Inventario físico: ¿Qué es y cómo realizarlo?

Se le conoce como inventario físico al proceso de contar, pesar o medir de forma manual todos los productos, materias primas, insumos o mercancía que la empresa posee dentro de sus almacenes. Permite comparar el inventario real contra el inventario registrado, detectando errores de faltantes o sobrantes.

Este proceso es indispensable para mantener un control operativo y financiero saludable, permitiéndote detectar mermas, robos o errores en los registros.

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Beneficios del inventario físico

Llevar a cabo el inventario físico no solamente es un requisito administrativo, sino que también es un mecanismo de control estratégico que te permite:

• Detectar robos, pérdidas, mermas o productos caducados.
• Optimizar la planeación de compras evitando sobre stock.
• Aumentar la eficiencia operativa mejorando el flujo de almacenes.
• Garantizar exactitud en la información de las existencias.

Recuerda que el activo más importante de una empresa son sus productos, ya que son esenciales para mantener la operación y la rentabilidad. De ahí la importancia de un manejo preciso de los inventarios.

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Elementos de un inventario físico 

• Fecha: Se debe de colocar la fecha en la que se realiza el inventario.
• Identificador de producto: Puede ser el SKU o el código de identificación interno.
• Descripción del producto: Descripción de las cualidades del producto.
• Unidad de medida: Indicar si es por unidad de medida, de peso o por unidades.
• Número total de piezas contadas: Cuantas piezas físicas hay dentro del almacén.
• Ubicación del producto: Ubicación física del producto dentro de los almacenes. Ejemplo: Almacén D estante 5 fila 3. Se puede presentar a manera de nomenclatura “D53” como control interno.
• Valor unitario: Costo de cada unidad.
• Valor total: Costo total de las unidades en existencia dentro del almacén.
• Responsable del conteo: Colaborador encargado de realizar el inventario físico.
• Observaciones: Notas adicionales de algún hallazgo al momento de realizar el inventario físico.

Formato de inventario físico

Puedes facilitar el levantamiento del inventario físico con un formato básico. Este se puede adaptar a las necesidades de cada empresa.

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Inventario físico completo

Un inventario físico va mucho más allá de contabilizar productos, debe cubrir:

• Productos terminados.
• Productos en producción.
• Materias primas.
• Productos defectuosos.
• Registro de diferencias entre lo físico y lo registrado en el sistema.

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Tipos de inventarios físicos

Existen distintas maneras de poder realizar los inventarios físicos según la frecuencia y el objetivo.

Tipo de inventario	Descripción	Cuando se realiza	Objetivo
General	Conteo total de todos los bienes de la empresa	Normalmente, se realiza de manera anual	Conciliar las existencias con lo registrado.
Parcial	Recuento de un grupo, categoría o área de almacén específica.	Cuando se requiere un control preciso del área.	Revisar áreas sin parar operaciones.
Periódico	Inventario programado en intervalos regulares.	Mensual, trimestral, semestral, etc. (según necesidades).	Detectar pérdidas o errores y ajustar los registros.
Cíclico	Actualización constante en el sistema debido a los movimientos.	Continuamente durante todo el año.	Mantener la información actualizada en tiempo real.
Por conteo cíclico	Conteo rotativo de productos en distintos periodos.	Durante el año por lotes.	Evitar interrupciones operativas y garantizar exactitud en los registros.
De seguridad	Conteo para confirmar existencias mínimas importantes.	Cuando hay riesgo de robo o faltantes.	Asegurar la continuidad operativa.

El tipo de inventario físico a realizar depende de las necesidades, el giro, el volumen de productos y la capacidad operativa de cada empresa. No existe una regla que limite su uso a un solo tipo; pueden emplearse todos los que sean necesarios.

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Pasos para realizar un inventario físico correctamente

Realizar un inventario físico requiere planeación, precisión, orden y exactitud. Puedes utilizar el siguiente orden para mejores resultados.

1. Planifica fecha y personal responsable

Define cuándo y quién realizará el inventario físico, toma en cuenta los siguientes puntos:

• Prográmalo en temporada baja de actividad para no afectar la operatividad.
• Asigna roles en el equipo: encargado de conteo, supervisores y responsables de registro.
• Notifica a todas las áreas involucradas.

Como recomendación establece un cronograma detallado con horarios, zonas a revisar y responsables de área.

2. Genera un listado actualizado de productos

Antes de comenzar el inventario, prepara el listado con toda la información detallada de los productos a contabilizar:

• Código o SKU de producto.
• Descripción.
• Unidad de medida.
• Ubicación en almacén.

3. Detén entradas y salidas durante el conteo

Para que el inventario físico sea preciso, es indispensable suspender temporalmente el movimiento de mercancía. En caso de no realizarlo, los resultados podrían ser incorrectos por productos que se venden o ingresan durante el conteo.

4. Cuenta físicamente los productos y registra

Es en este momento cuando comienza todo el trabajo operativo, con las siguientes tareas:

• Verifica que cada producto esté en su ubicación correspondiente.
• Cuenta las unidades físicas y regístralas en la hoja asignada.
• Utiliza herramientas como escáneres de código para mayor precisión del conteo.

Si quieres asegurar la cantidad real de los productos de alto valor, realiza el doble conteo para los mismos.

5. Compara contra el inventario registrado

Una vez finalizado el conteo, compara los resultados reales contra los que indica el sistema, de esta manera se podrán detectar: faltantes, sobrantes o productos no registrados en el sistema.

6. Investiga las diferencias encontradas

Si existen diferencias entre el conteo físico y el sistema es necesario investigar las causas, algunas de las más frecuentes son:

• Error de registro.
• Robos.
• Pérdidas por mermas.
• Productos no dados de baja en el sistema.

Documentar estas diferencias es clave para la administración correcta de los inventarios.

7. Ajusta datos en el sistema

Después de validar e investigar las diferencias entre lo real y el registro, realiza los ajustes en tu software de inventarios y si es necesario, también en tu punto de venta para evitar errores en las ventas.

8. Genera un reporte de inventario

Una vez actualizados los inventarios en el sistema, genera un reporte que incluya:

• Observaciones sobre productos dañados, caducados u obsoletos.
• Diferencias encontradas y motivos.
• Valor final del inventario en cantidad monetaria.
• Piezas o productos totales en la empresa.

Este reporte es una pieza esencial para la toma de decisiones en el área financiera y el crecimiento empresarial.