Autor: Rubén Mosqueda

  • Crea áreas de trabajo

    Organizar a tus colaboradores por áreas de trabajo te ayudará a estructurar mejor tu empresa y optimizar la gestión del equipo. Tener definidas las áreas facilita la asignación de tareas, la comunicación interna y te permite visualizar con claridad cómo está distribuido tu personal. 

    Dentro de la sección de RH de docDigitales, podrás crear nuevas áreas de trabajo según las necesidades y el organigrama de tu empresa, así cómo gestionar las áreas existentes.


    Pasos para crear una nueva área de trabajo

    1. Desde el panel principal ingresa al módulo RH > Áreas de trabajo.
    2. Haz clic en el botón +Nueva Área de Trabajo.
    nueva area de trabajo 2x
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    Nota: Si aún no has creado ninguna área, verás el mensaje: “Aún no hay áreas de trabajo. Crea tu primer área de trabajo y comienza a organizar a tus colaboradores.” Puedes también hacer clic sobre este mensaje para ir directamente al formulario de creación.

    nota 1 area de trabajo 2x
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    1. En el formulario que se abre, completa los siguientes campos:
      • Nombre del Área de Trabajo: Este será el nombre que aparecerá en la lista general de áreas de trabajo y en el perfil de los colaboradores que pertenezcan a ella.
      • Descripción: Agrega detalles que ayuden a comprender mejor el propósito o funciones del área.
    1. Cuando hayas completado los campos, haz clic en Guardar Área de Trabajo
    equipo editar rea de trabajo 2x
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    1. Una vez guardada, regresarás a la pantalla principal  y recibirás un mensaje de confirmación.
    alerta area de trabajo 2x
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  • Administra vacaciones e incidencias

    Gestionar las ausencias de tus colaboradores es clave para mantener un registro ordenado y garantizar el cumplimiento de la normativa laboral. 

    En este manual, aprenderás a crear, editar y consultar incidencias como vacaciones, faltas o incapacidades. Así podrás llevar un control preciso de los días disponibles, registrar ausencias de manera ágil y asegurarte de que toda la información esté actualizada en tu cuenta.


    Listado de vacaciones e incidencias

    1. Ingresa desde RH > Vacaciones e Incidencias. 
    1. Verás un listado con todas las ausencias registradas para tus colaboradores. Las incidencias se clasifican en los siguientes tipos:
    • Vacaciones: Días de descanso descontados de los disponibles según la antigüedad del colaborador. A partir del primer año laborado, corresponden 12 días por ley y aumentan cada año. Estos días son acumulables, y al tomar vacaciones se paga la prima vacacional (25% o más).
    • Falta justificada: No genera deducción de salario.
    • Falta injustificada: Genera deducción de salario.
    • Incapacidad: Baja temporal justificada. El salario durante la incapacidad lo cubre el IMSS, no el patrón.

    Si no existen incidencias registradas, aparecerá el siguiente mensaje: 

    Si ya tienes un listado de incidencias registradas, puedes usar la función Buscar para encontrar una ausencia más fácilmente:

    1. Haz clic en el botón Buscar y completa los siguientes campos:
      • Nombre: Escribe el nombre del colaborador (búsqueda predictiva).
      • Tipo de ausencia: Selecciona el tipo de ausencia en un menú desplegable.
      • Fecha inicio: Selecciona la fecha de inicio de la ausencia.
      • Fecha fin: Selecciona la fecha de fin de la ausencia.
    1. Haz clic en Buscar para ejecutar la búsqueda con los filtros seleccionados.
    2. Si deseas cerrar la búsqueda sin cambios, haz clic en Cancelar.
    3. También puedes borrar los datos ingresados con el botón Limpiar Campos.

    Generar ausencias (vacaciones e incidencias)

    1. Desde el panel principal ingresa al módulo RH > Vacaciones e Incidencias.
    2. Dirígete a la esquina superior derecha y haz clic en el botón + Nueva Ausencia
    1. Completa los siguientes campos:
      • Colaborador: Ingresa el nombre del colaborador.
      • Tipo de ausencia: Elige el que corresponda:
        • Vacaciones.
        • Falta justificada. 
        • Falta injustificada.
        • Incapacidad
      • Fechas: Agrega cada día de ausencia de forma individual para evitar descontar días de descanso obligatorio o fines de semana.
      • Nota: Puedes agregar información relevante sobre la ausencia, si lo consideras necesario..
    1. Haz clic en Guardar Ausencia.
    1. Si seleccionas la opción de Vacaciones, el sistema validará los días disponibles del colaborador. Si intentas registrar más días de los disponibles, aparecerá una alerta informativa, pero se permitirá guardar la ausencia. 

    Editar ausencias

    1. Desde el panel principal ingresa al módulo RH > Vacaciones e Incidencias.
    2. Localiza la incidencia desde el listado.
    3. Haz clic en el botón Editar (a la derecha de la pantalla).
    1. Se abrirá un formulario con los campos guardados:
      • Colaborador.
      • Tipo de ausencia.
      • Fechas.
      • Nota.
    2. Realiza los cambios necesarios y haz clic en Guardar Ausencia.

    Consultar ausencias

    1. Localiza la incidencia desde el listado.
    2. Haz clic en Ver detalle.
    1. Se abrirá un formulario en modo lectura con los siguientes datos:
      • Colaborador
      • Tipo de ausencia
      • Fechas
      • Nota

    Esta vista te permitirá revisar la información sin riesgo de modificarla accidentalmente.

  • Bajas y altas de un colaborador

    Da de baja a un colaborador  

    Cuando un colaborador finaliza su relación laboral, puedes darlo de baja para desactivarlo en tu cuenta. Este proceso es ideal después de haber generado la liquidación o finiquito en la nómina. 

    1. Desde el panel principal ingresa al módulo RH > Colaboradores.
    2. Haz clic en el nombre del colaborador que deseas dar de baja.
    dar de baja
    dar de baja
    1. En la esquina superior derecha, haz clic en el botón Dar de baja.
    clicl dar de baja 2x
    clicl dar de baja 2x
    1. Confirma la acción para completar el proceso. 
    confirma dar de baja 2x
    confirma dar de baja 2x

    Nota: Considera que al dar de baja a un colaborador:

    • Se desactivará en todas las pantallas del sistema.
    • No aparecerá en los cálculos de nómina, incluyendo liquidaciones o pagos pendientes.
    • Es recomendable realizar esta acción sólo cuando todos los procesos relacionados con la baja estén completados.

    Da de alta un colaborador inactivo

    Si necesitas reincorporar a un colaborador previamente dado de baja, puedes hacerlo fácilmente:

    1. Desde el listado de Colaboradores, ingresa a la pestaña Bajas laborales.
    2. Busca al colaborador y haz clic en su nombre para ver el detalle.
    dar de alta 1 3x
    dar de alta 1 3x
    1. Junto al estatus Baja laboral, haz clic en el botón Dar de alta.
    dar de alta 2 2x
    dar de alta 2 2x
    1. Aparecerá un mensaje de confirmación. Haz clic en Dar de alta para finalizar el proceso.
    confirmar dar de alta 2x
    confirmar dar de alta 2x

    Una vez dado de alta, el colaborador volverá a estar activo en el sistema y podrás gestionar nuevamente su información, incidencias y pagos.

  • Ver detalle de los colaboradores

    Si ingresas al listado de colaboradores desde RH > Colaboradores podrás ver el listado completo de los miembros de tu equipo. Al hacer clic en el nombre de un empleado, accederás a su perfil detallado, donde podrás consultar toda su información organizada en pestañas intuitivas y de fácil lectura.

    A continuación te describimos cada una: 


    Información Personal

    Al ingresar al detalle del colaborador, la primera pantalla que verás será la que muestra su información personal y mostrará los siguientes datos:

    • RFC.
    • CURP.
    • Cumpleaños.
    • Nacionalidad.
    • Correo electrónico personal (a este correo se envía su nómina).
    • Teléfono personal.
    • Dirección.
    • Información de contacto de emergencia (si el colaborador no tiene esta información registrada, no se mostrará)
    informacion personal 2x
    informacion personal 2x

    Información Laboral

    En la pestaña de información laboral, podrás ver:

    • Número de colaborador (puedes hacer clic para copiar al portapapeles).
    • Correo electrónico laboral (puedes hacer clic para enviar correo electrónico).
    • Teléfono laboral.
    • Número de seguro social.
    • Inicio de relación laboral.
    • Tipo de contrato.
    • Fecha de inicio de contrato.
    • Fecha de fin de contrato (si aplica, en caso de que el colaborador esté dado de baja).
    • Tipo de prestación.
    • Sindicalizado o no.
    • Tipo de régimen.
    • Tipo de jornada.
    • Turno de trabajo.
    informacion laboral 2x
    informacion laboral 2x

    Prestaciones

    • Vacaciones.
    • Aguinaldo.
    • Prima vacacional.
    prestaciones 2x
    prestaciones 2x

    Nómina

    En la pestaña de nómina, verás toda la información de pagos y percepciones del colaborador.

    Compensaciones y pago

    • Sueldo bruto mensual: Calculado automáticamente multiplicando el salario diario por 30.4 (promedio).
    • Salario base de cotización: Calculado automáticamente multiplicando el salario diario por el factor de integración del empleado (que incluye prestaciones como aguinaldo y vacaciones).
    • Salario diario: Compensación diaria establecida por la empresa.
    • Sueldo neto mensual: Resultado de restar ISR, IMSS, Infonavit y otras deducciones al sueldo bruto mensual.
    • Zona de salario: A, B o C, según la ubicación del empleado.
    • Tipo de prestación.
    • Periodicidad de pago.
    • Número de periodos en el año.
    • Método de pago.
    • Cuenta CLABE.
    • Institución bancaria.
    nomina 2x
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    Deducciones

    • Movimientos permanentes.
    movimientos permanentes 2x
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    • Infonavit.
    infonavit
    infonavit
    • Incapacidades.
    incapacidades 2x
    incapacidades 2x

    Vacaciones e Incidencias

    En esta pestaña podrás ver:

    vacaciones e incidencias 2x
    vacaciones e incidencias 2x

    Vacaciones

    • Número de días utilizados durante el año laboral.
    • Número de días disponibles: Se acumulan conforme transcurren los días del año, incluyendo días no utilizados de años anteriores.

    Incidencias

    • Conteo de incidencias justificadas: Faltas justificadas sin descuento de nómina.
    • Conteo de incidencias injustificadas: Faltas sin justificar que causan descuento de nómina.

    Incapacidades

    • Días de incapacidad utilizados: Días cubiertos por el IMSS durante el año laboral en curso.

    Documentos

    En esta pestaña, puedes adjuntar, descargar o eliminar documentos del colaborador, como contratos o archivos legales:.

    1. Adjuntar archivos: Solo arrastra archivos desde tu equipo local a la sección indicada para adjuntarlos.
    adjuntar archivos
    adjuntar archivos
    1. Descargar archivos: Selecciona un documento y haz clic en el botón Descargar.
    descargar archivos
    descargar archivos
    1. Eliminar archivos: Selecciona un documento y haz clic en Eliminar.
    eliminar archivos
    eliminar archivos

    Notas

    1. Agrega notas adicionales sobre el colaborador para registrar información relevante de consulta.
    notas 2x
    notas 2x

    Alta y baja de colaboradores

    Desde esta pantalla, también puedes:

    • Dar de baja colaboradores activos: Haz clic en el botón de la esquina superior derecha (Dar de baja).
    • Reactivar colaboradores inactivos: Haz clic en el botón (Dar de alta).
    baja de colaborador 2x
    baja de colaborador 2x
    alta colaborador 2x
    alta colaborador 2x
  • Consulta el resumen de tu equipo

    En la interfaz principal del módulo de RH podrás ver el resumen de tu equipo, donde encontrarás un panel con estadísticas clave sobre la nómina, vacaciones, eventos importantes y aniversarios de tu equipo. 

    Aquí te explicamos cada sección para que puedas aprovechar al máximo esta herramienta.Ingresa desde el módulo RH > Resumen


    Calendario de eventos

    Visualiza todos los eventos relevantes de tus colaboradores en un solo lugar. Los eventos que se mostrarán son:

    • Vacaciones programadas.
    • Cumpleaños.
    • Aniversarios laborales.
    • Inicios de contrato.
    • Fines de contrato.
    • Fechas de pago de nóminas.

    Nómina mensual

    Consulta el monto total bruto de la nómina mensual de tu empresa de un vistazo.


    Tu equipo

    Obtén un resumen del estado actual de tu equipo:

    • Colaboradores activos: Cantidad total de empleados con estatus activo (ej. 20 colaboradores).
    • Incorporaciones: Número de nuevos colaboradores registrados en los últimos 365 días.

    Colaboradores por área

    Visualiza una gráfica que muestra la distribución de colaboradores por cada área, con su respectivo porcentaje sobre el total del equipo.


    Calculadora de sueldo neto

    Realiza cálculos rápidos del sueldo neto de tus colaboradores, considerando deducciones y subsidios. Solo necesitas ingresar:

    1. Período: Selecciona el periodo correspondiente (Semanal, Quincenal o Mensual).
    2. Sueldo bruto: Ingresa el monto del sueldo bruto del colaborador según el periodo elegido.
    3. Deducciones opcionales: Marca las casillas Incluir IMSS o Incluir Subsidio empleado si deseas que se calculen estos conceptos automáticamente.
    4. Cálculo: Haz clic en Calcular Sueldo Neto y verás los resultados desglosados por conceptos:
      • ISR
      • Cuotas IMSS
      • Subsidio
      • Sueldo Neto final

    Con esta herramienta podrás tener un panorama completo del estado de tu equipo, facilitar la gestión de eventos importantes y hacer cálculos de nómina con unos pocos clics.

  • Configura la migración de facturas y complementos de pago

    *AdminSAT tiene un costo adicional sobre los planes estándar que ofrecemos. Si decides agregarlo, podrás integrarlo fácilmente a tu plan actual y disfrutar de todos sus beneficios.

    Si ya has vinculado AdminSAT, puedes configurar la migración de 2 maneras: automática y manual. A continuación, te explicamos el detalle de cada una: 


    Migración automática

    La migración automática te permite activar la sincronización diaria y sin intervención manual. Con esta funcionalidad, el sistema actualizará automáticamente los documentos más recientes, para mantener un control constante y evitar retrasos en la gestión de tus documentos fiscales.

    1. En el panel principal accede al módulo de AdminSAT > Sincronización.
    2. Ingresaras a la pestaña de Migración Automática.
    MigracionautoP2 (Compressify.io)
    1. En esta sección, podrás habilitar las categorías que deseas sincronizar automáticamente (si tu plan es superior al básico):
      • Facturas de proveedores.
      • Complementos de pago recibidos.
    MigracionAUTOP3 (Compressify.io)
    1. Una vez activada la migración automática, el sistema ejecutará una sincronización diaria entre las 12:00 am y las 5:00 am, registrando todos los movimientos no sincronizados desde el portal del SAT.
    2. En el listado principal de los documentos sincronizados, podrás ver una notificación con la fecha y hora en la que se realizó la última actualización.
    MigracionautoP5 (Compressify.io)

    Migración manual

    La migración manual te ofrece un control detallado sobre la sincronización de tus documentos. Este proceso te permite seleccionar un rango específico de fechas para realizar sincronizaciones puntuales para un período definido. 

    1. En el panel principal accede al menú de AdminSAT > Sincronización.
    2. Haz clic en la pestaña Migración Manual.
    MigracionManualP2 (Compressify.io)
    1. Selecciona el tipo de documentos a migrar. Podrás elegir entre las siguientes opciones:
      • Facturas de Proveedores.
      • Facturas Emitidas.
      • Complementos de Pago Recibidos.
      • Complementos de Pago Emitidos.
    MigracionManualP3 (Compressify.io)
    1. Para el tipo de documento seleccionado, introduce las fechas Desde y Hasta utilizando el calendario disponible. Asegúrate de que el rango cubra los movimientos que deseas importar.
    2. Una vez configuradas las fechas, haz clic en el botón Migrar Facturas o Migrar Pagos, según corresponda.
    MigracionManualP4 (Compressify.io)
    1. El sistema procesará la sincronización y los documentos se integrarán en tu cuenta.
    MigracionManualP6 (Compressify.io)

    Notas importantes

    • Las facturas emitidas que se migren aparecerán en el módulo de Facturación en Línea, en la sección de Facturas Emitidas.
    Group 1000001524 (Compressify.io)
    Group 1000001524 (Compressify.io)
    • Los complementos de pago emitidos fuera de docDigitales, se mostrarán en Recepciones de Pago del módulo de Facturación en Línea.
    Group 1000001525 (Compressify.io)
  • Usa AdminSAT por primera vez

    *AdminSAT tiene un costo adicional sobre los planes estándar que ofrecemos. Si decides agregarlo, podrás integrarlo fácilmente a tu plan actual y disfrutar de todos sus beneficios

    El módulo de AdminSAT te permite importar y sincronizar automáticamente tus facturas y complementos de pago. Esto elimina la necesidad de solicitar tus documentos manualmente o guardarlos por separado, ya que toda tu facturación estará centralizada dentro de tu cuenta de forma automática.

    En este manual veremos los pasos a seguir para migrar por primera vez tus facturas emitidas y recibidas usando AdminSAT.


    Paso 1: Carga tu e.firma

    Para comenzar debes vincular tu cuenta con el portal del SAT y cargar tu e.firma vigente. Verifica que tienes los siguientes archivos y datos a la mano:

    • Certificado (e.firma): Archivo en formato .cer.
    • Llave Privada (e.firma): Archivo en formato .key.
    • Contraseña: La contraseña asociada a tu Firma Electrónica.
    1. En el panel principal accede al módulo de AdminSAT.
    2. Si tu periodo de prueba gratis ha finalizado y aún no tienes contratado el módulo de AdminSAT, verás un banner con el botón “Quiero contratarlo” para realizar la compra. 
    CargaefirmaP2 (Compressify.io)

    *Tip: Aprovecha tu periodo de prueba gratis para explorar todas las funcionalidades premium, incluido AdminSAT, sin ningún costo. Es una excelente oportunidad para descubrir sus beneficios y cómo puede ayudarte.

    1. Si por el contrario, ya tienes contratado AdminSAT, verás el banner que te indicará los primeros pasos: 
    2. Haz clic en Comenzar.
    Carga efirma P4 (Compressify.io)
    1. Haz clic en Completar del paso Carga tu Certificado FIEL (e.firma).
    Cargaefirma P5 (Compressify.io)
    1. El sistema te redirigirá a la sección para cargar los archivos .cer y .key de tu e.firma. Arrástralos o haz clic en Buscar para seleccionarlos desde tu equipo local. 
    2. Ingresa la contraseña de tu e.firma. 
    3. Haz clic en el botón Subir FIEL
    CargaefirmaP8 (Compressify.io)
    1. Si los archivos se cargaron correctamente, aparecerá el siguiente mensaje:
    CargaefirmaP9 (Compressify.io)

    *Ten en cuenta que cuando se acerque el vencimiento de tu e.firma, deberás actualizarla y reemplazarla para mantener activa la sincronización de facturas.


    Paso 2: Migra tus facturas emitidas y recibidas 

    1. Regresa al banner de primeros pasos y haz clic en Comenzar de la opción Migración CFDI emitidos anteriormente, para migrar tu facturación emitida en otros sistemas. *Este proceso solo se puede realizar la primera vez que usas AdminSAT, si lo omites en esta ocasión no podrás usar esta opción más adelante. 
    MigracionP1 (Compressify.io)
    1. Haz clic en Comenzar de la opción Migración CFDI recibidos anteriormente, para migrar las facturas recibidas de tus proveedores. 
    MigracionP2 (Compressify.io)
    1. El sistema comenzará la migración automática de facturas emitidas y/o recibidas, según lo que hayas configurado previamente. Podrás ver un indicador del progreso:
    MigracionP3 (Compressify.io)

    Paso 3: Configura la importación recurrente

    1. Haz clic en Completar para configurar la importación recurrente. 
    MigracionP2 (Compressify.io)
    1. Ingresaras a la pestaña de Migración Automática.
    2. Habilita las categorías que deseas sincronizar automáticamente (si tu plan es superior al básico).
    MigracionAUTOP3 (Compressify.io)
    1. Una vez activada la migración automática, el sistema ejecutará una sincronización diaria entre las 12:00 am y las 5:00 am, registrando todos los movimientos no sincronizados desde el portal del SAT.
    2. En el listado principal de los documentos sincronizados, podrás ver una notificación con la fecha y hora en la que se realizó la última actualización.

    Reemplaza tu e.firma cuando sea necesario

    Si necesitas actualizar tu e.firma debido al vencimiento, completa los siguientes pasos:

    1. En el panel principal accede al módulo de AdminSAT > Sincronización.
    2. Haz clic en la pestaña Certificado FIEL.
    RemplazaP2 (Compressify.io)
    1. Haz clic en Reemplazar FIEL y sustituye los archivos de tu e.firma por los actualizados.

    Consideraciones adicionales

    • AdminSAT permite la importación de hasta 5,000 facturas emitidas y hasta 5,000 facturas recibidas.
    • El SAT permite la descarga de hasta 2,000 facturas por día, por lo que el avance de la importación dependerá de esta norma.
    • AdminSAT solo migra las facturas con antigüedad de hasta un año. Si necesitas trabajar con facturas de periodos anteriores, podrás hacerlo mediante la opción de importación manual.
    • Asegúrate de que tu e.firma esté vigente ya que este es un requisito indispensable para realizar la sincronización. 
  • Cancela una recepción de compra

    La función de cancelar recepciones de compra permite detener y archivar documentos que ya no son necesarios o que contienen información incorrecta, sin eliminarlos por completo. Esto garantiza la trazabilidad de los movimientos relacionados con las órdenes de compra. 


    Restricciones de cancelación

    Recepciones con estatus Preliminar o En Tránsito: Estas recepciones pueden cancelarse en cualquier momento, ya que no han sido finalizadas ni marcadas como completadas.

    Recepciones con estatus Recibida: No pueden ser canceladas, dado que ya se han registrado como finalizadas y su información impacta el inventario.


    ¿Cómo cancelar una recepción de compra?

    1. En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Recepciones de compra.
    Cancelar P1 (Compressify.io)
    Cancelar P1 (Compressify.io)
    1. Localiza el documento que deseas cancelar y marca la casilla de selección a la izquierda de la fila correspondiente.
    2.  Haz clic en la opción Cancelar que se encuentra en el menú superior. 
    cancelarrecepcion
    cancelarrecepcion
    1. Si la operación es exitosa, se mostrará el siguiente mensaje en pantalla: “Recepción de Compra cancelada con éxito.”
    2. Después de la cancelación, el estatus del documento cambiará a Cancelada. Puedes confirmar este cambio tanto en la lista de recepciones como dentro del detalle del documento.
    recepcioncancelada
    recepcioncancelada
  • Edita una recepción de compra

    La edición de recepciones de compra está limitada según su estatus; únicamente aquellas con estatus Preliminar o En Tránsito pueden modificarse después de su creación. Esto garantiza que los cambios se realicen únicamente antes de que la recepción sea finalizada o marcada como recibida. A continuación, te explicamos cómo realizar esta acción para cada uno de los casos. 


    Editar una recepción de compra Preliminar 

    Una recepción de compra con estatus Preliminar puede ser editada en su totalidad (excepto el campo No. Recepción de Compra, que se asigna para control interno). Esto se debe a que el manejo y control de inventarios exige un enfoque estricto y cuidadoso,  por lo que aseguramos que cada movimiento realizado quede registrado y sea trazable dentro del sistema.

    1. En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Recepciones de compra.
    Group 1000001508 (Compressify.io) (1)
    Group 1000001508 (Compressify.io) (1)
    1. Desde el listado principal, identifica la recepción de compra preliminar que deseas modificar.
    2. Haz clic en el icono de editar que aparece del lado derecho de la pantalla. 
    Edita Pre 3 (Compressify.io)
    Edita Pre 3 (Compressify.io)
    1. Al ingresar al formulario de edición, podrás ajustar la información previamente registrada. Los campos disponibles para modificar son:
      • Proveedor.
      • No. de orden de compra (vinculada).
      • Fecha de creación del documento.
      • Fecha de Recepción de productos.
      • Cantidad por recibir.
      • Notas.
    Edita Pre 4 (Compressify.io)
    Edita Pre 4 (Compressify.io)
    1. Una vez realizados los ajustes necesarios, selecciona una de las siguientes opciones:
      • Guardar Preliminar: Mantendrá el estatus Preliminar y permitirá futuras modificaciones.
      • Guardar en Tránsito: Utiliza esta opción si los artículos incluidos en la recepción aún están en proceso de entrega. Este estatus permite modificaciones posteriores de algunos campos específicos.  
      • Guardar Recibida: Indica que todos los productos fueron recibidos en su totalidad. Una vez guardado con este estatus, no será posible realizar modificaciones adicionales.
    Edita pre5 (Compressify.io)
    Edita pre5 (Compressify.io)

    Editar una recepción de compra En Tránsito

    Cuando una recepción de compra tiene estatus En Tránsito, puedes modificar las fechas de creación del documento o de recepción de los productos, así como agregar o editar notas para facilitar el seguimiento del pedido. Sin embargo, todos los demás campos del documento estarán bloqueados para registrar cambios, ya que guardar una recepción de compra con este estatus implica que se realizó una verificación previa y cuidadosa de los productos que se encuentran ya en proceso de entrega.

    1. Dentro del apartado Recepciones de Compra, identifica en el listado la recepción de compra en tránsito que deseas modificar.
    2. Haz clic en el icono de editar que aparece del lado derecho de la pantalla. 
    Edita Tra 2 (Compressify.io)
    Edita Tra 2 (Compressify.io)
    1. Edita la información que requieras (de los campos disponibles)
    Edita Tra 3 (Compressify.io)
    Edita Tra 3 (Compressify.io)
    1. Con una Recepción de Compra en Tránsito, solo tienes la opción de guardar como Recibida, considerando que las modificaciones las realizas al momento de entrega de los productos. 
    Edita Tra 4 (Compressify.io)
    Edita Tra 4 (Compressify.io)

    Una vez que tengas listos los cambios, puedes descargar tus recepciones de compra en formato PDF. Selecciona los documentos correspondientes y haz clic en la opción Descargar que se encuentra en el menú superior. 

    descargarrecepcion
    descargarrecepcion
  • Genera una recepción de compra

    La recepción de compra es un documento clave para registrar la entrega de productos por parte de un proveedor. Este proceso permite verificar las cantidades recibidas frente a las solicitadas, actualizar el inventario y garantizar un control efectivo sobre los pedidos realizados. 

    En este manual te presentamos las diferentes opciones que tienes para registrar la recepción de tus productos. 


    Opción 1: Generar una recepción de compra desde “Órdenes de Compra” 

    *Solo es posible crear una recepción de compra para órdenes con estatus “Enviada” o “Vista”, ya que estas han sido confirmadas previamente por el proveedor.

    1. En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Órdenes de Compra.
    Op1 P1 (Compressify.io)
    1. Ubica la orden de compra que deseas procesar y seleccionala marcando la casilla que se encuentra a la izquierda de la pantalla.
    2.  Haz clic en la opción Generar Recepción.
    generar recepción
    generar recepción
    1. Serás redirigido al formulario de detalles de la recepción de compra (Te darás cuenta que muchos de los campos se completan automáticamente, con los datos de la orden de compra previamente relacionada, por lo que esta opción es ideal si quieres  ahorrar tiempo).
      • Proveedor: Nombre del proveedor asignado. Campo automático.
      • No. orden de compra: Número de la orden de compra relacionada. Campo automático.
      • No. recepción de compra: Número consecutivo para control interno. Se asigna automáticamente o puedes editarlo según lo consideres necesario.
      • Fecha: Fecha actual (predefinida) o ajustable, que indica el momento de creación de la recepción de compra.
      • Fecha de recepción: Ingresa la fecha exacta en que se recibió la mercancía.

    *Las fechas pueden diferir si generas una recepción de compra en tránsito, antes de que los productos lleguen al almacén. Sin embargo, si realizas la recepción en el momento exacto de la entrega, ambas fechas deberían coincidir.

    Op1 P4 (Compressify.io)
    • Nombre del artículo: Nombre de los artículos solicitados. Campo automático
    • Cantidad pedida: Número de artículos solicitados. Campo automático
    • Cantidad recibida: Se calcula según avance la recepción de productos. Si existen recepciones parciales, guardadas como Recibidas, vinculadas a esta misma orden de compra, este campo mostrará la suma total de los productos ya recibidos.
    • Cantidad en tránsito: Si tienes recepciones parciales, guardadas como En Tránsito, vinculadas a esta misma orden de compra, este campo sumará la cantidad de productos que aún están en proceso de entrega por parte del proveedor.
    • Cantidad por recibir: Ingresa el número de productos por los que estás generando la actual recepción de compra.
    • Notas: También puedes agregar comentarios relevantes para el registro o el seguimiento de la recepción.
    Op 1 P4 2 (Compressify.io)
    1. Después de completar la información, selecciona una de las opciones de guardado:
      • Guardar Preliminar: Para registrar el documento como un borrador y continuar editando más tarde. 
      • Guardar En Tránsito: Para indicar que los productos de la recepción de compra que estás creando aún están en proceso de entrega.
      • Guardar Recibida: Para confirmar la entrega de los productos indicados en la recepción de compra.
    Op1 P5 (Compressify.io)
    Op1 P5 (Compressify.io)

    Opción 2: Generar una recepción de compra desde “Recepciones de compra” 

    1. En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Recepciones de compra > + Nueva Recepción de Compra.
    Op2 P1 (Compressify.io)
    Op2 P1 (Compressify.io)
    1. Se abrirá el formulario de la Nueva Recepción de Compra, donde deberás llenar los siguientes campos:
      • Proveedor: Selecciona del listado al proveedor correspondiente.
      • No.  Orden de Compra: Selecciona del listado la orden de compra que deseas procesar. Solo estarán disponibles las órdenes de compra con estatus Enviada o Vista, que aún no estén completadas. Estas son las únicas órdenes elegibles para vincular a una recepción de compra.
      • No. Recepción de Compra: Ingresa el número o código que identifica el documento en el control interno.
      • Fecha: Fecha de creación de la recepción de compra 
      • Fecha de recepción: Fecha en que se entregaron los productos.
    op2 p2 (Compressify.io)
    op2 p2 (Compressify.io)
    1. Una vez que ingreses la información de la orden de compra vinculada, el resto de los campos se completarán automáticamente, como en el caso anterior. 
    2. En el campo Cantidad por recibir, ingresa el número de productos por los que estás generando la recepción de compra. 
    3. Tendrás las mismas opciones de guardado. Selecciona la que corresponda para finalizar el proceso. 
    Op2 P5 (Compressify.io)
    Op2 P5 (Compressify.io)

    Consideraciones adicionales

    • Puedes crear una o más recepciones de compra para una misma orden de compra, para ajustar el control de tu inventario a los acuerdos y tiempos de entrega pactados con tus proveedores.
    • Conforme generes recepciones de compra, el estatus de la orden de compra vinculada se verá afectado:
      • Parcial: Cuando la suma de los productos de la(s) recepción(es) de compra es menor a la cantidad solicitada en la orden.
      • Completada: Cuando la suma de los productos de la(s) recepción(es) de compra iguala la cantidad total solicitada en la orden.
    adicional 1
    • Si intentas generar una recepción de compra para una orden con estatus Preliminar, el sistema mostrará un error, ya que es necesario enviarla para que el proveedor pueda procesarla. 
    Adicional 2 (Compressify.io)
    Adicional 2 (Compressify.io)
    • Las órdenes de compra completadas o canceladas no permiten generar nuevas recepciones.
    Adicional 3 (Compressify.io)
    Adicional 3 (Compressify.io)