Autor: America Ibarra

El proceso de relacionar una factura consiste en vincular dos o más comprobantes fiscales, estableciendo una relación específica entre ellos. Esta función es fundamental para cumplir con los requisitos fiscales establecidos por el SAT y permite llevar un control más detallado de las transacciones.

Este proceso debe realizarse si: 

• Hay un descuento o bonificación a una operación previa.
• Hay devolución de mercancía.
• Hay sobre pago que requiera devolución parcial del monto.
• Hay una compensación por alguna deuda.
• Hay un error en el monto originalmente cobrado. 

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Tipos de relaciones en las facturas

01 – Nota de crédito de los documentos relacionados

Este tipo de relación se utiliza cuando se emite una nota de crédito para reducir o cancelar el importe de una factura previamente emitida. Por ejemplo, si se detecta un error en el importe de la factura original, la nota de crédito se emite para ajustar la cantidad.

02 – Nota de débito de los documentos relacionados

Se emplea cuando se emite una nota de débito para aumentar el importe de una factura anterior. Esto ocurre cuando se necesita agregar un cargo adicional a una transacción previamente facturada, como gastos extras o ajustes.

03 – Devolución de mercancía sobre facturas o traslados previos

Esta relación se utiliza cuando hay una devolución parcial o total de mercancías previamente facturadas o trasladadas. Por ejemplo, si un cliente devuelve un producto por no estar satisfecho, se emite una devolución con este tipo de relación.

04 – Sustitución de los CFDI previos

Aplica cuando una factura se cancela debido a errores en la información, y se genera un nuevo CFDI para sustituir el anterior. El nuevo CFDI debe estar relacionado con el que se cancela para que quede constancia de que fue reemplazado.

05 – Traslados de mercancías facturados previamente

Este tipo de relación se utiliza cuando se factura la venta de mercancías que ya han sido trasladadas previamente bajo un CFDI de traslado. En este caso, el CFDI de traslado se relaciona con la factura que corresponde a la venta de esas mercancías.

06 – Factura generada por traslados previos

Se utiliza para indicar que el CFDI está siendo vinculado a un CFDI de traslado emitido previamente.

07 – CFDI por aplicación de anticipo

Este comprobante permite identificar la existencia de un anticipo, según la definición del SAT, que lo considera como un monto recibido por adelantado sin que se conozcan aún el bien o servicio que se adquirirá ni su precio. Este tipo de CFDI solo puede relacionarse con otros comprobantes del mismo tipo.

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Pasos para relacionar una factura en docDigitales

1. Después de haber generado una factura, dirígete a la parte inferior de la pantalla.
2. En la sección Opciones adicionales de factura, habilita la opción Relacionar CFDI.

3. En el campo Tipo Relación selecciona la relación que corresponda. Como ya vimos, cada tipo de relación tiene un propósito específico, por lo que es importante elegir la correcta según la situación.
4. Ingresa el rango de fechas en el que fue emitido el CFDI que deseas relacionar y haz clic en Buscar. Esto ayuda a acotar la búsqueda del comprobante en cuestión.
5. El sistema mostrará la lista de las facturas emitidas dentro del rango de fechas especificado. Selecciona la factura con la cual deseas establecer la relación.
6. Haz clic en Relacionar. Se vincularán ambos comprobantes y posteriormente, solo tendrás que timbrar la nueva factura para completar el proceso.

Si bien, antes se podía cancelar una factura sin mayores complicaciones, las nuevas disposiciones del SAT exigen que este procedimiento se realice de manera formal y se justifique adecuadamente. Desde enero de 2022 es obligatorio especificar el motivo de cancelación y en algunos casos obtener la autorización del cliente.

Llevar a cabo el proceso de cancelación correctamente evita sanciones y asegura que tu contabilidad y el registro de operaciones estén alineados con las normativas fiscales. Si has identificado que generaste una factura con algún error y necesitas cancelarla, es importante que conozcas los distintos motivos por los que puedes hacerlo y cómo proceder según sea el caso.

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Motivos de cancelación de facturas de acuerdo al SAT

Motivo 01 – Factura con relación emitida con errores.

Este motivo aplica cuando emites una factura al cliente correcto pero contiene errores de llenado y debe ser sustituida por una nueva. Por ejemplo, errores en el precio unitario, descuentos mal aplicados, cambios en la fecha de emisión o cualquier otro error relacionado con los datos de la factura.

¿Cómo cancelar una factura por el motivo 01?

Primero, genera la nueva factura que sustituirá a la factura con error: 

1. Haz clic en el botón + Nuevo > Factura desde el panel principal o a través del módulo de  Facturación > Facturas y Notas de Venta > Factura, en el botón desplegable.
2. Completa la información de la factura como lo harías normalmente y asegúrate de ingresar correctamente toda la información.
3. Desplázate a la parte inferior de la pantalla hasta encontrar la sección Opciones adicionales de factura.
4. Activa la opción Relacionar CFDI y selecciona el tipo de relación: “04 – sustitución de los CFDI previos”. *Conoce más sobre cómo relacionar una factura.

5. Introduce la fecha inicial y fecha final correspondientes al periodo en el que fue emitida la factura que deseas cancelar.

6. Haz clic en Buscar y selecciona el folio de la factura que estás sustituyendo.
7. Haz clic en Relacionar.

8. Revisa toda la información de la nueva factura. Una vez verificada, procede a timbrar.

Ahora, cancela la factura original:

9. Regresa a la pestaña Facturas y Notas Emitidas y localiza la factura que deseas cancelar.
10. Selecciona la factura y haz clic en Cancelar.
11. En el campo Motivo de Cancelación, selecciona “01 – Comprobante emitido con errores con relación”.
12. Selecciona el folio de la nueva factura que emitiste previamente y que sustituye a la que estás cancelando.
13. Haz clic en Aceptar y espera a que el sistema actualice el estado de la factura. Esta debería aparecer como “Cancelada”. En algunos casos, si la cancelación requiere la aprobación del cliente, el estatus aparecerá como “Por Cancelar” hasta que el cliente la acepte.

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Motivo 02 – Facturas sin relación emitidas con errores

Este motivo se utiliza cuando no es necesario relacionar la factura cancelada con una nueva. Es decir, cuando emites la factura al cliente incorrecto y no hay manera de relacionarla con un CFDI correcto.

¿Cómo cancelar una factura por el motivo 02?

1. Si es necesario, envía la solicitud de cancelación a tu cliente
2. Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta > Facturas y Notas  Emitidas.
3. Selecciona la factura errónea y haz clic en Cancelar.
4. Indica el motivo “02 – Comprobantes emitidos con errores sin relación” y confirma la acción.
5. Si aplica, espera la aprobación del cliente para la cancelación o bien, que el sistema actualice el estatus de la factura a “Cancelada”.
6. Genera la nueva factura al cliente correcto.

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Motivo 03 – Factura de una operación que no se llevó a cabo

Este motivo es aplicable cuando la operación que originó la factura no se realizó. Por ejemplo, si un cliente solicitó la factura para programar un pago, pero finalmente la compra no fue aprobada o no se concretó.

¿Cómo cancelar una factura por el motivo 03?

1. Si es necesario, envía la solicitud de cancelación a tu cliente.
2. Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta > Facturas y Notas  Emitidas.
3. Selecciona la factura errónea y haz clic en Cancelar.
4. Indica el motivo “03 – No se llevó a cabo la operación”.

5. Si aplica, espera la aprobación del cliente para la cancelación o que el sistema actualice el estatus a “Cancelada”.

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Motivo 04 – Operación nominativa relacionada en una factura global

Este motivo se utiliza cuando has emitido una factura global, pero posteriormente un cliente solicita una factura nominativa individual. En este caso, es necesario cancelar la factura global y emitir una nueva.

¿Cómo cancelar una factura por el motivo 04?

1. Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta > Facturas y Notas  Emitidas.
2. Selecciona la factura global que vas a ajustar y haz clic en Cancelar.
3. Indica el motivo “04 – Operación nominativa relacionada en una factura global”.

4. Emite la factura que el cliente solicita. Sigue el proceso normal para timbrar una factura nominativa.
5. Genera la nueva factura global con el importe ajustado, restando la compra del cliente que solicitó la factura nominativa.

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¿En qué casos puedes realizar una cancelación directa?

• Cuando la factura se realizó por un monto menor a $1,000 MXN.
• Cuando es concepto de nómina, egreso o traslado.
• Para RIF.
• Cuando son facturas a “Público en general” (Motivo 04).
• En caso de ser residente en el extranjero.
• Cuando se quiere cancelar una factura con un monto mayor o igual a $1,000 MXN con menos de 72 horas de haber sido generado.

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Consideraciones adicionales

Ten en cuenta que debes enviar la solicitud de cancelación a tu cliente a través del buzón tributario del SAT. Él tendrá 72 horas a partir de la recepción de la solicitud para responder si acepta o rechaza la cancelación de la factura.

Si ya completaste la carga de tu CSD, estás listo para comenzar a facturar.  Sigue los siguientes pasos para generar una nueva factura:

1. Haz clic en el botón + Nuevo > Factura desde el panel principal o a través del módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta > Factura en el botón desplegable.

2. Comienza a llenar tu factura:
   • Cliente: Ingresa el Nombre o Razón Social del cliente al que deseas realizarle la factura. Si el cliente no está registrado, puedes darlo de alta haciendo clic en + Nuevo cliente. *Consulta el manual: Registra a tus clientes.
   • Tipo: Elige entre generar una factura de Ingreso, Egreso o Traslado.
   • Título: Es el nombre de tu documento, por ejemplo: “Factura”, “Nota de Crédito” o “Traslado”. Este campo se llena automáticamente cuando eliges el tipo de documento.
   • Fecha: Puedes asignar fechas con anterioridad de hasta 72 horas.
   • Moneda: Puedes cambiar el tipo de moneda en tus facturas siempre que sea necesario.
   • Serie: Tienes la opción de agregar una serie para separar tus facturas o notas de crédito, si lo necesitas.
   • Folio: Es el número de identificación de la factura. Este folio es solo para control interno, no tiene validez fiscal.

3. Agrega los artículos que vas a facturar o selecciona alguno de tu listado de productos previamente guardados. Debes llenar los campos de la siguiente manera:
   • Cantidad: Es el número de productos o servicios que vas a facturar, esta cantidad se multiplicará por el precio unitario.
   • Artículo: Es el nombre del producto o servicio. Puedes agregar hasta 50 caracteres, incluyendo espacios.
   • Descripción: Agrega con detalle las características y especificaciones de tu producto. Puedes escribir hasta 1,000 caracteres incluyendo espacios.
   • Clave SAT: Ingresa la clasificación del producto según el catálogo del SAT. Puedes introducir una o varias palabras clave que describan el producto para activar la búsqueda en el catálogo. Se mostrarán opciones que se ajusten a las características ingresadas. *Si conoces la clave de 8 dígitos correspondiente a la clave del producto, también puedes realizar la búsqueda utilizando ese número.
   • Unidad SAT: Para registrar la unidad de medida estandarizada conforme al catálogo del SAT, puedes escribir una o varias palabras relacionadas, como “Lote”, “Kilogramo”, “Día”, “Semana”, “Metros”, etc. El sistema mostrará los resultados según lo ingresado. *Si conoces la clave de 2 o 3 dígitos que corresponde a la unidad de medida, también puedes realizar la búsqueda usando dicha clave.
   • Precio Unitario: Ingresa el precio del artículo antes de aplicar los impuestos.
   • Objeto de Impuesto: Este atributo, nuevo en la emisión CFDi 4.0, indica si la operación comercial requiere desglosar los impuestos correspondientes.
   • Impuestos: En estos campos puedes seleccionar los impuestos a aplicar en tu factura, permitiendo elegir hasta 4 impuestos por artículo. Si ya tienes tus impuestos configurados, simplemente selecciona el nombre del impuesto correspondiente. *En caso de no tener impuestos dados de alta, consulta el manual: Da de alta Impuestos.

4. Selecciona la Tarifa aplicable. Si un artículo no está ligado a la tarifa seleccionada, se utilizará su precio base. *El nombre de la tarifa no aparece en el PDF de la factura. 
5. Puedes agregar un descuento global a la factura activando la opción de Descuento. Ingresa en porcentaje o en monto y haz clic en el botón de Guardar. (Si la factura no lleva descuento, omite este paso).

6. Método de pago:
   • Pago en una sola exhibición: Utilízalo cuando el pago es de contado, es decir, se paga la totalidad al momento en que se realiza la factura.
   • Pago en parcialidades o diferido: este método aplica cuando no recibes el pago al momento de la emisión de la factura. *En estos casos se debe seleccionar la forma de pago “99 – Por Definir”, siguiendo los requerimientos del SAT.

7. Forma de Pago: Selecciona la opción que corresponda del catálogo. Si hay múltiples formas de pago, por ejemplo,  un 70% en efectivo y un 30% mediante transferencia electrónica, deberás elegir la que represente la mayor parte del ingreso.
8. Condición de Pago: Especifica si la factura será pagada de contado o si se otorgará crédito al cliente. En caso de crédito, indica los días otorgados y la fecha de vencimiento. Esta función te permitirá llevar un control eficiente de tus cuentas por cobrar.

9. Notas / Términos y Condiciones: Utiliza estos campos para añadir notas relacionadas con la factura o configurar información adicional predeterminada, como condiciones de pago, cuentas bancarias, entre otros.
10. Exportación: Este campo se utiliza para registrar la clave con la que se identifica si el comprobante ampara una operación de exportación. 

11. Finalmente, tienes las siguientes opciones:
    • Ver Factura: Te permite visualizar el PDF con el formato final de tu factura.
    • Guardar Factura: Guarda la factura sin validez fiscal.
    • Timbrar Factura: Una vez que estés listo para emitir la factura con validez fiscal ante el SAT, haz clic en esta opción para timbrar.

Opciones adicionales de factura

Si tu factura requiere incluir alguna de las opciones adicionales, es necesario activar el botón correspondiente para habilitar su uso. Si no necesitas ninguna de estas, puedes omitir esta sección:

• Aceptar Pagos en Línea: Permite a tus clientes pagar su factura con tarjeta de crédito, débito o PayPal.
• Recordatorios de pago: Automatiza la cobranza de facturas a crédito, programando recordatorios de pago automáticos (Función disponible a partir del plan básico).
• Relacionar CFDI: Relaciona la factura con otras que hayas emitido. Esto es útil para notas de crédito, cancelaciones o para vincular un anticipo a una factura.
• A cuenta de terceros: Una función para cuando se factura por un tercero. Es necesario registrar la información del contribuyente del que se está realizando la operación.
• Complementos: Añade un complemento a tu factura, como Carta Porte, Comercio Exterior, INE, Vehículos Usados, Donatarios o IEDU.

Si vienes de un sistema anterior o facturabas directamente en el SAT, puedes migrar tu historial de facturación para no perder continuidad. En docDigitales tienes 2 opciones para realizar la migración: AdminSAT, que permite importar automáticamente tus facturas emitidas, o la importación manual desde el módulo de facturación.

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Importación automática

*El módulo de AdminSAT tiene un costo adicional sobre los planes estándar que ofrecemos. Debes contratarlo para poder realizar el proceso de importación automática.

Antes de comenzar, ten en cuenta que la importación automática de facturas emitidas solo se puede realizar la primera vez que utilizas AdminSAT. Después de esta activación, únicamente las facturas recibidas se pueden importar de manera recurrente. 

1. Desde el panel principal ingresa al módulo de AdminSAT. 
2. Verás un banner que te indicará los pasos para comenzar:

• Carga tu e.firma. Sube el certificado (.cer), la clave privada (.key), y tu contraseña de tu e.firma.

• A continuación, verás la opción Migración CFDI emitidos anteriormente. Haz clic en el botón Comenzar para iniciar la sincronización. *Este es el proceso que solo se realiza la primera vez que utilizas AdminSAT; si decides omitirlo en esa ocasión, no podrás activar esta opción más adelante.

• También verás la opción Migración CFDI recibidos anteriormente la cual puedes habilitar o ignorar según lo consideres conveniente en ese momento. *Dado que la sincronización recurrente de facturas recibidas es la principal función de AdminSAT, esta opción si puede habilitarse y configurarse posteriormente.

3. El sistema comenzará la sincronización con el SAT y migrará las facturas emitidas. En este punto solo tienes que esperar a que el proceso se complete. Podrás ver un indicador del progreso y revisar cuántas facturas han sido migradas exitosamente.

4. Una vez terminado el proceso, todas las facturas migradas que hayas emitido fuera de docDigitales se mostrarán en la pestaña Facturas y Notas Emitidas en el módulo de Facturación. 

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Consideraciones adicionales para la importación automática

• AdminSAT permite la importación de hasta 5,000 facturas emitidas.
• El SAT permite la descarga de hasta 2,000 facturas por día, por lo que el avance de tu importación automática dependerá de esta norma.
• AdminSAT solo migra las facturas con antigüedad de hasta un año. Si necesitas trabajar con facturas de periodos anteriores, podrás hacerlo mediante la opción de importación manual.
• Asegúrate de que tu e.firma esté vigente ya que este es un requisito indispensable para realizar la sincronización. 

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Importación manual

*La función de importación manual está disponible a partir del plan básico.

Si no tienes contratado AdminSAT o quieres importar facturas emitidas con antigüedad mayor a un año, puedes hacerlo a través de la importación manual. 

1. Desde el panel principal ingresa al módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta > Importar Facturas.
2. Selecciona del combo la opción Facturas Emitidas. *Desde este mismo apartado puedes importar manualmente tus Facturas Recibidas.

3. Arrastra tu archivo o haz clic para buscarlo desde tu dispositivo. Los archivos que subas deben tener las siguiente características:
   • Formato ZIP o XML. 
   • No mayor a 5 MB de peso.

4. Haz clic en Subir archivo para completar la acción. 

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Consideraciones adicionales para la importación manual

• El límite de facturas que puedes migrar manualmente depende directamente del peso del archivo (máximo 5MB). 

Con la implementación de la versión CFDI 4.0, es obligatorio especificar el uso del CFDI en cada factura emitida y debe reflejar de manera precisa el destino que le dará tu cliente a la factura.

A continuación, te explicamos paso a paso cómo establecer y ajustar el uso de CFDI.

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Registra el uso de CFDI en el perfil del cliente

Al crear el perfil de un nuevo cliente debes confirmar el uso de CFDI que solicite y registrarlo correctamente en la configuración. 

1. Haz clic en el botón + Nuevo > Cliente desde el panel principal o a través del módulo de Contactos > Clientes > + Nuevo Cliente.

2. Dentro del campo correspondiente, indica el Uso del CFDI que tu cliente te haya proporcionado.
3. Una vez completada la información, guarda el perfil del cliente.

4. Cuando emitas una nueva factura y selecciones a tu cliente desde el listado, se cargará automáticamente toda su información fiscal, incluida la clave de uso de CFDI que configuraste previamente. Este proceso facilita y agiliza la emisión de facturas.

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Edita el uso de CFDI 

Si necesitas modificar el uso de CFDI para una factura puntual, puedes hacerlo directamente desde el documento que estás emitiendo:

1. Selecciona el cliente al que deseas facturar desde el listado.
2. A la derecha de la pantalla aparecerán los datos fiscales del cliente, como el RFC, régimen fiscal y el uso de CFDI. 

3. Haz clic en el ícono de editar para realizar el cambio.

4. Haz clic en Guardar.

*Si necesitas cambiar constantemente el uso de CFDI para un cliente, te recomendamos realizar el ajuste directamente en la configuración de su perfil en lugar de hacerlo cada vez que emites una nueva factura. De esta manera, se mantendrá actualizado de forma predeterminada y evitarás repetir el proceso en cada emisión.

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Catálogo de usos de CFDI 4.0

A continuación, te mostramos el catálogo de claves de uso de CFDI según lo establecido por el SAT en la versión CFDI 4.0:

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Importancia del empleo correcto del Uso de CFDI

El uso de CFDI tiene implicaciones fiscales importantes tanto para quien emite la factura como para quien la recibe. Por ello, es fundamental seleccionar el código adecuado debido a que:

• El uso correcto del CFDI garantiza que los receptores de la factura puedan deducir correctamente los gastos relacionados.
• La selección adecuada del uso de CFDI permite llevar una contabilidad clara y evitar problemas con las auditorías del SAT.
• En caso de errores, la factura podría ser rechazada por el SAT o por el propio cliente, lo que podría derivar en sanciones o en la necesidad de cancelar y emitir una nueva factura.

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Consideraciones adicionales para CFDI 4.0

Con la versión CFDI 4.0, el SAT ha implementado nuevas reglas y requisitos más estrictos que en versiones anteriores. Algunos puntos importantes que debes tener en cuenta son:

• Datos completos del cliente: Es obligatorio contar con el RFC, el nombre o razón social exactos, y el régimen fiscal del receptor. Sin esta información, no podrás emitir la factura.
• No es modificable: Una vez emitida la factura, el uso del CFDI no puede ser cambiado. En caso de error, la única opción es cancelar el CFDI y emitir uno nuevo.
• Se elimina “Por definir (P01)”: Esta opción ya no está disponible en el catálogo. Esto significa que desde el principio deberá estar establecida la clave adecuada.