La función de Asignación de Staff te permite asignar clientes o prospectos a miembros específicos de tu equipo, facilitando un seguimiento personalizado y una mejor administración de cuentas clave que requieren atención dedicada.
Asigna Clientes a Staff
Ingresa al menú Contactos > Clientes.
Da clic en la pestaña Asignación de Staff.
Localiza al cliente al cual le vas a asignar un colaborador.
Da clic en el listado y selecciona al colaborador indicado.
Asigna Prospectos a Staff
Ingresa al menú Contactos > Prospectos.
Da clic en la pestaña Asignación de Staff.
Localiza al prospecto al los cual les vas a asignar un colaborador
Da clic en el listado y selecciona al colaborador indicado.
Una vez terminado el proceso de asignación, el miembro designado de tu equipo podrá acceder a la información del cliente y gestionar toda la relación comercial desde el apartado clientes o prospectos de su propia cuenta.
Listado de Proveedores: Te muestra el listado completo de tus proveedores con su información básica. Si deseas ver el detalle completo de un registro, solo da clic sobre el nombre y se abrirá la pestaña de Detalle de Proveedor.
Importar Proveedores: Si ya cuentas con una base de datos de proveedores previa, puedes importarlos masivamente por medio de una plantilla de excel.
Buscar
La función de búsqueda en la parte superior permite encontrar clientes más rápidamente.
Da clic en la opción Buscar.
Se abrirá un menú desplegable. Ingresa los criterios de búsqueda que consideres necesarios:
Nombre.
Nombre Comercial.
Correo electrónico.
Para realizar la búsqueda, da clic en el botón Buscar. Se mostrarán los resultados que coincidan con los campos de búsqueda.
Si deseas hacer una nueva búsqueda, da clic en Limpiar Campos y repite el proceso anterior.
Para cerrar el panel de búsqueda da clic en el botón Cancelar.
Panel de acciones administrativas
Desde esta sección puedes gestionar a tus prospectos y emitir distintos documentos administrativos.
Exportar a Excel: Exporta todo el listado de proveedores convertido a un archivo de hoja de cálculo en formato .xlsx
Nueva Orden de Compra: Podrás generar nuevas órdenes de compra con la información del proveedor ya precargada.
Eliminar: Si seleccionas a uno o varios proveedores podrás eliminarlos al dar clic en este botón.
Listado de proveedores
Muestra el listado completo de los proveedores que tienes registrados en el sistema, en conjunto con información básica y relevante.
Proveedor: Muestra el nombre o razón social del proveedor. Al dar clic sobre el nombre se abrirá el detalle de proveedor.
Correo electrónico: Correo registrado como medio de comunicación.
*Esta pantalla es principalmente de consulta de la información completa del proveedor
Ingresa al Listado de Proveedores desde el menú lateral izquierdo Contactos > Proveedores.
Haz clic sobre el nombre del proveedor que deseas visualizar.
Se abrirá la pantalla de Detalle del Proveedor.
Panel de acciones administrativas
Desde este panel puedes emitir documentos administrativos o eliminar directamente al proveedor.
Nueva Orden de Compra: Genera una nueva orden de compra desde esta pantalla. El nombre del proveedor ya estará precargado.
Eliminar: Elimina al proveedor si ya no lo necesitas en el sistema. Da clic en “Eliminar” y confirma la acción para borrarlo de forma definitiva.
Nombre del proveedor
En esta sección podrás encontrar el nombre del proveedor asignado cuando se creó el registro. En la parte de abajo encontrarás la razón social ingresada en el registro.
*Si tienes los permisos de CRM – Contactos completos puedes editar la información del proveedor dando clic en el lápiz ubicado junto al nombre.
Detalle del proveedor
Información del proveedor
Encuentra toda la información de tu cliente que ingresaste al momento de crear el perfil.
RFC / Tax ID.
Correo electrónico.
Sitio Web.
Teléfono.
Dirección.
Nota Interna.
Información de contacto
Aparecerá toda la información que registraste del contacto o agente comercial con el que llevas la relación comercial, al momento de crear el perfil.
Nombre.
Puesto.
Teléfono.
Correo electrónico.
Si tienes duda con alguno de estos campos, puedes consultar el manual de Creación de proveedores para consultar a detalle cada campo.
Si ya cuentas con una lista de proveedores, puedes importarlos de forma masiva mediante la carga de un archivo en formato excel, lo que te permitirá ahorrar tiempo y crear varios registros simultáneamente.
Ingresa al Listado de Proveedores desde el menú lateral izquierdo dando clic en Contactos > Proveedores.
Haz clic en la pestaña Importar Proveedores ubicada en la parte superior de la pantalla.
Para descargar la plantilla de importación da clic en Descarga aquí la plantilla base del formato de importación de Excel.
Busca el archivo dentro de tu computadora. Normalmente, puedes encontrarlo dentro de la carpeta descargas.
Completa la plantilla de importación
En el archivo encontrarás instrucciones para llenarlo correctamente, es importante que las sigas para completar la importación de forma exitosa. Los campos marcados en color rojo son obligatorios.
Nombre o Razón Social: Nombre legal del proveedor como aparece en la constancia de situación fiscal.
Nombre Comercial: Nombre con el cual es conocida comúnmente la empresa en el mercado.
RFC: Deberás colocarlo tal cual aparece en la constancia de situación fiscal. Es una clave alfanumérica de 12 o 13 dígitos que incluye la homoclave.
*Ningún RFC puede repetirse, excepto el genérico. Para clientes extranjeros debes utilizar el RFC genérico XEXX010101000.
Sitio Web: Página de internet de tu proveedor. Debes tener el siguiente formato: www.nombredelsitio.com.mx
Correo electrónico: Correo electrónico para comunicación y envío de documentos administrativos.
Teléfono: Número de teléfono de contacto.
País: País donde se encuentra operando la empresa proveedora.
Estado: Estado donde se encuentra la empresa proveedora.
Ciudad: Escribe la ciudad del domicilio fiscal.
Municipio: Municipio registrado dentro de la dirección fiscal.
Código Postal: Código postal a 5 dígitos. Si inicia con cero, escribe solo los últimos 4 dígitos y el sistema agregará el cero automáticamente al principio.
Colonia: Colonia en donde se encuentra el domicilio según su registro ante el SAT.
Calle: Nombre de la calle donde se encuentra el domicilio fiscal.
No Exterior: Número exterior de la dirección fiscal.
No Interior: Número interior (solamente si aplica).
Contacto: Nombre de la persona con la que mantienes relación comercial directamente.
Puesto: Puesto laboral que desempeña el contacto dentro de la empresa proveedora.
Email del contacto: Correo electrónico del contacto.
Teléfono del contacto: Número de teléfono de contacto.
Una vez finalizado el llenado de la plantilla, sube el archivo. Lo puedes realizar de 2 maneras distintas:
Drag and Drop: Arrastra el archivo desde su ubicación hasta el campo de importación.
Buscar archivo: Da clic dentro del campo de importaciónyselecciona el archivo desde la ubicación en tu computadora y confirma la carga.
Se mostrará una barra de progreso mientras el archivo se importa. Cuando llegue al 100%, el sistema notificará que la carga finalizó.
Nota: Mientras se realiza la carga de importación no es posible realizar otras actividades simultáneamente dentro del sistema, ya que puede ser motivo de error de carga
Gestiona los errores de importación
Si hay errores en el archivo, el sistema generará un reporte con el detalle de los registros rechazados y el motivo.
Descarga el reporte de errores haciendo clic en el texto “Descargar reporte de errores ocurridos durante el proceso”.
Corrige la información en la plantilla madre según las indicaciones del reporte de errores.
Sube nuevamente el archivo siguiendo el proceso anterior.
Si la importación finaliza correctamente, aparecerá una notificación con la siguiente leyenda: “La importación ha finalizado”.
Si surgen nuevos errores, se generará un nuevo reporte y es necesario una corrección adicional.
Exporta tu listado de proveedores
El sistema también te permite exportar el listado de tus proveedores por medio de una hoja de cálculo en formato .xslx para facilitar la gestión y el respaldo de la información.
Ingresa al menú Contactos > Proveedores desde el menú lateral izquierdo.
Se abrirá el Listado de Proveedores.
Localiza el panel de acciones ubicado en la parte superior derecha.
Haz clic en la función Exportar Excel
El archivo se descargará automáticamente en tu computadora, generalmente en la carpeta de descargas. Se guardará con la siguiente nomenclatura: “Proveedores_añomesdía.csv”. Ejemplo: Proveedores_20250714.csv
*Si deseas exportar solamente a ciertos proveedores, selecciona uno por uno marcando la casilla que aparece al inicio de cada fila y luego inicia el proceso de exportación.
Ingresa al Listado de Proveedores desde el menú lateral izquierdo Contactos > Proveedores.
Ubica la casilla de selección que se encuentra en la parte izquierda de cada fila.
Selecciona la casilla correspondiente (también puedes realizar esta acción con varios contactos usando la multiselección).
Haz clic en el botón Eliminar, ubicado en la parte superior derecha de la lista.
Se abrirá un pop – up de confirmación. Da clic en Eliminar Proveedor para confirmar la acción.
Al eliminar el proveedor, el sistema mostrará la notificación de confirmación: Proveedor eliminado con éxito.
*Ten en cuenta que, una vez eliminado el proveedor, no será posible recuperarlo ni relacionarlo con nuevas órdenes de compra. Si llegas a necesitarlo nuevamente, deberás crear un nuevo registro desde cero.
Agregar a tus proveedores te permite llevar un mejor control de tus compras, pagos y relaciones comerciales. En docDigitales puedes crear un listado completo de proveedores y agilizar los procesos relacionados con compras e inventarios.
Ingresa desde Contactos > Proveedores.
Se abrirá una pantalla con el Listado de Proveedores.
Da clic en el botón + Nuevo Proveedor, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Se cargará el formulario de Nuevo Proveedor. Completa el llenado de los campos requeridos:
Nombre: Razón Social o nombre completo del proveedor.
Nombre comercial: Nombre con el cual es conocida la empresa comúnmente en el mercado.
RFC / Tax ID: RFC: Campo alfanumérico donde se registra el RFC con homoclave, tal cual aparece en la constancia de situación fiscal. Si el proveedor es extranjero, utiliza el RFC genérico para extranjeros: XEXX010101000.
Sitio Web: Puedes agregar el sitio web de tu proveedor, si es que cuentas con él.
Correo electrónico: Email para comunicación y envío de documentación administrativa.
Teléfono: Número de teléfono de tu proveedor.
También es necesario agregar la dirección fiscal de tu proveedor. Deberás llenar estos campos con la dirección que se encuentra registrada en la constancia de situación fiscal.
País.
Estado.
Ciudad.
Municipio.
Código Postal.
Colonia.
Calle.
No. Exterior.
No Int. (Solo si aplica).
Nota Interna: Es un campo libre donde puedes agregar información o detalles adicionales relevantes de tu proveedor, por ejemplo, condiciones de pago o términos de entrega.
Agregar contacto
Si tienes un agente comercial o contacto específico con el que llevas la relación comercial, puedes añadir su información dentro del formulario.
Da clic en la opción + Agregar Contacto.
Completa el llenado del formulario con su información.
Nombre: Nombre del contacto.
Puesto: Puesto que desempeña dentro de la empresa proveedora.
Correo electrónico: Email para comunicación y envío de documentos administrativos.
Teléfono: Número telefónico de contacto.
Puedes agregar tantos contactos como sea necesario. Solo da clic nuevamente en la función Agregar Contacto y repite el proceso anterior.
Para finalizar, da clic en el botón Guardar Proveedor.
El sistema validará que todos los campos obligatorios contengan información. En caso de detectar algún error, este se mostrará dentro del campo en color rojo
Se confirmará el guardado con la notificación: Proveedor creado con éxito.
Listado de Prospectos: Te muestra el listado completo de tus prospectos con la información básica. Si deseas ver la información completa de un registro, solo da clic sobre el nombre y se abrirá la pantalla de Detalle de Prospecto.
Asignación de Staff: Dentro de esta pestaña puedes asignar prospectos a los distintos colaboradores de tu equipo.
Importar Prospectos: Si ya cuentas con una base de datos de prospectos previa, puedes importarlos masivamente por medio de una plantilla de excel.
Buscar
La función de búsqueda en la parte superior permite encontrar prospectos más rápidamente.
Da clic en el botón Buscar.
Se abrirá un menú desplegable. Ingresa los criterios de búsqueda que consideres necesarios:
Nombre o Razón Social.
Contacto.
Estado.
Asignado a.
Para realizar la búsqueda, haz clic en el botón Buscar. Se mostrarán los resultados que coincidan con los campos de búsqueda.
Si deseas hacer una nueva búsqueda, haz clic en Limpiar Campos y repite el proceso anterior.
Para cerrar el panel de búsqueda haz clic en el botón Cancelar.
Panel de acciones administrativas
Desde esta sección puedes gestionar a tus prospectos y emitir distintos documentos administrativos.
Exportar Excel: Descarga el listado completo de tus prospectos convertido a una hoja de cálculo en formato .xlsx.
Convertir a Cliente: Convierte un prospecto en cliente tras una venta exitosa.
Nuevo Trato: Selecciona un prospecto del listado y da clic en este botón para generar un Nuevo Trato.
Agendar Seguimiento: Selecciona un prospecto del listado y da clic en este botón para generar un Nuevo Seguimiento
Eliminar: Si seleccionas a uno o varios prospectos podrás eliminarlos al dar clic en este botón.
Listado de prospectos
Muestra el listado completo de los prospectos que tienes registrados en el sistema, en conjunto con información básica y relevante.
Prospecto: Muestra el nombre o razón social del prospecto. Al dar clic sobre el nombre se abrirá el detalle de prospecto
Correo electrónico: Correo registrado como medio de comunicación.
Número de teléfono: Teléfono registrado.
Estado: Etapa o en la cual se encuentra el prospecto dentro del proceso comercial.
Después de un cierre comercial exitoso, puedes convertir a un prospecto en cliente para comenzar a generar facturas, notas de venta y dar seguimiento desde su perfil.
Puedes realizar esta acción de 2 maneras distintas:
Desde el detalle de prospecto
Ingresa al Listado de Prospectos desde el menú lateral izquierdo Contactos > Prospectos.
Localiza al prospecto que vas a convertir y haz clic sobre su nombre para abrir el Detalle de Prospecto.
Ubica el panel de acciones en la parte superior izquierda.
En docDigitales puedes calificar a tus prospectos mediante estados personalizados que te permiten identificar en qué etapa del proceso comercial se encuentran. Estos estados te ayudan a organizar y dar seguimiento a cada prospecto de forma más eficiente.
Estados de prospectos en docDigitales
El sistema incluye 5 estados predeterminados para calificar a los prospectos:
Nuevo: El prospecto acaba de ser creado y no se ha establecido contacto.
Intento de Contacto: Se intentó contactar al prospecto sin obtener respuesta.
Contactado: El prospecto fue contactado y hubo una conversación.
Calificado: El prospecto cumple con los requisitos para ser un cliente potencial.
No Calificado: El prospecto no cumple con los requisitos para convertirse en cliente.
Edita y personaliza los estados
*Para realizar esta acción es necesario que tu usuario cuente con los accesos completos al módulo de CRM.
Ingresa al Listado de Prospectos desde Contactos > Prospectos.
Localiza la casilla de Estado, ubicada al final de cada fila.
Da clic sobre el estado.
Se abrirán los estados predeterminados del sistema. En la parte final de la lista da clic en la opción Editar Estados.
Haz clic en + Agregar Estado.
Aparecerá un campo editable para que escribas el nombre del nuevo estado que vas a crear.
Si deseas asignarle un color diferente, da clic sobre la casilla de color y selecciona el color que deseas.
Repite este proceso las veces que sean necesarias según la cantidad de estados que vayas a agregar.
Para finalizar la edición haz clic en Aplicar Cambios.
Ahora se mostrarán en el listado el o los nuevos estados que acabas de configurar. Considera que puedes tener como máximo 20 estados registrados en el sistema.
Reordena los estados
Abre el Listado de Estados.
Da clic en la opción Editar estados.
Ubica la cuadrícula de selección que se encuentra al principio de cada estado.
Pon el cursor dentro de la cuadrícula y arrastra y suelta (drag and drop) los estados en el orden que prefieras.
Los estados se actualizarán automáticamente en el nuevo orden.
Renombra los estados existentes
Si no deseas agregar nuevos estados y solo quieres cambiar el nombre de alguno existente, sigue estos pasos:
Abre el Listado de Estados.
Da clic en la opción Editar estados.
Haz clic sobre el estado que deseas renombrar para habilitar el campo editable.
Cambia el nombre y, si lo deseas, también puedes cambiar el color.
Para guardar los cambios da clic en Aplicar cambios.
Nota: Si solo deseas cambiar el color de un estado ya establecido, da clic en la casilla del color y selecciona el nuevo color asignado.
Eliminar estados
Ingresa al Listado de Estados.
Da clic sobre la opción de Editar estados.
Se abrirán los estados en modo edición.
Localiza el icono de bote de basura al final de cada estado.
Da clic sobre este icono. El estado desaparecerá de manera automática del sistema.
Repite el proceso con los estados necesarios.
Para guardar los cambios da clic en Aplicar cambios.
*Considera que si el estado está asignado a un prospecto, no se podrá eliminar del sistema.
Si ya cuentas con una lista de prospectos, puedes importarla de forma masiva mediante la carga de un archivo excel, lo que te permite crear varios registros al mismo tiempo.
Ingresa al listado de Prospectos desde Contactos > Prospectos.
Haz clic en la pestaña Importar Prospectos, ubicada en la parte superior de la pantalla.
Para descargar la plantilla de importación, da clic en “Descarga aquí la plantilla base del formato de importación de Excel”.
Busca el archivo dentro de tu computadora. Normalmente, puedes encontrarlo dentro de la carpeta descargas.
Completa el llenado de la plantilla de importación
En el archivo encontrarás instrucciones para llenarlo correctamente, es importante que las sigas para completar la importación de forma exitosa. Los campos marcados en color rojo son obligatorios.
Nombre: Nombre que le asignas a tu prospecto. Puede ser su razón social o el nombre como comúnmente se le conoce a la empresa en el mercado.
Contacto: Nombre de la persona con la que mantienes la relación comercial directamente.
Teléfono: Número de teléfono para comunicarse con el prospecto.
Email: Correo electrónico para comunicación y envío de documentos.
Nota Interna: Información adicional relevante sobre el prospecto. Puedes incluir el medio por donde te contacto o el producto o servicio sobre el que tenga interés.
Una vez finalizado el llenado del documento, sube el archivo. Puedes hacerlo de 2 maneras distintas:
Buscar archivo: Da clic dentro del campo de importaciónyselecciona el archivo desde la ubicación en tu computadora y confirma la carga.
Drag and Drop: Arrastra el archivo desde su ubicación hasta el campo de importación.
Podrás visualizar una barra de progreso de carga del archivo. Una vez finalizada la importación, verás la notificación de confirmación: Archivo subido exitosamente.
*Nota: Mientras se realiza la carga de importación no es posible realizar otras actividades simultáneamente dentro del sistema ya que puede ser motivo de error de carga.
Gestiona los errores de importación
Si hay errores en el archivo, el sistema generará un reporte con el detalle de los registros rechazados y el motivo.
Descarga el reporte de errores haciendo clic en el texto “Descargar reporte de errores ocurridos durante el proceso.”
Corrige la información en la plantilla madre según las indicaciones del reporte de errores.
Sube nuevamente el archivo siguiendo el proceso anterior.
Si la importación finaliza correctamente, aparecerá una notificación con la leyenda: La importación ha finalizado.
Si surgen nuevos errores, se generará un nuevo reporte y es necesario una corrección adicional.
Exporta tu listado de prospectos
El sistema también te permite exportar el listado de tus prospectos por medio de una hoja de cálculo en formato .xslx para facilitar la gestión y el respaldo de la información.
Ingresa al listado de Prospectos desde Contactos > Prospectos.
Localiza en el panel de acciones la función Exportar Excel y haz clic sobre ella.
El archivo se descargará automáticamente en tu computadora. Se guardará con la siguiente nomenclatura: “Prospectos_añomesdía.csv”. Ejemplo: Prospectos_20250710.csv
*Si deseas exportar solamente a ciertos prospectos, selecciona uno por uno marcando la casilla que aparece al inicio de cada fila y luego haz clic en Exportar Excel.
