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Autor: Rubén Mosqueda

  • Edita, elimina y restaura clientes

    Si requieres actualizar la información de un cliente ya existente porque hubo cambios en su nombre, RFC, contacto, o cualquier otro dato relevante, sigue estos pasos:

    Edita el perfil de un cliente

    1. Ingresa desde Contactos > Clientes.
    2. Se abrirá el Listado de Clientes.
    1. Localiza al cliente para editar su información. Puedes utilizar la función de Buscar para encontrarlo más rápido.
    2. Da clic en el icono de editar (lápiz) ubicado en la parte final de la fila.
    1. Se abrirá el formulario del cliente con toda la información registrada previamente.
    1. Actualiza la información que sea necesaria.
    2. Cuando termines, desliza hasta la parte inferior de la pantalla y da clic en el botón Guardar Cliente.

    *Si el dato que vas a modificar es la razón social o el régimen fiscal, debe ser ingresado como aparece en la constancia de situación fiscal de tu cliente.

    Elimina clientes de tu listado

    1. Ingresa al Listado de Clientes desde el menú lateral izquierdo Contactos > Clientes.
    1. Ubica la casilla de selección que se encuentra a la izquierda de cada fila.
    2. Selecciona la casilla correspondiente (también puedes realizar esta acción con varios contactos usando la multiselección).
    3. Haz clic en el botón Eliminar, ubicado en la parte superior derecha de la lista.
    4. Se abrirá un pop – up de confirmación. Da clic en Aceptar para confirmar la acción.
    5. Al eliminar el cliente, el sistema mostrará la notificación de confirmación: Cliente eliminado con éxito.

    *Considera que una vez eliminado el cliente, ya no podrás relacionarlo en documentos nuevos como Tratos, Seguimientos, Facturas, Notas de venta o Cotizaciones.

    Elimina clientes de forma permanente

    Los clientes borrados dejan de aparecer en el listado general y pasan a la pestaña de Eliminados, ubicada en la parte inferior de la pantalla.

    Puedes borrar definitivamente estos registros, siempre y cuando sus tratos relacionados se encuentren Cerrados.

    1. Dentro del Listado de Clientes, ingresa a la pestaña Eliminados ubicada en la parte inferior de la pantalla.
    1. Marca la casilla del cliente o los clientes que deseas eliminar de forma permanente.
    2. Haz clic en Eliminar, en la parte superior derecha de la pantalla.
    3. Se mostrará un mensaje de confirmación, da clic en Aceptar.
    4. Se mostrará la notificación de confirmación: Cliente eliminado con éxito.

    Nota: Al eliminar el cliente de forma permanente se borrarán también los tratos y seguimientos asignados al mismo y no habrá manera de recuperarlos.

    Restaura clientes eliminados

    1. Ingresa a la pestaña Eliminados.
    1. Marca la casilla del cliente o los clientes que deseas restaurar.
    2. Da clic en la opción Restaurar ubicada en la parte superior derecha de la pantalla.
    3. Aparecerá un mensaje de confirmación, da clic en Aceptar.
    4. Se confirmará la acción mostrando la notificación: Cliente restaurado con éxito.

    *El o los clientes que hayas restaurado se encontrarán nuevamente dentro del Listado de Clientes activos y aparecerán en las primeras posiciones de la lista.

  • Agrega un nuevo cliente

    En docDigitales puedes registrar tanto a tus clientes actuales como a nuevos, cada vez que lo necesites. Así, contarás con una base de datos completa que facilite la emisión de comprobantes fiscales y documentos, la gestión de procesos comerciales y el seguimiento general de tu relación con ellos.

    Tip: Solicita a tus clientes su constancia de situación fiscal para llenar correctamente todos los campos que se vincularán cuando emitas CFDI.

    1. Ingresa desde Contactos > Clientes.
    2. Se abrirá una pantalla con el Listado de Clientes. 
    3. Da clic en el botón + Nuevo Cliente, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
    1. Se cargará el formulario de Nuevo Cliente. Completa el llenado de los campos requeridos:

    Datos del Cliente

    • Razón Social: Nombre legal del cliente como aparece en su constancia de situación fiscal.
    • Nombre comercial: Nombre con el cual es conocida la empresa comúnmente en el mercado.
    • RFC: Campo alfanumérico donde se registra el RFC con homoclave, tal cual aparece en la constancia de situación fiscal.
    Contacto interno de la empresa
    1. Da clic en la opción + Agregar Contacto para habilitar esta sección y completa los campos solicitados.
      • Nombre: Escribe el nombre completo de la persona que es tu contacto directo dentro de la empresa cliente. Este dato es útil para saber con quién comunicarte en caso de dudas o seguimientos.
      • Teléfono: Ingresa el número telefónico de la persona de contacto.
      • Correo electrónico: Ingresa el email de contacto para el envío de facturas, notas de venta u otra comunicación relevante. 
    1. Si necesitas agregar más contactos al mismo perfil de cliente, haz clic nuevamente en la opción + Agregar Contacto. Puedes agregar tantos registros como consideres necesarios.

    Dirección Fiscal

    *Nota: Deberás llenar estos campos con la dirección que se encuentra registrada en la constancia de situación fiscal.

    • País.
    • Estado.
    • Ciudad.
    • Municipio.
    • Código Postal.
    • Colonia.
    • Calle.
    • No. Ext.
    • No. Int. (Solo si aplica).
    • Referencia: Información adicional para localizar el domicilio, por ejemplo,color de fachada o clave de acceso para ingresar.
    Agrega Sucursales
    1. Para registrar más de una ubicación física, haz clic en el botón + Agregar Sucursal. 
    2. Se desplegará un formulario para llenar los campos de la Sucursal.
      • Prefijo: Texto opcional que aparecerá justo antes del nombre de la sucursal, por ejemplo, Dependencia, Asociación, etc. 
      • Nombre de la Sucursal: Es el nombre de la sucursal según el registro de tu cliente, por ejemplo, sucursal Santa Fe, sucursal operativa, sucursal corporativa, etc.
      • País: Selecciona del listado el país en donde se encuentra la sucursal.
      • Estado: Selecciona del listado en que estado del país seleccionado se encuentra la sucursal. 
      • Ciudad: Escribe en que ciudad opera la sucursal.
      • Municipio: Municipio correspondiente.
      • Código Postal: Ingresa el código postal de 5 números de donde se encuentra la sucursal..
      • Colonia: Escribe en que colonia se encuentra la sucursal.
      • Calle: Escribe solamente el nombre de la calle.
      • No Ext.: Escribe únicamente el número exterior de la sucursal.
      • No Int.: Coloca el número interior de la sucursal (solamente si aplica).
      • Referencia: Puedes ingresar una descripción adicional para ubicar físicamente la sucursal.
    1. Si deseas agregar más sucursales, haz clic nuevamente en el botón + Agregar Sucursales y completa sus datos.

    Datos de CFDI

    • Uso de CFDI: Selecciona del listado el uso para los comprobantes fiscales que te haya solicitado tu cliente. Es un campo que se integra de claves asignadas por el SAT, consulta el manual Catálogo de usos de CFDI.
    • Régimen Fiscal: Es el régimen bajo el que tu cliente tributa para cumplir con el pago de impuestos. Este dato lo puedes encontrar dentro de la constancia de situación fiscal de tu cliente.
    • Forma de pago: Es el método que tu cliente utiliza para cubrir el pago de los productos o servicios que le vendes, como cheque nominativo, transferencia electrónica o pago de contado. Puedes registrar la forma de pago que utilice con mayor frecuencia y modificarla en facturas específicas si llega a cambiar.
    Datos Bancarios

    Agrega la información de la cuenta bancaria a la que se depositarán los pagos por los productos o servicios que tu cliente adquiera.

    1. Haz clic en la opción + Agregar Datos Bancarios.
    2. Completa el formulario con la información solicitada:
      • Banco: Selecciona dentro de la lista el nombre fiscal del banco en conjunto de su clave registrada ante el SAT.
      • Nombre: Nombre comercial del banco. Este campo se llena en automático al seleccionar la opción anterior.
      • Forma de Pago: Selecciona si tu cliente realizará los pagos de Contado o Crédito.
      • RFC Banco: Escribe el RFC del banco. Si no lo conoces puedes consultarlo en el link del SAT oficial.
      • Descripción: Información adicional sobre la cuenta, por ejemplo, los días de pago o la finalidad de esta cuenta. 

    Cuentas por Cobrar

    Si ofreces crédito al cliente que estás registrando, en esta sección puedes establecer las condiciones de pago para las facturas a crédito y programar recordatorios de pago automáticos.

    • Condiciones de pago:  Si no ofrecerás crédito, selecciona la opción Contado y omite los campos adicionales. Para las cuentas a crédito, selecciona la condición de pago Crédito. 
    • Días de Crédito: Escribe el número de días de crédito máximo que otorgas a tu cliente para realizar el pago.
    • Límite de Crédito: Escribe la cantidad monetaria máxima del crédito otorgado, sin comas dentro de la cantidad.
    Recordatorios de pago.
    1. Activa la opción Recordatorio de pago.
    1. El campo de correo electrónico tomará automáticamente el correo que registraste previamente. Este campo no se puede editar.
    2. Si deseas agregar más destinatarios para los recordatorios, escríbelos en el campo Cc. Para ingresar varios correos, sepáralos con comas.
    1. Haz clic en + Agregar Recordatorio.
    1. Se generará un recordatorio predeterminado. Para editarlo, haz clic en el icono de lápiz que aparece al final del campo.
    1. Se abrirá un pop – up para que configures el recordatorio según tus necesidades:
      • Escribe cuantos días antes o después se enviará el recordatorio.
      • Selecciona si se enviarán antes o después de la fecha de vencimiento.
      • Puedes personalizar el mensaje del cuerpo del correo electrónico o dejar el predeterminado por el sistema.
    1. Haz clic en Terminar Edición para guardar los cambios.

    *Puedes crear y personalizar todos los recordatorios que consideres necesarios, solo da clic en la opción + Agregar Recordatorio para agregar más al sistema.

    1. Una vez que tengas todos los recordatorios personalizados, da clic en Guardar Cambios.

    Datos Adicionales

    • Tarifa predeterminada: Si asignaras una tarifa especial a tu cliente, primero debes registrarla en el sistema. Una vez creada, aparecerá en este listado y podrás seleccionarla para designarla al cliente.
    • Asignado a: Selecciona del listado al colaborador responsable del cliente. Esta opción solo está disponible si cuentas con todos los permisos del módulo de contactos.
    • Nota Interna: Campo de texto libre para agregar información financiera o administrativa relevante sobre el cliente.
    1. Para finalizar el registro haz clic en el botón Guardar Cliente. El sistema validará que los campos obligatorios se hayan llenado correctamente, si encuentra algún error aparecerá un mensaje en rojo dentro del campo correspondiente.
    2. Puedes confirmar la creación del nuevo cliente cuando veas la notificación: Cliente creado con éxito.

  • Glosario de Contactos

    A

    Acción: Actividad o tarea específica que se realiza para dar seguimiento o avanzar a un Trato comercial.

    Archivos adjuntos: Documentos que se cargan al sistema para complementar la información de un contacto.

    Asignado a: Persona o colaborador responsable de gestionar o dar seguimiento a un proveedor, cliente o prospecto dentro del sistema.

    Asignación de Staff: Proceso mediante el cual se asigna un colaborador para atender o gestionar a un proveedor, cliente o prospecto.

    B

    Banco: Entidad financiera donde existen cuentas para hacer movimientos bancarios como cobros o pagos.

    C

    Catálogo de usos del SAT: Listado oficial por parte del SAT de los diferentes usos que se le pueden dar a un Comprobante Fiscal Digital CFDI.

    Cliente: Persona física o moral con la que se ha cerrado una relación comercial formal para la compra de productos o servicios.

    Condiciones de pago: Acuerdo establecido sobre cómo y cuándo se realizarán los pagos de los bienes o servicios adquiridos.

    Contacto: Registro individual que contiene toda la información detallada de una persona o empresa con quien se tiene relación comercial.

    Convertir a cliente: Acción de cambiar el estado de un prospecto a cliente, una vez formalizada la relación comercial.

    Cotización: Documento que describe la actividad, costos, términos y condiciones para un prospecto antes de cerrar un Trato.

    Correo electrónico: Medio de contacto digital a través del e-mail.

    Cuenta Gastos: Cuenta contable donde se registran los gastos operativos relacionados con el negocio.

    Cuenta provisión: Cuenta contable o reserva de dinero destinado para los gastos probables futuros.

    D

    Datos CFDI: Información fiscal que debe contener un Comprobante Fiscal Digital para cumplir con los requisitos del SAT.

    Detalle de Cliente: Información específica sobre un cliente, incluyendo historial comercial, datos fiscales y de contacto.

    Detalle de Prospecto: Información completa sobre un prospecto, incluyendo estado y colaborador asignado.

    Detalle de Proveedor: Información completa sobre un proveedor, incluyendo sus datos fiscales, productos o servicios ofrecidos y condiciones de la relación comercial.

    Días de crédito: Número de días otorgados para realizar el pago de la compra de un producto o servicio.

    Dirección fiscal: Domicilio registrado ante el SAT que se utiliza para efectos fiscales y legales.

    Documento: Archivo relacionado con una operación comercial o fiscal, por ejemplo, factura, cotización, nota de venta u orden de compra.

    E

    Estado del prospecto: Etapa en la que se encuentra el prospecto dentro del proceso comercial (Calificado, No calificado, Contactado, etc.).

    F

    Factura: Comprobante fiscal que acredita la venta de un producto o servicio cumpliendo con los requisitos del SAT.

    Forma de pago: Método con el que se realiza el pago de un producto o servicio.

    I

    Importación: Proceso de cargar datos externos al sistema de docDigitales para su gestión.

    Importar proveedores o clientes: Función para subir mediante un archivo o plantilla el listado externo de tus proveedores o clientes.

    Intento de contacto: Acción de contactar a un prospecto sin obtener respuesta.

    L

    Listado de proveedores: Conjunto organizado de todos los proveedores registrados en el sistema.

    Límite de crédito: Monto máximo monetario autorizado para que un cliente pueda realizar una compra a crédito.

    Lugar de Jurisdicción: Territorio o área geográfica donde un tribunal o autoridad tiene el poder legal para aplicar la ley.

    N

    No. Ex.: Número exterior de la dirección fiscal o comercial.

    No. Int.: Número interior de la dirección fiscal o comercial.

    Nombre: Denominación legal o personal de un contacto, cliente, proveedor o prospecto.

    Nombre comercial: Nombre con el que una empresa o persona es conocida en el mercado comercial.

    Nombre del extranjero: Identificación de un contacto o proveedor extranjero sin registro de RFC en México.

    Nota de venta: Documento que detalla la venta de un producto o servicio sin ser un comprobante fiscal.

    Nota Interna: Campo destinado a registrar comentarios adicionales sobre un contacto.

    Nuevo Prospecto: Registro nuevo dentro del sistema para dar seguimiento a un posible cliente que aún no ha sido calificado.

    Número de cuenta: Identificador numérico único y personal asignado por el banco para realizar movimientos financieros.

    Número ID fiscal: Clave de identificación fiscal de un contacto o empresa.

    O

    Orden de compra: Documento formal para solicitar productos o servicios a un proveedor, especificando cantidades, productos y condiciones de pago.

    P

    Plantilla base: Archivo estructurado que sirve como guía para capturar y cargar datos masivamente al sistema.

    Prospecto: Persona o empresa interesada en los productos o servicios, pero que aún no es cliente formal.

    Prospecto Calificado: Prospecto que cumple con los requisitos para ser cliente potencial y está en proceso de cierre comercial.

    Prospecto Contactado: Prospecto con el que ya se estableció comunicación, pero que aún no avanza al cierre del trato.

    Prospecto No Calificado: Prospecto que no cumple con los requisitos para convertirse en cliente.

    Puesto: Cargo o función que desempeña el contacto dentro de la empresa.

    R

    Razón Social: Nombre legal registrado en el SAT de una persona física o moral.

    Recordatorio de pago: Alertas automáticas para notificar a tus clientes sobre pagos pendientes o próximos a vencer.

    Régimen fiscal: Clasificación fiscal registrada ante el SAT de la persona física o moral.

    Relación comercial: Vínculo formal entre dos partes para la venta de productos o servicios.

    RFC: Registro Federal de Contribuyentes, clave única para identificar a las personas físicas o morales ante el SAT.

    RFC Banco: Clave fiscal que identifica al banco para efectos fiscales.

    S

    Seguimiento: Proceso de atención y comunicación con clientes o prospectos para poder formalizar la relación comercial.

    Sitio Web: Dirección digital o URL.

    Staff: Equipo de colaboradores registrados en el sistema que son asignados para gestionar contactos, prospectos, seguimientos o tratos.

    T

    Tarifa: Precio asignado a productos o servicios para los clientes.

    Tarifa predeterminada: Precio base asignado a un contacto o tipo de operación.

    Tax ID: Número de identificación fiscal utilizado por personas físicas o morales extranjeras, equivalente al RFC mexicano.

    Teléfono: Número telefónico registrado para contacto directo.

    Tipo de operación: Clasificación que define la naturaleza de la relación comercial o transacción.

    Tipo de tercero: Categoría que identifica el tipo de contacto.

    Trato: Oportunidad de venta.

    U

    Uso de CFDI: Finalidad con la que se utiliza un comprobante fiscal digital según la normativa del SAT.

    Z

    Zona fiscal: Área geográfica que limita la aplicación de normas fiscales para efectos de facturación o registros contables.

  • Acciones disponibles para seguimientos

    Con el calendario de Seguimientos de docDigitales puedes consultar, filtrar y gestionar todas las actividades programadas que te han sido asignadas.

    Si tienes un rol de líder en el equipo comercial, también podrás visualizar y dar seguimiento a las actividades de todos los integrantes de tu equipo.

    1. Accede desde CRM > Seguimientos.
    2. Se abrirá la pantalla del Calendario con distintas funcionalidades.

    Calendario con seguimientos: 

    1. Visualiza el mes en curso con los Seguimientos agrupados por día.
    • Cada día se muestran hasta tres seguimientos en vista previa. Si existen más seguimientos registrados aparecerá la leyenda “+ X seguimientos”. Al hacer clic, se desplegará el listado completo.
    • Cada Seguimiento cuenta con un ícono y color específico para identificarlo:

    Para consultar el detalle completo del seguimiento, haz clic sobre él y se abrirá una nueva ventana con toda la información.

    Panel de filtrado

    1. Puedes aplicar distintos filtros para encontrar seguimientos específicos. Los filtros se presentan en formato de lista de selección, y puedes seleccionar tantos como sean necesarios.

    Nota: También puedes realizar esta búsqueda directamente desde la pantalla de listado.

    Fecha del calendario

    1. Puedes desplazarte entre meses y años para consultar seguimientos anteriores o programados en el futuro. Utiliza el menú desplegable para seleccionar el mes o año deseado y el calendario se actualizará de manera automática al mes o año asignado.

    Botón de Nuevo Seguimiento

    1. Desde el calendario, puedes crear un nuevo seguimiento haciendo clic en el botón + Nuevo Seguimiento, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

  • Busca o filtra entre seguimientos

    En el módulo de seguimientos de docDigitales puedes localizar información de forma rápida utilizando las funciones de búsqueda o filtrado. 

    Buscar un seguimiento

    1. Accede al menú lateral izquierdo y selecciona CRM > Seguimientos.
    2. Ingresa a la pestaña Listado.
    1. Haz clic en el botón Buscar, ubicado en la parte superior de la lista.
    2. Se desplegará un formulario con los siguientes campos.

    *Ningún campo de búsqueda es obligatorio, puedes utilizar los que consideres necesarios.

    • Título: Ingresa el nombre que le asignaste al seguimiento al momento de crearlo.
    • Clave de seguimiento: Escribe la clave que se asignó al momento de crear el seguimiento, cuenta con el siguiente formato “SEG-XXX”. La numeración es consecutiva.
    • Cliente o Prospecto: Escribe el nombre del cliente o prospecto vinculado al seguimiento.
    • Tratos: Selecciona el Trato para consultar sus seguimientos. Solo es posible seleccionar un Trato.
    • Fecha de inicio: Consulta entre un rango de fechas del inicio del seguimiento.
    • Fecha de fin: Busca entre un rango de fechas del cierre o fin del seguimiento.
    1. Haz clic en Buscar para mostrar los resultados que coincidan con los criterios ingreados.

    Nota: Si deseas realizar una nueva búsqueda, utiliza el botón Limpiar campos, o selecciona Cancelar para salir del formulario.

    Filtrar seguimientos

    También puedes aplicar filtros para consultar únicamente los seguimientos que sean de tu interés.

    1. Accede al listado de Seguimientos.
    1. En el panel de búsqueda, localiza las opciones de filtrado.
    1. Selecciona los filtros necesarios para tu búsqueda.
    • Asignado a: Te permite filtrar los seguimientos por uno o varios colaboradores asignados.
    • Prioridad: Filtra por nivel de urgencia:
      • Sin prioridad
      • Alta
      • Media
      • Baja
    • Estado: Selecciona el estado del seguimiento:
      • Pendiente
      • En curso 
      • Finalizado
    • Acción: Filtra por tipo de acción del seguimiento:
      • Reunión
      • Llamada 
      • Correo electrónico
      • Actividad
    1. Conforme vayas aplicando los filtros, el sistema actualizará el listado automáticamente para mostrarte los seguimientos correspondientes.

    Nota: Para reiniciar el filtrado de seguimientos es necesario que deselecciones los filtros o inicies sesión nuevamente.

    Consejos en la búsqueda de seguimientos

    • Utiliza palabras clave en los campos de búsqueda para localizar el seguimiento con rapidez.
    • Combina filtros de prioridad con rangos de fechas para identificar seguimientos urgentes.
    • Si tienes un alto volumen de seguimientos, haz revisiones periódicas para mantener actualizada toda la información.

  • Modifica el estado de los seguimientos

    Mantén el control de tus actividades actualizando el estado de cada Seguimiento conforme el avance de las tareas.

    Estados de seguimiento en docDigitales.

    El sistema cuenta con 3 estados de seguimiento predeterminados.

    • Pendiente: Seguimiento que se ha creado, pero aún no ha iniciado.
    • En curso: Seguimiento que se encuentra activo y con tareas en curso. 
    • Finalizado: La tarea ha finalizado y ya no requiere de mayor actividad.

    Cambia de estado un seguimiento.

    Al momento de crear un Nuevo Seguimiento en el sistema, su estado se define automáticamente como Pendiente y puedes actualizarlo de 2 maneras distintas.

    Desde el listado de seguimientos

    1. Accede al listado de seguimientos desde el menú CRM > Seguimientos.
    2. Haz clic en la pestaña Listado.
    1. Localiza el seguimiento que deseas actualizar. Encontrarás su estado al final de la fila.
    1. Haz clic sobre el botón del Estado.
    2. Selecciona la nueva opción de estado: En curso o Finalizado.
    3. Se actualizará automáticamente conforme a la nueva selección.

    Desde el detalle de seguimiento

    1. Ingresa al detalle del seguimiento que deseas cambias. Puedes hacerlo desde el calendario o directamente desde el trato asociado
    1. Se abrirá una pantalla con toda la información del Seguimiento.
    2. Haz clic en el botón del Estado.
    1. Selecciona el nuevo estado: En curso o Finalizado.

    Recomendaciones para una gestión eficiente de Seguimientos

    • Modifica el estado en cuanto avances con la actividad para mantener la información actualizada.
    • Identifica los seguimientos con mayor prioridad o urgencia y asegúrate de moverlos a En curso para no afectar el cumplimiento de tu trato.
    • Si un seguimiento cambia de estado y afecta a otros colaboradores, informa al equipo.

  • Edita o elimina seguimientos

    Editar un seguimiento

    Si requieres actualizar la información de un seguimiento, por ejemplo, modificar fechas, títulos o datos asignados, puedes realizarlo siguiendo estos pasos:

    1. Ingresa al listado de Seguimientos desde el menú lateral izquierdo en CRM > Seguimientos.
    2. Haz clic en la pestaña Listado.
    1. Localiza el Seguimiento que deseas modificar y da clic en el ícono de lápiz ubicado al final de la fila correspondiente.
    1. Se abrirá el formulario con la información precargada del seguimiento seleccionado.
    2. Haz clic en el campo que deseas modificar y actualiza la información según corresponda.
    3. Una vez realizados los cambios, haz clic en Guardar Seguimiento. El sistema validará que los campos obligatorios contengan información; si se detecta algún error, se mostrará un mensaje en el campo correspondiente.

    *Puedes editar todos los campos del Seguimiento.

    1. Regresarás a la pantalla anterior y se mostrará una notificación de confirmación.

    Elimina uno o varios seguimientos

    Si existen seguimientos que ya no sean necesarios o estén finalizados, puedes eliminarlos mediante la función de selección múltiple.

    *Toma en cuenta que una vez que un Seguimiento haya sido eliminado del sistema no podrás recuperarlo de ninguna manera.

    1. Ingresa al Listado de Seguimientos.
    1. Ubica la casilla de selección que se encuentra en la parte izquierda de cada seguimiento.
    2. Selecciona las casillas correspondientes del / los seguimientos que desees eliminar del sistema.
    3. Haz clic en el botón Eliminar, ubicado en la parte superior derecha de la lista.
    4. Se abrirá un Pop – Up de confirmación. Da clic en Eliminar Seguimiento para confirmar la acción.
    1. Al eliminar el seguimiento, el sistema mostrará una notificación de confirmación con la leyenda Seguimiento eliminado con éxito.

    Para cancelar la eliminación solo da clic en el botón Cancelar o en el ícono de cerrar (X) ubicado en la esquina superior derecha del cuadro de confirmación.

  • Consulta los seguimientos de un Trato

    En la pestaña Seguimientos puedes ver, buscar y actualizar el estado de todos los seguimientos relacionados con un trato específico.

    Conoce la pantalla de seguimientos

    1. Ingresa al listado de tratos desde el módulo de CRM > Embudo de ventas.
    2. Haz clic en la pestaña Tratos.
    1. Cargará la pantalla con el listado de tratos existentes en el sistema.
    1. Haz clic sobre el trato que deseas consultar.
    1. Ingresa en la pestaña Seguimientos y se abrirá una pantalla con todos los seguimientos de ese trato. 
    • Acción: Muestra el nombre y la clave del seguimiento. Si haces clic sobre el nombre se abrirá una ventana con todos los detalles.
    • Fecha inicio: Indica la fecha en la que se creó el seguimiento. Si no existe una fecha asignada, se mostrará un guion “-”.
    • Prioridad: Muestra un icono que identifica la prioridad de la actividad:
      • Sin prioridad: “-”
      • Alta: “∧”
      • Media: “=”
      • Baja: “∨”
    • Asignado a: Visualiza un icono con las iniciales del vendedor o colaborador responsable. Si no tiene a nadie asignado, aparecerá un guion “-”.
    • Estado: Muestra el estado actual del seguimiento con las opciones:
      • Pendiente
      • En curso
      • Finalizado

    Nota: Si cuentas con permisos completos de acceso al CRM, puedes hacer clic sobre el estado para desplegar las opciones disponibles y actualizar el estado directamente desde aquí.

    Filtra o busca un seguimiento dentro de un trato

    1. Dentro de la pestaña Seguimientos, haz clic en el icono Buscar. Se desplegará un menú de búsqueda, donde podrás buscar o filtrar por distintas opciones.
    • Título: Busca por nombre del seguimiento.
    • Usuario asignado: Selecciona de la lista al colaborador del cual deseas ver sus asignaciones.
    • Prioridad: Elige entre las distintas opciones, según tu necesidad de búsqueda:
      • Sin prioridad
      • Alta
      • Media
      • Baja
    • Fecha inicio: Define un rango de fechas de inicio y fin para la búsqueda.
    1. Haz clic en Buscar para aplicar los filtros y que se muestren los seguimientos según tu búsqueda.
    1. Una vez que encuentres el seguimiento deseado, haz clic sobre él para conocer los detalles completos.

    Detalles de seguimiento

    1. Estatus del seguimiento: Indica en que estatus se encuentra la actividad:
    • Pendiente
    • En Curso 
    • Finalizado
    1. Abreviatura del seguimiento: Abreviatura que engloba el tipo de seguimiento y la clave del trato. Se incluye el icono para relacionar que tipo de acción es.
    2. Prioridad del seguimiento: Icono donde se muestra el nivel de prioridad de este seguimiento.
    3. Título del seguimiento: Título asignado al seguimiento.
    4. Cliente: Cliente o prospecto con el que se tiene el trato comercial. Si das clic sobre el nombre se abrirá la tarjeta de contacto.
    5. Descripción del seguimiento: Detalles relevantes sobre el seguimiento.
    1. Asignado a: Colaborador asignado encargado de llevar a cabo este seguimiento.
    2. Relacionado a Trato: Campo donde se muestra el nombre del trato comercial junto con su clave. Este campo puede no estar relacionado a ningún trato en específico.
    3. Fecha: Fecha de inicio y fin del seguimiento.
    4. Link adicional:  Puedes colocar links de apoyo o documentación extra para llevar un mejor control, por ejemplo, links de una videollamada, documento descriptivo o sitio web institucional.

  • Consulta el resumen de tus inventarios

    El dashboard de inventarios te permite visualizar, de forma clara y en tiempo real, el estado actual de tus existencias, las ventas por mes y la disponibilidad de productos.

    1. Accede a tu cuenta ingresando tu correo y contraseña.
    2. Una vez dentro de tu cuenta, en el menú del lado izquierdo, haz clic en Inventario >Resumen.

    ¿Qué verás en el módulo de resumen de inventarios?

    El panel muestra datos actualizados al día en curso de los principales movimientos de tu inventario. A continuación, te explicamos qué representa cada bloque.

    1. Costo total actual: Es el valor total de tu inventario conforme al costo por producto o servicio y muestra también las unidades en existencia (stock total).
    2. Costo venta mes actual: Te indica el valor de las unidades vendidas durante el mes en curso. 
    3. Costo venta mes anterior: Aquí puedes comparar el costo de las ventas del mes anterior con el mes actual. También te muestra el número de unidades vendidas en el periodo pasado.
    4. SKU disponibles: Te muestra cuántos SKU (productos / servicios) tienes disponibles al momento y cuántos se encuentran suspendidos.

    ¿No sabes cómo gestionar tus SKU? Consulta el manual de gestión de SKU.

    1. Histórico de stock: En esta gráfica podrás ver cómo se ha comportado el valor total de tu inventario en los últimos 365 días. 
    2. Alertas de stock: Esta tarjeta te muestra en tiempo real qué productos están por debajo o por encima del nivel de inventario que configuraste.

    Consulta el manual de gestión de alertas para límites de stock.

    Si deseas ver más a detalle cada movimiento, solo da clic sobre él y se mostrará un histórico del producto con:

    • Tarifas y costos.
    • Altas y bajas de inventario.
    • Stock actual.
    • Ventas por unidad (mes actual y anterior).
    • Estatus (disponible o suspendido).
    • Número de SKU.
    • Fotografía del producto.

    *Tip: Mantén configurados correctamente tus mínimos y máximos para cada SKU. Esto te ayudará a prevenir faltantes o sobrantes y ocasionar que esto afecte la economía de tu empresa.

  • Emite una factura de traslado (Versión CFDI 4.0)

    Si necesitas mover mercancía de un lugar a otro, sin que exista una venta de por medio, es necesario que realices una factura de traslado con complemento Carta Porte. Sigue el paso a paso para que puedas realizarla en docDigitales:

    1. Inicia sesión desde el panel de login utilizando tu correo y contraseña.
    2. Haz clic en +Nuevo> Factura desde el panel principal, o si lo deseas, puedes ingresar desde el módulo de Facturación >Facturas y Notas de Venta> Nueva factura.
    1. Comienza a llenar los datos de la factura de traslado:
    • Cliente: Escribe el nombre o razón social de tu cliente. Si aún no lo tienes registrado da clic en +Nuevo cliente e ingresa su información.

    ¿No sabes cómo registrar un cliente? Consulta el manual paso a paso.

    • Tipo de comprobante: Selecciona traslado. Recuerda que este tipo de factura no es venta, solo es movimiento de mercancía.
    • Título: Se autocompleta al elegir “traslado”, pero si quieres personalizarlo, da doble clic y escribe el título de tu preferencia.
    • Fecha: Se asigna la fecha del día en curso, Considera que no es posible asignar fecha futura en esta factura.
    • Moneda: Selecciona la opción XXX (sin moneda).
    • Serie: Puedes asignar un número de serie por tipo de comprobante (ingreso, egreso o traslado), y así separar tus facturas.
    • Folio: Es solamente de control interno y no tiene validez ante el SAT.

    *Cómo es un documento para trasladar mercancía, el total y subtotal de la factura debe ser igual a $0.00.

    1. Agrega los artículos que vas a trasladar, puedes seleccionarlos de tus productos guardados o crear un nuevo producto.
    • Cantidad: Número de artículos a trasladar.
    • Artículo: Nombre del producto con un máximo de 50 caracteres (incluyendo espacios).
    • Descripción: Detalla las características del producto que vas a transportar, máximo 1,000 caracteres, incluyendo los espacios.
    • Clave SAT: Ingresa la clasificación del producto según el catálogo del SAT. Puedes comenzar a escribir palabras clave para que nuestro buscador te ayude a encontrar la clave, o si ya la conoces, escribe los 8 dígitos.

    Encuentra tu clave con el buscador de claves del SAT.

    • Unidad SAT: Es la unidad de medida de tu producto según el SAT (pieza, kilogramo, metro, etc.). Puedes comenzar a escribirla para que nuestro buscador se active.

    Catálogo de unidades, portal del SAT.

    • Precio unitario: Es el costo de los artículos antes de impuestos.
    • Impuestos: Por normativa, una factura de traslado no debe incluir impuestos, así que selecciona la opción > No objeto de impuesto.

    *Cómo es un documento para trasladar mercancía, el total y subtotal de la factura debe ser igual a $0.00.

    Información relevante

    Debido a que solamente es un traslado y no una venta, puedes omitir el llenado de los siguientes campos:

    • Método de pago
    • Forma de pago
    • Condición de pago
    • Exportación

    En el campo “Nota” puedes incluir información relevante referente al traslado, ya sea información de origen y destino o información relevante sobre la mercancía.

    Agrega el complemento Carta Porte

    1. Selecciona en complementos la opción de Carta Porte, para que tu traslado sea válido ante el SAT y puedas mover tu mercancía sin contratiempos. La Carta Porte detalla:
    • Traslado nacional o internacional.
    • Trayecto del traslado (origen, destino) con direcciones exactas.
    • Unidad de peso del producto.
    • Tipo de transporte (auto, marítimo, aéreo o ferroviario)
    • Datos del vehículo (marca, modelo, año, n.º de póliza de seguro, placas, etc.).

    Consulta aquí cómo generar tu Carta Porte.

    1. Para guardar tu factura, puedes seleccionar cualquiera de las 3 opciones que tenemos para ti.
    • Ver factura: Previsualiza tu factura de traslado con Carta Porte en PDF.
    • Guardar: Guarda tu factura en borrador, sin timbrar.
    • Timbrar: Válida ante el SAT y es la factura oficial.