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Etiqueta: Fácil

  • Edita o elimina seguimientos

    Editar un seguimiento

    Si requieres actualizar la información de un seguimiento, por ejemplo, modificar fechas, títulos o datos asignados, puedes realizarlo siguiendo estos pasos:

    1. Ingresa al listado de Seguimientos desde el menú lateral izquierdo en CRM > Seguimientos.
    2. Haz clic en la pestaña Listado.
    1. Localiza el Seguimiento que deseas modificar y da clic en el ícono de lápiz ubicado al final de la fila correspondiente.
    1. Se abrirá el formulario con la información precargada del seguimiento seleccionado.
    2. Haz clic en el campo que deseas modificar y actualiza la información según corresponda.
    3. Una vez realizados los cambios, haz clic en Guardar Seguimiento. El sistema validará que los campos obligatorios contengan información; si se detecta algún error, se mostrará un mensaje en el campo correspondiente.

    *Puedes editar todos los campos del Seguimiento.

    1. Regresarás a la pantalla anterior y se mostrará una notificación de confirmación.

    Elimina uno o varios seguimientos

    Si existen seguimientos que ya no sean necesarios o estén finalizados, puedes eliminarlos mediante la función de selección múltiple.

    *Toma en cuenta que una vez que un Seguimiento haya sido eliminado del sistema no podrás recuperarlo de ninguna manera.

    1. Ingresa al Listado de Seguimientos.
    1. Ubica la casilla de selección que se encuentra en la parte izquierda de cada seguimiento.
    2. Selecciona las casillas correspondientes del / los seguimientos que desees eliminar del sistema.
    3. Haz clic en el botón Eliminar, ubicado en la parte superior derecha de la lista.
    4. Se abrirá un Pop – Up de confirmación. Da clic en Eliminar Seguimiento para confirmar la acción.
    1. Al eliminar el seguimiento, el sistema mostrará una notificación de confirmación con la leyenda Seguimiento eliminado con éxito.

    Para cancelar la eliminación solo da clic en el botón Cancelar o en el ícono de cerrar (X) ubicado en la esquina superior derecha del cuadro de confirmación.

  • Consulta los seguimientos de un Trato

    En la pestaña Seguimientos puedes ver, buscar y actualizar el estado de todos los seguimientos relacionados con un trato específico.

    Conoce la pantalla de seguimientos

    1. Ingresa al listado de tratos desde el módulo de CRM > Embudo de ventas.
    2. Haz clic en la pestaña Tratos.
    1. Cargará la pantalla con el listado de tratos existentes en el sistema.
    1. Haz clic sobre el trato que deseas consultar.
    1. Ingresa en la pestaña Seguimientos y se abrirá una pantalla con todos los seguimientos de ese trato. 
    • Acción: Muestra el nombre y la clave del seguimiento. Si haces clic sobre el nombre se abrirá una ventana con todos los detalles.
    • Fecha inicio: Indica la fecha en la que se creó el seguimiento. Si no existe una fecha asignada, se mostrará un guion “-”.
    • Prioridad: Muestra un icono que identifica la prioridad de la actividad:
      • Sin prioridad: “-”
      • Alta: “∧”
      • Media: “=”
      • Baja: “∨”
    • Asignado a: Visualiza un icono con las iniciales del vendedor o colaborador responsable. Si no tiene a nadie asignado, aparecerá un guion “-”.
    • Estado: Muestra el estado actual del seguimiento con las opciones:
      • Pendiente
      • En curso
      • Finalizado

    Nota: Si cuentas con permisos completos de acceso al CRM, puedes hacer clic sobre el estado para desplegar las opciones disponibles y actualizar el estado directamente desde aquí.

    Filtra o busca un seguimiento dentro de un trato

    1. Dentro de la pestaña Seguimientos, haz clic en el icono Buscar. Se desplegará un menú de búsqueda, donde podrás buscar o filtrar por distintas opciones.
    • Título: Busca por nombre del seguimiento.
    • Usuario asignado: Selecciona de la lista al colaborador del cual deseas ver sus asignaciones.
    • Prioridad: Elige entre las distintas opciones, según tu necesidad de búsqueda:
      • Sin prioridad
      • Alta
      • Media
      • Baja
    • Fecha inicio: Define un rango de fechas de inicio y fin para la búsqueda.
    1. Haz clic en Buscar para aplicar los filtros y que se muestren los seguimientos según tu búsqueda.
    1. Una vez que encuentres el seguimiento deseado, haz clic sobre él para conocer los detalles completos.

    Detalles de seguimiento

    1. Estatus del seguimiento: Indica en que estatus se encuentra la actividad:
    • Pendiente
    • En Curso 
    • Finalizado
    1. Abreviatura del seguimiento: Abreviatura que engloba el tipo de seguimiento y la clave del trato. Se incluye el icono para relacionar que tipo de acción es.
    2. Prioridad del seguimiento: Icono donde se muestra el nivel de prioridad de este seguimiento.
    3. Título del seguimiento: Título asignado al seguimiento.
    4. Cliente: Cliente o prospecto con el que se tiene el trato comercial. Si das clic sobre el nombre se abrirá la tarjeta de contacto.
    5. Descripción del seguimiento: Detalles relevantes sobre el seguimiento.
    1. Asignado a: Colaborador asignado encargado de llevar a cabo este seguimiento.
    2. Relacionado a Trato: Campo donde se muestra el nombre del trato comercial junto con su clave. Este campo puede no estar relacionado a ningún trato en específico.
    3. Fecha: Fecha de inicio y fin del seguimiento.
    4. Link adicional:  Puedes colocar links de apoyo o documentación extra para llevar un mejor control, por ejemplo, links de una videollamada, documento descriptivo o sitio web institucional.

  • Consulta el resumen de tus inventarios

    El dashboard de inventarios te permite visualizar, de forma clara y en tiempo real, el estado actual de tus existencias, las ventas por mes y la disponibilidad de productos.

    1. Accede a tu cuenta ingresando tu correo y contraseña.
    2. Una vez dentro de tu cuenta, en el menú del lado izquierdo, haz clic en Inventario >Resumen.

    ¿Qué verás en el módulo de resumen de inventarios?

    El panel muestra datos actualizados al día en curso de los principales movimientos de tu inventario. A continuación, te explicamos qué representa cada bloque.

    1. Costo total actual: Es el valor total de tu inventario conforme al costo por producto o servicio y muestra también las unidades en existencia (stock total).
    2. Costo venta mes actual: Te indica el valor de las unidades vendidas durante el mes en curso. 
    3. Costo venta mes anterior: Aquí puedes comparar el costo de las ventas del mes anterior con el mes actual. También te muestra el número de unidades vendidas en el periodo pasado.
    4. SKU disponibles: Te muestra cuántos SKU (productos / servicios) tienes disponibles al momento y cuántos se encuentran suspendidos.

    ¿No sabes cómo gestionar tus SKU? Consulta el manual de gestión de SKU.

    1. Histórico de stock: En esta gráfica podrás ver cómo se ha comportado el valor total de tu inventario en los últimos 365 días. 
    2. Alertas de stock: Esta tarjeta te muestra en tiempo real qué productos están por debajo o por encima del nivel de inventario que configuraste.

    Consulta el manual de gestión de alertas para límites de stock.

    Si deseas ver más a detalle cada movimiento, solo da clic sobre él y se mostrará un histórico del producto con:

    • Tarifas y costos.
    • Altas y bajas de inventario.
    • Stock actual.
    • Ventas por unidad (mes actual y anterior).
    • Estatus (disponible o suspendido).
    • Número de SKU.
    • Fotografía del producto.

    *Tip: Mantén configurados correctamente tus mínimos y máximos para cada SKU. Esto te ayudará a prevenir faltantes o sobrantes y ocasionar que esto afecte la economía de tu empresa.

  • Consulta el resumen de tu facturación

    Desde tu cuenta en docDigitales, puedes consultar un resumen visual del estado financiero de tu empresa mediante gráficas y filtros. Revisa de forma sencilla el total de facturas emitidas, los ingresos generados y los folios disponibles. 

    En este manual te mostramos cómo acceder y comprender tu dashboard de facturación.

    Panorama general de tu facturación

    En la parte superior del panel podrás visualizar una gráfica de barras que muestra el total de:

    • Ventas netas: Ingresos después de descuentos, devoluciones y bonificaciones.
    • Gastos: Son los egresos operativos para que tu empresa pueda funcionar.
    • Ganancia neta: Es el dinero que te queda libre después de pagar impuestos y haber cubierto los gastos.

    Puedes filtrar esta gráfica por lapsos de tiempo:

    • Últimos 365 días.
    • Año actual.
    • Año anterior.

    Cuentas por cobrar

    Muestra la información de los últimos 365 días de:

    • Ventas pendientes: El crédito aún no ha sido pagado.
    • Ventas vencidas: Ya pasó la fecha de pago, pero el cliente aún no liquida su deuda.
    • Ventas pagadas los últimos 30 días: Son las ventas que ya han sido liquidadas.

    Ventas por clientes

    Te permite saber quiénes son tus mejores clientes y cuáles son tus productos estrella.

    Nota: Si deseas consultar meses anteriores, haz clic en el mes actual y selecciona el mes de tu preferencia.

    Principales gastos por categoría

    Encuentra el resumen de los principales gastos por categoría de los últimos 365 días, mostrándote: 

    • Categoría.
    • Gasto total.
    • Porcentaje del gasto que representa.

    Cotizaciones generadas

    Se representa por medio de una gráfica de pastel, con el total de cotizaciones generadas los últimos 365 días y su estatus en conjunto de sus porcentajes:

    • Aceptadas.
    • Sin Aceptar.

  • Exporta tus tratos a un archivo excel

    Si necesitas trabajar tu información de tratos en una hoja de cálculo, puedes exportar todo el listado en pocos pasos.

    1. Ve a CRM > Embudo de ventas. 
    2. Abre la pestaña Tratos.
    1. Desde el listado de tratos, ubica el panel superior de acciones.
    2. Da clic en Exportar Excel.
    1. El sistema descargará automáticamente un archivo .xlsx con todos tus tratos registrados.

  • Busca o filtra entre tus tratos existentes

    Si tienes varios tratos registrados, puedes utilizar la función de buscar o filtrar para ayudarte a encontrar fácilmente los tratos que necesites consultar.

    Busca un trato en específico

    1. Desde el menú lateral izquierdo, entra al módulo de CRM > Embudo de ventas.
    1. Haz clic en la opción Buscar. Se abrirá una lista desplegable con varios campos para iniciar la búsqueda (ningún campo es obligatorio). 
    1. Puedes buscar los tratos por distintos filtros:
    • Trato: Escribe el nombre del trato tal como lo escribiste al crearlo (en la medida en que vayas tecleando, aparecerán los resultados que coincidan con la búsqueda).
    • Clave del trato: Es el conjunto de las siglas TR – XXX. Se asigna numeración consecutiva en función de la creación de nuevos Tratos, por ejemplo TR – 001.
    • Cliente o prospecto: Busca por nombre del contacto para ver todos los tratos relacionados.
    • Valor previsto: Ingresa un rango de valor mínimo y máximo para encontrar tratos similares en monto.
    • Fecha probable de cierre: Filtra por el periodo de cierre estimado para ver tratos activos en ese lapso de tiempo.
    1. Una vez que hayas llenado los campos que prefieras, da clic en el botón Buscar.

    *Si deseas realizar una nueva búsqueda, haz clic en Limpiar campos para reiniciar el formulario. Ten en cuenta que los filtros también se eliminarán automáticamente al salir de esta pantalla, por lo que al volver a ingresar verás el listado sin ningún filtro aplicado.

    Filtra tus tratos existentes

    La función filtrar te permite organizar la vista para enfocarte en los tratos según la persona asignada, prioridad o estado actual.

    1. Ve a CRM >Embudo de ventas.
    2. Ingresa a la pestaña de Tratos.
    1. Aplica los filtros disponibles según tus necesidades:
    • Asignado a: La persona encargada del trato. Selecciona uno o varios usuarios para ver los tratos que tienen asignados.
    • Prioridad: Según la importancia que tiene. Puedes seleccionar una o más entre las distintas opciones: sin prioridad, alta, media o baja.
    • Estado: Puedes ver el trato según el estado marcado en el sistema. Filtra por estado del trato: abierto, ganado o no ganado.

    Nota: Los filtros se mantendrán activos mientras no los reinicies o cierres sesión.

    Una vez que hayas encontrado el trato que buscas, puedes hacer  clic sobre él y se desplegará una vista con todos los detalles.

  • Genera facturas, notas de venta o cotizaciones desde un trato

    Desde el detalle de un trato puedes generar documentos de forma rápida, usando la información ya registrada del cliente o prospecto.


    Ten en cuenta que solo podrás generar facturas o notas de venta si el trato ya está marcado como cliente; si aún es un prospecto, únicamente podrás crear cotizaciones.

    Crea una nueva factura, nota de venta o cotización desde un trato

    1. Ingresa al detalle de Trato desde CRM > Embudo de ventas.
    2. Haz clic en la pestaña Tratos.
    1. Localiza el trato al cual deseas generar un nuevo documento y da clic sobre él para abrir el detalle.
    1. En el panel de opciones en la parte superior haz clic en la opción del documento a generar:
    • Nueva Factura.
    • Nueva Nota de Venta.
    • Nueva Cotización.

    *Si el trato es de un prospecto, los botones de factura y nota de venta aparecerán deshabilitados.

    1. El formulario del documento se abrirá con los siguientes campos ya precargados:
    • Cliente o Prospecto: Relacionado con el trato.
    • Relacionada a Trato: Con la opción ya habilitada y relacionado en automático al trato en cuestión.
    1. Completa el llenado del documento de acuerdo al producto / servicio que se vaya a facturar o cotizar.

  • Personaliza los motivos de Tratos No Ganados

    Cuando un trato se marca como No Ganado, conocer el motivo es clave para optimizar tus estrategias de ventas y detectar áreas de mejora. En docDigitales puedes personalizar la lista de motivos por los cuales un trato se ha perdido.

    Agrega motivos de Tratos No Ganados

    1. Ingresa al detalle del Trato.
    1. Haz clic en el botón de estado y márcalo como No Ganado.
    1. Se abrirá el pop – up de detalles de trato No Ganado. Dentro de la lista de selección da clic en la opción Editar Motivos.
    1. Haz clic en + Agregar Motivo.
    1. Escribe el nombre del nuevo motivo. Puedes agregar hasta 20 motivos personalizados.
    2. Guarda los nuevos cambios dando clic en el botón Aplicar cambios.

    Ahora cada que marques un trato como No Ganado aparecerá tu lista personalizada de motivos.

    Elimina motivos de tratos No Ganados

    Elimina los motivos predeterminados o aquellos que ya no necesites, manteniendo la lista alineada a las necesidades de tu negocio.

    1. Abre la ventana de edición de motivos.
    2. Localiza el o los motivo(s) que deseas eliminar y da clic en el ícono del bote de basura.
    1. Cuando termines de editar la lista, da clic en el botón Aplicar Cambios para que se actualice.

    La lista quedará actualizada y a partir de ese momento solo se mostrarán los motivos que hayas dejado visibles.

    Nota: El motivo “Sin especificar” no se puede eliminar ni modificar.

  • Modifica los estados de tratos 

    El estado de un trato indica en qué etapa comercial se encuentra: si está en proceso o si ya se cerró, ya sea como ganado o perdido.

    Tipos de estados de tratos en docDigitales

    Dentro del módulo CRM encontrarás tres estados principales:

    • Abierto: El trato sigue activo y en negociación.
    • Cerrado – Ganado: El trato se concretó a tu favor.
    • Cerrado – No Ganado: El trato se perdió o no se concretó una relación comercial formal.

    Cierra un trato

    Nota: Para cambiar el estado de un trato necesitas contar con permisos completos en el módulo de CRM.

    1. Ingresa al listado de tratos desde CRM > Embudo de ventas.
    2. Haz clic en la pestaña Tratos.
    1. Busca y abre el detalle del Trato que deseas actualizar.
    1. Ubica el estado del trato en la parte superior derecha y da clic en el botón de Estado.
    1. Selecciona si fue Ganado o No Ganado, según corresponda.

    Trato Ganado

    Si seleccionas que el trato fue Ganado, se abrirá una ventana emergente donde deberás completar los siguientes campos:

    1. Fecha de cierre: Se sugiere que ingreses la fecha exacta del día del cierre. Puedes modificar este campo las veces que sean necesarias.
    2. Valor del trato: Ingresa el monto aproximado (en pesos mexicanos). Se puede editar más adelante para que coincida con el monto final del trato en caso de modificaciones de costos.
    3. Da clic en el botón Guardar. Este trato ya no aparecerá en el embudo de ventas y aparecerá dentro de la pestaña de listado de Tratos.

    Trato No Ganado

    Si el trato no fue cerrado a tu favor, es decir, No Ganado, se abrirá una ventana diferente donde especificarás el motivo de la pérdida del trato.

    1. Fecha de cierre: Fecha en que se rechazó el trato.
    2. Motivo: Selecciona la razón del rechazo en la lista desplegable de las opciones predeterminadas:
    • Sin especificar 
    • Presupuesto insuficiente
    • No cumple con necesidades
    • Reevaluación futura
    • Otro

    *Si no seleccionas una opción, en automático se seleccionará el motivo Sin especificar.

    1. Finalmente, da clic en Guardar para confirmar el cierre del Trato.

    Nota: Puedes personalizar los motivos. Consulta nuestro manual Personaliza los motivos de Tratos No Ganados.

    Reabre un Trato

    En caso de que necesites volver a abrir un Trato que haya sido marcado como Ganado o No Ganado, puedes hacerlo en pocos pasos.

    1. Ingresa al detalle del Trato.
    2. Da clic en el botón de Estado.
    1. Selecciona Reabrir.
    2. El trato cambiará a estado Abierto y se mostrará nuevamente en la primera etapa del embudo.

  • Consulta los detalles de un trato

    La pantalla de detalle de un trato te permite conocer toda la información relacionada con una oportunidad de venta: desde su descripción, estado y valor, hasta el historial de acciones, comentarios y seguimientos.

    1. En el menú lateral izquierdo da clic en CRM >Embudo de ventas.
    2. Da clic en la pestaña de Tratos.
    1. Se mostrará la lista de tratos activos. Puedes utilizar el buscador para encontrar el trato que quieres consultar.
    1. Da clic sobre el trato para abrir la pantalla de detalles.

    ¿Qué encontrarás en la pantalla de detalle de trato?

    En esta sección puedes visualizar toda la información relevante y dar seguimiento puntual a cada trato.

    1. Título del trato:  El nombre que se asignó al momento de crear el trato en conjunto con su clave de Trato.
    2. Cliente o prospecto: El nombre del campo cambiará dependiendo de si se registra un cliente o un prospecto. Si das clic sobre el nombre podrás acceder a sus detalles de contacto.
    3. Etapa del embudo de ventas: La fase en la que se encuentra el trato dentro del proceso de ventas.
    1. Descripción: Si registraste información adicional al momento de crear el trato, aquí podrás consultarla. Si no existe descripción, esta sección se omitirá.

    Información complementaria sobre el trato

    1. Estado: Define si el trato está Abierto, Cerrado.
    2. Asignado a: Indica el nombre del colaborador que es el responsable del trato.
    3. Valor del trato: Monto aproximado del valor económico del trato.
    4. Prioridad: Nivel de importancia o urgencia que tiene el trato.
    5. Fecha de cierre: La fecha en la que el trato fue cerrado o la fecha aproximada donde el trato será cerrado.
    6. Creado por: Usuario que registró el trato en el sistema.
    7. Fecha y hora de creación: Momento exacto en que se creó el trato dentro del sistema.

    Pestañas de seguimiento

    1. Conversación: Aquí podrás ver todos los comentarios que se han hecho sobre el trato. Puedes agregar nuevos comentarios siempre que lo necesites.
    1. Bitácora: Registro cronológico de las actividades y seguimientos que se han realizado en este trato.
    1. Seguimientos: Lista de tareas programadas o pendientes relacionadas con el trato. Puedes agendar nuevos seguimientos o marcar como cumplidas tareas pendientes.

    Panel de acciones administrativas

    1. Agendar seguimiento: Es un campo donde el vendedor asigna un nuevo seguimiento y se registra dentro del calendario.
    2. Nueva factura: Genera una factura vinculada a este trato de forma automática.
    3. Nueva nota de venta: Crea una nota de venta que quedará asociada al trato de manera automática.
    4. Nueva cotización: Elabora una cotización directamente desde el trato, vinculando toda la información a este mismo.
    5. Eliminar: Elimina permanentemente el trato del sistema. Recuerda que esta acción es irreversible y no se puede deshacer.

    Gracias a esta pantalla, puedes centralizar toda la información, comentarios y acciones de seguimiento de cada trato en un solo lugar.