Categoría: Órdenes de Compra

Acciones de la sección de órdenes de compra
Dentro de la sección de órdenes de compra tendrás acceso a las siguientes funciones:

+ Nueva Orden de Compra

Permite registrar una nueva orden de compra en el sistema. *Conoce más sobre cómo crear una nueva orden.

Buscar

La función de búsqueda te permite localizar órdenes de compra fácilmente, aplicando filtros como número de orden, proveedor, referencia o rango de fechas.
1. Haz clic en Buscar.
2. Se desplegará la sección para ingresar los siguientes parámetros de búsqueda:
  - No. orden de compra: Número consecutivo de la orden. Ejemplo: 001636.
  - Proveedor: Nombre del proveedor relacionado con la orden.
  - Referencia: Número de referencia del documento.
  - Rango de fechas de creación: Selecciona un intervalo de fechas de emisión. Ejemplo: 1 de enero de 2024 al 31 de diciembre de 2024.
  - Rango de fecha esperada de entrega: Intervalo de fechas programadas para la entrega.
3. Haz clic en Buscar para aplicar los filtros o en Limpiar campos para restablecer los parámetros.
4. Si deseas salir del menú sin realizar la búsqueda, selecciona Cancelar.
Enviar

La función de envío te permite compartir órdenes de compra directamente con tus proveedores. Completa el formulario con el asunto, destinatario y mensaje del correo, y envía la orden en formato PDF.

*Conoce más de cómo compartir una orden de compra.

Descargar

Descarga órdenes de compra en formato PDF para almacenarlas, revisarlas o compartirlas fuera de la plataforma.
1. En el listado principal selecciona la orden de compra correspondiente marcando la casilla a la izquierda.
2. Haz clic en Descargar.
Copiar

Duplica una orden de compra existente para crear una nueva con los mismos datos pre cargados.
1. Selecciona la orden de compra original marcando la casilla a la izquierda.
2. Haz clic en Copiar. El sistema generará un formulario precargado con los datos originales.
3. Modifica los campos que necesites.
4. Guarda para almacenar la orden con estatus preliminar o envía directamente con Enviar y Guardar.
Generar Recepción

Crea un documento de recepción para registrar los productos cuando sean entregados por el proveedor.
1. Selecciona una orden con estatus Enviada o Vista.
2. Haz clic en Generar Recepción.
3. Completa el formulario con los datos que se requieren.
1. Selecciona una de las opciones de guardado:
  - Guarda Preliminar.
  - Guarda En Tránsito.
  - Guardar Recibida.
1. Si los artículos recibidos coinciden con los solicitados, el estatus de la orden de compra cambiará a Completada. Si no, quedará con estatus Parcial.
Recepcion P5 (Compressify.io)

* Conoce más de cómo crear una recepción de compra.

Marcar completada

Registra una orden de compra como completada una vez que no realizarás más modificaciones a tu pedido.
1. Selecciona la orden de compra correspondiente marcando la casilla a la izquierda.
2. Haz clic en la opción Marcar Completada.
3. Aparecerá el siguiente mensaje de confirmación: “Orden de compra completada con éxito”, y el estatus de la orden cambiará a Completada.
Cancelar

Cancela órdenes de compra que no hayan sido completadas o relacionadas con recepciones, actualizando su estatus a cancelada de forma permanente.
1. Selecciona la orden de compra (sin recepción de compra vinculada).
2. Haz clic en Cancelar. Se mostrará el siguiente mensaje de confirmación: Orden de compra cancelada con éxito.
3. El estatus de la orden de compra cambiará a Cancelada. Esta acción no puede revertirse.
*Conoce más de cómo cancelar una orden de compra.
12 diciembre, 2024
Envía órdenes de compra
Si tienes una orden de compra guardada previamente, pero que aún no ha sido enviada a tu proveedor (es decir, con estatus preliminar), sigue estos pasos para enviarla y formalizar tu pedido.
1. En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Órdenes de Compra.
Envia 1 (Compressify.io)
1. Selecciona la orden de compra preliminar que deseas enviar, marcando la casilla ubicada a la izquierda de la fila correspondiente.
1. Haz clic en el botón Enviar que se encuentra en la parte superior de la pantalla.
enviar orden de compra
1. Se abrirá el formulario de envío donde deberás ingresar los datos correspondientes:
  - Escribe el asunto del correo que se enviará. Por ejemplo: Orden de compra 1.
  - Introduce la dirección de correo electrónico del proveedor.
  - Puedes escribir un texto personalizado que acompañe la orden de compra.
Enviar P4 (Compressify.io)
1. Haz clic en Enviar orden de compra para finalizar el proceso.
Tu proveedor recibirá un correo electrónico con la orden de compra como un archivo PDF adjunto.

Mail orden (Compressify.io)

Pdf orden (Compressify.io)
12 diciembre, 2024
Edita o cancela órdenes de compra
*Ten en cuenta que sólo puedes editar órdenes de compra con estatus Preliminar. Si el estatus es diferente (como Enviada o Recibida), esta acción no estará disponible.

Editar una orden de compra
1. En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Órdenes de Compra. Aquí podrás visualizar todas las órdenes de compra registradas.
Edita 1 (Compressify.io)
1. Busca la orden que deseas editar y haz clic en el icono Editar que aparece a la derecha de la fila correspondiente.
Edita 2 (Compressify.io)

*Si el botón no aparece, significa que la orden no es editable debido a su estatus.
1. Se abrirá el formulario de edición, donde podrás actualizar los campos que necesites.
edita 3
1. Para finalizar tienes dos opciones:
  - Guardar: Haz clic en Guardar para actualizar la orden y continuar con el estatus Preliminar.
  - Enviar y Guardar: Haz clic en esta opción para enviar la orden al proveedor. Su estatus cambiará a Enviada.
Edita 4 (Compressify.io)
1. Una vez guardada, se mostrará el mensaje de confirmación: “Orden de compra actualizada con éxito”.
Edita 5 (Compressify.io)

Cancelar una orden de compra

*Considera que una orden de compra solo puede ser cancelada si no tiene una recepción de compra completada. Esto se debe a que una recepción completa indica que los productos ya fueron recibidos, y en consecuencia, la orden de compra ya no es elegible para cancelación.
1. Desde el listado principal de Órdenes de Compra, ubica y selecciona la orden que deseas cancelar.
2. Haz clic en el botón Cancelar que aparece en la esquina superior derecha.
3. Al finalizar la acción, aparecerá el mensaje de confirmación: “Orden de compra cancelada con éxito”. La orden se mantendrá en el listado principal, pero su estatus cambiará a Cancelada.
cancelar orden de compra

Si la orden de compra que quieres cancelar, tiene una recepción de compra parcial o completada, aparecerá un mensaje de error.

NOcancelarorden de compra
12 diciembre, 2024
Crea una orden de compra
Controlar tus pedidos de manera organizada y eficiente es fundamental para garantizar el flujo correcto de inventarios en tu empresa. En docDigitales, puedes generar órdenes de compra para llevar un registro detallado de tus estrategias de reabastecimiento y obtener trazabilidad de tus productos.
1. En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Órdenes de Compra > + Nueva Orden de Compra.
Crear P1 (Compressify.io)
1. Comienza a llenar los campos de la información de la nueva orden de compra (los campos marcados con asterisco son obligatorios).
  - Número de orden de compra: Identificador único para la orden. Este número se genera automáticamente o puede personalizarse.
  - Referencia: Campo opcional para un número o código interno que facilite la identificación de la orden.
  - Fecha: Fecha en que se está creando la orden de compra. Por defecto, se seleccionará la fecha actual.
  - Fecha agendada de entrega: Fecha estimada en que los productos deberán ser entregados por el proveedor.
  - Proveedor: Selecciona de tu listado al proveedor al cual se hará el pedido. *Si aún no tienes proveedores registrados, consulta el manual para agregar proveedores.
  - Lugar de entrega: Indica el almacén o punto de recepción donde se recibirán los productos solicitados. Puedes elegir un almacén existente desde el listado, si aplica, o seleccionar la opción Especificar dirección en caso de que la entrega se realice en un lugar diferente al almacén.
  - Dirección de entrega: Este campo se completa automáticamente al seleccionar un almacén como lugar de entrega. Si optas por la opción Especificar dirección, el campo se habilitará para que ingreses la dirección de manera manual.
  - Impuestos: Indica cómo se manejarán los impuestos:
    
    Excluidos: Los impuestos se calcularán y sumarán por separado al total de la orden.
    
    Incluidos: Se considera que los impuestos ya están calculados en los precios unitarios.
  - Artículo: Detalle de los productos solicitados:
    
    Especifica el nombre del producto para activar la búsqueda en el sistema y seleccionar desde el listado.
    
    Define la cantidad y el precio unitario para calcular el importe total de cada artículo.
Crear P2 1 (Compressify.io)
- Forma de pago: Selecciona el medio de pago que se utilizará en la compra (por ejemplo, transferencia o efectivo).
- Método de pago: Clasificación según el tipo de transacción, puede ser pago en una sola exhibición, pago inicial y parcialidades o pago diferido.
- Condición de pago: Agrega los términos acordados con el proveedor (por ejemplo, crédito a 30 días o pago contra entrega).
- Nota: Puedes incluir comentarios o detalles relevantes sobre la orden.
- Términos y condiciones: Añade información adicional sobre las condiciones específicas para esta orden de compra, como políticas de devolución o penalizaciones por incumplimientos.
Crear P2 2 (Compressify.io)
1. Al finalizar, tienes dos opciones para guardar la orden de compra:
  - Guardar: Haz clic en esta opción para almacenar la orden sin enviarla al proveedor. Esta acción registrará la orden con el estatus Preliminar, permitiéndote revisar o editar más tarde antes de enviarla.
  - Enviar y guardar: Haz clic en esta opción para guardar la orden y enviarla directamente al proveedor. La orden se registrará con el estatus Enviada.
Crear P3 (Compressify.io)
1. Una vez completado el proceso, aparecerá un mensaje de confirmación indicando: “Orden de compra creada con éxito”.
Crear P4 (Compressify.io)

La nueva orden de compra estará disponible en el listado principal, mostrando su estatus actual (Preliminar o Enviada, según la hayas guardado).

Listado ordenes (Compressify.io)
12 diciembre, 2024
Estatus de órdenes de compra en docDigitales
El sistema de docDigitales ofrece diversos estatus para gestionar y monitorear el progreso de tus órdenes de compra. Los estatus te ayudarán a identificar el estado actual de tus pedidos de manera clara y eficiente.

Preliminar
- Uso: Orden de compra guardada sin enviar al proveedor.
- Descripción: Este estatus permite realizar modificaciones antes de finalizar el pedido.
Enviada
- Uso: La orden de compra ha sido enviada al proveedor.
- Descripción: Se encuentra en espera de confirmación o acción por parte del proveedor.
Vista
- Uso: El proveedor ha visualizado la orden de compra.
- Descripción: Este estatus asegura que la orden ha sido revisada por el proveedor.
Parcial
- Uso: El producto solicitado se ha recibido parcialmente.
- Descripción: indica que la entrega aún no se ha completado y que restan productos por recibir.
Completada
- Uso: El producto solicitado se recibió completamente.
- Descripción: La orden de compra ha finalizado exitosamente.
Cancelada
- Uso: La orden de compra fue cancelada.
- Descripción: No se procederá con la recepción ni con el pedido correspondiente.
12 diciembre, 2024