La función de cancelar recepciones de compra permite detener y archivar documentos que ya no son necesarios o que contienen información incorrecta, sin eliminarlos por completo. Esto garantiza la trazabilidad de los movimientos relacionados con las órdenes de compra.
Restricciones de cancelación
• Recepciones con estatus Preliminar o En Tránsito: Estas recepciones pueden cancelarse en cualquier momento, ya que no han sido finalizadas ni marcadas como completadas.
• Recepciones con estatus Recibida: No pueden ser canceladas, dado que ya se han registrado como finalizadas y su información impacta el inventario.
¿Cómo cancelar una recepción de compra?
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Recepciones de compra.
Cancelar P1 (Compressify.io)
Localiza el documento que deseas cancelar y marca la casilla de selección a la izquierda de la fila correspondiente.
Haz clic en la opción Cancelar que se encuentra en el menú superior.
cancelarrecepcion
Si la operación es exitosa, se mostrará el siguiente mensaje en pantalla: “Recepción de Compra cancelada con éxito.”
Después de la cancelación, el estatus del documento cambiará a Cancelada. Puedes confirmar este cambio tanto en la lista de recepciones como dentro del detalle del documento.
La edición de recepciones de compra está limitada según su estatus; únicamente aquellas con estatus Preliminar o En Tránsito pueden modificarse después de su creación. Esto garantiza que los cambios se realicen únicamente antes de que la recepción sea finalizada o marcada como recibida. A continuación, te explicamos cómo realizar esta acción para cada uno de los casos.
Editar una recepción de compra Preliminar
Una recepción de compra con estatus Preliminar puede ser editada en su totalidad (excepto el campo No. Recepción de Compra, que se asigna para control interno). Esto se debe a que el manejo y control de inventarios exige un enfoque estricto y cuidadoso, por lo que aseguramos que cada movimiento realizado quede registrado y sea trazable dentro del sistema.
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Recepciones de compra.
Group 1000001508 (Compressify.io) (1)
Desde el listado principal, identifica la recepción de compra preliminar que deseas modificar.
Haz clic en el icono de editar que aparece del lado derecho de la pantalla.
Edita Pre 3 (Compressify.io)
Al ingresar al formulario de edición, podrás ajustar la información previamente registrada. Los campos disponibles para modificar son:
Proveedor.
No. de orden de compra (vinculada).
Fecha de creación del documento.
Fecha de Recepción de productos.
Cantidad por recibir.
Notas.
Edita Pre 4 (Compressify.io)
Una vez realizados los ajustes necesarios, selecciona una de las siguientes opciones:
Guardar Preliminar: Mantendrá el estatus Preliminar y permitirá futuras modificaciones.
Guardar en Tránsito: Utiliza esta opción si los artículos incluidos en la recepción aún están en proceso de entrega. Este estatus permite modificaciones posteriores de algunos campos específicos.
Guardar Recibida: Indica que todos los productos fueron recibidos en su totalidad. Una vez guardado con este estatus, no será posible realizar modificaciones adicionales.
Edita pre5 (Compressify.io)
Editar una recepción de compra En Tránsito
Cuando una recepción de compra tiene estatus En Tránsito, puedes modificar las fechas de creación del documento o de recepción de los productos, así como agregar o editar notas para facilitar el seguimiento del pedido. Sin embargo, todos los demás campos del documento estarán bloqueados para registrar cambios, ya que guardar una recepción de compra con este estatus implica que se realizó una verificación previa y cuidadosa de los productos que se encuentran ya en proceso de entrega.
Dentro del apartado Recepciones de Compra, identifica en el listado la recepción de compra en tránsito que deseas modificar.
Haz clic en el icono de editar que aparece del lado derecho de la pantalla.
Edita Tra 2 (Compressify.io)
Edita la información que requieras (de los campos disponibles)
Edita Tra 3 (Compressify.io)
Con una Recepción de Compra en Tránsito, solo tienes la opción de guardar como Recibida, considerando que las modificaciones las realizas al momento de entrega de los productos.
Edita Tra 4 (Compressify.io)
Una vez que tengas listos los cambios, puedes descargar tus recepciones de compra en formato PDF. Selecciona los documentos correspondientes y haz clic en la opción Descargar que se encuentra en el menú superior.
La recepción de compra es un documento clave para registrar la entrega de productos por parte de un proveedor. Este proceso permite verificar las cantidades recibidas frente a las solicitadas, actualizar el inventario y garantizar un control efectivo sobre los pedidos realizados.
En este manual te presentamos las diferentes opciones que tienes para registrar la recepción de tus productos.
Opción 1: Generar una recepción de compra desde “Órdenes de Compra”
*Solo es posible crear una recepción de compra para órdenes con estatus “Enviada” o “Vista”, ya que estas han sido confirmadas previamente por el proveedor.
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Órdenes de Compra.
Ubica la orden de compra que deseas procesar y seleccionala marcando la casilla que se encuentra a la izquierda de la pantalla.
Haz clic en la opción Generar Recepción.
generar recepción
Serás redirigido al formulario de detalles de la recepción de compra (Te darás cuenta que muchos de los campos se completan automáticamente, con los datos de la orden de compra previamente relacionada, por lo que esta opción es ideal si quieres ahorrar tiempo).
Proveedor: Nombre del proveedor asignado. Campo automático.
No. orden de compra: Número de la orden de compra relacionada. Campo automático.
No. recepción de compra: Número consecutivo para control interno. Se asigna automáticamente o puedes editarlo según lo consideres necesario.
Fecha: Fecha actual (predefinida) o ajustable, que indica el momento de creación de la recepción de compra.
Fecha de recepción: Ingresa la fecha exacta en que se recibió la mercancía.
*Las fechas pueden diferir si generas una recepción de compra en tránsito, antes de que los productos lleguen al almacén. Sin embargo, si realizas la recepción en el momento exacto de la entrega, ambas fechas deberían coincidir.
Nombre del artículo: Nombre de los artículos solicitados. Campo automático
Cantidad pedida: Número de artículos solicitados. Campo automático
Cantidad recibida: Se calcula según avance la recepción de productos. Si existen recepciones parciales, guardadas como Recibidas, vinculadas a esta misma orden de compra, este campo mostrará la suma total de los productos ya recibidos.
Cantidad en tránsito: Si tienes recepciones parciales, guardadas como En Tránsito, vinculadas a esta misma orden de compra, este campo sumará la cantidad de productos que aún están en proceso de entrega por parte del proveedor.
Cantidad por recibir: Ingresa el número de productos por los que estás generando la actual recepción de compra.
Notas: También puedes agregar comentarios relevantes para el registro o el seguimiento de la recepción.
Después de completar la información, selecciona una de las opciones de guardado:
Guardar Preliminar: Para registrar el documento como un borrador y continuar editando más tarde.
Guardar En Tránsito: Para indicar que los productos de la recepción de compra que estás creando aún están en proceso de entrega.
Guardar Recibida: Para confirmar la entrega de los productos indicados en la recepción de compra.
Op1 P5 (Compressify.io)
Opción 2: Generar una recepción de compra desde “Recepciones de compra”
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Recepciones de compra > + Nueva Recepción de Compra.
Op2 P1 (Compressify.io)
Se abrirá el formulario de la Nueva Recepción de Compra, donde deberás llenar los siguientes campos:
Proveedor: Selecciona del listado al proveedor correspondiente.
No. Orden de Compra: Selecciona del listado la orden de compra que deseas procesar. Solo estarán disponibles las órdenes de compra con estatus Enviada o Vista, que aún no estén completadas. Estas son las únicas órdenes elegibles para vincular a una recepción de compra.
No. Recepción de Compra: Ingresa el número o código que identifica el documento en el control interno.
Fecha: Fecha de creación de la recepción de compra
Fecha de recepción: Fecha en que se entregaron los productos.
op2 p2 (Compressify.io)
Una vez que ingreses la información de la orden de compra vinculada, el resto de los campos se completarán automáticamente, como en el caso anterior.
En el campo Cantidad por recibir, ingresa el número de productos por los que estás generando la recepción de compra.
Tendrás las mismas opciones de guardado. Selecciona la que corresponda para finalizar el proceso.
Op2 P5 (Compressify.io)
Consideraciones adicionales
Puedes crear una o más recepciones de compra para una misma orden de compra, para ajustar el control de tu inventario a los acuerdos y tiempos de entrega pactados con tus proveedores.
Conforme generes recepciones de compra, el estatus de la orden de compra vinculada se verá afectado:
Parcial: Cuando la suma de los productos de la(s) recepción(es) de compra es menor a la cantidad solicitada en la orden.
Completada: Cuando la suma de los productos de la(s) recepción(es) de compra iguala la cantidad total solicitada en la orden.
Si intentas generar una recepción de compra para una orden con estatus Preliminar, el sistema mostrará un error, ya que es necesario enviarla para que el proveedor pueda procesarla.
Adicional 2 (Compressify.io)
Las órdenes de compra completadas o canceladas no permiten generar nuevas recepciones.
En docDigitales, las recepciones de compra cuentan con diferentes estatus que reflejan el estado actual del proceso de recepción de productos.
Preliminar
Descripción: La recepción de compra ha sido registrada como un borrador y todavía puede ser modificada.
Uso principal: Permite realizar ajustes antes de confirmar la recepción de los productos.
En tránsito
Descripción: Indica que los productos están en camino y pendientes de ser entregados.
Uso principal: Útil para generar un documento parcial, normalmente solicitado por el proveedor, que establezca la trazabilidad y seguimiento de productos en camino.
Recibida
Descripción: La recepción de compra ha sido completada, confirmando que los productos han sido entregados en su totalidad. Este estatus no permite modificaciones adicionales.
Uso principal: Refleja el cierre del proceso de recepción de productos, asegurando que todo ha sido entregado según lo solicitado.
Cancelada
Descripción: La recepción de compra ha sido anulada y ya no es válida.
Uso principal: Se utiliza para registrar recepciones que no se completarán o que se realizaron con errores irreversibles.
La función de búsqueda te permite localizar órdenes de compra fácilmente, aplicando filtros como número de orden, proveedor, referencia o rango de fechas.
Haz clic en Buscar.
Se desplegará la sección para ingresar los siguientes parámetros de búsqueda:
No. orden de compra: Número consecutivo de la orden. Ejemplo: 001636.
Proveedor: Nombre del proveedor relacionado con la orden.
Referencia: Número de referencia del documento.
Rango de fechas de creación: Selecciona un intervalo de fechas de emisión. Ejemplo: 1 de enero de 2024 al 31 de diciembre de 2024.
Rango de fecha esperada de entrega: Intervalo de fechas programadas para la entrega.
Haz clic en Buscar para aplicar los filtros o en Limpiar campos para restablecer los parámetros.
Si deseas salir del menú sin realizar la búsqueda, selecciona Cancelar.
Enviar
La función de envío te permite compartir órdenes de compra directamente con tus proveedores. Completa el formulario con el asunto, destinatario y mensaje del correo, y envía la orden en formato PDF.
Si tienes una orden de compra guardada previamente, pero que aún no ha sido enviada a tu proveedor (es decir, con estatus preliminar), sigue estos pasos para enviarla y formalizar tu pedido.
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Órdenes de Compra.
Envia 1 (Compressify.io)
Selecciona la orden de compra preliminar que deseas enviar, marcando la casilla ubicada a la izquierda de la fila correspondiente.
Haz clic en el botón Enviar que se encuentra en la parte superior de la pantalla.
enviar orden de compra
Se abrirá el formulario de envío donde deberás ingresar los datos correspondientes:
Escribe el asunto del correo que se enviará. Por ejemplo: Orden de compra 1.
Introduce la dirección de correo electrónico del proveedor.
Puedes escribir un texto personalizado que acompañe la orden de compra.
Enviar P4 (Compressify.io)
Haz clic en Enviar orden de compra para finalizar el proceso.
Tu proveedor recibirá un correo electrónico con la orden de compra como un archivo PDF adjunto.
Mail orden (Compressify.io)Pdf orden (Compressify.io)
*Ten en cuenta que sólo puedes editar órdenes de compra con estatus Preliminar. Si el estatus es diferente (como Enviada o Recibida), esta acción no estará disponible.
Editar una orden de compra
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Órdenes de Compra. Aquí podrás visualizar todas las órdenes de compra registradas.
Edita 1 (Compressify.io)
Busca la orden que deseas editar y haz clic en el icono Editar que aparece a la derecha de la fila correspondiente.
Edita 2 (Compressify.io)
*Si el botón no aparece, significa que la orden no es editable debido a su estatus.
Se abrirá el formulario de edición, donde podrás actualizar los campos que necesites.
edita 3
Para finalizar tienes dos opciones:
Guardar: Haz clic en Guardar para actualizar la orden y continuar con el estatus Preliminar.
Enviar y Guardar: Haz clic en esta opción para enviar la orden al proveedor. Su estatus cambiará a Enviada.
Edita 4 (Compressify.io)
Una vez guardada, se mostrará el mensaje de confirmación: “Orden de compra actualizada con éxito”.
Edita 5 (Compressify.io)
Cancelar una orden de compra
*Considera que una orden de compra solo puede ser cancelada si no tiene una recepción de compra completada. Esto se debe a que una recepción completa indica que los productos ya fueron recibidos, y en consecuencia, la orden de compra ya no es elegible para cancelación.
Desde el listado principal de Órdenes de Compra, ubica y selecciona la orden que deseas cancelar.
Haz clic en el botón Cancelar que aparece en la esquina superior derecha.
Al finalizar la acción, aparecerá el mensaje de confirmación: “Orden de compra cancelada con éxito”. La orden se mantendrá en el listado principal, pero su estatus cambiará a Cancelada.
cancelar orden de compra
Si la orden de compra que quieres cancelar, tiene una recepción de compra parcial o completada, aparecerá un mensaje de error.
Controlar tus pedidos de manera organizada y eficiente es fundamental para garantizar el flujo correcto de inventarios en tu empresa. En docDigitales, puedes generar órdenes de compra para llevar un registro detallado de tus estrategias de reabastecimiento y obtener trazabilidad de tus productos.
En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Órdenes de Compra > + Nueva Orden de Compra.
Crear P1 (Compressify.io)
Comienza a llenar los campos de la información de la nueva orden de compra (los campos marcados con asterisco son obligatorios).
Número de orden de compra: Identificador único para la orden. Este número se genera automáticamente o puede personalizarse.
Referencia: Campo opcional para un número o código interno que facilite la identificación de la orden.
Fecha: Fecha en que se está creando la orden de compra. Por defecto, se seleccionará la fecha actual.
Fecha agendada de entrega: Fecha estimada en que los productos deberán ser entregados por el proveedor.
Lugar de entrega: Indica el almacén o punto de recepción donde se recibirán los productos solicitados. Puedes elegir un almacén existente desde el listado, si aplica, o seleccionar la opción Especificar dirección en caso de que la entrega se realice en un lugar diferente al almacén.
Dirección de entrega: Este campo se completa automáticamente al seleccionar un almacén como lugar de entrega. Si optas por la opción Especificar dirección, el campo se habilitará para que ingreses la dirección de manera manual.
Impuestos: Indica cómo se manejarán los impuestos:
Excluidos: Los impuestos se calcularán y sumarán por separado al total de la orden.
Incluidos: Se considera que los impuestos ya están calculados en los precios unitarios.
Artículo: Detalle de los productos solicitados:
Especifica el nombre del producto para activar la búsqueda en el sistema y seleccionar desde el listado.
Define la cantidad y el precio unitario para calcular el importe total de cada artículo.
Crear P2 1 (Compressify.io)
Forma de pago: Selecciona el medio de pago que se utilizará en la compra (por ejemplo, transferencia o efectivo).
Método de pago: Clasificación según el tipo de transacción, puede ser pago en una sola exhibición, pago inicial y parcialidades o pago diferido.
Condición de pago: Agrega los términos acordados con el proveedor (por ejemplo, crédito a 30 días o pago contra entrega).
Nota: Puedes incluir comentarios o detalles relevantes sobre la orden.
Términos y condiciones: Añade información adicional sobre las condiciones específicas para esta orden de compra, como políticas de devolución o penalizaciones por incumplimientos.
Crear P2 2 (Compressify.io)
Al finalizar, tienes dos opciones para guardar la orden de compra:
Guardar: Haz clic en esta opción para almacenar la orden sin enviarla al proveedor. Esta acción registrará la orden con el estatus Preliminar, permitiéndote revisar o editar más tarde antes de enviarla.
Enviar y guardar: Haz clic en esta opción para guardar la orden y enviarla directamente al proveedor. La orden se registrará con el estatus Enviada.
Crear P3 (Compressify.io)
Una vez completado el proceso, aparecerá un mensaje de confirmación indicando: “Orden de compra creada con éxito”.
Crear P4 (Compressify.io)
La nueva orden de compra estará disponible en el listado principal, mostrando su estatus actual (Preliminar o Enviada, según la hayas guardado).
El sistema de docDigitales ofrece diversos estatus para gestionar y monitorear el progreso de tus órdenes de compra. Los estatus te ayudarán a identificar el estado actual de tus pedidos de manera clara y eficiente.
Preliminar
Uso: Orden de compra guardada sin enviar al proveedor.
Descripción: Este estatus permite realizar modificaciones antes de finalizar el pedido.
Enviada
Uso: La orden de compra ha sido enviada al proveedor.
Descripción: Se encuentra en espera de confirmación o acción por parte del proveedor.
Vista
Uso: El proveedor ha visualizado la orden de compra.
Descripción: Este estatus asegura que la orden ha sido revisada por el proveedor.
Parcial
Uso: El producto solicitado se ha recibido parcialmente.
Descripción: indica que la entrega aún no se ha completado y que restan productos por recibir.
Completada
Uso: El producto solicitado se recibió completamente.
Descripción: La orden de compra ha finalizado exitosamente.
Cancelada
Uso: La orden de compra fue cancelada.
Descripción: No se procederá con la recepción ni con el pedido correspondiente.
