Categoría: RH

Con el módulo de RH de docDigitales puedes crear nóminas personalizadas integrando percepciones, deducciones, otros pagos e incapacidades según el ingreso de cada colaborador.

Nota: Puedes generar nóminas para el régimen de Sueldos y Salarios y de Ingresos Asimilados al Salario.

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Agrega Percepciones

Puedes agregar todas las percepciones necesarias según los ingresos que recibe tu colaborador.

1. Inicia sesión en tu cuenta de docDigitales
2. Ingresa al módulo de Nómina desde RH > Nómina en el menú lateral izquierdo.

3. Se abrirá el Listado de Nóminas generadas en el sistema.
4. Localiza la nómina a la que deseas agregar percepciones.

Nota: Solo podrás editar la nómina si su estatus es Preeliminar.

5. Una vez localizada, haz clic en el ícono de edición (lápiz) ubicado al final de la fila.

6. Se abrirá la pantalla de Ajustar Nómina.

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Editar Percepciones ingresadas

1. Dirígete a la sección Percepciones.

2. En el campo Clave SAT o descripción, selecciona la clave correcta del listado.
3. Completa o ajusta los campos:
   1. Concepto: Ya viene pre cargado, pero podrás editarlo si es necesario.
   2. Cantidad gravada: Parte del ingreso que sí se toma en cuenta para el cálculo de impuestos del colaborador.
   3. Cantidad exenta: Parte del ingreso que no genera impuestos, conforme a los limites establecidos por el SAT.

Nota: El sistema calculará de manera automática el total al ingresar la cantidad gravada y exenta.

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Agregar nuevas percepciones

1. Haz clic en + Agregar otra percepción.

2. Se abrirá un nuevo renglón para agregar la nueva Percepción.

4. Si conoces la clave SAT o Concepto colócala en este campo, puedes comenzar a escribir para activar la búsqueda predictiva.

Nota: Si no la conoces, puedes consultar nuestra Guía de Claves SAT Nómina 4.0.

4. Completa los campos restantes:
   1. Concepto: Ya viene pre cargado, pero podrás editarlo si es necesario.
   2. Cantidad gravada: Parte del ingreso que sí se toma en cuenta para el cálculo de impuestos del colaborador.
   3. Cantidad exenta: Parte del ingreso que no genera impuestos, conforme a los limites establecidos por el SAT.

Nota: El sistema calculará de manera automática el total al ingresar la cantidad gravada y exenta.

5. Una vez agregadas o editadas las percepciones, puedes guardar la nómina de 2 maneras distintas:
   1. Timbrar Nómina: Se envía al SAT. El estatus cambia a Timbrado y se genera el Recibo de Nómina con validez fiscal.
   2. Guardar: Se guardan los cambios y se mantiene en estatus preeliminar, podrás editarla más delante si es necesario.

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Agregar Otros Pagos a la Nómina

Si es necesario editar o agregar Otros Pagos en su sección correspondiente, puedes hacerlo desde esta misma pantalla de Ajustar Nómina.

Editar Otros Pagos agregados

1. Ubica la sección Otros Pagos.

2. Selecciona la Clave SAT registrada.
3. Elige del listado la Clave SAT correcta.

Nota: Si no la conoces, puedes consultar nuestra Guía de Claves SAT Nómina 4.0.

4. Completa o ajusta los campos:
   1. Concepto: Ya viene precargado por el sistema, pero si es necesario lo puedes editar.
   2. Total: Ingresa la cantidad que el colaborador recibirá por este concepto.

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Agregar otros Pagos

1. Haz clic en + Agregar otro pago.

2. Se abrirá un nuevo renglón dentro de la sección.

3. Si conoces la clave SAT o Concepto colócala en este campo, puedes comenzar a escribir para activar la búsqueda predictiva.

Nota: Si no conoces la clave SAT, puedes consultarla en nuestra Guía Claves SAT nómina 4.0

4. Completa los campos faltantes:
   1. Concepto: Ya viene precargado por el sistema, pero si es necesario, lo puedes editar.
   2. Total: Ingresa la cantidad que el colaborador recibirá por este concepto.

5. Guarda tu Nómina con estos cambios, tienes 2 opciones:
   1. Timbrar Nómina: Se envía al SAT. El estatus cambia a Timbrado y se genera el Recibo de Nómina con validez fiscal.
   2. Guardar: Se guardan los cambios y se mantiene en estatus preeliminar, podrás editarla más delante si es necesario.

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Agregar Deducciones a la Nómina

Si necesitas editar o agregar Deducciones, puedes hacerlo desde la misma pantalla de Ajustar Nómina.

Editar Deducciones agregadas

1. Dirígete a la sección Deducciones.

2. Selecciona la Clave SAT que se encuentra registrada.

3. Elige la Clave SAT Correcta dentro del listado, puedes comenzar a escribir para activar la búsqueda predictiva.

Nota: Si no conoces la Clave SAT, la puedes consultar nuestra Guía de Claves SAT Nómina 4.0.

4. Completa los siguientes campos:
   1. Concepto: Ya viene precargado por el sistema, pero si es necesario lo puedes editar.
   2. Total: Importe que se descontará al colaborador por este concepto.

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Agregar Deducciones a una Nómina

1. Haz clic en + Agregar otra deducción.

2. Se abrirá un nuevo renglón para agregarla.

3. Elige la Clave SAT Correcta dentro del listado, puedes comenzar a escribir para activar la búsqueda predictiva.

Nota: Si no conoces la Clave SAT, la puedes consultar nuestra Guía de Claves SAT Nómina 4.0.

4. Completa los campos:
   1. Concepto: Ya viene precargado por el sistema, pero lo puedes editar si es necesario.
   2. Total: Ingresa el total que se le va a restar al colaborador de su nómina por dicho concepto.

5. Una vez integrada todas las deducciones, Guarda tu nómina:
   1. Timbrar Nómina: Se envía al SAT. El estatus cambia a Timbrado y se genera el Recibo de Nómina con validez fiscal.
   2. Guardar: Se guardan los cambios y se mantiene en estatus preeliminar, podrás editarla más delante si es necesario.

Cuando generas una nómina en tu cuenta de docDigitales, puedes consultar su información completa en cualquier momento, sin importar el estatus en el que se encuentre una nómna.

Desde la vista de detalle podrás revisar todos los datos del recibo: información del empleador, del colaborador, percepciones, deducciones y datos de timbrado ante el SAT.

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Consulta el Detalle de una Nómina

1. Inicia sesión en tu cuenta de docDigitales con tu correo y contraseña.
2. Ingresa al listado desde el menú lateral izquierdo en RH > Nómina.

3. Localiza la nómina que deseas consultar. Puedes utilizar la barra de búsqueda para encontrarla más rápido.
4. Una vez encontrada, haz clic sobre el número de folio de la nómina.

5. Se abrirá una nueva pantalla con el detalle completo del recibo.

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Pantalla de detalle de nómina

Vista previa de la nómina

Nota: Si el recibo se encuentra en estatus Cancelado, se mostrará una marca de agua con la leyenda “Cancelada” a lo largo de la vista previa de la nómina.

Estatus de la nómina

En la parte superior derecha de la vista previa de la nómina podrás consultar el estatus actual de la misma:

• Preliminar
• Timbrada
• Enviada
• Vista
• Cancelada

Panel de acciones

En la parte superior de la pantalla encontrarás las acciones disponibles para esta nómina:

• Enviar: Envía la nómina por correo electrónico al colaborador.
  Se abrirá una ventana donde podrás personalizar asunto, correo y mensaje. Después haz clic en Enviar Nómina.
• Descargar PDF: Descarga el recibo en formato .PDF en tu computadora.
• Descargar ZIP: Disponible únicamente cuando la nómina ya fue timbrada.
  Descarga el archivo .PDF y el .XML del CFDI en tu computadora.

Bitácora de CFDI de Nómina

Consulta el historial completo de movimientos del recibo, incluyendo fecha, hora, acción realizada y usuario responsable.

En esta parte podrás consultar cuándo fue creada, timbrada, enviada, vista o incluso si fue cancelada, qué usuario la canceló, en conjunto con la hora y la fecha de cancelación.

Nota: Si el recibo de nómina fue cancelado, dentro de esta sección se mostrará cuándo el SAT autorizó y aceptó la cancelación de la misma bajo la leyenda “Cancelación aprobada”.

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Elementos de una nómina

Desde la vista previa puedes revisar todos los elementos que integran el recibo.

1 – Encabezado.

Contiene los datos generales del empleador:

• Logo de la empresa.
• Información general: Incluye el nombre fiscal, nombre comercial, domicilio fiscal, régimen fiscal y registro patronal del empleador.
• Folio: Número único que identifica ese recibo de nómina dentro del sistema.
• Tipo de nómina: Indica a qué tipo de pago corresponde:
  • Ordinaria: Es un pago habitual como el de sueldos y salarios
  • Extraordinaria: Es un pago extraordinario como liquidación, PTU, fondo de ahorro, etc.

2 – Datos del empleado

Incluye la información del colaborador al cuál se le ha generado el recibo de nómina:

• Número de empleado: Clave interna asignada para control administrativo.
• Nombre del empleado: Nombre completo del colaborador, tal como está registrado.
• Puesto: Cargo que desempeña dentro de la empresa.
• Departamento: Área a la que pertenece o reporta.
• Inicio de relación laboral: Fecha en la que comenzó a trabajar contigo.
• RFC: Registro Federal de Contribuyentes del colaborador.
• CURP: Clave Única de Registro de Población del trabajador.
• No. Afiliación IMSS: Número de seguridad social del colaborador ante el IMSS; si ocupa asistencia con este número, es atendido ante el IMSS.
• Sindicalizado: Indica si el colaborador pertenece a un sindicato (Sí o No).
• Riesgo: Nivel de riesgo del puesto conforme a la clasificación del IMSS.
• S.D. (Salario Diario): Salario base que percibe el colaborador por día trabajado.
• S.D.I. (Salario Diario Integrado): Salario que incluye prestaciones para efectos de cálculo ante el IMSS.
• S.B.C. (Salario Base de Cotización): Salario con el que el trabajador cotiza ante el IMSS.
• Régimen: Régimen fiscal bajo el cual tributa el colaborador ante el SAT.
• Tipo de contrato: Tipo de relación laboral (indeterminado, a prueba, por obra, etc.).

3 – Desglose del Periodo Actual

Especifica el periodo que estás pagando esta nómina:

• Ejercicio: Año fiscal al que corresponde el pago.
• No. Periodo: Número del periodo dentro del año (por ejemplo, semana 1 a 52).
• Periodicidad: Frecuencia con la que se paga la nómina (semanal, quincenal, mensual, etc.).
• Fecha inicio – fin de pago: Fechas exactas que cubre el periodo trabajado.
• Días de pago: Número de días que se están pagando en ese recibo.
• Jornada: Tipo de jornada laboral (diurna, nocturna, mixta, etc.).

4 – Percepciones y Otros Pagos

En esta sección se detallan todos los ingresos que recibe el colaborador.

• Clave: Código asignado por el SAT para identificar el tipo de percepción.
• Concepto: Nombre del ingreso, por ejemplo, sueldo, bono, prima vacacional, etc.
• Gravado: Parte del ingreso que sí paga impuestos.
• Exento: Parte del ingreso que no paga impuestos.
• Total: Suma del monto gravado más el exento.
• Suma de percepciones y otros pagos: Total bruto que recibe el colaborador antes de aplicar descuentos.

Nota: Puede incluir tantas percepciones como correspondan según la actividad laboral e incluye también la sección de otros pagos.

5 – Deducciones

Aquí se muestran los descuentos aplicados al recibo de nómina del colaborador.

• Clave: Código SAT que identifica el tipo de deducción.
• Concepto: Nombre del descuento, por ejemplo, ISR, IMSS, préstamo, etc.
• Total: Cantidad descontada por ese concepto.
• Suma de deducciones: Total de descuentos aplicados al recibo.

Nota: El número de deducciones dependerá de las obligaciones fiscales y descuentos aplicables al colaborador.

6 – Neto a pagar

Este es el monto neto que se deposita al colaborador en su cuenta de nómina.

• Neto en número y letra: Cantidad final que recibirá el colaborador después de restar deducciones.
• Subsidio al empleo (si aplica): Indica si el colaborador recibió un subsidio fiscal y cómo impacta en el cálculo final.

7 – Datos de timbrado

Si la nómina ya fue timbrada, se mostrarán los siguientes datos fiscales validados por el SAT.

• QR: Código que permite validar el CFDI en el portal del SAT.
• Sello digital CFDI: Firma electrónica que garantiza la autenticidad del comprobante.
• Sello digital SAT: Firma electrónica del SAT que certifica el timbrado.
• Cadena original: Texto generado para validar la integridad del CFDI.
• Fecha de certificación: Momento exacto en que el SAT validó la nómina.
• Folio fiscal: Identificador único asignado por el SAT al CFDI.
• CSD SAT: Certificado del SAT utilizado para validar el documento.
• Versión: Versión del CFDI de nómina utilizada para el timbrado.

Nota: Con esta información podrás consultar y comprobar dentro del portal del SAT que la nómina es válida fiscalmente y ese ingreso ya ha presentado el pago de impuestos.

Al utilizar tu cuenta de docDigitales y el módulo de RH, puedes generar nóminas ordinarias o extraordinarias. Cada nómina cuenta con un estatus que indica en qué etapa del proceso se encuentra, desde su creación hasta su cancelación.

Identificar estos estatus te ayuda a saber si una nómina aún puede modificarse, si ya tiene validez fiscal o si fue enviada y consultada por el colaborador.

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Tipos de estatus de nómina en docDigitales

Preliminar

Indica que la nómina ya fue creada y guardada, pero aún no ha sido timbrada.

• No cuenta con validez fiscal.
• Es posible editar la información del recibo.
• Ideal para revisar datos antes de timbrar.

Timbrada

El recibo de nómina ya fue timbrado ante el SAT.

• Cuenta con validez fiscal.
• El CFDI de nómina ya fue generado.
• No es posible editar la información.

Enviada

La nómina ya fue timbrada y además enviada al colaborador por correo electrónico.

• Tiene validez fiscal ante el SAT.
• Se envía al correo registrado del colaborador.
• El colaborador puede consultarla desde su correo o desde el Portal del Colaborador.

Vista

Indica que el colaborador ya abrió y visualizó la nómina.

• Puede haberla visto desde el correo electrónico.
• O bien, desde el Portal del Colaborador.
• Este estatus solo confirma la visualización del recibo.

Cancelada

La nómina fue cancelada y perdió su validez fiscal ante el SAT.

• El CFDI de nómina ya no es válido.
• El recibo queda cancelado oficialmente.
• Ya no puede utilizarse como comprobante fiscal.

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Consulta rápida de los estatus de nómina

Desde el Listado de Nómina, puedes identificar fácilmente el estatus de cada recibo que has generado.

1. Ubica el ícono de información al final de la fila del detalle de la nómina.
2. Coloca el mouse sobre el ícono.

3. Visualiza el significado por medio de un tooltip de cada estatus sin salir del listado.

Con esta información puedes consultar y entender rápidamente el estado de tus nóminas en cualquier momento, asegurando un mejor control del proceso dentro de tu cuenta de docDigitales.

Con docDigitales y su módulo de RH puedes generar las nóminas de tus colaboradores y gestionarlas desde un solo lugar.

La pantalla de Listado de Nóminas te permite llevar a cabo acciones rápidas para optimizar el tiempo en la administración de tu personal.

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Ingresa al Listado de Nóminas

1. Inicia sesión en tu cuenta de docDigitales.
2. En el menú lateral izquierdo, da clic en RH > Nómina.
3. Se abrirá la pantalla con el Listado de todas las nóminas generadas dentro del sistema.

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+ Nueva Nómina

Desde el botón + Nueva Nómina puedes generar, distintos tipos de nómina:

• Nómina ordinaria.
• Nómina extraordinaria.

Esta función te permite crear nuevas nóminas desde la misma pantalla de listado, sin necesidad de realizar pasos adicionales.

Si deseas conocer el proceso paso a paso, consulta los manuales correspondientes:

• Crea una nómina ordinaria.
• Genera una nómina extraordinaria.

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Filtros de búsqueda

Cuando necesitas editar, cancelar o consultar una nómina específica, puedes utilizar los filtros de búsqueda para encontrarla rápidamente.

Nota: Puedes combinar todos los filtros de búsqueda que consideres necesarios.

Para desplegar el panel de búsqueda:

1. Haz clic en la función Buscar.

2. Se desplegará el panel con los distintos filtros:

• a. Nómina: Puedes buscar por número(s) de folio de las nóminas.

• b. Colaborador: Filtra las nóminas por colaborador seleccionando su nombre dentro del listado, puedes activar la búsqueda predictiva al escribir su nombre dentro del campo.

• c. Régimen: Busca por tipo de régimen seleccionándolo dentro del listado de opciones.

• d. Puesto: Consulta las nóminas generadas por puesto. Solo debes ingresar el nombre del puesto.

• e. Área de trabajo: Filtra por área de trabajo de las que previamente haz creado dentro del mismo módulo de RH.

• f. Estatus: Puedes buscar por el estado en el que se encuentra la nómina:

• Timbrada
• Enviada
• Cancelada
• Preliminar
• Vista

3. Una vez que hayas completado los filtros necesarios, Haz clic en Buscar para aplicar la búsqueda.

4. El sistema mostrará únicamente las nóminas que coincidan con los criterios seleccionados.

Nota: Si deseas realizar una nueva búsqueda, haz clic en Limpiar Campos y comienza nuevamente, si quieres cerrar el panel sin aplicar cambios, haz clic en Cancelar.

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Panel de opciones

En la parte superior encontrarás el panel de acciones. Desde aquí puedes ejecutar distintas funciones relevantes para el área de nóminas.

• Enviar: Envía una o varias nóminas al correo electrónico personal registrado del colaborador. Solo debes seleccionar las casillas correspondientes antes de dar clic en esta opción.
• Descargar: Al seleccionar una o varias nóminas en la casilla de selección, podrás descargarlas en formato PDF dentro de un archivo .ZIP. La carpeta generada llevará como nombre los folios de las nóminas descargadas.
• Copiar: Permite duplicar una nómina a la vez. Seleccionando esta opción, se abrirá la pantalla de Nueva Nómina con la información ya precargada de la nómina que ha sido copiada para que edites únicamente los campos necesarios. Este botón agiliza el proceso de creación de nóminas hacia un mismo colaborador.
• Eliminar: Elimina definitivamente una o varias nóminas al ser seleccionadas. El sistema mostrará una ventana emergente para confirmar la acción. Una vez eliminadas, no podrán recuperarse.
• Cancelar: Disponible únicamente para nóminas en estatus timbrada. Al utilizar esta opción deberás seleccionar la razón de cancelación correspondiente.
• Exportar Excel: Exporta el listado en formato .XLS incluyendo folio, colaborador, régimen, sueldo bruto, deducciones, pago neto y estatus; podrás exportar distintas nóminas.
  • Al seleccionar nóminas específicas, solo se exportarán las de la selección.
  • Si no seleccionas ninguna nómina y das clic en la función, se exportará el listado de la página activa.
  • Si deseas exportar nóminas de otras páginas que no sean las activas, deberás colocarte en esa página y dar clic en la función.

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Listado de Nóminas Generadas

En la parte central de la pantalla encontrarás el listado completo de nóminas generadas dentro del sistema, donde podrás consultar la siguiente información:

• Nómina: Número único de identificación dentro del sistema. Al dar clic sobre el folio, se abrirá la vista previa de la nómina junto con su bitácora de historial y movimientos.

• Colaborador: Nombre del colaborador al cual se le generó la nómina; al dar clic sobre su nombre, se abrirá el detalle o perfil del colaborador.

• Régimen: Indica el régimen fiscal bajo el cual fue generada la nómina.

• Sueldo Bruto: Es la cantidad total pagada por el patrón hacia el colaborador y es antes de la retención de impuestos.

• Deducciones: Es la cantidad que se le resta al colaborador por pago de impuestos y retenciones de cualquier otro tipo.

• Pago Neto: Es la cantidad final que recibe el colaborador. Se obtiene de restar el sueldo bruto menos las deducciones.

• Estatus: Indica el estado actual de la nómina:
  • Preliminar: Aún se puede editar y no ha sido timbrada ante el SAT.
  • Timbrada: Cuenta con validez fiscal y es un CFDI de nómina.
  • Enviada: Fue enviada al correo personal del colaborador que tiene registrado en su perfil.
  • Vista: El colaborador ya abrió su recibo de nómina por medio del link enviado al correo o del portal de colaborador.
  • Cancelada: El recibo de nómina ha sido cancelado por algún error o porque el pago no se concretó.

Nota: En la parte inferior encontrarás el paginador para navegar entre las distintas páginas de nóminas generadas.

Con la pantalla de Listado de Nóminas puedes administrar, consultar, enviar, descargar, cancelar o exportar información de manera práctica y centralizada, manteniendo el control total de la gestión de tu personal desde tu cuenta en docDigitales.