Listado de Proveedores: Te muestra el listado completo de tus proveedores con su información básica. Si deseas ver el detalle completo de un registro, solo da clic sobre el nombre y se abrirá la pestaña de Detalle de Proveedor.
Importar Proveedores: Si ya cuentas con una base de datos de proveedores previa, puedes importarlos masivamente por medio de una plantilla de excel.
Buscar
La función de búsqueda en la parte superior permite encontrar clientes más rápidamente.
Da clic en la opción Buscar.
Se abrirá un menú desplegable. Ingresa los criterios de búsqueda que consideres necesarios:
Nombre.
Nombre Comercial.
Correo electrónico.
Para realizar la búsqueda, da clic en el botón Buscar. Se mostrarán los resultados que coincidan con los campos de búsqueda.
Si deseas hacer una nueva búsqueda, da clic en Limpiar Campos y repite el proceso anterior.
Para cerrar el panel de búsqueda da clic en el botón Cancelar.
Panel de acciones administrativas
Desde esta sección puedes gestionar a tus prospectos y emitir distintos documentos administrativos.
Exportar a Excel: Exporta todo el listado de proveedores convertido a un archivo de hoja de cálculo en formato .xlsx
Nueva Orden de Compra: Podrás generar nuevas órdenes de compra con la información del proveedor ya precargada.
Eliminar: Si seleccionas a uno o varios proveedores podrás eliminarlos al dar clic en este botón.
Listado de proveedores
Muestra el listado completo de los proveedores que tienes registrados en el sistema, en conjunto con información básica y relevante.
Proveedor: Muestra el nombre o razón social del proveedor. Al dar clic sobre el nombre se abrirá el detalle de proveedor.
Correo electrónico: Correo registrado como medio de comunicación.
*Esta pantalla es principalmente de consulta de la información completa del proveedor
Ingresa al Listado de Proveedores desde el menú lateral izquierdo Contactos > Proveedores.
Haz clic sobre el nombre del proveedor que deseas visualizar.
Se abrirá la pantalla de Detalle del Proveedor.
Panel de acciones administrativas
Desde este panel puedes emitir documentos administrativos o eliminar directamente al proveedor.
Nueva Orden de Compra: Genera una nueva orden de compra desde esta pantalla. El nombre del proveedor ya estará precargado.
Eliminar: Elimina al proveedor si ya no lo necesitas en el sistema. Da clic en “Eliminar” y confirma la acción para borrarlo de forma definitiva.
Nombre del proveedor
En esta sección podrás encontrar el nombre del proveedor asignado cuando se creó el registro. En la parte de abajo encontrarás la razón social ingresada en el registro.
*Si tienes los permisos de CRM – Contactos completos puedes editar la información del proveedor dando clic en el lápiz ubicado junto al nombre.
Detalle del proveedor
Información del proveedor
Encuentra toda la información de tu cliente que ingresaste al momento de crear el perfil.
RFC / Tax ID.
Correo electrónico.
Sitio Web.
Teléfono.
Dirección.
Nota Interna.
Información de contacto
Aparecerá toda la información que registraste del contacto o agente comercial con el que llevas la relación comercial, al momento de crear el perfil.
Nombre.
Puesto.
Teléfono.
Correo electrónico.
Si tienes duda con alguno de estos campos, puedes consultar el manual de Creación de proveedores para consultar a detalle cada campo.
Si ya cuentas con una lista de proveedores, puedes importarlos de forma masiva mediante la carga de un archivo en formato excel, lo que te permitirá ahorrar tiempo y crear varios registros simultáneamente.
Ingresa al Listado de Proveedores desde el menú lateral izquierdo dando clic en Contactos > Proveedores.
Haz clic en la pestaña Importar Proveedores ubicada en la parte superior de la pantalla.
Para descargar la plantilla de importación da clic en Descarga aquí la plantilla base del formato de importación de Excel.
Busca el archivo dentro de tu computadora. Normalmente, puedes encontrarlo dentro de la carpeta descargas.
Completa la plantilla de importación
En el archivo encontrarás instrucciones para llenarlo correctamente, es importante que las sigas para completar la importación de forma exitosa. Los campos marcados en color rojo son obligatorios.
Nombre o Razón Social: Nombre legal del proveedor como aparece en la constancia de situación fiscal.
Nombre Comercial: Nombre con el cual es conocida comúnmente la empresa en el mercado.
RFC: Deberás colocarlo tal cual aparece en la constancia de situación fiscal. Es una clave alfanumérica de 12 o 13 dígitos que incluye la homoclave.
*Ningún RFC puede repetirse, excepto el genérico. Para clientes extranjeros debes utilizar el RFC genérico XEXX010101000.
Sitio Web: Página de internet de tu proveedor. Debes tener el siguiente formato: www.nombredelsitio.com.mx
Correo electrónico: Correo electrónico para comunicación y envío de documentos administrativos.
Teléfono: Número de teléfono de contacto.
País: País donde se encuentra operando la empresa proveedora.
Estado: Estado donde se encuentra la empresa proveedora.
Ciudad: Escribe la ciudad del domicilio fiscal.
Municipio: Municipio registrado dentro de la dirección fiscal.
Código Postal: Código postal a 5 dígitos. Si inicia con cero, escribe solo los últimos 4 dígitos y el sistema agregará el cero automáticamente al principio.
Colonia: Colonia en donde se encuentra el domicilio según su registro ante el SAT.
Calle: Nombre de la calle donde se encuentra el domicilio fiscal.
No Exterior: Número exterior de la dirección fiscal.
No Interior: Número interior (solamente si aplica).
Contacto: Nombre de la persona con la que mantienes relación comercial directamente.
Puesto: Puesto laboral que desempeña el contacto dentro de la empresa proveedora.
Email del contacto: Correo electrónico del contacto.
Teléfono del contacto: Número de teléfono de contacto.
Una vez finalizado el llenado de la plantilla, sube el archivo. Lo puedes realizar de 2 maneras distintas:
Drag and Drop: Arrastra el archivo desde su ubicación hasta el campo de importación.
Buscar archivo: Da clic dentro del campo de importaciónyselecciona el archivo desde la ubicación en tu computadora y confirma la carga.
Se mostrará una barra de progreso mientras el archivo se importa. Cuando llegue al 100%, el sistema notificará que la carga finalizó.
Nota: Mientras se realiza la carga de importación no es posible realizar otras actividades simultáneamente dentro del sistema, ya que puede ser motivo de error de carga
Gestiona los errores de importación
Si hay errores en el archivo, el sistema generará un reporte con el detalle de los registros rechazados y el motivo.
Descarga el reporte de errores haciendo clic en el texto “Descargar reporte de errores ocurridos durante el proceso”.
Corrige la información en la plantilla madre según las indicaciones del reporte de errores.
Sube nuevamente el archivo siguiendo el proceso anterior.
Si la importación finaliza correctamente, aparecerá una notificación con la siguiente leyenda: “La importación ha finalizado”.
Si surgen nuevos errores, se generará un nuevo reporte y es necesario una corrección adicional.
Exporta tu listado de proveedores
El sistema también te permite exportar el listado de tus proveedores por medio de una hoja de cálculo en formato .xslx para facilitar la gestión y el respaldo de la información.
Ingresa al menú Contactos > Proveedores desde el menú lateral izquierdo.
Se abrirá el Listado de Proveedores.
Localiza el panel de acciones ubicado en la parte superior derecha.
Haz clic en la función Exportar Excel
El archivo se descargará automáticamente en tu computadora, generalmente en la carpeta de descargas. Se guardará con la siguiente nomenclatura: “Proveedores_añomesdía.csv”. Ejemplo: Proveedores_20250714.csv
*Si deseas exportar solamente a ciertos proveedores, selecciona uno por uno marcando la casilla que aparece al inicio de cada fila y luego inicia el proceso de exportación.
Ingresa al Listado de Proveedores desde el menú lateral izquierdo Contactos > Proveedores.
Ubica la casilla de selección que se encuentra en la parte izquierda de cada fila.
Selecciona la casilla correspondiente (también puedes realizar esta acción con varios contactos usando la multiselección).
Haz clic en el botón Eliminar, ubicado en la parte superior derecha de la lista.
Se abrirá un pop – up de confirmación. Da clic en Eliminar Proveedor para confirmar la acción.
Al eliminar el proveedor, el sistema mostrará la notificación de confirmación: Proveedor eliminado con éxito.
*Ten en cuenta que, una vez eliminado el proveedor, no será posible recuperarlo ni relacionarlo con nuevas órdenes de compra. Si llegas a necesitarlo nuevamente, deberás crear un nuevo registro desde cero.
Agregar a tus proveedores te permite llevar un mejor control de tus compras, pagos y relaciones comerciales. En docDigitales puedes crear un listado completo de proveedores y agilizar los procesos relacionados con compras e inventarios.
Ingresa desde Contactos > Proveedores.
Se abrirá una pantalla con el Listado de Proveedores.
Da clic en el botón + Nuevo Proveedor, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Se cargará el formulario de Nuevo Proveedor. Completa el llenado de los campos requeridos:
Nombre: Razón Social o nombre completo del proveedor.
Nombre comercial: Nombre con el cual es conocida la empresa comúnmente en el mercado.
RFC / Tax ID: RFC: Campo alfanumérico donde se registra el RFC con homoclave, tal cual aparece en la constancia de situación fiscal. Si el proveedor es extranjero, utiliza el RFC genérico para extranjeros: XEXX010101000.
Sitio Web: Puedes agregar el sitio web de tu proveedor, si es que cuentas con él.
Correo electrónico: Email para comunicación y envío de documentación administrativa.
Teléfono: Número de teléfono de tu proveedor.
También es necesario agregar la dirección fiscal de tu proveedor. Deberás llenar estos campos con la dirección que se encuentra registrada en la constancia de situación fiscal.
País.
Estado.
Ciudad.
Municipio.
Código Postal.
Colonia.
Calle.
No. Exterior.
No Int. (Solo si aplica).
Nota Interna: Es un campo libre donde puedes agregar información o detalles adicionales relevantes de tu proveedor, por ejemplo, condiciones de pago o términos de entrega.
Agregar contacto
Si tienes un agente comercial o contacto específico con el que llevas la relación comercial, puedes añadir su información dentro del formulario.
Da clic en la opción + Agregar Contacto.
Completa el llenado del formulario con su información.
Nombre: Nombre del contacto.
Puesto: Puesto que desempeña dentro de la empresa proveedora.
Correo electrónico: Email para comunicación y envío de documentos administrativos.
Teléfono: Número telefónico de contacto.
Puedes agregar tantos contactos como sea necesario. Solo da clic nuevamente en la función Agregar Contacto y repite el proceso anterior.
Para finalizar, da clic en el botón Guardar Proveedor.
El sistema validará que todos los campos obligatorios contengan información. En caso de detectar algún error, este se mostrará dentro del campo en color rojo
Se confirmará el guardado con la notificación: Proveedor creado con éxito.
