5 estrategias efectivas para la administración de cuentas por cobrar

Uno de los retos más grandes para las empresas, es llevar una correcta administración de las cuentas por cobrar. Podrás tener muchas ventas, pero si no mejoras tu proceso de gestión y cobranza podrías estancarte financieramente.

¿Qué es la administración de cuentas por cobrar?

El proceso de controlar, registrar y dar seguimiento a los créditos otorgados a clientes es conocido como administración de cuentas por cobrar. Esto quiere decir que cuando se vende algún producto o servicios crédito, se está generando una cuenta por cobrar.

La administración de cuentas por cobrar no solo engloba el proceso de cobro, sino también el de establecer políticas de crédito, dar seguimiento a las fechas de vencimiento y, si es necesario, hasta tomar acciones de cobranza.

¿Sabías que con docDigitales Pymes puedes establecer y automatizar recordatorios de pagos para tus clientes sin necesidad de hacerlo de manera manual?

Características las cuentas por cobrar

Con base en las Normas de Información Financiera, en el artículo C-3 se establecen las características de una cuenta por cobrar.

• Representa un derecho exigible (es dinero que el cliente le debe a la empresa).
• Su origen es por venta o préstamo.
• Cuenta con un monto determinado a cobrar.
• Se clasifica en la parte de los activos (circulantes o no circulantes).
• Es cobrado en el corto o largo plazo (de acuerdo a las condiciones de crédito).
• Se puede respaldar por un documento por cobrar (cheque, pagaré, etc.).
• Puede ser acreedora de intereses.
• Existe el riesgo de que la deuda no se pague.
• Se regula por la NIF C.-3.

Te recomendamos leer nuestro blog: ¿Qué son las cuentas por cobrar?

5 Estrategias para una correcta administración de cuentas por cobrar

Una estrategia confiable y efectiva para la administración de cuentas por cobrar no es solamente pensar en el proceso general. Requiere establecer plazos, condiciones y herramientas adecuadas. 

Te compartimos 5 estrategias para mejorar tu administración de cuentas por cobrar.

Crea políticas de crédito bien estructuradas

Antes de establecer y aceptar las compras a crédito, establece un manual de compras a crédito, donde incluyas:

• Datos generales del comprador.
• Requisitos para otorgar el crédito.
• Límites de crédito por tipo de cliente.
• Plazos de pago (15 – 60 días, depende de la cantidad y tipo de cliente).
• Condiciones para suspender o retirar el crédito.
• Sanciones por incumplir el pago.
• Tasa de interés por crédito otorgado.

Estas políticas deben mencionarse al cliente desde el primer contacto y establecer un contrato de crédito firmado por ambas partes, para respaldo y protección en caso de cualquier inconveniente.

¿Cómo crear una política de cobranza efectiva?

Realiza un análisis de riesgo por cliente

No todos los clientes son iguales; algunos pagan a tiempo y otros pueden tener el riesgo de no cumplir los plazos establecidos. Es por eso que debes realizar un análisis de riesgo crediticio antes de autorizar el crédito a un cliente. Puedes ayudarte de:

• Empresas que se dedican a realizar análisis de riesgos.
• Consultar su historial crediticio.
• Estados de cuenta.
• Consultar el buró de crédito comercial.
• Cantidad monetaria a financiar.

Realizar una correcta evaluación de clientes puede resultar en el pago a tiempo y sin inconvenientes de tus operaciones o, por el contrario, una mala evaluación puede devenir en cuentas incobrables que afecten tu liquidez y tus finanzas empresariales.

Automatiza alertas y seguimiento a cuentas vencidas

Uno de los errores más comunes en la administración de cuentas por cobrar es dejar pasar las fechas de pago por falta de seguimiento. Para evitarlo, puedes utilizar las siguientes alternativas:

• Un sistema que te ayude a automatizar alertas de cobro, como docDigitales Pymes, que envía recordatorios de pago automáticos (antes y después de la fecha vencida).
• Establecer sanciones por pago tardío.
• Mantener un registro actualizado de tus clientes a crédito (en docDigitales Pymes también lo puedes hacer).

Al tener toda la información centralizada en un software de gestión para Pymes podrás tomar acción al detectar que un cliente tiene un retraso de pago.

Establece incentivos y penalizaciones de pago

Otra buena estrategia de gestión y cobranza implica “premiar” a los clientes que realizan sus pagos de manera anticipada o a tiempo.

• Puedes aplicar descuentos por pronto pago para incentivar y recuperar el efectivo de manera rápida (por ejemplo, 5% de descuento si pagas antes de los 15 días).
• En caso contrario, si el cliente se encuentra retrasado en su pago, puedes aplicar intereses moratorios. Una práctica respaldada en el código de comercio, siempre y cuando el cliente haya sido avisado con anticipación.

Esto no solamente te ayuda a mejorar el sistema de cobro de tus clientes, también permite educar al cliente y convertir el crédito en efectivo más rápido.

Apóyate de un sistema de gestión empresarial

Una administración eficiente de cuentas por cobrar requiere más que una simple hoja de cálculo de Excel. Es necesario una herramienta que conecte todas las áreas de operación. Utilizar docDigitales Pymes te facilita este trabajo con funciones como:

• Generar facturas electrónicas.
• Automatizar los recordatorios de pago.
• Aceptar pagos en línea.
• Vincular ventas, inventarios y cuentas por cobrar en un solo espacio.
• Registrar a tus clientes y revisar su historial de compras y pagos.

Con docDigitales Pymes, puedes visualizar de mejor manera como está tu administración de cuentas por cobrar y tus finanzas, ahorrando tiempo y esfuerzo que puedes convertir en la expansión de tu negocio.

*Prueba gratis por 30 días