Conteo cíclico de inventarios para negocios [Definición y proceso]

El conteo cíclico es una herramienta clave para gestionar tu inventario con conocimiento amplio de cada producto. Aprende a implementar este método en tu negocio y olvida los conteos físicos como única solución. 

¿Qué es un conteo cíclico de inventarios?

El conteo cíclico es un método de documentación de inventario que divide el almacén en grupos o categorías para contabilizar la mercancía de manera estratégica y en momentos convenientes para la producción. Evitando así tener que hacer un conteo físico de todo el inventario o esperar un conteo general para actualizar las existencias. 

Este tipo de conteo permite que cada artículo sea contado al menos una vez en un periodo determinado, distribuyendo el trabajo de conteo en ciclos diarios, semanales o mensuales. De esta forma, se reduce la interrupción en la operación y se mejora la exactitud del control de inventarios.

Diferencias entre conteo cíclico y físico

Un conteo físico registra todo el inventario en una sola fase y es muy útil para hacer inventarios iniciales o cierres contables. Sin embargo, para mantener tu almacén al día y optimizar tiempo, lo ideal es realizar un conteo cíclico. Aquí te dejamos una tabla resumen en la que puedes notar sus diferencias claramente:

Característica	Conteo cíclico	Conteo físico general
Frecuencia	Periódica (diaria, semanal o mensual).	Esporádica (1 o 2 veces al año).
Alcance	Porciones del inventario (segmentado).	Todo el inventario en una sola jornada.
Objetivo	Mantener el control continuo del inventario.	Verificar el inventario completo en un momento puntual.
Detección de errores	Más rápida, permite corregir en el momento.	Más tardía, puede arrastrar errores acumulados.
Conformidad fiscal	Apoya el cumplimiento constante de obligaciones fiscales.	Puede servir como respaldo, pero no es suficiente por sí sola.

Ventajas y desventajas del conteo cíclico

Ventajas

• No necesitas cerrar tu negocio para hacer inventario. 
• Mayor precisión de entradas y salidas con revisiones constantes.
• Prevención de errores, mermas o faltantes antes de que se conviertan en un problema mayor.
• Como el conteo es continuo, es más fácil respaldar deducciones, devoluciones de IVA y auditorías del SAT.
• Facilita la toma de decisiones y puedes planear mejor tus compras, promociones y estrategias de ventas de acuerdo con datos actualizados y confiables sobre tus existencias.
• Reduce costos y tiempo comparado con un inventario anual masivo.
• Se adapta a la rotación, valor o ubicación de los productos, lo que permite un control enfocado. 

Desventajas

• Requiere de disciplina y planeación con un calendario bien organizado.
• Hay que invertir en capacitación, sistemas o personal especializado para establecer un sistema efectivo de conteo cíclico.
• No sustituye el conteo físico general en todos los casos, solo reduce su uso. En algunos giros o auditorías, puede ser necesario realizar un inventario físico completo eventualmente.
• Puede generar discrepancias si no se sincroniza el conteo manual y el inventario digital.
• Existe el riesgo de pasar por alto errores si no se establece una rotación adecuada de productos en el plan de conteo.

Algunos artículos, generalmente los que se cuentan con menor frecuencia, pueden estar menos controlados y presentar discrepancias no detectadas a tiempo

Pasos para hacer el conteo cíclico 

1. Clasifica tus productos 

Una de las formas de clasificación más útiles para el conteo cíclico es el sistema de inventario ABC, que separa los productos en tres categorías:

• A (Alta prioridad)

Artículos más valiosos o de mayor rotación, aunque no necesariamente en gran cantidad. Representan aproximadamente el 20% de los productos, pero suelen concentrar el 70-80% del valor del inventario o de las ventas.

• B (Prioridad media)

Productos con un nivel intermedio de rotación y valor. Generalmente, representan el 30% del inventario y alrededor del 15-25% del valor total.

• C (Baja prioridad)

Los productos de bajo valor o de rotación lenta. Representan el 50% del inventario, pero solo el 5% o menos del valor total.

2. Define la frecuencia de conteo 

Establece la categoría de productos que contarás por día, semana y mes dependiendo del tamaño de tu inventario y recursos disponibles. Es importante que distribuyas los conteos en días hábiles y asignes responsables para la ejecución y validación de los recuentos.

3. Registra y compara

Registra el conteo de cada ciclo en tu sistema de gestión de inventario u hojas de cálculo, documenta cualquier cambio y compara siempre con el conteo físico. Si hay diferencias, identifica el error y toma medidas correctivas de inmediato. 

4. Haz los ajustes necesarios

Una vez que tengas un historial de conteos cíclicos, tendrás la información necesaria para adaptar el inventario a cambios en el negocio o la rotación de productos.

El conteo cíclico es una técnica que puedes utilizar en tu negocio de forma sencilla y totalmente personalizada para llevar un control sostenido y confiable de tus productos. En conjunto con un conteo general al inicio y al final del año, es una forma efectiva de cumplir con tus obligaciones fiscales sin complicarte con auditorías o inventarios de último minuto.

Ejemplo de conteo cíclico 

Tipo	Total de productos	Frecuencia de conteo	Productos a contar por semana	Productos a contar por día (5 días)
A	120	Cada semana	120	24
B	180	Cada mes	45	9
C	300	Cada 6 meses	12	2.4 (aproximadamente 2 o 3)

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