Desconectar tu cuenta PayPal en docDigitales elimina la configuración previa asociada a la integración de pagos en línea. Si decides desconectar tu cuenta, no podrás recibir pagos de tus facturas a través de PayPal, y será necesario volver a realizar el proceso de vinculación para activar nuevamente esta función.
En el panel principal accede al módulo de Pagos en Línea.
En la pantalla verás un mensaje que indica que tienes una cuenta activapara la recepción de pagos en línea, junto con el correo asociado a la cuenta PayPal vinculada.
Haz clic en la opción Desconectar PayPal que se encuentra en la parte inferior de la sección.
Es necesario que confirmes la acción.
Haz clic en Desconectar para completar el proceso.
Si no deseas continuar, puedes hacer clic en Cancelar.
Una vez confirmada la desconexión, tu cuenta PayPal será desvinculada de docDigitales y dejarás de recibir pagos en línea mediante esta plataforma.
*Esta acción no afecta a las facturas previas que ya hayan sido pagadas mediante PayPal.
La función de cancelar recepciones de compra permite detener y archivar documentos que ya no son necesarios o que contienen información incorrecta, sin eliminarlos por completo. Esto garantiza la trazabilidad de los movimientos relacionados con las órdenes de compra.
Restricciones de cancelación
Rol personalizado: Para cancelar una recepción de compra con estatus Recibida, necesitas tener el permiso “Cancelar Recepciones de Compras Recibidas” dentro del módulo Compras en un rol personalizado. Este permiso solo está disponible para roles personalizados en los planes Avanzado y Premium, si este rol tiene acceso completo a Recepciones de Compra.
Recepciones con estatus Preliminar o En Tránsito: Estas recepciones pueden cancelarse en cualquier momento, ya que no han sido finalizadas ni marcadas como completadas.
Recepciones con estatus Recibida: No pueden ser canceladas, dado que ya se han registrado como finalizadas y su información impacta el inventario.
¿Cómo cancelar una recepción de compra?
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Recepciones de compra.
Cancelar P1 (Compressify.io)
Localiza el documento que deseas cancelar y marca la casilla de selección a la izquierda de la fila correspondiente.
Haz clic en la opción Cancelar que se encuentra en el menú superior.
cancelarrecepcion
Si la operación es exitosa, se mostrará el siguiente mensaje en pantalla: “Recepción de Compra cancelada con éxito.”
Después de la cancelación, el estatus del documento cambiará a Cancelada. Puedes confirmar este cambio tanto en la lista de recepciones como dentro del detalle del documento.
La edición de recepciones de compra está limitada según su estatus; únicamente aquellas con estatus Preliminar o En Tránsito pueden modificarse después de su creación. Esto garantiza que los cambios se realicen únicamente antes de que la recepción sea finalizada o marcada como recibida. A continuación, te explicamos cómo realizar esta acción para cada uno de los casos.
Editar una recepción de compra Preliminar
Una recepción de compra con estatus Preliminar puede ser editada en su totalidad (excepto el campo No. Recepción de Compra, que se asigna para control interno). Esto se debe a que el manejo y control de inventarios exige un enfoque estricto y cuidadoso, por lo que aseguramos que cada movimiento realizado quede registrado y sea trazable dentro del sistema.
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Recepciones de compra.
Group 1000001508 (Compressify.io) (1)
Desde el listado principal, identifica la recepción de compra preliminar que deseas modificar.
Haz clic en el icono de editar que aparece del lado derecho de la pantalla.
Edita Pre 3 (Compressify.io)
Al ingresar al formulario de edición, podrás ajustar la información previamente registrada. Los campos disponibles para modificar son:
Proveedor.
No. de orden de compra (vinculada).
Fecha de creación del documento.
Fecha de Recepción de productos.
Cantidad por recibir.
Notas.
Edita Pre 4 (Compressify.io)
Una vez realizados los ajustes necesarios, selecciona una de las siguientes opciones:
Guardar Preliminar: Mantendrá el estatus Preliminar y permitirá futuras modificaciones.
Guardar en Tránsito: Utiliza esta opción si los artículos incluidos en la recepción aún están en proceso de entrega. Este estatus permite modificaciones posteriores de algunos campos específicos.
Guardar Recibida: Indica que todos los productos fueron recibidos en su totalidad. Una vez guardado con este estatus, no será posible realizar modificaciones adicionales.
Edita pre5 (Compressify.io)
Editar una recepción de compra En Tránsito
Cuando una recepción de compra tiene estatus En Tránsito, puedes modificar las fechas de creación del documento o de recepción de los productos, así como agregar o editar notas para facilitar el seguimiento del pedido. Sin embargo, todos los demás campos del documento estarán bloqueados para registrar cambios, ya que guardar una recepción de compra con este estatus implica que se realizó una verificación previa y cuidadosa de los productos que se encuentran ya en proceso de entrega.
Dentro del apartado Recepciones de Compra, identifica en el listado la recepción de compra en tránsito que deseas modificar.
Haz clic en el icono de editar que aparece del lado derecho de la pantalla.
Edita Tra 2 (Compressify.io)
Edita la información que requieras (de los campos disponibles)
Edita Tra 3 (Compressify.io)
Con una Recepción de Compra en Tránsito, solo tienes la opción de guardar como Recibida, considerando que las modificaciones las realizas al momento de entrega de los productos.
Edita Tra 4 (Compressify.io)
Una vez que tengas listos los cambios, puedes descargar tus recepciones de compra en formato PDF. Selecciona los documentos correspondientes y haz clic en la opción Descargar que se encuentra en el menú superior.
En docDigitales, las recepciones de compra cuentan con diferentes estatus que reflejan el estado actual del proceso de recepción de productos.
Preliminar
Descripción: La recepción de compra ha sido registrada como un borrador y todavía puede ser modificada.
Uso principal: Permite realizar ajustes antes de confirmar la recepción de los productos.
En tránsito
Descripción: Indica que los productos están en camino y pendientes de ser entregados.
Uso principal: Útil para generar un documento parcial, normalmente solicitado por el proveedor, que establezca la trazabilidad y seguimiento de productos en camino.
Recibida
Descripción: La recepción de compra ha sido completada, confirmando que los productos han sido entregados en su totalidad. Este estatus no permite modificaciones adicionales.
Uso principal: Refleja el cierre del proceso de recepción de productos, asegurando que todo ha sido entregado según lo solicitado.
Cancelada
Descripción: La recepción de compra ha sido anulada y ya no es válida.
Uso principal: Se utiliza para registrar recepciones que no se completarán o que se realizaron con errores irreversibles.
La función de búsqueda te permite localizar órdenes de compra fácilmente, aplicando filtros como número de orden, proveedor, referencia o rango de fechas.
Haz clic en Buscar.
Se desplegará la sección para ingresar los siguientes parámetros de búsqueda:
No. orden de compra: Número consecutivo de la orden. Ejemplo: 001636.
Proveedor: Nombre del proveedor relacionado con la orden.
Referencia: Número de referencia del documento.
Rango de fechas de creación: Selecciona un intervalo de fechas de emisión. Ejemplo: 1 de enero de 2024 al 31 de diciembre de 2024.
Rango de fecha esperada de entrega: Intervalo de fechas programadas para la entrega.
Haz clic en Buscar para aplicar los filtros o en Limpiar campos para restablecer los parámetros.
Si deseas salir del menú sin realizar la búsqueda, selecciona Cancelar.
Enviar
La función de envío te permite compartir órdenes de compra directamente con tus proveedores. Completa el formulario con el asunto, destinatario y mensaje del correo, y envía la orden en formato PDF.
Si tienes una orden de compra guardada previamente, pero que aún no ha sido enviada a tu proveedor (es decir, con estatus preliminar), sigue estos pasos para enviarla y formalizar tu pedido.
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Órdenes de Compra.
Envia 1 (Compressify.io)
Selecciona la orden de compra preliminar que deseas enviar, marcando la casilla ubicada a la izquierda de la fila correspondiente.
Haz clic en el botón Enviar que se encuentra en la parte superior de la pantalla.
enviar orden de compra
Se abrirá el formulario de envío donde deberás ingresar los datos correspondientes:
Escribe el asunto del correo que se enviará. Por ejemplo: Orden de compra 1.
Introduce la dirección de correo electrónico del proveedor.
Puedes escribir un texto personalizado que acompañe la orden de compra.
Enviar P4 (Compressify.io)
Haz clic en Enviar orden de compra para finalizar el proceso.
Tu proveedor recibirá un correo electrónico con la orden de compra como un archivo PDF adjunto.
Mail orden (Compressify.io)Pdf orden (Compressify.io)
*Ten en cuenta que sólo puedes editar órdenes de compra con estatus Preliminar. Si el estatus es diferente (como Enviada o Recibida), esta acción no estará disponible.
Editar una orden de compra
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Órdenes de Compra. Aquí podrás visualizar todas las órdenes de compra registradas.
Edita 1 (Compressify.io)
Busca la orden que deseas editar y haz clic en el icono Editar que aparece a la derecha de la fila correspondiente.
Edita 2 (Compressify.io)
*Si el botón no aparece, significa que la orden no es editable debido a su estatus.
Se abrirá el formulario de edición, donde podrás actualizar los campos que necesites.
edita 3
Para finalizar tienes dos opciones:
Guardar: Haz clic en Guardar para actualizar la orden y continuar con el estatus Preliminar.
Enviar y Guardar: Haz clic en esta opción para enviar la orden al proveedor. Su estatus cambiará a Enviada.
Edita 4 (Compressify.io)
Una vez guardada, se mostrará el mensaje de confirmación: “Orden de compra actualizada con éxito”.
Edita 5 (Compressify.io)
Cancelar una orden de compra
*Considera que una orden de compra solo puede ser cancelada si no tiene una recepción de compra completada. Esto se debe a que una recepción completa indica que los productos ya fueron recibidos, y en consecuencia, la orden de compra ya no es elegible para cancelación.
Desde el listado principal de Órdenes de Compra, ubica y selecciona la orden que deseas cancelar.
Haz clic en el botón Cancelar que aparece en la esquina superior derecha.
Al finalizar la acción, aparecerá el mensaje de confirmación: “Orden de compra cancelada con éxito”. La orden se mantendrá en el listado principal, pero su estatus cambiará a Cancelada.
cancelar orden de compra
Si la orden de compra que quieres cancelar, tiene una recepción de compra parcial o completada, aparecerá un mensaje de error.
El sistema de docDigitales ofrece diversos estatus para gestionar y monitorear el progreso de tus órdenes de compra. Los estatus te ayudarán a identificar el estado actual de tus pedidos de manera clara y eficiente.
Preliminar
Uso: Orden de compra guardada sin enviar al proveedor.
Descripción: Este estatus permite realizar modificaciones antes de finalizar el pedido.
Generada
Uso: Orden de compra creada y está lista para enviarse al proveedor.
Descripción: Este estatus indica que la orden ya fue registrada y está lista para enviarse.
Enviada
Uso: La orden de compra ha sido enviada al proveedor.
Descripción: Se encuentra en espera de confirmación o acción por parte del proveedor.
Vista
Uso: El proveedor ha visualizado la orden de compra.
Descripción: Este estatus asegura que la orden ha sido revisada por el proveedor.
Parcial
Uso: El producto solicitado se ha recibido parcialmente.
Descripción: indica que la entrega aún no se ha completado y que restan productos por recibir.
Completada
Uso: El producto solicitado se recibió completamente.
Descripción: La orden de compra ha finalizado exitosamente.
Cancelada
Uso: La orden de compra fue cancelada.
Descripción: No se procederá con la recepción ni con el pedido correspondiente.
Para mantener un mejor control de tus relaciones comerciales y agilizar procesos relacionados con compras e inventarios, puedes registrar y gestionar a tus proveedores directamente desde tu cuenta.
Aquí te explicamos las diferentes opciones que tienes para almacenar sus datos de contacto.
Opción 1: Agregar nuevo proveedor desde “Proveedores“
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Proveedores > + Nuevo Proveedor.
Op1 P1 (Compressify.io)
Comienza a llenar los campos de la información del nuevo proveedor (los campos marcados con asterisco son obligatorios).
Nombre: Razón social o nombre completo del proveedor.
Nombre comercial: Nombre con el que se identifica al proveedor en el mercado.
RFC/Tax ID: Registro fiscal del proveedor.
Sitio web: Enlace al sitio web del proveedor.
Agrega la información de ubicación del proveedor:
País
Estado
Ciudad
Municipio
Código Postal
Colonia
Calle
Número interior y exterior
En el campo Nota Interna, puedes escribir comentarios relevantes sobre el proveedor para tener un mayor contexto, como condiciones de pago o términos de entrega.
Op1 P2 (Compressify.io)
Si necesitas asociar un contacto al proveedor, selecciona +Agregar contacto y completa los campos requeridos.
Una vez que hayas completado toda la información necesaria, haz clic en Guardar Proveedor para completar la acción.
Op1 P5 (Compressify.io)
Opción 2: Agregar nuevo proveedor desde “Órdenes de Compra”
También puedes dar de alta a un proveedor al mismo tiempo que elaboras una orden de compra:
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Órdenes de Compra > + Nueva Orden de Compra.
Op2 P1 (Compressify.io)
En el campo Proveedor haz clic en la opción + Crear Nuevo Proveedor. Se desplegará el formulario para ingresar los datos del proveedor.
Op2 P2 (Compressify.io)
Completa los campos de la misma forma que la opción anterior y haz clic en Guardar Proveedor.
Op 2 P3 (Compressify.io)
El contacto se guardará de forma automática y podrás consultarlo posteriormente desde el listado principal de proveedores.
Si un almacén ya no es necesario en tu empresa, puedes eliminarlo desde la sección de Almacenes. Este proceso es sencillo, pero requiere de una validación previa para garantizar que todos los productos estén correctamente vinculados a un almacén.
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Almacenes.
Elimina P1 (Compressify.io)
*Antes de eliminar el almacén, asegúrate de que no cuente con inventario disponible. Si aún tiene stock, deberás transferirlo a otro almacén siguiendo el proceso de transferencia de stock.
En la pantalla de Almacenes, verás una lista de todos los almacenes disponibles. Haz clic sobre el Almacén que deseas eliminar.
Antes de eliminar, revisa la información del almacén para asegurarte que vas a remover el almacén correcto:
El inventario disponible.
La información de la ubicación física del almacén.
Una vez que confirmes que el almacén está vacío, haz clic en el icono de Eliminar ubicado en la parte superior de la pantalla.
Aparecerá una ventana emergente de confirmación para completar la acción.
eliminar almacen (1)
*Si intentas eliminar un almacén que aún contiene inventario, el sistema mostrará un mensaje de error indicando que es necesario transferir el stock antes de proceder con la eliminación. Tampoco es posible eliminar el almacén predeterminado.
