Organización y administración del almacén

La organización y administración del almacén se refiere a dos conceptos distintos que se encuentran relacionados entre sí.

La organización de un almacén se refiere a cómo se dispone del espacio físico para almacenar productos de manera ordenada, optimizando áreas y rutas de trabajo. Por su parte, la administración del almacén consiste en gestionar las operaciones y recursos relacionados con el inventario, asegurando el registro correcto de entradas, salidas y existencias.

En conjunto, la organización proporciona la estructura física y la administración gestiona las operaciones, logrando así un manejo eficiente y productivo del almacén.

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Importancia de la organización y administración de un almacén

Estos conceptos son clave para la eficiencia operativa de cualquier empresa que maneje almacenes e inventarios (sin importar su tamaño). Entre los principales beneficios están:

• Te permite saber la cantidad y ubicación del stock almacenado e incluso te permite conocer la rotación del inventario, optimizando totalmente su gestión.
• Reduce las mermas y ahorra espacios al optimizar la distribución, ahorrando tiempos de búsqueda y costos operativos de los productos almacenados.
• Un almacén bien gestionado permite encontrar los productos rápidamente, aumentando la productividad del mismo.
• Cuando un stock está bien almacenado, se cumplen con los tiempos de entrega y se evita la entrega del producto equivocado, el cliente se mantiene satisfecho con un nivel de experiencia óptimo.

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Elementos clave en la organización de almacén

Para poder distribuir los espacios dentro de los almacenes correctamente se deben de tomar en cuenta los siguientes puntos:

• Espacios
  • Definir zonas de recepción, almacenamiento, empaque y recolección.
  • Pasillos suficientemente amplios para poder maniobrar dentro de ellos.

• Señalética
  • Uso de etiquetas para identificar el área.
  • Códigos internos de almacenamiento.
  • Letreros visibles para indicaciones.
  • Colores asignados para el control de espacios.

• Almacenamiento
  • Estantería.
  • Contenedores según el tipo de producto.
  • Montacargas para acomodo y almacenamiento del producto.

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Elementos clave en la administración de un almacén

Ya que la administración de almacenes se centra en controlar y registrar cada operación del almacén, los aspectos esenciales que se deben considerar son:

• Recepción de mercancías, que incluye la verificación de productos, cantidades y productos a ingresar al almacén.
• Registro continuo de entradas y salidas para el control de stock e inventario, evitando diferencias entre stock físico y stock registrado. 
• Preparación de los pedidos, que incluyen el cumplimiento de las solicitudes de compra, asegurando el producto indicado y empaque seguro para su traslado en tiempo y forma.
• Recolección de los pedidos asegurando la entrega a tiempo con el cliente final.
• Uso de herramientas tecnológicas y digitales para monitorear los productos o envíos en tiempo real.

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Pasos para una correcta organización y administración de almacén

1. Define el objetivo del almacén

• Determina qué tipo de productos se almacenarán, el volumen aproximado y la rotación esperada.
• Identifica si el almacén será para materias primas, productos terminados, insumos o un almacén general.

2. Diseña la distribución

• Organiza el espacio en zonas específicas: recepción, almacenamiento, preparación de pedidos, recolección y despacho.
• Asegura pasillos amplios y una señalización clara para evitar cuellos de botella.
• Toma en cuenta la ergonomía y la seguridad del personal para reducir riesgos laborales.

3. Clasifica y etiqueta los productos

• Agrupa los productos por categoría, tamaño, tipo y frecuencia de uso.
• Implementa un sistema de codificación, como códigos de barras o etiquetas RFID, para garantizar una identificación rápida y precisa.
• Establece reglas para el etiquetado de los productos y asegúrate que tus colaboradores las conozcan.

4. Implementación de un método de rotación

• Utiliza el método PEPS (Primero en entrar, primero en salir) para productos perecederos o de caducidad corta.
• Define rutas claras para la entrada y salida de mercancías, evitando confusión y acumulación de stock innecesaria.

5. Establece un sistema de control de inventarios

• Define procedimientos y normas para registrar entradas, salidas y devoluciones de productos.
• Implementa un software administrativo como docDigitales, que actualice el inventario en tiempo real y emita reportes basados en datos.
• Aplica controles internos de inventario para prevenir pérdidas o robos hormiga.

6. Capacita al personal operativo

• Asegúrate de que todos los colaboradores conozcan los procesos establecidos y cómo utilizar las herramientas tecnológicas o físicas para la administración de inventarios.
• Capacita a tu personal en temas de seguridad, ergonomía y manejo de productos y herramientas, evitando el mal uso de ellas.
• Establece un manual de operación de manejo de inventarios.

7. Monitorea continuamente

• Realiza inventarios físicos periódicos para validar la información registrada en el sistema contra las existencias reales.
• Analiza indicadores clave como rotación, costos operativos, tiempos de preparación de pedidos, nivel de servicio y satisfacción del cliente.
• Implementa mejoras basadas en datos, para optimizar el rendimiento del almacén en temas de espacio y operativos.

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