¿Qué es un recibo de nómina y para qué sirve?

Conoce todos los elementos que debe incluir un recibo de nómina para cumplir con las autoridades fiscales y la Ley Federal del Trabajo (LFT), este documento será clave para tu gestión de nómina y el éxito de tu trayectoria como patrón. 

¿Qué es un recibo de nómina?

El recibo de nómina es un registro detallado de los ingresos y retenciones de cada trabajador, brinda transparencia en la relación laboral y facilita el cumplimiento de las obligaciones tanto del patrón como del trabajador. 

Para tener efectos fiscales tiene que emitirse su Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) correspondiente que verifica de manera oficial el pago de sueldos y salarios.

¿Para qué sirve un recibo de nómina?

Un recibo de nómina tiene diferentes usos dependiendo si eres el trabajador o eres el patrón legal:

• Comprobante de Ingresos: Permite a los empleados demostrar sus ingresos, lo cual es necesario para solicitar créditos o rentar un inmueble.
• Cumplimiento legal: Ayuda a las empresas a cumplir con sus obligaciones fiscales y laborales, como el pago de impuestos y cuotas al IMSS.
• Transparencia y control financiero: Proporciona un registro claro de los pagos y deducciones realizadas.
• Prueba en caso de conflictos laborales: Si surge una disputa sobre pagos, el recibo de nómina funciona como evidencia legal para ambas partes. 

Importante: Recuerda que para que un recibo de nómina pueda ser un gasto deducible para las empresas o un ingreso oficial para los trabajadores, es necesario emitir un comprobante de nómina o factura electrónica de cada pago de salario.

Elementos de un recibo de nómina (Con ejemplo)

Te presentamos los elementos básicos que debe incluir un recibo de nómina:

1. Datos del patrón (emisor)

• RFC, Régimen Fiscal y razón social.
• Domicilio fiscal actualizado.

2. Datos del trabajador (receptor)

• RFC del empleado con homoclave.
• Nombre completo, tal como aparece en la Constancia de Situación Fiscal.
• Código postal del domicilio fiscal registrado.

3. Fecha y lugar de expedición

La fecha en que se emite el comprobante y el código postal del lugar de expedición.

 4. Percepciones

• Sueldo base, sobresueldos, comisiones, bonos o compensaciones.
• Identificación de cada percepción (gravada o exenta).

5. Deducciones y otros pagos

• Retenciones de ISR, cuotas al IMSS o INFONAVIT.
• Otras deducciones, por ejemplo: aportaciones voluntarias o pensiones alimenticias.
• Cantidades adicionales que no son percepciones o deducciones, como aportaciones a fondos de ahorro o reembolsos.

 6. Resumen de los importes

Total de percepciones, total de deducciones y neto a pagar.

7. Sello digital y timbrado

Al emitir el CFDI del recibo de nómina, asegúrate de lo siguiente:

• El comprobante debe ser validado (timbrado) por un sistema autorizado como docDigitales.
• Incluye el sello digital del SAT y del emisor para dar validez fiscal.

Nota: Además de cumplir con los requisitos del CFDI 4.0, la información de la nómina debe integrarse con el complemento de nómina 1.2, que detalla percepciones, deducciones y otros pagos.

Recibo de nómina ejemplo sencillo

¿Cuándo se tienen que timbrar los recibos de nómina?

El recibo de nómina debe timbrarse en el mismo momento en el que se efectúa el pago del salario o durante un periodo posterior, siempre y cuando esté dentro del mismo mes en que se generó la obligación de pago.

De no hacerlo a tiempo, podrías enfrentar dificultades para registrar la nómina como deducible y, en casos extremos, exponerte a sanciones del SAT. 

Sanciones por no timbrar recibos de nómina

Según el Código Fiscal de la Federación (CFF), no expedir o no timbrar correctamente un CFDI (incluido el de nómina) puede derivar en sanciones que varían según la gravedad y la reincidencia. Los montos pueden actualizarse cada año, frecuentemente las multas pueden oscilar entre $1,400 hasta más de $17,000 pesos por cada comprobante no emitido o emitido con errores.

¿Es obligatorio enviar los recibos de nómina por correo electrónico?

No, no es obligatorio enviar los recibos de nómina por correo electrónico, pero sí es necesario que el trabajador pueda acceder con autonomía a ellos cuando los requiera. 

Puedes utilizar una plataforma interna, portal en línea o aplicación si no quieres enviarlos por correo electrónico, lo importante es que el trabajador pueda consultar y descargar sus recibos de nómina fácilmente, cumpliendo así con los requisitos del SAT y las leyes laborales en México.

Principales errores al generar los recibos de nómina

• RFC incorrecto o desactualizado

Asegúrate de capturar de manera idéntica los datos del trabajador, ya que un RFC equivocado puede invalidar el timbrado. Apóyate siempre de la Constancia de Situación Fiscal.

• Uso incorrecto de percepciones y deducciones

Incluir conceptos que no corresponden, olvidar deducciones obligatorias o calcular mal impuestos, repercute en el salario neto y puede causar inconformidades con los trabajadores o multas.

• Omisión de complementos de nómina

Además de los datos generales, es necesario que el complemento de nómina 1.2 esté correctamente llenado (información de percepciones, deducciones y otros pagos). Dejar campos vacíos o mal configurados puede volver el CFDI inválido.

• No entregar el recibo al trabajador o hacerlo fuera de plazo

Aunque no es obligatorio enviarlo por correo, es indispensable ponerlo a disposición del empleado de manera oportuna y verificable.

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