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Etiqueta: Intermedio

  • Pantalla de detalles del prospecto

    Consulta el detalle del prospecto

    1. Ingresa al Listado de Prospectos desde el menú lateral izquierdo Contactos > Prospectos.
    2. Haz clic sobre el nombre del prospecto que deseas visualizar.
    1. Se abrirá la pantalla de Detalle del Prospecto.

    Panel de acciones administrativas

    Desde este panel puedes realizar actividades de seguimiento para tu prospecto:

    • Convertir a Cliente: Haz clic en esta opción para cambiar el estatus del prospecto a cliente y completa el formulario de Nuevo Cliente.
    • Nuevo Trato: Crea una nueva oportunidad comercial con tu prospecto en tu embudo de ventas. 
    • Agendar Seguimiento: Programa un seguimiento para el prospecto en cuestión.
    • Nueva Cotización: Genera una cotización desde esta pantalla.
    • Eliminar: Elimina al prospecto si ya no lo necesitas en el sistema. Da clic en “Eliminar” y confirma la acción para borrarlo de forma definitiva.

    Panel lateral

    En este panel podrás encontrar la siguiente información:

    • Icono y nombre del colaborador a cargo de la relación con el prospecto.
    • Estado del proceso comercial en la que se encuentra el prospecto.

    Pestañas de navegación

    Datos de prospecto

    • Nombre del prospecto: Es el asignado cuando se creó el registro. 
    • Contacto: Datos de contacto para gestionar la relación comercial con el prospecto:
      • Nombre de contacto.
      • Teléfono.
      • Correo electrónico.

    Relación Comercial 

    • Nota Interna: Verás el campo con la información adicional que agregaste al crear el perfil del prospecto, como información financiera o administrativa relevante. Si no escribiste nada, el campo aparecerá vacío.
    • Historial: Consulta el historial de acciones y eventos relacionados con el prospecto de manera cronológica:
      • Creación del prospecto: Colaborador que creó el perfil del prospecto con fecha y hora.
      • Asignación de un prospecto a staff:  Se registra el nombre del colaborador que está a cargo de la relación comercial con este prospecto.
      • Relación de cotizaciones: Se mostrará si se ha generado una nueva cotización. Incluye el número de folio del documento, fecha, hora y colaborador que lo realizó. Puedes dar clic sobre el nombre del documento para ver el detalle del mismo.
      • Creación de un nuevo Trato: Se mostrará cuando hayas creado un trato (oportunidad comercial que se gestiona desde el embudo de ventas) para el prospecto en cuestión, junto con su valor estimado.
      • Cambio de estado del Trato: Se registra cuando el Trato sea marcado como Ganado o No Ganado y el colaborador que realizó el cambio de estado. También se muestra cuando un Trato es marcado como Cerrado o cuando es Reabierto. 

    *Si deseas consultar el historial de meses anteriores, haz clic en el campo desplegable del mes actual, para abrir la lista de los meses desde la creación del cliente y selecciona el mes que deseas consultar.

    Seguimientos

    En la pestaña de Seguimientos podrás ver todos los registros de tareas vinculadas a este prospecto.

    • Nombre y clave del seguimiento.
    • Trato Relacionado.
    • Fecha de inicio con hora.
    • Fecha de fin con hora. 
    • Prioridad.
    • Colaborador Asignado.
    • Estado del Seguimiento.

    Si deseas conocer más a detalle cada campo puedes consultar el manual de detalle de seguimientos.

    *Puedes buscar y filtrar los seguimientos de tus clientes desde la barra superior y si deseas consultar el detalle del seguimiento, haz clic sobre él.

  • Gestiona tus cuentas por cobrar

    Las cuentas por cobrar representan el dinero que tus clientes aún no han pagado por productos o servicios que ya recibieron. En otras palabras, son las ventas a crédito que aún están pendientes de pago, y que se registran como activos corrientes en tu contabilidad porque se espera recibir ese dinero durante el mismo año fiscal.

    Al momento de la venta, es común establecer con el cliente el plazo para el pago (por ejemplo, 30, 60 o 90 días). Este plazo queda reflejado en la factura en dos partes:

    • Condición de pago: se indica que es una venta a crédito.
    • Días de crédito: se establece la fecha límite para el pago.

    ¿Qué pasa al timbrar una factura a crédito?

    Cuando timbras una factura con esta condición, se genera un movimiento contable automático:

    • Cargo: Cuentas por cobrar (activo).
    • Abono: Ventas (ingresos).

    Más adelante, cuando se reciba el pago, este movimiento se liquida reflejando:

    • Un aumento en la cuenta bancaria donde se recibió el dinero.
    • Una disminución en la cuenta de clientes (Cuentas por cobrar).

    Nota: Si un cliente no paga después de múltiples intentos de cobro, esa cuenta se considera incobrable. En ese caso, deberás darla de baja como pérdida o gasto contable, especialmente si ha pasado un tiempo considerable (ej. más de 180 días).

    Configura tus cuentas por cobrar

    Establece días y límite de crédito para tus clientes

    1. Desde el panel principal ingresa al módulo Contactos > Clientes > +Nuevo Cliente o haz clic el icono de Editar sobre un cliente existente en el listado general. En ambos casos se abrirá el mismo formulario: en blanco si estás registrando un nuevo cliente, o con los datos precargados si estás editando uno previamente capturado.
    1. Dirígete a la sección Cuentas por Cobrar.
    1. En Condiciones de pago, selecciona Crédito para habilitar los siguientes campos:
      • Días de Crédito: Es el plazo en días naturales que le das al cliente para pagar una factura o nota de venta desde su fecha de emisión. Este valor determina la fecha de vencimiento del documento y es clave para calcular cuándo se debe realizar el cobro.

    *Por ejemplo: Si emites una factura el 1 de abril y configuras 30 días de crédito, la fecha de vencimiento será el 1 de mayo.

    • Límite de Crédito: Es el monto máximo de deuda acumulada que un cliente puede tener contigo en facturas o notas de venta a crédito. Sirve como medida de control para evitar que el cliente acumule saldos impagados más allá de lo que consideras aceptable.

    *Por ejemplo: Si defines un límite de crédito de $15,000 pesos y el cliente ya tiene $14,000 en documentos pendientes, solo podrá generar una venta a crédito de hasta $1,000. Si se excede, el sistema no permitirá continuar con la operación.

    Activa recordatorios de pago

    Dentro del mismo formulario, puedes activar el Botón de Recordatorios de Pago para establecer recordatorios automáticos de cobro.

    1. Una vez activada la función, verás un formulario que te solicitará llenar los siguientes campos: 
      • Correo electrónico para notificaciones: Es el correo principal al que se enviarán los recordatorios de pago antes de la fecha de vencimiento. Por lo general, este es el correo principal de tu cliente.
    • Opción: Enviar copia a mi correo: Al activar esta opción, el sistema enviará una copia del recordatorio de pago a tu correo de usuario. Es útil para que tengas un seguimiento interno de los recordatorios enviados, sin depender únicamente de que el cliente te confirme la recepción de los mismos.
    • CC (con copia): Este campo permite agregar correos adicionales que recibirán también el recordatorio. Puedes usarlo para incluir al contador del cliente, a un socio o a cualquier otro responsable del seguimiento de pagos.
    • +Agregar recordatorio: Haz clic en esta opción para programar uno o más recordatorios que serán enviados automáticamente antes de la fecha de vencimiento. Cada recordatorio te permite definir cuántos días antes se enviará el aviso.

    Por ejemplo: Si configuraste que el pago debe hacerse 10 días después de emitir la factura, puedes agregar:

    • Recordatorio 1: 3 días antes del vencimiento (se enviará a los 7 días desde la emisión).
    • Recordatorio 1:  2 días antes del vencimiento (se enviará a los 8 días desde la emisión
    1. Puedes agregar tantos recordatorios como necesites para asegurar el seguimiento oportuno del pago.
    1. También puedes incluir  un mensaje personalizado en caso que desees modificar el que el sistema genera por defecto. 

    *En caso de que la factura o nota de venta se marque como pagada antes de la fecha de aviso de pago, el envío de recordatorios se cancela automáticamente.

    Edita o elimina recordatorios de pago

    1. Desde el listado principal de clientes ubica el registro que deseas modificar e ingresa a la pantalla de detalles.
    1. Ve a la sección de Cuentas por Cobrar y haz clic en la opción Administrar recordatorios.
    1. Selecciona el recordatorio de pago que desees y haz clic sobre el icono de Editar o Eliminar que se encuentra a la derecha en la pantalla.
    1. Si eliges la opción Editar, se abrirá un formulario para modificar la fecha de envío o el mensaje del correo. Realiza los cambios y haz clic en Aceptar para concluir el proceso.
    1. Si eliges la opción Eliminar, haz clic en Guardar cambios para finalizar. 

    Reportes para control de tus cuentas por cobrar

    Para ayudarte a mantener un control eficiente de tus cobros pendientes, en docDigitales contamos con dos reportes clave:

    • Cuentas por Cobrar por Cliente: Visualiza el total pendiente por cada cliente.
    • Cuentas por Cobrar por Documento: Consulta el detalle de cada factura o nota de venta pendiente de cobro.

    Estos reportes te ofrecen información actualizada y útil para tomar decisiones financieras en tu negocio.

  • Pantalla de detalles del cliente

    Consulta el detalle de tu cliente

    1. Ingresa al Listado de Clientes desde el menú lateral izquierdo Contactos > Clientes.
    1. Haz clic sobre el nombre del cliente que deseas visualizar.
    2. Se desplegará la pantalla de Detalle de Cliente.

    Panel de acciones administrativas

    Desde este panel podrás crear distintas acciones a tu cliente como:

    Panel de información de contacto

    • Razón Social: Es la razón social que ingresaste al momento de crear a tu cliente. 
    • Nombre Comercial: Nombre como se le conoce comúnmente a la empresa.
    • RFC: En este espacio aparecerá el RFC que registraste.

    Panel lateral

    En este panel podrás encontrar la siguiente información:

    • Icono y nombre del colaborador a cargo del cliente.
    • Tarifa predeterminada del cliente, si es que se le asignó alguna.

    Pestañas de navegación

    Detalle del Cliente

    Encuentra toda la información de contacto de tu cliente.

    • Lista de contactos: nombre, correo y teléfono de contacto con la empresa cliente.
    • Dirección fiscal y de sucursales, tal como la registraste al momento de crear el perfil del cliente. 
    Relación Comercial
    • Nota interna: Verás el campo con la información adicional que agregaste al crear el perfil de tu cliente, como información financiera o administrativa relevante. Si no escribiste nada, el campo aparecerá vacío.

    • Historial : Consulta el historial de acciones y eventos relacionados con el cliente de manera cronológica:
      • Creación del cliente: Colaborador que creó el perfil del cliente con fecha y hora.
      • Conversión de prospecto a cliente: Si el cliente fue registrado primero como un prospecto, se muestra el colaborador que realizó la conversión de Prospecto a Cliente, junto con fecha y hora del cambio. También se muestra el historial de eventos registrados desde que era prospecto.
      • Relación a documentos: Se mostrará si se ha generado una nueva factura, cotización o nota de venta. Incluye el número de folio del documento, fecha, hora y colaborador que lo realizó. Puedes dar clic sobre el nombre del documento para ver el detalle del mismo.
      • Cambio de estado de los documentos: Se muestra cuando una cotización se convierte a una nota de venta o una nota de venta a una factura, en conjunto con el nombre del colaborador que lo realizó. Si das clic sobre el nombre del documento te llevará hacia el detalle del mismo.
      • Creación de un nuevo Trato: Se mostrará cuando hayas creado un trato (oportunidad comercial que se gestiona desde el embudo de ventas) para el cliente en cuestión, junto con su valor estimado.
      • Cambio de estado del Trato: Se registra cuando el Trato sea marcado como Ganado o No Ganado y el colaborador que realizó el cambio de estado. También se muestra cuando un Trato es marcado como Cerrado o cuando es Reabierto. 

    *Si deseas consultar el historial de meses anteriores, haz clic en el campo desplegable del mes actual, para abrir la lista de los meses desde la creación del cliente y selecciona el mes que deseas consultar.

    Seguimientos

    En la pestaña de Seguimientos podrás ver todos los registros de tareas vinculadas a este cliente.

    • Nombre y clave del Seguimiento.
    • Trato Relacionado.
    • Fecha Inicio.
    • Fecha fin.  
    • Prioridad.
    • Colaborador Asignado.
    • Estado del Seguimiento.

    Si deseas conocer más a detalle cada campo puedes consultar el manual Detalle de Seguimientos.

    *Puedes buscar y filtrar los seguimientos de tus clientes desde la barra superior y si  deseas consultar el detalle de un seguimiento en especifico, haz clic sobre él.

    Facturación y Ventas

    Dentro de esta pestaña encontrarás toda la información relacionada con la facturación y gestión administrativa de tu cliente, incluyendo las condiciones de pago.

    Cuentas por Cobrar

    Información registrada para gestionar la cobranza del cliente. 

    • Condiciones de pago.
    • Días de crédito.
    • Límite de crédito.
    Recordatorios de Pago

    Vista de la configuración de los recordatorios de pago, de manera desglosada. 

    Datos de CFDI

    Datos básicos y necesarios para llevar a cabo la facturación electrónica. 

    Datos Bancarios

    Verás la información de la cuenta bancaria que has asignado para los depósitos de los pagos por los productos o servicios que tu cliente adquiera. Si tiene más de una cuenta bancaria registrada, se mostrará el desglose de cada una.

    • Banco.
    • Nombre del Banco.
    • Forma de pago.
    • RFC del Banco.
    • Número de cuenta bancaria.
    • Descripción de la cuenta bancaria.
    Documentos

    Desde esta pestaña podrás adjuntar, consultar, descargar o eliminar documentos relacionados con tu cliente. Puedes subir archivos como:

    • Constancia de situación fiscal.
    • Contratos.
    • Comprobantes de pago.
    • Documentos técnicos o cualquier documento relevante para la gestión comercial.

  • Agrega un nuevo cliente

    En docDigitales puedes registrar tanto a tus clientes actuales como a nuevos, cada vez que lo necesites. Así, contarás con una base de datos completa que facilite la emisión de comprobantes fiscales y documentos, la gestión de procesos comerciales y el seguimiento general de tu relación con ellos.

    Tip: Solicita a tus clientes su constancia de situación fiscal para llenar correctamente todos los campos que se vincularán cuando emitas CFDI.

    1. Ingresa desde Contactos > Clientes.
    2. Se abrirá una pantalla con el Listado de Clientes. 
    3. Da clic en el botón + Nuevo Cliente, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
    1. Se cargará el formulario de Nuevo Cliente. Completa el llenado de los campos requeridos:

    Datos del Cliente

    • Razón Social: Nombre legal del cliente como aparece en su constancia de situación fiscal.
    • Nombre comercial: Nombre con el cual es conocida la empresa comúnmente en el mercado.
    • RFC: Campo alfanumérico donde se registra el RFC con homoclave, tal cual aparece en la constancia de situación fiscal.
    Contacto interno de la empresa
    1. Da clic en la opción + Agregar Contacto para habilitar esta sección y completa los campos solicitados.
      • Nombre: Escribe el nombre completo de la persona que es tu contacto directo dentro de la empresa cliente. Este dato es útil para saber con quién comunicarte en caso de dudas o seguimientos.
      • Teléfono: Ingresa el número telefónico de la persona de contacto.
      • Correo electrónico: Ingresa el email de contacto para el envío de facturas, notas de venta u otra comunicación relevante. 
    1. Si necesitas agregar más contactos al mismo perfil de cliente, haz clic nuevamente en la opción + Agregar Contacto. Puedes agregar tantos registros como consideres necesarios.

    Dirección Fiscal

    *Nota: Deberás llenar estos campos con la dirección que se encuentra registrada en la constancia de situación fiscal.

    • País.
    • Estado.
    • Ciudad.
    • Municipio.
    • Código Postal.
    • Colonia.
    • Calle.
    • No. Ext.
    • No. Int. (Solo si aplica).
    • Referencia: Información adicional para localizar el domicilio, por ejemplo,color de fachada o clave de acceso para ingresar.
    Agrega Sucursales
    1. Para registrar más de una ubicación física, haz clic en el botón + Agregar Sucursal. 
    2. Se desplegará un formulario para llenar los campos de la Sucursal.
      • Prefijo: Texto opcional que aparecerá justo antes del nombre de la sucursal, por ejemplo, Dependencia, Asociación, etc. 
      • Nombre de la Sucursal: Es el nombre de la sucursal según el registro de tu cliente, por ejemplo, sucursal Santa Fe, sucursal operativa, sucursal corporativa, etc.
      • País: Selecciona del listado el país en donde se encuentra la sucursal.
      • Estado: Selecciona del listado en que estado del país seleccionado se encuentra la sucursal. 
      • Ciudad: Escribe en que ciudad opera la sucursal.
      • Municipio: Municipio correspondiente.
      • Código Postal: Ingresa el código postal de 5 números de donde se encuentra la sucursal..
      • Colonia: Escribe en que colonia se encuentra la sucursal.
      • Calle: Escribe solamente el nombre de la calle.
      • No Ext.: Escribe únicamente el número exterior de la sucursal.
      • No Int.: Coloca el número interior de la sucursal (solamente si aplica).
      • Referencia: Puedes ingresar una descripción adicional para ubicar físicamente la sucursal.
    1. Si deseas agregar más sucursales, haz clic nuevamente en el botón + Agregar Sucursales y completa sus datos.

    Datos de CFDI

    • Uso de CFDI: Selecciona del listado el uso para los comprobantes fiscales que te haya solicitado tu cliente. Es un campo que se integra de claves asignadas por el SAT, consulta el manual Catálogo de usos de CFDI.
    • Régimen Fiscal: Es el régimen bajo el que tu cliente tributa para cumplir con el pago de impuestos. Este dato lo puedes encontrar dentro de la constancia de situación fiscal de tu cliente.
    • Forma de pago: Es el método que tu cliente utiliza para cubrir el pago de los productos o servicios que le vendes, como cheque nominativo, transferencia electrónica o pago de contado. Puedes registrar la forma de pago que utilice con mayor frecuencia y modificarla en facturas específicas si llega a cambiar.
    Datos Bancarios

    Agrega la información de la cuenta bancaria a la que se depositarán los pagos por los productos o servicios que tu cliente adquiera.

    1. Haz clic en la opción + Agregar Datos Bancarios.
    2. Completa el formulario con la información solicitada:
      • Banco: Selecciona dentro de la lista el nombre fiscal del banco en conjunto de su clave registrada ante el SAT.
      • Nombre: Nombre comercial del banco. Este campo se llena en automático al seleccionar la opción anterior.
      • Forma de Pago: Selecciona si tu cliente realizará los pagos de Contado o Crédito.
      • RFC Banco: Escribe el RFC del banco. Si no lo conoces puedes consultarlo en el link del SAT oficial.
      • Descripción: Información adicional sobre la cuenta, por ejemplo, los días de pago o la finalidad de esta cuenta. 

    Cuentas por Cobrar

    Si ofreces crédito al cliente que estás registrando, en esta sección puedes establecer las condiciones de pago para las facturas a crédito y programar recordatorios de pago automáticos.

    • Condiciones de pago:  Si no ofrecerás crédito, selecciona la opción Contado y omite los campos adicionales. Para las cuentas a crédito, selecciona la condición de pago Crédito. 
    • Días de Crédito: Escribe el número de días de crédito máximo que otorgas a tu cliente para realizar el pago.
    • Límite de Crédito: Escribe la cantidad monetaria máxima del crédito otorgado, sin comas dentro de la cantidad.
    Recordatorios de pago.
    1. Activa la opción Recordatorio de pago.
    1. El campo de correo electrónico tomará automáticamente el correo que registraste previamente. Este campo no se puede editar.
    2. Si deseas agregar más destinatarios para los recordatorios, escríbelos en el campo Cc. Para ingresar varios correos, sepáralos con comas.
    1. Haz clic en + Agregar Recordatorio.
    1. Se generará un recordatorio predeterminado. Para editarlo, haz clic en el icono de lápiz que aparece al final del campo.
    1. Se abrirá un pop – up para que configures el recordatorio según tus necesidades:
      • Escribe cuantos días antes o después se enviará el recordatorio.
      • Selecciona si se enviarán antes o después de la fecha de vencimiento.
      • Puedes personalizar el mensaje del cuerpo del correo electrónico o dejar el predeterminado por el sistema.
    1. Haz clic en Terminar Edición para guardar los cambios.

    *Puedes crear y personalizar todos los recordatorios que consideres necesarios, solo da clic en la opción + Agregar Recordatorio para agregar más al sistema.

    1. Una vez que tengas todos los recordatorios personalizados, da clic en Guardar Cambios.

    Datos Adicionales

    • Tarifa predeterminada: Si asignaras una tarifa especial a tu cliente, primero debes registrarla en el sistema. Una vez creada, aparecerá en este listado y podrás seleccionarla para designarla al cliente.
    • Asignado a: Selecciona del listado al colaborador responsable del cliente. Esta opción solo está disponible si cuentas con todos los permisos del módulo de contactos.
    • Nota Interna: Campo de texto libre para agregar información financiera o administrativa relevante sobre el cliente.
    1. Para finalizar el registro haz clic en el botón Guardar Cliente. El sistema validará que los campos obligatorios se hayan llenado correctamente, si encuentra algún error aparecerá un mensaje en rojo dentro del campo correspondiente.
    2. Puedes confirmar la creación del nuevo cliente cuando veas la notificación: Cliente creado con éxito.

  • Emite una factura de traslado (Versión CFDI 4.0)

    Si necesitas mover mercancía de un lugar a otro, sin que exista una venta de por medio, es necesario que realices una factura de traslado con complemento Carta Porte. Sigue el paso a paso para que puedas realizarla en docDigitales:

    1. Inicia sesión desde el panel de login utilizando tu correo y contraseña.
    2. Haz clic en +Nuevo> Factura desde el panel principal, o si lo deseas, puedes ingresar desde el módulo de Facturación >Facturas y Notas de Venta> Nueva factura.
    1. Comienza a llenar los datos de la factura de traslado:
    • Cliente: Escribe el nombre o razón social de tu cliente. Si aún no lo tienes registrado da clic en +Nuevo cliente e ingresa su información.

    ¿No sabes cómo registrar un cliente? Consulta el manual paso a paso.

    • Tipo de comprobante: Selecciona traslado. Recuerda que este tipo de factura no es venta, solo es movimiento de mercancía.
    • Título: Se autocompleta al elegir “traslado”, pero si quieres personalizarlo, da doble clic y escribe el título de tu preferencia.
    • Fecha: Se asigna la fecha del día en curso, Considera que no es posible asignar fecha futura en esta factura.
    • Moneda: Selecciona la opción XXX (sin moneda).
    • Serie: Puedes asignar un número de serie por tipo de comprobante (ingreso, egreso o traslado), y así separar tus facturas.
    • Folio: Es solamente de control interno y no tiene validez ante el SAT.

    *Cómo es un documento para trasladar mercancía, el total y subtotal de la factura debe ser igual a $0.00.

    1. Agrega los artículos que vas a trasladar, puedes seleccionarlos de tus productos guardados o crear un nuevo producto.
    • Cantidad: Número de artículos a trasladar.
    • Artículo: Nombre del producto con un máximo de 50 caracteres (incluyendo espacios).
    • Descripción: Detalla las características del producto que vas a transportar, máximo 1,000 caracteres, incluyendo los espacios.
    • Clave SAT: Ingresa la clasificación del producto según el catálogo del SAT. Puedes comenzar a escribir palabras clave para que nuestro buscador te ayude a encontrar la clave, o si ya la conoces, escribe los 8 dígitos.

    Encuentra tu clave con el buscador de claves del SAT.

    • Unidad SAT: Es la unidad de medida de tu producto según el SAT (pieza, kilogramo, metro, etc.). Puedes comenzar a escribirla para que nuestro buscador se active.

    Catálogo de unidades, portal del SAT.

    • Precio unitario: Es el costo de los artículos antes de impuestos.
    • Impuestos: Por normativa, una factura de traslado no debe incluir impuestos, así que selecciona la opción > No objeto de impuesto.

    *Cómo es un documento para trasladar mercancía, el total y subtotal de la factura debe ser igual a $0.00.

    Información relevante

    Debido a que solamente es un traslado y no una venta, puedes omitir el llenado de los siguientes campos:

    • Método de pago
    • Forma de pago
    • Condición de pago
    • Exportación

    En el campo “Nota” puedes incluir información relevante referente al traslado, ya sea información de origen y destino o información relevante sobre la mercancía.

    Agrega el complemento Carta Porte

    1. Selecciona en complementos la opción de Carta Porte, para que tu traslado sea válido ante el SAT y puedas mover tu mercancía sin contratiempos. La Carta Porte detalla:
    • Traslado nacional o internacional.
    • Trayecto del traslado (origen, destino) con direcciones exactas.
    • Unidad de peso del producto.
    • Tipo de transporte (auto, marítimo, aéreo o ferroviario)
    • Datos del vehículo (marca, modelo, año, n.º de póliza de seguro, placas, etc.).

    Consulta aquí cómo generar tu Carta Porte.

    1. Para guardar tu factura, puedes seleccionar cualquiera de las 3 opciones que tenemos para ti.
    • Ver factura: Previsualiza tu factura de traslado con Carta Porte en PDF.
    • Guardar: Guarda tu factura en borrador, sin timbrar.
    • Timbrar: Válida ante el SAT y es la factura oficial.

  • Crea un nuevo seguimiento

    En el módulo de CRM de docDigitales puedes crear Nuevos Seguimientos para dar continuidad a las actividades relacionadas con un trato. Estos Seguimientos te permiten registrar tareas como reuniones, correos electrónicos, llamadas o actividades generales. 

    No existe límite de registros, por lo que puedes crear todos los seguimientos necesarios para un trato.

    Crea un Nuevo Seguimiento desde el calendario

    1. Ingresa al panel de Seguimientos desde CRM> Seguimientos.
    1. Se abrirá la vista en formato de calendario. Haz clic en el botón + Nuevo Seguimiento, ubicado en la parte superior de la pantalla.
    1. Se desplegará el formulario de Nuevo Seguimiento donde deberás de llenar los siguientes campos: 
    • Cliente o Prospecto: Campo de texto con búsqueda predictiva. Al escribir el nombre, el sistema mostrará coincidencias con los clientes o prospectos registrados. Si no existe el nombre, se creará un nuevo contacto.

    Nota: Al seleccionar un Cliente o Prospecto ya existente, el seguimiento quedará vinculado a este, y únicamente se mostrarán los tratos que tenga relacionados.

    • Título: Asigna un nombre al seguimiento con un máximo de 200 caracteres.
    • Acción: Selecciona entre el menú desplegable si se trata de:
      • Reunión.
      • Llamada. 
      • Correo electrónico. 
      • Actividad.
    • Prioridad: Define el nivel de prioridad del Seguimiento según su urgencia. Las opciones del sistema son:
      • Sin prioridad.
      • Alta.
      • Media.
      • Baja. 
    • Fecha y hora de inicio: Indica la fecha y hora de inicio del Seguimiento. Las opciones de horario se muestran en intervalos de 15 minutos.
    • Fecha y hora de fin: Define la fecha y hora aproximadamente del término de la actividad. Este valor no puede ser anterior a la fecha de inicio.
    • Asignado a: Selecciona dentro de la lista al colaborador responsable del Seguimiento. Considera que este campo solo está disponible para usuarios con acceso completo al módulo de CRM.
    • Relacionado a Trato: Selecciona de la lista los tratos relacionados con el Cliente o Prospecto, el trato en cuestión. También puedes agregar seguimientos a clientes sin necesidad de relacionarlos con un trato.
    • Descripción: Campo de texto libre para detallar información adicional necesaria, con un máximo de 1000 caracteres.
    • Link adicional: Agrega un enlace relacionado con el seguimiento, puede ser el URL de una reunión virtual o un documento con los detalles técnicos. Solo se permite registrar un enlace por seguimiento.
    1. Completado el llenado del formulario dando clic en Guardar Seguimiento.
    1. Al guardar, se mostrará una notificación de confirmación y serás redirigido automáticamente al listado, donde podrás visualizar el nuevo seguimiento registrado. Además, el evento se agregará al calendario de forma automática.
    1. Si decides cancelar el registro, haz clic en Cancelar para descartar los cambios.

    Nota: Puedes registrar seguimientos a clientes con los que ya hayas negociado anteriormente, incluso si no están vinculados a un trato activo. Esto aplica tanto para clientes frecuentes como para aquellos con quienes hayas cerrado acuerdos en el pasado.

    Agrega un Nuevo Seguimiento desde un trato 

    1. Ingresa al detalle de Trato desde CRM >Embudo de ventas.
    2. Después da clic en la pestaña Tratos.
    1. Selecciona el Trato de tu interés. Puedes utilizar la función Buscar y dar clic sobre él una vez que lo hayas localizado.
    1. Ingresa al panel de Seguimientos dando clic en la pestaña correspondiente.
    1. En el panel de acciones en la parte superior da clic en Agendar Seguimiento.
    1. Se abrirá una pestaña para agregar un Nuevo Seguimiento con los datos del Cliente o Prospecto y Trato ya pre-cargados.
    1. Completa los campos del formulario de Nuevo Seguimiento como en el caso anterior.

  • Consulta el historial de movimientos de un trato desde la bitácora

    La bitácora dentro del CRM de docDigitales te ayuda a dar seguimiento puntual a cada cambio o acción realizada sobre un trato. Aquí podrás ver un historial detallado de todos los movimientos con hora y fecha desde la creación del trato.

    1. Ingresa al listado de tratos desde el módulo de CRM > Embudo de ventas.
    2. Haz clic en la pestaña Tratos.
    1. Cargará la pantalla con el listado de tratos existentes en el sistema.
    1. Da clic sobre el trato y se abrirá una pantalla con todos los detalles en tiempo real.
    1. Da clic en la pestaña de bitácora.

    ¿Qué puedes consultar dentro de la pestaña de Bitácora?

    Nota: Este apartado solo es de consulta. Aquí podrás ver todos los movimientos registrados con fecha y hora, organizados de forma cronológica: del más reciente al más antiguo.

    • Creación del trato: Se muestra la fecha y hora en que fue creado el evento.
    • Asignación de responsable: Cada vez que se asigne o reasigne a un vendedor, se registra de manera automática.
    • Cambios de etapa: Cuando el trato avanza entre las distintas etapas de venta se registran los cambios. También se indica quién realizó el cambio.
    • Relación con documentos: Se muestra cuando el trato se vincula a una Cotización, Nota de Venta o Factura, así como el usuario que generó el documento.
    • Conversión de documentos: Se muestra cuando una Cotización se convierte en Nota de Venta, o cuando una Cotización/Nota de Venta se convierte en Factura.
    • Aceptación de Cotización: Se registra cuando el cliente o prospecto acepta la Cotización.
    • Actualización de información: Cualquier cambio en Título, Descripción, Fecha de cierre, Prioridad, entre otros campos, se guarda en la bitácora.
    • Resultado del trato: Si el trato se marca como Ganado, el evento se muestra en verde junto con el valor del trato. Si se marca como No Ganado, se mostrará en rojo indicando un trato perdido.
    • Reapertura de tratos: Si un trato marcado como Ganado o No Ganado se reabre, también se registra en el sistema.

  • Gestiona la conversación de un trato

    Cuando necesitas consultar o agregar información a un trato ya registrado, puedes hacerlo directamente desde la pantalla de detalles. Así, tendrás disponible todo el historial de actividades, comentarios y seguimientos relacionados.

    Agrega un comentario

    1. Ingresa al listado de tratos desde el módulo de CRM > Embudo de ventas.
    2. Haz clic en la pestaña Tratos.
    1. Se cargará el listado de tratos existentes en el sistema.
    1. Haz clic sobre el trato que deseas consultar y se abrirá una pantalla con todos los detalles del trato en tiempo real.
    1. Mantente en la pestaña Conversación. (Esta pantalla es la que se abre por default al ver el detalle de un trato)
    1. Identifica el campo Nuevo Comentario. 
    1. Haz doble clic sobre el campo del texto y comienza a escribir tu comentario.

    Nota: Puedes mencionar a otros usuarios de tu equipo escribiendo “@” seguido de su nombre de usuario. Será notificado por correo electrónico y de manera interna en su sesión.

    1. Da clic en el botón Agregar Comentario.
    1. Tu comentario aparecerá en el historial de conversaciones del trato.

    Edita comentarios

    Si necesitas corregir un dato o actualizar la información de un comentario que tú escribiste, lo puedes realizar de la siguiente manera:

    Nota: Solo puedes modificar tus propios comentarios, no tienes permiso para modificar los comentarios de otros usuarios.

    1. Encuentra tu comentario dentro del historial.
    2. Da clic sobre el icono del lápiz que se encuentra en la parte derecha del comentario.
    3. Se abrirá tu comentario en modo edición.
    4. Realiza las modificaciones necesarias.
    1. Guarda la nueva versión del comentario dando clic en el botón Guardar.
    1. El comentario aparecerá con las modificaciones realizadas, dentro del historial.

    Elimina comentarios

    Si necesitas eliminar un comentario que realizaste porque ya no es necesario o simplemente porque te equivocaste, es posible realizarlo siguiendo estos pasos:

    1. Ubica el comentario que deseas eliminar y da clic en el icono de bote de basura.
    1. El comentario desaparecerá de la conversación y se mostrará el mensaje: “Comentario eliminado con éxito”. 

  • Autofacturación de notas de venta

    La función de Autofacturación en una nota de venta facilita que tu cliente genere su propia factura de manera autónoma, sin necesidad de tu intervención. Al recibir el correo con el archivo adjunto, tu cliente verá la opción que le permitirá completar el proceso de facturación por su cuenta de forma rápida y sencilla.

    *Ten en cuenta que la Autofacturación es una función que solo está disponible en los planes Estándar, Avanzado y Premium.

    ¿Cómo activar la autofacturación en las notas de venta?

    1. Una vez que hayas finalizado tu nota de venta, dirígete a la sección Opciones adicionales de Nota de Venta.
    2. Activa la opción Permitir Autofactura.
    3. Haz clic en Genera Nota de Venta
    permitir autofactura nota de venta 2x
    1. Envía la nota de venta siguiendo el proceso normal.
    enviar nota de venta autofactura 2x

    ¿Cómo generar una autofactura?

    Si quieres orientar a tus clientes sobre cómo generar su propia factura a través de la funcionalidad de Autofacturación, este es el proceso que deben seguir:

    1. El cliente recibe el correo con la nota de venta, donde aparecerá el botón Generar Factura.
    generar autofactura 2x
    1. Al hacer clic en esta opción, se abrirá un formulario donde tu cliente deberá ingresar su información fiscal:
      • Nombre completo: Nombre o razón social del cliente. 
      • RFC: Clave del registro federal de contribuyentes con 12 o 13 caracteres, según corresponda a persona moral o física. 
      • Uso de CFDI: Selección del motivo para el cual se utilizara la factura. Este dato debe coincidir con la actividad económica que tienes registrada como vendedor/proveedor, ya que tu sigues siendo el emisor de la factura. 
      • Régimen fiscal: Elección del régimen fiscal con el que está registrado  tu cliente ante el SAT.
      • Datos de dirección fiscal:
        1. País.
        2. Estado.
        3. Ciudad.
        4. Municipio.
        5. Código Postal.
        6. Colonia.
        7. Calle.
        8. No. Ext.
        9. No. Int. 

    *Es importante indicar al cliente que esta información debe registrarse exactamente como aparece en su constancia de situación fiscal para evitar errores en la factura emitida.

    1. Una vez completados los datos, el cliente debe hacer clic en Generar Factura.
    campos formulario autofactura 2x
    campos formulario autofactura 2x
    1. Se iniciará la generación de la factura. Tu cliente verá una barra de progreso. 
    avance generar autofactura 2x
    avance generar autofactura 2x
    1. Al finalizar, podrá ver el detalle de la factura y descargarla en formato PDF o XML.
    descargar autofactura 2x

    Posibles errores y soluciones de la autofactura

    • Falta de información: Si el cliente omite un campo obligatorio, se indicará cuál debe completar antes de continuar.
    error falta informacion autofactura 2x
    error falta informacion autofactura 2x
    • RFC incorrecto: Si el RFC tiene menos o más de los caracteres permitidos, se mostrará un mensaje de error para corregir el campo.
    error rfc campos autofactura 2x
    error rfc campos autofactura 2x
    • Datos fiscales incorrectos: Si la información ingresada no coincide con la constancia de situación fiscal, el sistema alertará al usuario para corroborar los datos.
    datos fiscales incorrectos autofactura 2x
    datos fiscales incorrectos autofactura 2x

  • Genera una nota de venta

    Una nota de venta es un documento que te permite registrar una transacción de venta sin necesidad de generar una factura inmediata. Es ideal para llevar un control interno de ventas, otorgar comprobantes a tus clientes o gestionar pagos antes de emitir una factura oficial. Aunque no tiene validez fiscal como un CFDI, es una herramienta útil para la organización de tu negocio y la administración de tus ingresos.

    Cómo generar una nota de venta

    1. Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta. 
    2. Ubica el botón +Nueva Factura. Mueve el cursor hacia la derecha de este botón y haz clic en la flecha desplegable.
    nueva factura desplegar 2x
    nueva factura desplegar 2x
    1. Se mostrarán dos opciones: Factura y Nota de Venta. Selecciona Nota de Venta.

    *También puedes crear una nota de venta haciendo clic en +Nueva Factura y luego cambiando el campo Tipo a Nota de Venta.

    1. Se abrirá el formulario de Nueva Nota de Venta, donde deberás completar los siguientes campos:

    Encabezado del documento

    • Cliente: Selecciona el cliente del listado de tus clientes guardados.
    • Tipo: Verifica que esté seleccionado Nota de Venta.
    • Título: Especifica el nombre del documento (Ejemplo: “Nota de Venta 001”).
    • Fecha: Selecciona la fecha de la venta para mantener un registro preciso de tus operaciones.
    • Moneda: Elige la moneda en la que se realiza la transacción.
    • Serie: Puedes asignar una serie a tus notas de venta para organizarlas mejor y diferenciarlas de otros documentos, como facturas o notas de crédito. Es importante que la serie se mantenga consecutiva y sin repetir entre diferentes tipos de documentos, ya que una nota de venta puede convertirse en factura y eso generaría duplicidad en los documentos.
    • Folio: Es el número que identifica internamente tu nota de venta y también debe seguir una secuencia consecutiva sin repetirse en otros documentos. Aunque no tiene validez fiscal, es fundamental para el control y seguimiento de tus registros.
    • Tipo de cambio: Si seleccionaste una moneda extranjera, ingresa el tipo de cambio correspondiente.
    datos completar nota de venta 2x

    Detalles de los productos

    En esta sección agregarás la información de los productos vendidos. Para cada producto, debes completar:

    • Cantidad: Es el número de productos o servicios vendidos de la nota de venta. Esta cantidad se multiplicará por el precio unitario.
    • Artículo: Es el nombre del producto o servicio. Puedes agregar hasta 50 caracteres, incluyendo espacios.
    • Descripción: Agrega con detalle las características y especificaciones del producto o servicio. Puedes escribir hasta 1,000 caracteres incluyendo espacios.
    • Clave SAT: Ingresa la clasificación del producto según el catálogo del SAT. Puedes introducir una o varias palabras clave que describan el producto para activar la búsqueda en el catálogo. Se mostrarán opciones que se ajusten a las características ingresadas. 

    *Si conoces la clave de 8 dígitos correspondiente a la clave del producto, también puedes realizar la búsqueda utilizando ese número.

    • Unidad SAT: Para registrar la unidad de medida estandarizada conforme al catálogo del SAT, puedes escribir una o varias palabras relacionadas, como “Lote”, “Kilogramo”, “Día”, “Semana”, “Metros”, etc. El sistema mostrará los resultados coincidentes.

    *Si conoces la clave de 2 o 3 dígitos que corresponde a la unidad de medida, también puedes realizar la búsqueda usando dicha clave.

    • Precio unitario: Ingresa el precio del producto o servicio antes de impuestos.
    • Objeto de impuesto: Este atributo indica si la operación comercial requiere desglosar los impuestos correspondientes. Selecciona el que corresponda.
    • Impuestos aplicables: Aquí debes incluir los impuestos aplicables en tu nota de venta, permitiendo elegir hasta 4 impuestos por cada artículo. Si ya tienes tus impuestos configurados, simplemente selecciona el nombre del impuesto correspondiente. 

    *En caso de no tener impuestos dados de alta, consulta el manual: Da de alta Impuestos.

    detalle productos notas de venta 2x
    • Puedes agregar más productos haciendo clic en el botón “+”. Si deseas eliminarlo, coloca el cursor sobre él y haz clic en el botón de eliminar.
    editar producto nota de venta 2x
    • Arrastra y suelta los productos para reorganizar su orden en el documento.
    ordenar productos nota de venta 2x

    Totales y forma de pago

    • Tarifa aplicable: Si el producto o servicio está asociado a una tarifa específica, selecciona la tarifa correspondiente. De lo contrario, se aplicará el precio base.
    • Subtotal: Se calcula automáticamente con base en el precio unitario y la cantidad de artículos. 
    • Descuento: Agrega un descuento si aplica.
    • IVA: Se calcula automáticamente.
    • Total: Se calcula automáticamente, sumando el subtotal y los impuestos.
    • Método de pago: Elige si el pago será en una sola exhibición o en parcialidades.
    • Forma de pago: Selecciona la forma en que se realizará el pago.
    • Condición de pago: Define si el pago será de contado o crédito.
    • Exportación: Indica si aplica o no.
    • Términos y condiciones: Puedes escribir los términos aplicables y hacerlos predeterminados para futuras notas de venta.
    totales y forma de pago nota de venta 2x
    1. Al finalizar el llenado, tendrás tres opciones:
      • Ver Nota de Venta: Te permite visualizar el documento antes de finalizarlo.
      • Guardar Preliminar: Guarda el documento como borrador si necesitas realizar más cambios en el futuro.
      • Generar Nota de Venta: Finaliza el proceso y deja la nota de venta lista para enviarse o consultarse. Ten en cuenta que esta acción impacta el stock en inventarios y consume créditos de tu plan, al igual que una factura.
    opcines finalizar nota de venta 2x

    *Si deseas convertir una nota de venta en factura, esta acción no consumirá créditos adicionales ni afectará el inventario, ya que dichos movimientos se registraron al momento de generar la nota de venta.

    Opciones adicionales de Nota de Venta

    • Permitir Autofactura: Si activas esta opción, el cliente podrá generar su propia factura a partir de esta nota de venta.
    • Aceptar Pago en Línea: Permite que el cliente pague con tarjeta o PayPal directamente desde la nota de venta.
    • Recordatorios de Pago: Si la nota de venta es a crédito, se enviarán recordatorios automáticos al cliente. Esta función está disponible a partir del plan básico.
    opciones adicionales nota de venta 2x
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