En el listado principal selecciona la nota de venta correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
Haz clic en Enviar. Se te dirigirá a la pantalla de Enviar Nota de Venta para completar:
enviar 2x
Asunto: Personaliza el asunto para que tu cliente lo identifique fácilmente.
Para*: Ingresa la dirección de correo electrónico del destinatario.
Mensaje: Agrega un mensaje personalizado si lo deseas.
enviar 2 2x
Confirma la acción haciendo clic en Enviar Nota de Venta.
Descargar
Esta opción te permite obtener una copia de la nota de venta en formato PDF para almacenarla o compartirla externamente.
Descargar desde el listado general
Desde el listado principal selecciona la nota de venta correspondiente, marcando la casilla de la izquierda.
Haz clic en el botón Descargar.
El documento se descargará en tu dispositivo en formato PDF.
descargar 2x
Descargar desde el detalle de nota de venta
Ubica la nota de venta en el listado.
Haz clic sobre ella para ingresar a la pantalla de detalles.
Si una nota de venta corresponde a una venta a crédito, puedes registrar abonos de pago.
Ubica la nota de venta en el listado principal y selecciona la casilla a la izquierda del documento.
Haz clic en Abonar Pago.
Se abrirá una ventana emergente donde deberás ingresar:
Cantidad a abonar: Monto del pago, sin superar el saldo total.
Fecha del pago: Por defecto, la fecha actual.
Haz clic en Abonar Pago para registrar el movimiento.
*La nota de venta cambiará a Pagada una vez se hayan cubierto todos los abonos y su saldo sea $0.00.
Copiar
Duplica una nota de venta para agilizar la creación de nuevos documentos con la misma información.
En el listado principal selecciona la nota de venta correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
Haz clic en Copiar.
Se generará una nueva nota de venta en estatus preliminar y con la misma información, la cual puedes modificar antes de guardar y/o enviar.
Archivar
Si una nota de venta ya no es relevante pero deseas conservar su historial, puedes archivarla para ocultarla del listado principal sin eliminarla.
Ubica la nota de venta en el listado.
Haz clic en Archivar.
La nota de venta ya no aparecerá en el listado general.
Para consultar las notas de ventas archivadas dirígete al final de la ventana y haz clic en la pestaña Archivadas.
Para desarchivar una nota de venta, selecciónala y haz clic en Desarchivar.
*Las notas de venta archivadas no se pueden editar ni abonar pagos hasta que sean restauradas.
Cancelar
Si necesitas anular una nota de venta por algún error o cambio en la operación, puedes cancelarla.
Ubica la nota de venta en el listado.
Haz clic en Cancelar.
Confirma la acción en la ventana emergente. Una nota de venta cancelada no se puede recuperar ni modificar y quedará registrada con este estatus en el historial.
La función de Autofacturación en una nota de venta facilita que tu cliente genere su propia factura de manera autónoma, sin necesidad de tu intervención. Al recibir el correo con el archivo adjunto, tu cliente verá la opción que le permitirá completar el proceso de facturación por su cuenta de forma rápida y sencilla.
*Ten en cuenta que la Autofacturación es una función que solo está disponible en los planes Estándar, Avanzado y Premium.
¿Cómo activar la autofacturación en las notas de venta?
Una vez que hayas finalizado tu nota de venta, dirígete a la sección Opciones adicionales de Nota de Venta.
Si quieres orientar a tus clientes sobre cómo generar su propia factura a través de la funcionalidad de Autofacturación, este es el proceso que deben seguir:
El cliente recibe el correo con la nota de venta, donde aparecerá el botón Generar Factura.
Al hacer clic en esta opción, se abrirá un formulario donde tu cliente deberá ingresar su información fiscal:
Nombre completo: Nombre o razón social del cliente.
RFC: Clave del registro federal de contribuyentes con 12 o 13 caracteres, según corresponda a persona moral o física.
Uso de CFDI: Selección del motivo para el cual se utilizara la factura. Este dato debe coincidir con la actividad económica que tienes registrada como vendedor/proveedor, ya que tu sigues siendo el emisor de la factura.
Régimen fiscal: Elección del régimen fiscal con el que está registrado tu cliente ante el SAT.
Datos de dirección fiscal:
País.
Estado.
Ciudad.
Municipio.
Código Postal.
Colonia.
Calle.
No. Ext.
No. Int.
*Es importante indicar al cliente que esta información debe registrarse exactamente como aparece en su constancia de situación fiscal para evitar errores en la factura emitida.
Una vez completados los datos, el cliente debe hacer clic en Generar Factura.
campos formulario autofactura 2x
Se iniciará la generación de la factura. Tu cliente verá una barra de progreso.
avance generar autofactura 2x
Al finalizar, podrá ver el detalle de la factura y descargarla en formato PDF o XML.
Posibles errores y soluciones de la autofactura
Falta de información: Si el cliente omite un campo obligatorio, se indicará cuál debe completar antes de continuar.
error falta informacion autofactura 2x
RFC incorrecto: Si el RFC tiene menos o más de los caracteres permitidos, se mostrará un mensaje de error para corregir el campo.
error rfc campos autofactura 2x
Datos fiscales incorrectos: Si la información ingresada no coincide con la constancia de situación fiscal, el sistema alertará al usuario para corroborar los datos.
Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta.
Ubica la nota de venta que deseas convertir en factura y haz clic sobre ella para ver su detalle.
modulo facturas y notas de venta 2x
Haz clic en la opción Convertir a Factura.
convertir a factura 2x
Confirma la acción. Ten en cuenta que, una vez facturada, no será posible revertir su estatus a Nota de Venta.
confirmar convertir a factura 2x
Verás una barra de avance que mostrará el tiempo de espera mientras se timbra la nueva factura.
avance convertir a factura 2x
*Dado que la nota de venta es un documento utilizado para transacciones ya realizadas, no permite edición ni cambios, por lo que esta función timbra el documento de forma directa.
El sistema procesará la información y en pocos segundos la factura estará disponible. Los cambios aplicados se guardarán en la bitácora para tener trazabilidad del documento.
bitacora de factura 2x
La nueva factura aparecerá en el listado de Facturas y Notas de Venta con su folio correspondiente.
Consideraciones importantes
Una nota de venta sólo puede convertirse en factura una vez.
Si la nota de venta está completamente pagada, la factura se timbrará con el mismo estatus.
En caso de que la nota de venta tenga pagos abonados pero aún no haya sido liquidada, esto se reflejará directamente en la factura timbrada y su estatus será Parcial.
Para los pagos realizados antes de la acción de Convertir a Factura, no es necesario generar ningún complemento adicional. Sin embargo, para los pagos posteriores, sí será obligatorio generar el complemento de pago correspondiente y vincularlo a la nueva factura (anteriormente nota de venta) para cumplir con las regulaciones fiscales.
Asegúrate de que la información fiscal del cliente sea correcta en la nota de venta antes de convertirla a factura.
Una vez que hayas generado una nota de venta, puedes enviarla a tu cliente para que revise todos los detalles de la misma. Para realizar esta acción, tienes varias opciones disponibles dentro del sistema.
Enviar desde el listado principal
En el listado principal selecciona la nota de venta correspondiente marcando la casilla a la izquierda.
Haz clic en Enviar.
Se abrirá una nueva pantalla para Enviar Nota de Venta, completa:
Asunto: Ingresa el título del correo que desees, por ejemplo: “Nota de venta 01”.
Para*: Ingresa la dirección de correo electrónico del destinatario.
Mensaje: Opcionalmente, puedes agregar un mensaje personalizado.
Confirma la acción haciendo clic en Enviar Nota de Venta.
Enviar desde la pantalla de detalles
Desde el panel principal, ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta.
modulo facturas y notas de venta
Ubica la nota de venta que deseas enviar y haz clic sobre ella para ingresar a la pantalla de detalles.
ubica nota de venta
En esta pantalla, podrás visualizar la bitácora del documento, su estatus y toda la información correspondiente.
Haz clic en la opción de Enviar.
Completa los detalles del correo para su envío.
Haz clic en Enviar Nota de Venta.
enviar nota de venta desde detalle
*También puedes realizar el envío de forma directa cuando generas una nota de venta. Una vez registrada la nota, el sistema te llevará automáticamente al formulario de Enviar Nota de Venta para agilizar el proceso. En caso de que guardes la nota de venta como Preliminar, esta acción no se aplicará automáticamente.
¿Cómo se envía el archivo adjunto de nota de venta?
Dependiendo del estatus de la nota de venta al momento del envío, el correo que recibirá tu cliente incluirá diferentes opciones:
Si la nota de venta está en estatus “Generada”, el cliente podrá guardar, imprimir y descargar el documento final.
nota de venta generada
Si la nota de venta está en estatus “Preliminar”, se enviará el documento con una marca de agua, indicando que aún puede ser editada. También podrá imprimir y descargar el documento.
nota de venta preliminar
Si activaste la opción de “Pago en Línea”, en el correo aparecerá un botón de Pagar Nota de Venta, donde el cliente podrá realizar el pago a través de PayPal o tarjeta de crédito/débito.
nota de venta con pagos en linea
Si activaste la opción “Permitir Autofactura”, el cliente verá el botón Generar Factura, donde podrá ingresar sus datos para crear su propio CFDI.
nota de venta con autofactura
Si activaste “Permitir Autofactura” junto con “Pago en Línea”, el botón Generar Factura para la autofactura estará bloqueado hasta que se complete el pago en línea. Una vez realizado el pago, el botón se habilitará automáticamente.
nota de venta con autofactura pago en lineanota de venta autofactura pagada en linea
Cuando una nota de venta se genera para una venta a crédito, es posible registrar pagos parciales. Sin embargo, a diferencia de las facturas, estos abonos no generan un Complemento de Recepción de Pagos, ya que este complemento solo aplica para facturas timbradas con validez fiscal.
Para las notas de venta, puedes registrar los abonos de forma interna para mantener un buen control de los pagos y contar con información actualizada en tus gráficos.
Pasos para abonar un pago a una nota de venta
Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta.
modulo facturacion y notas de venta 2x
Ubica la nota de venta en el listado. Haz clic en la casilla a la izquierda para seleccionar el documento.
Haz clic en la opción Abonar Pago.
abonar pago a nota de venta 2x
Se abrirá una ventana emergente con los siguientes campos:
Cantidad a abonar: Ingresa el monto del pago parcial.
Saldo: Este campo se actualizará automáticamente restando la cantidad abonada al saldo restante.
Fecha de pago: Se seleccionará automáticamente la fecha actual, pero puedes modificarla si lo necesitas.
llenar datos abono a nota de venta 2x
Para finalizar, haz clic en Abonar Pago.
Nota: Sólo puedes seleccionar una nota de venta a la vez para abonar un pago.Si intentas seleccionar más de una al mismo tiempo, aparecerá un mensaje de error.
Consulta abonos realizados
Una vez registrados los pagos, puedes consultar los abonos realizados a una nota de venta en específico de la siguiente manera:
Ubica el ícono informativo junto al estatus de la nota de venta.
consultar abono en nota de venta 2x
Pon el cursor sobre este ícono. Aparecerá un detalle con la fecha del abono, el monto pagado y el usuario que lo registró.
También se mostrará el saldo restante, si aún hay un monto pendiente.
detalles abono nota de venta 2x
Cuando una nota de venta se haya liquidado por completo, su estatus cambiará automáticamente a Pagada y el saldo pendiente se actualizará a $0.00 pesos.
Una nota de venta es un documento que te permite registrar una transacción de venta sin necesidad de generar una factura inmediata. Es ideal para llevar un control interno de ventas, otorgar comprobantes a tus clientes o gestionar pagos antes de emitir una factura oficial. Aunque no tiene validez fiscal como un CFDI, es una herramienta útil para la organización de tu negocio y la administración de tus ingresos.
Cómo generar una nota de venta
Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Facturas y Notas de Venta.
Ubica el botón +Nueva Factura. Mueve el cursor hacia la derecha de este botón y haz clic en la flecha desplegable.
Se mostrarán dos opciones: Factura y Nota de Venta. Selecciona Nota de Venta.
*También puedes crear una nota de venta haciendo clic en +Nueva Factura y luego cambiando el campo Tipo a Nota de Venta.
Se abrirá el formulario de Nueva Nota de Venta, donde deberás completar los siguientes campos:
Tipo: Verifica que esté seleccionado Nota de Venta.
Título: Especifica el nombre del documento (Ejemplo: “Nota de Venta 001”).
Fecha: Selecciona la fecha de la venta para mantener un registro preciso de tus operaciones.
Moneda: Elige la moneda en la que se realiza la transacción.
Serie: Puedes asignar una serie a tus notas de venta para organizarlas mejor y diferenciarlas de otros documentos, como facturas o notas de crédito. Es importante que la serie se mantenga consecutiva y sin repetir entre diferentes tipos de documentos, ya que una nota de venta puede convertirse en factura y eso generaría duplicidad en los documentos.
Folio: Es el número que identifica internamente tu nota de venta y también debe seguir una secuencia consecutiva sin repetirse en otros documentos. Aunque no tiene validez fiscal, es fundamental para el control y seguimiento de tus registros.
Tipo de cambio: Si seleccionaste una moneda extranjera, ingresa el tipo de cambio correspondiente.
Detalles de los productos
En esta sección agregarás la información de los productos vendidos. Para cada producto, debes completar:
Cantidad: Es el número de productos o servicios vendidos de la nota de venta. Esta cantidad se multiplicará por el precio unitario.
Artículo: Es el nombre del producto o servicio. Puedes agregar hasta 50 caracteres, incluyendo espacios.
Descripción: Agrega con detalle las características y especificaciones del producto o servicio. Puedes escribir hasta 1,000 caracteres incluyendo espacios.
Clave SAT: Ingresa la clasificación del producto según el catálogo del SAT. Puedes introducir una o varias palabras clave que describan el producto para activar la búsqueda en el catálogo. Se mostrarán opciones que se ajusten a las características ingresadas.
*Si conoces la clave de 8 dígitos correspondiente a la clave del producto, también puedes realizar la búsqueda utilizando ese número.
Unidad SAT: Para registrar la unidad de medida estandarizada conforme al catálogo del SAT, puedes escribir una o varias palabras relacionadas, como “Lote”, “Kilogramo”, “Día”, “Semana”, “Metros”, etc. El sistema mostrará los resultados coincidentes.
*Si conoces la clave de 2 o 3 dígitos que corresponde a la unidad de medida, también puedes realizar la búsqueda usando dicha clave.
Precio unitario: Ingresa el precio del producto o servicio antes de impuestos.
Objeto de impuesto: Este atributo indica si la operación comercial requiere desglosar los impuestos correspondientes. Selecciona el que corresponda.
Impuestos aplicables: Aquí debes incluir los impuestos aplicables en tu nota de venta, permitiendo elegir hasta 4 impuestos por cada artículo. Si ya tienes tus impuestos configurados, simplemente selecciona el nombre del impuesto correspondiente.
*En caso de no tener impuestos dados de alta, consulta el manual: Da de alta Impuestos.
Puedes agregar más productos haciendo clic en el botón “+”. Si deseas eliminarlo, coloca el cursor sobre él y haz clic en el botón de eliminar.
Arrastra y suelta los productos para reorganizar su orden en el documento.
Totales y forma de pago
Tarifa aplicable: Si el producto o servicio está asociado a una tarifa específica, selecciona la tarifa correspondiente. De lo contrario, se aplicará el precio base.
Subtotal: Se calcula automáticamente con base en el precio unitario y la cantidad de artículos.
Descuento: Agrega un descuento si aplica.
IVA: Se calcula automáticamente.
Total: Se calcula automáticamente, sumando el subtotal y los impuestos.
Método de pago: Elige si el pago será en una sola exhibición o en parcialidades.
Forma de pago: Selecciona la forma en que se realizará el pago.
Condición de pago: Define si el pago será de contado o crédito.
Exportación: Indica si aplica o no.
Términos y condiciones: Puedes escribir los términos aplicables y hacerlos predeterminados para futuras notas de venta.
Al finalizar el llenado, tendrás tres opciones:
Ver Nota de Venta: Te permite visualizar el documento antes de finalizarlo.
Guardar Preliminar: Guarda el documento como borrador si necesitas realizar más cambios en el futuro.
Generar Nota de Venta: Finaliza el proceso y deja la nota de venta lista para enviarse o consultarse. Ten en cuenta que esta acción impacta el stock en inventarios y consume créditos de tu plan, al igual que una factura.
*Si deseas convertir una nota de venta en factura, esta acción no consumirá créditos adicionales ni afectará el inventario, ya que dichos movimientos se registraron al momento de generar la nota de venta.
Opciones adicionales de Nota de Venta
Permitir Autofactura: Si activas esta opción, el cliente podrá generar su propia factura a partir de esta nota de venta.
Aceptar Pago en Línea: Permite que el cliente pague con tarjeta o PayPal directamente desde la nota de venta.
Recordatorios de Pago: Si la nota de venta es a crédito, se enviarán recordatorios automáticos al cliente. Esta función está disponible a partir del plan básico.
Acciones de la pestaña “Facturas y Notas Emitidas”
Dentro de la pestaña de Facturas Emitidas tendrás acceso a las siguientes funciones:
Buscar
Localiza rápidamente facturas utilizando criterios de búsqueda, como el nombre del cliente, RFC, número de factura, fecha, monto, etc. Te permite agilizar el acceso a un documento específico sin tener que revisar manualmente todo el listado.
Esta función permite enviar una factura por correo electrónico al cliente. Puedes ejecutar esta acción desde el listado principal o desde el detalle de la factura:
En el listado principal selecciona la factura correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
Haz clic en Enviar. Puedes personalizar el asunto y el cuerpo del correo antes de su envío.
Confirma la acción para completar el proceso.
Descargar
Descarga la factura en formato PDF y XML. Es ideal para guardar una copia digital o para imprimirla si es necesario tener un respaldo físico.
Descargar desde el listado de facturas
Desde el listado principal selecciona la factura correspondiente, marcando la casilla de la izquierda.
Haz clic en Descargar.
Descargar desde el detalle de la factura
Haz clic en la factura para ingresar a la pantalla de detalles.
Haz clic en la opción Descargar PDF o Descargar ZIP según lo requieras.
Verificar SAT
Con esta función puedes validar que la factura está debidamente timbrada y registrada en el SAT. Verificar SAT muestra el estatus que la factura tiene en el portal del SAT.
Desde el listado principal, selecciona la factura que desees validar.
Haz clic en Verificar SAT.
El sistema mostrará la información de verificación del CFDI.
Para facturas canceladas, esta función también permite verificar su estatus, mostrando la siguiente pantalla:
Abonar Pago
Esta opción permite registrar un pago parcial o total a la factura. Es útil para llevar un control de los pagos que el cliente realiza en diferentes momentos, como en caso de abonos o pagos en varias exhibiciones.
Desde el listado principal, selecciona la factura correspondiente.
Haz clic en Abonar Pago.
Se abrirá un pop – up para generar un abono de pago.
Marcar Pagada
Utiliza esta función para cambiar el estatus de una factura a “Pagada”. Esto indica que el monto total de la factura ha sido cubierto por el cliente, lo que te facilita el seguimiento de tus cuentas por cobrar.
Generar CRP
Utiliza esta función para generar un Complemento de Recepción de Pago una vez que se haya realizado un abono o se haya pagado totalmente la factura. Desde este mismo apartado, también puedes enviar el documento a tu cliente por correo electrónico.
Copiar
Duplica una factura existente, generando un borrador con los mismos datos. Úsala cuando necesites emitir una factura similar a una que ya tienes, sin necesidad de crearla desde cero. Puedes ejecutar esta acción desde el listado principal o desde el detalle de la factura:
En el listado principal selecciona la factura correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
Haz clic en Copiar.
Se abrirá una pestaña para editar la copia de la factura.
Una vez que termines los cambios, haz clic en Guardar Factura o Timbrar Factura.
Archivar
Con esta opción puedes mover la factura al archivo, lo que significa que ya no estará visible en el listado principal, pero se mantendrá guardada en la sección Archivadas. Con esta función puedes organizar las facturas que ya no requieren de seguimiento activo.
Desde el listado principal, selecciona la factura que deseas archivar.
Haz clic en Archivar.
La factura ya no aparecerá en el listado principal.
Para consultar las Facturas Archivadas, dirígete al final de la ventana y haz clic en la pestaña Archivadas.
Para desarchivar una factura, selecciónala y haz clic en Desarchivar.
Cancelar
Cancelauna factura para indicar que ya no tiene validez ante el SAT. Es importante realizar esta acción cuando haya errores en la factura o cuando la transacción no se concrete, cumpliendo siempre con los tiempos y normativas del SAT para cancelación de CFDI. *Conoce más de la cancelación de facturas.
Eliminar
Puedes eliminar facturas o notas de venta de la vista principal cuando lo consideres necesario. Una vez eliminadas, permanecerán almacenadas en la sección Eliminadas. Ten en cuenta que solo es posible eliminar facturas con estatus Preliminar o Cancelada.
*Si la factura tiene otro estatus será necesario primero cancelarla para poder eliminarla.
Desde el listado principal selecciona la factura que deseas eliminar.
Haz clic en la opción Eliminar.
Se confirmará la acción mostrando la notificación: “Documento eliminado con éxito.”
La factura ya no aparecerá en el listado principal.
Restaurar una factura eliminada
Ve al final de la página y haz clic en la pestaña Eliminadas.
Selecciona la factura que deseas restaurar.
Da clic en Restaurar.
Se confirmará la acción con la notificación “Documento restaurado con éxito”
La factura se mostrará nuevamente en el listado de facturas activas.
Eliminar permanentemente una factura
*Considera que una vez que sea eliminada permanentemente una factura o nota de venta, esta acción será irreversible y no habrá manera de recuperarla.
Ingresa al listado de facturas eliminadas.
Selecciona la factura y haz clic en Eliminar.
Confirma la acción dando clic en Aceptar.
Se confirmará la acción con la notificación “Documento eliminado con éxito”
Acciones de la pestaña “Facturas Recurrentes”
Dentro de la pestaña de Facturas Recurrentes tendrás acceso a las siguientes funciones:
Activar
Permite activar una factura recurrente que haya sido previamente suspendida. Al activarla, el sistema comenzará a emitir las facturas según la periodicidad que hayas configurado.
Suspender
Con esta opción puedes pausar la emisión de una factura recurrente sin necesidad de eliminarla por completo.
Eliminar
La opción Eliminar permite borrar una factura recurrente del sistema y enviarla a la pestaña de Eliminadas, donde permanecerá hasta que decidas restaurarla o eliminarla definitivamente.
Restaurar
Si una factura recurrente fue previamente eliminada y deseas reactivarla, puedes usar la opción de Restaurar para que vuelva a estar activa en el sistema.
Ingresa a la pestaña de Eliminadas,ubicado en la parte inferior del listado principal.
Selecciona la factura recurrente que deseas volver a activar.
Haz clic en Restaurar y la factura se moverá a la pestaña de Facturas Recurrentes.
Eliminar permanentemente
Si una factura recurrente fue eliminada previamente y deseas borrarla de manera definitiva, puedes utilizar esta opción. Ten en cuenta que esta acción es irreversible.
Ingresa a la pestaña de Eliminadas,ubicado en la parte inferior del listado principal.
Selecciona la factura recurrente que deseas eliminar.
Haz clic en Eliminar.
Confirma la acción dando clic en Aceptar dentro del pop – up.
Se confirmará la acción con la notificación “Facturas eliminadas con éxito”.
Acciones de la pestaña “Importar Facturas”
Desde esta pestaña podrás importar las facturas que has emitido si vienes de sistemas anteriores o migrar facturas que hayas recibido de tus proveedores.
Accede a la pestaña Importar Facturas.
Selecciona si vas a importar las Facturas Emitidas o Facturas Recibidas.
Carga el archivo a importar (los formatos permitidos son XML o .ZIP y no mayores a 5 MB de peso) dentro del campo de importación, puedes hacerlo de 2 maneras:
Arrastrar y soltar: Arrastra tu archivo directamente al campo habilitado.
Buscar en tu dispositivo: Haz clic en Buscarlo para seleccionar el archivo desde tu equipo local.
Después de cargar el archivo, da clic en Subir Archivo.
Se subirá el listado de facturas, en caso de existir algún error aparecerá la notificación en la parte inferior derecha de tu pantalla.
Consideraciones adicionales para la importación manual
El límite de facturas que puedes migrar manualmente depende directamente del peso del archivo (máximo 5 MB).
Desde el panel principal ingresa al módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta.
En la parte inferior encontrarás la pestaña Archivadas.
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Aquí verás una lista de todas las facturas que has movido al archivo. Puedes buscar las facturas por fechas, clientes o número de folio.
Si necesitas restaurar una factura archivada, selecciónala y haz clic en el botón Desarchivar. Esta acción moverá la factura de nuevo al listado principal de facturas emitidas.
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Acceso a facturas eliminadas
Desde el panel principal ingresa al módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta.
En la parte inferior encontrarás la pestaña Eliminadas.
facturaci n facturas emitidas 5 3x
Aquí encontrarás todas las facturas que fueron eliminadas. También puedes filtrar este listado por cliente, fecha o folio para encontrar rápidamente la factura que buscas.
Si necesitas recuperar una factura eliminada, selecciónala y haz clic en Restaurar. La factura volverá al listado principal como una factura activa.
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¿Cómo evitar la pérdida de tus facturas?
Utiliza la opción de Archivar en lugar de Eliminar para las facturas que ya no están en uso frecuente. Esto te permitirá mantener un registro limpio y organizado sin perder el acceso a tus documentos.
Recuerda que las facturas eliminadas no se borran de forma permanente de inmediato, sino que permanecen en la papelerahasta que las restaures o decidas eliminarlas de manera definitiva.
El Complemento de Recepción de Pagos (CRP) es un comprobante digital obligatorio que se emite cuando se recibe un pago relacionado con una factura. Su propósito es registrar el monto efectivamente recibido y asociarlo de forma correcta a la factura correspondiente.
Este documento debe generarse cada vez que se realiza un abono a una factura con forma de pago “Pago en parcialidades o diferido (PPD)”, y es indispensable para cumplir con las disposiciones fiscales del SAT.
En docDigitales, puedes generar el complemento de dos maneras: Para una factura en específico o para varias facturas en un solo comprobante.
Genera un CRP para una factura
Puedes generar este complemento de dos maneras distintas:
Opción 1: en 2 pasos
Si al momento de recibir el pago no cuentas con suficiente tiempo, puedes registrar primero el abono de forma interna y generar el Complemento para Recepción de Pagos (CRP) más adelante.
Paso 1: Registra el abono
Desde el panel principal ingresa al módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta.
Busca y selecciona la factura correspondiente.
Haz clic en la opción Abonar Pago.
Esto abrirá un pop – up para registrar el abono. Ingresa la cantidad y fecha en la que se realizó el pago.
Haz clic en Abonar pago.
Se confirmará el registro del abono con la notificación “Abono registrado con éxito”
*Recuerda que aún falta timbrar el CRP para que tenga validez ante el SAT.
Paso 2: Timbra el complemento
Una vez que cuentes con más tiempo, puedes regresar y concluir el proceso timbrando el Complemento para Recepción de Pagos (CRP) correspondiente.
Ingresa a Facturación > Recepción de Pagos.
Localiza el abono registrado en el paso anterior.
Haz clic en la opción Editar.
Puedes modificar la fecha, la hora, la moneda, el importe y el número de parcialidad (si es necesario).
Guarda el complemento con una de estas opciones:
Guardar Preliminar: Se guarda en el sistema sin validez ante el SAT y es posible futuras ediciones.
Timbrar complemento: Se timbra ante el SAT para darle validez fiscal y ya no es posible editarlo.
Opción 2: en 1 paso
Si tienes tiempo suficiente , puedes registrar y timbrar el complemento de recepción de pagos en una misma gestión.
Ingresa a Facturación > Facturas y Notas de Venta.
Selecciona la factura para generar el complemento.
Da clic enla opción Generar CRP.
Realiza el llenado del Complemento de Recepción de Pago:
Especifica la Fecha y Hora en la que se realizó el pago.
Selecciona la Forma de Pago (Efectivo, cheque, tarjeta de crédito, etc.).
Indica la Moneda en la que se realizó el pago. Si es diferente a la establecida en la factura original, deberás especificarlo.
El campo No. operación sirve para agregar información adicional, como el número de cheque, autorización, o referencia, dependiendo del método de pago (como SPEI, cheque, etc.).
La sección Selección de Facturas ya aparecerá precargada con la información de la factura que previamente relacionaste.
Guarda el CRP con cualquiera de las 2 opciones disponibles:
Generar un Complemento de Recepción de Pago para varias facturas
Haz clic en el botón + Nuevo > Recepción de Pago desde el panel principal o a través del módulo de Facturación > Recepción de Pagos > + Nueva Recepción.
Completa el llenado del CRP de la misma forma que el paso anterior.
En la sección de Selección de Facturas ingresa la información para buscar las facturas a las que corresponde esta recepción de pago:
Ingresa el nombre del cliente. Al hacerlo, el sistema registrará automáticamente su RFC asociado.
Define el rango de fechas en el que se generaron las facturas. Es posible consultar hasta un año de facturación.
Puedes completar otros campos para acotar la búsqueda, como folios, métodos de pago, moneda e importe. Si no tienes estos datos disponibles, con el nombre del cliente y el rango de fechas es suficiente para comenzar la búsqueda.
Haz clic en Buscar. Verás los resultados obtenidos y podrás seleccionar las facturas y los montos a pagar.
Si el pago recibido es parcial, puedes modificar el importe a pagar y el sistema ajustará automáticamente el número de parcialidad correspondiente.
Finalmente, haz clic en Timbrar Comprobante.
Timbrar complemento: Se timbra ante el SAT ahora tiene validez fiscal y ya no es posible editarlo.
Finaliza enviando la recepción de pago a tu cliente.
Envia la recepción de pago a tu cliente
Una vez timbrada la recepción de pago, se abrirá una pantalla para enviar el CRP vía correo electrónico.
Puedes añadir el o los correos electrónicos para el envío y personalizar el asunto y el mensaje del cuerpo del correo.
Da clic en Enviar Recepción de Pago para finalizar el proceso.
Se confirmará el envío con la notificación: “Correo enviado exitosamente”
*También puedes descargarla directamente en tu ordenador en el panel de acciones lateral dando clic en “Descargar Recepción de Pago” o ver el PDF que se ha generado en “Ver PDF”.
Consideraciones adicionales
Forma de pago por transferencia electrónica: Si seleccionas esta forma de pago, puedes agregar el campo “Tipo Cadena de Pago” de manera opcional. Sirve para ingresar los sellos que aparecen en la parte inferior de tu comprobante SPEI.
Facturas disponibles para crear CRP: Considera que no puedes seleccionar facturas con estatus preliminar, canceladas o pagadas para generar un complemento de recepción de pagos.
Datos bancarios del cliente (Opcionales): Si decides agregar datos bancarios del cliente, asegúrate de llenar los campos obligatorios como el número de cuenta o CLABE (para cheque o transferencia), el banco y el RFC correspondiente. Para bancos extranjeros, se utiliza el RFC XEXX010101000.
Fechas de expedición: La fecha que aparece en la parte superior del comprobante es la fecha de emisión del complemento de pago, que es generada automáticamente por el sistema y no puede ser modificada. En el apartado “Información de Pago” del archivo PDF, se especificará la fecha y hora exacta en que se recibió el pago de la factura.
