¿Qué es el método PEPS en la gestión de inventarios?

El método PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) es uno de los sistemas de valuación de inventarios más utilizados. Se basa en el principio de que los primeros productos en entrar al almacén son los primeros en venderse.

También conocido como método FIFO (First In, First Out, por sus siglas en inglés), este sistema calcula el costo de las mercancías vendidas utilizando los precios de compra más antiguos. Su objetivo es dar salida primero a los productos que ingresaron antes al almacén, manteniendo en inventario las existencias más recientes y asegurando una rotación adecuada.

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¿Qué empresas utilizan el método PEPS?

Esta forma de gestión de inventarios es útil para empresas que:

• Comercializan productos perecederos (alimentos, medicinas, químicos, etc.).
• Productos de temporada (moda, regalos de Navidad, etc.).
• Artículos con riesgo de obsolescencia (celulares, widgets, electrodomésticos, etc.).

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Razones para utilizar el método PEPS

El PEPS no solamente es un método de organización de inventarios, sino que aporta un valor estratégico en la operación de las empresas, como:

• Reduce pérdidas por capacidad o vencimiento.
• Cumple con regulaciones sanitarias y de calidad.
• Permite fijar precios competitivos en el mercado.
• Evita acumulación de productos viejos.
• Favorece los procesos lógicos y ordenados dentro de almacenes.
• Optimiza espacios en almacén.
• Disminuye la rotación lenta.

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¿Cómo aplicar el método PEPS en la gestión de inventarios?

1. Registra las entradas con fecha de caducidad y costo unitario

Al registrar las entradas a almacén, identifica los lotes de productos y categoriza el stock por:

• Fecha de recepción en almacén.
• Fecha de caducidad (la más próxima debe salir primero).
• Cantidades de unidades.
• Costo unitario.

2. Organiza los productos por fecha de caducidad

Revisa el inventario e identifica los productos que están más próximos y lejanos a venderse. Con base en esta clasificación organiza:

• La fecha de caducidad más próxima por delante.
• La fecha de caducidad más lejana justo después de los productos más próximos a vencer.

Esto ayudará a priorizar los productos en salida y evitar pérdidas por vencimiento o caducidades.

3. Elimina de tu almacén los productos caducados

Identifica los productos que ya superaron su fecha de caducidad y retirarlos del almacén. Para liberar este stock puedes aplicar estrategias de venta como promociones de 2×1 o regalarlos en compras mayores al ticket promedio.

4. Actualiza el inventario conforme a estos ajustes.

Una vez que hayas organizado el stock conforme a las fechas de vencimiento y hayas retirado los productos caducados, actualiza los registros en el inventario indicando el motivo de cada cambio en el sistema.

5. Al momento de la venta, despacha las unidades más antiguas

Al momento de efectuar una venta, primero da salida a los productos más antiguos y luego calcula el costo de venta conforme a estos lotes.

6. Monitorea tu inventario con un registro de fechas de vencimiento

Mantén un monitoreo constante de tu stock mediante un registro de las fechas de caducidad por lote o producto. Puedes crear alertas para los productos próximos a vencer y planificar promociones para mejorar la rotación.

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Ejemplo de método PEPS

Una tienda de ropa compra y vende camisas. Durante el mes de junio tuvo los siguientes movimientos de inventario:

• Compra de 10 camisas a $100 cada pieza, con un total de $1,000
• Abastecimiento de stock con compra de 15 piezas a $120 con un total de $1,800
• Venta de 20 camisas en $200 por unidad con un total de ventas de $4,000

Según el método PEPS, las primeras unidades que entran al inventario son las primeras que se venden.

Se venden 20 camisas:

• 10 camisas de la primera compra (10 × $100) = $1,000
• 10 camisas de la segunda compra (10 × $120) = $1,200
• Costo de ventas total: $2,200

Inventario final:

Quedan 5 camisas de la segunda compra a $120 con un valor total de $600

Resultado del costo de inventario

• Ventas: $4,000
• Costo de ventas: $2,200
• Utilidad bruta: $1,800
• Inventario final: $600

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Ventajas y desventajas del método PEPS en inventarios

Ventajas

• Evita caducidad y pérdidas por obsolescencia. Al dar salida primero a los productos más antiguos, se reduce el riesgo de desechar mercancía vencida.
• Mejora la liquidez y rotación del inventario ya que se asegura que el stock esté en constante rotación, generando ganancias y evitando la acumulación de stock innecesaria.
• Cumple normativas sanitarias y de calidad al asegurar que los productos mantienen la calidad y asegurando que aún están en tiempo de consumirse.
• Refleja el valor del inventario con costos actuales. Los productos más recientes permanecen dentro del almacén, por lo que el valor contable del inventario es muy cercano al precio real del mercado.
• Sigue un flujo lógico en salidas de inventario simplificando los procesos de gestión de inventarios, auditorías y contabilidad.

Desventajas

• Se puede sobreestimar utilidades en contextos inflacionarios ya que al calcular los costos de venta con precios antiguos las ganancias pueden parecer mayores.
• Al calcular utilidades mayores se incrementa la carga fiscal de la empresa pagando más impuestos de los necesarios.
• Al ser productos perecederos se requiere de un sistema de inventarios muy minucioso y detallado.
• No es ideal para todos los giros. En sectores manufactureros u operativos, el método PEPS puede ser poco funcional.
• Al tener demasiado stock, la clasificación y organización física del inventario demanda mucho tiempo y recursos adicionales ya que cada llegada de stock requiere actualización.