Métodos para realizar un inventario cíclico

El inventario cíclico o conteo cíclico es un método para mantener el control de los inventarios de forma continua. Esto se logra por medio de varios conteos parciales en distintas temporadas del año de una muestra o referencia del inventario físico.

Este tipo de inventario permite detectar errores, corregir diferencias y mantener la información actualizada sin interrumpir o parar las operaciones de almacén. Se basa en segmentar los productos y contar solo algunas referencias en ciclos regulares, priorizando los productos más importantes para la empresa.

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Importancia del inventario cíclico

• Mayor precisión en los registros, detecta diferencias entre el inventario físico y el registrado.
• La operatividad continua, no es necesario cerrar o detener operaciones para realizarlo.
• Reducción de pérdidas, identifica errores antes que estas impacten directamente en las finanzas.
• Mejora la planeación, otorga información valiosa para tomar decisiones sobre compras y producción.

Diferencia entre inventario cíclico e inventario físico general

Característica	Inventario cíclico	Inventario físico general
Definición	Revisión parcial del inventario por secciones en períodos definidos.	Revisión total del inventario en una sola ocasión.
Frecuencia	Frecuente (diaria, semanal o mensual).	Eventual (generalmente semestral o anual).
Alcance	Áreas en específico o productos en cada ciclo.	Todo el inventario de la empresa.
Interrupción operativa	Mínima o nula, no paran las operaciones	Alta, se requiere parar para contar todo.
Objetivo	Detectar o corregir errores de forma continua.	Verificar el inventario completo.
Costo	Menor por ser constante.	Mayor por inversión de tiempo y recursos en una sola ocasión.
Detección de errores	Rápida, permite corregir al instante.	Tardío, puede arrastrar errores acumulados.

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Métodos para realizar inventario cíclico

Método de inventario ABC

Es el método más utilizado, ya que, permite categorizar los productos según la importancia o rotación en la empresa en 3 categorías:

• Categoría A: Productos con alta rotación, es decir, los más importantes de todo el almacén y que deberán contabilizarse con mayor frecuencia (ejemplo: semanalmente).
• Categoría B: Productos con importancia o rotación intermedia que pueden ser contabilizados en periodos más separados que los de la categoría A (ejemplo: mensualmente).
• Categoría C: Esta categoría se asigna a los productos con menor rotación de todo el almacén, implican menor rotación por  lo que pueden ser contados con menor frecuencia. (Ejemplo: trimestralmente). 

En este método se debe de tomar en cuenta el principio de Pareto que menciona que el 80% del movimiento (ventas) provienen solamente del 20% de los productos. Enfocarse en este 20% evita contar con faltantes o excesos de stock.

Método de clasificación por zonas

Esté método implica dividir físicamente el almacén en secciones o áreas fijas para posteriormente asignarles un calendario de conteo.

Este método funciona principalmente cuando los almacenes cuentan con ubicaciones definidas que normalmente no cambian, así es más sencillo organizar el conteo por zonas. 

Ejemplo: Si un almacén tiene 4 pasillos se puede programar una revisión semanal por cada uno, al final del mes todo el inventario se habrá revisado sin parar operaciones.

Método de clasificación por categorías

El principio base de este inventario es segmentarlo según las categorías o características comunes de los productos, como:

• Tipo de producto (materia prima, producto terminado, material administrativo, etc.).
• Proveedor o fabricante.
• Uso. 
• Departamento (mujer, hombre, niño, unisex, etc).
• Familia de artículos completos.
• Línea de productos.
• Marca.

Este método permite priorizar categorías principales como lo son las materias primas para la producción y facilita la planeación de órdenes de compra. 

Se puede planear el conteo cíclico según las categorías asignadas, por ejemplo:

• Semana 1: Productos de niño.
• Semana 2: Productos de mujer.
• Semana 3: Material de oficina y papelería.

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Periodicidad del inventario cíclico

La frecuencia para realizar este tipo de inventarios dependerá totalmente de las necesidades de la empresa, tamaño de almacén y estrategia de negocio. Algunas empresas realizan conteos semanales para productos de alta rotación, otras prefieren hacer conteos mensuales en productos menos relevantes.