Dentro del módulo de Proyectos puedes personalizar las etapas de tus proyectos según tus procesos de trabajo. Esto te permite adaptar cada proyecto a las tareas reales de tu equipo.
Agrega nuevas etapas
Ingresa al módulo de Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
Localiza el proyecto al que deseas agregar etapas, podrás utilizar la función de buscar para encontrarlo más rápido.
Haz clic sobre su nombre para abrir el Detalle del Proyecto.
Se abrirá el Detalle del Proyecto en conjunto de las etapas actuales del proyecto.
En el menú superior, haz clic en Editar listas.
Se activará el modo edición, donde podrás editar nombres, reorganizar, eliminar o agregar nuevas etapas.
*Conoce cómo hacerlo dentro de nuestro manual “Editar o eliminar plantillas”
Para agregar una nueva etapa, haz clic en el icono “+” ubicado entre las etapas donde quieras insertarla.
El sistema agregará una etapa con el nombre “nueva lista”. Coloca el cursor sobre el nombre, elimina el texto predeterminado y escribe el nombre que deseas asignarle.
Cuando termines, haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
La nueva etapa quedará registrada en la posición donde la creaste y podrás comenzar a crear nuevas tareas dentro de ella.
Si lo requieres, puedes continuar agregando más etapas según sea necesario, repitiendo el proceso anterior.
El Reporte de Movimientos Auxiliares de Catálogo te permite analizar en detalle los movimientos registrados en cada cuenta contable. Con este informe puedes desglosar transacciones individuales e identificar su origen.
Si ya configuraste tu Catálogo de Cuentas dentro de tu cuenta de docDigitales, este reporte te dará mayor claridad y control sobre los movimientos financieros de tu empresa.
Generar reporte de Movimientos Auxiliares
En el menú lateral da clic en Reportes > Reportes Contables > Movimientos auxiliares de catálogo.
Se abrirá el formulario para la creación del reporte.
Completa y selecciona los siguientes campos:
a. Periodo: Selecciona el intervalo de fechas a consultar.
b.Póliza de ajuste: Selecciona si deseas incluir algún ajuste para cuadrar las cuentas:
Incluir.
No incluir.
Incluir solamente pólizas de ajuste.
c. Cuentas:
Todas las cuentas: Incluye todo el catálogo, aunque no tenga movimientos.
Con movimientos: Solo muestra las cuentas que tuvieron registros en el periodo seleccionado anteriormente.
d.Tipo de cuentas:
Selecciona que tipo de cuentas deseas mostrar en el reporte:
Todas: Muestra todos los grupos de cuentas del catálogo.
Activo: Registra los bienes, derechos y recursos de la empresa (ej. caja, bancos, inventarios).
Pasivo: Incluye las deudas y obligaciones con terceros (ej. proveedores, préstamos).
Capital: Refleja la inversión de los dueños y las utilidades o pérdidas acumuladas.
Resultados Acreedoras: Agrupa las cuentas de ingresos generados por la empresa.
Resultados Deudoras: Muestra las cuentas de gastos y costos que disminuyen la utilidad.
Orden: Son cuentas de control o información que no afectan directamente los estados financieros.
Algunas: Si seleccionas esta opción debes de indicar:
Cuenta inicial: Escribe a partir de que cuenta deseas que se genere el reporte. Ejemplo: 100-00-000
Cuenta final: Escribe hasta que cuenta deseas que se genere el reporte. Ejemplo: 200-00-000.
Una vez completados los campos de configuración, selecciona el formato de salida del reporte:
a. Generar reporte PDF: El sistema genera el archivo en formato .PDF con los parámetros elegidos.
b.Generar Excel: El sistema genera el archivo en formato .XLS que te puede servir para un análisis más detallado.
Ahora iniciará el proceso de generación del reporte y te mostrará una barra de progreso.
Finalizada la generación, aparecerá en la sección de Reportes Generados, donde puedes:
Descargar: Haz clic en el ícono de descarga para guardarlo en tu computadora.
Eliminar: Haz clic en el ícono de bote de basura para borrarlo, una vez borrado no habrá manera de recuperarlo.
Puedes generar la cantidad de reportes que necesites, repitiendo este proceso con los parámetros que requieras.
Nota: Todos los reportes generados en la sesión y mientas estés en la pantalla aparecerán en la sección de Reportes Generados, una vez que cierres sesión desaparecerán del listado y tendrás que generarlos nuevamente.
La DIOT (Declaración Informativa de Operaciones con Terceros) es un reporte obligatorio que deben de presentar ciertos contribuyentes, para los movimientos u operaciones con proveedores y el IVA asociado a dichas transacciones, como parte de la contabilidad electrónica.
Con docDigitales, puedes generar este reporte dentro de tu cuenta de manera rápida, en dos formatos distintos:
TXT listo para enviar al SAT.
Archivo en Excel para revisión y control interno.
Información importante antes de generar la DIOT
Antes de generar la DIOT, asegúrate de que tus pólizas y proveedores estén correctamente configuradas, revisa los siguientes campos:
Pólizas Contables
Las pólizas son la base de la DIOT porque de ahí se obtienen los importes del IVA y deben de estar registradas correctamente, ya que si existe algún error, la DIOT mostrará montos incorrectos.
Todas las pólizas y movimientos deben estar registrados en tu cuenta.
Revisa que cada movimiento tenga correctamente especificado:
IVA acreditable: La cantidad de lVA que puedes recuperar.
IVA no acreditable: La cantidad de lVA que no puedes recuperar
Proveedores
Proveedor Nacional (clave 04):
RFC válido.
Efectos fiscales del comprobante con clave a 2 dígitos:
01: Con efectos fiscales y el IVA es acreditado.
02: Sin efectos fiscales y el IVA no es acreditable.
Tipo de operación en clave a 2 dígitos:
02: Enajenación de bienes (vender o ceder propiedades o derechos)
03: Prestación de servicios profesionales.
06: Uso o goce temporal de bienes.
08: Importación por transferencia virtual (Transferencia de mercancías que no cruzan la aduana físicamente)
Lugar de jurisdicción fiscal: Solo aplica si el país de residencia seleccionado es “ZZZ- Otro”.
Efectos fiscales del comprobante con clave a 2 dígitos:
01: Con efectos fiscales y el IVA es acreditado.
02: Sin efectos fiscales y el IVA no es acreditable.
Tipo de operación a 2 dígitos:
02: Enajenación de bienes (vender o ceder propiedades o derechos)
03: Prestación de servicios profesionales.
07: Importación de bienes o servicios.
Proveedor Global (clave 15).
Nota: Este tipo de proveedores se utiliza cuando no tienes identificado al proveedor, por ejemplo, en operaciones globales.
RFC: Se utiliza el genérico “XAXX010101000”.
Efectos fiscales del comprobante con clave a 2 dígitos:
01: Con efectos fiscales y el IVA es acreditado.
02: Sin efectos fiscales y el IVA no es acreditable.
Tipo de operación: Solamente aplica la opción 87- operaciones globales.
Importaciones
Si trabajas con proveedores extranjeros:
Revisa si se trata de bienes tangibles (con información aduanera en el XML) o intangibles/servicios (sin información aduanera en el XML).
Nota: Clasificar correctamente esta información asegura que el sistema genere la DIOT correctamente y el SAT no rechace tu declaración.
Generar la DIOT
En el menú lateral da clic sobre la opción Contabilidad > DIOT.
Se abrirá el formulario para la creación de DIOT.
Selecciona los parámetros indicados:
Ejercicio: Año del reporte.
Periodo: Mes del reporte, verás predeterminado el mes actual, selecciona el mes de tu interés.
Elige en que formato quieres generar tu reporte:
a. Generar Excel: Se generará un .ZIP con 2 archivos:
Formato .txt
Formato Excel o .xls
b. Generar DIOT: Solamente se generará el archivo en formato .txt que es el requerido por el SAT.
Iniciará el proceso para generar el reporte, mientras se esté generando el reporte podrás observar una barra de progreso.
Cuando el proceso termine, tu reporte aparecerá en la sección Reportes Generados, donde puedes:
Descargarlo: Haz clic en el ícono de descarga para guardarlo en tu computadora.
Eliminarlo: Haz clic en el ícono de bote de basura para borrarlo, una vez borrado no habrá manera de recuperarlo.
Finalmente, tienes lista tu declaración DIOT de manera automatizada, para enviar al SAT.
Consideraciones importantes de la DIOT
Revisa la información desde el inicio. Antes de generar tu DIOT, confirma que cada proveedor tenga su RFC correcto, así como que su tipo de tercero y tipo de operación estén bien configurados. Si falta alguno de estos datos, el sistema no podrá completar los campos obligatorios
Asegura que tus CFDI estén válidos. Verifica que todos los comprobantes estén vigentes, bien timbrados y sin errores. Esto evita que el IVA que sí podrías acreditar termine clasificándose como IVA no acreditable.
Lleva tus pólizas al día. Tener todas las pólizas del periodo registradas y conciliadas te ayuda a evitar diferencias entre el IVA acreditable, no acreditable o el calculado por proporción.
Analiza el Excel antes de enviar el archivo. Siempre revisa los totales, las claves y los tipos de operación. Este último chequeo te permite corregir cualquier detalle antes de generar el archivo que se va a enviar al SAT.
La declaración de IVA en tu cuenta de docDigitales es un proceso automatizado que te permite obtener los archivos necesarios para presentar tu Impuesto al Valor Agregado (IVA) ante el SAT.
Con esta herramienta puedes generar reportes en PDF o en Excel, donde visualizarás de manera desglosada los montos de cada tipo de IVA dentro del Tipo de periodicidad que elijas.
Generar declaración de IVA
En el menú lateral da clic en Contabilidad > Declaración de IVA.
Se abrirá el formulario para la generación del reporte. Ahí deberás de completar los siguientes campos:
a. Ejercicio: Elige el año del que deseas generar el reporte. En el listado se mostrarán todos los años disponibles de los ejercicios registrados.
b. Tipo de periodicidad: Selecciona el tipo de periodo que deseas para generar el reporte, tienes dos opciones:
Por periodos / meses: El sistema te pedirá que selecciones un Periodo inicial y un Periodo final.
Por fechas / días de calendario: El sistema te pedirá seleccionar una Fecha inicial y una Fecha final.
Una vez definidos los parámetros, selecciona el formato en el que quieres descargar la declaración de IVA:
a. Generar Reporte PDF: obtendrás el archivo en formato .PDF.
b. Generar Reporte Excel: obtendrás el archivo en formato .XLS.
Una vez seleccionado el formato, se mostrará una barra de progreso mientras tu archivo se está generando.
Cuando el proceso termine, tu reporte aparecerá en la sección Reportes Generados, desde donde podrás:
Descargarlo: Haz clic en el ícono de descarga para guardarlo en tu computadora.
Eliminarlo: Haz clic en el ícono de bote de basura para borrarlo, una vez borrado no habrá manera de recuperarlo.
Finalmente, tendrás tu declaración generada con pocos pasos y de manera rápida.
Consideraciones importantes
Nota: Los reportes que generes en esta pantalla estarán disponibles únicamente mientras mantengas la sesión abierta.
Al cerrar sesión, los archivos desaparecerán y no quedará un historial previamente guardado.
Te recomendamos descargar tus reportes al instante en que los generes para conservarlos dentro de tu equipo.
El archivo final incluirá la información de los parámetros que configuraste.
El cierre del ejercicio contable es un proceso fundamental en la gestión financiera de tu empresa. Marca el final de un ejercicio fiscal y prepara todos los registros para iniciar uno nuevo.
Este proceso te permite revisar saldos, realizar ajustes contables (como amortizaciones, depreciaciones o provisiones) y conocer si el resultado del periodo fue de utilidad o de una pérdida.
Nota: Realiza el cierre del ejercicio una vez revisada toda la contabilidad de tu empresa, ya que es un proceso que no es reversible en el sistema.
Consideraciones a tomar en cuenta antes de cerrar el ejercicio
El objetivo de la póliza de cierre es cancelar las cuentas deudoras y acreedoras con saldos durante el ejercicio fiscal. Esto deja en cero el balance de las cuentas 400, 500, 600 y 700, generando las partidas opuestas automáticamente.
Nota: Al cerrar el ejercicio, el sistema iniciará automáticamente un nuevo periodo fiscal.
Cerrar el ejercicio contable
En el menú lateral da clic en Contabilidad > Listado de Pólizas.
Posiciona tu cursor sobre la flecha (↓) junto al botón de + Nueva Póliza automática y selecciona Cierre del Ejercicio
El sistema abrirá el formulario de Cierre del ejercicio, dividido en tres pestañas:
Cambio de Periodo.
Póliza de Cierre.
Cierre de ejercicio.
Cambio del periodo
Dentro de esta pestaña deberás de validar que la información mostrada sea correcta.
Inicio del ejercicio: Fecha de inicio del nuevo periodo fiscal.
Final del ejercicio: Fecha de cierre del periodo fiscal actual.
Periodo del ejercicio: Número de periodos (meses) que comprende este cierre.
Inicio del nuevo Ejercicio: Fecha en la que comienza el nuevo ejercicio fiscal (es un lapso de 1 año).
Final del nuevo Ejercicio: Fecha de fin del nuevo ejercicio fiscal (es un lapso de 1 año).
Si la información es correcta, da clic en el botón Continuar a Póliza de Cierre, para continuar.
Póliza de cierre
En esta pestaña deberás completar la siguiente información:
Cuenta de cierre: Selecciona la cuenta del catálogo donde se generará la póliza.
Tipo: Al tratarse de una póliza de cierre, el tipo siempre será Diario, es un campo no editable.
Fecha: Se asigna automáticamente la fecha del día que se está realizando el cierre, es un campo no editable.
Número de póliza: Ingresa un número o si deseas puedes dejar el asignado por el sistema de manera automática.
Completado estos campos, da clic en el botón Crear Póliza de Cierre, para que inicie el proceso de generación.
Mientras se genera la póliza, verás una barra de progreso y no podrás realizar otro tipo de actividades simultáneas en el sistema hasta que finalice el proceso.
Una vez completada la generación de póliza de cierre, el sistema te mostrará la siguiente información:
Cantidad de cuentas acreedoras con saldos cancelados.
Cantidad de cuentas deudoras con saldos cancelados.
Para ir a la pestaña final, da clic en el botón Continuar a Cierre de Ejercicio.
Cierre de ejercicio
Dentro de esta pestaña deberás de validar que la información mostradasea correcta.
Ejercicio a cerrar: Año del cual se realiza el cierre (año actual).
Inicio del nuevo Periodo: Fecha en la que comenzará el nuevo periodo.
Final del nuevo Periodo: Fecha en la que finalizará el nuevo periodo.
Inicio del nuevo Ejercicio: Fecha en la que comienza el nuevo ejercicio fiscal (lapso de 1 año).
Final del nuevo Ejercicio: Fecha de fin del nuevo ejercicio fiscal (lapso de 1 año).
Si toda la información mostrada es correcta, da clic en el botón Cerrar Ejercicio para continuar.
Se iniciará el proceso de cierre de ejercicio, y podrás ver una barra de progreso que te indicará el avance.
Al finalizar, el sistema mostrará el total de cuentas procesadas.
Para visualizar tu póliza de cierre del ejercicio, da clic en el botón Ir al Listado de Pólizas, donde la podrás ver y consultar.
Nota: Las pólizas generadas y asociadas a este cierre solo se podrán abrir a partir de ahora en modo lectura, ya no serán editables.
Las pólizas contables permiten registrar, ordenar y respaldar los movimientos financieros de tu empresa. En docDigitales puedes generar pólizas automáticas a partir de todos tus CFDI, ya sean emitidos o recibidos.
Crear una nueva póliza automática.
Ingresa al listado de pólizas, dando clic en Contabilidad > Listado de pólizas.
Da clic sobre el botón + Nueva Póliza Automática, ubicado en la parte superior de tu pantalla.
El sistema abrirá el formulario de Nueva Póliza Automática, dividido en tres pestañas: Datos de Póliza, Relacionar CFDI y Movimientos.
Datos de Póliza
Nota: El tipo y número de póliza son obligatorios. Si no se llenan, el sistema mostrará un mensaje de error.
Fecha de póliza: Se asigna automáticamente la fecha actual.
Tipo de póliza:
Ingresos: Ventas al contado, por ejemplo, las ventas a clientes comunes.
Egresos: Compras al contado, por ejemplo, pago a proveedores.
Diario de ventas: Ventas a crédito, por ejemplo, ventas a tus clientes con financiamiento o plazo de pago.
Diario de compras: Compras a crédito, por ejemplo, compras a proveedores con los cuales manejes un sistema de crédito para el pago.
Frecuencia:
Una póliza por .xml: Se generará una póliza por cada XML adjunto.
Una póliza por todos los .xml: Se generará una sola póliza que incluya todos los CFDI adjuntos.
Número de póliza: Se asigna de manera automática en orden consecutivo y no es un campo editable.
Concepto: Selecciona la razón social del cliente o proveedor, o elige Editable para escribir un concepto personalizado.
Una vez llenado los campos correctamente, continúa el proceso, da clic en el botón Continuar a CFDI.
Se validarán que los campos obligatorios contengan información, en caso de encontrarse vacíos se mostrará un mensaje de error dentro del campo, complétalos y da clic nuevamente en Continuar a CFDI.
Relacionar CFDI
En esta pestaña podrás seleccionar los CFDI que estén pendientes de contabilizar y se asignarán a la póliza que estás creando, podrás seleccionar máximo 50 CFDI.
Nota: Si la póliza es de ingresos se mostrarán solo los CFDI emitidos, caso contrario al ser de egresos se mostrarán los CFDI recibidos.
Encuentra los CFDI a relacionar con esta nueva póliza, puedes utilizar la función de buscar para encontrarla más rápidamente.
Marca la casilla al inicio de la fila para seleccionar cada CFDI.
En la parte inferior, verifica el total de CFDI seleccionados y el importe total acumulado.
Haz clic en Continuar a Movimientos para ir al paso final.
Movimientos
En este último paso se asignarán las cuentas que han sido configuradas para cada cliente y podrás editar las cuentas asignadas.
Nota: Para las pólizas de ingresos y diario de ventas los montos se mostrarán en la columna de abono y para las pólizas de egreso y diario de compras los montos se mostrarán en la columna de cargo.
Revisa las cuentas asignadas automáticamente a cada cliente o proveedor.
Si es necesario, cambia las cuentas haciendo clic sobre el campo correspondiente.
Nota:Las únicas cuentas a las cuales les podrás generar pólizas, serán las subcuentas (nivel 4) o subcuentas auxiliares(nivel 5); en dado caso que una subcuenta tenga subcuentas auxiliares configuradas, solo se afectará la subcuenta auxiliar.
El IVA se asignará de manera automática: 16% para región nacional y 8% para región fronteriza.
Revisa que todos los movimientos cuadren con los CFDI relacionados.
Para editar el concepto de un movimiento, da doble clic sobre el campo y escribe el texto deseado.
Verifica que las sumas de cargos y abonos cuadren; si hay diferencia, la póliza generará error y deberás corregir los movimientos de las cuentas para que todo cuadre.
Haz clic en Guardar Póliza para finalizar. El sistema validará que la información esté completa y correcta antes de registrar la póliza.
Si todo está correcto te aparecerá una notificación “Póliza generada con éxito”
Una vez completados estos pasos, tu póliza automática quedará registrada y podrás consultarla en el listado de pólizas dentro de tu cuenta, hasta que se realice el Cierre de Ejercicio podrás editarla las veces que sean necesarias, una vez realizado el cierre del mismo, la póliza se encontrará solamente en modo lectura.
El catálogo contable es un listado estructurado de las cuentas que utilizan las empresas para registrar sus operaciones financieras, organizado conforme a los niveles jerárquicos definidos por el SAT.
Cada cuenta puede incluir subcuentas auxiliares, que permiten un control más detallado de los movimientos contables y facilitan la clasificación de ingresos, egresos, activos y pasivos.
En docDigitales puedes gestionar estas subcuentas auxiliares según las necesidades de tu empresa.
Niveles de un catálogo contable
Nivel 1 – Clase: Agrupa categorías generales según su naturaleza, por ejemplo: activos, pasivos, capital, ingresos y egresos.
Nivel 2 – Grupo: Subdivide las clases en categorías más precisas, por ejemplo: activos a corto plazo y activos a largo plazo.
Nivel 3 – Cuenta: Identifica las cuentas específicas donde se realizan los movimientos financieros, como bancos, clientes o proveedores.
Nivel 4 – Subcuenta: Permite detallar más a detalle el registro de la cuenta, como bancos nacionales, bancos internacionales o cuentas de caja ya sea chica o grande.
Crea una nueva subcuenta
Nota: Solo podrás editar y agregar cuentas a partir del quinto nivel. Los primeros cuatro niveles están definidos por el SAT, ya vienen precargados en tu cuenta y no se pueden modificar.
Para crear subcuentas de quinto nivel, lo puedes hacer de dos maneras distintas: desde el botón + Nueva Cuenta o desde el árbol de cuentas.
Opción 1: Desde el botón + Nueva Cuenta
Ingresa a Configuración > Configuración Contable > Catálogo de Cuentas.
Se abrirá el catálogo precargado con la vista previa del primer nivel.
Da clic en el botón + Nueva Cuenta, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Se abrirá una ventana emergente con el formulario Nueva Cuenta. Recuerda que los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios. Completa la siguiente información:
*Cuenta: Número de cuenta siguiendo la nomenclatura XXX (Clase) – XXX (Grupo) – XXX (Cuenta). Considera que los guiones se agregan de manera automática.
Subcuenta de: Se llenará automáticamente según la cuenta indicada.
*Nombre de cuenta: Asigna un nombre para identificar la subcuenta.
Tipo de cuenta: Se mostrará de manera automática según la cuenta seleccionada.
Moneda: Selecciona la moneda en la que operará la subcuenta.
Una vez que completes la información, haz clic en Guardar Cuenta.
El sistema validará que el número de cuenta no se encuentre duplicado y los campos obligatorios contengan información. Si toda la información es correcta, se desplegará una notificación “Cuenta creada con éxito”.
Nota: Si existe algún error, se mostrará el campo en color rojo con el tipo de error detectado, verifica la información y haz clic nuevamente en Guardar Cuenta.
Opción 2: Desde el árbol de cuentas
*Esta opción es útil si ya sabes exactamente en qué parte del catálogo quieres ubicar la nueva subcuenta.
Ingresa a Configuración > Configuración Contable > Catálogo de Cuentas.
Despliega el catálogo usando las flechas para localizar la subcuenta de cuarto nivel donde agregarás la nueva subcuenta.
Haz clic en el botón + Agregar Cuenta, ubicado a la derecha del nombre de la subcuenta.
Se abrirá una ventana emergente con el formulario para crear la nueva cuenta. Los campos Cuenta, Subcuenta de y Tipo de cuenta ya estarán precargados.
Registra los campos para completar el registro:
Nombre de cuenta
Moneda
Haz clic en Guardar Cuenta para finalizar el proceso.
El sistema validará la información. Si todo es correcto, verás la notificación: “Cuenta guardada con éxito”.
Consideraciones importantes al crear subcuentas auxiliares
Puedes generar pólizas directamente en las subcuentas de nivel 4, siempre que no tengan subcuentas auxiliares.
Cuando crees la primera subcuenta auxiliar nivel 5 dentro de una subcuenta de nivel 4 que ya tenga pólizas relacionadas, se mostrará la siguiente leyenda: “La Subcuenta dejará de ser afectable por pólizas y los saldos relacionados a ella se transferirán a la Nueva Cuenta.”El sistema recalculará automáticamente los saldos y los trasladará.
Si agregas una segunda subcuenta auxiliar en la misma subcuenta de nivel 4, este traslado automático de saldos no se aplicará.
Eliminar: Elimina al prospecto si ya no lo necesitas en el sistema. Da clic en “Eliminar” y confirma la acción para borrarlo de forma definitiva.
Panel lateral
En este panel podrás encontrar la siguiente información:
Icono y nombre del colaborador a cargo de la relación con el prospecto.
Estadodel proceso comercial en la que se encuentra el prospecto.
Pestañas de navegación
Datos de prospecto
Nombre del prospecto: Es el asignado cuando se creó el registro.
Contacto: Datos de contacto para gestionar la relación comercial con el prospecto:
Nombre de contacto.
Teléfono.
Correo electrónico.
Relación Comercial
Nota Interna: Verás el campo con la información adicional que agregaste al crear el perfil del prospecto, como información financiera o administrativa relevante. Si no escribiste nada, el campo aparecerá vacío.
Historial: Consulta el historial de acciones y eventos relacionados con el prospecto de manera cronológica:
Creación del prospecto: Colaborador que creó el perfil del prospecto con fecha y hora.
Asignación de un prospecto a staff: Se registra el nombre del colaborador que está a cargo de la relación comercial con este prospecto.
Relación de cotizaciones: Se mostrará si se ha generado una nueva cotización. Incluye el número de folio del documento, fecha, hora y colaborador que lo realizó. Puedes dar clic sobre el nombre del documento para ver el detalle del mismo.
Creación de un nuevo Trato: Se mostrará cuando hayas creado un trato (oportunidad comercial que se gestiona desde el embudo de ventas) para el prospecto en cuestión, junto con su valor estimado.
Cambio de estado del Trato: Se registra cuando el Trato sea marcado como Ganado o No Ganado y el colaborador que realizó el cambio de estado. También se muestra cuando un Trato es marcado como Cerrado o cuando es Reabierto.
*Si deseas consultar el historial de meses anteriores, haz clic en el campo desplegable del mes actual, para abrir la lista de los meses desde la creación del cliente y selecciona el mes que deseas consultar.
Seguimientos
En la pestaña de Seguimientos podrás ver todos los registros de tareas vinculadas a este prospecto.
Las cuentas por cobrar representan el dinero que tus clientes aún no han pagado por productos o servicios que ya recibieron. En otras palabras, son las ventas a crédito que aún están pendientes de pago, y que se registran como activos corrientes en tu contabilidad porque se espera recibir ese dinero durante el mismo año fiscal.
Al momento de la venta, es común establecer con el cliente el plazo para el pago (por ejemplo, 30, 60 o 90 días). Este plazo queda reflejado en la factura en dos partes:
Condición de pago: se indica que es una venta a crédito.
Días de crédito: se establece la fecha límite para el pago.
¿Qué pasa al timbrar una factura a crédito?
Cuando timbras una factura con esta condición, se genera un movimiento contable automático:
Cargo: Cuentas por cobrar (activo).
Abono: Ventas (ingresos).
Más adelante, cuando se reciba el pago, este movimiento se liquida reflejando:
Un aumento en la cuenta bancaria donde se recibió el dinero.
Una disminución en la cuenta de clientes (Cuentas por cobrar).
Nota: Si un cliente no paga después de múltiples intentos de cobro, esa cuenta se considera incobrable. En ese caso, deberás darla de baja como pérdida o gasto contable, especialmente si ha pasado un tiempo considerable (ej. más de 180 días).
Configura tus cuentas por cobrar
Establece días y límite de crédito para tus clientes
Desde el panel principal ingresa al módulo Contactos >Clientes > +Nuevo Cliente o haz clic el icono de Editar sobre un cliente existente en el listado general. En ambos casos se abrirá el mismo formulario: en blanco si estás registrando un nuevo cliente, o con los datos precargados si estás editando uno previamente capturado.
Dirígete a la sección Cuentas por Cobrar.
En Condiciones de pago, selecciona Crédito para habilitar los siguientes campos:
Días de Crédito: Es el plazo en días naturales que le das al cliente para pagar una factura o nota de venta desde su fecha de emisión. Este valor determina la fecha de vencimiento del documento y es clave para calcular cuándo se debe realizar el cobro.
*Por ejemplo: Si emites una factura el 1 de abril y configuras 30 días de crédito, la fecha de vencimiento será el 1 de mayo.
Límite de Crédito: Es el monto máximo de deuda acumulada que un cliente puede tener contigo en facturas o notas de venta a crédito. Sirve como medida de control para evitar que el cliente acumule saldos impagados más allá de lo que consideras aceptable.
*Por ejemplo: Si defines un límite de crédito de $15,000 pesos y el cliente ya tiene $14,000 en documentos pendientes, solo podrá generar una venta a crédito de hasta $1,000. Si se excede, el sistema no permitirá continuar con la operación.
Activa recordatorios de pago
Dentro del mismo formulario, puedes activar el Botón de Recordatorios de Pago para establecer recordatorios automáticos de cobro.
Una vez activada la función, verás un formulario que te solicitará llenar los siguientes campos:
Correo electrónico para notificaciones: Es el correo principal al que se enviarán los recordatorios de pago antes de la fecha de vencimiento. Por lo general, este es el correo principal de tu cliente.
Opción: Enviar copia a mi correo: Al activar esta opción, el sistema enviará una copia del recordatorio de pago a tu correo de usuario. Es útil para que tengas un seguimiento interno de los recordatorios enviados, sin depender únicamente de que el cliente te confirme la recepción de los mismos.
CC (con copia): Este campo permite agregar correos adicionales que recibirán también el recordatorio. Puedes usarlo para incluir al contador del cliente, a un socio o a cualquier otro responsable del seguimiento de pagos.
+Agregar recordatorio: Haz clic en esta opción para programar uno o más recordatorios que serán enviados automáticamente antes de la fecha de vencimiento. Cada recordatorio te permite definir cuántos días antes se enviará el aviso.
Por ejemplo: Si configuraste que el pago debe hacerse 10 días después de emitir la factura, puedes agregar:
Recordatorio 1: 3 días antes del vencimiento (se enviará a los 7 días desde la emisión).
Recordatorio 1: 2 días antes del vencimiento (se enviará a los 8 días desde la emisión
Puedes agregar tantos recordatorios como necesites para asegurar el seguimiento oportuno del pago.
También puedes incluir un mensaje personalizado en caso que desees modificar el que el sistema genera por defecto.
*En caso de que la factura o nota de venta se marque como pagada antes de la fecha de aviso de pago, el envío de recordatorios se cancela automáticamente.
Edita o elimina recordatorios de pago
Desde el listado principal de clientes ubica el registro que deseas modificar e ingresa a la pantalla de detalles.
Ve a la sección de Cuentas por Cobrar y haz clic en la opción Administrar recordatorios.
Selecciona el recordatorio de pago que desees y haz clic sobre el icono de Editar o Eliminar que se encuentra a la derecha en la pantalla.
Si eliges la opción Editar, se abrirá un formulario para modificar la fecha de envío o el mensaje del correo. Realiza los cambios y haz clic en Aceptar para concluir el proceso.
Si eliges la opción Eliminar, haz clic en Guardar cambios para finalizar.
Reportes para control de tus cuentas por cobrar
Para ayudarte a mantener un control eficiente de tus cobros pendientes, en docDigitales contamos con dos reportes clave:
Cuentas por Cobrar por Cliente: Visualiza el total pendiente por cada cliente.
Cuentas por Cobrar por Documento: Consulta el detalle de cada factura o nota de venta pendiente de cobro.
Estos reportes te ofrecen información actualizada y útil para tomar decisiones financieras en tu negocio.
Razón Social: Es la razón social que ingresaste al momento de crear a tu cliente.
Nombre Comercial: Nombre como se le conoce comúnmente a la empresa.
RFC: En este espacio aparecerá el RFC que registraste.
Panel lateral
En este panel podrás encontrar la siguiente información:
Icono y nombre del colaborador a cargo del cliente.
Tarifa predeterminada del cliente, si es que se le asignó alguna.
Pestañas de navegación
Detalle del Cliente
Encuentra toda la información de contacto de tu cliente.
Lista de contactos: nombre, correo y teléfono de contacto con la empresa cliente.
Dirección fiscal y de sucursales, tal como la registraste al momento de crear el perfil del cliente.
Relación Comercial
Nota interna: Verás el campo con la información adicional que agregaste al crear el perfil de tu cliente, como información financiera o administrativa relevante. Si no escribiste nada, el campo aparecerá vacío.
Historial : Consulta el historial de acciones y eventos relacionados con el cliente de manera cronológica:
Creación del cliente: Colaborador que creó el perfil del cliente con fecha y hora.
Conversión de prospecto a cliente: Si el cliente fue registrado primero como un prospecto, se muestra el colaborador que realizó la conversión de Prospecto a Cliente, junto con fecha y hora del cambio. También se muestra el historial de eventos registrados desde que era prospecto.
Relación a documentos: Se mostrará si se ha generado una nueva factura, cotización o nota de venta. Incluye el número de folio del documento, fecha, hora y colaborador que lo realizó. Puedes dar clic sobre el nombre del documento para ver el detalle del mismo.
Cambio de estado de los documentos: Se muestra cuando unacotización se convierte a una nota de venta o una nota de venta a una factura,en conjunto con el nombre del colaborador que lo realizó. Si das clic sobre el nombre del documento te llevará hacia el detalle del mismo.
Creación de un nuevo Trato: Se mostrará cuando hayas creado un trato (oportunidad comercial que se gestiona desde el embudo de ventas) para el cliente en cuestión, junto con su valor estimado.
Cambio de estado del Trato: Se registra cuando el Trato sea marcado como Ganado o No Ganado y el colaborador que realizó el cambio de estado. También se muestra cuando un Trato es marcado como Cerrado o cuando es Reabierto.
*Si deseas consultar el historial de meses anteriores, haz clic en el campo desplegable del mes actual, para abrir la lista de los meses desde la creación del cliente y selecciona el mes que deseas consultar.
Seguimientos
En la pestaña deSeguimientospodrás ver todos los registros de tareas vinculadas a este cliente.
*Puedes buscar y filtrar los seguimientos de tus clientes desde la barra superior y si deseas consultar el detalle de un seguimiento en especifico, haz clic sobre él.
Facturación y Ventas
Dentro de esta pestaña encontrarás toda la información relacionada con la facturación y gestión administrativa de tu cliente, incluyendo las condiciones de pago.
Cuentas por Cobrar
Información registrada para gestionar la cobranza del cliente.
Condiciones de pago.
Días de crédito.
Límite de crédito.
Recordatorios de Pago
Vista de la configuración de los recordatorios de pago, de manera desglosada.
Datos de CFDI
Datos básicos y necesarios para llevar a cabo la facturación electrónica.
Verás la información de la cuenta bancaria que has asignado para los depósitos de los pagos por los productos o servicios que tu cliente adquiera. Si tiene más de una cuenta bancaria registrada, se mostrará el desglose de cada una.
