¿Cómo llevar la contabilidad de un negocio? Guía completa

Una de las principales causas de fracaso en los negocios es la mala administración financiera. Por ello, conocer cómo llevar la contabilidad de un negocio adecuadamente es fundamental, incluso si apenas estás comenzando.

¿Qué es la contabilidad de un negocio?

La contabilidad en el mundo empresarial se refiere al registro, clasificación y resumen de las operaciones comerciales de una empresa (compras, ventas, inversiones, etc.). La mayoría de los negocios están obligados a llevar la contabilidad de sus ingresos y egresos por disposiciones del SAT, pero para aquellos a los que no se les exige, es una práctica que les dará 100% de visibilidad financiera para monitorear la salud y rentabilidad del negocio. 

¿Quiénes están obligados a llevar contabilidad en México?

En México, están obligados a llevar contabilidad todas las personas morales (empresas constituidas legalmente) y las personas físicas que realicen actividades empresariales (comerciales, industriales, agrícolas, ganaderas, de pesca o silvícolas), conforme a lo establecido en el Código Fiscal de la Federación y el Código de Comercio. Te compartimos algunos ejemplos y las condiciones de contabilidad para cada uno:

Persona moral (S.A., S. de R.L., etc.)

Todas las empresas constituidas legalmente bajo la Ley General de Sociedades Mercantiles deben llevar libros contables como el libro diario, libro mayor, balanza de comprobación y estados financieros y están obligadas a presentar contabilidad electrónica ante el SAT.

Persona física con actividad empresarial o profesional

Si prestas servicios profesionales (como médico, diseñador, contador) o tienes un pequeño negocio, debes llevar contabilidad básica que respalde tus ingresos, gastos, inversiones y deducciones. Puedes hacerlo mediante herramientas electrónicas como hojas de cálculo o un software especializado.

Contribuyentes en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO)

Aunque el RESICO busca simplificar las obligaciones fiscales, los contribuyentes deben conservar sus comprobantes fiscales digitales (CFDI), realizar su facturación y mantener un control de sus ingresos y egresos. No están obligados a presentar contabilidad electrónica, pero sí deben contar con la información suficiente para comprobar sus operaciones.

Contribuyentes del sector primario (agricultura, ganadería, pesca)

Están obligados a llevar contabilidad, aunque en algunos casos tienen facilidades administrativas si sus ingresos no rebasan ciertos montos establecidos por el SAT (por ejemplo, hasta 900 mil pesos anuales).

Personas físicas arrendadoras de inmuebles

Si rentas propiedades, también estás obligado a tener registros de tus ingresos por arrendamiento, así como de los gastos relacionados con la propiedad, como mantenimiento o predial, para poder hacer deducciones válidas.

Aspectos clave para llevar la contabilidad de un negocio 

1. Clasificar correctamente las operaciones (gravadas y exentas, ingresos y gastos).
2. Mantener un control de inventarios y ventas con un registro preciso de los movimientos en la empresa y comprobantes que los avalen. 
3. Dependiendo de la estructura legal del negocio, las obligaciones contables pueden variar, por lo que es importante conocer la legislación aplicable para tu empresa para cumplir adecuadamente.
4. Presentar la contabilidad en los medios electrónicos del SAT (si estás obligado): https://www.sat.gob.mx/portal/public/tramites/contabilidad-electronica.
5. Cumplir con las disposiciones legales y fiscales que se establecen en el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación y del artículo 33 al 38 del Código de Comercio.

¿Cómo empezar a llevar la contabilidad de un negocio pequeño?

1. Define tu régimen fiscal

Antes de empezar, asegúrate de conocer bajo qué régimen estás dado de alta ante el SAT (por ejemplo, Régimen Simplificado de Confianza, Régimen General de Ley, régimen 612, etc.). Esto determinará el tipo de obligaciones contables y fiscales que debes cumplir.

Puedes consultarlo fácilmente en tu Constancia de Situación Fiscal. Te compartimos el proceso para obtenerla aquí: ¿Cómo generar mi Constancia de Situación Fiscal?

2. Organiza tu documentación fiscal

Toda operación del negocio debe estar respaldada por documentos:

• Facturas electrónicas (CFDI) de ingresos y egresos.
• Comprobantes de nómina.
• Recibos de pago.
• Contratos o convenios comerciales.

Mantener estos documentos organizados y actualizados es fundamental para tener un control contable claro y evitar problemas con el SAT.

3. Registra tus operaciones diariamente

Llevar un registro diario o semanal básico de tus ventas (ingresos), compras y gastos (egresos), movimientos bancarios e inversiones es clave. Puedes hacerlo en Excel, Google Sheets o un sistema ERP con funciones de contabilidad. 

4. Abre una cuenta bancaria exclusiva para tu negocio

Aunque no es obligatorio, separar tus finanzas personales de las del negocio es una de las mejores decisiones que puedes tomar para la contabilidad de tu negocio, esto te permite:

• Controlar mejor tus gastos operativos.
• Facilitar la conciliación contable.
• Demostrar ingresos ante el SAT o posibles inversionistas.

5. Solicita y guarda tus comprobantes fiscales (CFDI)

Cada vez que hagas una compra relacionada con tu negocio (materiales, servicios, equipo, etc.), pide factura electrónica. Estos comprobantes son la base para la devolución de impuestos.

Y cuando vendas, emite facturas a los clientes que la requieran y genera una factura a público en general del resto de ventas sin receptores (de forma diaria o mensual). Esto lo puedes hacer con el sistema especializado docDigitales para automatizar tus CFDI emitidos y recibidos.

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6. Haz un cierre mensual

En general, revisar a fin de mes el total de ingresos vs. egresos, flujo de efectivo, cuentas por cobrar y documentación pendiente (facturas, recibos, contratos), garantiza claridad financiera y la oportunidad de detectar problemas a tiempo. 

7. Cumple con tus declaraciones y pagos

De acuerdo con tu régimen fiscal, debes presentar declaraciones mensuales y anuales, tanto de ISR como de IVA e IEPS. Por eso, tu contabilidad debe registrarse diariamente y es necesario realizar un cierre mensual para cuadrar con lo que reportas al SAT.

Revisa siempre el calendario fiscal del SAT y asegúrate de presentar tus declaraciones a tiempo para evitar recargos o multas.

Si tu negocio se encuentra en una etapa de desarrollo y tus obligaciones fiscales serán más avanzadas, te compartimos nuestro blog con el proceso contable que tienes que seguir: ¿Qué es el proceso contable y cuáles son sus etapas?

Tip emprendedor: Cuando tu volumen de operaciones crece o requieres cumplir con obligaciones más complejas, contar con el apoyo de un contador y un software de facturación es altamente recomendable para llevar tu contabilidad eficientemente.

Facturación precisa para tu contabilidad

Para tener registros claros en tu contabilidad y cumplir con las normativas fiscales del SAT, es necesario emitir facturas electrónicas por tus ingresos y gastos correctamente y el mejor lugar para hacerlo es docDigitales, software de facturación y administración hecho especialmente para Pymes y emprendedores.

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