Categoría: Proyectos

El módulo de Proyectos te permite gestionar y supervisar todas las fases de tus proyectos, desde la planificación inicial hasta el seguimiento y cierre. Desde esta pantalla puedes organizar tareas, asignar responsables, monitorear fechas clave y mantener el control operativo de tus actividades.

Al ingresar al módulo la primera pantalla que verás es la del Listado de Proyectos, donde podrás consultar todos tus proyectos activos y acceder a las herramientas principales para gestionarlos.

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Accede al Listado de Proyectos

1. Inicia sesión en tu cuenta de docDigitales.
2. Estando dentro de tu cuenta, da clic en el módulo Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
3. Se desplegará en automático el Listado de Proyectos.

Si aún no cuentas con proyectos registrados en el sistema, verás el siguiente mensaje: “Aún no hay Proyectos. Crea un nuevo proyecto y gestiona los procesos y tareas de tu negocio.” Haz clic en Crea un Nuevo Proyecto para iniciar.

Para conocer el proceso de creación, consulta el artículo Crear Nuevo Proyecto.

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Funciones del Listado de Proyectos

Desde esta pantalla podrás realizar las siguientes funciones:

Buscar Proyectos

Utiliza la función Buscar para localizar proyectos por nombre, plantilla, fechas o responsable del proyecto.

Consulta el manual de Buscar proyectos para consultar sobre los campos de filtrado.

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Exportar Excel

Utiliza esta opción para descargar el listado de proyectos en un archivo Excel con formato .xls y consultar la información de manera interna y sin necesidad de tener acceso a internet o el sistema.

Solo da clic en la función Exportar Excel y el archivo se descargará automáticamente en tu equipo.

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Archivar proyectos

Importante: Solo el propietario del proyecto y usuarios con el rol Propietario pueden archivar proyectos, si un usuario sin permiso intenta hacerlo, verá el mensaje “No tienes los privilegios para realizar esta acción”

Esta función te permite mover proyectos que ya no están activos, pero que podrías retomar más adelante, manteniendo tu vista y productividad enfocada únicamente en los proyectos activos.

Consulta el manual Archiva y encuentra proyectos archivados para conocer cómo realizar esta acción.

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Eliminar proyectos

Importante: Solo el propietario del proyecto y usuarios con el rol Propietario pueden archivar proyectos, si un usuario sin permiso intenta hacerlo, verá el mensaje “No tienes los privilegios para realizar esta acción”

Utiliza esta función para eliminar proyectos que ya no necesitas dentro del sistema.
Recuerda que al eliminar un proyecto también se eliminan todas sus tareas asociadas y es una acción es irreversible.

Consulta el manual Editar o eliminar un proyecto para conocer el proceso detallado para realizarlo.

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Pestañas de Listados

Desde esta pantalla puedes consultar la siguiente información:

• Listado de Proyectos: Consulta todos los proyectos registrados junto con sus datos principales.

• Listado de Tareas: Visualiza en un solo listado todas las tareas registradas en el sistema junto con el proyecto al que pertenecen.

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Detalle de Proyectos

Desde esta sección puedes consultar los detalles generales del proyecto, como:

Icono de proyecto.

Se muestra un icono dependiendo al tipo de plantilla utilizada, las plantillas son:

• Personalizado.

• Kanban

• Sprints

• Planeación RH

• Reunión

• Brainstorming

• Estrategia de marketing

• Objetivos

• Plan de negocios

• Feedback de clientes

• Entrevistas

• Solicitud de propuesta

• Contrataciones RH

• Candidatos RH

Proyecto

Se muestra el prefijo asignado al momento de la creación seguido del nombre del proyecto.

Plantilla

Indica el tipo y nombre de la plantilla seleccionada.

Fecha Inicio

Indica la fecha en la que comenzó el proyecto.

Fecha Fin

Es la fecha límite estimada para concluir el proyecto.

Progreso

Se calcula automáticamente con base en el avance de las tareas internas del proyecto. El cálculo se basa en un 100%.

Responsable

Muestra el nombre del colaborador asignado como encargado principal del proyecto.

Si algún campo no contiene información, se mostrará un guion (-) dentro en el detalle.

Consulta el manual Detalle de Proyecto para conocer cada sección a profundidad.

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Pestañas de Proyectos

Dentro de esta sección puedes consultar:

• Proyectos activos: Muestra todos los proyectos registrados en el sistema que no han sido eliminados ni archivados, se muestran por orden de creación.
• Proyectos Archivados: Contiene los proyectos que has archivado manualmente. Desde aquí puedes restaurarlos para que vuelvan al listado activo.

Consulta el manual Archiva y encuentra proyectos archivados para archivar o restaurar proyectos.

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Consideraciones importantes

• Puedes seleccionar uno o varios proyectos utilizando las casillas iniciales para archivar o eliminar en una sola acción.
• Puedes ordenar los proyectos de forma ascendente o descendente, dando clic en las flechas junto a cada categoría del encabezado de la tabla.

Dentro del módulo de Proyectos, puedes archivar proyectos que ya no estén activos y recuperarlos cuando necesites retomarlos. Esta función te permite mantener tu vista de proyectos organizada y enfocada únicamente en los que están en curso.

Nota: El proyecto solo podrá ser archivado por el usuario que lo creó o el usuario con el rol de propietario. Si otro usuario intenta archivarlo, se mostrará la siguiente notificación: “No tienes los privilegios para realizar esta acción”.

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Archivar un proyecto

1. Ingresa al módulo de Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
2. Se abrirá el Listado de Proyectos, encuentra el proyecto que deseas archivar. Puedes utilizar la barra de búsqueda para localizarlo más rápido.

3. Marca la casilla de selección al inicio de la fila.
4. En el panel superior, haz clic en la opción Archivar.
5. Se abrirá una ventana emergente de confirmación y haz clic en “Archivar Proyecto” para confirmar la acción.
6. Se confirmará la acción con la notificación “Proyecto Archivado con éxito”

7. El proyecto aparecerá ahora dentro de la pestaña Archivados.

Nota: Puedes archivar varios proyectos a la vez utilizando la multiselección.

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Encontrar proyectos archivados

1. En el Listado de Proyectos, ubica las pestañas Activos y Archivados en la parte inferior de la pantalla.
2. Haz clic en la pestaña Archivados.
3. Se mostrará el listado completo de proyectos archivados.

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Desarchivar o restaurar un proyecto

1. Dentro de la pestaña Archivados, selecciona la casilla del proyecto que deseas restaurar.
2. Haz clic en la opción Desarchivar ubicada en la parte superior de tu pantalla.
3. Se abrirá una ventana emergente para confirmar la acción da clic en “Desarchivar Proyecto”, para confirmarla.
4. Se mostrará la notificación “Proyecto desarchivado con éxito”, confirmando la acción.

5. El proyecto volverá a aparecer en la pestaña de Activos dentro del Listado de Proyectos.

Nota: También puedes desarchivar varios proyectos de forma simultánea utilizando la multiselección.

Desde el detalle de un proyecto puedes visualizar todas las listas (etapas), revisar sus tareas asignadas, crear nuevas, filtrar y consultar la información a detalle del proyecto.

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Ingresar al detalle de proyecto

1. Ingresa al módulo Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
2. Ubica el proyecto que deseas consultar.
3. Haz clic sobre el nombre del proyecto.
4. Se abrirá la pantalla con todo el detalle del proyecto: listas, tareas y funciones disponibles.

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Botón + Nueva Tarea

En la parte superior derecha de tu pantalla encontrarás el botón + Nueva Tarea.

Este botón te permite crear una nueva tarea directamente dentro del proyecto que estás visualizando.

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Vista del proyecto

Tú puedes elegir cómo deseas visualizar las etapas y tareas del proyecto:

• Listado.
• Tabla.

Solo da clic en la pestaña de visualización que prefieras para cambiar entre una u otra.

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Busca o filtra tareas dentro del proyecto

1. Haz clic en Buscar para abrir el panel de filtros

2. Completa los parámetros según lo que necesites encontrar. Puedes combinar todos los filtros necesarios para tu búsqueda.
   • Tarea: Escribe el nombre de la tarea que necesites localizar.
   • Clave: Si conoces la clave única de la tarea, ingrésala.
   • Tipo de tarea: Selecciona del listado a qué tipo de tarea se refiere:
     • Historia
     • Tarea
     • Error
   • Prioridad: Elige entre el listado de prioridades:
     • Alta
     • Media
     • Baja
     • Sin prioridad
   • Fecha de inicio / Fecha fin: Define el intervalo de fechas a buscar entre las tareas.
   • Asignado: Filtra por el colaborador asignado.

3. Da clic en el botón Buscar para encontrar los resultados que coincidan con tu búsqueda.

Nota: Si deseas realizar una nueva búsqueda o, solo da clic en el botón “Limpiar Campos” o si deseas cancelar la búsqueda o cerrar el menú de búsqueda, da clic en “Cancelar”.

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Panel de funciones

En la parte superior del detalle del proyecto encontrarás funciones adicionales:

• Exportar Excel: Descarga toda la información del proyecto en formato .xsl, incluyendo las tareas el mismo.
• Archivar: Marca la casilla de la tarea y selecciónala para archivarla si ya no necesitas que esté visible.
• Editar Listas: Permite modificar o agregar nuevas etapas al proyecto.
• Eliminar: Selecciona la tarea y elimínala si ya no la necesitas.

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Detalles del proyecto

En esta sección podrás visualizar todas las listas del proyecto junto con sus tareas.
Cada tarea muestra los siguientes campos:

• Ícono de la tarea: Representa el tipo de tarea:

• Historia

• Tarea

• Error

• Clave: Código único asignado automáticamente por el sistema para identificar la tarea y no se puede modificar.

• Prioridad: Muestra el ícono correspondiente al nivel asignado:

• Alta

• Media

• Baja

• Sin Prioridad

• Fecha inicio: Fecha en que comenzó la tarea.
• Fecha Fin: Fecha límite para finalizarla; puedes modificarla cuando sea necesario.

• Asignado a: Icono con las iniciales del colaborador asignado a la tarea.

• Estatus: Indicador de color que muestra el estado actual de la tarea:
  • Pendiente (gris)
  • En curso (azul)
  • Finalizada (verde)

Si algún campo no contiene información, se mostrará un guion (-) en su lugar.

En el módulo de Proyectos puedes editar la información de tus proyectos activos o eliminarlos definitivamente si ya no los necesitas.
Estas opciones te permiten mantener tu listado de proyectos actualizado y organizado según tus necesidades.

Nota: Estas acciones solo pueden realizarlas los usuarios con permisos correspondientes, como el Propietario o el Creador del Proyecto. Si deseas conocer mayor detalle sobre los roles, consulta el manual “Roles y permisos en el módulo de Proyectos”

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Editar un Proyecto

1. Ingresa al módulo Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
2. En el listado de proyectos, localiza el proyecto que deseas modificar. Puedes utilizar la función de buscar para encontrarlo rápidamente.
3. Da clic en el ícono de Editar (lápiz), ubicado al final de la línea del proyecto.

4. Se abrirá el formulario Editar Proyecto con todos los campos e información registrada precargados.
5. Podrás modificar todos los campos excepto la plantilla del proyecto. Ajusta únicamente la información que sea necesaria:
   • Nombre del proyecto
   • Prefijo
   • Fecha inicio y Fecha fin
   • Privacidad
   • Usuarios con acceso
   • Miembros del proyecto

6. Una vez realizados los cambios, da clic en Guardar Proyecto.

7. El sistema confirmará la acción con la notificación: “Cambios guardados con éxito.”

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Agrega usuarios con acceso

1. Dentro del formulario Editar Proyecto, ubica el campo Usuarios con acceso.

2. Selecciona del listado los nuevos usuarios que podrán acceder al proyecto.
3. Para guardar los cambios, da clic en Guardar Proyecto.
4. El sistema confirmará la acción con la notificación: “Cambios guardados con éxito.”

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Elimina usuarios con acceso

1. Dentro del formulario Editar Proyecto, ubica el campo Miembros del proyecto.
2. Pasa el cursor sobre el ícono del miembro que deseas eliminar.
3. Haz clic en el símbolo “X” para quitar su acceso.
4. Para guardar los cambios, da clic en Guardar Proyecto
5. Se confirmará la acción con la notificación: “Cambios guardados con éxito.”

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Elimina un proyecto definitivamente

Nota: Solo el usuario que creó el proyecto o el usuario asignado como responsable podrá eliminarlo. Una vez eliminado, no podrás recuperar ni el proyecto ni sus tareas relacionadas.

1. Ingresa al listado de Proyectos, dando clic en el módulo Proyectos en el menú lateral izquierdo.
2. Ubica el proyecto que deseas eliminar. Puedes utilizar la función de buscar para encontrarlo rápidamente.
3. Al inicio de la fila del proyecto, selecciona la casilla de selección correspondiente.
4. En el panel de opciones superior, da clic en la opción Eliminar.
5. Se abrirá una ventana emergente con el mensaje de confirmación, haz clic en Eliminar Proyecto
6. El sistema eliminará el proyecto automáticamente junto con todas sus tareas de forma definitiva.

Nota: Si el usuario no tiene permiso para eliminar el proyecto, aparecerá la notificación:
“No tienes los privilegios para realizar esta acción.”

Nota: Puedes eliminar varios proyectos a la vez mediante la multiselección de casillas.

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Consideraciones importantes

• Solo los roles con permisos sobre el módulo de proyectos pueden realizar estas acciones.
• Antes de eliminar un proyecto, asegúrate de no necesitar la información o tareas asociadas.
• Si únicamente deseas conservar el historial o modificar datos, utiliza la opción Editar en lugar de Eliminar.

Cuando necesites dar seguimiento a un nuevo proyecto, puedes gestionarlo desde el módulo de proyectos. Esta herramienta te permite estructurar tareas, asignar responsables y definir fechas clave de manera sencilla para que puedas llevar la gestión completa desde un mismo lugar.

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Crear un nuevo Proyecto

Nota: Todos los campos marcados con asterisco ( * ) son campos obligatorios para poder registrar el proyecto correctamente.

1. Ingresa al módulo de Proyectos desde el menú lateral izquierdo.
2. Se abrirá el listado de Proyectos, da clic en el botón + Nuevo Proyecto ubicado en la parte superior derecha de tu pantalla.

3. Se abrirá el formulario de Nuevo Proyecto, donde deberás completar la siguiente información:

• a. Plantilla*: Selecciona la plantilla que mejor se adapte al tipo de proyecto a registrar
  • Personalizado: Estará seleccionado por default y podrás crear tus propias etapas de acuerdo a las necesidades del proyecto.
  • Kanban: Ideal para organizar y dar seguimiento a tareas específicas.
  • Sprints: Perfecta para planificar y dar seguimiento al flujo de trabajo en periodos cortos.
  • Planeación RH: Organiza los objetivos y logros del equipo de Recursos Humanos.
  • Reunión: Registra los temas, acuerdos y próximos pasos de tus reuniones.
  • Brainstorming: Registra y evalúa ideas enfocadas en una solución o iniciativa.
  • Estrategia de marketing: Organiza y monitorea las estrategias y campañas publicitarias.
  • Objetivos: Desglosa las metas y acciones necesarias para cumplir un objetivo específico.
  • Plan de negocios: Estructura la información necesaria para desarrollar un nuevo proyecto empresarial.
  • Feedback de clientes: Centraliza los comentarios y sugerencias de tus clientes.
  • Entrevistas: Lleva el control de entrevistas con clientes o proveedores.
  • Solicitud de propuesta: Gestiona la elaboración y envío de cotizaciones o propuestas.
  • Contrataciones RH: Supervisa el proceso de incorporación de nuevos colaboradores.
  • Candidatos RH: Da seguimiento a los postulantes durante el proceso de selección.

Nota: Cada plantilla incluye etapas predeterminadas según el tipo de proceso que gestiones. Si deseas conocerlas con mayor detalle, consulta el manual “Plantillas de proyectos predefinidas”.

b. Nombre del proyecto*: Asigna un nombre claro y descriptivo para identificar el proyecto fácilmente. Este es un campo obligatorio.

c. Prefijo*: Este campo es obligatorio, no se puede repetir y admite un máximo de cuatro caracteres, el sistema genera automáticamente las tres primeras letras del nombre del proyecto como prefijo.

Nota: Puedes modificar el prefijo, colocando el cursor sobre el campo, borra el texto y escribe el nuevo prefijo de tu preferencia.

d. Fecha de inicio y de fin: Selecciona en los calendarios, el periodo en el que estará activo el proyecto. Puedes indicar una fecha tentativa de cierre.

e. Privacidad: Define y selecciona del listado el acceso de usuarios a dicho proyecto:

• Acceso a todos los usuarios: Todos los miembros con permisos podrán visualizar y editar el proyecto.

• Acceso a determinados usuarios: Podrás seleccionar manualmente qué usuarios tendrán acceso al proyecto, si seleccionas esta opción se abrirá un nuevo campo:
  • Usuarios con acceso: Selecciona manualmente del listado de usuarios, quienes tendrán acceso al proyecto.

Nota: Cada usuario seleccionado aparecerá dentro de la lista Miembros del proyecto.

4. Una vez completada toda la información, haz clic en Guardar Proyecto.

5. El sistema confirmará la acción con la notificación “Proyecto creado con éxito” y el nuevo proyecto aparecerá dentro del Listado de Proyectos.

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Elimina a usuarios con acceso al proyecto

Si necesitas quitar o eliminar el acceso a un usuario o colaborador:

1. Dentro del listado Miembros del proyecto, pasa el cursor sobre el ícono con sus iniciales.
2. Haz clic en la ✕ (X) para eliminar el acceso del usuario.
3. Se eliminará el acceso de manera automática.