Ajuste de inventario ¿Cómo realizarlo?

El ajuste de inventario es el proceso mediante el cual se corrigen las diferencias entre el inventario físico y el registrado en el sistema de control, asegurando que las existencias reflejen la realidad. Gracias a este procedimiento, la empresa puede conocer con precisión la cantidad real de productos, insumos y mercancías disponibles.

Este proceso es inevitable en cualquier negocio, sin importar su tamaño, ya que las diferencias pueden deberse a errores de registro, mermas, robos, productos dañados o caducados.

---

Razones por las cuales se realiza un ajuste de inventario

Un ajuste de inventario es más que una corrección de un error; es una herramienta estratégica de control y auditoría interna en las empresas que ayuda a:

• Conciliar inventarios físicos y digitales, evitando inconsistencias.
• Actualizar existencias reales, reflejando productos dañados, vencidos o extraviados.
• Cumplir con auditorías y normativas contables, contando con un historial de movimientos para obtener trazabilidad.
• Mejorar la planeación de compras y ventas, evitando sobre stock o quiebres.
• Ayudar a la rentabilidad, eliminando costos por productos dañados.

---

Situaciones que requieren un ajuste de inventario

Existen distintas situaciones que pueden originar diferencias entre el inventario físico y el registrado en el sistema, algunas de las principales son:

• Deterioro, caducidad, daño, evaporación o robo de los productos contabilizados.
• Omisión de registros o duplicación de los movimientos.
• Cuando los clientes o proveedores devuelven la mercancía y esta información no es actualizada en el sistema.
• El conteo físico que se realizó no coincide con lo registrado en el sistema.
• Robo, que puede ser por caso interno (empleados) o externos (allanamiento).
• Cambio en el método de valuación o actualización incorrecta de precios o costos.
• Cuando se regalan productos como muestras o parte de promociones y no son descontadas del inventario.

---

Elementos de un ajuste de inventario

Datos del documento

• Folio del ajuste.
• Fecha y hora del ajuste.
• Colaborador encargado del ajuste.
• Tipo de ajuste (merma, robo, error, devolución, etc.).

Identificador del producto

• Código o SKU.
• Descripción del artículo.
• Unidad de medida.

Detalles del ajuste

• Cantidad registrada en el sistema.
• Cantidad real encontrada.
• Diferencia (sobrante o faltante).
• Costo unitario (según el método de inventarios).
• Valor del ajuste (Diferencia x costo unitario).

Motivo del ajuste

Explicación detallada del motivo del ajuste de inventario.

Autorizaciones

• Nombre y firma del responsable del conteo.
• Nombre y firma del responsable de autorización.

Evidencias 

• Evidencias del conteo pueden ser fotografías o una narración de cómo se detectó la inconsistencia en conjunto del motivo.
• Documentos que respalden el movimiento pueden ser orden de traspaso, notas de devolución o reporte de mermas

---

Tipos de ajustes de inventarios

Tipo de ajuste	Descripción	Ejemplo	Acción correctiva
Por Sobrante	Inventario físico mayor al registrado.	Sistema: 50 piezas. Conteo: 53 piezas.	Incrementar inventario en el sistema.
Por faltante	Inventario físico menor al registrado en el sistema.	Sistema: 200 piezas Conteo: 185 piezas	Disminuir el inventario en el sistema.
Por merma	Pérdida de productos por deterioro, caducidad o daño.	15 productos dañados.	Registrar salidas como merma y ajustar inventario.
Por robo o pérdida	Diferencias por sustracción indebida ya sea interna o externa.	15 productos faltantes sin registro de salida.	Ajustar inventario y levantar reporte interno.
Por error en registro	Omisión u error en captura de movimientos.	Entradas o salidas sin registro en el sistema.	Corregir cantidades y actualizar registro de entradas y salidas.
Por devoluciones	Movimientos no registrados por devolución de clientes o proveedores	Cliente devolvió 10 productos porque no le quedó, pero no se registró en el sistema.	Registrar devolución y conciliar inventarios

---

Pasos para realizar un ajuste de inventario

Para realizar un ajuste de inventarios de manera correcta es necesario seguir un proceso y documentar el ajuste:

1. Identifica la diferencia: Detecta el faltante o sobrante mediante un inventario físico o revisión del sistema.
2. Determina la causa: Puede ser robo, merma, error administrativo o movimiento no registrado.
3. Documenta el ajuste: Incluye fecha, motivo, productos, cantidad y responsable.
4. Autoriza el movimiento: Debe validarlo el encargado de almacén o el área contable.
5. Registra el ajuste en el sistema: Actualiza las existencias reales.
6. Genera un reporte final: Genera un reporte con todos los ajustes realizados.

---

¿Cómo realizar un ajuste de inventario en docDigitales?

Mantener tu inventario actualizado en docDigitales es un proceso sencillo. Desde el módulo de Inventarios, en la sección Productos, puedes realizar los ajustes necesarios utilizando la función Actualizar stock.

Ahí es posible registrar diferentes tipos de movimientos, como sustracciones, transferencias o el ingreso de nuevas piezas con actualización de su costo unitario, lo que te permite valuar el inventario con base en costos y existencias reales.

Realizar estos ajustes periódicamente te ayuda a llevar un control preciso y organizado de tus existencias, monitorear los movimientos de productos y tomar decisiones más informadas sobre compras, reabastecimientos y uso del espacio en tus almacenes.