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Categoría: CRM

Todo lo que necesitas conocer para dominar tu proceso comercial y gestionar tus tratos.

  • Acciones disponibles para seguimientos

    Con el calendario de Seguimientos de docDigitales puedes consultar, filtrar y gestionar todas las actividades programadas que te han sido asignadas.

    Si tienes un rol de líder en el equipo comercial, también podrás visualizar y dar seguimiento a las actividades de todos los integrantes de tu equipo.

    1. Accede desde CRM > Seguimientos.
    2. Se abrirá la pantalla del Calendario con distintas funcionalidades.

    Calendario con seguimientos: 

    1. Visualiza el mes en curso con los Seguimientos agrupados por día.
    • Cada día se muestran hasta tres seguimientos en vista previa. Si existen más seguimientos registrados aparecerá la leyenda “+ X seguimientos”. Al hacer clic, se desplegará el listado completo.
    • Cada Seguimiento cuenta con un ícono y color específico para identificarlo:

    Para consultar el detalle completo del seguimiento, haz clic sobre él y se abrirá una nueva ventana con toda la información.

    Panel de filtrado

    1. Puedes aplicar distintos filtros para encontrar seguimientos específicos. Los filtros se presentan en formato de lista de selección, y puedes seleccionar tantos como sean necesarios.

    Nota: También puedes realizar esta búsqueda directamente desde la pantalla de listado.

    Fecha del calendario

    1. Puedes desplazarte entre meses y años para consultar seguimientos anteriores o programados en el futuro. Utiliza el menú desplegable para seleccionar el mes o año deseado y el calendario se actualizará de manera automática al mes o año asignado.

    Botón de Nuevo Seguimiento

    1. Desde el calendario, puedes crear un nuevo seguimiento haciendo clic en el botón + Nuevo Seguimiento, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

  • Busca o filtra entre seguimientos

    En el módulo de seguimientos de docDigitales puedes localizar información de forma rápida utilizando las funciones de búsqueda o filtrado. 

    Buscar un seguimiento

    1. Accede al menú lateral izquierdo y selecciona CRM > Seguimientos.
    2. Ingresa a la pestaña Listado.
    1. Haz clic en el botón Buscar, ubicado en la parte superior de la lista.
    2. Se desplegará un formulario con los siguientes campos.

    *Ningún campo de búsqueda es obligatorio, puedes utilizar los que consideres necesarios.

    • Título: Ingresa el nombre que le asignaste al seguimiento al momento de crearlo.
    • Clave de seguimiento: Escribe la clave que se asignó al momento de crear el seguimiento, cuenta con el siguiente formato “SEG-XXX”. La numeración es consecutiva.
    • Cliente o Prospecto: Escribe el nombre del cliente o prospecto vinculado al seguimiento.
    • Tratos: Selecciona el Trato para consultar sus seguimientos. Solo es posible seleccionar un Trato.
    • Fecha de inicio: Consulta entre un rango de fechas del inicio del seguimiento.
    • Fecha de fin: Busca entre un rango de fechas del cierre o fin del seguimiento.
    1. Haz clic en Buscar para mostrar los resultados que coincidan con los criterios ingreados.

    Nota: Si deseas realizar una nueva búsqueda, utiliza el botón Limpiar campos, o selecciona Cancelar para salir del formulario.

    Filtrar seguimientos

    También puedes aplicar filtros para consultar únicamente los seguimientos que sean de tu interés.

    1. Accede al listado de Seguimientos.
    1. En el panel de búsqueda, localiza las opciones de filtrado.
    1. Selecciona los filtros necesarios para tu búsqueda.
    • Asignado a: Te permite filtrar los seguimientos por uno o varios colaboradores asignados.
    • Prioridad: Filtra por nivel de urgencia:
      • Sin prioridad
      • Alta
      • Media
      • Baja
    • Estado: Selecciona el estado del seguimiento:
      • Pendiente
      • En curso 
      • Finalizado
    • Acción: Filtra por tipo de acción del seguimiento:
      • Reunión
      • Llamada 
      • Correo electrónico
      • Actividad
    1. Conforme vayas aplicando los filtros, el sistema actualizará el listado automáticamente para mostrarte los seguimientos correspondientes.

    Nota: Para reiniciar el filtrado de seguimientos es necesario que deselecciones los filtros o inicies sesión nuevamente.

    Consejos en la búsqueda de seguimientos

    • Utiliza palabras clave en los campos de búsqueda para localizar el seguimiento con rapidez.
    • Combina filtros de prioridad con rangos de fechas para identificar seguimientos urgentes.
    • Si tienes un alto volumen de seguimientos, haz revisiones periódicas para mantener actualizada toda la información.

  • Modifica el estado de los seguimientos

    Mantén el control de tus actividades actualizando el estado de cada Seguimiento conforme el avance de las tareas.

    Estados de seguimiento en docDigitales.

    El sistema cuenta con 3 estados de seguimiento predeterminados.

    • Pendiente: Seguimiento que se ha creado, pero aún no ha iniciado.
    • En curso: Seguimiento que se encuentra activo y con tareas en curso. 
    • Finalizado: La tarea ha finalizado y ya no requiere de mayor actividad.

    Cambia de estado un seguimiento.

    Al momento de crear un Nuevo Seguimiento en el sistema, su estado se define automáticamente como Pendiente y puedes actualizarlo de 2 maneras distintas.

    Desde el listado de seguimientos

    1. Accede al listado de seguimientos desde el menú CRM > Seguimientos.
    2. Haz clic en la pestaña Listado.
    1. Localiza el seguimiento que deseas actualizar. Encontrarás su estado al final de la fila.
    1. Haz clic sobre el botón del Estado.
    2. Selecciona la nueva opción de estado: En curso o Finalizado.
    3. Se actualizará automáticamente conforme a la nueva selección.

    Desde el detalle de seguimiento

    1. Ingresa al detalle del seguimiento que deseas cambias. Puedes hacerlo desde el calendario o directamente desde el trato asociado
    1. Se abrirá una pantalla con toda la información del Seguimiento.
    2. Haz clic en el botón del Estado.
    1. Selecciona el nuevo estado: En curso o Finalizado.

    Recomendaciones para una gestión eficiente de Seguimientos

    • Modifica el estado en cuanto avances con la actividad para mantener la información actualizada.
    • Identifica los seguimientos con mayor prioridad o urgencia y asegúrate de moverlos a En curso para no afectar el cumplimiento de tu trato.
    • Si un seguimiento cambia de estado y afecta a otros colaboradores, informa al equipo.

  • Edita o elimina seguimientos

    Editar un seguimiento

    Si requieres actualizar la información de un seguimiento, por ejemplo, modificar fechas, títulos o datos asignados, puedes realizarlo siguiendo estos pasos:

    1. Ingresa al listado de Seguimientos desde el menú lateral izquierdo en CRM > Seguimientos.
    2. Haz clic en la pestaña Listado.
    1. Localiza el Seguimiento que deseas modificar y da clic en el ícono de lápiz ubicado al final de la fila correspondiente.
    1. Se abrirá el formulario con la información precargada del seguimiento seleccionado.
    2. Haz clic en el campo que deseas modificar y actualiza la información según corresponda.
    3. Una vez realizados los cambios, haz clic en Guardar Seguimiento. El sistema validará que los campos obligatorios contengan información; si se detecta algún error, se mostrará un mensaje en el campo correspondiente.

    *Puedes editar todos los campos del Seguimiento.

    1. Regresarás a la pantalla anterior y se mostrará una notificación de confirmación.

    Elimina uno o varios seguimientos

    Si existen seguimientos que ya no sean necesarios o estén finalizados, puedes eliminarlos mediante la función de selección múltiple.

    *Toma en cuenta que una vez que un Seguimiento haya sido eliminado del sistema no podrás recuperarlo de ninguna manera.

    1. Ingresa al Listado de Seguimientos.
    1. Ubica la casilla de selección que se encuentra en la parte izquierda de cada seguimiento.
    2. Selecciona las casillas correspondientes del / los seguimientos que desees eliminar del sistema.
    3. Haz clic en el botón Eliminar, ubicado en la parte superior derecha de la lista.
    4. Se abrirá un Pop – Up de confirmación. Da clic en Eliminar Seguimiento para confirmar la acción.
    1. Al eliminar el seguimiento, el sistema mostrará una notificación de confirmación con la leyenda Seguimiento eliminado con éxito.

    Para cancelar la eliminación solo da clic en el botón Cancelar o en el ícono de cerrar (X) ubicado en la esquina superior derecha del cuadro de confirmación.

  • Consulta los seguimientos de un Trato

    En la pestaña Seguimientos puedes ver, buscar y actualizar el estado de todos los seguimientos relacionados con un trato específico.

    Conoce la pantalla de seguimientos

    1. Ingresa al listado de tratos desde el módulo de CRM > Embudo de ventas.
    2. Haz clic en la pestaña Tratos.
    1. Cargará la pantalla con el listado de tratos existentes en el sistema.
    1. Haz clic sobre el trato que deseas consultar.
    1. Ingresa en la pestaña Seguimientos y se abrirá una pantalla con todos los seguimientos de ese trato. 
    • Acción: Muestra el nombre y la clave del seguimiento. Si haces clic sobre el nombre se abrirá una ventana con todos los detalles.
    • Fecha inicio: Indica la fecha en la que se creó el seguimiento. Si no existe una fecha asignada, se mostrará un guion “-”.
    • Prioridad: Muestra un icono que identifica la prioridad de la actividad:
      • Sin prioridad: “-”
      • Alta: “∧”
      • Media: “=”
      • Baja: “∨”
    • Asignado a: Visualiza un icono con las iniciales del vendedor o colaborador responsable. Si no tiene a nadie asignado, aparecerá un guion “-”.
    • Estado: Muestra el estado actual del seguimiento con las opciones:
      • Pendiente
      • En curso
      • Finalizado

    Nota: Si cuentas con permisos completos de acceso al CRM, puedes hacer clic sobre el estado para desplegar las opciones disponibles y actualizar el estado directamente desde aquí.

    Filtra o busca un seguimiento dentro de un trato

    1. Dentro de la pestaña Seguimientos, haz clic en el icono Buscar. Se desplegará un menú de búsqueda, donde podrás buscar o filtrar por distintas opciones.
    • Título: Busca por nombre del seguimiento.
    • Usuario asignado: Selecciona de la lista al colaborador del cual deseas ver sus asignaciones.
    • Prioridad: Elige entre las distintas opciones, según tu necesidad de búsqueda:
      • Sin prioridad
      • Alta
      • Media
      • Baja
    • Fecha inicio: Define un rango de fechas de inicio y fin para la búsqueda.
    1. Haz clic en Buscar para aplicar los filtros y que se muestren los seguimientos según tu búsqueda.
    1. Una vez que encuentres el seguimiento deseado, haz clic sobre él para conocer los detalles completos.

    Detalles de seguimiento

    1. Estatus del seguimiento: Indica en que estatus se encuentra la actividad:
    • Pendiente
    • En Curso 
    • Finalizado
    1. Abreviatura del seguimiento: Abreviatura que engloba el tipo de seguimiento y la clave del trato. Se incluye el icono para relacionar que tipo de acción es.
    2. Prioridad del seguimiento: Icono donde se muestra el nivel de prioridad de este seguimiento.
    3. Título del seguimiento: Título asignado al seguimiento.
    4. Cliente: Cliente o prospecto con el que se tiene el trato comercial. Si das clic sobre el nombre se abrirá la tarjeta de contacto.
    5. Descripción del seguimiento: Detalles relevantes sobre el seguimiento.
    1. Asignado a: Colaborador asignado encargado de llevar a cabo este seguimiento.
    2. Relacionado a Trato: Campo donde se muestra el nombre del trato comercial junto con su clave. Este campo puede no estar relacionado a ningún trato en específico.
    3. Fecha: Fecha de inicio y fin del seguimiento.
    4. Link adicional:  Puedes colocar links de apoyo o documentación extra para llevar un mejor control, por ejemplo, links de una videollamada, documento descriptivo o sitio web institucional.

  • Crea un nuevo seguimiento

    En el módulo de CRM de docDigitales puedes crear Nuevos Seguimientos para dar continuidad a las actividades relacionadas con un trato. Estos Seguimientos te permiten registrar tareas como reuniones, correos electrónicos, llamadas o actividades generales. 

    No existe límite de registros, por lo que puedes crear todos los seguimientos necesarios para un trato.

    Crea un Nuevo Seguimiento desde el calendario

    1. Ingresa al panel de Seguimientos desde CRM> Seguimientos.
    1. Se abrirá la vista en formato de calendario. Haz clic en el botón + Nuevo Seguimiento, ubicado en la parte superior de la pantalla.
    1. Se desplegará el formulario de Nuevo Seguimiento donde deberás de llenar los siguientes campos: 
    • Cliente o Prospecto: Campo de texto con búsqueda predictiva. Al escribir el nombre, el sistema mostrará coincidencias con los clientes o prospectos registrados. Si no existe el nombre, se creará un nuevo contacto.

    Nota: Al seleccionar un Cliente o Prospecto ya existente, el seguimiento quedará vinculado a este, y únicamente se mostrarán los tratos que tenga relacionados.

    • Título: Asigna un nombre al seguimiento con un máximo de 200 caracteres.
    • Acción: Selecciona entre el menú desplegable si se trata de:
      • Reunión.
      • Llamada. 
      • Correo electrónico. 
      • Actividad.
    • Prioridad: Define el nivel de prioridad del Seguimiento según su urgencia. Las opciones del sistema son:
      • Sin prioridad.
      • Alta.
      • Media.
      • Baja. 
    • Fecha y hora de inicio: Indica la fecha y hora de inicio del Seguimiento. Las opciones de horario se muestran en intervalos de 15 minutos.
    • Fecha y hora de fin: Define la fecha y hora aproximadamente del término de la actividad. Este valor no puede ser anterior a la fecha de inicio.
    • Asignado a: Selecciona dentro de la lista al colaborador responsable del Seguimiento. Considera que este campo solo está disponible para usuarios con acceso completo al módulo de CRM.
    • Relacionado a Trato: Selecciona de la lista los tratos relacionados con el Cliente o Prospecto, el trato en cuestión. También puedes agregar seguimientos a clientes sin necesidad de relacionarlos con un trato.
    • Descripción: Campo de texto libre para detallar información adicional necesaria, con un máximo de 1000 caracteres.
    • Link adicional: Agrega un enlace relacionado con el seguimiento, puede ser el URL de una reunión virtual o un documento con los detalles técnicos. Solo se permite registrar un enlace por seguimiento.
    1. Completado el llenado del formulario dando clic en Guardar Seguimiento.
    1. Al guardar, se mostrará una notificación de confirmación y serás redirigido automáticamente al listado, donde podrás visualizar el nuevo seguimiento registrado. Además, el evento se agregará al calendario de forma automática.
    1. Si decides cancelar el registro, haz clic en Cancelar para descartar los cambios.

    Nota: Puedes registrar seguimientos a clientes con los que ya hayas negociado anteriormente, incluso si no están vinculados a un trato activo. Esto aplica tanto para clientes frecuentes como para aquellos con quienes hayas cerrado acuerdos en el pasado.

    Agrega un Nuevo Seguimiento desde un trato 

    1. Ingresa al detalle de Trato desde CRM >Embudo de ventas.
    2. Después da clic en la pestaña Tratos.
    1. Selecciona el Trato de tu interés. Puedes utilizar la función Buscar y dar clic sobre él una vez que lo hayas localizado.
    1. Ingresa al panel de Seguimientos dando clic en la pestaña correspondiente.
    1. En el panel de acciones en la parte superior da clic en Agendar Seguimiento.
    1. Se abrirá una pestaña para agregar un Nuevo Seguimiento con los datos del Cliente o Prospecto y Trato ya pre-cargados.
    1. Completa los campos del formulario de Nuevo Seguimiento como en el caso anterior.

  • Exporta tus tratos a un archivo excel

    Si necesitas trabajar tu información de tratos en una hoja de cálculo, puedes exportar todo el listado en pocos pasos.

    1. Ve a CRM > Embudo de ventas. 
    2. Abre la pestaña Tratos.
    1. Desde el listado de tratos, ubica el panel superior de acciones.
    2. Da clic en Exportar Excel.
    1. El sistema descargará automáticamente un archivo .xlsx con todos tus tratos registrados.

  • Busca o filtra entre tus tratos existentes

    Si tienes varios tratos registrados, puedes utilizar la función de buscar o filtrar para ayudarte a encontrar fácilmente los tratos que necesites consultar.

    Busca un trato en específico

    1. Desde el menú lateral izquierdo, entra al módulo de CRM > Embudo de ventas.
    1. Haz clic en la opción Buscar. Se abrirá una lista desplegable con varios campos para iniciar la búsqueda (ningún campo es obligatorio). 
    1. Puedes buscar los tratos por distintos filtros:
    • Trato: Escribe el nombre del trato tal como lo escribiste al crearlo (en la medida en que vayas tecleando, aparecerán los resultados que coincidan con la búsqueda).
    • Clave del trato: Es el conjunto de las siglas TR – XXX. Se asigna numeración consecutiva en función de la creación de nuevos Tratos, por ejemplo TR – 001.
    • Cliente o prospecto: Busca por nombre del contacto para ver todos los tratos relacionados.
    • Valor previsto: Ingresa un rango de valor mínimo y máximo para encontrar tratos similares en monto.
    • Fecha probable de cierre: Filtra por el periodo de cierre estimado para ver tratos activos en ese lapso de tiempo.
    1. Una vez que hayas llenado los campos que prefieras, da clic en el botón Buscar.

    *Si deseas realizar una nueva búsqueda, haz clic en Limpiar campos para reiniciar el formulario. Ten en cuenta que los filtros también se eliminarán automáticamente al salir de esta pantalla, por lo que al volver a ingresar verás el listado sin ningún filtro aplicado.

    Filtra tus tratos existentes

    La función filtrar te permite organizar la vista para enfocarte en los tratos según la persona asignada, prioridad o estado actual.

    1. Ve a CRM >Embudo de ventas.
    2. Ingresa a la pestaña de Tratos.
    1. Aplica los filtros disponibles según tus necesidades:
    • Asignado a: La persona encargada del trato. Selecciona uno o varios usuarios para ver los tratos que tienen asignados.
    • Prioridad: Según la importancia que tiene. Puedes seleccionar una o más entre las distintas opciones: sin prioridad, alta, media o baja.
    • Estado: Puedes ver el trato según el estado marcado en el sistema. Filtra por estado del trato: abierto, ganado o no ganado.

    Nota: Los filtros se mantendrán activos mientras no los reinicies o cierres sesión.

    Una vez que hayas encontrado el trato que buscas, puedes hacer  clic sobre él y se desplegará una vista con todos los detalles.

  • Genera facturas, notas de venta o cotizaciones desde un trato

    Desde el detalle de un trato puedes generar documentos de forma rápida, usando la información ya registrada del cliente o prospecto.


    Ten en cuenta que solo podrás generar facturas o notas de venta si el trato ya está marcado como cliente; si aún es un prospecto, únicamente podrás crear cotizaciones.

    Crea una nueva factura, nota de venta o cotización desde un trato

    1. Ingresa al detalle de Trato desde CRM > Embudo de ventas.
    2. Haz clic en la pestaña Tratos.
    1. Localiza el trato al cual deseas generar un nuevo documento y da clic sobre él para abrir el detalle.
    1. En el panel de opciones en la parte superior haz clic en la opción del documento a generar:
    • Nueva Factura.
    • Nueva Nota de Venta.
    • Nueva Cotización.

    *Si el trato es de un prospecto, los botones de factura y nota de venta aparecerán deshabilitados.

    1. El formulario del documento se abrirá con los siguientes campos ya precargados:
    • Cliente o Prospecto: Relacionado con el trato.
    • Relacionada a Trato: Con la opción ya habilitada y relacionado en automático al trato en cuestión.
    1. Completa el llenado del documento de acuerdo al producto / servicio que se vaya a facturar o cotizar.

  • Personaliza los motivos de Tratos No Ganados

    Cuando un trato se marca como No Ganado, conocer el motivo es clave para optimizar tus estrategias de ventas y detectar áreas de mejora. En docDigitales puedes personalizar la lista de motivos por los cuales un trato se ha perdido.

    Agrega motivos de Tratos No Ganados

    1. Ingresa al detalle del Trato.
    1. Haz clic en el botón de estado y márcalo como No Ganado.
    1. Se abrirá el pop – up de detalles de trato No Ganado. Dentro de la lista de selección da clic en la opción Editar Motivos.
    1. Haz clic en + Agregar Motivo.
    1. Escribe el nombre del nuevo motivo. Puedes agregar hasta 20 motivos personalizados.
    2. Guarda los nuevos cambios dando clic en el botón Aplicar cambios.

    Ahora cada que marques un trato como No Ganado aparecerá tu lista personalizada de motivos.

    Elimina motivos de tratos No Ganados

    Elimina los motivos predeterminados o aquellos que ya no necesites, manteniendo la lista alineada a las necesidades de tu negocio.

    1. Abre la ventana de edición de motivos.
    2. Localiza el o los motivo(s) que deseas eliminar y da clic en el ícono del bote de basura.
    1. Cuando termines de editar la lista, da clic en el botón Aplicar Cambios para que se actualice.

    La lista quedará actualizada y a partir de ese momento solo se mostrarán los motivos que hayas dejado visibles.

    Nota: El motivo “Sin especificar” no se puede eliminar ni modificar.