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  • Archiva y encuentra tareas archivadas

    Dentro del módulo de Proyectos puedes archivar tareas que ya no estén activas y recuperarlas cuando necesites retomarlas. Esta función te ayuda a mantener tu Listado de Tareas organizado y enfocado únicamente en las actividades prioritarias.

    Nota: La tarea solo podrá ser archivada o desarchivada por el usuario que lo creó o el usuario asignado a la tarea. Si otro usuario intenta archivarla se le mostrará una notificación de error.

    Archivar una tarea

    1. Ingresa al módulo Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
    2. Haz clic en la pestaña Listado de Tareas.
    Archiva o desarchiva una tarea de un proyecto dentro de un CRM
    1. Localiza la tarea que deseas archivar. Puedes utilizar la función de buscar para encontrarla más rápidamente.
    2. Marca la casilla de selección al inicio de la fila.
    3. En el panel de opciones superior, haz clic en la opción Archivar.
    4. La tarea se archivará y el sistema te confirmará la acción con una notificación “Tarea archivada con éxito”.
    Archiva una tarea de un proyecto en un CRM
    1. La tarea quedará ahora en la pestaña Archivados dentro del Listado de Tareas.

    Puedes archivar varias tareas al mismo tiempo utilizando la multiselección.

    Encontrar Tareas Archivadas

    1. Dentro del Listado de Tareas, ubica las pestañas en la parte superior de tu pantalla Activas y Archivados.
    2. Haz clic en la pestaña Archivados.
    3. Aparecerá el listado completo de todas las tareas que han sido archivadas.
    Encuentra una tarea archivada dentro de un CRM

    Desarchivar o restaurar una Tarea

    1. Ingresa a la pestaña de Archivados en el Listado de Tareas.
    2. Encuentra la tarea a Desarchivar.
    3. Selecciona la casilla al inicio de la fila. Haz clic en Desarchivar en la parte superior de tu pantalla.
    Desarchiva o encuentra una tarea de un proyecto dentro de un CRM
    1. La tarea quedará desarchivada y volverá a aparecer en la pestaña Activos del Listado de Tareas.
    Desarchiva o encuentra una tarea de un proyecto dentro de un CRM

    También puedes desarchivar o restaurar varias tareas de forma simultánea utilizando la multiselección.

  • Consulta el detalle de Tarea

    Si necesitas revisar la información completa de una tarea, conocer su avance o realizar acciones específicas, puedes consultar su detalle.

    Desde esta pantalla podrás ver todos los datos registrados, consultar comentarios, adjuntar archivos y comprobar el historial de movimientos de manera rápida y organizada.

    Accede al detalle de Tarea

    Puedes ingresar al detalle de cualquier tarea desde dos ubicaciones distintas:

    Desde el módulo Proyectos

    1. Ingresa al módulo Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
    2. Abre el proyecto donde se encuentra la tarea.
    3. Dentro de la etapa correspondiente, haz clic en el nombre o clave de la tarea.
    Consultar el detalle de tarea de un proyecto en un crm

    Desde el Listado de Tareas

    1. Ingresa al módulo Proyectos.
    2. Da clic en la pestaña Listado de Tareas.
    3. Localiza la tarea con ayuda de la opción Buscar si lo necesitas.
    4. Haz clic en el nombre o clave de la tarea para abrir su información.
    Consultar el detalle de tarea de un proyecto en un crm

    Panel de funciones superior

    En la parte superior encontrarás las acciones disponibles para la tarea.

    • Compartir: Copia el enlace de la tarea para compartirlo fácilmente.
    • Copiar: Genera una copia de la tarea para crear una nueva con la misma información.
    • Archivar: Archiva la tarea y mándala a la pestaña de tareas archivadas del listado
    • Eliminar: Elimina la tarea de forma definitiva del sistema. Esta acción no es reversible.
    Funciones principales para una tarea dentro de un crm, comparte la tarea, archivala o eliminala

    Detalle general de la tarea

    Desde esta vista encontrarás toda la información registrada para la tarea, organizada por secciones para consultarla de manera clara.

    Vista de detalle de tarea de un proyecto dentro de un CRM

    Panel principal

    • Clave y Nombre de la tarea: Muestra el ícono del tipo de tarea, seguido de la clave única y el nombre con el que fue registrada.
    • Proyecto: Indica a qué proyecto pertenece la tarea.
    • Lista: Muestra la etapa o lista en la que está ubicada la tarea.
    Información clave del detalle de una tarea para un proyecto dentro de un crm

    Descripción

    Aquí visualizarás la descripción registrada al crear la tarea. Este campo es ideal para añadir instrucciones, notas o información relevante sobre el trabajo a realizar.

    Descripción completa de detalle de tarea de un proyecto dentro de un CRM

    Comentarios

    Muestra el historial de comentarios de la tarea, incluyendo el nombre del usuario que comentó, la fecha y la hora.

    Si deseas agregar un nuevo comentario, puedes hacerlo desde el campo Nuevo Comentario y también es posible mencionar a otros usuarios para que reciban una notificación en su perfil.

    Agrega comentarios para el seguimiento de las tareas de un proyecto dentro de un crm para pymes

    Documentos

    En este apartado puedes visualizar los documentos relacionados con la tarea y realizar las siguientes acciones:

    Adjunta documentos de apoyo para la gestión de tareas para un proyecto dentro de un crm
    • Subir nuevo documento: Haz clic en el área de carga para buscar y subir archivos desde tu equipo. Puedes subir hasta 5 archivos.
    Adjunta documentos de apoyo para la gestión de tareas para un proyecto dentro de un crm
    • Descargar: Activa la casilla del archivo que deseas descargar y da clic en Descargar.
    • Eliminar: Activa la casilla del archivo a eliminar y da clic en Eliminar. Esta acción no es reversible.
    Descarga los archivos adjuntos del detalle de una tarea de un proyecto dentro de un CRM

    Panel lateral

    • Etiquetas: Muestra las etiquetas asociadas a la tarea.
    • Prioridad: Indica el nivel de urgencia asignado a la tarea.
    • Fecha inicio: Indica la fecha en que comenzó la tarea.
    • Fecha fin: Indica la fecha en que la tarea fue finalizada o la fecha límite definida.
    • Asignado a: Muestra el ícono y el nombre de los colaboradores asignados a la tarea.
    • Estatus: Indica si la tarea está pendiente, en curso o finalizada.
    • Informador: Muestra quién creó la tarea y quién está a cargo de su seguimiento.
    Información secundaria de gestión de una tarea de un proyecto dentro de un crm

  • Busca o filtra tareas

    Dentro del módulo de Proyectos puedes buscar o filtrar tareas para encontrarlas más rápido y mantener tu flujo de trabajo organizado. Estos filtros te permiten localizar tareas específicas sin necesidad de recorrer todo el listado.

    Busca tareas

    1. Desde el menú lateral izquierdo, ingresa al módulo Proyectos.
    2. Da clic en la pestaña Listado de Tareas.
    3. Haz clic en la opción Buscar. Se desplegará un panel con filtros que puedes usar de manera independiente o combinada.
    Busca tareas en el listado de tareas dentro de un crm
    • a. Tarea: Escribe el nombre de la tarea tal como fue registrada.
    Busca tareas en el listado de tareas dentro de un crm
    • b. Clave: Ingresa la clave de la tarea exacta si la conoces.
    Busca tareas en el listado de tareas dentro de un crm
    • c. Proyecto: Si conoces el nombre del proyecto puedes ingresarlo en este campo.
    Busca tareas en el listado de tareas dentro de un crm
    • d. Tipo de Tarea: Selecciona del listado el tipo de tarea a buscar:
    • Historia.
    • Tarea.
    • Error.
    Busca tareas en el listado de tareas dentro de un crm
    • e. Prioridad: Selecciona el nivel de prioridad asignado:
    • Sin Prioridad.
    • Alta.
    • Media.
    • Baja.
    Busca tareas en el listado de tareas dentro de un crm
    • f. Fecha inicio / Fecha fin: Define un rango de fechas para encontrar tareas programadas o trabajadas en periodos específicos.
    Busca tareas en el listado de tareas dentro de un crm
    • g. Asignado a: Selecciona al colaborador responsable para ver únicamente las tareas asignadas a esa persona.
    Busca tareas en el listado de tareas dentro de un crm
    1. Una vez que hayas completado los campos que prefieras, haz clic en el botón Buscar para aplicar los filtros y visualizar los resultados que coincidan con la búsqueda.
    Busca tareas en el listado de tareas dentro de un crm

    Nota: Si deseas realizar una nueva búsqueda, selecciona Limpiar Campos para reiniciar el formulario. Si deseas cancelar o cerrar el panel de filtros, haz clic en Cancelar.

  • Edita o elimina Tareas

    En el módulo de Proyectos puedes editar la información de tus tareas o eliminarlas cuando ya no sean necesarias. Estas acciones te ayudan a mantener tus proyectos organizados y actualizados conforme avanza el trabajo de tu equipo.

    Puedes realizar ambas acciones desde dos ubicaciones distintas: Listado de Tareas y Listado de Proyectos.

    Edita tareas desde el Listado de Tareas

    Desde esta pantalla también puedes agregar comentarios o adjuntar documentos a la tarea.
    Si deseas conocer el proceso completo, consulta el manual “Añadir comentarios y adjuntar archivos a una tarea”.

    1. Ingresa al módulo Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
    2. Da clic en la pestaña Listado de Tareas.
    3. Localiza la tarea que deseas modificar. Puedes usar la función Buscar para encontrarla más rápido.
    Editar tareas de un proyecto en un crm
    1. Una vez encontrada, haz clic en el nombre o clave de la tarea para abrir el Detalle de Tarea.
    Editar tareas de un proyecto en un crm
    1. Dentro del detalle podrás editar los siguientes campos. Solo coloca el cursor sobre el texto para activarlo:
    • a. Nombre de la Tarea: Ajusta el nombre según lo necesites.
    Editar nombre de una tarea dentro de un proyecto en un crm
    • b. Descripción: Agrega más información o actualiza la registrada, para que la tarea pueda ejecutarse correctamente.
    Editar descripción de tarea dentro de un proyecto en un crm
    • c. Etiquetas: Agrega nuevas etiquetas o elimina las existentes.
    Agregar nuevas etiquetas o editar etiquetas de una tarea de un proyecto en un crm
    • d. Prioridad: Cambia la prioridad según la urgencia de finalización de la misma.
    Actualizar o editar niveles de prioridad de una tarea dentro de un proyecto o crm
    • e. Fecha Inicio / Fecha Fin: Ajusta las fechas programadas para la tarea.
    Asignar fechas de inicio y fin a una tarea dentro de un proyecto o crm
    • f. Asignado a: Cambia o agrega más colaboradores responsables.
    Asigna o edita responsables de gestionar una tarea de un proyecto dentro de un CRM
    • g. Estatus: Actualiza el avance de la tarea.
    Actualiza el estatus o avance de una tarea de un proyecto dentro de un CRM

    Importante: Los campos Proyecto, Lista e Informador no se pueden editar.
    Si necesitas mover la tarea a otra etapa, hazlo directamente desde el detalle del proyecto, utilizando la función de arrastrar y soltar dentro del tablero.

    1. Los cambios se guardan automáticamente conforme los vayas realizando y la tarea quedará actualizada en tiempo real.

    Edita tareas desde el Listado de Proyectos

    Importante: Los campos Proyecto, Lista e Informador no se pueden editar.
    Si necesitas mover la tarea a otra etapa, hazlo directamente desde el detalle del proyecto, utilizando la función de arrastrar y soltar dentro del tablero.

    1. Ingresa al Listado de Proyectos desde el módulo Proyectos.
    2. Localiza el proyecto que contiene la tarea a editar. Puedes usar la función Buscar para encontrarlo más rápidamente.
    3. Haz clic en el nombre del proyecto, donde se desplegarán todas las tareas relacionadas.
    Editar una tarea de un proyecto desde el listado de tareas en un crm
    1. Dentro del Listado de Tareas del Proyecto, selecciona la tarea que deseas editar.
    Editar una tarea de un proyecto desde el listado de tareas en un crm

    Modifica los campos necesarios. Solo coloca el cursor sobre el campo y aparecerá el cuadro de texto para realizar la modificación.

    • a. Nombre de la Tarea: Cambia el título si lo consideras necesarios.
    Editar una tarea de un proyecto desde el listado de tareas en un crm
    • b. Descripción: Agrega más información o actualiza la que registraste al crear la tarea, para que se pueda ejecutar correctamente.
    Editar una tarea de un proyecto desde el listado de tareas en un crm
    • c. Etiquetas: Añade etiquetas nuevas o elimina las actuales según la clasificación que necesites.
    Editar una tarea de un proyecto desde el listado de tareas en un crm
    • d. Prioridad: Cambia la prioridad según la urgencia de finalización de la misma.
    Editar una tarea de un proyecto desde el listado de tareas en un crm
    • e. Fecha Inicio / Fecha Fin: Ajusta las fechas programadas para la tarea.
    Editar una tarea de un proyecto desde el listado de tareas en un crm
    • f. Asignado a: Cambia o agrega más colaboradores responsables.
    Editar una tarea de un proyecto desde el listado de tareas en un crm
    • g. Estatus: Actualiza el avance de la tarea.
    Editar una tarea de un proyecto desde el listado de tareas en un crm
    1. Los cambios se guardan automáticamente conforme los vayas realizando y la tarea quedará actualizada en tiempo real.

    Elimina tareas desde el Listado de Tareas

    Solo podrás eliminar una tarea si tú la creaste o eres el usuario asignado a ella. Una vez eliminada la tarea, no habrá manera de recuperarla.

    1. Ingresa a Proyectos > Listado de Tareas.
    2. Busca la tarea que deseas eliminar. Puedes usar la función Buscar para encontrarla más rápido.
    Eliminar tarea de un proyecto o del listado de tareas en un crm
    1. Haz clic en la casilla de selección al inicio de la fila.
    2. Selecciona la opción Eliminar en el panel de opciones superior.
    3. Se abrirá un pop – up de confirmación, para realizar la eliminación haz clic en Eliminar Tarea.
    4. Se confirmará la acción en el sistema con la notificación: “Tarea eliminada con éxito”.
    Eliminar una tarea de un proyecto desde el listado de tareas en un crm

    Puedes eliminar varias tareas al mismo tiempo usando la multiselección.

    Elimina tareas desde el Listado de Proyectos.

    1. Ingresa al Listado de Proyectos desde el módulo Proyectos.
    2. Abre el proyecto que contiene la tarea haciendo clic sobre su nombre. Puedes utilizar la función buscar para encontrarlo más rápidamente.
    1. Dentro del listado de tareas del proyecto, activa la casilla que está al inicio de la final de la tarea a eliminar.
    2. Selecciona la opción Eliminar en el panel superior.
    3. Confirma la acción dando clic en el botón Eliminar Tarea en el pop – up emergente.
    4. Se confirmará la acción con la notificación: “Tarea eliminada con éxito”.
    Eliminar tarea desde listado de proyectos o listado de tareas de un crm

    Puedes eliminar varias tareas al mismo tiempo usando la multiselección.

  • Agrega listado de Tareas o Etapas a un Proyecto

    Dentro del módulo de Proyectos puedes personalizar las etapas de tus proyectos según tus procesos de trabajo. Esto te permite adaptar cada proyecto a las tareas reales de tu equipo.

    Agrega nuevas etapas

    1. Ingresa al módulo de Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
    2. Localiza el proyecto al que deseas agregar etapas, podrás utilizar la función de buscar para encontrarlo más rápido.
    3. Haz clic sobre su nombre para abrir el Detalle del Proyecto.
    Agregar nuevas etapas o tareas a un proyecto dentro de un CRM
    1. Se abrirá el Detalle del Proyecto en conjunto de las etapas actuales del proyecto.
    2. En el menú superior, haz clic en Editar listas.
    Agregar nuevas etapas o tareas a un proyecto dentro de un CRM
    1. Se activará el modo edición, donde podrás editar nombres, reorganizar, eliminar o agregar nuevas etapas.
    Agregar nuevas etapas o tareas a un proyecto dentro de un CRM

    *Conoce cómo hacerlo dentro de nuestro manual “Editar o eliminar plantillas”

    1. Para agregar una nueva etapa, haz clic en el icono “+” ubicado entre las etapas donde quieras insertarla.
    Agregar nuevas etapas o tareas a un proyecto dentro de un CRM
    1. El sistema agregará una etapa con el nombre “nueva lista”. Coloca el cursor sobre el nombre, elimina el texto predeterminado y escribe el nombre que deseas asignarle.
    Agregar nuevas etapas o tareas a un proyecto dentro de un CRM
    1. Cuando termines, haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
    Agregar nuevas etapas o tareas a un proyecto dentro de un CRM
    1. La nueva etapa quedará registrada en la posición donde la creaste y podrás comenzar a crear nuevas tareas dentro de ella.
    Agregar nuevas etapas o tareas a un proyecto dentro de un CRM

    Si lo requieres, puedes continuar agregando más etapas según sea necesario, repitiendo el proceso anterior.

  • Crear una nueva tarea

    Dentro del módulo de Proyectos de docDigitales puedes crear una nueva tarea para dar seguimiento a los proyectos y actividades de tu equipo. Estas tareas te permiten medir el avance, organizar el trabajo y mantener un flujo operativo saludable.

    Puedes crear una nueva tarea de dos maneras distintas dentro de tu cuenta.

    Crear Tarea desde el Listado de Proyectos

    1. Ingresa al módulo Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
    2. Localiza el proyecto al que deseas agregar una nueva tarea. Puedes utilizar la función de buscar para encontrarla más rápidamente.
    3. Da clic sobre el nombre del proyecto para abrir el Detalle del proyecto.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    1. Dentro de la etapa donde deseas registrar la tarea, haz clic en + Nueva Tarea.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    1. Se abrirá el formulario de Nueva Tarea, con los campos Proyecto* y Lista (etapa) ya precargados.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    1. Completa los siguientes campos faltantes:

    Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios; si alguno queda vacío, la tarea no podrá registrarse en el sistema.

    • Proyecto*: Ya estará precargado con el proyecto seleccionado.
    • Título*: Asigna un título claro y descriptivo para identificar la tarea fácilmente.
    • Descripción: Describe los detalles necesarios para que la persona asignada pueda realizar la tarea correctamente.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    • Etiquetas: Crea distintas categorías escribiendo su nombre y presionando Enter. Puedes agregar varias etiquetas separadas por comas.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    • Prioridad: Selecciona el nivel de prioridad:
      • Alta
      • Media
      • Baja
      • Sin Prioridad
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    • Tipo: Indica el tipo de tarea:
      • Historia.
      • Tarea.
      • Error
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    • Fecha inicio / Fecha fin: Registra las fechas en formato calendario para indicar el inicio y la fecha límite de la tarea.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    • Lista: Este campo viene precargado con la etapa donde estás creando la tarea, Puedes modificarla seleccionando la etapa correcta.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    • Asignar a: Selecciona al colaborador responsable de realizar la tarea.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM

    Al guardar la tarea, el usuario asignado recibirá una notificación en su bandeja indicando que se le ha asignado una nueva actividad.

    1. Una vez que completes todos los campos, haz clic en el botón Guardar Tarea para que se registre en el sistema.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    1. El sistema confirmará la creación con la notificación “Tarea Creada con éxito”
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    1. La tarea se agregará automáticamente dentro de la etapa o listado donde la registraste.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM

    Si deseas cancelar la creación, haz clic en Cancelar y no se guardará la información.

    Crea una tarea desde el Listado de Tareas

    1. Ingresa al módulo Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
    2. Da clic en la pestaña Listado de Tareas, ubicada en la parte superior.
    3. Haz clic en + Nueva Tarea, ubicado en la parte superior derecha de tu pantalla.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    1. Se abrirá el formulario de creación de Nueva Tarea. Completa los siguientes campos:
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    • Proyecto * : Selecciona del listado el proyecto donde se registrará esta nueva tarea.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    • Título *: Asigna un nombre fácil de identificar que describa claramente la actividad.
    • Descripción: Agrega detalles o instrucciones para que la tarea pueda ejecutarse correctamente.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    • Etiquetas: Escribe el nombre de la categoría y presiona Enter. Puedes agregar distintas etiquetas separadas por comas.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    • Prioridad: Selecciona el nivel de prioridad:
      • Baja
      • Media
      • Alta
      • Sin prioridad
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    • Tipo: Selecciona el tipo de tarea:
      • Tarea.
      • Historia.
      • Error.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    • Fecha inicio / Fecha fin: Indica en formato calendario (dd/mm/aaaa) las fechas de inicio y fin de la tarea.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    • Lista: Selecciona la etapa del proyecto donde colocarás la tarea, las etapas que se muestran dependerán del tipo de plantilla del proyecto.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    • Asignar a: Selecciona al colaborador o colaboradores responsables de realizar la tarea.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    1. Una vez que completes todos los campos, haz clic en el botón Guardar Tarea para que se registre en el sistema.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    1. El sistema confirmará la creación con la notificación “Tarea Creada con éxito”.
    Crear una nueva tarea para la gestión de un proyecto en un CRM
    1. La nueva tarea se agregará automáticamente al proyecto dentro de la etapa seleccionada y aparecerá también en dentro del Listado de Tareas activas.

  • Acciones del listado de Proyectos

    El módulo de Proyectos te permite gestionar y supervisar todas las fases de tus proyectos, desde la planificación inicial hasta el seguimiento y cierre. Desde esta pantalla puedes organizar tareas, asignar responsables, monitorear fechas clave y mantener el control operativo de tus actividades.

    Al ingresar al módulo la primera pantalla que verás es la del Listado de Proyectos, donde podrás consultar todos tus proyectos activos y acceder a las herramientas principales para gestionarlos.

    Accede al Listado de Proyectos

    1. Inicia sesión en tu cuenta de docDigitales.
    2. Estando dentro de tu cuenta, da clic en el módulo Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
    3. Se desplegará en automático el Listado de Proyectos.
    Ingresar al listado de proyectos dentro de un CRM

    Si aún no cuentas con proyectos registrados en el sistema, verás el siguiente mensaje: “Aún no hay Proyectos. Crea un nuevo proyecto y gestiona los procesos y tareas de tu negocio.” Haz clic en Crea un Nuevo Proyecto para iniciar.

    Para conocer el proceso de creación, consulta el artículo Crear Nuevo Proyecto.

    Funciones del Listado de Proyectos

    Desde esta pantalla podrás realizar las siguientes funciones:

    Buscar Proyectos

    Utiliza la función Buscar para localizar proyectos por nombre, plantilla, fechas o responsable del proyecto.

    Buscar proyectos dentro del listado en un CRM o software de gestión integral

    Consulta el manual de Buscar proyectos para consultar sobre los campos de filtrado.

    Exportar Excel

    Utiliza esta opción para descargar el listado de proyectos en un archivo Excel con formato .xls y consultar la información de manera interna y sin necesidad de tener acceso a internet o el sistema.

    Exportar listado de proyectos a un archivo excel de un CRM o software de gestión integral para PYMES

    Solo da clic en la función Exportar Excel y el archivo se descargará automáticamente en tu equipo.

    Listado de proyectos en un archivo excel descargados de un CRM para pymes

    Archivar proyectos

    Importante: Solo el propietario del proyecto y usuarios con el rol Propietario pueden archivar proyectos, si un usuario sin permiso intenta hacerlo, verá el mensaje “No tienes los privilegios para realizar esta acción”

    Esta función te permite mover proyectos que ya no están activos, pero que podrías retomar más adelante, manteniendo tu vista y productividad enfocada únicamente en los proyectos activos.

    Archivar proyectos que ya no son necesarios en un CRM

    Consulta el manual Archiva y encuentra proyectos archivados para conocer cómo realizar esta acción.

    Eliminar proyectos

    Importante: Solo el propietario del proyecto y usuarios con el rol Propietario pueden archivar proyectos, si un usuario sin permiso intenta hacerlo, verá el mensaje “No tienes los privilegios para realizar esta acción”

    Utiliza esta función para eliminar proyectos que ya no necesitas dentro del sistema.
    Recuerda que al eliminar un proyecto también se eliminan todas sus tareas asociadas y es una acción es irreversible.

    Eliminar proyecto del listado de proyectos en un CRM

    Consulta el manual Editar o eliminar un proyecto para conocer el proceso detallado para realizarlo.

    Pestañas de Listados

    Desde esta pantalla puedes consultar la siguiente información:

    • Listado de Proyectos: Consulta todos los proyectos registrados junto con sus datos principales.
    Listado de proyectos dentro de un crm o software de gestión integral para pymes
    • Listado de Tareas: Visualiza en un solo listado todas las tareas registradas en el sistema junto con el proyecto al que pertenecen.
    Listado de tareas de los distintos proyectos en un CRM o software de gestión integral para pymes

    Detalle de Proyectos

    Desde esta sección puedes consultar los detalles generales del proyecto, como:

    Icono de proyecto.

    Se muestra un icono dependiendo al tipo de plantilla utilizada, las plantillas son:

    • Personalizado.
    Icono de proyecto personalizado dentro de un CRM
    • Kanban
    Icono de proyecto plantilla tipo kanban dentro de un CRM
    • Sprints
    Icono para proyecto plantilla tipo Sprints en un CRM
    • Planeación RH
    icono para plantilla tipo de proyecto Planeación RH en un CRM
    • Reunión
    Icono tipo de plantilla de proyecto Reunión para un CRM
    • Brainstorming
    Icono para tipo de proyecto plantilla Brainstorming en un CRM
    • Estrategia de marketing
    Icono para plantilla tipo de proyecto Estrategia de Marketing en un CRM
    • Objetivos
    Icono tipo de plantilla proyecto objetivos en un CRM
    • Plan de negocios
    Icono tipo de plantilla de proyecto de plan de negocios en un CRM
    • Feedback de clientes
    Icono tipo de plantilla proyectos de Feedback o comentarios de clientes en un CRM
    • Entrevistas
    Icono para tipo de plantilla de proyectos de entrevistas en un CRM
    • Solicitud de propuesta
    Icono para tipo de plantillas en proyectos de solicitud de propuesta o cotizaciones en un CRM
    • Contrataciones RH
    Icono de contrataciones RH para plantilla de proyectos dentro de un CRM
    • Candidatos RH
    Icono para tipo de plantilla de proyectos de Candidatos RH en un CRM de seguimiento

    Proyecto

    Se muestra el prefijo asignado al momento de la creación seguido del nombre del proyecto.

    Nombre del proyecto dentro de un CRM

    Plantilla

    Indica el tipo y nombre de la plantilla seleccionada.

    Listado de Proyectos, tipo de plantilla utilizada en un CRM para pymes

    Fecha Inicio

    Indica la fecha en la que comenzó el proyecto.

    Fecha de inicio de un proyecto dentro de un CRM

    Fecha Fin

    Es la fecha límite estimada para concluir el proyecto.

    Fecha de finalización de un proyecto dentro de un CRM

    Progreso

    Se calcula automáticamente con base en el avance de las tareas internas del proyecto. El cálculo se basa en un 100%.

    Progreso del proyecto en base a las tareas que contiene el proyecto dentro de un crm

    Responsable

    Muestra el nombre del colaborador asignado como encargado principal del proyecto.

    Responsable o encargado de llevar a cabo el seguimiento del proyecto

    Si algún campo no contiene información, se mostrará un guion (-) dentro en el detalle.

    Consulta el manual Detalle de Proyecto para conocer cada sección a profundidad.

    Pestañas de Proyectos

    Dentro de esta sección puedes consultar:

    • Proyectos activos: Muestra todos los proyectos registrados en el sistema que no han sido eliminados ni archivados, se muestran por orden de creación.
    • Proyectos Archivados: Contiene los proyectos que has archivado manualmente. Desde aquí puedes restaurarlos para que vuelvan al listado activo.
    Pestaña de proyectos archivados y activos dentro de un CRM

    Consulta el manual Archiva y encuentra proyectos archivados para archivar o restaurar proyectos.

    Consideraciones importantes

    • Puedes seleccionar uno o varios proyectos utilizando las casillas iniciales para archivar o eliminar en una sola acción.
    • Puedes ordenar los proyectos de forma ascendente o descendente, dando clic en las flechas junto a cada categoría del encabezado de la tabla.

  • Archiva y encuentra proyectos archivados

    Dentro del módulo de Proyectos, puedes archivar proyectos que ya no estén activos y recuperarlos cuando necesites retomarlos. Esta función te permite mantener tu vista de proyectos organizada y enfocada únicamente en los que están en curso.

    Nota: El proyecto solo podrá ser archivado por el usuario que lo creó o el usuario con el rol de propietario. Si otro usuario intenta archivarlo, se mostrará la siguiente notificación: “No tienes los privilegios para realizar esta acción”.

    Archivar un proyecto

    1. Ingresa al módulo de Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
    2. Se abrirá el Listado de Proyectos, encuentra el proyecto que deseas archivar. Puedes utilizar la barra de búsqueda para localizarlo más rápido.
    Archivar proyectos que ya no son necesarios en un CRM
    1. Marca la casilla de selección al inicio de la fila.
    2. En el panel superior, haz clic en la opción Archivar.
    3. Se abrirá una ventana emergente de confirmación y haz clic en “Archivar Proyecto” para confirmar la acción.
    4. Se confirmará la acción con la notificación “Proyecto Archivado con éxito”.
    Archivar proyecto dentro de un CRM
    1. El proyecto aparecerá ahora dentro de la pestaña Archivados.
    Archivar un proyecto dentro de un CRM

    Nota: Puedes archivar varios proyectos a la vez utilizando la multiselección.

    Encontrar proyectos archivados

    1. En el Listado de Proyectos, ubica las pestañas Activos y Archivados en la parte inferior de la pantalla.
    2. Haz clic en la pestaña Archivados.
    3. Se mostrará el listado completo de proyectos archivados.
    Encontrar proyectos archivados en un CRM

    Desarchivar o restaurar un proyecto

    1. Dentro de la pestaña Archivados, selecciona la casilla del proyecto que deseas restaurar.
    2. Haz clic en la opción Desarchivar ubicada en la parte superior de tu pantalla.
    3. Se abrirá una ventana emergente para confirmar la acción da clic en “Desarchivar Proyecto”, para confirmarla.
    4. Se mostrará la notificación “Proyecto desarchivado con éxito”, confirmando la acción.
    Desarchivar o restaurar un proyecto dentro de un CRM
    1. El proyecto volverá a aparecer en la pestaña de Activos dentro del Listado de Proyectos.
    Desarchivar o restaurar un proyecto dentro de un CRM

    Nota: También puedes desarchivar varios proyectos de forma simultánea utilizando la multiselección.

  • Buscar proyectos

    Si administras varios proyectos a la vez, puedes utilizar la función de Buscar para filtrar y localizar rápidamente el proyecto que necesitas consultar. Esta herramienta te permite combinar diferentes criterios de búsqueda y localizar el proyecto buscado.

    Buscar Proyectos

    1. Desde el menú lateral izquierdo, ingresa al módulo Proyectos.
    2. Se abrirá el Listado de Proyectos.
    Buscar proyectos en un CRM o sistema de gestión integral
    1. Haz clic en la opción Buscar. Se desplegará un panel con varios filtros que puedes usar de manera independiente o combinada para localizar los proyectos indicados.
    Buscar proyectos en un CRM o sistema de gestión integral

    a. Proyecto: Escribe el nombre del proyecto tal como fue registrado

    Buscar proyectos en un CRM o sistema de gestión integral
    • b. Tipo de proyecto: Selecciona del listado la plantilla o tipo de proyecto que deseas localizar:
      • Personalizado.
      • Kanban.
      • Sprints.
      • Planeación RH.
      • Reunión.
      • Brainstorming.
      • Estrategia de marketing.
      • Objetivos.
      • Plan de negocios.
      • Feedback de clientes.
      • Entrevistas.
      • Solicitud de propuesta.
      • Contrataciones RH.
      • Candidatos RH.
    Buscar proyectos en un CRM o sistema de gestión integral
    • c. Fecha Inicio / Fecha Fin: Define un rango de fechas para filtrar proyectos según su periodo de trabajo. Puedes utilizarlo para encontrar proyectos realizados en meses o periodos específicos.
    Buscar proyectos en un CRM o sistema de gestión integral
    • d. Responsable: Selecciona del listado al colaborador encargado del proyecto para ver únicamente aquellos proyectos que tenga asignados.
    Buscar proyectos en un CRM o sistema de gestión integral
    1. Una vez que hayas completado los campos que prefieras, haz clic en el botón Buscar para aplicar los filtros y visualizar los resultados que coincidan con la búsqueda.

    Nota: Si deseas realizar una nueva búsqueda, selecciona Limpiar Campos para reiniciar el formulario. Si deseas cancelar o cerrar el panel de filtros, haz clic en Cancelar.

  • Consulta el detalle de proyecto

    Desde el detalle de un proyecto puedes visualizar todas las listas (etapas), revisar sus tareas asignadas, crear nuevas, filtrar y consultar la información a detalle del proyecto.

    Ingresar al detalle de proyecto

    1. Ingresa al módulo Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
    2. Ubica el proyecto que deseas consultar.
    3. Haz clic sobre el nombre del proyecto.
    4. Se abrirá la pantalla con todo el detalle del proyecto: listas, tareas y funciones disponibles.
    Consulta los detalles del proyecto dentro de un CRM

    Botón + Nueva Tarea

    En la parte superior derecha de tu pantalla encontrarás el botón + Nueva Tarea.

    Crear nueva tarea o asignación para un proyecto dentro de un crm

    Este botón te permite crear una nueva tarea directamente dentro del proyecto que estás visualizando.

    Vista del proyecto

    Tú puedes elegir cómo deseas visualizar las etapas y tareas del proyecto:

    • Listado.
    • Tabla.

    Solo da clic en la pestaña de visualización que prefieras para cambiar entre una u otra.

    Visualiza todas las tareas del proyecto a manera de lista o de tabla en un CRM

    Busca o filtra tareas dentro del proyecto

    1. Haz clic en Buscar para abrir el panel de filtros
    Buscar o filtrar tareas dentro de un proyecto en un CRM
    1. Completa los parámetros según lo que necesites encontrar. Puedes combinar todos los filtros necesarios para tu búsqueda.
      • Tarea: Escribe el nombre de la tarea que necesites localizar.
      • Clave: Si conoces la clave única de la tarea, ingrésala.
      • Tipo de tarea: Selecciona del listado a qué tipo de tarea se refiere:
        • Historia
        • Tarea
        • Error
      • Prioridad: Elige entre el listado de prioridades:
        • Alta
        • Media
        • Baja
        • Sin prioridad
      • Fecha de inicio / Fecha fin: Define el intervalo de fechas a buscar entre las tareas.
      • Asignado: Filtra por el colaborador asignado.
    Buscar o filtrar tareas dentro de un proyecto en un CRM
    1. Da clic en el botón Buscar para encontrar los resultados que coincidan con tu búsqueda.
    Buscar o filtrar tareas dentro de un proyecto en un CRM

    Nota: Si deseas realizar una nueva búsqueda o, solo da clic en el botón “Limpiar Campos” o si deseas cancelar la búsqueda o cerrar el menú de búsqueda, da clic en “Cancelar”.

    Panel de funciones

    En la parte superior del detalle del proyecto encontrarás funciones adicionales:

    • Exportar Excel: Descarga toda la información del proyecto en formato .xsl, incluyendo las tareas el mismo.
    • Archivar: Marca la casilla de la tarea y selecciónala para archivarla si ya no necesitas que esté visible.
    • Editar Listas: Permite modificar o agregar nuevas etapas al proyecto.
    • Eliminar: Selecciona la tarea y elimínala si ya no la necesitas.
    Edita, exporta o elimina un proyecto dentro de un crm empresarial

    Detalles del proyecto

    En esta sección podrás visualizar todas las listas del proyecto junto con sus tareas.
    Cada tarea muestra los siguientes campos:

    • Ícono de la tarea: Representa el tipo de tarea:
    Detalle de tarea de un proyecto dentro de un CRM
    • Historia
    Icono de tipo de actividad historia para tareas asignadas dentro de proyectos
    • Tarea
    Icono de tarea para tareas asignadas dentro de un proyecto en un CRM
    • Error
    Icono para tipo de tarea error dentro de la administración de un proyecto en un crm
    • Clave: Código único asignado automáticamente por el sistema para identificar la tarea y no se puede modificar.
    Clave de tarea dentro del listado de tareas de un proyecto en un CRM
    • Prioridad: Muestra el ícono correspondiente al nivel asignado:
    Prioridad de las tareas dentro de un proyecto en un crm
    • Alta
    Nivel de prioridad alto para la gestión de tareas dentro de un proyecto en un CRM
    • Media
    Nivel de prioridad media para la gestión de tareas dentro de un proyecto en un CRM
    • Baja
    Nivel de prioridad baja para la gestión de tareas dentro de un proyecto en un CRM
    • Sin Prioridad
    Nivel de prioridad sin prioridad para la gestión de tareas dentro de un proyecto en un CRM
    • Fecha inicio: Fecha en que comenzó la tarea.
    • Fecha Fin: Fecha límite para finalizarla; puedes modificarla cuando sea necesario.
    Establecer fechas para termino de actividades de las tareas dentro de un proyecto en un CRM
    • Asignado a: Icono con las iniciales del colaborador asignado a la tarea.
    Persona asignada y encargada de ejecutar la tarea de un proyecto dentro de un CRM
    • Estatus: Indicador de color que muestra el estado actual de la tarea:
      • Pendiente (gris)
      • En curso (azul)
      • Finalizada (verde)
    Estatus de las tareas de un proyecto dentro de un CRM

    Nota: Si algún campo no contiene información, se mostrará un guion (-) en su lugar.