Autor: America Ibarra

Si tienes colaboradores que trabajan contigo pero no están contratados formalmente, puedes registrarlos bajo el régimen de asimilados al salario. Este régimen permite pagarle a una persona sin que exista una relación laboral formal bajo la Ley Federal del Trabajo. El colaborador recibe un pago similar a un salario, pero sin prestaciones de ley. Cualquier beneficio adicional será el que acuerden ambas partes.

Nota: Si necesitas editar un perfil existente, busca al colaborador en la lista, haz clic en su fila y selecciona Editar. Verás el mismo formulario, pero con los datos ya cargados para que edites lo que necesites. 

Crea un nuevo perfil de colaborador con régimen de asimilados al salario

1. Desde el panel principal ingresa al módulo RH > Colaboradores.

2. Haz clic en el botón +Nuevo Colaborador.

3. Comienza a llenar los campos requeridos de las siguientes secciones: 

4. Información personal

• Nombre de colaborador: Será el nombre que se muestre en el encabezado del detalle del colaborador.
• RFC: Ingresa la clave de Registro Federal de Contribuyentes con homoclave. 
• CURP: Indica la Clave Única de Registro de Población del colaborador.
• Fecha de nacimiento: Selecciona la fecha que corresponda.
• Nacionalidad (Opcional).
• Correo electrónico personal: Este correo será al que se envíen los CFDI de nómina del colaborador.
• Teléfono personal (Opcional).
• País: México.
• Estado (Obligatorio).
• Ciudad (Opcional).
• Municipio (Opcional).
• Código Postal (Obligatorio).
• Colonia (Opcional).
• Calle (Opcional).
• No. Ext. y No. Int. (Opcional).
• +Agregar contacto de emergencia: Si haces clic en esta opción se expandirá la sección Contacto de Emergencia:
  • Nombre: Persona que el colaborador asigne para estos fines.
  • Teléfono: Debe ser un teléfono de contacto activo.
  • Parentesco: Indica la relación que el contacto tiene con el colaborador. 

5. Información laboral

• Número de colaborador: Por defecto, el sistema asigna el siguiente número disponible consecutivo. Puedes editar este campo si tienes una numeración de identificación personalizada.
• Puesto: Corresponde al puesto que el colaborador ocupa dentro de la empresa.
• Área de trabajo: Selecciona del listado de áreas de trabajo para asignar la que corresponda.
• Correo electrónico laboral: Asignado por la empresa.
• Teléfono laboral: Asignado por la empresa.
• Turno de trabajo: Elige del listado la opción que aplique (matutino, vespertino, nocturno, mixto).

6. Nómina (opcional)

Si deseas calcular la nómina del colaborador, activa el check de Calcular Nómina. Esta acción desbloqueará los siguientes campos:

• Tipo de régimen: Selecciona Asimilados al Salario.
• Inicio de relación laboral: Indica la fecha de ingreso en formato (dd/mm/aaaa).
• Número de seguridad social: Corresponde al número de seguro social del colaborador a 11 dígitos.
• Tipo de contrato: Selecciona el tipo de contrato correspondiente.

7. Compensaciones y pago

Nota: En este régimen, las prestaciones como aguinaldo, vacaciones o prima vacacional no se consideran para el cálculo. Sin embargo, las deducciones de ISR sí se aplicarán al generar la nómina.

• Salario diario: Ingresa el monto por día, en moneda nacional y con notación de dos decimales ($0.00). 
• Sueldo bruto mensual: Se calcula de forma automática con base en el salario diario que registres, mostrando el total mensual correspondiente.
• Método de pago: Indica el método de pago que usas para pagar la nómina a tu empleado. Selecciona el que aplique. 
• Cuenta CLABE: Si elegiste un método de pago electrónico, ingresa los 18 dígitos de la cuenta CLABE del colaborador.
• Institución bancaria: Una vez ingresada la cuenta CLABE, el sistema identificará y mostrará automáticamente la institución bancaria correspondiente.
• Zona de salario: Selecciona la zona salarial que aplica para tu colaborador. Las opciones disponibles son: A, B o C.
• Tipo de prestación: Elige el tipo de prestación que corresponde al colaborador: Confianza, De Ley o Sindicalizado.

*En caso de que no desees que se realice el cálculo de tu nómina, mantén la opción apagada y el llenado de las secciones anteriores se omitirá.

8. Puedes incluir una foto del colaborador para tener un registro más completo. Solo arrastrala en el espacio designado o búscala desde tu computadora.
9. Haz clic en Guardar Colaborador para finalizar el registro.

Al crear o editar un colaborador bajo el régimen de sueldos y salarios, puedes agregar percepciones y deducciones adicionales que se aplicarán de acuerdo con la configuración establecida. 

Esta configuración está disponible en la sección Deducciones y otras percepciones del formulario de creación y edición de colaboradores.

Las opciones elegibles son:

• Movimientos permanentes: Percepciones o deducciones configurables que se repiten cada periodo.
• Infonavit: Configuración de créditos de vivienda.
• Incapacidades: Registro de incapacidades laborales.

Movimientos permanentes

Son percepciones o deducciones que se aplican de forma continua en cada nómina procesada, sin necesidad de registrarlas nuevamente. Estos movimientos permanecen activos hasta que se edite su configuración o se establezca una fecha de suspensión. Algunos ejemplos comunes son vales de despensa recurrentes o bonos fijos mensuales.

1. Al seleccionar esta opción, se habilitarán los siguientes campos:

• Descripción del movimiento: Especifica el nombre o detalle del movimiento. Usa un texto claro y conciso para identificar la percepción o deducción. 
• Tipo de concepto: Selecciona si el movimiento es una percepción (ingreso extra) o deducción (descuento). Esta selección determina los conceptos disponibles a elegir.
• Concepto: Elige de la lista desplegable que muestra los conceptos específicos disponibles según el tipo seleccionado. 
• Fecha inicio de aplicación: Indica la fecha a partir de la cual el movimiento comenzará a aplicarse en la nómina. 

• Importe: Ingresa el monto del movimiento expresado en moneda con dos decimales ($0.00).
• Veces a aplicar: Especifica el número de veces que deseas aplicar el movimiento. 
• Veces aplicado: Indica cuántas veces se ha aplicado el movimiento en nómina. Este campo se actualiza automáticamente, pero puedes editarlo manualmente si es necesario.
• Monto límite: Monto máximo que se puede acumular para el movimiento. Una vez alcanzado este tope, dejará de aplicarse en las nóminas. 
• Monto acumulado: Total acumulado del movimiento. Se actualiza de forma automática cada vez que se procesa en una nómina, sumando los montos aplicados.
• Fecha de registro: Fecha en la que se registra el movimiento en el sistema. Este campo se completa automáticamente con el día actual, pero puedes modificarlo si lo necesitas.
• Estado: Define si el movimiento está activo o inactivo. Si está inactivo, dejará de aplicarse en las nóminas. Por defecto, se establece como “Activo” cuando guardas el movimiento. 
• + Agregar otras deducciones y percepciones: Puedes añadir múltiples movimientos adicionales al formulario, creando un nuevo bloque con los mismos campos para más movimientos.

Infonavit

Esta opción permite registrar y gestionar descuentos de crédito Infonavit para el colaborador. Puedes configurar el tipo de crédito, el monto a descontar, las fechas de aplicación y hacer un seguimiento automático del monto acumulado y las veces aplicadas en nómina.

2. Se deben completar los siguientes campos:

• Descripción del movimiento: Añade una descripción clara y detallada de la deducción aplicada. 
• Número crédito Infonavit: Ingresa el número identificador de crédito del colaborador. 
• Tipo de crédito: Selecciona entre las opciones disponibles para indicar cómo se realizará el descuento.
  • Factor de descuento.
  • Porcentaje.
  • Cuota fija.
• Valor del descuento: Este campo es dependiente del tipo de crédito que hayas seleccionado:
  • Factor de descuento: Ingresa un valor decimal (ej. 0.3).
  • Porcentaje: Ingresa un valor en porcentaje (ej. 10%).
  • Cuota fija: Ingresa un monto fijo con formato monetario con 2 decimales ($0.00).
• Monto acumulado: Registra el total descontado hasta la fecha. Se actualiza automáticamente con cada aplicación en nómina, pero puedes ajustarlo manualmente si lo necesitas.

• Veces aplicado: Indica cuántas veces se ha aplicado el movimiento en nómina. Se actualiza automáticamente o puede editarse manualmente.
• Fecha de inicio de aplicación: Selecciona la fecha en que comenzará a aplicarse el crédito Infonavit. 
• Fecha de registro: Indica la fecha en la que se registró el movimiento. Se completa automáticamente con la fecha actual.
• Fecha de suspensión: También puedes definir la fecha en que el movimiento dejará de aplicarse en las nóminas del empleado.
• Estado: Indica si el movimiento está Activo o Inactivo. 
• + Agregar otras deducciones y percepciones: Si el colaborador tiene más de un crédito Infonavit activo, con esta opción puedes añadir múltiples movimientos adicionales al formulario.

Incapacidades

Las incapacidades permiten registrar ausencias de un colaborador debido a enfermedad o accidente, afectando su percepción salarial según la cobertura del seguro. Puedes especificar detalles como el tipo de incidencia, días autorizados y fecha de inicio. El sistema actualizará automáticamente la información en la nómina, ajustando los pagos conforme a las reglas establecidas.

3. Al seleccionar esta opción, se habilitarán los siguientes campos:

• Folio: Ingresa el número de folio que identifica la incapacidad. Puede contener letras y números, con un máximo de 10 caracteres.
• Tipo de incidencia: Selecciona el tipo de incapacidad que se está registrando, como enfermedad general o riesgo de trabajo.
• Días autorizados: Especifica cuántos días de incapacidad fueron aprobados. Solo se aceptan números enteros positivos.
• Fecha de inicio: Indica la fecha en que comienza la incapacidad.
• Ramo del seguro: Selecciona la categoría del seguro que cubre la incapacidad (por ejemplo, riesgos de trabajo o enfermedades).
• Control de incapacidad: Elige el tipo de control que aplica, como la primera incapacidad o una prórroga.

• Tipo de riesgo: Selecciona si la incapacidad fue causada por un accidente o una enfermedad.
• Porcentaje de incapacidad: Indica el porcentaje de salario que será cubierto por el seguro. 
• Secuela o consecuencia: En los casos que aplique, selecciona si existe alguna secuela derivada del accidente o enfermedad.
• Descripción de los hechos: Agrega una breve descripción de lo ocurrido, con un máximo de 400 caracteres.
• + Agregar otras deducciones y percepciones: Puedes añadir múltiples incapacidades adicionales al formulario, creando un nuevo bloque con los mismos campos.

En este manual te guiaremos paso a paso para crear perfiles completos de tus colaboradores bajo el régimen de sueldos y salarios. Este régimen establece una relación laboral formal que otorga al empleado todas las prestaciones de ley, las cuales deben registrarse correctamente en el sistema para asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales.

Nota: Si necesitas editar un perfil existente, busca al colaborador en la lista, haz clic en su fila y selecciona Editar. Verás el mismo formulario, pero con los datos ya cargados, para que edites lo que necesites. 

Crea un nuevo perfil de colaborador con régimen de sueldos y salarios 

1. Desde el panel principal ingresa al módulo RH > Colaboradores.

2. Haz clic en el botón + Nuevo Colaborador para agregar uno nuevo.

3. Se abrirá el formulario para registrar un Nuevo Colaborador, donde deberás llenar los campos de las siguientes secciones:

Información personal

4. Incluye los datos generales del colaborador:
   • Nombre de colaborador: Será el nombre que se muestre en el encabezado del detalle del colaborador.
   • RFC: Ingresa la clave de Registro Federal de Contribuyentes con homoclave. 
   • CURP: Indica la Clave Única de Registro de Población del colaborador.
   • Fecha de nacimiento: Selecciona la fecha que corresponda.
   • Nacionalidad (Opcional).
   • Correo electrónico personal: Este correo será al que se envíen los CFDI de nómina del colaborador.
   • Teléfono personal (Opcional).
   • País: México.
   • Estado (Obligatorio).
   • Ciudad (Opcional).
   • Municipio (Opcional).
   • Código Postal (Obligatorio).
   • Colonia (Opcional).
   • Calle (Opcional).
   • No. Ext. y No. Int. (Opcional).
   • +Agregar contacto de emergencia: Si haces clic en esta opción se expandirá la sección Contacto de Emergencia:
     • Nombre: Persona que el colaborador asigne para estos fines.
     • Teléfono: Debe ser un teléfono de contacto activo.
     • Parentesco: Indica la relación que el contacto tiene con el colaborador.

Información laboral

5. A continuación, deberás llenar los datos laborales del empleado:
   • Número de colaborador: Por defecto, el sistema asigna el siguiente número disponible consecutivo. Puedes editar este campo si tienes una numeración de identificación personalizada.
   • Puesto: Corresponde al puesto que el colaborador ocupa dentro de la empresa.
   • Área de trabajo: Selecciona del listado de áreas de trabajo para asignar la que corresponda.
   • Correo electrónico laboral: Asignado por la empresa.
   • Teléfono laboral: Asignado por la empresa.
   • Turno de trabajo: Elige del listado la opción que aplique (matutino, vespertino, nocturno, mixto).

Nómina (opcional)

6. En este apartado, puedes elegir si quieres que el sistema calcule automáticamente la nómina del colaborador. Activa la función y completa la siguiente información:  

• Tipo de régimen: Selecciona Sueldos y Salarios.
• Inicio de relación laboral:  Indica la fecha de ingreso  en formato dd/mm/aaaa.
• Número de seguridad social: Ingresa los 11 caracteres numéricos.
• Tipo de contrato: Selecciona del listado el tipo de contrato que aplique. 
• Tipo de jornada: Selecciona del listado el  tipo de jornada que aplique.
• Sindicalizado: Selecciona entre SÍ/No.

Compensaciones y pago

7. Completa los campos requeridos:
   • Salario diario: Ingresa el monto por día, en moneda nacional y con notación de dos decimales ($0.00). 
   • Salario base cotización: Este campo se calcula automáticamente. El sistema multiplicará el salario diario por el factor de integración, considerando los datos de ley: 15 días de aguinaldo (mínimo), 12 días de vacaciones (mínimo) y 25% de prima vacacional (mínimo). Si editas alguno de estos valores, el SBC se actualizará automáticamente.
   • Sueldo bruto mensual: Se calcula de forma automática con base en el salario diario que registres, mostrando el total mensual correspondiente.
   • Método de pago: Indica el método de pago que usas para pagar la nómina a tu empleado. Selecciona el que aplique. 
   • Cuenta CLABE: Si elegiste un método de pago electrónico, ingresa los 18 dígitos de la cuenta CLABE del colaborador.
   • Institución bancaria: Una vez ingresada la cuenta CLABE, el sistema identificará y mostrará automáticamente la institución bancaria correspondiente.
   • Zona de salario: Selecciona la zona salarial que aplica para tu colaborador. Las opciones disponibles son: A, B o C.
   • Tipo de prestación: Elige el tipo de prestación que corresponde al colaborador: Confianza, De Ley o Sindicalizado.
   • Días de aguinaldo: Ingresa la cantidad de días de aguinaldo que recibirá tu colaborador. El sistema asegura que se cumpla con el mínimo legal de 15 días, pero puedes asignar más si lo deseas.
   • Días de vacaciones: Registra los días de vacaciones a los que tiene derecho tu colaborador. El mínimo obligatorio es de 12 días, pero puedes ajustar el valor según las políticas de tu empresa.
   • Prima vacacional: Define el porcentaje de prima vacacional que se calculará al solicitar vacaciones. El mínimo obligatorio es del 25%, pero puedes establecer un porcentaje mayor si así lo decides.

Deducciones y otras percepciones

Además de las percepciones y deducciones que se calculan automáticamente en la nómina, como ISR o IMSS, también puedes incluir conceptos adicionales, como movimientos permanentes, Infonavit o incapacidades, aplicables para el régimen de sueldos y salarios. Conoce más.

Asimismo, percepciones y deducciones variables, como horas extras o ausencias, se pueden agregar directamente en la sección Ajustar Nómina.

*En caso de que no desees que se realice el cálculo de tu nómina, mantén la opción apagada y el llenado de las secciones anteriores se omitirá.

8. Puedes incluir una foto del colaborador para tener un registro más completo. Solo arrastrala en el espacio designado o búscala desde tu computadora.
9. Haz clic en Guardar Colaborador para finalizar el registro.