Control de ventas exitoso ¿Cómo hacer uno con ejemplo?

Aprende a crear un control de ventas para tu negocio con un ejemplo práctico que puedes implementar como tu plantilla inicial y ajustar dependiendo tus necesidades de registro. 

¿Qué es el control de ventas?

El control de ventas es conocido como un proceso de gestión que contabiliza, organiza, monitorea y analiza cada una de las transacciones comerciales de un negocio. Con un sistema de control de ventas bien planificado, puedes llevar un seguimiento de los productos o servicios más vendidos, clientes frecuentes y nuevos, precios y descuentos aplicados, métodos de pago empleados, facturas de venta y más datos que consideres de valor en tu ciclo de venta. 

Importancia del control de ventas

• Cumplimiento y registro fiscal

La Ley del IVA y el Código Fiscal de la Federación exigen que toda venta esté debidamente documentada con un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Y en tu control de ventas puedes recopilar y relacionar las facturas electrónicas de tus ingresos por cliente y fecha. 

• Gestión de inventario

Si vendes productos, al saber qué se vende y cuándo, mantienes tu inventario actualizado para anticiparse a la demanda y evitar tanto el desabasto como el exceso de inventario. Tu inventario está vinculado directamente con tus ventas, ya que se impactan entre sí en cálculos de precios, ganancias y existencias, por eso es inevitable llevar un control de ventas incluyendo la gestión de inventario.

• Generación de reportes 

Con los datos y el historial que brinda el control de ventas, es más sencilla la generación de reportes de ventas y análisis financieros para optimizar la estrategia comercial con decisiones estratégicas basadas en datos que también puedes comparar con los de la competencia. 

• Manejo adecuado de cuentas por cobrar

Automatiza la gestión de cuentas por cobrar, identificando los métodos de pago y transacciones a crédito, lo que mejora el flujo de efectivo de la empresa y reduce riesgos de vencimiento que significan pérdidas para el negocio.

¿Cómo hacer una plantilla de control de ventas?

Te enseñamos cómo hacer un control de ventas manual en Excel, Google Sheets o cualquier otra herramienta similar si no cuentas con un sistema de administración automatizado como docDigitales:

1. Define tus columnas clave

Establece las columnas y datos que necesitas para el control de ventas de tu negocio. Las más básicas son las siguientes:

• Fecha
• Cliente
• Producto/servicio
• Cantidad
• Precio unitario
• Total
• Método de pago
• Estado del pago
• Factura

2. Agrega fórmulas automáticas

• En la columna “Total”, usa una fórmula que multiplique “Cantidad” por “Precio unitario”.
• Puedes utilizar validaciones para los campos “Factura” y “Estado del Pago” con opciones como Sí / No y Liquidado / Pendiente.
• Colorea en rojo los campos donde el pago esté pendiente o la factura no se haya emitido para tener mejor visibilidad.

3. Incluye filtros

Activa filtros o tablas dinámicas en los encabezados de tus columnas para que puedas buscar por cliente, ver solo las ventas no pagadas, las que no tienen factura, etc. También puedes crear gráficas para visualizar el resumen de ventas por producto, cliente o periodo.

4. Respalda tu control de ventas

Si trabajas de manera local, guarda copias de seguridad. Si usas la nube (como Google Sheets), tendrás acceso desde cualquier dispositivo y un historial automático de cambios.

Control de ventas ejemplo

Creamos un ejemplo que puedes utilizar para actualizarlo diariamente, integra los datos esenciales que todo buen control de ventas debe tener:

Fecha	Cliente	Servicio	Cantidad	Precio unitario	Total	Método de pago	Estado del pago	Factura
08/05/2025	Comercial XYZ S.A. de C.V.	Consultoría fiscal	1	$5,000	$5,000	Transferencia	Pagado	Sí – Folio A123456

Recomendaciones de uso:

• Total = Cantidad × Precio unitario.
• Método de pago: Ej. efectivo, transferencia, tarjeta.
• Estado del pago: Pagado / Pendiente / Parcial.
• Factura: Específica si ya fue emitida (Sí / No) y agrega el folio del CFDI.

Un control de ventas más completo podría incluir: la clave o código interno del producto o servicio (puede ser clave SAT para facturación) y su unidad de medida, descuentos e impuestos aplicados, RFC y uso de CFDI del cliente para facilitar la facturación, el estado del pedido (pendiente, enviado, pagado) y columnas de inventario de existencias antes y después de la compra. 

Control de ventas y facturación en un solo lugar

Con docDigitales, llevas un control de ventas preciso y automatizado por medio de tu facturación. Desde el primer contacto con cotizaciones personalizadas, hasta el envío de la nota de venta con opción de pago en línea, autofactura y recordatorios automáticos de pago, para terminar con la descarga de reportes de ventas, facturación, finanzas, inventario y más. 

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