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Categoría: Notas de Venta

  • Acciones disponibles para notas de venta

    Dentro de la sección de Facturas y Notas de Venta  tendrás acceso a las siguientes funciones:

    seccion factura y notas de venta 2x
    seccion factura y notas de venta 2x

    Buscar 

    1. Haz clic en Buscar en la parte superior izquierda de la pantalla.
    buscar 2x
    1. Se desplegarán los parámetros de búsqueda. Llena los que consideres necesarios para filtrar los documentos que necesitas:
      • Cliente.
    • Nombre comercial.
    • RFC.
    • Folio.
    • Fecha.
    • Importe.
    • Tipo.

    *Es importante seleccionar Nota de Venta para filtrar sólo este tipo de documento y no tener resultados de facturas.

    • Estatus.
    • Serie.
    • Condiciones de pago.
    • Forma de pago.
    • Estatus cancelación.
    buscar2 2x
    buscar2 2x
    1. Haz clic en Buscar para aplicar los filtros o en Limpiar campos para restablecer los parámetros.
    2. Si deseas salir del menú sin realizar la búsqueda, selecciona Cancelar.

    +Nueva Nota de Venta  

     Permite generar una nueva nota de venta. Conoce más sobre cómo generarla.

    Enviar

    1. En el listado principal selecciona la nota de venta correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
    2. Haz clic en Enviar. Se te dirigirá a la pantalla de Enviar Nota de Venta para completar:
    enviar 2x
    • Asunto: Personaliza el asunto para que tu cliente lo identifique fácilmente.
    • Para*: Ingresa la dirección de correo electrónico del destinatario.
    • Mensaje: Agrega un mensaje personalizado si lo deseas.
    enviar 2 2x
    enviar 2 2x
    1. Confirma la acción haciendo clic en Enviar Nota de Venta.

    Descargar

    Esta opción te permite obtener una copia de la nota de venta en formato PDF para almacenarla o compartirla externamente.

    Descargar desde el listado general  

    1. Desde el listado principal selecciona la nota de venta correspondiente, marcando la casilla de la izquierda.
    2. Haz clic en el botón Descargar.
    3. El documento se descargará en tu dispositivo en formato PDF.
    descargar 2x

    Descargar desde el detalle de nota de venta

    1. Ubica la nota de venta en el listado.
    2. Haz clic sobre ella para ingresar a la pantalla de detalles.
    descargar desde detalle 2x
    1. Haz clic en la opción Descargar PDF.

    Abonar Pago

    Si una nota de venta corresponde a una venta a crédito, puedes registrar abonos de pago.

    1. Ubica la nota de venta en el listado principal y selecciona la casilla a la izquierda del documento.
    2. Haz clic en Abonar Pago.
    1. Se abrirá una ventana emergente donde deberás ingresar:
      • Cantidad a abonar: Monto del pago, sin superar el saldo total.
      • Fecha del pago: Por defecto, la fecha actual.
    abonar pago 2 2x
    1. Haz clic en Abonar Pago para registrar el movimiento.

    *La nota de venta cambiará a Pagada una vez se hayan cubierto todos los abonos y su saldo sea $0.00.

    Copiar

    Duplica una nota de venta para agilizar la creación de nuevos documentos con la misma información.

    1. En el listado principal selecciona la nota de venta correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
    2. Haz clic en Copiar.
    3. Se generará una nueva nota de venta en estatus preliminar y con la misma información, la cual puedes modificar antes de guardar y/o enviar.

    Archivar

    Si una nota de venta ya no es relevante pero deseas conservar su historial, puedes archivarla para ocultarla del listado principal sin eliminarla.

    1. Ubica la nota de venta en el listado.
    2. Haz clic en Archivar.
    archivar 1 2x
    1. La nota de venta ya no aparecerá en el listado general.
    2. Para consultar las notas de ventas archivadas dirígete al final de la ventana y haz clic en la pestaña Archivadas.
    archivar 2 2x
    1. Para desarchivar una nota de venta, selecciónala y haz clic en Desarchivar.

    *Las notas de venta archivadas no se pueden editar ni abonar pagos hasta que sean restauradas.

    Cancelar

    Si necesitas anular una nota de venta por algún error o cambio en la operación, puedes cancelarla.

    1. Ubica la nota de venta en el listado.
    2. Haz clic en Cancelar.
    cancelar 2x
    1. Confirma la acción en la ventana emergente. Una nota de venta cancelada no se puede recuperar ni modificar y quedará registrada con este estatus en el historial.

  • Autofacturación de notas de venta

    La función de Autofacturación en una nota de venta facilita que tu cliente genere su propia factura de manera autónoma, sin necesidad de tu intervención. Al recibir el correo con el archivo adjunto, tu cliente verá la opción que le permitirá completar el proceso de facturación por su cuenta de forma rápida y sencilla.

    *Ten en cuenta que la Autofacturación es una función que solo está disponible en los planes Estándar, Avanzado y Premium.

    ¿Cómo activar la autofacturación en las notas de venta?

    1. Una vez que hayas finalizado tu nota de venta, dirígete a la sección Opciones adicionales de Nota de Venta.
    2. Activa la opción Permitir Autofactura.
    3. Haz clic en Genera Nota de Venta
    permitir autofactura nota de venta 2x
    1. Envía la nota de venta siguiendo el proceso normal.
    enviar nota de venta autofactura 2x

    ¿Cómo generar una autofactura?

    Si quieres orientar a tus clientes sobre cómo generar su propia factura a través de la funcionalidad de Autofacturación, este es el proceso que deben seguir:

    1. El cliente recibe el correo con la nota de venta, donde aparecerá el botón Generar Factura.
    generar autofactura 2x
    1. Al hacer clic en esta opción, se abrirá un formulario donde tu cliente deberá ingresar su información fiscal:
      • Nombre completo: Nombre o razón social del cliente. 
      • RFC: Clave del registro federal de contribuyentes con 12 o 13 caracteres, según corresponda a persona moral o física. 
      • Uso de CFDI: Selección del motivo para el cual se utilizara la factura. Este dato debe coincidir con la actividad económica que tienes registrada como vendedor/proveedor, ya que tu sigues siendo el emisor de la factura. 
      • Régimen fiscal: Elección del régimen fiscal con el que está registrado  tu cliente ante el SAT.
      • Datos de dirección fiscal:
        1. País.
        2. Estado.
        3. Ciudad.
        4. Municipio.
        5. Código Postal.
        6. Colonia.
        7. Calle.
        8. No. Ext.
        9. No. Int. 

    *Es importante indicar al cliente que esta información debe registrarse exactamente como aparece en su constancia de situación fiscal para evitar errores en la factura emitida.

    1. Una vez completados los datos, el cliente debe hacer clic en Generar Factura.
    campos formulario autofactura 2x
    campos formulario autofactura 2x
    1. Se iniciará la generación de la factura. Tu cliente verá una barra de progreso. 
    avance generar autofactura 2x
    avance generar autofactura 2x
    1. Al finalizar, podrá ver el detalle de la factura y descargarla en formato PDF o XML.
    descargar autofactura 2x

    Posibles errores y soluciones de la autofactura

    • Falta de información: Si el cliente omite un campo obligatorio, se indicará cuál debe completar antes de continuar.
    error falta informacion autofactura 2x
    error falta informacion autofactura 2x
    • RFC incorrecto: Si el RFC tiene menos o más de los caracteres permitidos, se mostrará un mensaje de error para corregir el campo.
    error rfc campos autofactura 2x
    error rfc campos autofactura 2x
    • Datos fiscales incorrectos: Si la información ingresada no coincide con la constancia de situación fiscal, el sistema alertará al usuario para corroborar los datos.
    datos fiscales incorrectos autofactura 2x
    datos fiscales incorrectos autofactura 2x

  • Convertir una nota de venta en factura

    1. Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta. 
    2. Ubica la nota de venta que deseas convertir en factura y haz clic sobre ella para ver su detalle.
    modulo facturas y notas de venta 2x
    modulo facturas y notas de venta 2x
    1. Haz clic en la opción Convertir a Factura.
    convertir a factura 2x
    convertir a factura 2x
    1. Confirma la acción. Ten en cuenta que, una vez facturada, no será posible revertir su estatus a Nota de Venta.
    confirmar convertir a factura 2x
    confirmar convertir a factura 2x
    1. Verás una barra de avance que mostrará el tiempo de espera mientras se timbra la nueva factura.
    avance convertir a factura 2x

    *Dado que la nota de venta es un documento utilizado para transacciones ya realizadas, no permite edición ni cambios, por lo que esta función timbra el documento de forma directa.

    1. El sistema procesará la información y en pocos segundos la factura estará disponible. Los cambios aplicados se guardarán en la bitácora para tener trazabilidad del documento. 
    bitacora de factura 2x
    bitacora de factura 2x
    1. La nueva factura aparecerá en el listado de Facturas y Notas de Venta con su folio correspondiente.

    Consideraciones importantes

    • Una nota de venta sólo puede convertirse en factura una vez.
    • Si la nota de venta está completamente pagada, la factura se timbrará con el mismo estatus. 
    • En caso de que la nota de venta tenga pagos abonados pero aún no haya sido liquidada, esto se reflejará directamente en la factura timbrada y su estatus será Parcial. 
    • Para los pagos realizados antes de la acción de Convertir a Factura, no es necesario generar ningún complemento adicional. Sin embargo, para los pagos posteriores, sí será obligatorio generar el complemento de pago correspondiente y vincularlo a la nueva factura (anteriormente nota de venta) para cumplir con las regulaciones fiscales.
    • Asegúrate de que la información fiscal del cliente sea correcta en la nota de venta antes de convertirla a factura.

  • Envía una nota de venta

    Una vez que hayas generado una nota de venta, puedes enviarla a tu cliente para que revise todos los detalles de la misma. Para realizar esta acción, tienes varias opciones disponibles dentro del sistema.

    Enviar desde el listado principal 

    1. En el listado principal selecciona la nota de venta correspondiente marcando la casilla a la izquierda.
    2. Haz clic en Enviar. 
    1. Se abrirá una nueva pantalla para Enviar Nota de Venta, completa: 
      • Asunto: Ingresa el título del correo que desees, por ejemplo: “Nota de venta 01”.
      • Para*: Ingresa la dirección de correo electrónico del destinatario.
      • Mensaje: Opcionalmente, puedes agregar un mensaje personalizado.
    enviar nota de venta
    1. Confirma la acción haciendo clic en Enviar Nota de Venta.

    Enviar desde la pantalla de detalles 

    1. Desde el panel principal, ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta. 
    modulo facturas y notas de venta
    modulo facturas y notas de venta
    1. Ubica la nota de venta que deseas enviar y haz clic sobre ella para ingresar a la pantalla de detalles.
    ubica nota de venta
    ubica nota de venta
    1. En esta pantalla, podrás visualizar la bitácora del documento, su estatus y toda la información correspondiente.
    2. Haz clic en la opción de Enviar.
    enviar desde detalle nota de venta
    1. Completa los detalles del correo para su envío.
    2. Haz clic en Enviar Nota de Venta.
    enviar nota de venta desde detalle
    enviar nota de venta desde detalle

    *También puedes realizar el envío de forma directa cuando generas una nota de venta. Una vez registrada la nota, el sistema te llevará automáticamente al formulario de Enviar Nota de Venta para agilizar el proceso. En caso de que guardes la nota de venta como Preliminar, esta acción no se aplicará automáticamente.

    ¿Cómo se envía el archivo adjunto de nota de venta?

    Dependiendo del estatus de la nota de venta al momento del envío, el correo que recibirá tu cliente incluirá diferentes opciones:

    • Si la nota de venta está en estatus “Generada”, el cliente podrá guardar, imprimir y descargar el documento final. 
    nota de venta generada
    nota de venta generada
    • Si la nota de venta está en estatus “Preliminar”, se enviará el documento con una marca de agua, indicando que aún puede ser editada. También podrá imprimir y descargar el documento.
    nota de venta preliminar
    nota de venta preliminar
    • Si activaste la opción de “Pago en Línea”, en el correo aparecerá un botón de Pagar Nota de Venta, donde el cliente podrá realizar el pago a través de PayPal o tarjeta de crédito/débito.
    nota de venta con pagos en linea
    nota de venta con pagos en linea
    • Si activaste la opción “Permitir Autofactura”, el cliente verá el botón Generar Factura, donde podrá ingresar sus datos para crear su propio CFDI. 
    nota de venta con autofactura
    nota de venta con autofactura
    • Si activaste “Permitir Autofactura” junto con “Pago en Línea”, el botón Generar Factura para la autofactura estará bloqueado hasta que se complete el pago en línea. Una vez realizado el pago, el botón se habilitará automáticamente.
    nota de venta con autofactura pago en linea
    nota de venta con autofactura pago en linea
    nota de venta autofactura pagada en linea
    nota de venta autofactura pagada en linea

  • Abona pagos a una nota de venta

    Cuando una nota de venta se genera para una venta a crédito, es posible registrar pagos parciales. Sin embargo, a diferencia de las facturas, estos abonos no generan un Complemento de Recepción de Pagos, ya que este complemento solo aplica para facturas timbradas con validez fiscal. 

    Para las notas de venta, puedes registrar los abonos de forma interna para mantener un buen control de los pagos y contar con información actualizada en tus gráficos.

    Pasos para abonar un pago a una nota de venta

    1. Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta.
    modulo facturacion y notas de venta 2x
    modulo facturacion y notas de venta 2x
    1. Ubica la nota de venta en el listado. Haz clic en la casilla a la izquierda para seleccionar el documento. 
    2. Haz clic en la opción Abonar Pago.
    abonar pago a nota de venta 2x
    1. Se abrirá una ventana emergente con los siguientes campos:
      • Cantidad a abonar: Ingresa el monto del pago parcial.
      • Saldo: Este campo se actualizará automáticamente restando la cantidad abonada al saldo restante.
      • Fecha de pago: Se seleccionará automáticamente la fecha actual, pero puedes modificarla si lo necesitas.
    llenar datos abono a nota de venta 2x
    llenar datos abono a nota de venta 2x
    1. Para finalizar, haz clic en Abonar Pago.

    Nota: Sólo puedes seleccionar una nota de venta a la vez para abonar un pago. Si intentas seleccionar más de una al mismo tiempo, aparecerá un mensaje de error.

    Consulta abonos realizados

    Una vez registrados los pagos, puedes consultar los abonos realizados a una nota de venta en específico de la siguiente manera:

    1. Ubica el ícono informativo junto al estatus de la nota de venta.
    consultar abono en nota de venta 2x
    consultar abono en nota de venta 2x
    1. Pon el cursor sobre este ícono. Aparecerá un detalle con la fecha del abono, el monto pagado y el usuario que lo registró.
    2. También se mostrará el saldo restante, si aún hay un monto pendiente.
    detalles abono nota de venta 2x
    detalles abono nota de venta 2x
    1. Cuando una nota de venta se haya liquidado por completo, su estatus cambiará automáticamente a Pagada y el saldo pendiente se actualizará a $0.00 pesos.
    saldo pendiente en nota de venta 2x
    saldo pendiente en nota de venta 2x

  • Genera una nota de venta

    Una nota de venta es un documento que te permite registrar una transacción de venta sin necesidad de generar una factura inmediata. Es ideal para llevar un control interno de ventas, otorgar comprobantes a tus clientes o gestionar pagos antes de emitir una factura oficial. Aunque no tiene validez fiscal como un CFDI, es una herramienta útil para la organización de tu negocio y la administración de tus ingresos.

    Cómo generar una nota de venta

    1. Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta. 
    2. Ubica el botón +Nueva Factura. Mueve el cursor hacia la derecha de este botón y haz clic en la flecha desplegable.
    nueva factura desplegar 2x
    nueva factura desplegar 2x
    1. Se mostrarán dos opciones: Factura y Nota de Venta. Selecciona Nota de Venta.

    *También puedes crear una nota de venta haciendo clic en +Nueva Factura y luego cambiando el campo Tipo a Nota de Venta.

    1. Se abrirá el formulario de Nueva Nota de Venta, donde deberás completar los siguientes campos:

    Encabezado del documento

    • Cliente: Selecciona el cliente del listado de tus clientes guardados.
    • Tipo: Verifica que esté seleccionado Nota de Venta.
    • Título: Especifica el nombre del documento (Ejemplo: “Nota de Venta 001”).
    • Fecha: Selecciona la fecha de la venta para mantener un registro preciso de tus operaciones.
    • Moneda: Elige la moneda en la que se realiza la transacción.
    • Serie: Puedes asignar una serie a tus notas de venta para organizarlas mejor y diferenciarlas de otros documentos, como facturas o notas de crédito. Es importante que la serie se mantenga consecutiva y sin repetir entre diferentes tipos de documentos, ya que una nota de venta puede convertirse en factura y eso generaría duplicidad en los documentos.
    • Folio: Es el número que identifica internamente tu nota de venta y también debe seguir una secuencia consecutiva sin repetirse en otros documentos. Aunque no tiene validez fiscal, es fundamental para el control y seguimiento de tus registros.
    • Tipo de cambio: Si seleccionaste una moneda extranjera, ingresa el tipo de cambio correspondiente.
    datos completar nota de venta 2x

    Detalles de los productos

    En esta sección agregarás la información de los productos vendidos. Para cada producto, debes completar:

    • Cantidad: Es el número de productos o servicios vendidos de la nota de venta. Esta cantidad se multiplicará por el precio unitario.
    • Artículo: Es el nombre del producto o servicio. Puedes agregar hasta 50 caracteres, incluyendo espacios.
    • Descripción: Agrega con detalle las características y especificaciones del producto o servicio. Puedes escribir hasta 1,000 caracteres incluyendo espacios.
    • Clave SAT: Ingresa la clasificación del producto según el catálogo del SAT. Puedes introducir una o varias palabras clave que describan el producto para activar la búsqueda en el catálogo. Se mostrarán opciones que se ajusten a las características ingresadas. 

    *Si conoces la clave de 8 dígitos correspondiente a la clave del producto, también puedes realizar la búsqueda utilizando ese número.

    • Unidad SAT: Para registrar la unidad de medida estandarizada conforme al catálogo del SAT, puedes escribir una o varias palabras relacionadas, como “Lote”, “Kilogramo”, “Día”, “Semana”, “Metros”, etc. El sistema mostrará los resultados coincidentes.

    *Si conoces la clave de 2 o 3 dígitos que corresponde a la unidad de medida, también puedes realizar la búsqueda usando dicha clave.

    • Precio unitario: Ingresa el precio del producto o servicio antes de impuestos.
    • Objeto de impuesto: Este atributo indica si la operación comercial requiere desglosar los impuestos correspondientes. Selecciona el que corresponda.
    • Impuestos aplicables: Aquí debes incluir los impuestos aplicables en tu nota de venta, permitiendo elegir hasta 4 impuestos por cada artículo. Si ya tienes tus impuestos configurados, simplemente selecciona el nombre del impuesto correspondiente. 

    *En caso de no tener impuestos dados de alta, consulta el manual: Da de alta Impuestos.

    detalle productos notas de venta 2x
    • Puedes agregar más productos haciendo clic en el botón “+”. Si deseas eliminarlo, coloca el cursor sobre él y haz clic en el botón de eliminar.
    editar producto nota de venta 2x
    • Arrastra y suelta los productos para reorganizar su orden en el documento.
    ordenar productos nota de venta 2x

    Totales y forma de pago

    • Tarifa aplicable: Si el producto o servicio está asociado a una tarifa específica, selecciona la tarifa correspondiente. De lo contrario, se aplicará el precio base.
    • Subtotal: Se calcula automáticamente con base en el precio unitario y la cantidad de artículos. 
    • Descuento: Agrega un descuento si aplica.
    • IVA: Se calcula automáticamente.
    • Total: Se calcula automáticamente, sumando el subtotal y los impuestos.
    • Método de pago: Elige si el pago será en una sola exhibición o en parcialidades.
    • Forma de pago: Selecciona la forma en que se realizará el pago.
    • Condición de pago: Define si el pago será de contado o crédito.
    • Exportación: Indica si aplica o no.
    • Términos y condiciones: Puedes escribir los términos aplicables y hacerlos predeterminados para futuras notas de venta.
    totales y forma de pago nota de venta 2x
    1. Al finalizar el llenado, tendrás tres opciones:
      • Ver Nota de Venta: Te permite visualizar el documento antes de finalizarlo.
      • Guardar Preliminar: Guarda el documento como borrador si necesitas realizar más cambios en el futuro.
      • Generar Nota de Venta: Finaliza el proceso y deja la nota de venta lista para enviarse o consultarse. Ten en cuenta que esta acción impacta el stock en inventarios y consume créditos de tu plan, al igual que una factura.
    opcines finalizar nota de venta 2x

    *Si deseas convertir una nota de venta en factura, esta acción no consumirá créditos adicionales ni afectará el inventario, ya que dichos movimientos se registraron al momento de generar la nota de venta.

    Opciones adicionales de Nota de Venta

    • Permitir Autofactura: Si activas esta opción, el cliente podrá generar su propia factura a partir de esta nota de venta.
    • Aceptar Pago en Línea: Permite que el cliente pague con tarjeta o PayPal directamente desde la nota de venta.
    • Recordatorios de Pago: Si la nota de venta es a crédito, se enviarán recordatorios automáticos al cliente. Esta función está disponible a partir del plan básico.
    opciones adicionales nota de venta 2x
    opciones adicionales nota de venta 2x

  • Estatus de notas de venta en docDigitales

    Preliminar

    • Descripción: Es el primer estado de una nota de venta cuando aún está en proceso de edición. 
    • Uso: Permite modificar detalles antes de ser generada. Se recomienda revisar la información antes de cambiar de estatus.

    Generada

    • Descripción: Indica que la nota de venta ha sido creada con información definitiva. 
    • Uso: Desde este estatus, se puede enviar al cliente, convertir en factura o realizar pagos.

    Enviada

    • Descripción: La nota de venta ha sido enviada por correo electrónico al cliente. 
    • Uso: Permite al cliente visualizar el documento y proceder con la compra o pago correspondiente.

    Vista

    • Descripción: Confirma que el destinatario ha abierto y visualizado la nota de venta enviada. 
    • Uso: Brinda mayor control sobre la gestión comercial, permitiendo dar seguimiento al cliente.

    Parcial

    • Descripción: La nota de venta ha recibido un pago parcial, pero aún tiene saldo pendiente. 
    • Uso: Facilita la gestión de pagos en parcialidades y permite a los usuarios identificar cuánto falta por liquidar.

    Pagada

    • Descripción: Se ha cubierto el total del monto de la nota de venta. 
    • Uso: Indica que la transacción ha sido completada. Puede archivarse o usarse para generar una factura si es necesario.