¿Qué es el proceso contable y cuáles son sus etapas?

Dominar el proceso contable es igual de básico que conocer la normativa fiscal mexicana.  No solo es registrar cuentas y realizar estados financieros, se trata de llevar una metodología que refleja el estado económico de las empresas.

¿Qué es el proceso contable?

El proceso contable es el conjunto ordenado de etapas que nos permite ordenar, registrar, clasificar, resumir e interpretar las operaciones económicas y financieras de una empresa, con un propósito en particular: obtener información útil y funcional para la toma de decisiones.

Forma parte de la contabilidad básica, ya que gracias a este proceso las empresas podrán ver y analizar sus gastos e ingresos para realizar proyecciones adecuadas a futuro.

En México, este proceso se rige principalmente por las Normas de Información Financiera (NIF), el Código Fiscal de la Federación y la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

El proceso contable y el flujo contable ¿son lo mismo?

A pesar de que son términos muy similares y estén relacionados, no son lo mismo. El proceso contable engloba los pasos para registrar, clasificar y resumir las operaciones financieras. Mientras que el flujo contable describe cómo la información financiera fluye en las empresas y consta de 3 etapas (apertura, movimientos y cierre).

¿Por qué llevar un proceso contable?

El proceso contable es la base y los fundamentos de toda la contabilidad y es necesario para poder tener resultados reales dentro de los estados financieros en un tiempo determinado o en un ejercicio contable.

La importancia del proceso contable se resume en que es un pilar fundamental de la gestión y administración de las empresas.

¿Cómo llevar a cabo un proceso contable?

Realizar correctamente este proceso requiere seguir una serie de pasos, en los que se incluyen la apertura, los movimientos y el cierre contable.

¿Sabías que en las empresas la contabilidad va por ciclos? La contabilidad está sometida a períodos de tiempo en los que se registran los movimientos financieros y sus impactos.

Etapas del proceso contable

El proceso contable conlleva un paso a paso que te permite como contador registrar, organizar y presentar las diferentes operaciones contables y financieras de las empresas. Te compartimos una guía práctica de las fases que integran el proceso contable.

Paso 1. Identificar los movimientos

El primer paso para comenzar un proceso contable de manera correcta es reconocer todos los movimientos financieros que haya realizado la empresa y se pueden clasificar en:

Operaciones rutinarias.

Son las que se realizan de manera frecuente en las empresas y a su vez se dividen en:

• Básicas: Son las que sirven para obtener recursos para la empresa y se enfocan principalmente en clientes o usuarios externos.
• De apoyo: Sirven como soporte para la prestación de las operaciones básicas.

Operaciones no rutinarias

Son los movimientos que no son permanentes ni comunes dentro de las empresas, son operaciones más extraordinarias. Por ejemplo:

• Daños o pérdidas.
• Remodelaciones.
• Procesos de investigación para nuevos desarrollos.

Paso 2. Recopilar toda la información

Una vez identificados los movimientos contables del periodo, es necesario recopilar toda la información de estos movimientos (comprobantes, notas, facturas, etc.). 

Tip: Con AdminSAT podrás migrar automáticamente todas las facturas electrónicas que recibiste o emitiste hasta con 1 año de antigüedad y tener la información en un solo lugar.

Paso 3. Realizar los asientos contables

Es momento de clasificar y registrar en los asientos contables los movimientos financieros de las empresas. Para ello, se aplica el principio de la partida doble, que se representa visualmente en las conocidas cuentas T.

Cada asiento contable refleja dos partes: el debe y el haber, y se vincula con dos tipos de cuentas:

• Cuentas reales o de balance: Muestran los movimientos que afectan la situación financiera de la empresa, como el dinero en caja, las deudas o el capital.
• Cuentas de resultados o nominales: Registran las operaciones que impactan en las ganancias o pérdidas, como los ingresos por ventas o los gastos operativos.

Paso 4. Resumen intermedio o registro en los libros contables

Antes de realizar los estados financieros, es necesario realizar un resumen intermedio contable, que consiste en organizar y concentrar toda la información registrada en los libros contables (libro del diario y libro mayor). 

Este resumen nos permite conocer cómo se han movido los recursos de la empresa durante un periodo.

Paso 5. Estados financieros

Ahora sí, teniendo toda la información contable registrada, clasificada y organizada, es momento de realizar los estados financieros y es la fase final del proceso contable. Se componen de 4 estados principales:

• Balance general, que ofrece una radiografía clara del estado de la empresa en un tiempo determinado.
• Estado de resultados que nos registra los ingresos y egresos de la empresa.
• Estado de cambios en el patrimonio neto nos muestra por qué ha habido variaciones dentro del patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo que describe las actividades de operación, inversión y financiamiento de la empresa.

El principal objetivo de los estados financieros es presentar la información financiera a los dueños de las empresas para tomar decisiones económicas acertadas. 

Paso final. Envío de la contabilidad electrónica al SAT

Una vez que terminaste todas las fases del proceso contable, toca cumplir con una obligación fiscal muy importante: el envío mensual de la contabilidad electrónica al SAT, tal como lo indica el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF).

Se te solicitará subir los siguientes documentos:

• Catálogo de cuentas: se envía una sola vez, a menos que sufra cambios.
• Balanza de comprobación: se presenta cada mes.
• Pólizas y auxiliares: solo cuando la autoridad fiscal (SAT) los solicite.

Si deseas conocer los plazos de entrega para evitar multas, lee nuestro artículo: ¿Qué es la contabilidad electrónica en el SAT?

Automatiza el proceso contable 

El proceso contable no se trata solo de seguir pasos o cumplir con requisitos fiscales; va mucho más allá. Es una herramienta clave para tener un control financiero sólido y cumplir con las normativas y obligaciones fiscales.

La mejor forma de asegurarte de que todo esté en orden es utilizando un software contable que te ayude a reducir errores, ahorrar tiempo, realizar un proceso contable correcto y llevar una contabilidad precisa para tus clientes.