Etiqueta: Fácil

Dentro del Listado de Pólizas de docDigitales puedes administrar, consultar, editar y copiar las pólizas que generes para la empresa. 

Desde esta pantalla también puedes crear nuevas pólizas, ya sean manuales, o automáticas, asociadas a tus CFDI emitidos y recibidos.

1. Ingresa al listado desde Contabilidad > Listado de Pólizas.
2. Se desplegará una pantalla con todas las pólizas generadas.

Crear Pólizas.

Para crear una nueva póliza, deberás considerar que si quieres hacerlas para CFDI que ya recibiste o emitiste y se encuentren registrados dentro del sistema  o si deseas generarlas manualmente.

En caso de generarlas a los CFDI recibidos o emitidos, es necesario crear una póliza automática.

Aprende como hacerlo en nuestro manual “Genera una póliza automática”.

En caso contrario, si deseas generar una póliza de ajuste, debes de utilizar las pólizas manuales.

Descubre como hacerlo en nuestro manual “Genera una póliza manual”.

También puedes realizar el cierre del ejercicio desde este botón.

Aprende a como hacerlo y las consideraciones especiales para realizarlo en nuestro manual “Realiza el cierre del ejercicio contable”.

Buscar pólizas

Puedes buscar pólizas de dos maneras distintas utilizando la opción de búsqueda o por el parámetro de fechas.

Consulta nuestro manual “Busca o filtra entre pólizas” para conocer cómo hacerlo.

Editar y eliminar pólizas

Puedes editar todas las pólizas que sean necesarias hasta el cierre del ejercicio, si deseas saber como hacerlo consulta nuestros manuales:

• Edita y elimina pólizas automáticas.
• Edita y elimina pólizas manuales.

Copiar pólizas

Puedes copiar una póliza y esto generará una nueva con los mismos datos de la original.

Aprende cómo hacerlo dentro de nuestro manual “Copia una póliza”.

Este listado de acciones te permite gestionar tus pólizas de manera eficiente, mantener toda la contabilidad organizada y asegurarte que todos los movimientos estén correctamente registrados dentro de tu cuenta de docDigitales y tener la información de tu empresa en un solo lugar.

Desde tu cuenta de docDigitales puedes localizar rápidamente pólizas dentro del listado de pólizas mediante filtros y búsquedas, facilitando la localización de pólizas y ahorro de tiempo en la búsqueda.

 Buscar Pólizas

1. Accede al Listado de Pólizas desde Contabilidad > Listado de Pólizas.
2. Se mostrará la lista con todas las pólizas que has generado, tanto manuales como automáticas.
3. En la parte superior encontrarás la opción Buscar, haz clic sobre ella.

4. Se abrirá un menú desplegable con los siguientes criterios de búsqueda:
   • Ejercicio: Selecciona el año contable a consultar.
   • Periodo: Selecciona el mes del ejercicio a consultar.
   • Tipo: Define si la póliza es de ingreso, egreso, diario de ventas o diario de compras.
   • Número de póliza: Si conoces el número exacto, ingrésalo directamente.
   • Concepto: Escribe el concepto registrado en la póliza.

5. Haz clic en el botón Buscar para mostrar los resultados que coincidan con la búsqueda.
6. Si deseas hacer una nueva búsqueda, da clic en Limpiar Campos y repite el proceso anterior.
7. Para cerrar el panel de búsqueda, haz clic en el botón Cancelar.

Nota: Puedes combinar filtros según necesites para agilizar la búsqueda.

Filtrar Pólizas

Además de la búsqueda avanzada, puedes filtrar pólizas por el mes de creación.

1. Estando dentro del listado de pólizas, localiza el mes y año justo debajo de la opción Buscar, ahora da clic en el icono de flecha que está a su lado.

2. Se abrirá el listado de periodos de ejercicios disponibles, selecciona el periodo a consultar.

3. El sistema se actualizará automáticamente para arrojarte los resultados del periodo seleccionado.

Puedes copiar una póliza, ya sea automática o manual, para generar una nueva con los mismos datos de la original (cliente o proveedor y CFDI relacionados), el número de póliza será asignado de manera automática al consecutivo de la última registrada.

Copiar póliza

1. Ingresa al Listado de Pólizas desde el menú, Contabilidad > Listado de Pólizas.

2. Selecciona la póliza que deseas copiar. Para hacerlo, marca la casilla que aparece al inicio de la fila.
3. En el panel superior de opciones, haz clic en Copiar.
4. El sistema generará una nueva póliza con un número diferente.
5. En esta nueva póliza, podrás editar todos los campos que necesites.

6. Para finalizar, da clic en el botón Guardar Póliza y quedará registrada dentro de tu listado.

Nota: Si no quieres volver a contabilizar algún CFDI, elimínalo de los renglones usando el ícono de basura al final de la fila y conserva únicamente la información que necesites de la póliza original.

Cuando generas pólizas automáticas en tu cuenta de docDigitales, es importante conocer cómo se asignan las cuentas contables y qué aspectos debes considerar para que tus movimientos financieros se registren correctamente.

Asignación de cuentas por default

• Clientes o proveedores ya registrados: Si ya están en el catálogo, la cuenta que aparecerá por default será la asignada al momento de su creación.
• Clientes o proveedores nuevos: Si es la primera vez que se registran mediante una póliza, las cuentas que selecciones se guardarán como default para futuras pólizas. Podrás editarlas después dentro del catálogo si lo deseas.
• Cambios en cuentas de clientes o proveedores existentes: Si modificas las cuentas en una póliza, los cambios solo aplicarán a esa póliza. No afectarán futuras pólizas.
• Flexibilidad en la asignación: Siempre puedes cambiar la cuenta asignada por default dentro de la póliza que estés creando para agilizar el registro de movimientos.

Validaciones

• Cada movimiento de la póliza tiene 3 campos asignados:
  • Movimiento
  • IVA
  • Banco o cuenta provisión del cliente/proveedor

Nota: Si existen más impuestos, como retenciones o traslados, se mostrarán también dentro de esta sección.

• En el pie de la póliza siempre podrás ver las sumas iguales, que corresponden a la diferencia entre la sumatoria de cargos y la sumatoria de abonos.

• Estas sumatorias consideran todas las pólizas que se estén trabajando, ya sea que hayas seleccionado una póliza por XML o una sola póliza por todos los XML.
• Error por diferencias: Si los totales de cargos y abonos no coinciden, el sistema mostrará el error. En este caso deberás revisar cuidadosamente los movimientos para que las sumas cuadren y se pueda guardar la póliza exitosamente.

Si ya tienes pólizas automáticas generadas en tu cuenta, puedes editarlas para hacer ajustes o eliminarlas si ya no las requieres.

Nota: Recuerda que no es posible modificar ni borrar pólizas de un ejercicio contable que ha sido cerrado.

Editar pólizas automáticas

1. Ingresa al Listado de Pólizas, desde el menú lateral, Contabilidad > Listado de Pólizas.

2. Localiza la póliza que deseas editar, si lo prefieres, utiliza la función Buscar para encontrarla más rápido.

3. Una vez encontrada, da clic en Ver Póliza al final de la fila.

4. Se abrirá el detalle de la póliza en modo edición.

5. Realiza los ajustes necesarios. Puedes adjuntar hasta 3 archivos en formato .xml.
6. Una vez realizados los cambios da clic en el botón Guardar Póliza.

7. El sistema confirmará la acción con el mensaje: “Póliza actualizada con éxito”.

Eliminar pólizas automáticas

Nota: Eliminar una póliza es irreversible. Una vez borrada, no podrá recuperarse porque se elimina de la base de datos.

1. Ingresa al Listado de Pólizas.

2. Ubica la póliza a eliminar, usa la función Buscar para encontrarla más rápido.

3. Una vez localizada, haz clic en la casilla de selección al inicio de la fila.
4. En el panel de acciones superiores, da clic en Eliminar.

5. Se abrirá una ventana emergente de confirmación, da clic en Eliminar Póliza

6. El sistema confirmará la acción con el mensaje: “Póliza eliminada con éxito”.

Si ya tienes pólizas manuales creadas dentro de tu cuenta de docDigitales, puedes editarlas para hacer ajustes en caso de ser necesario o eliminarlas si ya no las requieres en el sistema.

Nota: Recuerda que no es posible modificar ni borrar pólizas de un ejercicio contable que ha sido cerrado.

Editar pólizas manuales

Nota: Al editar una póliza la suma de los totales deben de cuadrar, en caso de no hacerlo el sistema te mostrará error y no se podrá guardar.

1. Ingresa al Listado de Pólizas, desde el menú lateral, Contabilidad > Listado de Pólizas.

2. Localiza la póliza que deseas editar, si lo prefieres, utiliza la función Buscar para encontrarla más rápido.

3. Una vez encontrada, da clic en Ver Póliza al final de la fila.

4. Se abrirá el detalle de la póliza en modo edición, en esta pantalla podrás realizar los ajustes necesarios y adjuntar hasta 3 archivos en formato .xml.
5. Realiza los ajustes necesarios. Puedes adjuntar hasta 3 archivos en formato .xml.
6. Una vez realizados los cambios da clic en el botón Guardar Póliza.

7. El sistema confirmará la acción con el mensaje: “Póliza actualizada con éxito”.

Elimina pólizas manuales

Nota: Eliminar una póliza es irreversible. Una vez borrada, no podrá recuperarse debido a que  se elimina de la base de datos.

1. Ingresa al Listado de Pólizas.

2. Ubica la póliza a eliminar, usa la función Buscar para encontrarla más rápido.

3. Una vez localizada, haz clic en la casilla de selección al inicio de la fila.
4. En el panel de acciones superiores, da clic en Eliminar.

5. Se abrirá una ventana emergente de confirmación, da clic en el botón Eliminar Póliza

6. El sistema confirmará la acción con el mensaje: “Póliza eliminada con éxito”

Además de poder generar pólizas automáticas en tu cuenta de docDigitales, puedes también generar una póliza manual para movimientos especiales como correcciones, contabilidad auxiliar o ajustes que no estén relacionados directamente con un CFDI.

Crear pólizas manuales

1. Ingresa a Contabilidad > Listado de Pólizas.
2. Haz clic en la flecha hacia abajo (↓), ubicada junto al botón +Nueva Póliza Automática.

3. Se desplegará un menú de opciones, selecciona la opción Póliza Manual.

4. Se abrirá el formulario Nueva Póliza Manual. Completa la información en cada sección:

Encabezado

Nota: Los campos Tipo, Número de Póliza y Concepto son obligatorios. Si alguno está vacío, el sistema mostrará un error.

• Tipo: Selecciona si la póliza es de:
  • Ingreso.
  • Egreso.
  • Diario de Ventas
  • Diario de Compras
• Número de Póliza: Asigna un número único de folio. Este número no puede repetirse, en caso de encontrarse repetido se mostrará un error en el campo.
• Concepto: Escribe un concepto para que logres identificar la póliza, por ejemplo: pago de luz, venta extraordinaria, etc.
• Fecha: Elige la fecha de creación de la póliza, por defecto se asignará la fecha actual.

Cuentas

En esta sección deberás capturar las cuentas y montos de los movimientos.

• Referencia: Ingresa una referencia única para el movimiento.
• Cuenta: Selecciona del listado la cuenta afectada.
• Cargo: Escribe el monto si corresponde a un cargo, en dado caso de ser abono deja en blanco este campo.
• Abono: Escribe el monto si corresponde a un abono, en caso de ser un cargo dejar en blanco este campo.
• Concepto o movimiento: Describe brevemente el movimiento.

De forma predeterminada, la póliza tendrá tres renglones básicos en los movimientos:

• Cuenta de ventas
• IVA
• Banco

Nota: Si tu movimiento no incluye IVA, solo utiliza los renglones necesarios.

Si lo necesitas puedes agregar los renglones que sean necesarios para tu póliza.

Información adicional

• Nota: Puedes utilizar este campo para agregar información adicional relevante sobre la póliza, por ejemplo: Pago del servicio de la luz, bimestre 4 de 2025.
• Archivos adjuntos: Si lo requieres puedes integrar hasta 3 archivos .XML, con un peso máximo de 10 MB en total.

Nota: En la parte inferior se muestran las sumas de Cargos y Abonos. Para guardar la póliza, ambos deben coincidir.

5. Una vez completado el llenado de información, da clic en el botón Guardar Póliza para guardarla.

6. El sistema validará los campos obligatorios y si todo está correcto, verás el mensaje “Póliza creada con éxito”.

7. La póliza quedará registrada en tu Listado de Pólizas.

En el módulo Contable de docDigitales puedes generar diferentes tipos de pólizas que te ayudan a llevar un registro completo y organizado de las operaciones de la empresa.

Con ella tendrás un control claro de ingresos, egresos, gastos y ajustes contables.

Métodos principales para generar pólizas en docDigitales

• Pólizas automáticas: Se generan a partir de tus CFDI emitidos y recibidos. Esto permite que los ingresos, egresos y gastos se registren de manera precisa, evitando duplicar información y agilizando la contabilidad.
• Póliza manual: Las generas tú directamente dentro del sistema ingresando los movimientos en las cuentas correspondientes. Son ideales para movimientos internos, ajustes específicos, provisiones o cualquier operación que no provenga de un CFDI.

 Elementos básicos de una póliza

Cada póliza debe de incluir los siguientes elementos: 

• Fecha de transacción: Indica el día que se ejecutó la operación.

• Número de póliza: Es el identificador único que permite otorgar un número específico para diferenciarla de las demás.

• Concepto: Descripción breve de la operación realizada, ayuda a entender el motivo de los movimientos.

• Cuentas contables: Lista de cuentas afectadas por los movimientos, indicando en cuáles se cargan y en cuáles se abonan.

• Comprobantes: Documentos de respaldo de la operación, pueden ser facturas, recibos o contratos que podrás colocar en los archivos adjuntos.

Tipos de pólizas que puedes generar en docDigitales

• Póliza de ingreso: Registra las operaciones que aumentan el efectivo o los ingresos, como ventas, cobros o depósitos bancarios.
• Póliza de egreso: Refleja las salidas de efectivo o pagos, ya sea por gastos operativos, compras o pagos a proveedores.
• Diario de ventas: Agrupa los CFDI emitidos a crédito, facilitando el seguimiento de las cuentas por cobrar.
• Diario de compras: Concentra los CFDI recibidos por compras a crédito, ayudándote a controlar cuentas por pagar.
• Póliza de cierre de ejercicio contable: Se genera al final del ejercicio fiscal para cerrar cuentas y preparar la información contable del periodo, y de manera automática se inicia el siguiente periodo contable.

Consejos para la gestión de pólizas contables

• Revisa regularmente tus pólizas automáticas para confirmar que coincidan con tus CFDI timbrados.
• Utiliza las pólizas manuales únicamente cuando necesites registrar ajustes o movimientos internos que no sean relacionados con facturas.
• Aprovecha las pólizas de cierre para abrir nuevos ejercicios una vez que hayas verificado que los saldos del ejercicio a cerrar cuadren correctamente.
• Consulta los diarios de ventas y compras para tener un mejor control de tus cuentas por cobrar y por pagar.