Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta.
Ubica la nota de venta que deseas convertir en factura y haz clic sobre ella para ver su detalle.
modulo facturas y notas de venta 2x
Haz clic en la opción Convertir a Factura.
convertir a factura 2x
Confirma la acción. Ten en cuenta que, una vez facturada, no será posible revertir su estatus a Nota de Venta.
confirmar convertir a factura 2x
Verás una barra de avance que mostrará el tiempo de espera mientras se timbra la nueva factura.
avance convertir a factura 2x
*Dado que la nota de venta es un documento utilizado para transacciones ya realizadas, no permite edición ni cambios, por lo que esta función timbra el documento de forma directa.
El sistema procesará la información y en pocos segundos la factura estará disponible. Los cambios aplicados se guardarán en la bitácora para tener trazabilidad del documento.
bitacora de factura 2x
La nueva factura aparecerá en el listado de Facturas y Notas de Venta con su folio correspondiente.
Consideraciones importantes
Una nota de venta sólo puede convertirse en factura una vez.
Si la nota de venta está completamente pagada, la factura se timbrará con el mismo estatus.
En caso de que la nota de venta tenga pagos abonados pero aún no haya sido liquidada, esto se reflejará directamente en la factura timbrada y su estatus será Parcial.
Para los pagos realizados antes de la acción de Convertir a Factura, no es necesario generar ningún complemento adicional. Sin embargo, para los pagos posteriores, sí será obligatorio generar el complemento de pago correspondiente y vincularlo a la nueva factura (anteriormente nota de venta) para cumplir con las regulaciones fiscales.
Asegúrate de que la información fiscal del cliente sea correcta en la nota de venta antes de convertirla a factura.
Una vez que hayas generado una nota de venta, puedes enviarla a tu cliente para que revise todos los detalles de la misma. Para realizar esta acción, tienes varias opciones disponibles dentro del sistema.
Enviar desde el listado principal
En el listado principal selecciona la nota de venta correspondiente marcando la casilla a la izquierda.
Haz clic en Enviar.
Se abrirá una nueva pantalla para Enviar Nota de Venta, completa:
Asunto: Ingresa el título del correo que desees, por ejemplo: “Nota de venta 01”.
Para*: Ingresa la dirección de correo electrónico del destinatario.
Mensaje: Opcionalmente, puedes agregar un mensaje personalizado.
Confirma la acción haciendo clic en Enviar Nota de Venta.
Enviar desde la pantalla de detalles
Desde el panel principal, ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta.
modulo facturas y notas de venta
Ubica la nota de venta que deseas enviar y haz clic sobre ella para ingresar a la pantalla de detalles.
ubica nota de venta
En esta pantalla, podrás visualizar la bitácora del documento, su estatus y toda la información correspondiente.
Haz clic en la opción de Enviar.
Completa los detalles del correo para su envío.
Haz clic en Enviar Nota de Venta.
enviar nota de venta desde detalle
*También puedes realizar el envío de forma directa cuando generas una nota de venta. Una vez registrada la nota, el sistema te llevará automáticamente al formulario de Enviar Nota de Venta para agilizar el proceso. En caso de que guardes la nota de venta como Preliminar, esta acción no se aplicará automáticamente.
¿Cómo se envía el archivo adjunto de nota de venta?
Dependiendo del estatus de la nota de venta al momento del envío, el correo que recibirá tu cliente incluirá diferentes opciones:
Si la nota de venta está en estatus “Generada”, el cliente podrá guardar, imprimir y descargar el documento final.
nota de venta generada
Si la nota de venta está en estatus “Preliminar”, se enviará el documento con una marca de agua, indicando que aún puede ser editada. También podrá imprimir y descargar el documento.
nota de venta preliminar
Si activaste la opción de “Pago en Línea”, en el correo aparecerá un botón de Pagar Nota de Venta, donde el cliente podrá realizar el pago a través de PayPal o tarjeta de crédito/débito.
nota de venta con pagos en linea
Si activaste la opción “Permitir Autofactura”, el cliente verá el botón Generar Factura, donde podrá ingresar sus datos para crear su propio CFDI.
nota de venta con autofactura
Si activaste “Permitir Autofactura” junto con “Pago en Línea”, el botón Generar Factura para la autofactura estará bloqueado hasta que se complete el pago en línea. Una vez realizado el pago, el botón se habilitará automáticamente.
nota de venta con autofactura pago en lineanota de venta autofactura pagada en linea
Cuando una nota de venta se genera para una venta a crédito, es posible registrar pagos parciales. Sin embargo, a diferencia de las facturas, estos abonos no generan un Complemento de Recepción de Pagos, ya que este complemento solo aplica para facturas timbradas con validez fiscal.
Para las notas de venta, puedes registrar los abonos de forma interna para mantener un buen control de los pagos y contar con información actualizada en tus gráficos.
Pasos para abonar un pago a una nota de venta
Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta.
modulo facturacion y notas de venta 2x
Ubica la nota de venta en el listado. Haz clic en la casilla a la izquierda para seleccionar el documento.
Haz clic en la opción Abonar Pago.
abonar pago a nota de venta 2x
Se abrirá una ventana emergente con los siguientes campos:
Cantidad a abonar: Ingresa el monto del pago parcial.
Saldo: Este campo se actualizará automáticamente restando la cantidad abonada al saldo restante.
Fecha de pago: Se seleccionará automáticamente la fecha actual, pero puedes modificarla si lo necesitas.
llenar datos abono a nota de venta 2x
Para finalizar, haz clic en Abonar Pago.
Nota: Sólo puedes seleccionar una nota de venta a la vez para abonar un pago.Si intentas seleccionar más de una al mismo tiempo, aparecerá un mensaje de error.
Consulta abonos realizados
Una vez registrados los pagos, puedes consultar los abonos realizados a una nota de venta en específico de la siguiente manera:
Ubica el ícono informativo junto al estatus de la nota de venta.
consultar abono en nota de venta 2x
Pon el cursor sobre este ícono. Aparecerá un detalle con la fecha del abono, el monto pagado y el usuario que lo registró.
También se mostrará el saldo restante, si aún hay un monto pendiente.
detalles abono nota de venta 2x
Cuando una nota de venta se haya liquidado por completo, su estatus cambiará automáticamente a Pagada y el saldo pendiente se actualizará a $0.00 pesos.
Desde el panel principal ingresa al módulo RH > Áreas de trabajo.
Localiza el área de trabajo que deseas editar.
Selecciona el botón de Editar (icono de lápiz en la esquina superior derecha).
editar area 1 2x
Modifica los campos que necesites (nombre o descripción). Recuerda que el campo Nombre es obligatorio para guardar los cambios.
Haz clic en Guardar Área de Trabajo.
guardar area 5 2x
Regresarás al listado principal y verás el mensaje: “Cambios guardados con éxito”. Los ajustes se reflejarán de inmediato.
alerta guardar 6 2x
Activa y desactiva un área de trabajo
Si necesitas dejar de usar temporalmente un área sin eliminarla por completo, puedes desactivarla:
Localiza el área de trabajo que deseas desactivar.
Cambia su estatus con el botón que aparece en la esquina inferior derecha.
desactivar area 2x
El estatus cambiará automáticamente a Inactiva y verás el mensaje: “Área de Trabajo desactivada con éxito”. Un área de trabajo inactiva no es elegible para asignar a nuevos colaboradores, pero su información seguirá almacenada en tu cuenta.
estatus desactivado 2x
Para volver a activarla, haz clic nuevamente en el botón de estatus y cambiará a “Activa”. Aparecerá el mensaje de confirmación “Área de Trabajo activada con éxito”.
activa alerta paso 4 2x
Elimina un área de trabajo
Si una área de trabajo ya no es necesaria en tu empresa, ya sea por reestructuración interna o cambios, puedes eliminarla definitivamente:
Identifica el área de trabajo que deseas eliminar desde el listado principal.
Haz clic en el botón de Eliminar (icono de bote de basura en la esquina superior derecha).
eliminar 1 2x
Confirma la acción:
Si eliges Cancelar, se cerrará la ventana sin hacer cambios.
Si seleccionas Eliminar Área de Trabajo, la eliminación será irreversible.
confirmar elminar 2 2x
El área de trabajo desaparecerá de los listados y de tu cuenta, y verás el mensaje: “Área de Trabajo eliminada con éxito”.
Organizar a tus colaboradores por áreas de trabajo te ayudará a estructurar mejor tu empresa y optimizar la gestión del equipo. Tener definidas las áreas facilita la asignación de tareas, la comunicación interna y te permite visualizar con claridad cómo está distribuido tu personal.
Dentro de la sección de RH de docDigitales, podrás crear nuevas áreas de trabajo según las necesidades y el organigrama de tu empresa, así cómo gestionar las áreas existentes.
Pasos para crear una nueva área de trabajo
Desde el panel principal ingresa al módulo RH > Áreas de trabajo.
Haz clic en el botón +Nueva Área de Trabajo.
nueva area de trabajo 2x
Nota: Si aún no has creado ninguna área, verás el mensaje: “Aún no hay áreas de trabajo. Crea tu primer área de trabajo y comienza a organizar a tus colaboradores.” Puedes también hacer clic sobre este mensaje para ir directamente al formulario de creación.
nota 1 area de trabajo 2x
En el formulario que se abre, completa los siguientes campos:
Nombre del Área de Trabajo: Este será el nombre que aparecerá en la lista general de áreas de trabajo y en el perfil de los colaboradores que pertenezcan a ella.
Descripción: Agrega detalles que ayuden a comprender mejor el propósito o funciones del área.
Cuando hayas completado los campos, haz clic en Guardar Área de Trabajo.
equipo editar rea de trabajo 2x
Una vez guardada, regresarás a la pantalla principal y recibirás un mensaje de confirmación.
Cuando un colaborador finaliza su relación laboral, puedes darlo de baja para desactivarlo en tu cuenta. Este proceso es ideal después de haber generado la liquidación o finiquito en la nómina.
Desde el panel principal ingresa al módulo RH > Colaboradores.
Haz clic en el nombre del colaborador que deseas dar de baja.
dar de baja
En la esquina superior derecha, haz clic en el botón Dar de baja.
clicl dar de baja 2x
Confirma la acción para completar el proceso.
confirma dar de baja 2x
Nota: Considera que al dar de baja a un colaborador:
Se desactivará en todas las pantallas del sistema.
No aparecerá en los cálculos de nómina, incluyendo liquidaciones o pagos pendientes.
Es recomendable realizar esta acción sólo cuando todos los procesos relacionados con la baja estén completados.
Da de alta un colaborador inactivo
Si necesitas reincorporar a un colaborador previamente dado de baja, puedes hacerlo fácilmente:
Desde el listado de Colaboradores, ingresa a la pestaña Bajas laborales.
Busca al colaborador y haz clic en su nombre para ver el detalle.
dar de alta 1 3x
Junto al estatus Baja laboral, haz clic en el botón Dar de alta.
dar de alta 2 2x
Aparecerá un mensaje de confirmación. Haz clic en Dar de alta para finalizar el proceso.
confirmar dar de alta 2x
Una vez dado de alta, el colaborador volverá a estar activo en el sistema y podrás gestionar nuevamente su información, incidencias y pagos.
Si ingresas al listado de colaboradores desde RH > Colaboradores podrás ver el listado completo de los miembros de tu equipo. Al hacer clic en el nombre de un empleado, accederás a su perfil detallado, donde podrás consultar toda su información organizada en pestañas intuitivas y de fácil lectura.
A continuación te describimos cada una:
Información Personal
Al ingresar al detalle del colaborador, la primera pantalla que verás será la que muestra su información personal y mostrará los siguientes datos:
RFC.
CURP.
Cumpleaños.
Nacionalidad.
Correo electrónico personal (a este correo se envía su nómina).
Teléfono personal.
Dirección.
Información de contacto de emergencia (si el colaborador no tiene esta información registrada, no se mostrará)
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Información Laboral
En la pestaña de información laboral, podrás ver:
Número de colaborador (puedes hacer clic para copiar al portapapeles).
Correo electrónico laboral (puedes hacer clic para enviar correo electrónico).
Teléfono laboral.
Número de seguro social.
Inicio de relación laboral.
Tipo de contrato.
Fecha de inicio de contrato.
Fecha de fin de contrato (si aplica, en caso de que el colaborador esté dado de baja).
Tipo de prestación.
Sindicalizado o no.
Tipo de régimen.
Tipo de jornada.
Turno de trabajo.
informacion laboral 2x
Prestaciones
Vacaciones.
Aguinaldo.
Prima vacacional.
prestaciones 2x
Nómina
En la pestaña de nómina, verás toda la información de pagos y percepciones del colaborador.
Compensaciones y pago
Sueldo bruto mensual: Calculado automáticamente multiplicando el salario diario por 30.4 (promedio).
Salario base de cotización: Calculado automáticamente multiplicando el salario diario por el factor de integración del empleado (que incluye prestaciones como aguinaldo y vacaciones).
Salario diario: Compensación diaria establecida por la empresa.
Sueldo neto mensual: Resultado de restar ISR, IMSS, Infonavit y otras deducciones al sueldo bruto mensual.
Zona de salario: A, B o C, según la ubicación del empleado.
En la interfaz principal del módulo de RH podrás ver el resumen de tu equipo, donde encontrarás un panel con estadísticas clave sobre la nómina, vacaciones, eventos importantes y aniversarios de tu equipo.
Aquí te explicamos cada sección para que puedas aprovechar al máximo esta herramienta.Ingresa desde el módulo RH > Resumen
Calendario de eventos
Visualiza todos los eventos relevantes de tus colaboradores en un solo lugar. Los eventos que se mostrarán son:
Vacaciones programadas.
Cumpleaños.
Aniversarios laborales.
Inicios de contrato.
Fines de contrato.
Fechas de pago de nóminas.
Nómina mensual
Consulta el monto total bruto de la nómina mensual de tu empresa de un vistazo.
Tu equipo
Obtén un resumen del estado actual de tu equipo:
Colaboradores activos: Cantidad total de empleados con estatus activo (ej. 20 colaboradores).
Incorporaciones: Número de nuevos colaboradores registrados en los últimos 365 días.
Colaboradores por área
Visualiza una gráfica que muestra la distribución de colaboradores por cada área, con su respectivo porcentaje sobre el total del equipo.
Calculadora de sueldo neto
Realiza cálculos rápidos del sueldo neto de tus colaboradores, considerando deducciones y subsidios. Solo necesitas ingresar:
Período: Selecciona el periodo correspondiente (Semanal, Quincenal o Mensual).
Sueldo bruto: Ingresa el monto del sueldo bruto del colaborador según el periodo elegido.
Deducciones opcionales: Marca las casillas Incluir IMSS o Incluir Subsidio empleado si deseas que se calculen estos conceptos automáticamente.
Cálculo: Haz clic en Calcular Sueldo Neto y verás los resultados desglosados por conceptos:
ISR
Cuotas IMSS
Subsidio
Sueldo Neto final
Con esta herramienta podrás tener un panorama completo del estado de tu equipo, facilitar la gestión de eventos importantes y hacer cálculos de nómina con unos pocos clics.
*Para realizar este proceso es necesario contar con el módulo de AdminSAT activo.
Vincular las facturas de proveedores con tus gastos te permite llevar una gestión eficiente de las cuentas por pagar. Al asignar las facturas a sus respectivos gastos, podrás consolidar toda la información relacionada, optimizar tus procesos contables y garantizar que cada cuenta por pagar esté adecuadamente documentada.
Desde el panel principal ingresa al módulo AdminSAT > Documentos Recibidos > Facturas de proveedores.
Selecciona la factura recibida que deseas clasificar.
Haz clic en el botón Categoría para asignarla a un tipo de gasto.
Una vez que hayas asignado la categoría, podrás ver el concepto de la factura de tu proveedor en el listado de la sección de Gastos, con toda la información relevante.
