Envía tu contabilidad electrónica con esta guía práctica

Envía tu contabilidad electrónica al SAT sin contratiempos y de manera correcta, cumpliendo los requisitos de los archivos y las normativas fiscales, con esta guía práctica que te compartimos.

A partir de julio de 2024, el envío de la contabilidad electrónica al SAT, se ha convertido en una obligación fiscal de los contribuyentes como parte de la digitalización contable.

Importancia de enviar tu contabilidad electrónica

Al momento de constituir una persona física o moral ante el SAT, se adquiere automáticamente una serie de obligaciones fiscales que se deben cumplir. El envío de la contabilidad electrónica es una de ellas a presentar en el buzón tributario y no hacerlo puede ocasionar múltiples sanciones.

Si no sabes cómo activar el buzón tributario, descubre cómo en nuestra guía: ¿Cómo activar mi buzón tributario?

Te recomendamos leer todo lo básico de la contabilidad electrónica en nuestro blog: ¿Qué es la contabilidad electrónica en el SAT?

¿Quién está obligado a llevar la contabilidad electrónica?

Cualquier contribuyente debe de llevarla, ya sea persona física o moral. El Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) indican que para los siguientes regímenes es obligatorio presentarla:

• General de Ley de Personas Morales (601).
• Personas Morales con Fines no Lucrativos (603).
• Arrendamiento (606).
• Demás ingresos (608).
• Consolidación (609).
• Residentes en el extranjero sin establecimiento permanente (610).
• Ingreso por dividendos (611).
• Personas Físicas con Actividades Empresariales y Profesionales (612).
• Ingreso por intereses (614).
• Régimen de los ingresos por obtención de premios (615).
• Sociedades Cooperativas de Producción que optan por diferir sus ingresos (620).
• Actividades Agrícolas, Ganaderas, Silvícolas y Pesqueras (622).
• Opcional para Grupos de Sociedades (623).
• Coordinados (624).
• Régimen de las Actividades Empresariales con ingresos a través de Plataformas Tecnológicas (625).
• Hidrocarburos (628).

En conclusión, todas las personas morales deben llevar la contabilidad electrónica. Para las personas físicas, se excluye el régimen de sueldos y salarios (605) y las personas físicas sin actividades empresariales.

Nota: Las personas que tributan en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) están exentas de esta obligación.

¿Qué documentos y cuándo se deben enviar en la contabilidad electrónica?

Los documentos requeridos como parte de la contabilidad electrónica se mencionan en el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal, Fiscal en formato XML y son los siguientes:

Balanza de comprobación

Esta incluye los saldos iniciales y finales, así como los movimientos del periodo de todas las cuentas contables, se debe enviar de manera mensual.

• Para personas físicas: día 5 del mes inmediato posterior.
• Personas morales: día 3 del mes inmediato posterior.

Catálogo de cuentas

En este documento se deben de incluir todas las cuentas contables que el contribuyente utilice y estar conforme a la normativa del anexo 24 de la resolución miscelánea fiscal, se envía de manera anual del año en curso.

Pólizas contables y auxiliares

Este tipo de pólizas solo son enviadas cuando el SAT lo solicita, puede ser en una auditoría o revisión contable y pueden ser 3 tipos de pólizas diferentes:

• Auxiliar de folios.
• Auxiliar de cuentas.
• Auxiliar de pólizas.

Todos estos documentos deben de enviarse como archivo XML, y firmados por la e.firma por medio del buzón tributario.

¿Cómo nombrar los documentos de contabilidad electrónica?

El no saber cómo nombrar los archivos para la contabilidad electrónica es uno de los errores más comunes que pueden suceder, por eso el SAT pone a disposición el Validador de forma y sintaxis del SAT.

Debes de asegurarte de que todos los nombres de los archivos se encuentren en mayúsculas, sin espacios (cada elemento debe ir separado por un guion bajo) y que sí sea un archivo .XML

¿Cómo enviar la contabilidad electrónica al SAT?

Para enviar la contabilidad electrónica al SAT directamente, se debe de realizar por medio del buzón tributario. Te compartimos una guía práctica paso a paso para que puedas enviarla.

Paso 1. Genera los archivos XML

Asegúrate de generar correctamente los archivos como XML y nombrarlos con base en los lineamientos, puedes apoyarte de nuestro software contable para generar estos archivos sin error alguno.

Paso 2. Válida tus archivos 

Antes de hacer el envío, asegúrate de que estén bien nombrados y estructurados con el validador oficial del SAT.

Paso 3. Ingresa a tu buzón tributario

Accede a la página oficial del SAT “www.sat.gob.mx”, da clic en “buzón tributario” e inicia sesión con tu RFC o con tu e.firma.

Paso 4. Selecciona el trámite a realizar

Ya estando dentro de tu buzón tributario, selecciona las siguientes opciones: “Trámites → Contabilidad electrónica → Enviar contabilidad electrónica.”.

Paso 5. Carga tus archivos XML

Adjunta los XML generados. El sistema validará que cumplan con la estructura requerida y selecciona el tipo de envío que es (mensual, primera vez, solicitud o cambios).

Paso 6. Guarda y firma con tu e.firma

Una vez que ya tengas todo cargado, guarda y autentica el envío con tu e.firma y descarga el acuse de recepción.

¡Listo! Siguiendo estos pasos ya cumplirás con la obligación de llevar la contabilidad electrónica.

Nota: Si omites periodos, puedes ser acreedor de una multa que va de los $3,000 hasta los $9,000 por periodo omitido.

Lleva la contabilidad electrónica sin complicaciones

Contar con las herramientas necesarias para llevar la contabilidad electrónica, e.firma, sello digital y un software que genere los archivos XML como docDigitales Conta, te permite simplificar tu trabajo como contador y asegurar el cumplimiento puntual con los requerimientos del SAT para tus clientes.