Etiqueta: Fácil

Acciones disponibles para notas de venta
Dentro de la sección de Facturas y Notas de Venta tendrás acceso a las siguientes funciones:

seccion factura y notas de venta 2x

Buscar
1. Haz clic en Buscar en la parte superior izquierda de la pantalla.
1. Se desplegarán los parámetros de búsqueda. Llena los que consideres necesarios para filtrar los documentos que necesitas:
  - Cliente.
- Nombre comercial.
- RFC.
- Folio.
- Fecha.
- Importe.
- Tipo.
*Es importante seleccionar Nota de Venta para filtrar sólo este tipo de documento y no tener resultados de facturas.
- Estatus.
- Serie.
- Condiciones de pago.
- Forma de pago.
- Estatus cancelación.
buscar2 2x
1. Haz clic en Buscar para aplicar los filtros o en Limpiar campos para restablecer los parámetros.
2. Si deseas salir del menú sin realizar la búsqueda, selecciona Cancelar.
+Nueva Nota de Venta

Permite generar una nueva nota de venta. Conoce más sobre cómo generarla.

Enviar
1. En el listado principal selecciona la nota de venta correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
2. Haz clic en Enviar. Se te dirigirá a la pantalla de Enviar Nota de Venta para completar:
enviar 2x
- Asunto: Personaliza el asunto para que tu cliente lo identifique fácilmente.
- Para*: Ingresa la dirección de correo electrónico del destinatario.
- Mensaje: Agrega un mensaje personalizado si lo deseas.
enviar 2 2x
1. Confirma la acción haciendo clic en Enviar Nota de Venta.
Descargar

Esta opción te permite obtener una copia de la nota de venta en formato PDF para almacenarla o compartirla externamente.

Descargar desde el listado general
1. Desde el listado principal selecciona la nota de venta correspondiente, marcando la casilla de la izquierda.
2. Haz clic en el botón Descargar.
3. El documento se descargará en tu dispositivo en formato PDF.
descargar 2x

Descargar desde el detalle de nota de venta
1. Ubica la nota de venta en el listado.
2. Haz clic sobre ella para ingresar a la pantalla de detalles.
1. Haz clic en la opción Descargar PDF.
Abonar Pago

Si una nota de venta corresponde a una venta a crédito, puedes registrar abonos de pago.
1. Ubica la nota de venta en el listado principal y selecciona la casilla a la izquierda del documento.
2. Haz clic en Abonar Pago.
1. Se abrirá una ventana emergente donde deberás ingresar:
  - Cantidad a abonar: Monto del pago, sin superar el saldo total.
  - Fecha del pago: Por defecto, la fecha actual.
1. Haz clic en Abonar Pago para registrar el movimiento.
*La nota de venta cambiará a Pagada una vez se hayan cubierto todos los abonos y su saldo sea $0.00.

Copiar

Duplica una nota de venta para agilizar la creación de nuevos documentos con la misma información.
1. En el listado principal selecciona la nota de venta correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
2. Haz clic en Copiar.
3. Se generará una nueva nota de venta en estatus preliminar y con la misma información, la cual puedes modificar antes de guardar y/o enviar.
Archivar

Si una nota de venta ya no es relevante pero deseas conservar su historial, puedes archivarla para ocultarla del listado principal sin eliminarla.
1. Ubica la nota de venta en el listado.
2. Haz clic en Archivar.
1. La nota de venta ya no aparecerá en el listado general.
2. Para consultar las notas de ventas archivadas dirígete al final de la ventana y haz clic en la pestaña Archivadas.
1. Para desarchivar una nota de venta, selecciónala y haz clic en Desarchivar.
*Las notas de venta archivadas no se pueden editar ni abonar pagos hasta que sean restauradas.

Cancelar

Si necesitas anular una nota de venta por algún error o cambio en la operación, puedes cancelarla.
1. Ubica la nota de venta en el listado.
2. Haz clic en Cancelar.
1. Confirma la acción en la ventana emergente. Una nota de venta cancelada no se puede recuperar ni modificar y quedará registrada con este estatus en el historial.
22 abril, 2025
Convertir una nota de venta en factura
1. Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta.
2. Ubica la nota de venta que deseas convertir en factura y haz clic sobre ella para ver su detalle.
modulo facturas y notas de venta 2x
1. Haz clic en la opción Convertir a Factura.
convertir a factura 2x
1. Confirma la acción. Ten en cuenta que, una vez facturada, no será posible revertir su estatus a Nota de Venta.
confirmar convertir a factura 2x
1. Verás una barra de avance que mostrará el tiempo de espera mientras se timbra la nueva factura.
avance convertir a factura 2x

*Dado que la nota de venta es un documento utilizado para transacciones ya realizadas, no permite edición ni cambios, por lo que esta función timbra el documento de forma directa.
1. El sistema procesará la información y en pocos segundos la factura estará disponible. Los cambios aplicados se guardarán en la bitácora para tener trazabilidad del documento.
bitacora de factura 2x
1. La nueva factura aparecerá en el listado de Facturas y Notas de Venta con su folio correspondiente.
Consideraciones importantes
- Una nota de venta sólo puede convertirse en factura una vez.
- Si la nota de venta está completamente pagada, la factura se timbrará con el mismo estatus.
- En caso de que la nota de venta tenga pagos abonados pero aún no haya sido liquidada, esto se reflejará directamente en la factura timbrada y su estatus será Parcial.
- Para los pagos realizados antes de la acción de Convertir a Factura, no es necesario generar ningún complemento adicional. Sin embargo, para los pagos posteriores, sí será obligatorio generar el complemento de pago correspondiente y vincularlo a la nueva factura (anteriormente nota de venta) para cumplir con las regulaciones fiscales.
- Asegúrate de que la información fiscal del cliente sea correcta en la nota de venta antes de convertirla a factura.
22 abril, 2025
Envía una nota de venta
Una vez que hayas generado una nota de venta, puedes enviarla a tu cliente para que revise todos los detalles de la misma. Para realizar esta acción, tienes varias opciones disponibles dentro del sistema.

Enviar desde el listado principal
1. En el listado principal selecciona la nota de venta correspondiente marcando la casilla a la izquierda.
2. Haz clic en Enviar.
1. Se abrirá una nueva pantalla para Enviar Nota de Venta, completa:
  - Asunto: Ingresa el título del correo que desees, por ejemplo: “Nota de venta 01”.
  - Para*: Ingresa la dirección de correo electrónico del destinatario.
  - Mensaje: Opcionalmente, puedes agregar un mensaje personalizado.
1. Confirma la acción haciendo clic en Enviar Nota de Venta.
Enviar desde la pantalla de detalles
1. Desde el panel principal, ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta.
modulo facturas y notas de venta
1. Ubica la nota de venta que deseas enviar y haz clic sobre ella para ingresar a la pantalla de detalles.
ubica nota de venta
1. En esta pantalla, podrás visualizar la bitácora del documento, su estatus y toda la información correspondiente.
2. Haz clic en la opción de Enviar.
1. Completa los detalles del correo para su envío.
2. Haz clic en Enviar Nota de Venta.
enviar nota de venta desde detalle

*También puedes realizar el envío de forma directa cuando generas una nota de venta. Una vez registrada la nota, el sistema te llevará automáticamente al formulario de Enviar Nota de Venta para agilizar el proceso. En caso de que guardes la nota de venta como Preliminar, esta acción no se aplicará automáticamente.

¿Cómo se envía el archivo adjunto de nota de venta?

Dependiendo del estatus de la nota de venta al momento del envío, el correo que recibirá tu cliente incluirá diferentes opciones:
- Si la nota de venta está en estatus “Generada”, el cliente podrá guardar, imprimir y descargar el documento final.
nota de venta generada
- Si la nota de venta está en estatus “Preliminar”, se enviará el documento con una marca de agua, indicando que aún puede ser editada. También podrá imprimir y descargar el documento.
nota de venta preliminar
- Si activaste la opción de “Pago en Línea”, en el correo aparecerá un botón de Pagar Nota de Venta, donde el cliente podrá realizar el pago a través de PayPal o tarjeta de crédito/débito.
nota de venta con pagos en linea
- Si activaste la opción “Permitir Autofactura”, el cliente verá el botón Generar Factura, donde podrá ingresar sus datos para crear su propio CFDI.
nota de venta con autofactura
- Si activaste “Permitir Autofactura” junto con “Pago en Línea”, el botón Generar Factura para la autofactura estará bloqueado hasta que se complete el pago en línea. Una vez realizado el pago, el botón se habilitará automáticamente.
nota de venta con autofactura pago en linea

nota de venta autofactura pagada en linea
22 abril, 2025
Abona pagos a una nota de venta
Cuando una nota de venta se genera para una venta a crédito, es posible registrar pagos parciales. Sin embargo, a diferencia de las facturas, estos abonos no generan un Complemento de Recepción de Pagos, ya que este complemento solo aplica para facturas timbradas con validez fiscal.

Para las notas de venta, puedes registrar los abonos de forma interna para mantener un buen control de los pagos y contar con información actualizada en tus gráficos.

Pasos para abonar un pago a una nota de venta
1. Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta.
modulo facturacion y notas de venta 2x
1. Ubica la nota de venta en el listado. Haz clic en la casilla a la izquierda para seleccionar el documento.
2. Haz clic en la opción Abonar Pago.
abonar pago a nota de venta 2x
1. Se abrirá una ventana emergente con los siguientes campos:
  - Cantidad a abonar: Ingresa el monto del pago parcial.
  - Saldo: Este campo se actualizará automáticamente restando la cantidad abonada al saldo restante.
  - Fecha de pago: Se seleccionará automáticamente la fecha actual, pero puedes modificarla si lo necesitas.
llenar datos abono a nota de venta 2x
1. Para finalizar, haz clic en Abonar Pago.
Nota: Sólo puedes seleccionar una nota de venta a la vez para abonar un pago. Si intentas seleccionar más de una al mismo tiempo, aparecerá un mensaje de error.

Consulta abonos realizados

Una vez registrados los pagos, puedes consultar los abonos realizados a una nota de venta en específico de la siguiente manera:
1. Ubica el ícono informativo junto al estatus de la nota de venta.
consultar abono en nota de venta 2x
1. Pon el cursor sobre este ícono. Aparecerá un detalle con la fecha del abono, el monto pagado y el usuario que lo registró.
2. También se mostrará el saldo restante, si aún hay un monto pendiente.
detalles abono nota de venta 2x
1. Cuando una nota de venta se haya liquidado por completo, su estatus cambiará automáticamente a Pagada y el saldo pendiente se actualizará a $0.00 pesos.
saldo pendiente en nota de venta 2x
22 abril, 2025
Estatus de notas de venta en docDigitales
Preliminar
- Descripción: Es el primer estado de una nota de venta cuando aún está en proceso de edición.
- Uso: Permite modificar detalles antes de ser generada. Se recomienda revisar la información antes de cambiar de estatus.
Generada
- Descripción: Indica que la nota de venta ha sido creada con información definitiva.
- Uso: Desde este estatus, se puede enviar al cliente, convertir en factura o realizar pagos.
Enviada
- Descripción: La nota de venta ha sido enviada por correo electrónico al cliente.
- Uso: Permite al cliente visualizar el documento y proceder con la compra o pago correspondiente.
Vista
- Descripción: Confirma que el destinatario ha abierto y visualizado la nota de venta enviada.
- Uso: Brinda mayor control sobre la gestión comercial, permitiendo dar seguimiento al cliente.
Parcial
- Descripción: La nota de venta ha recibido un pago parcial, pero aún tiene saldo pendiente.
- Uso: Facilita la gestión de pagos en parcialidades y permite a los usuarios identificar cuánto falta por liquidar.
Pagada
- Descripción: Se ha cubierto el total del monto de la nota de venta.
- Uso: Indica que la transacción ha sido completada. Puede archivarse o usarse para generar una factura si es necesario.
22 abril, 2025
Desactiva, edita y elimina áreas de trabajo
Edita un área de trabajo
1. Desde el panel principal ingresa al módulo RH > Áreas de trabajo.
2. Localiza el área de trabajo que deseas editar.
3. Selecciona el botón de Editar (icono de lápiz en la esquina superior derecha).
editar area 1 2x
1. Modifica los campos que necesites (nombre o descripción). Recuerda que el campo Nombre es obligatorio para guardar los cambios.
2. Haz clic en Guardar Área de Trabajo.
guardar area 5 2x
1. Regresarás al listado principal y verás el mensaje: “Cambios guardados con éxito”. Los ajustes se reflejarán de inmediato.
alerta guardar 6 2x

Activa y desactiva un área de trabajo

Si necesitas dejar de usar temporalmente un área sin eliminarla por completo, puedes desactivarla:
1. Localiza el área de trabajo que deseas desactivar.
2. Cambia su estatus con el botón que aparece en la esquina inferior derecha.
desactivar area 2x
1. El estatus cambiará automáticamente a Inactiva y verás el mensaje: “Área de Trabajo desactivada con éxito”. Un área de trabajo inactiva no es elegible para asignar a nuevos colaboradores, pero su información seguirá almacenada en tu cuenta.
estatus desactivado 2x
1. Para volver a activarla, haz clic nuevamente en el botón de estatus y cambiará a “Activa”. Aparecerá el mensaje de confirmación “Área de Trabajo activada con éxito”.
activa alerta paso 4 2x

Elimina un área de trabajo

Si una área de trabajo ya no es necesaria en tu empresa, ya sea por reestructuración interna o cambios, puedes eliminarla definitivamente:
1. Identifica el área de trabajo que deseas eliminar desde el listado principal.
2. Haz clic en el botón de Eliminar (icono de bote de basura en la esquina superior derecha).
eliminar 1 2x
1. Confirma la acción:
  - Si eliges Cancelar, se cerrará la ventana sin hacer cambios.
  - Si seleccionas Eliminar Área de Trabajo, la eliminación será irreversible.
confirmar elminar 2 2x
1. El área de trabajo desaparecerá de los listados y de tu cuenta, y verás el mensaje: “Área de Trabajo eliminada con éxito”.
15 abril, 2025
Crea áreas de trabajo
Organizar a tus colaboradores por áreas de trabajo te ayudará a estructurar mejor tu empresa y optimizar la gestión del equipo. Tener definidas las áreas facilita la asignación de tareas, la comunicación interna y te permite visualizar con claridad cómo está distribuido tu personal.

Dentro de la sección de RH de docDigitales, podrás crear nuevas áreas de trabajo según las necesidades y el organigrama de tu empresa, así cómo gestionar las áreas existentes.

Pasos para crear una nueva área de trabajo
1. Desde el panel principal ingresa al módulo RH > Áreas de trabajo.
2. Haz clic en el botón +Nueva Área de Trabajo.
nueva area de trabajo 2x

Nota: Si aún no has creado ninguna área, verás el mensaje: “Aún no hay áreas de trabajo. Crea tu primer área de trabajo y comienza a organizar a tus colaboradores.” Puedes también hacer clic sobre este mensaje para ir directamente al formulario de creación.

nota 1 area de trabajo 2x
1. En el formulario que se abre, completa los siguientes campos:
  - Nombre del Área de Trabajo: Este será el nombre que aparecerá en la lista general de áreas de trabajo y en el perfil de los colaboradores que pertenezcan a ella.
  - Descripción: Agrega detalles que ayuden a comprender mejor el propósito o funciones del área.
1. Cuando hayas completado los campos, haz clic en Guardar Área de Trabajo.
equipo editar rea de trabajo 2x
1. Una vez guardada, regresarás a la pantalla principal y recibirás un mensaje de confirmación.
alerta area de trabajo 2x
15 abril, 2025
Bajas y altas de un colaborador
Da de baja a un colaborador

Cuando un colaborador finaliza su relación laboral, puedes darlo de baja para desactivarlo en tu cuenta. Este proceso es ideal después de haber generado la liquidación o finiquito en la nómina.
1. Desde el panel principal ingresa al módulo RH > Colaboradores.
2. Haz clic en el nombre del colaborador que deseas dar de baja.
dar de baja
1. En la esquina superior derecha, haz clic en el botón Dar de baja.
clicl dar de baja 2x
1. Confirma la acción para completar el proceso.
confirma dar de baja 2x
Nota: Considera que al dar de baja a un colaborador:
- Se desactivará en todas las pantallas del sistema.
- No aparecerá en los cálculos de nómina, incluyendo liquidaciones o pagos pendientes.
- Es recomendable realizar esta acción sólo cuando todos los procesos relacionados con la baja estén completados.
Da de alta un colaborador inactivo

Si necesitas reincorporar a un colaborador previamente dado de baja, puedes hacerlo fácilmente:
1. Desde el listado de Colaboradores, ingresa a la pestaña Bajas laborales.
2. Busca al colaborador y haz clic en su nombre para ver el detalle.
dar de alta 1 3x
1. Junto al estatus Baja laboral, haz clic en el botón Dar de alta.
dar de alta 2 2x
1. Aparecerá un mensaje de confirmación. Haz clic en Dar de alta para finalizar el proceso.
confirmar dar de alta 2x

Una vez dado de alta, el colaborador volverá a estar activo en el sistema y podrás gestionar nuevamente su información, incidencias y pagos.
15 abril, 2025
Ver detalle de los colaboradores
Si ingresas al listado de colaboradores desde RH > Colaboradores podrás ver el listado completo de los miembros de tu equipo. Al hacer clic en el nombre de un empleado, accederás a su perfil detallado, donde podrás consultar toda su información organizada en pestañas intuitivas y de fácil lectura.

A continuación te describimos cada una:

Información Personal

Al ingresar al detalle del colaborador, la primera pantalla que verás será la que muestra su información personal y mostrará los siguientes datos:
- RFC.
- CURP.
- Cumpleaños.
- Nacionalidad.
- Correo electrónico personal (a este correo se envía su nómina).
- Teléfono personal.
- Dirección.
- Información de contacto de emergencia (si el colaborador no tiene esta información registrada, no se mostrará)
informacion personal 2x

Información Laboral

En la pestaña de información laboral, podrás ver:
- Número de colaborador (puedes hacer clic para copiar al portapapeles).
- Correo electrónico laboral (puedes hacer clic para enviar correo electrónico).
- Teléfono laboral.
- Número de seguro social.
- Inicio de relación laboral.
- Tipo de contrato.
- Fecha de inicio de contrato.
- Fecha de fin de contrato (si aplica, en caso de que el colaborador esté dado de baja).
- Tipo de prestación.
- Sindicalizado o no.
- Tipo de régimen.
- Tipo de jornada.
- Turno de trabajo.
informacion laboral 2x

Prestaciones
- Vacaciones.
- Aguinaldo.
- Prima vacacional.
prestaciones 2x

Nómina

En la pestaña de nómina, verás toda la información de pagos y percepciones del colaborador.

Compensaciones y pago
- Sueldo bruto mensual: Calculado automáticamente multiplicando el salario diario por 30.4 (promedio).
- Salario base de cotización: Calculado automáticamente multiplicando el salario diario por el factor de integración del empleado (que incluye prestaciones como aguinaldo y vacaciones).
- Salario diario: Compensación diaria establecida por la empresa.
- Sueldo neto mensual: Resultado de restar ISR, IMSS, Infonavit y otras deducciones al sueldo bruto mensual.
- Zona de salario: A, B o C, según la ubicación del empleado.
- Tipo de prestación.
- Periodicidad de pago.
- Número de periodos en el año.
- Método de pago.
- Cuenta CLABE.
- Institución bancaria.
nomina 2x

Deducciones
- Movimientos permanentes.
movimientos permanentes 2x
- Infonavit.
infonavit
- Incapacidades.
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Vacaciones e Incidencias

En esta pestaña podrás ver:

vacaciones e incidencias 2x

Vacaciones
- Número de días utilizados durante el año laboral.
- Número de días disponibles: Se acumulan conforme transcurren los días del año, incluyendo días no utilizados de años anteriores.
Incidencias
- Conteo de incidencias justificadas: Faltas justificadas sin descuento de nómina.
- Conteo de incidencias injustificadas: Faltas sin justificar que causan descuento de nómina.
Incapacidades
- Días de incapacidad utilizados: Días cubiertos por el IMSS durante el año laboral en curso.
Documentos

En esta pestaña, puedes adjuntar, descargar o eliminar documentos del colaborador, como contratos o archivos legales:.
1. Adjuntar archivos: Solo arrastra archivos desde tu equipo local a la sección indicada para adjuntarlos.
adjuntar archivos
1. Descargar archivos: Selecciona un documento y haz clic en el botón Descargar.
descargar archivos
1. Eliminar archivos: Selecciona un documento y haz clic en Eliminar.
eliminar archivos

Notas
1. Agrega notas adicionales sobre el colaborador para registrar información relevante de consulta.
notas 2x

Alta y baja de colaboradores

Desde esta pantalla, también puedes:
- Dar de baja colaboradores activos: Haz clic en el botón de la esquina superior derecha (Dar de baja).
- Reactivar colaboradores inactivos: Haz clic en el botón (Dar de alta).
baja de colaborador 2x

alta colaborador 2x
15 abril, 2025
Consulta el resumen de tu equipo
En la interfaz principal del módulo de RH podrás ver el resumen de tu equipo, donde encontrarás un panel con estadísticas clave sobre la nómina, vacaciones, eventos importantes y aniversarios de tu equipo.

Aquí te explicamos cada sección para que puedas aprovechar al máximo esta herramienta.Ingresa desde el módulo RH > Resumen

Calendario de eventos

Visualiza todos los eventos relevantes de tus colaboradores en un solo lugar. Los eventos que se mostrarán son:
- Vacaciones programadas.
- Cumpleaños.
- Aniversarios laborales.
- Inicios de contrato.
- Fines de contrato.
- Fechas de pago de nóminas.
Nómina mensual

Consulta el monto total bruto de la nómina mensual de tu empresa de un vistazo.

Tu equipo

Obtén un resumen del estado actual de tu equipo:
- Colaboradores activos: Cantidad total de empleados con estatus activo (ej. 20 colaboradores).
- Incorporaciones: Número de nuevos colaboradores registrados en los últimos 365 días.
Colaboradores por área

Visualiza una gráfica que muestra la distribución de colaboradores por cada área, con su respectivo porcentaje sobre el total del equipo.

Calculadora de sueldo neto

Realiza cálculos rápidos del sueldo neto de tus colaboradores, considerando deducciones y subsidios. Solo necesitas ingresar:
1. Período: Selecciona el periodo correspondiente (Semanal, Quincenal o Mensual).
2. Sueldo bruto: Ingresa el monto del sueldo bruto del colaborador según el periodo elegido.
3. Deducciones opcionales: Marca las casillas Incluir IMSS o Incluir Subsidio empleado si deseas que se calculen estos conceptos automáticamente.
4. Cálculo: Haz clic en Calcular Sueldo Neto y verás los resultados desglosados por conceptos:
  - ISR
  - Cuotas IMSS
  - Subsidio
  - Sueldo Neto final
Con esta herramienta podrás tener un panorama completo del estado de tu equipo, facilitar la gestión de eventos importantes y hacer cálculos de nómina con unos pocos clics.
15 abril, 2025