Categoría: Administra tu Negocio

Cotizaciones, clientes y gastos.

Acciones de la sección de Gastos
Dentro de la sección de Gastos tendrás acceso a las siguientes funciones:

SG1 (Compressify.io)

Buscar

La herramienta Buscar te permite localizar rápidamente un gasto específico dentro del listado. Puedes buscar por palabras clave como el nombre del proveedor, categoría, o importe del gasto.

BuscarGasto (Compressify.io)

+ Nuevo Gasto

Permite agregar un nuevo registro de gasto en el sistema. Conoce más de cómo registrar un gasto.

Archivar

Te permite mover un gasto al Archivo, ocultándolo del listado de gastos activos sin eliminarlo definitivamente. Esto es útil cuando necesitas mantener un historial de gastos que podrían ser consultados en el futuro.
1. En el módulo de Facturación > Gastos, localiza el gasto que deseas archivar.
2. Haz clic en la opción Archivar.
3. Al finalizar el proceso, el gasto ya no aparecerá en el listado principal.
soloarchivar
1. Para consultar los Gastos Archivados, dirígete al final de la ventana del listado principal y haz clic en la pestaña Archivados.
2. Para desarchivar un gasto activa la casilla Activar.
Copiar

Con la función Copiar puedes duplicar un gasto existente para crear uno idéntico que puedes modificar sin afectar el documento original.
1. Selecciona el Gasto correspondiente.
2. Haz clic en Copiar.
3. Se abrirá una pestaña para editar la copia del gasto.
4. Una vez que termines los cambios, haz clic en Guardar.
copiar gasto

Eliminar

La opción Eliminar permite borrar un gasto del sistema y enviarlo a la pestaña de Eliminados, donde permanecerá hasta que decidas restaurarlo o eliminarlo definitivamente.
1. Selecciona el Gasto que deseas eliminar.
2. Haz clic en Eliminar y confirma la acción.
eliminar

Restaurar

Si un gasto fue previamente eliminado y deseas reactivarlo, puedes usar la opción de Restaurar para que vuelva a estar activa en el sistema.
1. Ingresa a la pestaña de Eliminados, ubicado en la parte inferior del listado principal de gastos.
2. Selecciona el gasto que deseas volver a activar.
3. Haz clic en Restaurar y el gasto se restablecerá en la pestaña del listado principal.
restaurargasto3
12 diciembre, 2024
Asigna facturas recibidas a un gasto
*Para realizar este proceso es necesario contar con el módulo de AdminSAT activo.

Vincular las facturas de proveedores con tus gastos te permite llevar una gestión eficiente de las cuentas por pagar. Al asignar las facturas a sus respectivos gastos, podrás consolidar toda la información relacionada, optimizar tus procesos contables y garantizar que cada cuenta por pagar esté adecuadamente documentada.
1. Desde el panel principal ingresa al módulo AdminSAT > Documentos Recibidos > Facturas de proveedores.
AFRG1 (Compressify.io)
1. Selecciona la factura recibida que deseas clasificar.
2. Haz clic en el botón Categoría para asignarla a un tipo de gasto.
facturas a gasto

Una vez que hayas asignado la categoría, podrás ver el concepto de la factura de tu proveedor en el listado de la sección de Gastos, con toda la información relevante.
12 diciembre, 2024
Crea categorías de gastos
En la sección de gastos tienes la opción de crear todas las categorías que necesites para facilitar el registro de nuevos gastos.
1. Desde el panel principal ingresa al módulo Facturación > Gastos > Categorías.
2. Haz clic en + Nueva Categoría.
3. Escribe el Nombre de la Categoría que deseas crear y haz clic en Guardar.
Una vez creada, la categoría estará disponible desde el listado automático al momento de registrar nuevos gastos.

Gestiona categorías de gastos

Dentro de la sección de Categorías de Gastos puedes realizar las siguientes acciones:

Archivar

Esta función permite ocultar categorías que ya no están en uso sin eliminarlas por completo, preservando así el historial para futuras consultas o reportes.
1. Selecciona la categoría que deseas archivar.
2. Haz clic en Archivar.
3. La categoría ya no aparecerá en el listado principal.
1. Para consultar las Categorías Archivadas, dirígete al final de la ventana y haz clic en la pestaña Archivados.
2. Para desarchivar una categoría, activa la casilla Activar.
Editar

Utiliza esta función para modificar el nombre de una categoría ya existente.

Eliminar

Elimina la categoría seleccionada. Antes de borrar una categoría, asegúrate de que ya no esté en uso, ya que esta acción podría afectar los reportes de gastos en los que estaba clasificada.

Restaurar

Si una categoría fue previamente eliminada y deseas reactivarla, puedes usar la opción de Restaurar para que vuelva a estar activa en el sistema.
1. Ingresa a la pestaña de Eliminadas, ubicado en la parte inferior del listado principal de gastos.
2. Selecciona la categoría que deseas volver a activar.
3. Haz clic en Restaurar y la categoría se restablecerá en la pestaña principal de categorías.
12 diciembre, 2024
Registra tus gastos
docDigitales te permite llevar un control administrativo eficiente y un registro detallado de tus gastos. A continuación, te mostramos los pasos para registrarlos en tu cuenta:
1. Haz clic en el botón + Nuevo > Gasto desde el panel principal o a través del módulo de Facturación > Gastos > + Nuevo Gasto.
RG1 (Compressify.io)

RG2 (Compressify.io)
1. A continuación aparecerá un formulario donde podrás completar los detalles del nuevo gasto:
  - Monto: Ingresa el monto total del gasto en pesos.
  - Fecha: Selecciona la fecha en la que se realizó el gasto.
  - Proveedor: Elige al proveedor relacionado con el gasto. Si aún no lo tienes registrado, puedes agregarlo en el momento haciendo clic en + Agregar Proveedor y registrando su nombre.
  - Categoría: Asigna una categoría al gasto. Las categorías corresponden al tipo de gasto que estás registrando (por ejemplo, viáticos, gasolina, rentas, etc.). Si aún no tienes registrada una categoría, puedes agregarla en el momento haciendo clic en + Agregar Categoría y registrando su nombre.
RGP2 (Compressify.io)
- Descripción: Escribe una breve descripción del gasto. Este campo es de texto libre, por lo que puedes incluir cualquier información relevante.
  - Impuestos: Desde el menú desplegable, puedes elegir el tipo de impuesto que aplica a tu gasto. (IVA 16%, IVA 8%, ISR 30%, etc.). Al seleccionar un impuesto, el sistema calculará automáticamente la cantidad correspondiente en función del monto del gasto que ingresaste previamente.
  - + Agregar Impuesto: Si el gasto está sujeto a más de un tipo de impuesto, puedes hacer clic en este botón para registrar múltiples porcentajes en un solo gasto.
  - Recurrencia: Si el gasto se repite periódicamente (por ejemplo, una renta mensual), puedes configurarlo como recurrente. Para ello, activa la opción Gasto Recurrente y selecciona la periodicidad.
RGP2 2 (Compressify.io)
1. Una vez que hayas completado todos los campos, haz clic en Guardar para registrar el gasto en el sistema.
12 diciembre, 2024
Acciones de la sección de Cotizaciones
Dentro de la sección de Cotizaciones tendrás acceso a las siguientes funciones:

ac1

Buscar

Localiza rápidamente cotizaciones utilizando criterios de búsqueda, como el nombre del cliente, folio, fecha, etc. Agiliza el acceso a un documento específico sin tener que revisar manualmente todo el listado.

Buscar C (Compressify.io)

+Nueva Cotización

Permite generar una nueva cotización. Conoce más sobre cómo generarla.

Enviar

Esta función permite enviar una cotización por correo electrónico al cliente. Puedes ejecutar esta acción desde el listado principal o desde el detalle de la cotización:
1. En el listado principal selecciona la cotización correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
2. Haz clic en Enviar. Puedes personalizar el asunto y el cuerpo del correo antes de su envío.
3. Confirma la acción para completar el proceso.
enviar

Descargar

Si necesitas imprimir o guardar una copia de la cotización, haz clic en este botón para Descargar el archivo en formato PDF. Puedes ejecutar esta acción desde el listado principal o desde el detalle de la cotización:
1. En el listado principal selecciona la cotización correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
2. Haz clic en Descargar.
descargar cotizacion

Aceptar

Este botón cambia el estatus de la cotización a “Aceptada”, indicando que tu cliente ha aprobado la oferta. Puedes ejecutar esta acción desde el listado principal o desde el detalle de la cotización.

Copiar

Duplica la cotización seleccionada, creando una copia idéntica que puedes modificar sin afectar el documento original.
1. Desde el listado principal, selecciona la cotización correspondiente.
2. Haz clic en Copiar.
3. Se abrirá una pestaña para editar la copia de la cotización.
4. Una vez que termines los cambios, haz clic en Guardar o Enviar Cotización.
copiar cotizacion

Convertir a Factura

Cuando tienes una cotización aceptada por tu cliente, puedes convertirla rápidamente en factura con esta función. Puedes ejecutar esta acción desde el listado principal o desde el detalle de la cotización:
1. En el listado principal selecciona la cotización correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
2. Haz clic en Convertir a Factura.
3. Se abrirá una pestaña para editar los datos de la nueva factura (si es necesario).
4. Haz clic en Timbrar Factura para darle validez fiscal o Guardar Factura si realizarás más modificaciones antes de timbrarla.
5. Ahora podrás consultar la nueva factura en el módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta.
Convertir a Nota de Venta

También puedes convertir una cotización en una nota de venta si deseas formalizar la operación sin timbrar la factura ante el SAT aún. Esta acción se puede realizar tanto desde el listado principal como desde el detalle de la cotización:
1. Selecciona la cotización marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a los detalles.
2. Haz clic en Convertir a Nota de Venta.
1. Se abrirá una nueva pestaña para editar los datos de la nueva nota de venta (en caso de que lo necesites).
2. Haz clic en Generar Nota de Venta para guardar el documento con los cambios finales o Guardar Preliminar en caso de que quieras hacer modificaciones más adelante.
3. La nueva nota de venta estará disponible en el módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta.
group 1000001529 2x

Eliminar

Elimina la cotización seleccionada y la envía a la pestaña de Eliminadas, ubicada al final de la página del listado general de cotizaciones.
1. Desde el listado principal, selecciona la cotización correspondiente.
2. Haz clic en Eliminar.
3. Confirma la acción para completar el proceso.
eliminarcotizacion
12 diciembre, 2024
Edita una cotización
1. Desde el panel principal, ingresa al módulo de Facturación > Cotizaciones.
E01 (Compressify.io) (1)
1. En el listado principal selecciona la cotización correspondiente marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente para acceder a la pantalla de detalles.
2. Haz clic en Editar.
1
1. Modifica los campos necesarios.
2. Haz clic en Guardar para aplicar las modificaciones.
3. La cotización quedará actualizada y lista para enviarse al cliente o para ser consultada en el sistema.
12 diciembre, 2024
Genera una nueva cotización
Una cotización es un documento que permite al vendedor proponer un precio por bienes o servicios antes de que se realice una venta. Este documento ayuda a formalizar y detallar la oferta, facilitando la negociación entre el cliente y la empresa.
1. Haz clic en el botón + Nuevo > Cotización desde el panel principal o a través del módulo de Facturación > Cotizaciones > + Nueva Cotización.
NC02 (Compressify.io)
1. Comienza a llenar la información de la nueva cotización:
  - Cliente: Ingresa el nombre, RFC o razón social de tu cliente para activar la búsqueda automática. Los datos fiscales se llenarán automáticamente una vez que selecciones al cliente del listado.
  - Folio: Número consecutivo para control interno. Se asigna automáticamente o puedes editarlo según lo consideres necesario.
  - Orden de pedido: Permite asignar un número o referencia específica a la solicitud de compra del cliente. Este campo es útil para empresas que manejan órdenes de compra o pedidos formales, ya que facilita la vinculación de la cotización con una orden de pedido interna o proporcionada por el cliente.
  - Fecha: Fecha en la que se realiza la cotización. En automático se llenará con la fecha actual pero puedes editarla si lo consideras necesario.
  - Moneda: Moneda en la que se está cotizando el producto o servicio.
C paso02 (Compressify.io)
- Artículo y descripción: Ingresa el nombre y detalles de los productos o servicios que cotizas.
  - Clave y Unidad SAT: Incluye la clave y la unidad SAT correspondiente para cada artículo.
  - Precio Unitario: Agrega el precio unitario de los productos, antes de impuestos.
  - Impuestos Aplicables: Si aplican impuestos, capturalos de la misma manera que lo harías al emitir una factura.
C paso02 02 (Compressify.io)
1. Adicionalmente puedes agregar:
  - Notas opcional: Usa este campo para comentarios especiales para tu cliente.
  - Términos adicionales: Si es necesario incluir pagarés u otros términos formales, agrégalos en el campo Términos, ubicado en la parte inferior.
C03 (Compressify.io)
1. Una vez que completes el llenado de información, tienes dos opciones para finalizar:
  - Envía el documento al cliente haciendo clic en el botón Enviar Cotización.
  - Guarda el documento haciendo clic en el botón Guardar y visualízalo en el listado de cotizaciones para revisarlo o modificarlo más adelante.
12 diciembre, 2024