Control de inventario de productos ¿Cómo se hace?

Tener un inventario de productos beneficia tu tiempo y rentabilidad en producción y ventas, conoce su objetivo principal y el proceso para implementar uno en tu negocio de manera simple. 

¿Qué es el inventario de productos?

El inventario de productos es el listado de los bienes que tiene disponible una empresa para la venta o uso y transformación. Este tipo de inventario, se enfoca en registrar cantidades, características, valores y movimientos de entrada y salida de productos terminados listos para vender, materias primas e insumos almacenados que serán utilizados para producción y productos ya en proceso (si tu operación implica manufactura o transformación).

Objetivo de un inventario de productos

El principal objetivo de crear y mantener un inventario de productos, ya sean terminados o en proceso, es eficientar tu operación, hacer el cálculo correcto del costo de lo vendido, registrar adecuadamente los gastos y cumplir con las leyes de comercio y fiscales que obligan a llevar la contabilidad, incluyendo registros y movimientos de inventario. 

• Evitar faltantes o excesos
• Cálculo de costos
• Cumplir con obligaciones fiscales
• Optimizar procesos operativos
• Tomar mejores decisiones de negocio
• Facilitar la planificación de compras y producción

¿Cómo hacer un inventario de productos?

Para realizar tu inventario de productos primero elige un sistema de inventario para administrarlo, de su método partirás para gestionar los movimientos y cálculos de inventario. En general, el proceso para hacer un inventario de productos es el siguiente:

1. Clasifica tus productos

Antes de empezar contabilizar, organiza tus productos por categoría de inventario:

• Productos terminados
• Materias primas
• Insumos o refacciones
• Productos en proceso (si aplican)

Esto te ayudará a entender qué tipo de inventario estás manejando y cómo registrarlo correctamente.

2. Asigna códigos o claves

Cada producto debe tener una clave única o SKU (código de inventario) para su identificación, seguimiento y facturación electrónica adecuada de compras de entrada. 

Puedes crear claves propias o usar las claves de productos y servicios del catálogo d el SAT si vas a emitir CFDI.

3. Define unidades de medida

Establece si tus productos se manejan por pieza, kilo, litro, caja, etc., (la unidad de medida que corresponda). Esto es clave para calcular y organizar correctamente el inventario y también es requerido en la emisión de facturas electrónicas.

4. Cuenta y registra tu inventario físico inicial

Haz un conteo real de lo que tienes en existencia y registra el inventario inicial con los datos más importantes:

• Descripción del producto
• Cantidad disponible
• Costo unitario
• Ubicación (si tienes varias bodegas o sucursales)

Puedes hacerlo en una hoja de cálculo como Excel o en un software de gestión como un ERP. Después de este paso, si tu sistema de inventario es perpetuo, no tendrás que repetir el conteo físico de nuevo, ya que las siguientes actualizaciones de inventario serán automáticas con cada entrada y salida. 

5. Calcula el valor del inventario

El valor total del inventario se obtiene multiplicando la cantidad en existencia por el costo unitario. Esto te servirá para conocer tu inversión, estimar márgenes de ganancia y calcular el costo de lo vendido (indispensable para efectos fiscales).

6. Establece políticas de actualización

Define con qué frecuencia actualizarás el inventario, aquí depende del tipo de sistema que quieras aplicar y la periodicidad de registro que requiera tu operación:

• ¿Cada venta o compra?
• ¿Una vez por semana?
• ¿Inventario cíclico mensual o inventario anual completo?

Es importante registrar cada entrada y salida sin importar el sistema de inventario y el periodo de actualización que utilices para evitar diferencias entre lo físico y lo registrado que repercutan en errores en tu contabilidad y ventas. 

Ejemplo y formato de un inventario de productos

Te dejamos dos ejemplos de formato de inventario de productos que puedes copiar y pegar en Excel para integrar fórmulas, tablas dinámicas y gráficas que favorezcan la visualización del inventario:

Opción 1 (Ejemplo de una papelería)

Clave/SKU	Nombre del producto	Categoría	Unidad de medida	Existencia actual	Costo unitario (MXN)	Valor total (MXN)	Ubicación
A001	Bolígrafo azul BIC	Productos terminados	Pieza	120	$4.50	$540	Estante A1
A002	Cuaderno profesional	Productos terminados	Pieza	50	$25.00	$1,250	Estante A2
A003	Papel bond carta (500h)	Productos terminados	Resma	30	$75.00	$2,250	Estante B1

Opción 2 (Ejemplo de una cafetería)

Código	Producto	Tipo de inventario	Cantidad inicial	Entradas (Compras)	Salidas (Uso/Ventas)	Cantidad Actual	Unidad	Precio Unitario (MXN)	Valor Total (MXN)
2001	Harina de trigo	Materia prima	50	30	40	40	Kilogramo	$18	$720
2002	Mezcla para pasteles	Producto en proceso	10	15	20	15	Kilogramo	$80	$1,200
3001	Pasteles de chocolate	Producto terminado	30	25	30	25	Pieza	$150	$3, 750

Conecta tu inventario de productos con tu facturación y ventas

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