¿Qué es un inventario?

Un inventario es el registro detallado de los productos, materiales, recursos o bienes que una empresa tiene disponibles en un momento determinado. Este registro permite conocer qué artículos tienes, en qué cantidad y cuál es su valor monetario, adicionalmente también puedes conocer ubicación dentro de los almacenes.

Tener un inventario bien administrado y gestionado no solamente es una buena práctica administrativa, sino que es esencial para garantizar la operación continua, evitar pérdidas y mejorar la toma de decisiones en el negocio.

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¿Qué debe incluir un inventario?

Un buen inventario debe contener información clara y completa de cada artículo, como:

Este registro facilita la gestión eficiente de productos, reduce el riesgo de errores y permite anticiparse a problemas como desabasto o sobre stock.

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Importancia de los inventarios

Gestionar correctamente un inventario, impacta directamente en la operatividad, rentabilidad y eficiencia de cualquier empresa. Un inventario bien gestionado permite tomar decisiones informadas que garantizan la rentabilidad del negocio y obtener beneficios como:

• Garantía de disponibilidad de productos: Aseguran que siempre haya productos listos para la venta, lo que evita la pérdida de clientes por falta de stock.
• Garantiza continuidad operativa: Permite cumplir con la demanda en tiempo y forma, reduciendo los cuellos de botella ocasionados por falta de insumos, manteniendo la producción activa sin interrupciones.
• Protección contra imprevistos: El mercado comercial es imperdible, una buena gestión de inventarios actúa como amortiguador frente a imprevistos como:
  • Retrasos en la entrega.
  • Escasez de materias primas.
  • Aumentos repentinos en la demanda.
  • Aumento de costes de producción.
  • Inflación
• Optimización en la producción: Contar con suficiente materia prima y productos en producción evita paro de actividades y pérdidas económicas.
• Reducción de costos y mejora en la rentabilidad: A pesar de que mantener los inventarios abastecidos genera un costo, contar con inventarios bien gestionados genera ahorros de distintas maneras:
  • Descuentos al comprar por mayoreo.
  • Menor gasto de transporte debido a pedidos urgentes.
  • Prevención de interrupciones costosas en producción.
• Facilita la venta: Una correcta administración de inventarios permite ofrecer una amplia variedad de productos con disponibilidad inmediata respondiendo a la demanda del mercado.
• Anticipación de la demanda: En temporalidades altas como festividades o tiempo de rebajas, anticiparse es clave para obtener ganancias altas.
• Facilita la toma de decisiones: Contar con un inventario actualizado, no solamente informa cuantos productos tienes, sino que también ofrece data valiosa para planificar y proyectar el porcentaje de ventas esperado.

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Pasos para una correcta gestión de inventarios

1. Recepción de mercancía: Verifica que los productos recibidos coincidan con la orden de compra en cantidades y producto solicitado.
2. Clasificación: Organiza los artículos por categoría, código o rotación.
3. Almacenamiento: Coloca los productos en su espacio designado dentro del almacén.
4. Registro de movimientos: Documenta entradas y salidas de los productos, para cada movimiento solicita firma de autorización.
5. Control de niveles de stock: Estable las cantidades mínimas y máximas de stock para evitar desabasto o exceso de productos.
6. Recuento físico: Realiza inventarios físicos periódicamente para validar la información registrada digitalmente.
7. Análisis y reporte: Prepara un reporte con las discrepancias entre inventarios y evalúa datos valiosos para detectar tendencias de consumo, ajustar las compras y reducir costos.

Tipos de inventarios por giro empresarial

Dependiendo del tipo de empresa, el inventario puede variar. Aquí hay tres ejemplos comunes:

Inventario en tiendas en línea

En el e-commerce, el inventario representa los productos disponibles para la venta.

Un registro preciso evita que se agote el stock de los artículos más vendidos y asegura una experiencia positiva para los clientes.

Inventario en empresas manufactureras

Incluye materias primas, productos en proceso y productos terminados.

Un control adecuado garantiza que siempre haya recursos para la producción y evita costos innecesarios por almacenamiento.

Inventario en empresas de servicios

En negocios de servicios, el inventario se refiere a equipos, herramientas y suministros necesarios para operar.

Por ejemplo, una empresa de limpieza necesita contar con aspiradoras, productos químicos y utensilios.

Mantener este inventario actualizado evita retrasos y asegura calidad en el servicio.

Buenas prácticas de inventarios

• Usa herramientas que mantengan el orden y el control de tus existencias.
• Organiza tus productos de manera estratégica para mejorar su gestión.
• Realiza inventarios periódicos para mantener la información actualizada y detectar errores a tiempo.
• Ajusta los niveles de stock según la temporada y demanda.
• Mantén una política clara para la gestión de inventarios.
• Analiza los reportes antes de tomar decisiones.