En la sección de gastos tienes la opción de crear todas las categorías que necesites para facilitar el registro de nuevos gastos.
Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Gastos > Categorías.
Haz clic en +Nueva Categoría.
Escribe el Nombre de la Categoría que deseas crear y haz clic en Guardar.
Una vez creada, la categoría estará disponible desde el listado automático al momento de registrar nuevos gastos.
Gestiona categorías de gastos
Dentro de la sección de Categorías de Gastos puedes realizar las siguientes acciones:
Archivar
Esta función permite ocultar categorías que ya no están en uso sin eliminarlas por completo, preservando así el historial para futuras consultas o reportes.
Selecciona la categoría que deseas archivar.
Haz clic en Archivar.
La categoría ya no aparecerá en el listado principal.
Para consultar las Categorías Archivadas, dirígete al final de la ventana y haz clic en la pestaña Archivados.
Para desarchivar una categoría, activa la casilla Activar.
Editar
Utiliza esta función para modificar el nombre de una categoría ya existente.
Eliminar
Elimina la categoría seleccionada. Antes de borrar una categoría, asegúrate de que ya no esté en uso, ya que esta acción podría afectar los reportes de gastos en los que estaba clasificada.
Restaurar
Si una categoría fue previamente eliminada y deseas reactivarla, puedes usar la opción de Restaurar para que vuelva a estar activa en el sistema.
Ingresa a la pestaña de Eliminadas,ubicado en la parte inferior del listado principal de gastos.
Selecciona la categoría que deseas volver a activar.
Haz clic en Restaurar y la categoría se restablecerá en la pestaña principal de categorías.
docDigitales te permite llevar un control administrativo eficiente y un registro detallado de tus gastos. A continuación, te mostramos los pasos para registrarlos en tu cuenta:
Haz clic en el botón + Nuevo > Gasto desde el panel principal o a través del módulo de Facturación > Gastos > + Nuevo Gasto.
RG1 (Compressify.io)RG2 (Compressify.io)
A continuación aparecerá un formulario donde podrás completar los detalles del nuevo gasto:
Monto: Ingresa el monto total del gasto en pesos.
Fecha: Selecciona la fecha en la que se realizó el gasto.
Proveedor: Elige al proveedor relacionado con el gasto. Si aún no lo tienes registrado, puedes agregarlo en el momento haciendo clic en + Agregar Proveedor y registrando su nombre.
Categoría: Asigna una categoría al gasto. Las categorías corresponden al tipo de gasto que estás registrando (por ejemplo, viáticos, gasolina, rentas, etc.). Si aún no tienes registrada una categoría, puedes agregarla en el momento haciendo clic en + Agregar Categoría y registrando su nombre.
RGP2 (Compressify.io)
Descripción: Escribe una breve descripción del gasto. Este campo es de texto libre, por lo que puedes incluir cualquier información relevante.
Impuestos: Desde el menú desplegable, puedes elegir el tipo de impuesto que aplica a tu gasto. (IVA 16%, IVA 8%, ISR 30%, etc.). Al seleccionar un impuesto, el sistema calculará automáticamente la cantidad correspondiente en función del monto del gasto que ingresaste previamente.
+ Agregar Impuesto: Si el gasto está sujeto a más de un tipo de impuesto, puedes hacer clic eneste botón para registrar múltiples porcentajes en un solo gasto.
Recurrencia: Si el gasto se repite periódicamente (por ejemplo, una renta mensual), puedes configurarlo como recurrente. Para ello, activa la opción Gasto Recurrente y selecciona la periodicidad.
RGP2 2 (Compressify.io)
Una vez que hayas completado todos los campos, haz clic en Guardar para registrar el gasto en el sistema.
Dentro de la sección de Cotizaciones tendrás acceso a las siguientes funciones:
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Buscar
Localiza rápidamente cotizaciones utilizando criterios de búsqueda, como el nombre del cliente, folio, fecha, etc. Agiliza el acceso a un documento específico sin tener que revisar manualmente todo el listado.
Esta función permite enviar una cotización por correo electrónico al cliente. Puedes ejecutar esta acción desde el listado principal o desde el detalle de la cotización:
En el listado principal selecciona la cotización correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
Haz clic en Enviar. Puedes personalizar el asunto y el cuerpo del correo antes de su envío.
Confirma la acción para completar el proceso.
enviar
Descargar
Si necesitas imprimir o guardar una copia de la cotización, haz clic en este botón para Descargar el archivo en formato PDF. Puedes ejecutar esta acción desde el listado principal o desde el detalle de la cotización:
En el listado principal selecciona la cotización correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
Haz clic en Descargar.
descargar cotizacion
Aceptar
Este botón cambia el estatus de la cotización a “Aceptada”, indicando que tu cliente ha aprobado la oferta. Puedes ejecutar esta acción desde el listado principal o desde el detalle de la cotización.
Copiar
Duplica la cotización seleccionada, creando una copia idéntica que puedes modificar sin afectar el documento original.
Desde el listado principal, selecciona la cotización correspondiente.
Haz clic en Copiar.
Se abrirá una pestaña para editar la copia de la cotización.
Una vez que termines los cambios, haz clic en Guardar o Enviar Cotización.
copiar cotizacion
Convertir a Factura
Cuando tienes una cotización aceptada por tu cliente, puedes convertirla rápidamente en factura con esta función. Puedes ejecutar esta acción desde el listado principal o desde el detalle de la cotización:
En el listado principal selecciona la cotización correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
Haz clic en Convertir a Factura.
Se abrirá una pestaña para editar los datos de la nueva factura (si es necesario).
Haz clic en Timbrar Factura para darle validez fiscal o Guardar Factura si realizarás más modificaciones antes de timbrarla.
Ahora podrás consultar la nueva factura en el módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta.
Convertir a Nota de Venta
También puedes convertir una cotización en una nota de venta si deseas formalizar la operación sin timbrar la factura ante el SAT aún. Esta acción se puede realizar tanto desde el listado principal como desde el detalle de la cotización:
Selecciona la cotización marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a los detalles.
Haz clic en Convertir a Nota de Venta.
Se abrirá una nueva pestaña para editar los datos de la nueva nota de venta (en caso de que lo necesites).
Haz clic en Generar Nota de Venta para guardar el documento con los cambios finales o Guardar Preliminar en caso de que quieras hacer modificaciones más adelante.
La nueva nota de venta estará disponible en el módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta.
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Eliminar
Elimina la cotización seleccionada y la envía a la pestaña de Eliminadas, ubicada al final de la página del listado general de cotizaciones.
Desde el listado principal, selecciona la cotización correspondiente.
Desde el panel principal, ingresa al módulo de Facturación > Cotizaciones.
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En el listado principal selecciona la cotización correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
Haz clic en Editar.
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Modifica los campos necesarios.
Haz clic en Guardar para aplicar las modificaciones.
La cotización quedará actualizada y lista para enviarse al cliente o para ser consultada en el sistema.
Una cotización es un documento que permite al vendedor proponer un precio por bienes o servicios antes de que se realice una venta. Este documento ayuda a formalizar y detallar la oferta, facilitando la negociación entre el cliente y la empresa.
Haz clic en el botón + Nuevo > Cotización desde el panel principal o a través del módulo de Facturación > Cotizaciones > + Nueva Cotización.
NC02 (Compressify.io)
Comienza a llenar la información de la nueva cotización:
Cliente: Ingresa el nombre, RFC o razón social de tu cliente para activar la búsqueda automática. Los datos fiscales se llenarán automáticamente una vez que selecciones al cliente del listado.
Folio: Número consecutivo para control interno. Se asigna automáticamente o puedes editarlo según lo consideres necesario.
Orden de pedido: Permite asignar un número o referencia específica a la solicitud de compra del cliente. Este campo es útil para empresas que manejan órdenes de compra o pedidos formales, ya que facilita la vinculación de la cotización con una orden de pedido interna o proporcionada por el cliente.
Fecha: Fecha en la que se realiza la cotización. En automático se llenará con la fecha actual pero puedes editarla si lo consideras necesario.
Moneda: Moneda en la que se está cotizando el producto o servicio.
C paso02 (Compressify.io)
Artículo y descripción: Ingresa el nombre y detalles de los productos o servicios que cotizas.
Clave y Unidad SAT: Incluye la clave y la unidad SAT correspondiente para cada artículo.
Precio Unitario: Agrega el precio unitario de los productos, antes de impuestos.
Impuestos Aplicables: Si aplican impuestos, capturalos de la misma manera que lo harías al emitir una factura.
C paso02 02 (Compressify.io)
Adicionalmente puedes agregar:
Notas opcional: Usa este campo para comentarios especiales para tu cliente.
Términos adicionales: Si es necesario incluir pagarés u otros términos formales, agrégalos en el campo Términos, ubicado en la parte inferior.
C03 (Compressify.io)
Una vez que completes el llenado de información, tienes dos opciones para finalizar:
Envía el documento al cliente haciendo clic en el botón Enviar Cotización.
Guarda el documento haciendo clic en el botón Guardar y visualízalo en el listado de cotizaciones para revisarlo o modificarlo más adelante.
Acciones de la pestaña “Facturas y Notas Emitidas”
Dentro de la pestaña de Facturas Emitidas tendrás acceso a las siguientes funciones:
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Buscar
Localiza rápidamente facturas utilizando criterios de búsqueda, como el nombre del cliente, RFC, número de factura, fecha, monto, etc. Te permite agilizar el acceso a un documento específico sin tener que revisar manualmente todo el listado.
Esta función permite enviar una factura por correo electrónico al cliente. Puedes ejecutar esta acción desde el listado principal o desde el detalle de la factura:
En el listado principal selecciona la factura correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
Haz clic en Enviar. Puedes personalizar el asunto y el cuerpo del correo antes de su envío.
Confirma la acción para completar el proceso.
Descargar
Descarga la factura en formato PDF y XML. Es ideal para guardar una copia digital o para imprimirla si es necesario tener un respaldo físico.
Descargar desde el listado de facturas
Desde el listado principal selecciona la factura correspondiente, marcando la casilla de la izquierda.
Haz clic en Descargar.
Descargar desde el detalle de la factura
Haz clic en la factura para ingresar a la pantalla de detalles.
Haz clic en la opción Descargar PDF o Descargar ZIP según lo requieras.
Verificar SAT
Con esta función puedes validar que la factura está debidamente timbrada y registrada en el SAT. Verificar SAT muestra el estatus que la factura tiene en el portal del SAT.
Desde el listado principal, selecciona la factura que desees validar.
Haz clic en Verificar SAT.
El sistema mostrará la información de verificación del CFDI.
Para facturas canceladas, esta función también permite verificar su estatus, mostrando la siguiente pantalla:
Abonar Pago
Esta opción permite registrar un pago parcial o total a la factura. Es útil para llevar un control de los pagos que el cliente realiza en diferentes momentos, como en caso de abonos o pagos en varias exhibiciones.
Desde el listado principal, selecciona la factura correspondiente.
Utiliza esta función para cambiar el estatus de una factura a “Pagada”. Esto indica que el monto total de la factura ha sido cubierto por el cliente, lo que te facilita el seguimiento de tus cuentas por cobrar.
Copiar
Duplica una factura existente, generando un borrador con los mismos datos. Úsala cuando necesites emitir una factura similar a una que ya tienes, sin necesidad de crearla desde cero. Puedes ejecutar esta acción desde el listado principal o desde el detalle de la factura:
En el listado principal selecciona la factura correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
Haz clic en Copiar.
Se abrirá una pestaña para editar la copia de la factura.
Una vez que termines los cambios, haz clic en Guardar Factura o Timbrar Factura.
Archivar
Con esta opción puedes mover la factura al archivo, lo que significa que ya no estará visible en el listado principal, pero se mantendrá guardada en la sección Archivadas. Con esta función puedes organizar las facturas que ya no requieren de seguimiento activo.
Desde el listado principal, selecciona la factura que deseas archivar.
Haz clic en Archivar.
La factura ya no aparecerá en el listado principal.
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Para consultar las Facturas Archivadas, dirígete al final de la ventana y haz clic en la pestaña Archivadas.
Para desarchivar una factura, selecciónala y haz clic en Desarchivar.
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Cancelar
Cancelauna factura para indicar que ya no tiene validez ante el SAT. Es importante realizar esta acción cuando haya errores en la factura o cuando la transacción no se concrete, cumpliendo siempre con los tiempos y normativas del SAT para cancelación de CFDI. *Conoce más de la cancelación de facturas.
Acciones de la pestaña “Facturas Recurrentes”
Dentro de la pestaña de Facturas Recurrentes tendrás acceso a las siguientes funciones:
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Activar
Permite activar una factura recurrente que haya sido previamente suspendida. Al activarla, el sistema comenzará a emitir las facturas según la periodicidad que hayas configurado.
Suspender
Con esta opción puedes pausar la emisión de una factura recurrente sin necesidad de eliminarla por completo.
Eliminar
La opción Eliminar permite borrar una factura recurrente del sistema y enviarla a la pestaña de Eliminadas, donde permanecerá hasta que decidas restaurarla o eliminarla definitivamente.
Restaurar
Si una factura recurrente fue previamente eliminada y deseas reactivarla, puedes usar la opción de Restaurar para que vuelva a estar activa en el sistema.
Ingresa a la pestaña de Eliminadas,ubicado en la parte inferior del listado principal.
Selecciona la factura recurrente que deseas volver a activar.
Haz clic en Restaurar y la factura se moverá a la pestaña de Facturas Recurrentes.
Desde el panel principal ingresa al módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta.
En la parte inferior encontrarás la pestaña Archivadas.
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Aquí verás una lista de todas las facturas que has movido al archivo. Puedes buscar las facturas por fechas, clientes o número de folio.
Si necesitas restaurar una factura archivada, selecciónala y haz clic en el botón Desarchivar. Esta acción moverá la factura de nuevo al listado principal de facturas emitidas.
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Acceso a facturas eliminadas
Desde el panel principal ingresa al módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta.
En la parte inferior encontrarás la pestaña Eliminadas.
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Aquí encontrarás todas las facturas que fueron eliminadas. También puedes filtrar este listado por cliente, fecha o folio para encontrar rápidamente la factura que buscas.
Si necesitas recuperar una factura eliminada, selecciónala y haz clic en Restaurar. La factura volverá al listado principal como una factura activa.
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¿Cómo evitar la pérdida de tus facturas?
Utiliza la opción de Archivar en lugar de Eliminar para las facturas que ya no están en uso frecuente. Esto te permitirá mantener un registro limpio y organizado sin perder el acceso a tus documentos.
Recuerda que las facturas eliminadas no se borran de forma permanente de inmediato, sino que permanecen en la papelerahasta que las restaures o decidas eliminarlas de manera definitiva.
Una nota de crédito es un documento fiscal que se utiliza para realizar ajustes a una factura previamente emitida. Su función principal es registrar devoluciones, bonificaciones o descuentos que se aplican sobre ventas ya facturadas, de manera que se reduzcan los ingresos originalmente registrados. Esto evita que se dupliquen los ingresos o que se generen inconsistencias en la contabilidad.
A continuación, te indicamos los dos métodos disponibles para generar una nota de crédito dentro de tu cuenta:
Opción 1: Crear una nota de crédito desde “Nueva Factura”
Haz clic en el botón + Nuevo > Factura desde el panel principal o a través del módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta > Factura, en el botón desplegable.
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Ingresa el Nombre o Razón Social de tu cliente.
Debes modificar el Uso de CFDI del cliente a “G02 – Devoluciones, descuentos o bonificaciones”, tal como lo indica el SAT para las notas de crédito.
En el campo Tipo, selecciona la opción Egreso en lugar de Ingreso.
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Ingresa los conceptos de la nota de crédito. Puedes agregar cualquier artículo o descripción que sea relevante.
En Clave SAT ingresa: “84111506 – Servicios de Facturación”.
En Unidad SAT selecciona la opción: “ACT – Actividad”.
El precio unitario debe ser el precio antes de impuestos y es crucial que agregues el desglose de los impuestos que se aplicaron originalmente en la factura.
En la sección de Opciones adicionales de factura, activa el botón Relacionar CFDI.
En el campo Tipo Relación, selecciona “01 – Nota de crédito de los documentos relacionados”.
Ingresa la fecha en que se generó la factura original o un rango de fechas si no la recuerdas con exactitud.
Haz clic en Buscar para encontrar la factura correspondiente.
Aparecerá un listado de las facturas emitidas en ese periodo. Selecciona la factura a la que deseas aplicar la nota de crédito.
Haz clic en el botón Relacionar.
Finalmente, haz clic en Timbrar factura para que la nota de crédito adquiera validez fiscal ante el SAT.
Opción 2: Crear una Nota de Crédito desde una factura existente
Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta.
Busca en el listado la factura a la que quieres aplicar la nota de crédito. También puedes utilizar la función Buscar para encontrarla más fácilmente.
Una vez que hayas localizado la factura, seleccionala y haz clic en el botón Copiar.
Ingresa a la factura copiada y cambia el campo Tipo del CFDI de Ingreso a Egreso.
Continua con los pasos descritos en la opción anterior desde el paso 4 para completar el proceso.
Las facturas recurrentes son útiles cuando tienes clientes que requieren facturación periódica por servicios o productos de manera regular, como suscripciones, alquileres o servicios de mantenimiento.
Con la opción de facturación recurrente, puedes automatizar este proceso y asegurar que tus clientes reciban sus facturas a tiempo, sin la necesidad de crearlas manualmente cada vez.
Haz clic en el botón + Nuevo > Factura Recurrente desde el panel principal o a través del módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta > Facturas Recurrentes > +Nueva Factura.
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Completa los datos básicos de la factura como lo harías normalmente:
Cliente: Selecciona o registra al cliente al que deseas emitir facturas recurrentes.
Concepto de factura: Ingresa los productos y descripción de los bienes que serán facturados de forma recurrente. Por ejemplo: Renta mensual de bodega
Monto e impuestos: Proporciona el valor unitario, la clave y unidad SAT y el objeto de impuesto (si aplica).
Método y forma de pago: Ingresa lo que corresponda a la operación que estás facturando
Una vez que hayas concluido con el llenado de la factura, en la parte inferior encontrarás la sección de Recurrencia. Define los siguientes parámetros:
Frecuencia: Selecciona la frecuencia con la que deseas generar la factura ( semanal, quincenal, mensual, etc.).
Fecha inicial: Indica a partir de cuándo comenzará a generarse la factura recurrente.
Fecha final: Establece la fecha de finalización de la recurrencia.
Asegúrate de que el cliente, los conceptos, los montos y las condiciones fiscales estén correctamente configurados.
Si lo deseas, puedes personalizar el campo Nota. Esto es útil si quieres añadir recordatorios, condiciones de pago, etc.
Haz clic en Guardar Factura.
La primera factura se timbrara en la fecha que hayas establecido previamente.
Administración de facturas recurrentes
Para visualizar y gestionar tus facturas recurrentes, ingresa al módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta > Facturas Recurrentes.
Aquí puedes ver el listado de todas las facturas programadas, la frecuencia y el estatus de cada una.
Si es necesario, puedes editar, suspender o eliminar cualquier ciclo de facturación recurrente desde esta sección.
Una factura extranjera es un comprobante fiscal que se emite cuando realizas una venta o prestas un servicio a una persona física o moral que reside fuera de México. Este tipo de factura permite documentar las transacciones comerciales con clientes extranjeros utilizando un RFC genérico específico para este propósito.
A continuación, te explicamos cómo generar una factura extranjera en tu cuenta docDigitales.
Paso 1: Registrar al cliente extranjero
Haz clic en el botón + Nuevo > Cliente desde el panel principal o a través del módulo de Contactos> Clientes > + Nuevo Cliente.
Nuevocliente2 (Compressify.io)
Completa los siguientes datos para el cliente extranjero:
Nombre: Nombre de la empresa o persona extranjera.
RFC: XEXX010101000 (RFC genérico para extranjeros).
Domicilio Fiscal: Ingresa el domicilio fiscal del emisor de la factura.
Régimen Fiscal: 616 – Sin obligaciones fiscales.
Uso de CFDI: S01 – Sin efectos fiscales.
Una vez completada la información haz clic en Guardar Cliente.
Al registrar el cliente con esta información, cada vez que emitas una factura a este cliente extranjero, el sistema cargará automáticamente todos los datos fiscales, lo que facilita la emisión de la factura.
Paso 2: Crear la factura extranjera
Haz clic en el botón + Nuevo > Factura desde el panel principal o a través del módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta > Factura, en el botón desplegable.
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En el campo de Cliente selecciona al cliente extranjero que guardaste previamente.
Para el detalle de los conceptos y otros datos de la factura, el proceso es el mismo que cuando se genera una factura normal.
Artículo: Ingresa el producto o servicio vendido.
Descripción: Detalla el producto o servicio vendido.
Clave SAT y unidad SAT: Captura la clave y la unidad SAT correspondiente al producto o servicio vendido. Si no estás seguro de cuál es la clave correcta, puedes consultar el catálogo proporcionado por el SAT.
Precio unitario: Ingresa el subtotal correspondiente a la operación.
Objeto de Impuesto: Elige la opción que aplique según el tipo de venta.
Impuestos: Si el producto o servicio es objeto de impuestos, asegúrate de desglosar los impuestos correspondientes en el CFDI.
Método de pago: Selecciona el que aplique en la transacción.
Forma de pago: Agrega la forma de pago que el cliente haya utilizado para pagarte.
paso03 (Compressify.io)
Antes de finalizar, revisa que toda la información sea correcta, especialmente el uso de CFDI, el régimen fiscal y el RFC genérico para extranjeros.
Procede con el timbrado de la factura para finalizar el proceso.
