actualiza los campos que sean necesarios.
    2. Cuando finalices la edición, da clic en el botón Guardar Prospecto. 
    3. Se mostrará la notificación de confirmación: Cambios guardados con éxito.

    Elimina prospectos

    1. Ingresa al listado de Prospectos desde Contactos > Prospectos.
    1. Ubica la casilla de selección que se encuentra en la parte izquierda de cada fila.
    2. Selecciona la casilla del prospecto que desees. También puedes realizar esta acción de forma múltiple utilizando la opción de multiselección.
    1. Haz clic en el botón Eliminar, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
    2. Se abrirá un pop – up para confirmar la eliminación, da clic en Eliminar Prospecto.
    3. Se confirmará la acción mostrando la notificación: Prospecto eliminado con éxito.

    *Considera que una vez que elimines el prospecto no habrá manera de recuperarlo dentro del sistema.

  • Agrega un nuevo prospecto

    Puedes registrar prospectos en tu cuenta de forma rápida y sencilla. Esto te permite construir una base de datos organizada con su información de contacto y dar seguimiento a cada uno según su etapa dentro del proceso comercial.

    1. Ingresa desde Contactos > Prospectos.
    2. Da clic en el botón + Nuevo Prospecto, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
    1. Completa el formulario con la información correspondiente al prospecto que deseas registrar:

    Datos del Prospecto

    • Nombre o Razón Social: Nombre legal del cliente o nombre con el que se le conoce comúnmente en el mercado.
    • Asignado a: Selecciona del listado al colaborador encargado de realizar la gestión comercial con este prospecto. Este campo estará disponible solamente si tu usuario tiene acceso completo al módulo de Contactos.
    • Estado: Selecciona del listado la etapa del proceso comercial en la que se encuentra tu prospecto:
      • Nuevo.
      • Intento de contacto. 
      • Contactado.
      • Calificado.
      • No Calificado.

    *Consulta el manual Gestiona los estados de los prospectos para personalizar los estados de la etapa comercial de los prospectos que registres. 

    • Nota Interna: Es un campo de texto libre para que ingreses información adicional o relevante, por ejemplo, bitácora y comentarios de llamada o información necesaria para la cotización.

    Contacto

    • Nombre: Nombre de la persona con la que mantienes la relación comercial directamente.
    • Teléfono: Número de teléfono de contacto con la empresa prospecto.
    • Correo electrónico: Email para comunicación y envío de documentos administrativos.
    1. Finaliza el guardado haciendo clic en Guardar Prospecto. 
    1. El sistema validará que todos los campos obligatorios contengan información. En caso de detectar algún error, este se mostrará dentro del campo en color rojo.
    2. Se confirmará el guardado con la notificación: Prospecto creado con éxito.

  • Acciones de la sección de clientes

    1. Accede desde el menú lateral izquierdo Contactos > Clientes.
    2. Se desplegará la pantalla de listado de clientes.

    + Nuevo Cliente 

    Permite agregar un nuevo cliente en el sistema. Conoce más sobre cómo registrar un cliente.

    Pestañas de acciones

    • Listado de Clientes: Te muestra el listado completo de tus clientes con su información básica. Si deseas ver la información completa de un registro, solo da clic sobre el nombre y se abrirá la pantalla de Detalle de Cliente.
    • Asignación de staff: Dentro de esta pestaña puedes asignar clientes a los distintos colaboradores de tu equipo. 
    • Importar Clientes: Si ya cuentas con una base de datos de clientes previa, puedes importarlos masivamente por medio de una plantilla de excel.

    Buscar

    La función de búsqueda en la parte superior permite encontrar clientes más rápidamente.

    1. Da clic en la opción Buscar.
    2. Se abrirá un menú desplegable. Ingresa los criterios de búsqueda que consideres necesarios:
      • Razón Social.
      • Nombre Comercial.
      • RFC.
      • Contacto .
      • Tarifa.  
      • Asignado a.
    1. Para realizar la búsqueda, haz clic en el botón Buscar. Se mostrarán los resultados que coincidan con los campos de búsqueda.
    2. Si deseas hacer una nueva búsqueda, haz clic en Limpiar Campos y repite el proceso anterior.
    3. Para cerrar el panel de búsqueda haz clic en el botón Cancelar.

    Panel de acciones administrativas

    Desde esta sección puedes emitir distintos documentos administrativos para cualquier cliente que se encuentre en el listado.

    • Exportar Excel: Exporta todo el listado de clientes convertido a un archivo de hoja de cálculo en formato .xlsx
    • Nuevo Trato: Selecciona un cliente del listado y da clic en este botón para generar un Nuevo Trato.
    • Agendar Seguimiento: Selecciona un cliente del listado y da clic en este botón para generar un Nuevo Seguimiento
    • Nueva Factura: Selecciona un cliente del listado y da clic en este botón para generar una Nueva Factura relacionada con este cliente.
    • Nueva Nota de Venta: Selecciona un cliente del listado y da clic en este botón para generar una Nueva Nota de Venta relacionada con este cliente.
    • Eliminar: Si seleccionas a uno o varios clientes podrás eliminarlos al dar clic en este botón.

    Listado de clientes

    Muestra el listado completo de los clientes que tienes registrados en el sistema, en conjunto con información básica y relevante.

    • Cliente: Muestra la razón social de tu cliente.
    • RFC: RFC de tu cliente.
    • Contacto: Nombre de la persona con la que mantienes la relación comercial directamente.
    • Tarifa: Si asignaste alguna tarifa especial, se mostrará en este campo. En caso de que no tenga tarifa asignada aparecerá un guión.
    • Asignado a: Nombre del colaborador de tu equipo asignado para llevar la relación con este cliente.

    Pestañas de clientes activos y eliminados

    • Activos: Clientes que tienes activos dentro del sistema y se muestran en la lista principal.
    • Eliminados: Clientes que has eliminado de tu lista principal.

    *Consulta nuestro manual de gestión de clientes para eliminar o recuperarlos.

  • Gestiona tus cuentas por cobrar

    Las cuentas por cobrar representan el dinero que tus clientes aún no han pagado por productos o servicios que ya recibieron. En otras palabras, son las ventas a crédito que aún están pendientes de pago, y que se registran como activos corrientes en tu contabilidad porque se espera recibir ese dinero durante el mismo año fiscal.

    Al momento de la venta, es común establecer con el cliente el plazo para el pago (por ejemplo, 30, 60 o 90 días). Este plazo queda reflejado en la factura en dos partes:

    • Condición de pago: se indica que es una venta a crédito.
    • Días de crédito: se establece la fecha límite para el pago.

    ¿Qué pasa al timbrar una factura a crédito?

    Cuando timbras una factura con esta condición, se genera un movimiento contable automático:

    • Cargo: Cuentas por cobrar (activo).
    • Abono: Ventas (ingresos).

    Más adelante, cuando se reciba el pago, este movimiento se liquida reflejando:

    • Un aumento en la cuenta bancaria donde se recibió el dinero.
    • Una disminución en la cuenta de clientes (Cuentas por cobrar).

    Nota: Si un cliente no paga después de múltiples intentos de cobro, esa cuenta se considera incobrable. En ese caso, deberás darla de baja como pérdida o gasto contable, especialmente si ha pasado un tiempo considerable (ej. más de 180 días).

    Configura tus cuentas por cobrar

    Establece días y límite de crédito para tus clientes

    1. Desde el panel principal ingresa al módulo Contactos > Clientes > +Nuevo Cliente o haz clic el icono de Editar sobre un cliente existente en el listado general. En ambos casos se abrirá el mismo formulario: en blanco si estás registrando un nuevo cliente, o con los datos precargados si estás editando uno previamente capturado.
    1. Dirígete a la sección Cuentas por Cobrar.
    1. En Condiciones de pago, selecciona Crédito para habilitar los siguientes campos:
      • Días de Crédito: Es el plazo en días naturales que le das al cliente para pagar una factura o nota de venta desde su fecha de emisión. Este valor determina la fecha de vencimiento del documento y es clave para calcular cuándo se debe realizar el cobro.

    *Por ejemplo: Si emites una factura el 1 de abril y configuras 30 días de crédito, la fecha de vencimiento será el 1 de mayo.

    • Límite de Crédito: Es el monto máximo de deuda acumulada que un cliente puede tener contigo en facturas o notas de venta a crédito. Sirve como medida de control para evitar que el cliente acumule saldos impagados más allá de lo que consideras aceptable.

    *Por ejemplo: Si defines un límite de crédito de $15,000 pesos y el cliente ya tiene $14,000 en documentos pendientes, solo podrá generar una venta a crédito de hasta $1,000. Si se excede, el sistema no permitirá continuar con la operación.

    Activa recordatorios de pago

    Dentro del mismo formulario, puedes activar el Botón de Recordatorios de Pago para establecer recordatorios automáticos de cobro.

    1. Una vez activada la función, verás un formulario que te solicitará llenar los siguientes campos: 
      • Correo electrónico para notificaciones: Es el correo principal al que se enviarán los recordatorios de pago antes de la fecha de vencimiento. Por lo general, este es el correo principal de tu cliente.
    • Opción: Enviar copia a mi correo: Al activar esta opción, el sistema enviará una copia del recordatorio de pago a tu correo de usuario. Es útil para que tengas un seguimiento interno de los recordatorios enviados, sin depender únicamente de que el cliente te confirme la recepción de los mismos.
    • CC (con copia): Este campo permite agregar correos adicionales que recibirán también el recordatorio. Puedes usarlo para incluir al contador del cliente, a un socio o a cualquier otro responsable del seguimiento de pagos.
    • +Agregar recordatorio: Haz clic en esta opción para programar uno o más recordatorios que serán enviados automáticamente antes de la fecha de vencimiento. Cada recordatorio te permite definir cuántos días antes se enviará el aviso.

    Por ejemplo: Si configuraste que el pago debe hacerse 10 días después de emitir la factura, puedes agregar:

    • Recordatorio 1: 3 días antes del vencimiento (se enviará a los 7 días desde la emisión).
    • Recordatorio 1:  2 días antes del vencimiento (se enviará a los 8 días desde la emisión
    1. Puedes agregar tantos recordatorios como necesites para asegurar el seguimiento oportuno del pago.
    1. También puedes incluir  un mensaje personalizado en caso que desees modificar el que el sistema genera por defecto. 

    *En caso de que la factura o nota de venta se marque como pagada antes de la fecha de aviso de pago, el envío de recordatorios se cancela automáticamente.

    Edita o elimina recordatorios de pago

    1. Desde el listado principal de clientes ubica el registro que deseas modificar e ingresa a la pantalla de detalles.
    1. Ve a la sección de Cuentas por Cobrar y haz clic en la opción Administrar recordatorios.
    1. Selecciona el recordatorio de pago que desees y haz clic sobre el icono de Editar o Eliminar que se encuentra a la derecha en la pantalla.
    1. Si eliges la opción Editar, se abrirá un formulario para modificar la fecha de envío o el mensaje del correo. Realiza los cambios y haz clic en Aceptar para concluir el proceso.
    1. Si eliges la opción Eliminar, haz clic en Guardar cambios para finalizar. 

    Reportes para control de tus cuentas por cobrar

    Para ayudarte a mantener un control eficiente de tus cobros pendientes, en docDigitales contamos con dos reportes clave:

    • Cuentas por Cobrar por Cliente: Visualiza el total pendiente por cada cliente.
    • Cuentas por Cobrar por Documento: Consulta el detalle de cada factura o nota de venta pendiente de cobro.

    Estos reportes te ofrecen información actualizada y útil para tomar decisiones financieras en tu negocio.

  • Gestiona la documentación de tu cliente

    En docDigitales puedes subir, consultar, descargar o eliminar documentos relacionados con tus clientes. Esta función te permite centralizar toda la información para la gestión comercial como: hojas de cálculo, PDF, imágenes, videos, bitácoras de evidencia, etc.

    Adjunta documentos al perfil de tu cliente

    1. Ingresa al listado de clientes desde el menú lateral izquierdo en Contactos > Clientes.
    1. Busca el perfil del cliente al cual le agregaras documentos.
    2. Haz clic sobre su nombre para abrir el Detalle de Cliente.
    1. Haz clic en la pestaña Documentos.
    1. Sube los archivos utilizando cualquiera de estas opciones:
      • Arrastrar y soltar el archivo (drag and drop).
      • Hacer clic en el campo de carga para buscar los archivos desde tu computadora. Puedes subir máximo 5 documentos por carga.
    2. Se mostrará una barra de progreso de carga de los documentos.
    1. Una vez finalizada, el sistema mostrará la notificación: Archivos subidos con éxito.

    Descarga documentos del perfil de tu cliente

    1. Ingresa a la pestaña Documentos dentro del detalle de cliente.
    2. Marca la casilla de selección al inicio de cada fila para elegir el o los documentos que vas a descargar.
    3. Haz clic en el botón Descargar, ubicado debajo del detalle del colaborador asignado.
    1. Los archivos se descargarán de forma automática. Si seleccionas más de un documento, todos se incluirán dentro de un archivo .zip.

    *El nombre del archivo tendrá la siguiente nomenclatura: razón social del cliente + prefijo “documentos” + fecha de descarga.

    Elimina documentos relacionados con tu cliente

    1. Ingresa a la pestaña Documentos dentro del detalle de cliente.
    2. Marca la casilla de selección del o los documentos que vayas a eliminar.
    3. Haz clic en el botón Eliminar, debajo del detalle del colaborador asignado.
    4. Aparecerá un pop – up de confirmación. Haz clic en Eliminar Documentos.
    1. El sistema confirmará la acción mostrando la notificación: Archivos eliminados con éxito.

    *Recuerda que una vez eliminados no habrá manera de recuperarlos.

  • Pantalla de detalles del cliente

    Consulta el detalle de tu cliente

    1. Ingresa al Listado de Clientes desde el menú lateral izquierdo Contactos > Clientes.
    1. Haz clic sobre el nombre del cliente que deseas visualizar.
    2. Se desplegará la pantalla de Detalle de Cliente.

    Panel de acciones administrativas

    Desde este panel podrás crear distintas acciones a tu cliente como:

    Panel de información de contacto

    • Razón Social: Es la razón social que ingresaste al momento de crear a tu cliente. 
    • Nombre Comercial: Nombre como se le conoce comúnmente a la empresa.
    • RFC: En este espacio aparecerá el RFC que registraste.

    Panel lateral

    En este panel podrás encontrar la siguiente información:

    • Icono y nombre del colaborador a cargo del cliente.
    • Tarifa predeterminada del cliente, si es que se le asignó alguna.

    Pestañas de navegación

    Detalle del Cliente

    Encuentra toda la información de contacto de tu cliente.

    • Lista de contactos: nombre, correo y teléfono de contacto con la empresa cliente.
    • Dirección fiscal y de sucursales, tal como la registraste al momento de crear el perfil del cliente. 
    Relación Comercial
    • Nota interna: Verás el campo con la información adicional que agregaste al crear el perfil de tu cliente, como información financiera o administrativa relevante. Si no escribiste nada, el campo aparecerá vacío.

    • Historial : Consulta el historial de acciones y eventos relacionados con el cliente de manera cronológica:
      • Creación del cliente: Colaborador que creó el perfil del cliente con fecha y hora.
      • Conversión de prospecto a cliente: Si el cliente fue registrado primero como un prospecto, se muestra el colaborador que realizó la conversión de Prospecto a Cliente, junto con fecha y hora del cambio. También se muestra el historial de eventos registrados desde que era prospecto.
      • Relación a documentos: Se mostrará si se ha generado una nueva factura, cotización o nota de venta. Incluye el número de folio del documento, fecha, hora y colaborador que lo realizó. Puedes dar clic sobre el nombre del documento para ver el detalle del mismo.
      • Cambio de estado de los documentos: Se muestra cuando una cotización se convierte a una nota de venta o una nota de venta a una factura, en conjunto con el nombre del colaborador que lo realizó. Si das clic sobre el nombre del documento te llevará hacia el detalle del mismo.
      • Creación de un nuevo Trato: Se mostrará cuando hayas creado un trato (oportunidad comercial que se gestiona desde el embudo de ventas) para el cliente en cuestión, junto con su valor estimado.
      • Cambio de estado del Trato: Se registra cuando el Trato sea marcado como Ganado o No Ganado y el colaborador que realizó el cambio de estado. También se muestra cuando un Trato es marcado como Cerrado o cuando es Reabierto. 

    *Si deseas consultar el historial de meses anteriores, haz clic en el campo desplegable del mes actual, para abrir la lista de los meses desde la creación del cliente y selecciona el mes que deseas consultar.

    Seguimientos

    En la pestaña de Seguimientos podrás ver todos los registros de tareas vinculadas a este cliente.

    • Nombre y clave del Seguimiento.
    • Trato Relacionado.
    • Fecha Inicio.
    • Fecha fin.  
    • Prioridad.
    • Colaborador Asignado.
    • Estado del Seguimiento.

    Si deseas conocer más a detalle cada campo puedes consultar el manual Detalle de Seguimientos.

    *Puedes buscar y filtrar los seguimientos de tus clientes desde la barra superior y si  deseas consultar el detalle de un seguimiento en especifico, haz clic sobre él.

    Facturación y Ventas

    Dentro de esta pestaña encontrarás toda la información relacionada con la facturación y gestión administrativa de tu cliente, incluyendo las condiciones de pago.

    Cuentas por Cobrar

    Información registrada para gestionar la cobranza del cliente. 

    • Condiciones de pago.
    • Días de crédito.
    • Límite de crédito.
    Recordatorios de Pago

    Vista de la configuración de los recordatorios de pago, de manera desglosada. 

    Datos de CFDI

    Datos básicos y necesarios para llevar a cabo la facturación electrónica. 

    Datos Bancarios

    Verás la información de la cuenta bancaria que has asignado para los depósitos de los pagos por los productos o servicios que tu cliente adquiera. Si tiene más de una cuenta bancaria registrada, se mostrará el desglose de cada una.

    • Banco.
    • Nombre del Banco.
    • Forma de pago.
    • RFC del Banco.
    • Número de cuenta bancaria.
    • Descripción de la cuenta bancaria.
    Documentos

    Desde esta pestaña podrás adjuntar, consultar, descargar o eliminar documentos relacionados con tu cliente. Puedes subir archivos como:

    • Constancia de situación fiscal.
    • Contratos.
    • Comprobantes de pago.
    • Documentos técnicos o cualquier documento relevante para la gestión comercial.

  • Importa o exporta clientes de manera masiva

    Importa a tus clientes

    Si ya cuentas con una base de datos de tus clientes, puedes realizar la carga masiva de la información por medio de una plantilla Excel. De esta forma, puedes ahorrar tiempo al registrar varios clientes simultáneamente.

    1. Ingresa al Listado de Clientes desde el menú lateral izquierdo dando clic en Contactos > Clientes.
    2. Haz clic en la pestaña Importar Clientes ubicada en la parte superior de la pantalla.
    1. Para descargar la plantilla de importación da clic en Descarga aquí la plantilla base del formato de importación de Excel.
    1. Busca el archivo dentro de tu computadora. Normalmente, puedes encontrarlo dentro de la carpeta descargas.

    Completa la plantilla de importación

    En el archivo encontrarás instrucciones para llenarlo correctamente, es importante que las sigas para completar la importación de forma exitosa. Los campos marcados en color rojo son obligatorios.

    • Nombre o Razón Social: Nombre legal del cliente como aparece en la constancia de situación fiscal.
    • Nombre Comercial: Nombre con el cual es conocida comúnmente la empresa en el mercado.
    • RFC: Deberás colocarlo tal cual aparece en la constancia de situación fiscal. Es una clave alfanumérica de 12 o 13 dígitos que incluye la homoclave. 

    *Ningún RFC puede repetirse, excepto el genérico. Para clientes extranjeros debes utilizar el RFC genérico XEXX010101000.

    • Uso de CFDI: Clave de 3 dígitos según el catálogo del SAT que tu cliente te solicita para el uso de CFDI. Si no conoces la clave, descarga el catálogo desde la misma pantalla dando clic en el texto “Descarga aquí el catálogo de usos”.
    • Régimen Fiscal SAT: Clave de 3 dígitos del régimen fiscal de tu cliente, tal cual aparece en su constancia de situación fiscal.
    • Forma de pago: Clave de 2 dígitos proporcionada por el SAT. Si no la conoces, da clic aquí y descarga el listado de formas de pago.
    • Contacto: Nombre de la persona con la que mantienes la relación comercial dentro de la empresa cliente.
    • Calle: Nombre de la calle donde se encuentra el domicilio fiscal de tu cliente.
    • No Exterior: Número exterior de la dirección fiscal.
    • No Interior: Número interior (solamente si aplica). 
    • Colonia: Colonia en donde se encuentra el domicilio según su registro ante el SAT.
    • Ciudad: Escribe la ciudad del domicilio fiscal.
    • Referencia: Información adicional para poder localizar el domicilio físicamente, por ejemplo, color de fachada o clave de acceso para ingresar.
    • Estado: Estado donde se encuentra la empresa de tu cliente.
    • País: País dónde se encuentra operando la empresa (del domicilio fiscal).
    • Código Postal: Código postal a 5 dígitos. Si inicia con cero, escribe solo los últimos 4 dígitos y el sistema agrega el cero automáticamente al principio.
    • Teléfono: Ingresa el número telefónico de la persona de contacto.
    • Email: Correo electrónico para comunicación y envío de documentos.
    1. Una vez finalizado el llenado de la plantilla, sube el archivo. Lo puedes realizar de 2 maneras distintas:
      • Drag and Drop: Arrastra el archivo desde su ubicación en tu dispositivo hasta el campo de importación del sistema.
      • Buscar archivo: Da clic dentro del campo de importación y selecciona el archivo desde la ubicación en tu computadora y confirma la carga.
    1. Se mostrará una barra de progreso mientras el archivo se importa. Cuando llegue al 100%, el sistema notificará que la carga finalizó.

    *Nota: Mientras se realiza la carga de importación no es posible realizar otras actividades simultáneamente dentro del sistema ya que puede ser motivo de error de carga.

    Gestiona los errores de importación

    Si hay errores en el archivo, el sistema generará un reporte con el detalle de los registros rechazados y el motivo.

    1. Descarga el reporte de errores haciendo clic en el texto “Descargar reporte de errores ocurridos durante el proceso”.
    2. Corrige la información en la plantilla madre según las indicaciones del reporte de errores.
    3. Sube nuevamente el archivo siguiendo el proceso anterior.
    4. Si la importación finaliza correctamente, aparecerá una notificación con la siguiente leyenda: “La importación ha finalizado”. 
    5. Si surgen nuevos errores, se generará un nuevo reporte y es necesario una corrección adicional.

    Exporta a tus clientes

    El sistema también te permite exportar el listado de tus clientes por medio de una hoja de cálculo en formato .xslx para facilitar la gestión y el respaldo de la información.

    1. Ingresa al menú Contactos > Clientes desde el menú lateral izquierdo.
    2. Se abrirá el Listado de Clientes.
    3. Localiza el panel de acciones ubicado en la parte superior derecha.
    4. Haz clic en la función Exportar Excel.
    5. El archivo se descargará automáticamente en tu computadora, generalmente en la carpeta de descargas. Se guardará con la siguiente nomenclatura: “Clientes_añomesdía.csv”. Ejemplo: Prospectos_20250710.csv 

    *Si deseas exportar solamente a ciertos clientes, selecciona uno por uno marcando la casilla que aparece al inicio de cada fila y luego inicia el proceso de exportación.

  • Edita, elimina y restaura clientes

    Si requieres actualizar la información de un cliente ya existente porque hubo cambios en su nombre, RFC, contacto, o cualquier otro dato relevante, sigue estos pasos:

    Edita el perfil de un cliente

    1. Ingresa desde Contactos > Clientes.
    2. Se abrirá el Listado de Clientes.
    1. Localiza al cliente para editar su información. Puedes utilizar la función de Buscar para encontrarlo más rápido.
    2. Da clic en el icono de editar (lápiz) ubicado en la parte final de la fila.
    1. Se abrirá el formulario del cliente con toda la información registrada previamente.
    1. Actualiza la información que sea necesaria.
    2. Cuando termines, desliza hasta la parte inferior de la pantalla y da clic en el botón Guardar Cliente.

    *Si el dato que vas a modificar es la razón social o el régimen fiscal, debe ser ingresado como aparece en la constancia de situación fiscal de tu cliente.

    Elimina clientes de tu listado

    1. Ingresa al Listado de Clientes desde el menú lateral izquierdo Contactos > Clientes.
    1. Ubica la casilla de selección que se encuentra a la izquierda de cada fila.
    2. Selecciona la casilla correspondiente (también puedes realizar esta acción con varios contactos usando la multiselección).
    3. Haz clic en el botón Eliminar, ubicado en la parte superior derecha de la lista.
    4. Se abrirá un pop – up de confirmación. Da clic en Aceptar para confirmar la acción.
    5. Al eliminar el cliente, el sistema mostrará la notificación de confirmación: Cliente eliminado con éxito.

    *Considera que una vez eliminado el cliente, ya no podrás relacionarlo en documentos nuevos como Tratos, Seguimientos, Facturas, Notas de venta o Cotizaciones.

    Elimina clientes de forma permanente

    Los clientes borrados dejan de aparecer en el listado general y pasan a la pestaña de Eliminados, ubicada en la parte inferior de la pantalla.

    Puedes borrar definitivamente estos registros, siempre y cuando sus tratos relacionados se encuentren Cerrados.

    1. Dentro del Listado de Clientes, ingresa a la pestaña Eliminados ubicada en la parte inferior de la pantalla.
    1. Marca la casilla del cliente o los clientes que deseas eliminar de forma permanente.
    2. Haz clic en Eliminar, en la parte superior derecha de la pantalla.
    3. Se mostrará un mensaje de confirmación, da clic en Aceptar.
    4. Se mostrará la notificación de confirmación: Cliente eliminado con éxito.

    Nota: Al eliminar el cliente de forma permanente se borrarán también los tratos y seguimientos asignados al mismo y no habrá manera de recuperarlos.

    Restaura clientes eliminados

    1. Ingresa a la pestaña Eliminados.
    1. Marca la casilla del cliente o los clientes que deseas restaurar.
    2. Da clic en la opción Restaurar ubicada en la parte superior derecha de la pantalla.
    3. Aparecerá un mensaje de confirmación, da clic en Aceptar.
    4. Se confirmará la acción mostrando la notificación: Cliente restaurado con éxito.

    *El o los clientes que hayas restaurado se encontrarán nuevamente dentro del Listado de Clientes activos y aparecerán en las primeras posiciones de la lista.

  • Agrega un nuevo cliente

    En docDigitales puedes registrar tanto a tus clientes actuales como a nuevos, cada vez que lo necesites. Así, contarás con una base de datos completa que facilite la emisión de comprobantes fiscales y documentos, la gestión de procesos comerciales y el seguimiento general de tu relación con ellos.

    Tip: Solicita a tus clientes su constancia de situación fiscal para llenar correctamente todos los campos que se vincularán cuando emitas CFDI.

    1. Ingresa desde Contactos > Clientes.
    2. Se abrirá una pantalla con el Listado de Clientes. 
    3. Da clic en el botón + Nuevo Cliente, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
    1. Se cargará el formulario de Nuevo Cliente. Completa el llenado de los campos requeridos:

    Datos del Cliente

    • Razón Social: Nombre legal del cliente como aparece en su constancia de situación fiscal.
    • Nombre comercial: Nombre con el cual es conocida la empresa comúnmente en el mercado.
    • RFC: Campo alfanumérico donde se registra el RFC con homoclave, tal cual aparece en la constancia de situación fiscal.
    Contacto interno de la empresa
    1. Da clic en la opción + Agregar Contacto para habilitar esta sección y completa los campos solicitados.
      • Nombre: Escribe el nombre completo de la persona que es tu contacto directo dentro de la empresa cliente. Este dato es útil para saber con quién comunicarte en caso de dudas o seguimientos.
      • Teléfono: Ingresa el número telefónico de la persona de contacto.
      • Correo electrónico: Ingresa el email de contacto para el envío de facturas, notas de venta u otra comunicación relevante. 
    1. Si necesitas agregar más contactos al mismo perfil de cliente, haz clic nuevamente en la opción + Agregar Contacto. Puedes agregar tantos registros como consideres necesarios.

    Dirección Fiscal

    *Nota: Deberás llenar estos campos con la dirección que se encuentra registrada en la constancia de situación fiscal.

    • País.
    • Estado.
    • Ciudad.
    • Municipio.
    • Código Postal.
    • Colonia.
    • Calle.
    • No. Ext.
    • No. Int. (Solo si aplica).
    • Referencia: Información adicional para localizar el domicilio, por ejemplo,color de fachada o clave de acceso para ingresar.
    Agrega Sucursales
    1. Para registrar más de una ubicación física, haz clic en el botón + Agregar Sucursal. 
    2. Se desplegará un formulario para llenar los campos de la Sucursal.
      • Prefijo: Texto opcional que aparecerá justo antes del nombre de la sucursal, por ejemplo, Dependencia, Asociación, etc. 
      • Nombre de la Sucursal: Es el nombre de la sucursal según el registro de tu cliente, por ejemplo, sucursal Santa Fe, sucursal operativa, sucursal corporativa, etc.
      • País: Selecciona del listado el país en donde se encuentra la sucursal.
      • Estado: Selecciona del listado en que estado del país seleccionado se encuentra la sucursal. 
      • Ciudad: Escribe en que ciudad opera la sucursal.
      • Municipio: Municipio correspondiente.
      • Código Postal: Ingresa el código postal de 5 números de donde se encuentra la sucursal..
      • Colonia: Escribe en que colonia se encuentra la sucursal.
      • Calle: Escribe solamente el nombre de la calle.
      • No Ext.: Escribe únicamente el número exterior de la sucursal.
      • No Int.: Coloca el número interior de la sucursal (solamente si aplica).
      • Referencia: Puedes ingresar una descripción adicional para ubicar físicamente la sucursal.
    1. Si deseas agregar más sucursales, haz clic nuevamente en el botón + Agregar Sucursales y completa sus datos.

    Datos de CFDI

    • Uso de CFDI: Selecciona del listado el uso para los comprobantes fiscales que te haya solicitado tu cliente. Es un campo que se integra de claves asignadas por el SAT, consulta el manual Catálogo de usos de CFDI.
    • Régimen Fiscal: Es el régimen bajo el que tu cliente tributa para cumplir con el pago de impuestos. Este dato lo puedes encontrar dentro de la constancia de situación fiscal de tu cliente.
    • Forma de pago: Es el método que tu cliente utiliza para cubrir el pago de los productos o servicios que le vendes, como cheque nominativo, transferencia electrónica o pago de contado. Puedes registrar la forma de pago que utilice con mayor frecuencia y modificarla en facturas específicas si llega a cambiar.
    Datos Bancarios

    Agrega la información de la cuenta bancaria a la que se depositarán los pagos por los productos o servicios que tu cliente adquiera.

    1. Haz clic en la opción + Agregar Datos Bancarios.
    2. Completa el formulario con la información solicitada:
      • Banco: Selecciona dentro de la lista el nombre fiscal del banco en conjunto de su clave registrada ante el SAT.
      • Nombre: Nombre comercial del banco. Este campo se llena en automático al seleccionar la opción anterior.
      • Forma de Pago: Selecciona si tu cliente realizará los pagos de Contado o Crédito.
      • RFC Banco: Escribe el RFC del banco. Si no lo conoces puedes consultarlo en el link del SAT oficial.
      • Descripción: Información adicional sobre la cuenta, por ejemplo, los días de pago o la finalidad de esta cuenta. 

    Cuentas por Cobrar

    Si ofreces crédito al cliente que estás registrando, en esta sección puedes establecer las condiciones de pago para las facturas a crédito y programar recordatorios de pago automáticos.

    • Condiciones de pago:  Si no ofrecerás crédito, selecciona la opción Contado y omite los campos adicionales. Para las cuentas a crédito, selecciona la condición de pago Crédito. 
    • Días de Crédito: Escribe el número de días de crédito máximo que otorgas a tu cliente para realizar el pago.
    • Límite de Crédito: Escribe la cantidad monetaria máxima del crédito otorgado, sin comas dentro de la cantidad.
    Recordatorios de pago.
    1. Activa la opción Recordatorio de pago.
    1. El campo de correo electrónico tomará automáticamente el correo que registraste previamente. Este campo no se puede editar.
    2. Si deseas agregar más destinatarios para los recordatorios, escríbelos en el campo Cc. Para ingresar varios correos, sepáralos con comas.
    1. Haz clic en + Agregar Recordatorio.
    1. Se generará un recordatorio predeterminado. Para editarlo, haz clic en el icono de lápiz que aparece al final del campo.
    1. Se abrirá un pop – up para que configures el recordatorio según tus necesidades:
      • Escribe cuantos días antes o después se enviará el recordatorio.
      • Selecciona si se enviarán antes o después de la fecha de vencimiento.
      • Puedes personalizar el mensaje del cuerpo del correo electrónico o dejar el predeterminado por el sistema.
    1. Haz clic en Terminar Edición para guardar los cambios.

    *Puedes crear y personalizar todos los recordatorios que consideres necesarios, solo da clic en la opción + Agregar Recordatorio para agregar más al sistema.

    1. Una vez que tengas todos los recordatorios personalizados, da clic en Guardar Cambios.

    Datos Adicionales

    • Tarifa predeterminada: Si asignaras una tarifa especial a tu cliente, primero debes registrarla en el sistema. Una vez creada, aparecerá en este listado y podrás seleccionarla para designarla al cliente.
    • Asignado a: Selecciona del listado al colaborador responsable del cliente. Esta opción solo está disponible si cuentas con todos los permisos del módulo de contactos.
    • Nota Interna: Campo de texto libre para agregar información financiera o administrativa relevante sobre el cliente.
    1. Para finalizar el registro haz clic en el botón Guardar Cliente. El sistema validará que los campos obligatorios se hayan llenado correctamente, si encuentra algún error aparecerá un mensaje en rojo dentro del campo correspondiente.
    2. Puedes confirmar la creación del nuevo cliente cuando veas la notificación: Cliente creado con éxito.