Elige el CRM perfecto para tu negocio: Guía rápida por tipos

Escoger el tipo de CRM adecuado puede ser la diferencia entre tener procesos desordenados o tener una gestión de clientes efectiva y rentable. Recordemos que la función principal de un CRM es centralizar la información de contactos, tratos comerciales y seguimientos, con el objetivo de mejorar la relación comercial con clientes y prospectos. 

Existen distintos tipos de CRM, cada uno diseñado para adaptarse a necesidades específicas de las empresas. Por ello, es fundamental conocer sus características y elegir el que mejor se ajuste a tus objetivos.

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Tipos de CRM 

CRM operativo

Este tipo de CRM se enfoca en automatizar y mejorar procesos relacionados con la atención al cliente, ventas y marketing. Su objetivo principal es facilitar la gestión diaria de las interacciones con clientes y prospectos para brindar una atención personalizada.

Funciones

• Gestión de prospectos y clientes.
• Construcción del embudo de ventas.
• Registro y seguimiento de interacciones con clientes.
• Integración con facturación y cotizaciones.
• Historial de interacciones.
• Tarjetas de contacto detalladas.
• Acceso rápido para consulta de información.

Este tipo de CRM se recomienda para empresas como:

• Pymes en crecimiento.
• Empresas de servicios.
• Negocios con equipo de ventas.
• Ecommerce.

Ejemplos de CRM operativos

• docDigitales: Incluye funcionalidades pensadas especialmente para Pymes, como agenda de actividades, gestión de contactos, facturación electrónica integrada, embudo de ventas personalizable y seguimiento de clientes. Es ideal para negocios que buscan consolidar y profesional su proceso comercial.
• Hubspot CRM: Ofrece gestión básica de contactos y oportunidades, registro de interacciones con clientes, automatización de recordatorios y tareas y un embudo de ventas con etapas editables. Es ideal para autónomos y empresas pequeñas. 
• Zoho CRM: Permite automatizar flujos de trabajo en ventas y marketing, dar seguimiento a prospectos por múltiples canales (correo, redes sociales y WhatsApp), integrarse con otras herramientas de la plataforma y personalizar la cuenta según las necesidades del negocio. Es ideal para empresas medianas con procesos más complejos.

CRM analítico

Este tipo de CRM se enfoca en recopilar, procesar y analizar información de clientes, prospectos, ventas y campañas para ayudar a la toma de decisiones estratégicas basadas en data real. Su objetivo principal es detectar patrones de comportamiento, identificar oportunidades de mejora y segmentar los clientes de manera más precisa.

Funciones

• Reportes detallados sobre clientes, campañas y ventas.
• Dashboards personalizados.
• Análisis de rentabilidad por cliente, producto, campañas o canal de ventas.
• Predicción de tendencias y comportamiento de consumo.

Se recomienda utilizar este tipo de CRM principalmente en empresas como:

• Corporativos AAA.
• Empresas con estrategias de marketing digital avanzadas.
• Empresas que buscan conocer los comportamientos detallados de sus clientes.
• Empresas con base de datos de clientes grande.

Ejemplo de CRM analíticos

• Salesforce: Incluye herramientas de análisis predictivo, dashboard personalizados y visualización de datos y KPI en tiempo real. Es ideal para empresas que buscan transformar la información en decisiones estratégicas
• SAP CRM: Pensado para empresas con operaciones comerciales complejas, incluye herramientas de análisis predictivo, dashboards personalizados y visualización de KPI en tiempo real. Su función principal es transformar la data real en decisiones inteligentes y estratégicas para las empresas.
• Microsoft Dynamics 365: Integra gestión comercial con inteligencia de negocios para ofrecer una visión completa del cliente. Incorpora visualizaciones avanzadas, segmentación automatizada y análisis integrados con Power BI. Es ideal para empresas que buscan centralizar los procesos de ventas, marketing y servicio al cliente.

CRM colaborativo

Este tipo de CRM se centra principalmente en facilitar la comunicación entre las distintas áreas de una sola empresa (marketing, atención al cliente, ventas, soporte técnico, etc.). Su función principal es compartir la información necesaria en tiempo real entre áreas para brindar una atención personalizada, rápida y fluida al cliente.

Funciones

• Acceso compartido a la base de datos de clientes.
• Roles de usuario personalizados.
• Historial de interacciones con clientes visible para todas las áreas empresariales.
• Integración de varios canales de comunicación (correo, WhatsApp, redes sociales, etc.).
• Coordinación entre áreas para seguimiento de clientes y prospectos.

Es recomendable para:

• Empresas que tienen áreas de trabajo multidisciplinarias o remotas.
• Empresas que combinan la gestión presencial y en línea.
• Empresas colaborativas entre departamentos.
• Organizaciones especializadas en mejorar la experiencia del cliente.

Ejemplos de CRM colaborativos

• Freshsales: Centraliza y unifica los procesos de ventas, marketing y atención al cliente en una sola plataforma. Permite compartir información en tiempo real y automatizar tareas colaborativas.
• Monday CRM: Ofrece flujos de trabajo totalmente personalizados y herramientas avanzadas para la gestión de equipos de trabajo. Es ideal para empresas que requieran una visión completa de sus flujos y procesos.
• Pipedrive: Facilita el trabajo colaborativo entre equipos de venta, cuenta con un diseño totalmente visual e intuitivo, se destaca por la facilidad de uso y capacidad colaborativa.

Ventajas y desventajas de los tipos de CRM

Tipo de CRM	Ventajas	Desventajas
Operativo	Automatiza procesos de venta y servicio al cliente.Mejora la productividad del equipo. Facilita el seguimiento entre prospectos y clientes.	Requiere capacitación para el equipo.Otorga un análisis muy básico de los datos.
Analítico	Permite tomar decisiones basadas en datos. Segmenta a clientes de manera precisa. Identifica patrones de comportamiento y áreas de mejora.	Requiere de una alta cantidad de datos para la analítica. Se necesita de personal capacitado para la interpretación de los datos.
Colaborativo	Mejora la comunicación entre áreas. Unifica la información del cliente en un solo lugar. Fomenta la atención personalizada.	Puede ser compleja la integración de la información en tiempo real. La colaboración puede ser limitada si no se cuenta con la cultura organizacional necesaria.

¿Cómo escoger el CRM indicado para ti?

Elegir un CRM no se trata solo de la herramienta más popular, sino de la que realmente se ajusta a las necesidades y procesos de tu negocio. Antes de decidirte, considera:

1. Definir qué problemas quieres resolver: mejorar el seguimiento de prospectos, centralizar la información o automatizar tareas.
2. Un CRM debe ser intuitivo para que todo tu equipo pueda adoptarlo rápidamente sin depender de largas capacitaciones.
3. Asegúrate de que incluya las herramientas que tu operación requiere, como gestión de contactos, seguimiento de ventas o reportes.
4. Elige una solución que pueda crecer junto a tu negocio, añadiendo módulos o integraciones cuando las necesites.
5. Verifica que cuente con soporte confiable y mejoras constantes para mantenerlo al día con cambios tecnológicos o fiscales.

A continuación describimos las principales necesidades empresariales detectadas y el CRM indicado por cada una de ellas.

Necesidad principal	Tipo de CRM recomendado
Agilizar tareas diarias y aumentar ventas.	CRM operativo.
Tomar decisiones basadas en datos.	CRM analítico.
Mejorar la comunicación entre áreas.	CRM colaborativo.