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Etiqueta: Fácil

  • Edita o elimina prospectos

    Edita la información de un prospecto

    1. Ingresa al listado de Prospectos desde Contactos > Prospectos.
    1. Localiza al prospecto que quieres editar.  
    2. Da clic en el icono del lápiz para ingresar en el formulario de edición.
    1. Actualiza los campos que sean necesarios.
    2. Cuando finalices la edición, da clic en el botón Guardar Prospecto. 
    3. Se mostrará la notificación de confirmación: Cambios guardados con éxito.

    Elimina prospectos

    1. Ingresa al listado de Prospectos desde Contactos > Prospectos.
    1. Ubica la casilla de selección que se encuentra en la parte izquierda de cada fila.
    2. Selecciona la casilla del prospecto que desees. También puedes realizar esta acción de forma múltiple utilizando la opción de multiselección.
    1. Haz clic en el botón Eliminar, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
    2. Se abrirá un pop – up para confirmar la eliminación, da clic en Eliminar Prospecto.
    3. Se confirmará la acción mostrando la notificación: Prospecto eliminado con éxito.

    *Considera que una vez que elimines el prospecto no habrá manera de recuperarlo dentro del sistema.

  • Agrega un nuevo prospecto

    Puedes registrar prospectos en tu cuenta de forma rápida y sencilla. Esto te permite construir una base de datos organizada con su información de contacto y dar seguimiento a cada uno según su etapa dentro del proceso comercial.

    1. Ingresa desde Contactos > Prospectos.
    2. Da clic en el botón + Nuevo Prospecto, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
    1. Completa el formulario con la información correspondiente al prospecto que deseas registrar:

    Datos del Prospecto

    • Nombre o Razón Social: Nombre legal del cliente o nombre con el que se le conoce comúnmente en el mercado.
    • Asignado a: Selecciona del listado al colaborador encargado de realizar la gestión comercial con este prospecto. Este campo estará disponible solamente si tu usuario tiene acceso completo al módulo de Contactos.
    • Estado: Selecciona del listado la etapa del proceso comercial en la que se encuentra tu prospecto:
      • Nuevo.
      • Intento de contacto. 
      • Contactado.
      • Calificado.
      • No Calificado.

    *Consulta el manual Gestiona los estados de los prospectos para personalizar los estados de la etapa comercial de los prospectos que registres. 

    • Nota Interna: Es un campo de texto libre para que ingreses información adicional o relevante, por ejemplo, bitácora y comentarios de llamada o información necesaria para la cotización.

    Contacto

    • Nombre: Nombre de la persona con la que mantienes la relación comercial directamente.
    • Teléfono: Número de teléfono de contacto con la empresa prospecto.
    • Correo electrónico: Email para comunicación y envío de documentos administrativos.
    1. Finaliza el guardado haciendo clic en Guardar Prospecto. 
    1. El sistema validará que todos los campos obligatorios contengan información. En caso de detectar algún error, este se mostrará dentro del campo en color rojo.
    2. Se confirmará el guardado con la notificación: Prospecto creado con éxito.

  • Acciones de la sección de clientes

    1. Accede desde el menú lateral izquierdo Contactos > Clientes.
    2. Se desplegará la pantalla de listado de clientes.

    + Nuevo Cliente 

    Permite agregar un nuevo cliente en el sistema. Conoce más sobre cómo registrar un cliente.

    Pestañas de acciones

    • Listado de Clientes: Te muestra el listado completo de tus clientes con su información básica. Si deseas ver la información completa de un registro, solo da clic sobre el nombre y se abrirá la pantalla de Detalle de Cliente.
    • Asignación de staff: Dentro de esta pestaña puedes asignar clientes a los distintos colaboradores de tu equipo. 
    • Importar Clientes: Si ya cuentas con una base de datos de clientes previa, puedes importarlos masivamente por medio de una plantilla de excel.

    Buscar

    La función de búsqueda en la parte superior permite encontrar clientes más rápidamente.

    1. Da clic en la opción Buscar.
    2. Se abrirá un menú desplegable. Ingresa los criterios de búsqueda que consideres necesarios:
      • Razón Social.
      • Nombre Comercial.
      • RFC.
      • Contacto .
      • Tarifa.  
      • Asignado a.
    1. Para realizar la búsqueda, haz clic en el botón Buscar. Se mostrarán los resultados que coincidan con los campos de búsqueda.
    2. Si deseas hacer una nueva búsqueda, haz clic en Limpiar Campos y repite el proceso anterior.
    3. Para cerrar el panel de búsqueda haz clic en el botón Cancelar.

    Panel de acciones administrativas

    Desde esta sección puedes emitir distintos documentos administrativos para cualquier cliente que se encuentre en el listado.

    • Exportar Excel: Exporta todo el listado de clientes convertido a un archivo de hoja de cálculo en formato .xlsx
    • Nuevo Trato: Selecciona un cliente del listado y da clic en este botón para generar un Nuevo Trato.
    • Agendar Seguimiento: Selecciona un cliente del listado y da clic en este botón para generar un Nuevo Seguimiento
    • Nueva Factura: Selecciona un cliente del listado y da clic en este botón para generar una Nueva Factura relacionada con este cliente.
    • Nueva Nota de Venta: Selecciona un cliente del listado y da clic en este botón para generar una Nueva Nota de Venta relacionada con este cliente.
    • Eliminar: Si seleccionas a uno o varios clientes podrás eliminarlos al dar clic en este botón.

    Listado de clientes

    Muestra el listado completo de los clientes que tienes registrados en el sistema, en conjunto con información básica y relevante.

    • Cliente: Muestra la razón social de tu cliente.
    • RFC: RFC de tu cliente.
    • Contacto: Nombre de la persona con la que mantienes la relación comercial directamente.
    • Tarifa: Si asignaste alguna tarifa especial, se mostrará en este campo. En caso de que no tenga tarifa asignada aparecerá un guión.
    • Asignado a: Nombre del colaborador de tu equipo asignado para llevar la relación con este cliente.

    Pestañas de clientes activos y eliminados

    • Activos: Clientes que tienes activos dentro del sistema y se muestran en la lista principal.
    • Eliminados: Clientes que has eliminado de tu lista principal.

    *Consulta nuestro manual de gestión de clientes para eliminar o recuperarlos.

  • Gestiona la documentación de tu cliente

    En docDigitales puedes subir, consultar, descargar o eliminar documentos relacionados con tus clientes. Esta función te permite centralizar toda la información para la gestión comercial como: hojas de cálculo, PDF, imágenes, videos, bitácoras de evidencia, etc.

    Adjunta documentos al perfil de tu cliente

    1. Ingresa al listado de clientes desde el menú lateral izquierdo en Contactos > Clientes.
    1. Busca el perfil del cliente al cual le agregaras documentos.
    2. Haz clic sobre su nombre para abrir el Detalle de Cliente.
    1. Haz clic en la pestaña Documentos.
    1. Sube los archivos utilizando cualquiera de estas opciones:
      • Arrastrar y soltar el archivo (drag and drop).
      • Hacer clic en el campo de carga para buscar los archivos desde tu computadora. Puedes subir máximo 5 documentos por carga.
    2. Se mostrará una barra de progreso de carga de los documentos.
    1. Una vez finalizada, el sistema mostrará la notificación: Archivos subidos con éxito.

    Descarga documentos del perfil de tu cliente

    1. Ingresa a la pestaña Documentos dentro del detalle de cliente.
    2. Marca la casilla de selección al inicio de cada fila para elegir el o los documentos que vas a descargar.
    3. Haz clic en el botón Descargar, ubicado debajo del detalle del colaborador asignado.
    1. Los archivos se descargarán de forma automática. Si seleccionas más de un documento, todos se incluirán dentro de un archivo .zip.

    *El nombre del archivo tendrá la siguiente nomenclatura: razón social del cliente + prefijo “documentos” + fecha de descarga.

    Elimina documentos relacionados con tu cliente

    1. Ingresa a la pestaña Documentos dentro del detalle de cliente.
    2. Marca la casilla de selección del o los documentos que vayas a eliminar.
    3. Haz clic en el botón Eliminar, debajo del detalle del colaborador asignado.
    4. Aparecerá un pop – up de confirmación. Haz clic en Eliminar Documentos.
    1. El sistema confirmará la acción mostrando la notificación: Archivos eliminados con éxito.

    *Recuerda que una vez eliminados no habrá manera de recuperarlos.

  • Importa o exporta clientes de manera masiva

    Importa a tus clientes

    Si ya cuentas con una base de datos de tus clientes, puedes realizar la carga masiva de la información por medio de una plantilla Excel. De esta forma, puedes ahorrar tiempo al registrar varios clientes simultáneamente.

    1. Ingresa al Listado de Clientes desde el menú lateral izquierdo dando clic en Contactos > Clientes.
    2. Haz clic en la pestaña Importar Clientes ubicada en la parte superior de la pantalla.
    1. Para descargar la plantilla de importación da clic en Descarga aquí la plantilla base del formato de importación de Excel.
    1. Busca el archivo dentro de tu computadora. Normalmente, puedes encontrarlo dentro de la carpeta descargas.

    Completa la plantilla de importación

    En el archivo encontrarás instrucciones para llenarlo correctamente, es importante que las sigas para completar la importación de forma exitosa. Los campos marcados en color rojo son obligatorios.

    • Nombre o Razón Social: Nombre legal del cliente como aparece en la constancia de situación fiscal.
    • Nombre Comercial: Nombre con el cual es conocida comúnmente la empresa en el mercado.
    • RFC: Deberás colocarlo tal cual aparece en la constancia de situación fiscal. Es una clave alfanumérica de 12 o 13 dígitos que incluye la homoclave. 

    *Ningún RFC puede repetirse, excepto el genérico. Para clientes extranjeros debes utilizar el RFC genérico XEXX010101000.

    • Uso de CFDI: Clave de 3 dígitos según el catálogo del SAT que tu cliente te solicita para el uso de CFDI. Si no conoces la clave, descarga el catálogo desde la misma pantalla dando clic en el texto “Descarga aquí el catálogo de usos”.
    • Régimen Fiscal SAT: Clave de 3 dígitos del régimen fiscal de tu cliente, tal cual aparece en su constancia de situación fiscal.
    • Forma de pago: Clave de 2 dígitos proporcionada por el SAT. Si no la conoces, da clic aquí y descarga el listado de formas de pago.
    • Contacto: Nombre de la persona con la que mantienes la relación comercial dentro de la empresa cliente.
    • Calle: Nombre de la calle donde se encuentra el domicilio fiscal de tu cliente.
    • No Exterior: Número exterior de la dirección fiscal.
    • No Interior: Número interior (solamente si aplica). 
    • Colonia: Colonia en donde se encuentra el domicilio según su registro ante el SAT.
    • Ciudad: Escribe la ciudad del domicilio fiscal.
    • Referencia: Información adicional para poder localizar el domicilio físicamente, por ejemplo, color de fachada o clave de acceso para ingresar.
    • Estado: Estado donde se encuentra la empresa de tu cliente.
    • País: País dónde se encuentra operando la empresa (del domicilio fiscal).
    • Código Postal: Código postal a 5 dígitos. Si inicia con cero, escribe solo los últimos 4 dígitos y el sistema agrega el cero automáticamente al principio.
    • Teléfono: Ingresa el número telefónico de la persona de contacto.
    • Email: Correo electrónico para comunicación y envío de documentos.
    1. Una vez finalizado el llenado de la plantilla, sube el archivo. Lo puedes realizar de 2 maneras distintas:
      • Drag and Drop: Arrastra el archivo desde su ubicación en tu dispositivo hasta el campo de importación del sistema.
      • Buscar archivo: Da clic dentro del campo de importación y selecciona el archivo desde la ubicación en tu computadora y confirma la carga.
    1. Se mostrará una barra de progreso mientras el archivo se importa. Cuando llegue al 100%, el sistema notificará que la carga finalizó.

    *Nota: Mientras se realiza la carga de importación no es posible realizar otras actividades simultáneamente dentro del sistema ya que puede ser motivo de error de carga.

    Gestiona los errores de importación

    Si hay errores en el archivo, el sistema generará un reporte con el detalle de los registros rechazados y el motivo.

    1. Descarga el reporte de errores haciendo clic en el texto “Descargar reporte de errores ocurridos durante el proceso”.
    2. Corrige la información en la plantilla madre según las indicaciones del reporte de errores.
    3. Sube nuevamente el archivo siguiendo el proceso anterior.
    4. Si la importación finaliza correctamente, aparecerá una notificación con la siguiente leyenda: “La importación ha finalizado”. 
    5. Si surgen nuevos errores, se generará un nuevo reporte y es necesario una corrección adicional.

    Exporta a tus clientes

    El sistema también te permite exportar el listado de tus clientes por medio de una hoja de cálculo en formato .xslx para facilitar la gestión y el respaldo de la información.

    1. Ingresa al menú Contactos > Clientes desde el menú lateral izquierdo.
    2. Se abrirá el Listado de Clientes.
    3. Localiza el panel de acciones ubicado en la parte superior derecha.
    4. Haz clic en la función Exportar Excel.
    5. El archivo se descargará automáticamente en tu computadora, generalmente en la carpeta de descargas. Se guardará con la siguiente nomenclatura: “Clientes_añomesdía.csv”. Ejemplo: Prospectos_20250710.csv 

    *Si deseas exportar solamente a ciertos clientes, selecciona uno por uno marcando la casilla que aparece al inicio de cada fila y luego inicia el proceso de exportación.

  • Edita, elimina y restaura clientes

    Si requieres actualizar la información de un cliente ya existente porque hubo cambios en su nombre, RFC, contacto, o cualquier otro dato relevante, sigue estos pasos:

    Edita el perfil de un cliente

    1. Ingresa desde Contactos > Clientes.
    2. Se abrirá el Listado de Clientes.
    1. Localiza al cliente para editar su información. Puedes utilizar la función de Buscar para encontrarlo más rápido.
    2. Da clic en el icono de editar (lápiz) ubicado en la parte final de la fila.
    1. Se abrirá el formulario del cliente con toda la información registrada previamente.
    1. Actualiza la información que sea necesaria.
    2. Cuando termines, desliza hasta la parte inferior de la pantalla y da clic en el botón Guardar Cliente.

    *Si el dato que vas a modificar es la razón social o el régimen fiscal, debe ser ingresado como aparece en la constancia de situación fiscal de tu cliente.

    Elimina clientes de tu listado

    1. Ingresa al Listado de Clientes desde el menú lateral izquierdo Contactos > Clientes.
    1. Ubica la casilla de selección que se encuentra a la izquierda de cada fila.
    2. Selecciona la casilla correspondiente (también puedes realizar esta acción con varios contactos usando la multiselección).
    3. Haz clic en el botón Eliminar, ubicado en la parte superior derecha de la lista.
    4. Se abrirá un pop – up de confirmación. Da clic en Aceptar para confirmar la acción.
    5. Al eliminar el cliente, el sistema mostrará la notificación de confirmación: Cliente eliminado con éxito.

    *Considera que una vez eliminado el cliente, ya no podrás relacionarlo en documentos nuevos como Tratos, Seguimientos, Facturas, Notas de venta o Cotizaciones.

    Elimina clientes de forma permanente

    Los clientes borrados dejan de aparecer en el listado general y pasan a la pestaña de Eliminados, ubicada en la parte inferior de la pantalla.

    Puedes borrar definitivamente estos registros, siempre y cuando sus tratos relacionados se encuentren Cerrados.

    1. Dentro del Listado de Clientes, ingresa a la pestaña Eliminados ubicada en la parte inferior de la pantalla.
    1. Marca la casilla del cliente o los clientes que deseas eliminar de forma permanente.
    2. Haz clic en Eliminar, en la parte superior derecha de la pantalla.
    3. Se mostrará un mensaje de confirmación, da clic en Aceptar.
    4. Se mostrará la notificación de confirmación: Cliente eliminado con éxito.

    Nota: Al eliminar el cliente de forma permanente se borrarán también los tratos y seguimientos asignados al mismo y no habrá manera de recuperarlos.

    Restaura clientes eliminados

    1. Ingresa a la pestaña Eliminados.
    1. Marca la casilla del cliente o los clientes que deseas restaurar.
    2. Da clic en la opción Restaurar ubicada en la parte superior derecha de la pantalla.
    3. Aparecerá un mensaje de confirmación, da clic en Aceptar.
    4. Se confirmará la acción mostrando la notificación: Cliente restaurado con éxito.

    *El o los clientes que hayas restaurado se encontrarán nuevamente dentro del Listado de Clientes activos y aparecerán en las primeras posiciones de la lista.

  • Glosario de Contactos

    A

    Acción: Actividad o tarea específica que se realiza para dar seguimiento o avanzar a un Trato comercial.

    Archivos adjuntos: Documentos que se cargan al sistema para complementar la información de un contacto.

    Asignado a: Persona o colaborador responsable de gestionar o dar seguimiento a un proveedor, cliente o prospecto dentro del sistema.

    Asignación de Staff: Proceso mediante el cual se asigna un colaborador para atender o gestionar a un proveedor, cliente o prospecto.

    B

    Banco: Entidad financiera donde existen cuentas para hacer movimientos bancarios como cobros o pagos.

    C

    Catálogo de usos del SAT: Listado oficial por parte del SAT de los diferentes usos que se le pueden dar a un Comprobante Fiscal Digital CFDI.

    Cliente: Persona física o moral con la que se ha cerrado una relación comercial formal para la compra de productos o servicios.

    Condiciones de pago: Acuerdo establecido sobre cómo y cuándo se realizarán los pagos de los bienes o servicios adquiridos.

    Contacto: Registro individual que contiene toda la información detallada de una persona o empresa con quien se tiene relación comercial.

    Convertir a cliente: Acción de cambiar el estado de un prospecto a cliente, una vez formalizada la relación comercial.

    Cotización: Documento que describe la actividad, costos, términos y condiciones para un prospecto antes de cerrar un Trato.

    Correo electrónico: Medio de contacto digital a través del e-mail.

    Cuenta Gastos: Cuenta contable donde se registran los gastos operativos relacionados con el negocio.

    Cuenta provisión: Cuenta contable o reserva de dinero destinado para los gastos probables futuros.

    D

    Datos CFDI: Información fiscal que debe contener un Comprobante Fiscal Digital para cumplir con los requisitos del SAT.

    Detalle de Cliente: Información específica sobre un cliente, incluyendo historial comercial, datos fiscales y de contacto.

    Detalle de Prospecto: Información completa sobre un prospecto, incluyendo estado y colaborador asignado.

    Detalle de Proveedor: Información completa sobre un proveedor, incluyendo sus datos fiscales, productos o servicios ofrecidos y condiciones de la relación comercial.

    Días de crédito: Número de días otorgados para realizar el pago de la compra de un producto o servicio.

    Dirección fiscal: Domicilio registrado ante el SAT que se utiliza para efectos fiscales y legales.

    Documento: Archivo relacionado con una operación comercial o fiscal, por ejemplo, factura, cotización, nota de venta u orden de compra.

    E

    Estado del prospecto: Etapa en la que se encuentra el prospecto dentro del proceso comercial (Calificado, No calificado, Contactado, etc.).

    F

    Factura: Comprobante fiscal que acredita la venta de un producto o servicio cumpliendo con los requisitos del SAT.

    Forma de pago: Método con el que se realiza el pago de un producto o servicio.

    I

    Importación: Proceso de cargar datos externos al sistema de docDigitales para su gestión.

    Importar proveedores o clientes: Función para subir mediante un archivo o plantilla el listado externo de tus proveedores o clientes.

    Intento de contacto: Acción de contactar a un prospecto sin obtener respuesta.

    L

    Listado de proveedores: Conjunto organizado de todos los proveedores registrados en el sistema.

    Límite de crédito: Monto máximo monetario autorizado para que un cliente pueda realizar una compra a crédito.

    Lugar de Jurisdicción: Territorio o área geográfica donde un tribunal o autoridad tiene el poder legal para aplicar la ley.

    N

    No. Ex.: Número exterior de la dirección fiscal o comercial.

    No. Int.: Número interior de la dirección fiscal o comercial.

    Nombre: Denominación legal o personal de un contacto, cliente, proveedor o prospecto.

    Nombre comercial: Nombre con el que una empresa o persona es conocida en el mercado comercial.

    Nombre del extranjero: Identificación de un contacto o proveedor extranjero sin registro de RFC en México.

    Nota de venta: Documento que detalla la venta de un producto o servicio sin ser un comprobante fiscal.

    Nota Interna: Campo destinado a registrar comentarios adicionales sobre un contacto.

    Nuevo Prospecto: Registro nuevo dentro del sistema para dar seguimiento a un posible cliente que aún no ha sido calificado.

    Número de cuenta: Identificador numérico único y personal asignado por el banco para realizar movimientos financieros.

    Número ID fiscal: Clave de identificación fiscal de un contacto o empresa.

    O

    Orden de compra: Documento formal para solicitar productos o servicios a un proveedor, especificando cantidades, productos y condiciones de pago.

    P

    Plantilla base: Archivo estructurado que sirve como guía para capturar y cargar datos masivamente al sistema.

    Prospecto: Persona o empresa interesada en los productos o servicios, pero que aún no es cliente formal.

    Prospecto Calificado: Prospecto que cumple con los requisitos para ser cliente potencial y está en proceso de cierre comercial.

    Prospecto Contactado: Prospecto con el que ya se estableció comunicación, pero que aún no avanza al cierre del trato.

    Prospecto No Calificado: Prospecto que no cumple con los requisitos para convertirse en cliente.

    Puesto: Cargo o función que desempeña el contacto dentro de la empresa.

    R

    Razón Social: Nombre legal registrado en el SAT de una persona física o moral.

    Recordatorio de pago: Alertas automáticas para notificar a tus clientes sobre pagos pendientes o próximos a vencer.

    Régimen fiscal: Clasificación fiscal registrada ante el SAT de la persona física o moral.

    Relación comercial: Vínculo formal entre dos partes para la venta de productos o servicios.

    RFC: Registro Federal de Contribuyentes, clave única para identificar a las personas físicas o morales ante el SAT.

    RFC Banco: Clave fiscal que identifica al banco para efectos fiscales.

    S

    Seguimiento: Proceso de atención y comunicación con clientes o prospectos para poder formalizar la relación comercial.

    Sitio Web: Dirección digital o URL.

    Staff: Equipo de colaboradores registrados en el sistema que son asignados para gestionar contactos, prospectos, seguimientos o tratos.

    T

    Tarifa: Precio asignado a productos o servicios para los clientes.

    Tarifa predeterminada: Precio base asignado a un contacto o tipo de operación.

    Tax ID: Número de identificación fiscal utilizado por personas físicas o morales extranjeras, equivalente al RFC mexicano.

    Teléfono: Número telefónico registrado para contacto directo.

    Tipo de operación: Clasificación que define la naturaleza de la relación comercial o transacción.

    Tipo de tercero: Categoría que identifica el tipo de contacto.

    Trato: Oportunidad de venta.

    U

    Uso de CFDI: Finalidad con la que se utiliza un comprobante fiscal digital según la normativa del SAT.

    Z

    Zona fiscal: Área geográfica que limita la aplicación de normas fiscales para efectos de facturación o registros contables.

  • Acciones disponibles para seguimientos

    Con el calendario de Seguimientos de docDigitales puedes consultar, filtrar y gestionar todas las actividades programadas que te han sido asignadas.

    Si tienes un rol de líder en el equipo comercial, también podrás visualizar y dar seguimiento a las actividades de todos los integrantes de tu equipo.

    1. Accede desde CRM > Seguimientos.
    2. Se abrirá la pantalla del Calendario con distintas funcionalidades.

    Calendario con seguimientos: 

    1. Visualiza el mes en curso con los Seguimientos agrupados por día.
    • Cada día se muestran hasta tres seguimientos en vista previa. Si existen más seguimientos registrados aparecerá la leyenda “+ X seguimientos”. Al hacer clic, se desplegará el listado completo.
    • Cada Seguimiento cuenta con un ícono y color específico para identificarlo:

    Para consultar el detalle completo del seguimiento, haz clic sobre él y se abrirá una nueva ventana con toda la información.

    Panel de filtrado

    1. Puedes aplicar distintos filtros para encontrar seguimientos específicos. Los filtros se presentan en formato de lista de selección, y puedes seleccionar tantos como sean necesarios.

    Nota: También puedes realizar esta búsqueda directamente desde la pantalla de listado.

    Fecha del calendario

    1. Puedes desplazarte entre meses y años para consultar seguimientos anteriores o programados en el futuro. Utiliza el menú desplegable para seleccionar el mes o año deseado y el calendario se actualizará de manera automática al mes o año asignado.

    Botón de Nuevo Seguimiento

    1. Desde el calendario, puedes crear un nuevo seguimiento haciendo clic en el botón + Nuevo Seguimiento, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

  • Busca o filtra entre seguimientos

    En el módulo de seguimientos de docDigitales puedes localizar información de forma rápida utilizando las funciones de búsqueda o filtrado. 

    Buscar un seguimiento

    1. Accede al menú lateral izquierdo y selecciona CRM > Seguimientos.
    2. Ingresa a la pestaña Listado.
    1. Haz clic en el botón Buscar, ubicado en la parte superior de la lista.
    2. Se desplegará un formulario con los siguientes campos.

    *Ningún campo de búsqueda es obligatorio, puedes utilizar los que consideres necesarios.

    • Título: Ingresa el nombre que le asignaste al seguimiento al momento de crearlo.
    • Clave de seguimiento: Escribe la clave que se asignó al momento de crear el seguimiento, cuenta con el siguiente formato “SEG-XXX”. La numeración es consecutiva.
    • Cliente o Prospecto: Escribe el nombre del cliente o prospecto vinculado al seguimiento.
    • Tratos: Selecciona el Trato para consultar sus seguimientos. Solo es posible seleccionar un Trato.
    • Fecha de inicio: Consulta entre un rango de fechas del inicio del seguimiento.
    • Fecha de fin: Busca entre un rango de fechas del cierre o fin del seguimiento.
    1. Haz clic en Buscar para mostrar los resultados que coincidan con los criterios ingreados.

    Nota: Si deseas realizar una nueva búsqueda, utiliza el botón Limpiar campos, o selecciona Cancelar para salir del formulario.

    Filtrar seguimientos

    También puedes aplicar filtros para consultar únicamente los seguimientos que sean de tu interés.

    1. Accede al listado de Seguimientos.
    1. En el panel de búsqueda, localiza las opciones de filtrado.
    1. Selecciona los filtros necesarios para tu búsqueda.
    • Asignado a: Te permite filtrar los seguimientos por uno o varios colaboradores asignados.
    • Prioridad: Filtra por nivel de urgencia:
      • Sin prioridad
      • Alta
      • Media
      • Baja
    • Estado: Selecciona el estado del seguimiento:
      • Pendiente
      • En curso 
      • Finalizado
    • Acción: Filtra por tipo de acción del seguimiento:
      • Reunión
      • Llamada 
      • Correo electrónico
      • Actividad
    1. Conforme vayas aplicando los filtros, el sistema actualizará el listado automáticamente para mostrarte los seguimientos correspondientes.

    Nota: Para reiniciar el filtrado de seguimientos es necesario que deselecciones los filtros o inicies sesión nuevamente.

    Consejos en la búsqueda de seguimientos

    • Utiliza palabras clave en los campos de búsqueda para localizar el seguimiento con rapidez.
    • Combina filtros de prioridad con rangos de fechas para identificar seguimientos urgentes.
    • Si tienes un alto volumen de seguimientos, haz revisiones periódicas para mantener actualizada toda la información.

  • Modifica el estado de los seguimientos

    Mantén el control de tus actividades actualizando el estado de cada Seguimiento conforme el avance de las tareas.

    Estados de seguimiento en docDigitales.

    El sistema cuenta con 3 estados de seguimiento predeterminados.

    • Pendiente: Seguimiento que se ha creado, pero aún no ha iniciado.
    • En curso: Seguimiento que se encuentra activo y con tareas en curso. 
    • Finalizado: La tarea ha finalizado y ya no requiere de mayor actividad.

    Cambia de estado un seguimiento.

    Al momento de crear un Nuevo Seguimiento en el sistema, su estado se define automáticamente como Pendiente y puedes actualizarlo de 2 maneras distintas.

    Desde el listado de seguimientos

    1. Accede al listado de seguimientos desde el menú CRM > Seguimientos.
    2. Haz clic en la pestaña Listado.
    1. Localiza el seguimiento que deseas actualizar. Encontrarás su estado al final de la fila.
    1. Haz clic sobre el botón del Estado.
    2. Selecciona la nueva opción de estado: En curso o Finalizado.
    3. Se actualizará automáticamente conforme a la nueva selección.

    Desde el detalle de seguimiento

    1. Ingresa al detalle del seguimiento que deseas cambias. Puedes hacerlo desde el calendario o directamente desde el trato asociado
    1. Se abrirá una pantalla con toda la información del Seguimiento.
    2. Haz clic en el botón del Estado.
    1. Selecciona el nuevo estado: En curso o Finalizado.

    Recomendaciones para una gestión eficiente de Seguimientos

    • Modifica el estado en cuanto avances con la actividad para mantener la información actualizada.
    • Identifica los seguimientos con mayor prioridad o urgencia y asegúrate de moverlos a En curso para no afectar el cumplimiento de tu trato.
    • Si un seguimiento cambia de estado y afecta a otros colaboradores, informa al equipo.