En docDigitales, las recepciones de compra cuentan con diferentes estatus que reflejan el estado actual del proceso de recepción de productos.
Preliminar
Descripción: La recepción de compra ha sido registrada como un borrador y todavía puede ser modificada.
Uso principal: Permite realizar ajustes antes de confirmar la recepción de los productos.
En tránsito
Descripción: Indica que los productos están en camino y pendientes de ser entregados.
Uso principal: Útil para generar un documento parcial, normalmente solicitado por el proveedor, que establezca la trazabilidad y seguimiento de productos en camino.
Recibida
Descripción: La recepción de compra ha sido completada, confirmando que los productos han sido entregados en su totalidad. Este estatus no permite modificaciones adicionales.
Uso principal: Refleja el cierre del proceso de recepción de productos, asegurando que todo ha sido entregado según lo solicitado.
Cancelada
Descripción: La recepción de compra ha sido anulada y ya no es válida.
Uso principal: Se utiliza para registrar recepciones que no se completarán o que se realizaron con errores irreversibles.
La función de búsqueda te permite localizar órdenes de compra fácilmente, aplicando filtros como número de orden, proveedor, referencia o rango de fechas.
Haz clic en Buscar.
Se desplegará la sección para ingresar los siguientes parámetros de búsqueda:
No. orden de compra: Número consecutivo de la orden. Ejemplo: 001636.
Proveedor: Nombre del proveedor relacionado con la orden.
Referencia: Número de referencia del documento.
Rango de fechas de creación: Selecciona un intervalo de fechas de emisión. Ejemplo: 1 de enero de 2024 al 31 de diciembre de 2024.
Rango de fecha esperada de entrega: Intervalo de fechas programadas para la entrega.
Haz clic en Buscar para aplicar los filtros o en Limpiar campos para restablecer los parámetros.
Si deseas salir del menú sin realizar la búsqueda, selecciona Cancelar.
Enviar
La función de envío te permite compartir órdenes de compra directamente con tus proveedores. Completa el formulario con el asunto, destinatario y mensaje del correo, y envía la orden en formato PDF.
Si tienes una orden de compra guardada previamente, pero que aún no ha sido enviada a tu proveedor (es decir, con estatus preliminar), sigue estos pasos para enviarla y formalizar tu pedido.
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Órdenes de Compra.
Envia 1 (Compressify.io)
Selecciona la orden de compra preliminar que deseas enviar, marcando la casilla ubicada a la izquierda de la fila correspondiente.
Haz clic en el botón Enviar que se encuentra en la parte superior de la pantalla.
enviar orden de compra
Se abrirá el formulario de envío donde deberás ingresar los datos correspondientes:
Escribe el asunto del correo que se enviará. Por ejemplo: Orden de compra 1.
Introduce la dirección de correo electrónico del proveedor.
Puedes escribir un texto personalizado que acompañe la orden de compra.
Enviar P4 (Compressify.io)
Haz clic en Enviar orden de compra para finalizar el proceso.
Tu proveedor recibirá un correo electrónico con la orden de compra como un archivo PDF adjunto.
Mail orden (Compressify.io)Pdf orden (Compressify.io)
*Ten en cuenta que sólo puedes editar órdenes de compra con estatus Preliminar. Si el estatus es diferente (como Enviada o Recibida), esta acción no estará disponible.
Editar una orden de compra
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Órdenes de Compra. Aquí podrás visualizar todas las órdenes de compra registradas.
Edita 1 (Compressify.io)
Busca la orden que deseas editar y haz clic en el icono Editar que aparece a la derecha de la fila correspondiente.
Edita 2 (Compressify.io)
*Si el botón no aparece, significa que la orden no es editable debido a su estatus.
Se abrirá el formulario de edición, donde podrás actualizar los campos que necesites.
edita 3
Para finalizar tienes dos opciones:
Guardar: Haz clic en Guardar para actualizar la orden y continuar con el estatus Preliminar.
Enviar y Guardar: Haz clic en esta opción para enviar la orden al proveedor. Su estatus cambiará a Enviada.
Edita 4 (Compressify.io)
Una vez guardada, se mostrará el mensaje de confirmación: “Orden de compra actualizada con éxito”.
Edita 5 (Compressify.io)
Cancelar una orden de compra
*Considera que una orden de compra solo puede ser cancelada si no tiene una recepción de compra completada. Esto se debe a que una recepción completa indica que los productos ya fueron recibidos, y en consecuencia, la orden de compra ya no es elegible para cancelación.
Desde el listado principal de Órdenes de Compra, ubica y selecciona la orden que deseas cancelar.
Haz clic en el botón Cancelar que aparece en la esquina superior derecha.
Al finalizar la acción, aparecerá el mensaje de confirmación: “Orden de compra cancelada con éxito”. La orden se mantendrá en el listado principal, pero su estatus cambiará a Cancelada.
cancelar orden de compra
Si la orden de compra que quieres cancelar, tiene una recepción de compra parcial o completada, aparecerá un mensaje de error.
Controlar tus pedidos de manera organizada y eficiente es fundamental para garantizar el flujo correcto de inventarios en tu empresa. En docDigitales, puedes generar órdenes de compra para llevar un registro detallado de tus estrategias de reabastecimiento y obtener trazabilidad de tus productos.
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Órdenes de Compra > + Nueva Orden de Compra.
Crear P1 (Compressify.io)
Comienza a llenar los campos de la información de la nueva orden de compra (los campos marcados con asterisco son obligatorios).
Número de orden de compra: Identificador único para la orden. Este número se genera automáticamente o puede personalizarse.
Referencia: Campo opcional para un número o código interno que facilite la identificación de la orden.
Fecha: Fecha en que se está creando la orden de compra. Por defecto, se seleccionará la fecha actual.
Fecha agendada de entrega: Fecha estimada en que los productos deberán ser entregados por el proveedor.
Lugar de entrega: Indica el almacén o punto de recepción donde se recibirán los productos solicitados. Puedes elegir un almacén existente desde el listado, si aplica, o seleccionar la opción Especificar dirección en caso de que la entrega se realice en un lugar diferente al almacén.
Dirección de entrega: Este campo se completa automáticamente al seleccionar un almacén como lugar de entrega. Si optas por la opción Especificar dirección, el campo se habilitará para que ingreses la dirección de manera manual.
Impuestos: Indica cómo se manejarán los impuestos:
Excluidos: Los impuestos se calcularán y sumarán por separado al total de la orden.
Incluidos: Se considera que los impuestos ya están calculados en los precios unitarios.
Artículo: Detalle de los productos solicitados:
Especifica el nombre del producto para activar la búsqueda en el sistema y seleccionar desde el listado.
Define la cantidad y el precio unitario para calcular el importe total de cada artículo.
Crear P2 1 (Compressify.io)
Forma de pago: Selecciona el medio de pago que se utilizará en la compra (por ejemplo, transferencia o efectivo).
Método de pago: Clasificación según el tipo de transacción, puede ser pago en una sola exhibición, pago inicial y parcialidades o pago diferido.
Condición de pago: Agrega los términos acordados con el proveedor (por ejemplo, crédito a 30 días o pago contra entrega).
Nota: Puedes incluir comentarios o detalles relevantes sobre la orden.
Términos y condiciones: Añade información adicional sobre las condiciones específicas para esta orden de compra, como políticas de devolución o penalizaciones por incumplimientos.
Crear P2 2 (Compressify.io)
Al finalizar, tienes dos opciones para guardar la orden de compra:
Guardar: Haz clic en esta opción para almacenar la orden sin enviarla al proveedor. Esta acción registrará la orden con el estatus Preliminar, permitiéndote revisar o editar más tarde antes de enviarla.
Enviar y guardar: Haz clic en esta opción para guardar la orden y enviarla directamente al proveedor. La orden se registrará con el estatus Enviada.
Crear P3 (Compressify.io)
Una vez completado el proceso, aparecerá un mensaje de confirmación indicando: “Orden de compra creada con éxito”.
Crear P4 (Compressify.io)
La nueva orden de compra estará disponible en el listado principal, mostrando su estatus actual (Preliminar o Enviada, según la hayas guardado).
El sistema de docDigitales ofrece diversos estatus para gestionar y monitorear el progreso de tus órdenes de compra. Los estatus te ayudarán a identificar el estado actual de tus pedidos de manera clara y eficiente.
Preliminar
Uso: Orden de compra guardada sin enviar al proveedor.
Descripción: Este estatus permite realizar modificaciones antes de finalizar el pedido.
Enviada
Uso: La orden de compra ha sido enviada al proveedor.
Descripción: Se encuentra en espera de confirmación o acción por parte del proveedor.
Vista
Uso: El proveedor ha visualizado la orden de compra.
Descripción: Este estatus asegura que la orden ha sido revisada por el proveedor.
Parcial
Uso: El producto solicitado se ha recibido parcialmente.
Descripción: indica que la entrega aún no se ha completado y que restan productos por recibir.
Completada
Uso: El producto solicitado se recibió completamente.
Descripción: La orden de compra ha finalizado exitosamente.
Cancelada
Uso: La orden de compra fue cancelada.
Descripción: No se procederá con la recepción ni con el pedido correspondiente.
Para mantener un mejor control de tus relaciones comerciales y agilizar procesos relacionados con compras e inventarios, puedes registrar y gestionar a tus proveedores directamente desde tu cuenta.
Aquí te explicamos las diferentes opciones que tienes para almacenar sus datos de contacto.
Opción 1: Agregar nuevo proveedor desde “Proveedores“
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Proveedores > + Nuevo Proveedor.
Op1 P1 (Compressify.io)
Comienza a llenar los campos de la información del nuevo proveedor (los campos marcados con asterisco son obligatorios).
Nombre: Razón social o nombre completo del proveedor.
Nombre comercial: Nombre con el que se identifica al proveedor en el mercado.
RFC/Tax ID: Registro fiscal del proveedor.
Sitio web: Enlace al sitio web del proveedor.
Agrega la información de ubicación del proveedor:
País
Estado
Ciudad
Municipio
Código Postal
Colonia
Calle
Número interior y exterior
En el campo Nota Interna, puedes escribir comentarios relevantes sobre el proveedor para tener un mayor contexto, como condiciones de pago o términos de entrega.
Op1 P2 (Compressify.io)
Si necesitas asociar un contacto al proveedor, selecciona +Agregar contacto y completa los campos requeridos.
Una vez que hayas completado toda la información necesaria, haz clic en Guardar Proveedor para completar la acción.
Op1 P5 (Compressify.io)
Opción 2: Agregar nuevo proveedor desde “Órdenes de Compra”
También puedes dar de alta a un proveedor al mismo tiempo que elaboras una orden de compra:
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Órdenes de Compra > + Nueva Orden de Compra.
Op2 P1 (Compressify.io)
En el campo Proveedor haz clic en la opción + Crear Nuevo Proveedor. Se desplegará el formulario para ingresar los datos del proveedor.
Op2 P2 (Compressify.io)
Completa los campos de la misma forma que la opción anterior y haz clic en Guardar Proveedor.
Op 2 P3 (Compressify.io)
El contacto se guardará de forma automática y podrás consultarlo posteriormente desde el listado principal de proveedores.
Si un almacén ya no es necesario en tu empresa, puedes eliminarlo desde la sección de Almacenes. Este proceso es sencillo, pero requiere de una validación previa para garantizar que todos los productos estén correctamente vinculados a un almacén.
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Almacenes.
Elimina P1 (Compressify.io)
*Antes de eliminar el almacén, asegúrate de que no cuente con inventario disponible. Si aún tiene stock, deberás transferirlo a otro almacén siguiendo el proceso de transferencia de stock.
En la pantalla de Almacenes, verás una lista de todos los almacenes disponibles. Haz clic sobre el Almacén que deseas eliminar.
Antes de eliminar, revisa la información del almacén para asegurarte que vas a remover el almacén correcto:
El inventario disponible.
La información de la ubicación física del almacén.
Una vez que confirmes que el almacén está vacío, haz clic en el icono de Eliminar ubicado en la parte superior de la pantalla.
Aparecerá una ventana emergente de confirmación para completar la acción.
eliminar almacen (1)
*Si intentas eliminar un almacén que aún contiene inventario, el sistema mostrará un mensaje de error indicando que es necesario transferir el stock antes de proceder con la eliminación. Tampoco es posible eliminar el almacén predeterminado.
Cuando gestionas múltiples almacenes, es esencial mantener un flujo eficiente de inventarios entre ellos. En docDigitales, puedes transferir fácilmente stock de un almacén a otro para asegurar que tus productos estén disponibles donde más se necesitan.
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Almacenes.
Transfiere 1 (Compressify.io)
Haz clic en elalmacén del cual deseas transferir el stock.
Transfiere 2 (Compressify.io)
En la pantalla de detalles, haz clic en la pestaña Detalle Stock para visualizar todos los productos disponibles del almacén.
Transfiere 3 (Compressify.io)
Puedes transferir stock de uno o de varios productos según lo requieras. Selecciona el producto(s) que deseas actualizar marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente en él para acceder a la pantalla de detalles.
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Almacenes.
Consulta P1 (Compressify.io)
Haz clic en el almacén que deseas consultar.
Consulta P2 (Compressify.io)
Al ingresar al detalle de un almacén, se mostrará la siguiente información de manera predeterminada:
Costo Total Actual: Muestra el valor monetario total de los productos almacenados.
Número de Unidades: Indica la cantidad total de unidades en el almacén.
SKU Disponible: Señala el número de productos distintos en stock, basado en sus códigos SKU.
Además, se visualizarán los datos de contacto y ubicación del almacén, como la dirección, correo electrónico y teléfono del responsable, si fueron proporcionados.
Consulta P3 (Compressify.io)
Para consultar los productos, haz clic en la pestaña Detalle Stock.
Se mostrará el listado de productos disponibles en este almacén, junto a los detalles de cada uno.
Consulta P5 (Compressify.io)
Para consultar un producto específico, puedes realizar la búsqueda con la herramienta Buscar. Ingresa los parámetros de búsqueda que consideres necesarios:
Nombre de producto.
SKU.
Stock (Cantidades Desde y Hasta).
Costo total (mínimo y máximo).
Filtro de sólo productos disponibles.
Filtro de sólo productos suspendidos.
Para completar la búsqueda, haz clic en Buscar.
Consulta P7 (Compressify.io)
Si deseas realizar una nueva búsqueda, haz clic en Limpiar campos para restablecer todos los filtros y parámetros.
Exporta el stock de un almacén
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Almacenes.
Explora P1 (Compressify.io)
Haz clic en el almacén del que deseas exportar la información.
Consulta P2 (Compressify.io)
Ingresa a la pestaña Detalle Stock.
Haz clic en el botón Exportar excel.
Consulta P5 (Compressify.io)
El sistema generará un archivo en formato excel con toda la información de stock de ese almacén. Puedes guardarlo o compartirlo según sea necesario.
