Catálogo de proveedores ¿Qué es y cómo hacer uno?

Tener un catálogo de proveedores es más necesario de lo que pensabas, con esta lista puedes hacer un seguimiento claro de las personas y empresas que te venden productos y servicios, lo cual beneficia tus finanzas, procesos internos y facturación. 

¿Qué es un catálogo de proveedores?

Un catálogo de proveedores es una lista en la que se concentra la información esencial de todas personas físicas o morales que te suministran productos o servicios. No solo incluye los nombres o razones sociales, también su RFC, domicilio fiscal, especificación de los bienes/servicios que ofrecen, condiciones de pago, datos de contacto, cuentas bancarias para transferencias y el historial de compras que compartes con ellos. 

En México, mantener actualizada esta información es fundamental, especialmente porque para deducir gastos ante el SAT, acreditar IVA o para cumplir correctamente con la emisión de facturas electrónicas (CFDI), los datos de tus proveedores y prestadores de servicios deben estar en orden y ser verídicos.

¿Para qué sirve un catálogo de proveedores?

• Facilita la facturación electrónica de compras y el cumplimiento de tus obligaciones fiscales al tener la información fiscal de proveedores correcta a la mano. 
• Funciona como comparativa y evaluación de desempeño entre proveedores si agregas precios, tiempos de entrega, calidad y otros factores útiles. 
• Es un registro financiero de cuánto, a quién pagas y en qué inviertes para complementar y mejorar tu contabilidad.
• Permite negociar mejores acuerdos comerciales teniendo información consolidada como base. 
• Es un documento clave en procesos de revisión como auditorias internas o de integración, como cambios de personal y el uso de sistemas de gestión empresarial (ERP).

Componentes de un catálogo de proveedores

El catálogo de proveedores se puede personalizar con los datos, secciones o componentes que necesites guardar y revisar de tus proveedores. Sin embargo, de manera general puedes considerar los siguientes para un catálogo inicial que más tarde puedes adaptar:

1. Datos de identificación (nombre o razón social, RFC, domicilio fiscal completo, correo electrónico, teléfonos de contacto). 
2. Tipo de bienes o servicios que ofrece (materias primas, productos terminados, servicios profesionales, servicios logísticos, servicios de mantenimiento, etc.).
3. Condiciones comerciales (condiciones de pago, formas de pago, políticas de devoluciones o de garantías, descuentos especiales). 
4. Información bancaria (nombre del banco, número de cuenta, CLABE interbancaria, nombre del titular de la cuenta que coincida con la razón social).
5. Historial de transacciones (fecha de compra, volumen comprado, facturas recibidas, incidencias).
6. Notas o comentarios adicionales.

Adicionalmente, puedes agregar un apartado de documentos importantes en el que incluyas la Constancia de Situación Fiscal actualizada y los contratos que tengas con cada vendedor o prestador de servicios. 

¿Cómo se hace un catálogo de proveedores?

1. Elige una herramienta para organizar tu catálogo

Puedes hacer un catálogo de proveedores en varias herramientas, dependiendo del tamaño de tu negocio, tus necesidades de control y si ya usas algún sistema para gestionar tu operación. Te compartimos las principales opciones:

1. En una hoja de cálculo (Excel, Google Sheets)
2. En un sistema ERP propio o de un proveedor
3. En un sistema de facturación en línea y administración como docDigitales. 

2. Reúne la información y clasifícala 

Inicia identificando a todos los proveedores con los que ya trabajas o con los que planeas trabajar. Para cada uno, recopila los componentes que ya mencionamos arriba o los que tú requieras para tu catálogo y después clasifícalos por tipo de producto, servicio o área de negocio:

• Materias primas
• Servicios (mantenimiento, asesorías, etc.)
• Logística y distribución
• Proveedores tecnológicos

3. Lleva un historial de relación

Registra operaciones anteriores y las subsecuentes:

• Facturas emitidas
• Fechas de entrega
• Evaluaciones de servicio
• Incidencias o incumplimientos

Catálogo de proveedores ejemplo

Número interno	Nombre / Razón Social	RFC	Tipo de Proveedor	Contacto	Email	Teléfono	Condiciones de Pago	CLABE Interbancaria	Observaciones
001	Papelería Moderna S.A. de C.V.	PAM890123L90	Suministros	Laura Jiménez	laura@papeleriamoderna.mx	555-123-4567	15 días, transferencia	012345678901234567	Envíos puntuales
002	Distribuidora Logitek SA de CV	DLS950624H12	Tecnología	Mariana López	ventas@logitek.com.mx	558-987-6543	30 días, crédito	072345678901234567	Requiere factura antes del pago
003	Juan Pérez Romero	PERJ780101A34	Servicios Profesionales	Juan Pérez	juan@freelance.mx	556-000-1122	Pago inmediato	014567890123456789	Última actualización fiscal: 2024

Tu catálogo de proveedores + facturación automatizada

En docDigitales, además de facturar en minutos a tus clientes, puedes guardar la información más importante de tus proveedores para generar órdenes y recibos de compra en cada pedido que necesites. Así como configurar la importación recurrente de tus CFDI recibidos para categorizar gastos de tu negocio, todo en un solo lugar.

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