Requisición, orden y recepción de compra: fases del proceso de compra

En el proceso de compras de una empresa, existen tres documentos fundamentales para una gestión ordenada: la requisición de compra, la orden de compra y la recepción de compra. Cada uno cumple una función específica dentro del flujo: solicitar, autorizar y confirmar la adquisición de productos o servicios.

En esta guía, explicaremos en qué consiste cada uno, cuáles son sus elementos clave y cómo se diferencian, para que puedas optimizar tu proceso de abastecimiento y llevar un mejor control de tus compras.

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¿Qué es la requisición de compra?

La requisición de compra es el primer paso en el proceso de adquisición de productos dentro de una empresa. Se refiere a un documento interno que realiza un departamento interno (producción, ventas o almacén) y que envía al área de compras con el objetivo de solicitar materiales, productos o servicios necesarios para la operación. 

Elementos de una requisición de compra

• Datos del solicitante: Nombre del colaborador, área y responsable del área.
• Folio de requisición: Número interno consecutivo para el seguimiento y  control.
• Fecha de elaboración: Fecha en la que se realiza la solicitud.
• Descripción detallada de los productos solicitados: Nombre del producto, especificaciones, cantidad solicitada y descripción del producto solicitado.
• Justificación de la compra: Motivo por el cual se solicitan los productos.
• Fecha requerida de entrega: Fecha en la que se requiere la entrega del producto.
• Autorizaciones: Firma del gerente de área o personal de compras.

Ejemplo: Se está por inaugurar una nueva oficina corporativa de una empresa y es necesario comprar los materiales administrativos faltantes para equiparla. 

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¿Qué es la orden de compra?

La orden de compra es el paso siguiente en el proceso de gestión de compras y es un documento formal emitido directamente por el área de compras hacia un proveedor externo para solicitar la adquisición de bienes o servicios. Al emitirla, se adquiere un compromiso legal y administrativo ya que especifica las condiciones pactadas para la compra, como: precio, cantidad, plazos y términos de entrega. 

Elementos de la orden de compra

• Datos del comprador: Nombre, dirección y datos fiscales del comprador.
• Datos del proveedor: Nombre, dirección y datos fiscales del vendedor.
• Número de orden de compra: Código que identifica a la orden para su seguimiento.
• Fecha de emisión: Día en el que es generada la orden de compra.
• Descripción del producto o servicio: Detalle claro y específico de lo que se solicita (cantidades, características, producto, etc).
• Precio unitario y total: Costo por producto y el importe final de la orden.
• Condiciones de pago: Crédito o contado y términos acordados para realizar el pago.
• Términos y condiciones: Condiciones para penalizaciones, garantías o devoluciones.
• Fecha de entrega: Día que se realizará la entrega de los productos.
• Lugar de entrega: Dirección donde se realizará la entrega.
• Firma de autorización: Firma del responsable del área que aprueba la orden de compra. 

Ejemplo: Solicitud de compra hacia el proveedor para equipar las nuevas oficinas.

La orden de compra está directamente relacionada con la requisición de compra, ya que representa la solicitud formal enviada al proveedor para adquirir los productos previamente requeridos en la requisición.

¿Qué es la recepción de compra?

La recepción de compra es la fase final del proceso de compra. Es la etapa en la que el proveedor entrega la mercancía solicitada en la orden de compra al área de almacén, misma que debe verificar que lo entregado coincida con lo solicitado.

Este documento registra la entrada física de la mercancía y es un paso necesario e importante para el control óptimo de inventarios.

Elementos de una recepción de compra

• Datos del proveedor: Información fiscal del vendedor.
• Datos del comprador: Información fiscal del comprador.
• Número de folio de recepción: Código único de documento que permite rastrear la operación.
• Referencia a la orden de compra: Número de orden que originó la recepción.
• Fecha y hora de recepción: Fecha y hora de entrega en almacén para control de plazos de entrega,
• Descripción de productos recibidos: Cantidad, características, valor, modelos de los productos recibidos.
• Condición del producto: Estado en el que se recibe el producto (intacto, dañado, con falla o faltante).
• Nombre y firma del receptor: Persona encargada de la recepción de los productos.
• Firma del transportista: Nombre y firma de la persona encargada de la entrega. 
• Observaciones: Notas sobre productos dañados o faltantes detectados.

Ejemplo: Recepción de la orden de compra de los teclados y computadoras para equipar la nueva oficina corporativa,

Finalmente, la recepción de compra se vincula con los documentos anteriores, ya que en esta etapa se confirma que los productos recibidos en el almacén coinciden tanto con lo solicitado en la requisición como con lo acordado en la orden de compra enviada al proveedor.

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Diferencias entre requisición, orden y recepción de compra

Documento	Quien lo emite	Propósito	Relación
Requisición	Área solicitante	Pedir autorización para comprar productos para la operatividad.	Paso 1
Orden	Departamento de compras	Formalizar el pedido con el proveedor.	Paso 2.
Recepción	Área de almacén	Confirmar la entrega contra lo solicitado.	Paso 3.

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Errores comunes al emitir una requisición, órden y recepción de compra

• Falta de autorización de la compra, extendiéndose del presupuesto empresarial y ocasionando gastos desconocidos.
• Datos incompletos en la orden de compra que pueden ocasionar retrasos en la entrega.
• No conciliar la recepción contra la orden de compra, lo que genera una discrepancia entre lo solicitado y lo recibido o que se acepten productos en cantidades o modelos erróneos.
• Omitir firmas de autorización. Esto genera dificultad para validar la información o el medio de contacto adecuado.

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