Categoría: Facturas

Desde tu cuenta en docDigitales, puedes consultar un resumen visual del estado financiero de tu empresa mediante gráficas y filtros. Revisa de forma sencilla el total de facturas emitidas, los ingresos generados y los folios disponibles. 

En este manual te mostramos cómo acceder y comprender tu dashboard de facturación.

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Panorama general de tu facturación

En la parte superior del panel podrás visualizar una gráfica de barras que muestra el total de:

• Ventas netas: Ingresos después de descuentos, devoluciones y bonificaciones.
• Gastos: Son los egresos operativos para que tu empresa pueda funcionar.
• Ganancia neta: Es el dinero que te queda libre después de pagar impuestos y haber cubierto los gastos.

Puedes filtrar esta gráfica por lapsos de tiempo:

• Últimos 365 días.
• Año actual.
• Año anterior.

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Cuentas por cobrar

Muestra la información de los últimos 365 días de:

• Ventas pendientes: El crédito aún no ha sido pagado.
• Ventas vencidas: Ya pasó la fecha de pago, pero el cliente aún no liquida su deuda.
• Ventas pagadas los últimos 30 días: Son las ventas que ya han sido liquidadas.

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Ventas por clientes

Te permite saber quiénes son tus mejores clientes y cuáles son tus productos estrella.

Nota: Si deseas consultar meses anteriores, haz clic en el mes actual y selecciona el mes de tu preferencia.

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Principales gastos por categoría

Encuentra el resumen de los principales gastos por categoría de los últimos 365 días, mostrándote: 

• Categoría.
• Gasto total.
• Porcentaje del gasto que representa.

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Cotizaciones generadas

Se representa por medio de una gráfica de pastel, con el total de cotizaciones generadas los últimos 365 días y su estatus en conjunto de sus porcentajes:

• Aceptadas.
• Sin Aceptar.

Acciones de la pestaña “Facturas y Notas Emitidas”

Dentro de la pestaña de Facturas Emitidas tendrás acceso a las siguientes funciones:

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Buscar

Localiza rápidamente facturas utilizando criterios de búsqueda, como el nombre del cliente, RFC, número de factura, fecha, monto, etc. Te permite agilizar el acceso a un documento específico sin tener que revisar manualmente todo el listado.

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+Nueva Factura 

 Permite generar una nueva factura. *Conoce más sobre cómo generarla.

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Enviar

Esta función permite enviar una factura por correo electrónico al cliente. Puedes ejecutar esta acción desde el listado principal o desde el detalle de la factura:

1. En el listado principal selecciona la factura correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
2. Haz clic en Enviar. Puedes personalizar el asunto y el cuerpo del correo antes de su envío. 
3. Confirma la acción para completar el proceso.

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Descargar

Descarga la factura en formato PDF y  XML. Es ideal para guardar una copia digital o para imprimirla si es necesario tener un respaldo físico.

Descargar desde el listado de facturas 

1. Desde el listado principal selecciona la factura correspondiente, marcando la casilla de la izquierda.
2. Haz clic en Descargar.

Descargar desde el detalle de la factura

1. Haz clic en la factura para ingresar a la pantalla de detalles.
2. Haz clic en la opción Descargar PDF o Descargar ZIP según lo requieras.

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Verificar SAT

Con esta función puedes validar que la factura está debidamente timbrada y registrada en el SAT.  Verificar SAT muestra el estatus que la factura tiene en el portal del SAT.

1. Desde el listado principal, selecciona la factura que desees validar. 
2. Haz clic en Verificar SAT.
3. El sistema mostrará la información de verificación del CFDI.

4. Para facturas canceladas, esta función también permite verificar su estatus, mostrando la siguiente pantalla:

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Abonar Pago

Esta opción permite registrar un pago parcial o total a la factura. Es útil para llevar un control de los pagos que el cliente realiza en diferentes momentos, como en caso de abonos o pagos en varias exhibiciones.

• Desde el listado principal, selecciona la factura correspondiente.
• Haz clic en Abonar Pago.
• El sistema te redirigirá a la ventana para generar la nueva recepción de pago.

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Marcar Pagada

Utiliza esta función para cambiar el estatus de una factura a “Pagada”. Esto indica que el monto total de la factura ha sido cubierto por el cliente, lo que te facilita el seguimiento de tus cuentas por cobrar.

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Copiar

Duplica una factura existente, generando un borrador con los mismos datos. Úsala cuando necesites emitir una factura similar a una que ya tienes, sin necesidad de crearla desde cero. Puedes ejecutar esta acción desde el listado principal o desde el detalle de la factura:

1. En el listado principal selecciona la factura correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
2. Haz clic en Copiar. 
3. Se abrirá una pestaña para editar la copia de la factura. 
4. Una vez que termines los cambios, haz clic en Guardar Factura o Timbrar Factura. 

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Archivar

Con esta opción puedes mover la factura al archivo, lo que significa que ya no estará visible en el listado principal, pero se mantendrá guardada en la sección Archivadas. Con esta función puedes organizar las facturas que ya no requieren de seguimiento activo.

1. Desde el listado principal, selecciona la factura que deseas archivar.
2. Haz clic en Archivar.  
3. La factura ya no aparecerá en el listado principal.

4. Para consultar las Facturas Archivadas, dirígete al final de la ventana y haz clic en la pestaña Archivadas.
5. Para desarchivar una factura, selecciónala y haz clic en Desarchivar.

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Cancelar

Cancela una factura para indicar que ya no tiene validez ante el SAT. Es importante realizar esta acción cuando haya errores en la factura o cuando la transacción no se concrete, cumpliendo siempre con los tiempos y normativas del SAT para cancelación de CFDI. *Conoce más de la cancelación de facturas.

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Acciones de la pestaña “Facturas Recurrentes”

Dentro de la pestaña de Facturas Recurrentes tendrás acceso a las siguientes funciones:

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Activar

Permite activar una factura recurrente que haya sido previamente suspendida. Al activarla, el sistema comenzará a emitir las facturas según la periodicidad que hayas configurado.

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Suspender

Con esta opción puedes pausar la emisión de una factura recurrente sin necesidad de eliminarla por completo. 

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Eliminar

La opción Eliminar permite borrar una factura recurrente del sistema y enviarla a la pestaña de Eliminadas, donde permanecerá hasta que decidas restaurarla o eliminarla definitivamente.

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Restaurar 

Si una factura recurrente  fue previamente eliminada y deseas reactivarla, puedes usar la opción de Restaurar para que vuelva a estar activa en el sistema. 

1. Ingresa a la pestaña de Eliminadas, ubicado en la parte inferior del listado principal.
2. Selecciona la factura recurrente que deseas volver a activar.
3. Haz clic en Restaurar y la factura se moverá a la pestaña de Facturas Recurrentes.

Acceso a facturas archivadas

1. Desde el panel principal ingresa al módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta.
2. En la parte inferior encontrarás la pestaña Archivadas. 

3. Aquí verás una lista de todas las facturas que has movido al archivo. Puedes buscar las facturas por fechas, clientes o número de folio.
4. Si necesitas restaurar una factura archivada, selecciónala y haz clic en el botón Desarchivar. Esta acción moverá la factura de nuevo al listado principal de facturas emitidas.

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Acceso a facturas eliminadas

1. Desde el panel principal ingresa al módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta.
2. En la parte inferior encontrarás la pestaña Eliminadas. 

3. Aquí encontrarás todas las facturas que fueron eliminadas. También puedes filtrar este listado por cliente, fecha o folio para encontrar rápidamente la factura que buscas.
4. Si necesitas recuperar una factura eliminada, selecciónala y haz clic en Restaurar. La factura volverá al listado principal como una factura activa.

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¿Cómo evitar la pérdida de tus facturas?

• Utiliza la opción de Archivar en lugar de Eliminar para las facturas que ya no están en uso frecuente. Esto te permitirá mantener un registro limpio y organizado sin perder el acceso a tus documentos.
• Recuerda que las facturas eliminadas no se borran de forma permanente de inmediato, sino que permanecen en la papelera hasta que las restaures o decidas eliminarlas de manera definitiva.

Una nota de crédito es un documento fiscal que se utiliza para realizar ajustes a una factura previamente emitida. Su función principal es registrar devoluciones, bonificaciones o descuentos que se aplican sobre ventas ya facturadas, de manera que se reduzcan los ingresos originalmente registrados. Esto evita que se dupliquen los ingresos o que se generen inconsistencias en la contabilidad. 

A continuación, te indicamos los dos métodos disponibles para generar una nota de crédito dentro de tu cuenta:

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Opción 1: Crear una nota de crédito desde “Nueva Factura”

1. Haz clic en el botón + Nuevo > Factura desde el panel principal o a través del módulo de
   Facturación > Facturas y Notas de Venta > Factura, en el botón desplegable.

2. Ingresa el Nombre o Razón Social de tu cliente. 
3. Debes modificar el Uso de CFDI del cliente a “G02 – Devoluciones, descuentos o bonificaciones”, tal como lo indica el SAT para las notas de crédito.

4. En el campo Tipo, selecciona la opción Egreso en lugar de Ingreso.

5. Ingresa los conceptos de la nota de crédito. Puedes agregar cualquier artículo o descripción que sea relevante.
6. En Clave SAT ingresa: “84111506 – Servicios de Facturación”.
7. En Unidad SAT selecciona la opción: “ACT – Actividad”.
8. El precio unitario debe ser el precio antes de impuestos y es crucial que agregues el desglose de los impuestos que se aplicaron originalmente en la factura.

9. En la sección de Opciones adicionales de factura, activa el botón Relacionar CFDI.
10. En el campo Tipo Relación, selecciona “01 – Nota de crédito de los documentos relacionados”.
11. Ingresa la fecha en que se generó la factura original o un rango de fechas si no la recuerdas con exactitud.
12. Haz clic en Buscar para encontrar la factura correspondiente.
13. Aparecerá un listado de las facturas emitidas en ese periodo. Selecciona la factura a la que deseas aplicar la nota de crédito.
14. Haz clic en el botón Relacionar. 

15. Finalmente, haz clic en Timbrar factura para que la nota de crédito adquiera validez fiscal ante el SAT.

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Opción 2: Crear una Nota de Crédito desde una factura existente

1. Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta.
2. Busca en el listado la factura a la que quieres aplicar la nota de crédito. También puedes utilizar la función Buscar para encontrarla más fácilmente.
3. Una vez que hayas localizado la factura, seleccionala y haz clic en el botón Copiar.
4. Ingresa a la factura copiada y cambia el campo Tipo del CFDI de Ingreso a Egreso.

5. Continua con los pasos descritos en la opción anterior desde el paso 4 para completar el proceso.

Las facturas recurrentes son útiles cuando tienes clientes que requieren facturación periódica por servicios o productos de manera regular, como suscripciones, alquileres o servicios de mantenimiento.

Con la opción de facturación recurrente, puedes automatizar este proceso y asegurar que tus clientes reciban sus facturas a tiempo, sin la necesidad de crearlas manualmente cada vez.

1. Haz clic en el botón + Nuevo > Factura Recurrente desde el panel principal o a través del módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta > Facturas Recurrentes > +Nueva Factura.

2. Completa los datos básicos de la factura como lo harías normalmente:
   • Cliente: Selecciona o registra al cliente al que deseas emitir facturas recurrentes.
   • Concepto de factura: Ingresa los productos y descripción de los bienes que serán facturados de forma recurrente. Por ejemplo: Renta mensual de bodega 
   • Monto e impuestos: Proporciona el valor unitario, la clave y unidad SAT y el objeto de impuesto (si aplica).
   • Método y forma de pago: Ingresa lo que corresponda a la operación que estás facturando
3. Una vez que hayas concluido con el llenado de la factura, en la parte inferior encontrarás la sección de Recurrencia.
   Define los siguientes parámetros:

• Frecuencia: Selecciona la frecuencia con la que deseas generar la factura ( semanal, quincenal, mensual, etc.).
• Fecha inicial: Indica a partir de cuándo comenzará a generarse la factura recurrente.
• Fecha final: Establece la fecha de finalización de la recurrencia.

4. Asegúrate de que el cliente, los conceptos, los montos y las condiciones fiscales estén correctamente configurados.
5. Si lo deseas, puedes personalizar el campo Nota. Esto es útil si quieres añadir recordatorios, condiciones de pago, etc. 
6. Haz clic en Guardar Factura.
7. La primera factura se timbrara en la fecha que hayas establecido previamente.

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Administración de facturas recurrentes

1. Para visualizar y gestionar tus facturas recurrentes, ingresa al módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta > Facturas Recurrentes.
2. Aquí puedes ver el listado de todas las facturas programadas, la frecuencia y el estatus de cada una.

3. Si es necesario, puedes editar, suspender o eliminar cualquier ciclo de facturación recurrente desde esta sección.

Una factura extranjera es un comprobante fiscal que se emite cuando realizas una venta o prestas un servicio a una persona física o moral que reside fuera de México. Este tipo de factura permite documentar las transacciones comerciales con clientes extranjeros utilizando un RFC genérico específico para este propósito. 

A continuación, te explicamos cómo generar una factura extranjera en tu cuenta docDigitales.

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Paso 1: Registrar al cliente extranjero

1. Haz clic en el botón + Nuevo > Cliente desde el panel principal o a través del módulo de
   Contactos > Clientes > + Nuevo Cliente.

2. Completa los siguientes datos para el cliente extranjero:
   • Nombre: Nombre de la empresa o persona extranjera.
   • RFC: XEXX010101000 (RFC genérico para extranjeros).
   • Domicilio Fiscal: Ingresa el domicilio fiscal del emisor de la factura.

• Régimen Fiscal: 616 – Sin obligaciones fiscales.
• Uso de CFDI: S01 – Sin efectos fiscales.

3. Una vez completada la información haz clic en Guardar Cliente.

Al registrar el cliente con esta información, cada vez que emitas una factura a este cliente extranjero, el sistema cargará automáticamente todos los datos fiscales, lo que facilita la emisión de la factura.

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Paso 2: Crear la factura extranjera

1. Haz clic en el botón + Nuevo > Factura desde el panel principal o a través del módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta > Factura, en el botón desplegable.

2. En el campo de Cliente selecciona al cliente extranjero que guardaste previamente.
3. Para el detalle de los conceptos y otros datos de la factura, el proceso es el mismo que cuando se genera una factura normal.
   • Artículo: Ingresa el producto o servicio vendido.
   • Descripción: Detalla el producto o servicio vendido.
   • Clave SAT y unidad SAT: Captura la clave y la unidad SAT correspondiente al producto o servicio vendido. Si no estás seguro de cuál es la clave correcta, puedes consultar el catálogo proporcionado por el SAT.
   • Precio unitario: Ingresa el subtotal correspondiente a la operación.
   • Objeto de Impuesto: Elige la opción que aplique según el tipo de venta.
   • Impuestos: Si el producto o servicio es objeto de impuestos, asegúrate de desglosar los impuestos correspondientes en el CFDI.
   • Método de pago: Selecciona el que aplique en la transacción.
   • Forma de pago: Agrega la forma de pago que el cliente haya utilizado para pagarte.

4. Antes de finalizar, revisa que toda la información sea correcta, especialmente el uso de CFDI, el régimen fiscal y el RFC genérico para extranjeros.
5. Procede con el timbrado de la factura para finalizar el proceso.

Consulta la guía de llenado del SAT y revisa la información completa.

Una factura nominativa es un comprobante fiscal emitido a solicitud de un cliente que desea obtener una factura a su nombre, pero que no proporciona su RFC. Este tipo de CFDI no tiene efectos fiscales para el receptor, pero es importante para el emisor ya que permite cumplir con la función de entregar un comprobante por una operación realizada.

El proceso de emitir una factura nominativa en docDigitales consta de dos partes: Registrar al cliente con el RFC genérico y generar la factura nominativa.

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Paso 1: Registrar al cliente 

1. Haz clic en el botón + Nuevo > Cliente desde el panel principal o a través del módulo de
   Contactos > Clientes > + Nuevo Cliente.

2. Completa los siguientes datos para el cliente:
   • Nombre: Debes ingresar el nombre completo que el solicitante haya proporcionado.
   • RFC: XAXX010101000 (RFC genérico).
   • Domicilio Fiscal: Ingresa el domicilio fiscal del emisor de la factura.

• Régimen Fiscal: 616 – Sin obligaciones fiscales. 
• Uso de CFDI: S01 – Sin efectos fiscales.

3. Una vez completada la información haz clic en Guardar Cliente.

Cuando emitas una nueva factura y selecciones a tu cliente desde el listado, se cargará automáticamente toda la información fiscal correspondiente. Este proceso facilita y agiliza la emisión de facturas.

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Paso 2: Crear la factura nominativa

1. Haz clic en el botón + Nuevo > Factura desde el panel principal o a través del módulo de
   Facturación > Facturas y Notas de Venta > Factura, en el botón desplegable.

2. En el campo de Cliente selecciona al cliente que guardaste previamente.

3. Para el detalle de los conceptos y otros datos de la factura, el proceso es el mismo que cuando se genera una factura normal.
   • Artículo: Ingresa el producto o servicio vendido
   • Descripción: Detalla el producto o servicio vendido.
   • Clave SAT y unidad SAT: Captura la clave y la unidad SAT correspondiente al producto o servicio vendido. Si no estás seguro de cuál es la clave correcta, puedes consultar el catálogo proporcionado por el SAT.
   • Precio unitario: Ingresa el subtotal correspondiente a la operación.
   • Objeto de Impuesto: Elige la opción que aplique según el tipo de venta.
   • Impuestos: Si el producto o servicio es objeto de impuestos, asegúrate de desglosar los impuestos correspondientes en el CFDI.
   • Método de pago: Selecciona el que aplique en la transacción.
   • Forma de pago: Agrega la forma de pago que el cliente haya utilizado para pagarte.

4. Antes de finalizar, revisa que toda la información sea correcta, especialmente el uso de CFDI, el régimen fiscal y el RFC genérico.
5. Procede con el timbrado de la factura para finalizar el proceso.

Consulta la guía de llenado del SAT y revisa la información completa.

Una factura global es un tipo de comprobante fiscal que agrupa todas las ventas realizadas a clientes que no solicitaron factura durante un periodo específico. Este documento permite registrar operaciones de ventas al público en general, cumpliendo con las obligaciones fiscales, sin la necesidad de emitir una factura individual por cada transacción. 

Es comúnmente utilizado por negocios que realizan ventas al consumidor final en efectivo o con tarjeta, como tiendas minoristas o comercios con operaciones diarias.

El proceso de emitir una factura global en docDigitales se realiza en dos partes: Registrar al cliente “Público en General” y generar la factura global.

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Paso 1: Registrar al cliente “Público en General”

1. Haz clic en el botón + Nuevo > Cliente desde el panel principal o a través del módulo de
   Contactos > Clientes > + Nuevo Cliente.

2. Completa los siguientes datos para el cliente:
   • Nombre: “Público en general”.
   • RFC: XAXX010101000 (RFC genérico).
   • Domicilio Fiscal: Ingresa el domicilio fiscal del emisor de la factura.

• Régimen Fiscal: 616 – Sin obligaciones fiscales.
• Uso de CFDI: S01 – Sin efectos fiscales.

3. Una vez completada la información haz clic en Guardar Cliente.

Cuando emitas una nueva factura y selecciones a tu cliente desde el listado, se cargará automáticamente toda la información fiscal correspondiente. Este proceso facilita y agiliza la emisión de facturas.

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Paso 2: Crear la factura global

1. Haz clic en el botón + Nuevo > Factura desde el panel principal o a través del módulo de
   Facturación > Facturas y Notas de Venta > Factura, en el botón desplegable

2. Selecciona el cliente “Público en General”. 
3. Aparecerá la sección de Información Global. Actívala para proporcionar los siguientes datos:
   • Periodicidad: Elige la periodicidad aplicable (diario, semanal, mensual, etc.).
   • Mes: Indica el mes en que se realizaron las ventas.
   • Año: Especifica el año correspondiente a los conceptos facturados.

4. Para los conceptos de cada una de las ventas incluidas en la factura global se debe ingresar la siguiente información:
   • Descripción: “Venta”.
   • Clave SAT: 01010101.
   • Unidad SAT: ACT – Actividad.
   • Precio unitario: El subtotal correspondiente a la operación.
   • Objeto de impuesto: Elige la opción que aplique según el tipo de venta.
   • Impuestos: Si el producto o servicio es objeto de impuestos, asegúrate de desglosar los impuestos correspondientes en el CFDI.
5. Para las facturas globales, se debe elegir el método de pago “PUE – Pago en una sola exhibición”.
6. Selecciona la Forma de Pago más común utilizada en las ventas acumuladas de la factura global.

7. Una vez que hayas llenado y revisado toda la información de tu factura, haz clic en Timbrar Factura.

Consulta la guía de llenado del SAT y revisa la información completa.