Gestión de almacenes

La gestión de almacenes se refiere al conjunto de procesos que permiten controlar, organizar y administrar todas las operaciones que se realizan dentro de un almacén. Estas actividades abarcan desde la recepción de los productos hasta su salida para la distribución o venta.

El objetivo principal de estas tareas es garantizar un flujo adecuado de mercancías y mantener un control eficiente de los inventarios y almacenes.

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Tareas de la gestión de almacenes

Recepción de mercancías

Es el primer paso de la gestión y consiste en la entrada de los productos al almacén. Durante este proceso se revisa:

• Productos.
• Cantidad.
• Calidad.
• Condiciones físicas.

Con el fin de que todo coincida con lo solicitado en la orden de compra, posteriormente se registra lo recibido con una orden de ingreso. 

Almacenamiento

Se refiere al proceso del acomodo y ubicación de los productos dentro del almacén, considerando distintos criterios como:

• Volumen.
• Peso.
• Rotación dentro del inventario.
• Producto clase A, B o C.
• Condiciones especiales (Ejemplo: temperatura).

Una correcta estrategia de almacenamiento facilita la localización rápida de los productos prioritarios y la categorización adecuada de toda la mercancía.

Control de inventarios

Dentro de este paso se encuentra el seguimiento periódico de las existencias mediante los inventarios físicos o distintos sistemas de control, manteniendo un histórico de stock por producto.

Este control ayuda a reducir pérdidas, prevenir desabastos de productos y mantener la información actualizada en los sistemas de registro.

Preparación de pedidos

Aquí comienza la fase final de la gestión de inventarios, al seleccionar, recolectar y empaquetar los productos solicitados por el cliente ya sea por una venta u orden de compra (también puede suceder por solicitud de áreas internas).

Si se mantiene una estrategia de almacenamiento óptima, este proceso se realiza de manera rápida al ubicar ágilmente los productos dentro de los almacenes y evitando retrasos en los tiempos de entrega.

Despacho y salida de mercancía

Es la última etapa del proceso, donde se verifica que el pedido se encuentre completo, correctamente empacado, listo para ser transportado y entregado al cliente final. Dentro de este paso se debe generar documentación necesaria como:

• Guías de envío.
• Carta Porte.
• Facturas.

Devolución y ajustes

Este paso no siempre es necesario, pero importante, ya que las devoluciones forman parte del flujo logístico y  pueden requerir espacio dentro del almacén. Si no se gestionan y se anticipan adecuadamente, pueden generar desorden y ocupar espacio valioso, por lo que es necesario tener una estrategia de ubicación para estos productos. 

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Tipos de gestión de almacenes

Gestión de almacenes manual

Este método se basa principalmente en los registros físicos o en hojas de cálculo para dar seguimiento al inventario dentro de los almacenes. Es el sistema básico y tradicional utilizado comúnmente por pequeñas empresas con un volumen bajo de productos.

Entre sus ventajas están: 

• Costo realmente bajo o nulo.
• Fácil de implementar en pequeños negocios.
• No se requiere sistemas especializados, más que hojas o archivos básicos digitales.

Las principales desventajas son:

• Puede ser propenso a errores humanos.
• Es un proceso lento.
• No es recomendable para empresas con gran volumen de inventario o que están buscando crecer.

Gestión de almacenes digital especializada

Con este método se lleva un registro manual y se complementa con sistemas especializados como docDigitales, que facilitan un control mucho más preciso de las operaciones en los almacenes y los movimientos del stock. Al utilizar una plataforma especializada, es posible consolidar una base de datos completa del catálogo de productos y todas las acciones realizadas, lo que permite generar reportes detallados y obtener información valiosa para la toma de decisiones estratégicas.

Entre sus ventajas están:

• Menor riesgo de errores humanos.
• Mejor visibilidad sobre el inventario y productos.
• Ahorro de tiempo en actualización de datos.
• Profesionalización y crecimiento del negocio. 
• Información en tiempo real para la toma de decisiones.

Sus principales desventajas son:

• Depende de una conexión Wi-fi.

Gestión de almacenes automatizada

Este proceso requiere el uso de un Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) un software totalmente especializado en las operaciones de un almacén en tiempo real, con actualizaciones automáticas del inventario e integraciones con algoritmos para rastrear la ubicación del producto.

Entre sus ventajas están:

• Control completo del almacén.
• Reducción de errores a gran escala.
• Procesos rápidos, automatizados y eficientes.

Sus desventajas son:

• Inversión inicial alta.
• Requiere personal altamente capacitado.
• Están diseñados para las necesidades de empresas de gran tamaño. 
• Requiere de un apoyo o soporte técnico constante.

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¿Cómo gestionar tus almacenes en docDigitales?

Desde el módulo de Inventarios, puedes administrar todos tus almacenes de forma centralizada. Tienes la opción de definir una sucursal como almacén predeterminado y configurar las demás como secundarias, lo que te permite mantener el control de todas las ubicaciones desde un solo lugar.

En cada almacén puedes registrar y consultar información clave, como ubicación, datos de contacto y el detalle del stock disponible en tiempo real. Esto facilita el seguimiento y la trazabilidad de los productos, incluso si se encuentran en distintas sucursales.

Además, puedes visualizar el costo total del inventario por sucursal, la cantidad de piezas disponibles y los SKU registrados en cada almacén. Estos datos te permiten tomar decisiones estratégicas sobre la distribución y control de existencias.

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Importancia de la gestión de almacenes

Como se ha descrito, la gestión de almacenes es fundamental para garantizar el flujo correcto de productos en la cadena de logística y generar rentabilidad de las empresas. Este proceso no solo asegura la entrega de pedidos a tiempo y la satisfacción de los clientes, también ayuda a optimizar espacios reduciendo costos de almacenamiento y evitar pérdidas por mermas o daños.