Categoría: Primeros Pasos

El Certificado de Sello Digital (CSD) es fundamental para la emisión de facturas electrónicas en México. Este requisito se puede tramitar directamente en las oficinas del SAT o a través de su portal de internet.

Conoce cómo tramitar el certificado de sello digital.

Si ya cuentas con tu CSD, en este manual encontrarás los pasos para cargarlo en tu cuenta.

Antes de comenzar, verifica que tienes los siguientes archivos y datos a la mano:

• Archivo .cer: Este es tu Certificado de Sello Digital.
• Archivo .key: La clave privada correspondiente a tu CSD.
• Contraseña de la clave privada: La contraseña asignada al archivo .key.

1. Desde el panel principal ingresa al menú Configuración > Empresa > Certificados
2. Arrastra el archivo con extensión .cer o haz clic para buscarlo desde tu equipo local. Asegúrate de seleccionar el archivo correcto y actualizado.

3. Repite el proceso anterior, pero esta vez selecciona el archivo con extensión .key. Este archivo corresponde a la clave privada vinculada a tu CSD.

4. Ingresa la contraseña que corresponde al archivo .key en el campo correspondiente.
5.  Haz clic en Subir Archivo.

Una vez que hayas guardado tu información, docDigitales validará los archivos cargados. Si todo está en orden, aparecerá la siguiente pantalla que indica que tu CSD quedó configurado correctamente.

Una plantilla de correo electrónico es un formato preestablecido que incluye el mensaje que se enviará por correo, se utiliza al momento de enviar un nuevo documento administrativo a tu cliente. 

El sistema ya cuenta con plantillas predeterminadas por tipo de documento, sin embargo puedes personalizarlas según tus necesidades.

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Personaliza el template del correo electrónico

1. Desde el panel principal haz clic en el menú de Configuración.
2. Da clic en Preferencias > Correos Electrónicos.

3. Haz clic en el campo de texto correspondiente para personalizados:
   • Nombre de remitente: Es el nombre que aparecerá como el emisor en el correo que recibe tu cliente. El sistema asignará automáticamente este campo con el nombre de tu empresa registrado al momento de crear tu cuenta.
   • Correo remitente: Es la dirección de correo electrónico desde la cual se enviará el mensaje al cliente.

4. Elige la opción de correo que deseas editar y haz clic en Editar Template (podrás observar dentro de la vista previa el mensaje predeterminado del sistema).
   • Nueva Factura / Nota de Venta.
   • Nueva Recepción.
   • Nueva Cotización.
   • Nueva Orden de Compra
   • Nueva Nómina

5. Se abrirá una ventana donde podrás personalizar el Asunto y el Mensaje del correo según tus necesidades.
6. Puedes agregar una variable en el template que estas editando:
   • Coloca el cursor donde quieras agregar la variable, puede ser en el asunto o cuerpo del correo.
   • Selecciónala del listado.
   • Haz clic en Insertar Variable.
7. Una vez finalizada la edición, haz clic en el botón Guardar.

Se confirmará la personalización con la notificación: “Datos guardados con éxito.”

8. Si requieres editar otro template, solo repite el proceso anterior.
9. Para Guardar todos los cambios, solo haz clic en el botón Guardar en la pantalla principal.

Puedes configurar y registrar todas tus cuentas bancarias en el sistema con el fin de mantener un control organizado y centralizado de la información de tu empresa.

1. Desde el panel principal, haz clic en el menú Configuración > Empresa > Bancos.

2. Completa  la información de la cuenta bancaria:
   • Banco: Selecciónalo del listado.
   • Nombre: Se llena automáticamente al seleccionar el banco, pero puedes editarlo si es necesario, escribiendo sobre el campo.
   • Forma de pago: Elige la correspondiente a esta cuenta bancaria.
   • Número de cuenta: Ingresa el número de cuenta completo.
   • RFC del banco: Escribe el RFC del banco registrado ante el SAT. Si no lo conoces puedes consultarlo en el link del SAT oficial.
   • Descripción: Agrega una nota que te ayude a identificar esta cuenta fácilmente.
3. Da clic en Guardar para registrar la información y finalizar el proceso.

4. Si requieres registrar más de una cuenta, haz clic en + Agregar Cuenta Bancaria y repite los pasos anteriores.

1. Inicia sesión con tu correo electrónico y contraseña. Al ingresar, aparecerá un banner para comenzar con la configuración de tu cuenta.

2. Registra los datos generales de tu empresa: Razón social, nombre comercial y régimen fiscal. También puedes cargar tu logotipo para personalizar más tu cuenta y tus documentos.

3. Agrega dirección física (fiscal), número de teléfono y correo alternativo (si cuentas con uno).

4. Sector, giro y tamaño. Elige las opciones adecuadas para tu negocio. Esto nos ayudará a conocerte mejor y darte atención personalizada. 

5. Sube tu Certificado de Sello Digital. Carga tu archivo .cer y .key e ingresa la contraseña correspondiente para poder emitir facturas. 

Una vez que has concluido con la configuración general, puedes explorar las funcionalidades adicionales. docDigitales cuenta con módulos como Inventarios y  AdminSAT que puedes contratar a demanda según tus necesidades. 

1. Dirígete al siguiente enlace para comenzar: docDigitales registro.
2. Completa el formulario de registro:
   • Correo electrónico: Utiliza una dirección de correo válida para verificar tu cuenta y recibir notificaciones importantes.
   • Contraseña: Crea una contraseña que incluya minímo 8 caracteres, 1 mayúscula y 1 carácter especial y que sea fácil de recordar para ti.
   • RFC: Ingresa tu RFC a 13 caracteres, con homoclave.

3. Una vez que hayas completado todos los campos, haz clic en el botón Regístrate para crear tu cuenta.
4. Recibirás un correo de confirmación para verificar tu cuenta, si no lo encuentras en la bandeja principal te recomendamos buscarlo dentro de spam. Haz clic en el botón Confirmar Cuenta para comenzar.

Con estos sencillos pasos, estás listo para usar docDigitales. 

¡Disfruta de tu prueba gratuita!

docDigitales es una solución integral diseñada específicamente para pequeñas y medianas empresas. Con una variedad de funcionalidades, optimizamos los procesos de negocio, mejoramos la eficiencia y facilitamos el cumplimiento de las normativas fiscales y administrativas ahorrando tiempo en la operación integral de las empresas. 

Nuestro software está diseñado para una fácil adopción. Permite a las pymes aumentar su productividad, automatizar tareas repetitivas, consultar reportes operativos y financieros para así simplificar la toma de decisiones.

Funcionalidades principales

docDigitales ofrece distintos módulos clave que abarcan diversos aspectos de la gestión empresarial de cualquier pyme:

Facturación en Línea

• Emite facturas de manera rápida y segura.
• Cumple con las normativas fiscales vigentes.
• Automatiza el proceso de facturación para ahorrar tiempo y reducir errores.
• Genera cotizaciones rápidamente.
• Emite comprobantes de pago y timbralos ante el SAT.

Contactos

• Registra a clientes, proveedores o prospectos.
• Asigna estados a prospectos para un seguimiento preciso.
• Genera documentos o seguimientos para manejar la relación comercial.
• Consulta el perfil detallado de un cliente, prospecto o proveedor.
• Genera Ordenes de compra desde el perfil de tu proveedor.

AdminSAT

• Automatiza la migración de facturas.
• Reduce la carga de trabajo y minimiza errores.
• Migra tus facturas emitidas o recibidas desde otros sistemas.
• Configura la migración automática.
• Categoriza tu facturación y mantén tu documentación en orden.

CRM

• Crea Tratos de oportunidades de venta.
• Personaliza y realiza seguimientos por medio de tu embudo de ventas.
• Asigna tareas o seguimientos a tus colaboradores. 
• Crea cotizaciones o facturas relacionadas con un trato comercial.
• Consulta un resumén de tus tratos comerciales en tu dashboard.

Inventario

• Gestiona tu inventario con precisión.
• Mantén un registro detallado de tus productos.
• Optimiza el stock y evita el desabastecimiento y el sobre inventario.
• Crea tus almacenes y realiza transferencias de inventario entre los mismos.
• Registra las recepciones de compra y detalla el estado de los productos recibidos.

Proyectos

• Personaliza la plantilla de Proyecto de acuerdo a tus necesidades.
• Asigna tareas a tus colaboradores.
• Utiliza plantilas predeterminadas por tipo de proyecto.
• Define responsables por proyecto.
• Visualiza el avance y establece fecha de finalización.

RH (Recursos Humanos)

• Administra la información de tus empleados.
• Registra asistencias, permisos y vacaciones.
• Emite y facilita la gestión de nóminas y pagos.
• Crea áreas de trabajo y asigna a tus colaboradores a su área correspondiente.
• Agrega a nuevos colaboradores y da de baja a los que ya no forman parte de tu equipo.

Contabilidad

• Da acceso a tu contador para gestionar toda tu contabilidad desde tu cuenta.
• Descarga los documentos necesarios para enviar al SAT en la contabilidad electrónica.
• Genera tu declaración de IVA de manera automatizada.
• Crea pólizas automáticas y manuales para tener tu contabilidad en orden.

Bancos

• Conecta tus cuentas bancarias,
• Sincroniza tus movimientos de todos tus bancos.
• Consulta tus saldos totales o por cuenta.
• Busca transcciones en específico para su consulta.
• Desactiva la sincronización de tus cuentas bancarias según tus necesidades.

Reportes

• Descarga en PDF tus reportes financieros.
• Consulta tus reportes de ventas por periodos.
• Compara las ventas entre distintos periodos de venta.
• Consulta los créditos y la cobranza por cliente.
• Descarga en un .ZIP todas tus facturas generadas en el sistema.

Pagos en Línea

• Integra múltiples opciones de pago para tus clientes.
• Asegura transacciones rápidas y confiables.
• Simplifica la conciliación bancaria con reportes detallados.
• Programa recordatorios de pago automáticos para tus clientes.
• Conecta tu cuenta de PayPal para recibir los pagos de tus facturas emitidas.