Costo de pedido de inventario ¿Qué es y cómo calcularlo?

Si te quedaste sin inventario, el costo de pedido es todo lo que tienes que pagar para tener nuevos suministros en tu almacén o tienda. Aprende a calcularlo y optimizarlo fácilmente. 

¿Qué es el costo de pedido?

El costo o costes de pedido es la cantidad total que te cuesta solicitar mercancía a tus proveedores para restablecer tu inventario cada que es necesario. Este costo contempla todo lo que implica realizar una orden, desde el tiempo y esfuerzo que dedica el personal a la solicitud hasta todos los procesos intermedios para recibir el pedido (transporte, inspección de calidad, almacenamiento inicial, etc.). 

Relación entre el costo de pedido y el costo de mantenimiento

El costo de mantenimiento se refiere a los gastos asociados a conservar los productos almacenados, por lo que no forma parte del costo de pedido, ya que una vez que llega la mercancía, su estancia hasta la compra del cliente o la producción no tiene nada que ver con el pedido. Sin embargo, uno afecta al otro, si quieres disminuir tu costo de pedido, el costo de mantenimiento aumenta y viceversa:

• Si haces pedidos más frecuentes y pequeños, disminuyes tu costo de mantenimiento (porque almacenas menos mercancía), pero aumentas tu costo de pedido (porque generas más órdenes de compra y más envíos).
• Si haces pedidos grandes y menos frecuentes, reduces tu costo de pedido (porque haces menos órdenes), pero aumentas tu costo de mantenimiento (porque tendrás más productos almacenados durante más tiempo).

La clave para no pasarte en ninguno de los costos y encontrar un equilibrio, es calcular el lote económico de pedido (EOQ), que es el número de unidades que debes pedir pensando en optimizar el costo de pedido y el costo de mantenimiento al mismo tiempo. 

¿Cómo se calcula el costo de pedido?

Busca tus componentes de costo de pedido

Dependiendo de cada negocio y su organización, el costo de pedido puede incluir varios componentes, identifica los que afectan en tu empresa:

• Costos administrativos: El tiempo y los recursos que se utilizan para preparar, autorizar y procesar un pedido. Esto puede implicar el salario del personal encargado, el uso de sistemas de gestión o incluso papelería y comunicaciones.
• Costos de envío: Gastos que genera transportar la mercancía desde el proveedor hasta tu almacén o punto de venta. Aquí entran fletes, seguros de transporte y cualquier otro cargo relacionado.
• Costos de recepción: Una vez que llega el pedido, también hay costos asociados a su recepción (descarga de productos, revisión contra órdenes de compra, registro en sistemas y traslado interno).
• Costos de inspección y control de calidad: Si tu negocio requiere verificar la calidad o cantidad de los productos antes de aceptarlos, debes considerar el costo del personal y el tiempo destinado a esta tarea.
• Costos de almacenamiento inicial: Aunque el almacenamiento general suele considerarse parte de los costos de inventario, en muchos casos, los costos inmediatos asociados a guardar la nueva mercancía (espacio adicional, equipo de manejo, entre otros) también se contabilizan dentro del costo de pedido.

Aplica la fórmula de costo de pedido

Después de que ya conoces los componentes que impactan el costo de pedido de tu negocio, lo único que tienes que hacer es sumarlos todos y dividirlos entre el número de pedidos que haces en un mes, año o el periodo de tiempo que quieras calcular, la fórmula sería la siguiente:

(Costos administrativos + Costos de envío + Costos de inspección + Otros costos asociados) / Número de pedidos = Costo de pedido

Ejemplo

Supongamos que: 

• Gastas $2,000 al mes en personal para gestionar pedidos.
• El envío de mercancías te cuesta $4,000.
• Los controles de calidad implican $1,000 adicionales.
• Este mes realizaste 10 pedidos

(2,000 + 4,000 + 1,000) / 10 = $700 por pedido

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